引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理要求范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
[中圖分類(lèi)號(hào)]G275；F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識(shí)管理的內(nèi)容
企業(yè)的知識(shí)管理指的是通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部各個(gè)信息和資源進(jìn)行有效地識(shí)別、歸類(lèi)和管理，包括對(duì)企業(yè)和市場(chǎng)信息地收集、加工及應(yīng)用，并且企業(yè)知識(shí)管理鼓勵(lì)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，以期讓知識(shí)帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)水平和科技發(fā)展能力。企業(yè)知識(shí)管理的核心內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：①企業(yè)知識(shí)是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場(chǎng)，投身競(jìng)爭(zhēng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)只有加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)知識(shí)地開(kāi)發(fā)和利用，才能有效避免知識(shí)流失的現(xiàn)象，提高企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力；②企業(yè)知識(shí)實(shí)現(xiàn)的主要途徑是知識(shí)共享，企業(yè)實(shí)行知識(shí)共享可以極大地促進(jìn)企業(yè)知識(shí)資源的豐富和拓展，更好地面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代市場(chǎng)潮流的沖擊；③企業(yè)運(yùn)用知識(shí)的目的一定是要為客戶(hù)提供服務(wù)的。企業(yè)可以把知識(shí)管理作為一種經(jīng)營(yíng)管理形式，來(lái)加強(qiáng)企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。
2 知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的新要求
2.1 知識(shí)管理要求企業(yè)進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作
對(duì)于大多數(shù)企業(yè)和管理者來(lái)說(shuō)，企業(yè)要改進(jìn)檔案管理工作最有效的方式就是設(shè)計(jì)更好的工作流程，來(lái)提高消費(fèi)者的消費(fèi)體驗(yàn)，以顯示企業(yè)管理的科學(xué)化和紅專(zhuān)業(yè)化。企業(yè)進(jìn)行檔案改革是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理思想的一項(xiàng)沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現(xiàn)有資源，提高企業(yè)內(nèi)部管理和外部管理的質(zhì)量和水平，進(jìn)而提升整個(gè)企業(yè)的知識(shí)管理工作水平。關(guān)于企業(yè)開(kāi)展知識(shí)管理工作的步驟，主要有以下幾點(diǎn)：首先，要突破以往知識(shí)管理思想的束縛，要摒棄以往對(duì)企業(yè)知識(shí)管理的認(rèn)知，用新的觀點(diǎn)和新的理念來(lái)看待企業(yè)這一改革活動(dòng)，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性；其次，要建立一個(gè)更加信息化的企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提高企業(yè)信息管理模式的運(yùn)營(yíng)效率和運(yùn)行水平。因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進(jìn)程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動(dòng)和要求同時(shí)運(yùn)用信息化的方式進(jìn)行整合，運(yùn)用現(xiàn)代科技水平進(jìn)行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識(shí)的信息化程度和可利用率。
2.2 知識(shí)管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能
知識(shí)管理對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的影響是多方面的，不僅可以對(duì)企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產(chǎn)生影響，甚至還能改變企業(yè)的工作流程和運(yùn)營(yíng)方式。如果對(duì)知識(shí)管理改變企業(yè)這一現(xiàn)象進(jìn)行研究，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在知識(shí)管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應(yīng)該不斷發(fā)展來(lái)適應(yīng)這種改變。在具體的實(shí)踐中，可以通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變道路要契合企業(yè)知識(shí)管理的要求，為知識(shí)管理服務(wù)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實(shí)體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當(dāng)然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識(shí)管理的要求當(dāng)中，企業(yè)檔案占據(jù)了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應(yīng)知識(shí)管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉(zhuǎn)變，從以往的實(shí)體保管轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，即從一個(gè)僅僅保證檔案完好的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)閾碛袑?zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來(lái)的信息，必要時(shí)候甚至可以提供知識(shí)和決策。此外，檔案管理人員必須有著過(guò)硬的個(gè)人能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，個(gè)人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)工作當(dāng)中，發(fā)揮出知識(shí)管理應(yīng)有的作用。為此檔案管理員必須掌握現(xiàn)代管理知識(shí)，熟悉企業(yè)檔案內(nèi)容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從單純的體力輸出者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。
2.3 知識(shí)管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù)
當(dāng)今社會(huì)，科技和知識(shí)的更新水平越來(lái)越快，更新周期也相應(yīng)縮短。為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代化的知識(shí)管理需求。通過(guò)對(duì)目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析，筆者發(fā)現(xiàn)制約我國(guó)企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識(shí)管理工作的缺點(diǎn)和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點(diǎn)建議：首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門(mén)的投入，加強(qiáng)自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門(mén)進(jìn)行合作，共同開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)來(lái)選擇不同的道路，比如，自身財(cái)力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開(kāi)發(fā)檔案管理技術(shù)；其次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學(xué)化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很難適應(yīng)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時(shí)應(yīng)主要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺(tái)化，積極加大檔案資源地開(kāi)發(fā)和利用，爭(zhēng)取提高企業(yè)知識(shí)管理的效率和效益。
知識(shí)和信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的核心和動(dòng)力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)檔案作為一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者的關(guān)注和重視，才能在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮更大的作用。
篇2
一、實(shí)行工作管理責(zé)任制
（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對(duì)那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認(rèn)真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。
（二）落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門(mén)提供給各行各業(yè)的《水資源論證報(bào)告》《水文分析計(jì)算報(bào)告》《工程水文分析報(bào)告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報(bào)告，才能充分說(shuō)明所分析研究的項(xiàng)目論證報(bào)告。在做某個(gè)項(xiàng)目報(bào)告中可能涉及一部分重要資料，如果這類(lèi)報(bào)告管理工作制度跟不上，報(bào)告中部分水文資料可能會(huì)造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強(qiáng)規(guī)范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對(duì)外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開(kāi)提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識(shí)教育和管理制度；七是管理工作實(shí)行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。
（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護(hù)措施
（一）防護(hù)措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點(diǎn)放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強(qiáng)人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。
（二）技術(shù)措施到位。加強(qiáng)對(duì)整個(gè)水文系統(tǒng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實(shí)行分級(jí)保護(hù)，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強(qiáng)度的管理措施。二是計(jì)算機(jī)技術(shù)防護(hù)，設(shè)施、設(shè)備要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運(yùn)行。三是要明確在計(jì)算機(jī)操作規(guī)程中禁止事項(xiàng)。四是明確網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴(yán)防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問(wèn)題損壞檔案資料事件發(fā)生。
（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強(qiáng)，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運(yùn)行設(shè)施、設(shè)備放置場(chǎng)所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計(jì)算機(jī)在購(gòu)買(mǎi)前必須是未使用過(guò)的，沒(méi)有聯(lián)接過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國(guó)產(chǎn)的，這樣才能做到萬(wàn)無(wú)一失。
（五）技防措施到位。單位計(jì)算機(jī)處理涉及水文檔案信息時(shí)，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護(hù)沒(méi)有達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。
四、開(kāi)展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開(kāi)始到形成成果，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在收集整編的過(guò)程中要經(jīng)過(guò)很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴(kuò)大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認(rèn)識(shí)到位，這樣才會(huì)取得實(shí)效。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對(duì)工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進(jìn)行新形勢(shì)下的法律法規(guī)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)防范知識(shí)等方面的教育培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和保護(hù)技能。對(duì)從事檔案管理工作人員，要加強(qiáng)對(duì)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實(shí)際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個(gè)人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開(kāi)展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時(shí)期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高針對(duì)性和實(shí)效性，從而做好水文檔案管理工作。
篇3
整 理
檔案入庫(kù)后需進(jìn)行分類(lèi)、整理。遂川縣的林權(quán)檔案主要分以下兩類(lèi)，一是宗地檔案，內(nèi)容包括林權(quán)登記申請(qǐng)表、林權(quán)登記公示表、受理林權(quán)登記申請(qǐng)登記表、責(zé)任山承包合同書(shū)，權(quán)源依據(jù)、宗地地形圖(藍(lán)圖)、身份證復(fù)印件、各類(lèi)證明：二是綜合檔案，內(nèi)容包括省、市、縣有關(guān)林權(quán)登記文件、方案，鄉(xiāng)、村、組林改方案，縣林改辦文書(shū)資料，林改簡(jiǎn)報(bào)，林權(quán)登記臺(tái)賬，林權(quán)證發(fā)放登記表、林權(quán)登記申請(qǐng)表校對(duì)表及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料，影像、圖片資料，林業(yè)要素市場(chǎng)各中心辦檔案。
宗地檔案中的林權(quán)登記申請(qǐng)表、權(quán)源依據(jù)、身份證復(fù)印件、各類(lèi)證明等材料統(tǒng)一存入以戶(hù)為單位的林權(quán)檔案袋中。林權(quán)登記公示表、受理林權(quán)登記申請(qǐng)登記表、責(zé)任山承包合同書(shū)以村或組為單位裝入林權(quán)檔案袋中。綜合檔案按照一般文書(shū)檔案進(jìn)行整理歸檔。
林權(quán)檔案分類(lèi)整理好后放置到檔案密集架上。為便于管理，對(duì)檔案密集架進(jìn)行排序編號(hào)，制作鄉(xiāng)鎮(zhèn)村組卡片標(biāo)貼在密集架上。一般情況下，一列密集架為一個(gè)鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的檔案，一個(gè)檔案箱為一個(gè)村的檔案，其中專(zhuān)門(mén)存放宗地檔案中分戶(hù)裝袋的林權(quán)登記申請(qǐng)表、權(quán)源依據(jù)、責(zé)任承包合同書(shū)。組與組之間的檔案用貼有組別卡片的塑料墊板隔開(kāi)。宗地檔案中的林權(quán)登記公示表、林權(quán)登記受理申請(qǐng)登記表專(zhuān)門(mén)安排一列存放。綜合檔案根據(jù)其資料多少安排數(shù)列密集架，不同性質(zhì)的資料如文書(shū)檔案、音像資料、今后的林業(yè)要素市場(chǎng)資料等分別存放于一個(gè)檔案箱。林權(quán)檔案卡片內(nèi)容為林權(quán)檔案名稱(chēng)、數(shù)量、建檔時(shí)間、建檔人。同時(shí)，還根據(jù)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)及綜合檔案的排列順序，制作林權(quán)檔案分布查詢(xún)圖，張貼在檔案室的醒目位置，方便查詢(xún)。
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一是高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)完善設(shè)備設(shè)施。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)房，購(gòu)置高性能的微機(jī)、專(zhuān)用打印機(jī)、掃描儀及移動(dòng)數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)設(shè)備；參照國(guó)家檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了具備防火、防潮、防盜功能的林權(quán)檔案室，配置了符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的直列式手動(dòng)檔案密集架。
二是建立、健全了各項(xiàng)規(guī)章制度及管理機(jī)構(gòu)。遂川縣成立了專(zhuān)門(mén)的林權(quán)檔案管理機(jī)構(gòu)，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)林權(quán)檔案收集、整理、歸檔及檔案室管理工作。同時(shí)制定了《計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度》、《計(jì)算機(jī)房值班制度》、《遂川縣林權(quán)檔案管理辦法》、《遂川縣林權(quán)檔案庫(kù)房管理辦法》等，確保了計(jì)算機(jī)房及設(shè)備正常有序工作，保證了林權(quán)檔案的安全、整潔，延長(zhǎng)了檔案使用壽命；制定了《林權(quán)檔案管理員崗位職責(zé)》，明確林權(quán)檔案管理員基本職責(zé)。
利 用
篇4
1.2 提高檔案管理水平的自我動(dòng)力不足。檔案管理工作的目的是為本機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，可以說(shuō)，機(jī)關(guān)開(kāi)發(fā)檔案工作的動(dòng)力源于檔案工作對(duì)機(jī)關(guān)參考、咨詢(xún)、決策及保存機(jī)構(gòu)記憶所起的作用。如果機(jī)關(guān)僅從為自身服務(wù)這一動(dòng)力出發(fā)，完成相應(yīng)的檔案管理工作，并不需要進(jìn)行太大的投入就能做到。很多機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作不積極的原因之一，是機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理水平?jīng)]有過(guò)高的要求。機(jī)關(guān)檔案工作是我國(guó)檔案事業(yè)有機(jī)組成部分，機(jī)關(guān)檔案工作肩負(fù)著為國(guó)家積累檔案史料的任務(wù)，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案管理工作屬于公共事業(yè)管理的范疇。作為我國(guó)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，顯然，機(jī)關(guān)檔案工作的質(zhì)量高低影響著整個(gè)檔案事業(yè)管理水平的高低。
1.3 檔案在整體工作中的地位不高。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，其經(jīng)費(fèi)來(lái)源于機(jī)關(guān)內(nèi)部資源的分配，而各機(jī)關(guān)因職權(quán)的不同，可支配的財(cái)力也有差異。機(jī)關(guān)檔案工作相對(duì)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，并不直接與機(jī)關(guān)的職能、職權(quán)相關(guān)，是機(jī)關(guān)幕后的服務(wù)工作。機(jī)關(guān)檔案工作需要依靠機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視才能有效開(kāi)展，但是，一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度欠缺，是機(jī)關(guān)檔案工作長(zhǎng)期面臨的不爭(zhēng)事實(shí)。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)部門(mén)機(jī)構(gòu)的附屬性，是制約機(jī)關(guān)檔案提供社會(huì)利用，制約檔案管理水平提高的根本原因?？梢?jiàn)，如果不改變機(jī)關(guān)檔案工作對(duì)機(jī)關(guān)的附屬性，要開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案提供社會(huì)利用，提高管理水平，單依靠制度和監(jiān)督的完善是難以做到的。
2 信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)
傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實(shí)現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應(yīng)科技發(fā)展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時(shí)代與科技信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理終將被網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理所取代。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動(dòng)力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，具有不可估量的積極意義。所以，對(duì)于每一位管理人員而言，轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念，是一項(xiàng)迫切的任務(wù)。
2.1 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會(huì)對(duì)知識(shí)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是知識(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識(shí)和資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能得到社會(huì)的認(rèn)可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)和發(fā)展經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
2.2 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒(méi)有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母呷萘亢途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識(shí)生長(zhǎng)點(diǎn)，也難以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)和供社會(huì)共享。檔案管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度;引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 對(duì)檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。新時(shí)期的檔案管理人員要樹(shù)立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。因此，運(yùn)用檔案來(lái)傳播知識(shí)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使檔案中的知識(shí)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
篇5
一、檔案管理存在的問(wèn)題
1、當(dāng)前不少單位沒(méi)有建立綜合檔案室，各種門(mén)類(lèi)載體檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機(jī)關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個(gè)保密機(jī)關(guān)，較為封閉。
2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔，散存在部門(mén)或個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長(zhǎng)期存在并呈普遍性，至少說(shuō)明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)是做好全社會(huì)檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會(huì)的檔案意識(shí)是每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、培養(yǎng)檔案管理意識(shí)
1、探索新時(shí)期檔案宣傳的新方法建立好愛(ài)國(guó)主義教育基地，充分發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級(jí)檔案部門(mén)可編寫(xiě)圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識(shí)，讓學(xué)生完整保存成長(zhǎng)足跡，通過(guò)整理、制作個(gè)人成長(zhǎng)檔案，學(xué)生們重溫自己的成長(zhǎng)歷程，增強(qiáng)檔案意識(shí)；走進(jìn)學(xué)校，為學(xué)生開(kāi)設(shè)檔案專(zhuān)題講座。
2、加強(qiáng)檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強(qiáng)制力強(qiáng)化檔案意識(shí)的培養(yǎng)。營(yíng)造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，完善執(zhí)法機(jī)制，重拳強(qiáng)化檔案意識(shí)。
3、加強(qiáng)制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開(kāi)展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績(jī)效考核制度，這兩項(xiàng)制度對(duì)機(jī)關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識(shí)的全面提高尤為重要，且見(jiàn)效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強(qiáng)重大活動(dòng)和重點(diǎn)工程檔案管理制度建設(shè)，對(duì)擴(kuò)大檔案的知名度與提高檔案意識(shí)也大有裨益。
4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國(guó)農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個(gè)地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識(shí)的覆蓋面也大有問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，只重視機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因?yàn)檗r(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。
5、要全面推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作。隨著改革開(kāi)放的步伐，民營(yíng)企業(yè)遍地開(kāi)花，已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支強(qiáng)大力量，民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的重要性日益突出。通過(guò)挖掘檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來(lái)越多的民營(yíng)企業(yè)家認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿(mǎn)意不滿(mǎn)意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。
4、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來(lái)那些傳專(zhuān)統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
四、總結(jié)
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
參考文獻(xiàn)
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篇6
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱(chēng)工資材料等十大類(lèi)材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開(kāi)發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱(chēng)評(píng)聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類(lèi)型、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿(mǎn)足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專(zhuān)業(yè)化。
體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒(méi)有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門(mén)職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門(mén)管理。例如，教務(wù)部門(mén)管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門(mén)管理反映教師教材開(kāi)發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專(zhuān)業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢(xún)和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫(kù)房門(mén)窗多為普通門(mén)窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒(méi)有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專(zhuān)職的檔案管理人員，少數(shù)有專(zhuān)職人事檔案管理人員的，也往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過(guò)度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受?chē)?guó)家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對(duì)人事檔案進(jìn)行信息開(kāi)發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無(wú)”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開(kāi)放，爭(zhēng)取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開(kāi)發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。
篇7
一、醫(yī)院檔案管理與信息化要求相適應(yīng)的必要性分析
1、是為了滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求
在這個(gè)信息化迅猛發(fā)展的時(shí)代中，信息化實(shí)現(xiàn)程度已經(jīng)逐漸成為了企業(yè)現(xiàn)代化管理水準(zhǔn)的考核標(biāo)準(zhǔn)。最近幾年，我國(guó)對(duì)各項(xiàng)工作相關(guān)部門(mén)的信息化建設(shè)也提出了更多的要求，例如在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出，應(yīng)加快全國(guó)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)度?！?006～2020年國(guó)家信息化法發(fā)展戰(zhàn)略》中也提出了應(yīng)盡快加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著這些綱要和發(fā)展策略的不斷提出，各地區(qū)醫(yī)院也順勢(shì)而行，加快了檔案信息化建設(shè)的步伐，以此來(lái)滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求。
2、是為了滿(mǎn)足醫(yī)院檔案自身發(fā)展的需求
隨著醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的快速發(fā)展和全面改革，醫(yī)院所保存的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)急劇增長(zhǎng)趨勢(shì)，且種類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富，需要花費(fèi)不少人力物力資源來(lái)進(jìn)行管理，有限的存放場(chǎng)所已經(jīng)難以滿(mǎn)足這種檔案增長(zhǎng)趨勢(shì)了，因此必須采取有效的科學(xué)管理模式對(duì)其進(jìn)行整頓。融入信息化技術(shù)之后的醫(yī)院檔案管理工作，相對(duì)于之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手段來(lái)說(shuō)，無(wú)論是從工作效率還是從管理成本方面來(lái)說(shuō)，都得到了很大的改善。醫(yī)院檔案管理部門(mén)不必分配過(guò)多的人員來(lái)管理，也極大程度地提高了管理工作的質(zhì)量，除此之外，由于摒棄了之前紙質(zhì)保管的模式，醫(yī)院可以騰出更多的儲(chǔ)存場(chǎng)所來(lái)保管機(jī)密文件，有效地防止了由于文件堆積過(guò)多而造成的重要檔案丟失。
3、為了更好與醫(yī)院的各項(xiàng)工作相配合
醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行離不開(kāi)一個(gè)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代之后，人們的價(jià)值觀與時(shí)間觀不斷加強(qiáng)，醫(yī)院所涉及的檔案也越來(lái)越多，這無(wú)疑對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式已經(jīng)不能跟上信息時(shí)代的步伐。此時(shí)各個(gè)醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建一個(gè)完善的信息化檔案管理，為員工提供更便捷的查詢(xún)途徑，同時(shí)增加原始檔案的使用效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，以此來(lái)配合醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作的開(kāi)展。
二、醫(yī)院檔案管理滿(mǎn)足信息化要求的對(duì)策分析
1、提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)
雖然檔案管理工作僅僅為醫(yī)院日常業(yè)務(wù)中的輔助部分，但是卻貫穿著整個(gè)醫(yī)院從小到大的工作環(huán)節(jié)，任何一個(gè)部門(mén)及任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)都與檔案管理工作密切相連。在信息化醫(yī)療檔案管理工作中，其核心內(nèi)容便是致力于將信息化檔案管理打造為現(xiàn)代化醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)及現(xiàn)代化醫(yī)療工作系統(tǒng)的重要工具，并構(gòu)建一個(gè)完善的檔案信息管理系統(tǒng)。要想徹底貫徹以上策略，最關(guān)鍵的一步是必須加強(qiáng)工作人員對(duì)信息化檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其現(xiàn)代化管理理念。醫(yī)院管理層的管理創(chuàng)新意識(shí)及全體員工的配合，能夠加快醫(yī)院檔案管理滿(mǎn)足信息化要求的步。
2、培養(yǎng)現(xiàn)代信息化檔案管理人才
現(xiàn)代信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建必須通過(guò)相關(guān)管理人才來(lái)實(shí)現(xiàn)。從現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)看來(lái)，相當(dāng)一部分人員還是缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理技能，僅僅這一點(diǎn)就嚴(yán)重阻礙了信息化檔案管理的發(fā)展步伐。因此，國(guó)家必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，鞏固檔案管理工作人員的知識(shí)框架，加強(qiáng)他們的信息化技術(shù)理念，全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)向社會(huì)招募專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，特別是對(duì)于集檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)為一體復(fù)合人才，醫(yī)院應(yīng)該大量進(jìn)行儲(chǔ)備，以此來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理對(duì)人才方面的要求。
3、加大檔案管理相關(guān)軟硬件的建設(shè)力度
一個(gè)有效的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)離不開(kāi)配套完善的軟件和硬件設(shè)施。其中硬件設(shè)施主要包括集復(fù)印、打印、掃描為一體的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備；而軟件設(shè)施主要包括檔案管理系統(tǒng)中的軟件及管理文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案查詢(xún)系統(tǒng)、安全軟件等。醫(yī)院應(yīng)投入更多的資金資源來(lái)籌備檔案管理信息化系統(tǒng)所需的軟件及硬件。除此之外，醫(yī)院在對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)的同時(shí)，必須與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)保持同步狀態(tài)，有效地實(shí)現(xiàn)資源共享，使任何人都能夠快速地檢索到所需的資料，極大程度地改善了工作效率。
4、以充分的資金來(lái)滿(mǎn)足檔案管理信息化的建設(shè)
隨著社會(huì)信息化發(fā)展步伐的加快，各個(gè)醫(yī)院應(yīng)實(shí)時(shí)更新相關(guān)的檔案管理軟件。由于醫(yī)院信息化檔案管理是通過(guò)信息傳播式的方法將醫(yī)院各項(xiàng)工作環(huán)境中的事態(tài)及人物進(jìn)行記錄，因此醫(yī)院可以嘗試根據(jù)檔案的生命周期來(lái)決定投資力度，使檔案管理信息化的生命周期一直處在最佳狀態(tài)中。例如可以運(yùn)用一些軟件檢測(cè)設(shè)備來(lái)檢測(cè)硬件和軟件的運(yùn)行情況，并建立一套完善的檔案管理體系，這些工作的開(kāi)展均需要投入一定的資金才能得以實(shí)現(xiàn)。
三、結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院在建設(shè)檔案管理信息化時(shí)，切不能將信息化與現(xiàn)代化兩個(gè)部分分開(kāi)進(jìn)行。醫(yī)院可以根據(jù)檔案使用者的要求來(lái)指導(dǎo)檔案管理信息化的建設(shè)工作。在建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院必須提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、培養(yǎng)現(xiàn)代信息化檔案管理人才、加大檔案管理相關(guān)軟硬件的建設(shè)力度、以充分的資金來(lái)滿(mǎn)足檔案管理信息化的建設(shè)，只有將以上工作做到位，一定能夠建設(shè)出一個(gè)有效的現(xiàn)代化信息醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。
篇8
一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫(yī)院能夠通過(guò)高效合理的檔案管理收集到具有價(jià)值的信息資料，通過(guò)對(duì)信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問(wèn)題，這樣醫(yī)院才能制定針對(duì)性的措施進(jìn)行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來(lái)越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)紙張資源和空間資源，也容易因?yàn)闄n案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴(yán)重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問(wèn)題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實(shí)性。這樣檔案信息才具有更高的利用價(jià)值，也能夠促進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。
另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強(qiáng)醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時(shí)間；而醫(yī)生專(zhuān)家之間也能夠進(jìn)行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。首先，信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫(xiě)資料和收集Y料的過(guò)程中所耗費(fèi)的時(shí)間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過(guò)往病史、個(gè)人信息等等，應(yīng)該在需要的時(shí)候以最快的速度調(diào)度出來(lái)供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時(shí)間。
其次，信息化檔案管理更加重視對(duì)檔案的綜合運(yùn)用。由于紙質(zhì)檔案搬運(yùn)起來(lái)部分不便，很多檔案都是收集起來(lái)放到保管室封閉管理，而沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料對(duì)于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡(jiǎn)單快捷，工作人員只需要進(jìn)行一些計(jì)算機(jī)操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來(lái)，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。
三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)
醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門(mén)密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費(fèi)更多的資金和精力去引入先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時(shí)查詢(xún)。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺(tái)。因?yàn)榇罅糠睆?fù)的檔案編寫(xiě)工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過(guò)信息平臺(tái)查詢(xún)到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺(tái)，滿(mǎn)足實(shí)際的使用需要。
（二）加強(qiáng)人才建設(shè)
當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識(shí)，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時(shí)還具備一定醫(yī)學(xué)知識(shí)的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理和操作，檔案管理及其信息平臺(tái)的建設(shè)才能正常進(jìn)行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，包括建立起健全的人才引進(jìn)制度和管理制度，以?xún)?yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專(zhuān)業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時(shí)代的變化，及時(shí)掌握新技術(shù)，并且以認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。
（三）加強(qiáng)制度管理
為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化進(jìn)程，醫(yī)院還應(yīng)該通過(guò)有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強(qiáng)法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦?。通過(guò)法律宣傳，能夠使各部門(mén)明確檔案管理的職責(zé)所在，同時(shí)也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)督，對(duì)收集資料、保存資料的過(guò)程進(jìn)行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。檔案管理信息化過(guò)程中的各項(xiàng)操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此面對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻(xiàn)
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篇9
1地方檔案規(guī)范性文件概況
據(jù)2010年3月對(duì)《法律圖書(shū)館》網(wǎng)站的不完全統(tǒng)計(jì),自1957年7月安徽省人民委員會(huì)公布實(shí)施《安徽省各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》以來(lái),我國(guó)各級(jí)政府及其工作部門(mén)頒布的與檔案工作相關(guān)的地方規(guī)范性文件大約有562個(gè)。詳見(jiàn)表1論文
2對(duì)我國(guó)地方檔案規(guī)范性文件的分析
應(yīng)該說(shuō),自1957年7月《安徽省各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》公布實(shí)施以來(lái)的50多年間,各地各級(jí)黨委、政府及其工作部門(mén)在檔案工作實(shí)踐中頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于562個(gè)。這些規(guī)范性文件不但是推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)法制化進(jìn)程的重要基礎(chǔ),也是促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步的主要工具和重要保障,為今后轉(zhuǎn)型期地方檔案規(guī)范性文件的制定提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),地方檔案規(guī)范性文件還存在許多不足和薄弱環(huán)節(jié)。下面,從制定技術(shù)的角度,對(duì)地方檔案規(guī)范性文件在制定根據(jù)、法律淵源與效力、名稱(chēng)、適用范圍、頒布時(shí)間與實(shí)施時(shí)間的間隔、形式結(jié)構(gòu)等六個(gè)方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。
2.1地方檔案規(guī)范性文件的制定根據(jù)分析
在我國(guó),行政機(jī)關(guān)制定行政規(guī)范性文件是以“根據(jù)”為原則的。由于原網(wǎng)站改版或升級(jí),造成《法律圖書(shū)館》網(wǎng)站與部分文件的鏈接錯(cuò)誤,致使部分文件無(wú)法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規(guī)范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據(jù),占92%;28部沒(méi)有指明制定依據(jù),占8%。詳見(jiàn)表2。
檔案規(guī)范性文件制定依據(jù)的比例高低排序分別是:省級(jí)人民政府(含副省級(jí)城市),省級(jí)檔案局,省級(jí)檔案局與其他廳、局、辦聯(lián)合,市級(jí)檔案局,省級(jí)其他廳、局、辦單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)人民政府,省級(jí)人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)其他局、委、辦單獨(dú)或聯(lián)合。
從總體情況看,地方檔案規(guī)范性文件大部分注意到了對(duì)制定根據(jù)的表述,但仍然存在表述過(guò)于籠統(tǒng)的問(wèn)題。
第一,同樣內(nèi)容的規(guī)范性文件,法律依據(jù)多少不一。如有關(guān)“城市建設(shè)檔案管理”的規(guī)范性文件共有90部,其中,法律依據(jù)最多的有7部,最少的沒(méi)有說(shuō)明法律依據(jù)。第二,有些規(guī)范性文件只是籠統(tǒng)地說(shuō)明依據(jù)“有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章”、“有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”、“國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定”等,沒(méi)有說(shuō)明具體依據(jù)哪一部或哪幾部法律、法規(guī)。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關(guān)于印發(fā)<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規(guī)范性文件就存在這種問(wèn)題。
除了上述規(guī)范性文件以外,還有相當(dāng)一部分規(guī)范性文件在說(shuō)明具體依據(jù)某部法律后,還加有“和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”的表述。這里的“其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”指的是與檔案有關(guān)的法律、法規(guī),還是與文件有關(guān)的法律、法規(guī);是與公民有關(guān)的法律、法規(guī),還是與機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī);是刑法、民法,還是行政法,應(yīng)該有進(jìn)一步的明確表述。在《中華人民共和國(guó)立法法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《立法法》)實(shí)施多年之后,仍然出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題,說(shuō)明地方各級(jí)政府及其工作部門(mén)在起草、制定、檔案規(guī)范性文件時(shí),還沒(méi)有嚴(yán)格遵循《立法法》的規(guī)定和要求。
2.2地方檔案規(guī)范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來(lái)說(shuō),行政規(guī)范性文件是介于行政立法行為和行政執(zhí)行行為之間的一種“在一定程度上可反復(fù)適用、具有弱普遍約束力”的“準(zhǔn)行政立法行為”,是規(guī)章以上行政法淵源重要而有益的補(bǔ)充。因此,行政規(guī)范性文件在行政管理領(lǐng)域內(nèi)的效力,總的來(lái)說(shuō),“應(yīng)低于同類(lèi)行政法規(guī)、規(guī)章而高于據(jù)其所作出的集體行政行為”。從法律效力來(lái)看,370部地方檔案規(guī)范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級(jí)和同級(jí)行政法規(guī)、行政規(guī)章相抵觸。
由于經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的欠缺,地方檔案規(guī)范性文件在制定過(guò)程中,不僅存在與上位法相抵觸的問(wèn)題,同樣存在與本級(jí)人大或人大常委會(huì)制定的其他地方性法規(guī)相抵觸的問(wèn)題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機(jī)關(guān),還是企事業(yè)單位或是社會(huì)團(tuán)體,誰(shuí)都可以制定有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件。特別是某些大中型企事業(yè)單位制定的關(guān)于加強(qiáng)本單位檔案管理辦法的某些內(nèi)容,明顯與本地檔案行政管理部門(mén)制定的規(guī)范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權(quán)現(xiàn)象較嚴(yán)重。與制定檔案規(guī)范性文件有關(guān)的越權(quán)行為,既有上下級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)的縱向越權(quán),亦有同級(jí)檔案(或非檔案)行政機(jī)關(guān)的橫向越權(quán),目前,以后者居多。三是與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章不相符。有的檔案部門(mén)為使本部門(mén)的史料編纂多出成果,而對(duì)應(yīng)開(kāi)放的檔案遲遲不予開(kāi)放。國(guó)家檔案局與國(guó)家物價(jià)局對(duì)檔案利用收費(fèi)已有明文規(guī)定,而有的檔案部門(mén)則借此機(jī)會(huì)自行制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),擴(kuò)大收費(fèi)范圍,提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),在社會(huì)上造成不良影響。四是與制定規(guī)范性文件的法定程序相違背。按照國(guó)家規(guī)定,制定某些專(zhuān)業(yè)檔案管理的規(guī)范性文件,檔案部門(mén)需要與有關(guān)專(zhuān)業(yè)行政主管部門(mén)聯(lián)合發(fā)文。此類(lèi)文件往往先有檔案部門(mén)起草,專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)會(huì)簽,有時(shí)因時(shí)間關(guān)系,會(huì)簽手續(xù)不全,也照發(fā)不誤。這樣,就造成主辦、協(xié)辦機(jī)關(guān)不明,各自職責(zé)不清,出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉,自然會(huì)影響這些規(guī)范性文件的行政執(zhí)法效力。五是不符合法律規(guī)定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規(guī)范性文件時(shí)常有很大的隨意性,使用的名稱(chēng)也較混亂。有的只需發(fā)個(gè)“通知”、“意見(jiàn)”之類(lèi)的文件也要冠之以《規(guī)定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規(guī)范性文件詞不達(dá)意,時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)別字。由此可見(jiàn),最具特色和最為具體的檔案規(guī)范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門(mén)的嚴(yán)格把關(guān)。
2.3地方檔案規(guī)范性文件的名稱(chēng)分析
從形式上看,370部地方檔案規(guī)范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規(guī)定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規(guī)中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術(shù)的角度來(lái)講,“條例”作為法的形式,是對(duì)某一方面的社會(huì)關(guān)系或某一方面行政工作做比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定?！稗k法”和“通知”是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或職能部門(mén)對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定相應(yīng)措施,要求所屬部門(mén)和下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文?！稗k法”作為一種立法形式,其功能是對(duì)某類(lèi)社會(huì)關(guān)系或行政工作做出比較全面、系統(tǒng)與具體的規(guī)定?！耙?guī)定”是落實(shí)某一法律、法規(guī),具體規(guī)范某項(xiàng)工作而制定的,具有較強(qiáng)的約束力,且內(nèi)容細(xì)致,可操作性較強(qiáng)。一般來(lái)講,地方人大及其常委會(huì)通過(guò)的地方性法規(guī)應(yīng)采用“條例”,地方政府規(guī)章和規(guī)范性文件應(yīng)采用“辦法”。
2.4地方檔案規(guī)范性文件的適用范圍分析
由于規(guī)范性文件的內(nèi)容種類(lèi)不同,適用的范圍也就不同。從規(guī)范性文件的適用范圍來(lái)看,370部地方檔案規(guī)范性文件涉及內(nèi)容最多的有:檔案管理,檔案事業(yè),檔案工作,城市建設(shè)檔案,企業(yè)檔案,城市地下管線檔案,重大活動(dòng)或重大事項(xiàng)檔案,人物或名人檔案,建設(shè)項(xiàng)目檔案,村民委員會(huì)或居民委員會(huì)檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術(shù)檔案,移交檔案,等等。涉及內(nèi)容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復(fù)議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案整理,鑒定或銷(xiāo)毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執(zhí)法檔案,檔案保證金,檔案庫(kù),檔案驗(yàn)收,檔案登記,開(kāi)放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專(zhuān)門(mén)檔案和檔案機(jī)構(gòu)與檔案人員,等等。從數(shù)量和內(nèi)容來(lái)講,當(dāng)前急需的檔案行政執(zhí)法,檔案行政復(fù)議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案開(kāi)放,檔案鑒定與銷(xiāo)毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開(kāi)和檔案信息服務(wù),檔案資源整合,檔案工作崗位責(zé)任制,電子文件中心建設(shè)等方面的規(guī)定明顯偏少或空缺。一方面,說(shuō)明相應(yīng)的上位法缺位,另一方面,說(shuō)明制定主體缺乏探索和創(chuàng)新精神。這應(yīng)是未來(lái)各級(jí)政府及其工作部門(mén)重點(diǎn)規(guī)范的內(nèi)容和領(lǐng)域。
2.5地方檔案規(guī)范性文件的頒布時(shí)間與實(shí)施時(shí)間間隔分析
從制定技術(shù)上講,法律法規(guī)的頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間應(yīng)間隔一段距離,以便法規(guī)的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規(guī)部門(mén)對(duì)法規(guī)的實(shí)施有一定的心理準(zhǔn)備,也有利于社會(huì)成員的學(xué)習(xí)與消化,使法律法規(guī)實(shí)施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規(guī)范性文件頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間的間隔來(lái)看,177部頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時(shí)間,占45.14%。其中,10天以?xún)?nèi)的10部,11～20天以?xún)?nèi)的16部,21～30天以?xún)?nèi)的30部,31～40天以?xún)?nèi)的24部,41～50天以?xún)?nèi)的28部,51～60天以?xún)?nèi)的13部,60天以上的13部。最長(zhǎng)的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(fā)(頒)布時(shí)間,沒(méi)有開(kāi)始實(shí)施的時(shí)間,占5.14%。在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有21部明確規(guī)定了失效時(shí)間,占5.7%。
我們認(rèn)為,首次頒布的檔案規(guī)范性文件,頒布與實(shí)施的時(shí)間間隔應(yīng)當(dāng)稍大一些,修訂的檔案規(guī)范性文件,頒布與實(shí)施的時(shí)間間隔應(yīng)當(dāng)稍小一些,甚至可以頒布與實(shí)施為同一時(shí)間。新(頒布)的規(guī)范性文件應(yīng)明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規(guī)范性文件同時(shí)廢止。
2.6地方檔案規(guī)范性文件的形式結(jié)構(gòu)分析
370部檔案規(guī)范性文件,有119部屬于復(fù)雜結(jié)構(gòu),占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標(biāo)題,條文也較多,要件數(shù)量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標(biāo)題;有3部沒(méi)有附則。116部中,有58部設(shè)有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu)與復(fù)雜結(jié)構(gòu)之間。要件多于簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu)但少于復(fù)雜結(jié)構(gòu),沒(méi)有章的設(shè)置,也沒(méi)有各部分標(biāo)題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu),只有款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少了許多。370部規(guī)范性文件均沒(méi)有目這一層次。從字?jǐn)?shù)看,最短的只有129個(gè)字,最長(zhǎng)的有10482個(gè)字,平均為2815個(gè)字。
另一個(gè)值得注意的問(wèn)題是,同一內(nèi)容的規(guī)范性文件,其形式結(jié)構(gòu)差異很大。如有關(guān)“城市地下管線檔案”的規(guī)范性文件有21部,其中1部有章,20部沒(méi)有章;條文最多的為28條,最少的沒(méi)有設(shè)條,直接用數(shù)字標(biāo)明順序;字?jǐn)?shù)最多的為3051個(gè)字,最少的只有1484個(gè)字。由此看來(lái),各地各部門(mén)制定的檔案規(guī)范性文件能夠結(jié)合自身實(shí)際,有的放矢,注重解決實(shí)際問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)了形式和內(nèi)容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規(guī)普遍存在的照抄照搬現(xiàn)象。這是值得充分肯定和需要進(jìn)一步保持和發(fā)揚(yáng)的地方。
在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有58部設(shè)有獎(jiǎng)勵(lì)或制裁的條款,占15.7%。
行政規(guī)范性文件和行政法規(guī)、規(guī)章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據(jù),效力最高的應(yīng)該是行政法規(guī),其次為規(guī)章。因?yàn)?根據(jù)1996年10月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)行政處罰法》中的相關(guān)規(guī)定,行政法規(guī)、規(guī)章可以設(shè)定行政處罰,行政規(guī)范性文件明確規(guī)定不得設(shè)定行政處罰。其次,根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》的相關(guān)規(guī)定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規(guī)、自治條例和單行條例為依據(jù),同時(shí)參照規(guī)章,并沒(méi)有包括行政規(guī)范性文件。據(jù)此,地方政府及其工作部門(mén)在今后制定地方檔案規(guī)范性文件時(shí),應(yīng)當(dāng)取消行政處罰,適當(dāng)保留獎(jiǎng)勵(lì)條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨(dú)特的作用。
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篇10
1醫(yī)院檔案信息化的內(nèi)涵
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在日常工作過(guò)程中積累下來(lái)的文檔、圖像、聲頻以及視頻等多種資料的總稱(chēng)。而所謂的醫(yī)院檔案信息化，就是將現(xiàn)代信息技術(shù)用于醫(yī)院檔案管理工作中去。換而言之，醫(yī)院檔案的信息化就是在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進(jìn)科技，對(duì)醫(yī)院的檔案資源開(kāi)展收集、分類(lèi)、歸納、保存以及管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會(huì)價(jià)值，使其充分發(fā)揮為社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)的最終目的。
2醫(yī)院信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來(lái)的影響
醫(yī)院信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來(lái)的影響是非常巨大的，具體說(shuō)來(lái)，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
2.1醫(yī)院信息化建設(shè)為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間首先，醫(yī)院信息化建設(shè)的開(kāi)展改變了傳統(tǒng)的以紙張為主要載體的檔案資料管理模式，開(kāi)辟了新形式的以電子介質(zhì)為主要載體的檔案信息化管理模式，不僅使醫(yī)院檔案信息管理工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，而且還使醫(yī)院檔案信息管理工作擺脫了固定的工作場(chǎng)所，使檔案信息的存儲(chǔ)量在有限的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了最大化，極大地拓展了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展空間。[2]其次，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，能夠使醫(yī)務(wù)人員、后勤人員以及其他信息使用者通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在不同的地點(diǎn)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行查詢(xún)、收集以及利用，使醫(yī)院檔案信息的使用空間得到了極大的拓展[3]。
2.2醫(yī)院信息化建設(shè)為醫(yī)院檔案資料的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了便利條件醫(yī)院檔案管理的信息化能夠方便、快捷的為醫(yī)務(wù)人員、后勤行政人員、科研工作人員等提供其所需的檔案資料，極大的節(jié)省了查找資料的時(shí)間。這樣一來(lái)，不僅使檔案資料的使用效率得到了極大的提升，而且還能夠充分調(diào)動(dòng)廣大醫(yī)院工作人員開(kāi)發(fā)利用檔案信息的積極性。
2.3醫(yī)院信息化建設(shè)加快了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程就當(dāng)前社會(huì)科技發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，在醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中引入信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的必然趨勢(shì)。電子病歷目前已經(jīng)在醫(yī)院檔案管理的日常工作中得以廣泛運(yùn)用，由此可見(jiàn)，醫(yī)院信息化建設(shè)無(wú)疑加快了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。但是，如何將檔案管理融入醫(yī)院信息化建設(shè)的整體工作中一同規(guī)劃，一同建設(shè)卻成為當(dāng)前推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程所面臨的重要課題，需要我們?cè)谌粘９ぷ髦羞M(jìn)一步探索與研究。
3加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策措施
在醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中，如何加強(qiáng)信息化建設(shè)已成為當(dāng)前業(yè)界所面臨的重要課題。相關(guān)工作者也對(duì)此開(kāi)展了深入的理論研究與實(shí)踐探索。筆者結(jié)合現(xiàn)有的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及自身的工作實(shí)踐，認(rèn)為當(dāng)前有效推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化工作的開(kāi)展，可采取以下幾方面的對(duì)策措施：
3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案信息化工作的順利開(kāi)展醫(yī)院檔案管理信息化水平直接取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度。檔案工作只有取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持，才能將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，從而得到各個(gè)科室的真正重視，確保檔案信息化工作落到實(shí)處。醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)，積極開(kāi)展對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的研究，適時(shí)制定醫(yī)院電子文件、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，組織兄弟單位間的及時(shí)交流和推廣經(jīng)驗(yàn)。
3.2加大投入，推進(jìn)實(shí)行檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程一方面應(yīng)加大人、財(cái)、物的投入，配置信息化管理必要設(shè)施、沒(méi)備，如數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備，以滿(mǎn)足信息化環(huán)境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求，進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作[4]。
另一方面應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。必須堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)和醫(yī)院信息化建設(shè)同步的原則，積極依托醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，搭建以檔案室為中心的統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院信息化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)的無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)全院檔案資源互補(bǔ)共享，同時(shí)也體現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性。
3.3強(qiáng)化培訓(xùn)，提升檔案人員專(zhuān)業(yè)水平在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，建立一支專(zhuān)業(yè)的檔案人員隊(duì)伍是關(guān)鍵。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，醫(yī)院檔案人員不僅要具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，還必須掌握一定的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能。在日常的檔案信息管理過(guò)程中，要能夠應(yīng)用好檔案信息化系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行[5]。因此，要強(qiáng)化檔案人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提升檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作的需要。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作，保障檔案信息化管理工作的順利實(shí)施。
4結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)上述幾個(gè)部分的分析與論述，我們可以看到，深入開(kāi)展當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)已成為當(dāng)前亟待解決的重要課題。我們應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到醫(yī)院信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來(lái)的影響，并積極采取有效措施，深入推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。只有這樣，才能夠使醫(yī)院檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)醫(yī)療事業(yè)的重要作用，才能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的健康發(fā)展。
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篇11
1 引言
進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)正逐步向信息化、數(shù)字化時(shí)代轉(zhuǎn)變。科技檔案在企業(yè)或公司中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)的推動(dòng)下，工作環(huán)境也變得日益復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復(fù)雜，工作量多，加大了管理難度，在當(dāng)前信息化、數(shù)字化時(shí)代，必須引進(jìn)信息化管理，對(duì)其中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)予以解決，從而為公司企業(yè)管理提供依據(jù)。
2 科技檔案和科技檔案管理
2.1 科技檔案
所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等?？萍紮n案有其特殊性，可表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：（1）和普通檔案相比，科技檔案專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等；（2）科技檔案種類(lèi)繁雜，特點(diǎn)顯著，其多元性主要是因?yàn)樯a(chǎn)活動(dòng)的專(zhuān)業(yè)性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實(shí)用性。在企業(yè)中，作為一種知識(shí)儲(chǔ)備，科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)提供相關(guān)資料和情報(bào)，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進(jìn)而增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
2.2 科技檔案管理
科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，以保證其安全性?？萍紮n案管理通常包括以下幾點(diǎn)：（1）收集。對(duì)科技生產(chǎn)中形成的資料進(jìn)行采集，將其集中在專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)進(jìn)行管理，以便最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理；（2）整理。對(duì)采集到的檔案資料進(jìn)行處理，按內(nèi)容或形式特點(diǎn)將其分類(lèi)，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價(jià)值劃分保管等級(jí)，沒(méi)有實(shí)際用處的，應(yīng)處以銷(xiāo)毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運(yùn)用合理的手段和方法，保護(hù)檔案的安全和完整，盡量延長(zhǎng)其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用；（5）統(tǒng)計(jì)。通過(guò)一系列相關(guān)參數(shù)對(duì)科技檔案的數(shù)量等方面進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，對(duì)其總的狀況能夠?qū)崟r(shí)了解，起到監(jiān)督的作用，同時(shí)也能夠?yàn)橄乱徊桨l(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)；（6）提供利用。指發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新方法，對(duì)科技檔案信息進(jìn)行深一步開(kāi)發(fā)，以滿(mǎn)足工作需求。
在21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開(kāi)始引進(jìn)信息技術(shù)，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個(gè)新的平臺(tái)，為科技生產(chǎn)活動(dòng)提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
3 科技檔案管理存在的問(wèn)題
科技檔案管理工作繁重，且需細(xì)心，受諸多因素影響，管理中常會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。
3.1 管理模式落后
檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當(dāng)前信息化時(shí)代，許多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)新技術(shù)有所忽視，雖然也能進(jìn)行管理，但效率不高，浪費(fèi)時(shí)間，還容易出現(xiàn)失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。
3.2 服務(wù)手段滯后
計(jì)算機(jī)技術(shù)已遍布社會(huì)各個(gè)角落，還在繼續(xù)發(fā)展，功能也越來(lái)越齊全，有些檔案管理部門(mén)疏于更新，使用的計(jì)算機(jī)較老，只能做一些基礎(chǔ)的簡(jiǎn)單處理，對(duì)于最新的計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備（如掃描儀等）則缺乏購(gòu)置，不能及時(shí)進(jìn)行技術(shù)交流和信息分享，不利于其信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
3.3 服務(wù)方式較為被動(dòng)
檔案管理部門(mén)是為企業(yè)提供一定的服務(wù)的，但方式過(guò)于被動(dòng)，和外界交流不夠，服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容以及方式范圍等都比較狹隘。
3.4 信息開(kāi)發(fā)力度不夠
過(guò)于依賴(lài)檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而忽略了其實(shí)際作用，在查閱檔案時(shí)，往往只是記錄使用的目的，沒(méi)有更深的解析，以致于良好的信息反饋機(jī)會(huì)錯(cuò)失。在引進(jìn)實(shí)例時(shí)，沒(méi)有將其進(jìn)行匯編并重返社會(huì)，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無(wú)法滿(mǎn)足要求，在信息資源開(kāi)發(fā)這方面，尚有欠缺。在新的形勢(shì)下，檔案管理部門(mén)要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務(wù)等多方面進(jìn)行管理。
3.5 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
在部分檔案管理部門(mén)，有些管理員是兼職，由于缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，雖然很少犯大錯(cuò)誤，但對(duì)一些細(xì)節(jié)往往處理得不夠好。如圖書(shū)館檔案管理室，多是由學(xué)生兼職，在管理中，由于長(zhǎng)期借閱，或受檔案室內(nèi)環(huán)境影響，檔案易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，學(xué)生很少會(huì)因此而重視。另外，檔案管理人員對(duì)實(shí)際的生產(chǎn)情況并不了解，再加上態(tài)度不認(rèn)真，在進(jìn)行采集的過(guò)程中，可能會(huì)漏掉，以致于資料殘缺不全。
4 針對(duì)科技檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的對(duì)策
4.1 轉(zhuǎn)變觀念
首先應(yīng)對(duì)科技檔案管理加以重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，務(wù)必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃范圍內(nèi)，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核。檔案管理部門(mén)應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，保證有組織、有計(jì)劃的管理，以免出現(xiàn)混亂。相關(guān)建設(shè)經(jīng)費(fèi)應(yīng)算入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，并考慮增加檔案的保管數(shù)量，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，加大成本投入，購(gòu)置高性能的計(jì)算機(jī)，其他設(shè)備如掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備也應(yīng)配置齊全。
4.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)
檔案管理需有專(zhuān)門(mén)的檔案室和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)建立一套完善的管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于檔案管理人員，除了基本的專(zhuān)業(yè)知識(shí)考核，還應(yīng)培養(yǎng)其綜合能力，通過(guò)培訓(xùn)，保證每個(gè)管理人員都能夠?qū)τ?jì)算機(jī)有個(gè)深刻了解，并熟悉掌握實(shí)踐操作技能，并提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)手工型向技術(shù)型的轉(zhuǎn)變，并進(jìn)一步發(fā)展。
4.3 改變管理模式
為保證檔案的完整性和便捷性，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制。在本單位中，盡量實(shí)行宏觀領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)所屬單位，主要起監(jiān)督、檢查作用，并予以一定的指導(dǎo)，防止出現(xiàn)檔案散化管理的情況。在管理機(jī)制方面，總經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)管理，總工程師分管，技術(shù)和檔案部門(mén)齊抓共管，實(shí)行責(zé)任承擔(dān)制，將責(zé)任真正落實(shí)。管理方式尤為重要，為充分發(fā)揮科技檔案的效用，應(yīng)實(shí)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，加大信息化建設(shè)的力度，合理利用信息資源，從實(shí)體保管模式向數(shù)字化保管模式逐漸轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。
4.4 改變管理方法
合理的方法在檔案管理中起著異常關(guān)鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應(yīng)選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理模塊，還是與辦公自動(dòng)化系數(shù)數(shù)據(jù)接口，都要達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。注意數(shù)據(jù)信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢(xún)維護(hù)工作，通過(guò)查找目錄及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢(xún)，逐步完成信息化建設(shè)。
4.5 改變服務(wù)方式
手工式的管理方式顯得比較被動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)，需對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)可以不受地域空間限制，同時(shí)開(kāi)通在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時(shí)進(jìn)行交流，從而促進(jìn)企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)。
4.6 做好檔案保護(hù)工作
雖然信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實(shí)體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現(xiàn)破損，借閱者需小心謹(jǐn)慎，禁止亂涂亂畫(huà)。如有破損，管理人員應(yīng)盡量修復(fù)，并隨時(shí)保證檔案室的環(huán)境適合檔案資料的保管。
5 結(jié)束語(yǔ)
科技檔案對(duì)企業(yè)起著十分重要的作用，加強(qiáng)管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案的價(jià)值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改進(jìn)，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的科技檔案管理。
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篇12
一、秘書(shū)人員檔案管理工作的轉(zhuǎn)變
伴隨著檔案管理對(duì)象由紙質(zhì)檔案為主向數(shù)字檔案為主的轉(zhuǎn)變，管理的條件、方法和所需要的能力也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。
所謂數(shù)字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲(chǔ)的信息，電視臺(tái)等媒體又稱(chēng)其為媒體資產(chǎn)。紙質(zhì)及實(shí)物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數(shù)字檔案管理的基本條件是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這一轉(zhuǎn)變對(duì)管理方法的影響主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
（一）由表層管理向深層管理轉(zhuǎn)變。調(diào)用一份紙質(zhì)檔案時(shí)，一般不會(huì)只調(diào)用其中的某一頁(yè)，往往是調(diào)用一套檔案，再?gòu)闹姓业接杏玫哪遣糠中畔?。如用?hù)想查某個(gè)通知中的某一項(xiàng)要求，就必須調(diào)用整個(gè)通知。而調(diào)用數(shù)字檔案（視音頻信息）時(shí)，既可以調(diào)用長(zhǎng)達(dá)幾十個(gè)小時(shí)的完整信息，也可以調(diào)用其中幾秒鐘的信息。如用戶(hù)想使用某個(gè)足球運(yùn)動(dòng)員在某場(chǎng)比賽的某一次助攻視頻時(shí)，他不必從一個(gè)半小時(shí)的整場(chǎng)比賽的錄像中找，只需要輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。
這種不同是因?yàn)閷?duì)不同介質(zhì)檔案的管理不同造成的，而對(duì)不同介質(zhì)檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質(zhì)的特點(diǎn)有關(guān)。瀏覽紙質(zhì)檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說(shuō)，同樣是陌生的、內(nèi)容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質(zhì)檔案需要的時(shí)間要比數(shù)字檔案所需要的時(shí)間少。所以，為了方便數(shù)字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調(diào)用所需的信息，就要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行化整為零的管理，即對(duì)完整的視音頻進(jìn)行層層切分，使之變成一個(gè)個(gè)小片斷，再對(duì)每個(gè)小片斷進(jìn)行文字說(shuō)明，即著錄。
管理檔案，一個(gè)重要的工作是編目。對(duì)紙質(zhì)檔案的編目，只需要對(duì)完整一套檔案的各方面信息進(jìn)行著錄，如時(shí)間、作者、主要內(nèi)容、關(guān)鍵詞、語(yǔ)言種類(lèi)等；但對(duì)數(shù)字檔案的編目，不僅需要對(duì)完整檔案信息進(jìn)行著錄，還要對(duì)檔案進(jìn)行層層切分，然后分別著錄。這就是說(shuō)數(shù)字檔案的編目包括兩個(gè)方面：切分與著錄。
一般情況下，數(shù)字檔案的切分分為五層：節(jié)目、片段、場(chǎng)景、鏡頭和關(guān)鍵幀；著錄主要有四大項(xiàng)：題名項(xiàng)、主題項(xiàng)、描述項(xiàng)、建設(shè)者項(xiàng)。
如對(duì)一個(gè)專(zhuān)題片（即一個(gè)節(jié)目，如某次會(huì)議）的管理是：先進(jìn)行片段層的切分與著錄，即將完整的專(zhuān)題片切分成若干個(gè)內(nèi)容相對(duì)完整的片段，同時(shí)為每一個(gè)重要片段（編目者認(rèn)為重要的）抽取一幅關(guān)鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項(xiàng)、主題項(xiàng)、描述項(xiàng)、建設(shè)者項(xiàng)等。
片段層編目完成后，要進(jìn)行的是下一層――場(chǎng)景層的切分與著錄，即將每個(gè)重要片段切分成若干個(gè)場(chǎng)景，然后對(duì)其中重要場(chǎng)景的各方面信息進(jìn)行著錄，并抽取至少一幅關(guān)鍵幀。
然后是再下一層――鏡頭層的切分與著錄，即將每一個(gè)重要場(chǎng)景再切分成若干鏡頭，并對(duì)重要鏡頭的各方面信息進(jìn)行著錄，同時(shí)抽取至少一幅關(guān)鍵幀。
這么編目的目的是便于利用者提取任意一個(gè)想用的部分，不必花大量時(shí)間瀏覽整個(gè)視頻資料。但從上述數(shù)字檔案的管理過(guò)程可以看出，它對(duì)數(shù)字檔案不僅有表層的管理：節(jié)目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。
（二）由被動(dòng)管理向能動(dòng)利用轉(zhuǎn)變。主要內(nèi)容有：
1.檔案管理技術(shù)改變引起工作重點(diǎn)改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研與檔案利用。過(guò)去，對(duì)秘書(shū)的檔案管理工作要求重點(diǎn)是做好前六項(xiàng)，即來(lái)什么檔案管理什么檔案就基本可以了?，F(xiàn)在，由于數(shù)字檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性，對(duì)秘書(shū)的檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因?yàn)樵跀?shù)字檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)都可以由專(zhuān)門(mén)設(shè)備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡(jiǎn)單了。如需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，只要向系統(tǒng)內(nèi)輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統(tǒng)計(jì)結(jié)果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應(yīng)的計(jì)算機(jī)不能完成的工作，人能發(fā)揮主觀能動(dòng)性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點(diǎn)工作。
2.檔案利用的需求改變引起工作重點(diǎn)改變。以往，檔案利用最常見(jiàn)的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創(chuàng)造新作品，或基于對(duì)檔案的研究為領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)工作提出建議，不是秘書(shū)檔案管理時(shí)的主要工作。但隨著信息設(shè)備和信息管理技術(shù)的提高，人們閱讀習(xí)慣的改變，使得領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)的工作總結(jié)，對(duì)產(chǎn)品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進(jìn)行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書(shū)們能夠利用已有的視音頻――數(shù)字檔案制作工作總結(jié)專(zhuān)題片，或情況、產(chǎn)品介紹專(zhuān)題片等。而制作專(zhuān)題片，就要充分發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。
二、秘書(shū)人員能力與素質(zhì)要求提高
以傳統(tǒng)介質(zhì)為檔案管理對(duì)象的檔案管理，對(duì)秘書(shū)的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術(shù)，如分類(lèi)、裝訂、裝盒、著錄、復(fù)印、傳真等，其技術(shù)含量和對(duì)創(chuàng)新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數(shù)字檔案管理，其對(duì)管理者的能力與素質(zhì)要求則比較高。其主要表現(xiàn)在以下這4個(gè)方面。
（一）要有較高的對(duì)視音頻作品的理解能力。這主要是因?yàn)?，在?duì)數(shù)字檔案進(jìn)行編目時(shí)，必須有較高的對(duì)視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類(lèi)型的視音頻信息的編目特點(diǎn)，才能正確切分和準(zhǔn)確著錄。否則，會(huì)層次切的不對(duì)，重要的片段、場(chǎng)景、鏡頭沒(méi)抓住，重要的信息沒(méi)著錄上。
一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動(dòng)；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對(duì)數(shù)字檔案的主旨和結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確理解比較困難，加上有的數(shù)字檔案創(chuàng)作者使用了比較獨(dú)特的表達(dá)形式，這就給檔案管理者在編目時(shí)準(zhǔn)確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個(gè)原因是，數(shù)字檔案管理要遠(yuǎn)比傳統(tǒng)介質(zhì)檔案管理深入。
按廣電總局制定的編目規(guī)范看，視音頻信息共分六大類(lèi)：新聞?lì)悺Ⅲw育類(lèi)、影視劇類(lèi)、專(zhuān)題類(lèi)、綜藝類(lèi)和素材類(lèi)。在這六類(lèi)中，編目每一類(lèi)材料所需的知識(shí)體系和能力都不一樣，如對(duì)新聞?lì)悢?shù)字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因?yàn)樗枰闹R(shí)并不特殊；二是因?yàn)槠浣Y(jié)構(gòu)清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內(nèi)容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結(jié)太多。而對(duì)影視劇類(lèi)、體育類(lèi)視音頻信息的編目則需要有特殊的知識(shí)積累和較強(qiáng)的理解能力。因?yàn)椋m然每個(gè)人都看過(guò)不少電視、電影，但由于一般人并不具有導(dǎo)演的眼光，體育知識(shí)不豐富，因此，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，很難迅速找到重要片段、重要場(chǎng)景，并寫(xiě)出正確的著錄內(nèi)容。
（二）要有更強(qiáng)的文字運(yùn)用與語(yǔ)言概括能力。數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理還有一點(diǎn)不同的是，它的服務(wù)對(duì)象數(shù)量大得多，有的是面對(duì)全世界，因此影響也更大。隨之而來(lái)的就是對(duì)編目工作要求很高，比如，對(duì)錯(cuò)別字非常重視，要求著錄不能有一個(gè)錯(cuò)別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書(shū)寫(xiě)漢字和準(zhǔn)確概括視音頻內(nèi)容的能力。
在檔案檢索工作中，最重要的一項(xiàng)是編目，數(shù)字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項(xiàng)，而文字檔案的管理沒(méi)有切分，只有著錄一項(xiàng)。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項(xiàng)，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內(nèi)容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結(jié)即可。而數(shù)字檔案管理所需要填寫(xiě)的題名項(xiàng)、主題項(xiàng)和描述項(xiàng)很多需要管理者自己總結(jié)、概括。因此，不經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的專(zhuān)門(mén)訓(xùn)練，很難勝任這樣的工作。
（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應(yīng)用能力。數(shù)字檔案管理的最重要的目標(biāo)在利用，無(wú)論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專(zhuān)題片，都需要一個(gè)能力：編輯軟件的能力。
編輯軟件有多種，其中比較簡(jiǎn)單的要數(shù)會(huì)聲會(huì)影，這是大眾級(jí)的視頻編輯軟件。還有一款專(zhuān)業(yè)普通級(jí)的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應(yīng)用于廣告制作和電視節(jié)目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應(yīng)用于廣告制作和電視節(jié)目制作中， 是蘋(píng)果公司開(kāi)發(fā)的一款專(zhuān)業(yè)視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。
掌握第一款軟件，不需要納入教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生利用業(yè)余時(shí)間就可掌握，因?yàn)樗芎?jiǎn)單。但正因?yàn)楹?jiǎn)單，不能用它制作內(nèi)容復(fù)雜、表達(dá)豐富的專(zhuān)題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來(lái)制作復(fù)雜的專(zhuān)題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學(xué)計(jì)劃。
（四）要有一定的創(chuàng)新能力。對(duì)數(shù)字檔案的利用，重要方式之一就是專(zhuān)題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)是有一定難度的工作，難就難在創(chuàng)新上。能否用普通的材料表達(dá)新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺(jué)，哪怕是舊材料新視角；主題表達(dá)的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒(méi)有一定程度或方面的創(chuàng)新，那所制作的視音頻作品就沒(méi)有生命力。
三、秘書(shū)人才數(shù)字檔案管理能力培養(yǎng)
概括地說(shuō)，數(shù)字檔案管理的內(nèi)容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對(duì)視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規(guī)范，但由于其只是一種知識(shí)，不是培養(yǎng)的難點(diǎn)所在。編輯要求的是創(chuàng)造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對(duì)管理者的綜合素質(zhì)要求較高。
（一）培養(yǎng)學(xué)生的數(shù)字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養(yǎng)秘書(shū)人才具有這樣的能力、怎樣培養(yǎng)秘書(shū)人才具有這樣的能力是根據(jù)專(zhuān)業(yè)所在地區(qū)和師資條件決定的。如果專(zhuān)業(yè)處在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，那就不必培養(yǎng)。因?yàn)椋囵B(yǎng)這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進(jìn)的設(shè)備。但如果專(zhuān)業(yè)處在比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，就應(yīng)該將此能力的培養(yǎng)納入到人才培養(yǎng)目標(biāo)和人才培養(yǎng)方案中。理由有二：一是它能較全面地培養(yǎng)學(xué)生的信息管理能力。在培養(yǎng)學(xué)生數(shù)字檔案管理能力的同時(shí)，也培養(yǎng)了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應(yīng)用能力。二是它能有力地提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。因?yàn)?，編輯一個(gè)視音頻作品，是一個(gè)人閱讀、思考、寫(xiě)作和創(chuàng)新能力的綜合體現(xiàn)。
（二）納入人才培養(yǎng)方案。如果將培養(yǎng)學(xué)生的數(shù)字檔案管理能力納入人才培養(yǎng)方案，可以有兩個(gè)層次：作為一般能力培養(yǎng)和作為核心能力培養(yǎng)。
1.作為一般能力培養(yǎng)。數(shù)字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書(shū)應(yīng)該掌握的諸多能力之一。培養(yǎng)這一層次的能力，既可以在一門(mén)課中實(shí)施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項(xiàng)能力培養(yǎng)；也可以作為一個(gè)單獨(dú)的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目在實(shí)踐學(xué)期進(jìn)行。
2.作為核心能力培養(yǎng)。如果將檔案管理作為秘書(shū)人才的核心能力，那就要為它設(shè)計(jì)一個(gè)教學(xué)模塊。這個(gè)模塊可以包括3門(mén)課程，也可是4門(mén)課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節(jié)目制作》，關(guān)鍵看專(zhuān)業(yè)方向。
《檔案管理》的教學(xué)內(nèi)容除了使學(xué)生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學(xué)生掌握對(duì)視音頻信息的著錄能力?！稊z影攝像》課，既是教授學(xué)生辦公設(shè)備的使用，也是培養(yǎng)學(xué)生視音頻信息的鑒賞和表達(dá)能力?！兑曇纛l信息編輯》課的教學(xué)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：非線性編輯和專(zhuān)題片制作，在教學(xué)過(guò)程中，二者可以融為一體。此課培養(yǎng)的是學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案的利用能力。
3門(mén)課或4門(mén)課的教學(xué)順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序?yàn)椋骸稒n案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序?yàn)椋骸稊z影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》。《檔案管理》是總，其他課是分。
不同的上課順序體現(xiàn)不同的教學(xué)設(shè)計(jì)思路?？偡址质绞窍Ｍㄟ^(guò)《檔案管理》使學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案管理有一個(gè)概論式的了解，然后再通過(guò)《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對(duì)數(shù)字檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)能力進(jìn)行深入訓(xùn)練。分分總式是希望讓學(xué)生先把各專(zhuān)項(xiàng)能力訓(xùn)練好了，再在《檔案管理》課上進(jìn)行綜合訓(xùn)練。
數(shù)字檔案管理既然是因社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的新工作，它就有較強(qiáng)的拓展性，對(duì)于《檔案管理》課來(lái)說(shuō)，它是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的拓展；對(duì)于秘書(shū)人才來(lái)說(shuō)，它又是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)能力要求的向上拓展；對(duì)于工作崗位來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案管理稍微改變一點(diǎn)，就是迎合新的職業(yè)――媒體資產(chǎn)管理。因此，將數(shù)字檔案管理能力的培養(yǎng)納入秘書(shū)人才培養(yǎng)的方案中，會(huì)使所培養(yǎng)的人才無(wú)論是在能力方面，還是在就業(yè)崗位方面都會(huì)有一定的拓展。
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篇13
1.信息化形勢(shì)下檔案工作的特點(diǎn)
1.1電子檔案的形成
互聯(lián)網(wǎng)為電子檔案的形成和傳輸提供了極大地便利。特別是隨著當(dāng)前人事檔案制度的普遍開(kāi)展，醫(yī)院新進(jìn)職工的檔案基本由當(dāng)?shù)氐娜耸聶n案機(jī)構(gòu)保管，這讓醫(yī)院從傳統(tǒng)的人事檔案事務(wù)中解放出來(lái)。但存在的問(wèn)題是，醫(yī)院如查詢(xún)個(gè)人檔案信息，需持單位證明到人事檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行查閱。這在一定程度上給醫(yī)院人事工作帶來(lái)了不便。電子檔案以其儲(chǔ)存便捷、查閱方便、信息傳輸高效等特點(diǎn)為解決人事檔案的管理工作提供了有效途徑。醫(yī)院在進(jìn)行職工人事檔案前，可以根據(jù)需要，通過(guò)信息技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息留存，為今后查閱利用等提供便利。
1.2電子檔案數(shù)據(jù)的分析和利用
對(duì)醫(yī)院人事檔案實(shí)行信息化管理，除了為檔案信息的查詢(xún)、儲(chǔ)存以及傳輸提供便利外，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分析和利用。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息檢索系統(tǒng)，對(duì)儲(chǔ)存的檔案信息進(jìn)行檢索、查詢(xún)、比較、選優(yōu)、排序、分析、統(tǒng)計(jì)和輸出，以對(duì)醫(yī)院人才隊(duì)伍人員的素質(zhì)狀況、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的分析，為醫(yī)院人才預(yù)測(cè)提供各種數(shù)據(jù)，為制定相關(guān)政策提供科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，能夠及時(shí)動(dòng)態(tài)的了解醫(yī)院人力資源信息的變化及發(fā)展趨勢(shì)，為人事管理提供同步的信息支持，有效解決了傳統(tǒng)檔案材料利用不便造成的信息滯后帶來(lái)的時(shí)效性失真。電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、加工、傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，也大大減少了傳統(tǒng)手工檔案整理和利用發(fā)生錯(cuò)誤的可能性，提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。
2.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀
2.1人事檔案管理人員配備呈現(xiàn)隨意性，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)難以保證
檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作，檔案管理人員需具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)背景知識(shí)和基本的信息化、電子化的計(jì)算機(jī)操作、統(tǒng)計(jì)分析能力，但往往在人事調(diào)配上，檔案室往往成為安排老職工的場(chǎng)所，難以滿(mǎn)足當(dāng)前信息化下對(duì)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求。
2.2人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能不高，檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用尚未實(shí)現(xiàn)
調(diào)查顯示，當(dāng)前很多醫(yī)院從事人事檔案管理的工作人員大多是“中途出道”，具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的科班出身人員非常少見(jiàn)。而且檔案管理人員往往更換頻繁，缺乏必備的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，很難保證人事檔案管理工作的連貫性與專(zhuān)業(yè)性，更無(wú)法適應(yīng)或勝任信息化時(shí)代對(duì)人事檔案管理的高要求。
2.3人事檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)欠缺
傳統(tǒng)人事檔案工作的特點(diǎn)，造成了人事檔案管理長(zhǎng)期處于封閉的工作狀態(tài)，檔案管理人員也僅僅是被動(dòng)的提供查閱、借閱服務(wù)，根本談不上檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。隨著人事制度改革的不斷推進(jìn)，人事檔案資源在管理決策中的價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，檔案管理人員要主動(dòng)及時(shí)的提取人力資源數(shù)據(jù)信息，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為決策者提供信息參考。這就要求檔案管理人員具有超前、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，把握信息需求的方向，充分利用好檔案信息資源的作用。
2.4人事檔案管理的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)有待加強(qiáng)
人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸方面情況，是組織、人事等部門(mén)按照黨的干部政策，正確選拔、使用干部的重要依據(jù)。因此具有較強(qiáng)的保密性。查閱、借用和轉(zhuǎn)遞檔案文件都應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門(mén)、單位不得隨意涂改、撤換、銷(xiāo)毀檔案材料。除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)外，電子檔案儲(chǔ)存和傳輸中面臨電子數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全和潛在威脅的安全問(wèn)題。
醫(yī)院工作的性質(zhì)決定了它是一個(gè)以臨床業(yè)務(wù)為主的工作單位，這就造成了一種錯(cuò)誤的觀念，認(rèn)為只有臨床業(yè)務(wù)才是最重要，行政工作是可有可無(wú)的，檔案管理工作更是邊緣中的邊緣，很多職工對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，甚至很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)能從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理人員非專(zhuān)業(yè)化，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，進(jìn)而不能主動(dòng)積極的有所作為。把檔案管理工作只是作為一種“職業(yè)”，一種謀生的手段，缺少工作的激情和責(zé)任感，這樣的工作態(tài)度和環(huán)境往往造成工作人員的工作倦怠，進(jìn)而影響檔案管理工作的發(fā)展。
3.如何提高檔案管理人員的素質(zhì)探討
3.1檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)有待提高
首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案管理工作的前提，也是提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的基礎(chǔ)和重要保證。檔案管理人員要首先認(rèn)識(shí)到自己工作的重要意義，積極主動(dòng)的提高業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，即使是非檔案專(zhuān)業(yè)出身，從事了檔案管理行業(yè)，就要不斷通過(guò)崗前培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、專(zhuān)家指導(dǎo)等方式，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在配備檔案管理人員的時(shí)候，要考慮人員的專(zhuān)業(yè)性和可持續(xù)性，改變現(xiàn)有人員在專(zhuān)業(yè)性、可持續(xù)性上的欠缺。同時(shí)，積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，不斷改變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案工作的看法，提高對(duì)檔案工作的關(guān)注和重視。
3.2檔案管理人員的思想政治素質(zhì)需要提高
人事檔案的內(nèi)容決定了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。檔案需要真實(shí)的反應(yīng)和衡量個(gè)人的諸方面情況，為組織部門(mén)考察人員提供參考，因此，良好的政治素養(yǎng)是對(duì)人事檔案管理人員的內(nèi)在要求。人事檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的政治理論學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)黨的方針路線、政策和科學(xué)文化知識(shí)，了解國(guó)內(nèi)外的形勢(shì)，使人事檔案管理工作始終保持正確的政治方向。
3.3提高檔案管理人員的科學(xué)文化素質(zhì)
隨著信息化得發(fā)展變化，檔案的內(nèi)容和檔案的管理的形勢(shì)不斷發(fā)生著變化，對(duì)檔案管理人員的文化知識(shí)提出了挑戰(zhàn)。一方面，信息化形勢(shì)下電子檔案的出現(xiàn)，要求檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)輸入輸出以及數(shù)據(jù)分析利用等計(jì)算機(jī)操作技能。另一方面，隨著現(xiàn)在檔案內(nèi)容的復(fù)雜多變，檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)容的分類(lèi)、甄別提出了挑戰(zhàn)。因此，在新的時(shí)代形勢(shì)下，對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了更新更高的要求，檔案管理人員要不斷涉獵新的知識(shí)領(lǐng)域，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)時(shí)展對(duì)檔案工作的要求。
3.4增強(qiáng)責(zé)任心，發(fā)揮積極主動(dòng)性
主觀能動(dòng)性是實(shí)踐的基礎(chǔ)。要改變醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，必須發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)的工作，增強(qiáng)責(zé)任心。主動(dòng)的學(xué)習(xí)新方法、新技能，提高檔案工作的效率，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的方式方法，增強(qiáng)工作的內(nèi)涵，主動(dòng)與分管領(lǐng)導(dǎo)、以及溝通職工溝通交流，開(kāi)闊視野，增強(qiáng)自己對(duì)做好工作的信心和決心。
3.5提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)
檔案管理是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對(duì)檔案分類(lèi)、甄別、裝訂、檢索等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，同時(shí)還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)操作、信息檢索以及統(tǒng)計(jì)分析等方面的知識(shí)技能，可以說(shuō)信息化社會(huì)的檔案管理人員是復(fù)合型人才，需要在工作中不斷學(xué)習(xí)、補(bǔ)充，逐步提高檔案管理的業(yè)務(wù)技能。
3.6建立健全人事檔案管理的培訓(xùn)開(kāi)發(fā)和考核評(píng)估體系
檔案管理工作要保持與時(shí)具進(jìn)，需要檔案管理人員綜合素質(zhì)的與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)檔案人員的培訓(xùn)要形成系統(tǒng)的體系，特別是對(duì)非專(zhuān)業(yè)出身的檔案管理人員，崗前培訓(xùn)非常重要。檔案管理的考核評(píng)估，就是對(duì)檔案工作“獎(jiǎng)優(yōu)罰劣”，督促檔案管理人員提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)崗位變化的需求。在具體的操作中，要注意考核指標(biāo)的科學(xué)合理，突出人性化管理理念，通過(guò)考核激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性。
參考文獻(xiàn)：
