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精細化管理是一種科學的管理理念，最早可追溯到“科學管理之父”泰勒的科學管理理論，真正實踐于20世紀50年代日本的企業管理中，其最大優勢是可以極大提高企業具體管理目標實現的精準性，縮短解決問題的程序。精細化管理實質是一個不斷改進和完善的過程，在項目實施過程中能精確規劃、精確決策、精準控制和精細考評[1][2]。高校檔案監督指導工作的主體即高校檔案部門，抱怨監督指導工作阻力大、成效低、歸檔問題重復出現等；客體即高校內部各歸檔單位，對檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監督指導不到位。這些問題和矛盾產生的主要原因在于高校監督指導工作欠“管理”，尤其是欠細化、流程化、標準化、系統化等精細化的管理。

二、高校檔案監督指導工作精細化管理的現狀

為了了解高校檔案監督指導工作的實際效果和內部管理現狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調查以做參考。廣東省教育廳網站公布出來的廣東省高校包括本科、專科、高職、獨立學院、職工高校、電大等，共計168所[3]，筆者以調查研究為基礎，并結合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監督指導工作借鑒精細化管理理念的現狀如下：

（一）高校檔案部門推進監督指導工作有明確的法律法規保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條規定企事業單位要“對所屬單位的檔案工作實行監督和指導”；高校參照執行的國家檔案局令第13號《機關檔案管理規定》的第十條規定，機關檔案工作的基本任務之一就是要“對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導”；教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對檔案工作人員開展業務培訓的職責，第十四條還規定“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監督指導工作提供了明確的法律法規保障。

（二）現代科學交叉融合發展為檔案工作的創新提供了機遇。人類為了提高研究和解決問題的能力，現代科學及相應的實踐活動日益趨于交叉融合。檔案學的學科包容性強，呈現了歷史學、管理學、法學、社會學、傳播學和信息技術等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現的新問題和新挑戰提供了多角度的分析和指導。這些都為高校檔案監督指導工作的變革和創新提供了機遇，借鑒精細化管理理念成為可能。

（三）精細化管理具有內在的優勢。精細化管理是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強競爭力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊含的方式和理念適用于實際工作中的方方面面。

（四）高校內部各歸檔單位對檔案監督指導工作有著持續的高需求。有人類實踐活動的地方就會有檔案和檔案工作。高校內部各歸檔單位的監督指導需求有顯性和隱性之分，并且具有持續性和潛在性，隨著社會的發展，新技術的不斷產生和應用，高質量、高層次的監督指導需求日趨增多。

（五）高校檔案監督指導工作缺乏精細化的內部管理。一是缺乏精細化的崗位責任制。高校檔案監督指導工作缺乏細化的崗位要求、職務分析和責任規定，容易導致崗位設置中只有工作內容，而沒有工作責任，很難做到量才分責和量才授職，降低了檔案監督指導工作的實施效果。二是缺乏合理、準確、細致、靈活的管理制度、工作流程和工作標準。難以精確評價什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監督指導過程管理缺依據、效果管理缺準繩。三是缺乏科學完善的約束激勵機制。高校檔案部門內部缺少對監督指導工作人員更細致的考評、總結和獎懲，易導致工作任務的落實流于形式化，只有工作內容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評價，形成了沒有改變和創新激情的工作“舒適區”。

三、高校檔案監督指導工作精細化管理策略

（一）轉變思維模式，培育“精細文化”。高校檔案部門內部從上到下要求每個人從細微處著眼，每個崗位、每份工作都應求精求細，把細節意識、規則意識、系統意識和服務意識變為全員的自覺意識。通過培訓、宣導等方式，建立精細化管理的思想基礎[6]。

（二）建立精細化管理支撐體系。1.梳理并完善規章制度。規范、細化、可行性強的規章制度是高校檔案部門開展監督指導工作的基礎保障，依法監督、依歸指導的背后實際上體現了對科學和法治的遵從。2.制定精細化的工作流程。高校檔案部門針對監督指導工作的常規工作事項、重點跟進事項、專項工作等不同類型的工作任務和目標，宏觀和微觀、固定和機動相結合，制定相應工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結優化。如事前溝通調研、細化工作內容，事中嚴謹細致、不走過場，事后及時收集反饋、登記總結、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對某項工作需要可以制定更細化的工作流程。通過優化的工作流程實現高校檔案監督指導工作全程管控和高效能運作。3.完善崗位職責體系。高校檔案部門應改變粗放、固化的檔案監督指導職責體系。責任是各項規章制度和工作任務得以落實的最有效的內在驅動力，權責清晰、責任明確，督查和追責措施到位，才有可能精準完成各項工作。首先總結日常工作、重點工作、臨時工作等事項，以此為依據，細化崗位和責任。其次，在工作團隊中進行充分的調研和溝通，了解每個人對自我及其崗位的認知，根據實際情況對崗位執行規范和其他事項做進一步的確認。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責，并細化崗位職責履行情況的督查、追責、獎懲事項。4.搭建精細公平的考評激勵機制。在有規章制度保障以及崗位職責和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎懲等手段，有利于培育和推進高校檔案監督指導的精細化管理。首先，基于每個人的工作特點和工作能力，本著有利于實現工作目標和調動人員積極性的原則，對每項工作有落實、有考評、有獎懲。其次，注重考評結果的合理應用。將考評結果與人員的獎懲、任用、升級等掛鉤，真正達到以考評促管理、以考評促落實，充分調動每個人的積極性。

（三）創新高校檔案監督指導工作的方法和措施。一是宏觀管理與重點指導相結合。具體問題具體對待的同時，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強的長效機制；二是點與面相結合。在開展常規的全校范圍普及性的培訓和指導的同時，樹立典型，推廣先進經驗和具體做法，以點帶面，逐步推開；三是傳統方法與新技術相結合。在面對面、手把手式方法的基礎上，利用新技術，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學、搭建檔案監督指導數據管理系統等，使監督指導工作更便捷易懂；四是獨立開展與聯合協同相結合。結合其他職能部門的業務，聯合校內其他部門開展檔案監督指導工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術、設備等不足的問題。

（四）改善人員結構體系。一要健全高校檔案監督指導工作人才建設政策機制，制訂人才培養計劃和引進計劃，出臺培養、評價、管理、激勵等一系列配套政策。二要基于精細化管理重點引進和培育高校檔案監督指導工作的規劃者、引領者和管理者，營造崇尚科學和法治，上下一心追求精細的工作氛圍。三要儲備經驗豐富、專業化、有敏銳精細化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監督指導工作精細化管理水平所必需的規章制度、工作流程、崗位職責、考評激勵方案等一系列的支撐體系必須由專業人員經過細致的調研、分析、協作才能出臺，并且在實施過程中要不斷總結、調整、優化。四要培養實施精細化管理的一線工作人員。繁雜的、實操性高、技術性強的具體檔案監督指導業務離不開對精細化管理理念接受度高、檔案專業好、執行力強的綜合型的工作隊伍。

（五）加強互動，建立長效溝通機制。針對高校內部各單位工作內容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對一、一對多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時通報檔案工作動態、發送業務操作指南、校外培訓通知、意見收集等方式建立不間斷的日常互動，以確保歸檔渠道的暢通。

（六）建立信息反饋機制。高校檔案部門通過日常的溝通聯絡、固定的登記回訪、重點的調研分析等措施，一方面收集監督指導對象的需求、意見和建議，另一方面要及時聽取部門內部每個成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時調整、優化管理措施，實現良性循環，從而逐步形成高校檔案監督指導工作的精細化管理模式。

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一、完善檔案制度

“沒有規矩，不成方圓。”好的管理體系需要一系列完善的制度來支持。在精細化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責、各崗位職責、精細的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統籌處理好這些矛盾，把精細管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學院部和職能部門檔案人員的崗位職責也要明確、細化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規范，但對于二級學院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務還需要用明確的要求和制度來規范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規范來約束，細化的工作流程能明確工作中每一個細小的環節。

二、抓住機遇，優化技術

數字化檔案館是運用數字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當前檔案管理工作的主流，但與其他行業信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數字化檔案館的建設，利用這一機遇更新管理手段和技術、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。

數字化檔案館的建設是一項復雜的信息化工程，與傳統的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統的檔案管理在檔案歸檔后，保存質量不穩定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現了檔案管理業務與現代管理方法的整合。在今后的發展過程中，更需要這種傳統與現在相結合的互動方式。

三、更新管理人才

數字化檔案管理的建立需要大量的信息技術人才。根據當前高校檔案從業人員的整體情況來看，信息技術人才較為缺乏，大部分檔案從業人員都沒有信息技術背景。所以，培養一支能夠達到信息化建設需要的高水平人才是保證數字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設數字化檔案管理工作團隊時，筆者認為應以建設信息技術團隊為主，再配以具有多年檔案管理經驗的人員，以業務需求為指引，在對現有人才進行新知識的培訓基礎上，引進高素質的跨學科人才，推動數字化檔案館的建設。

四、檔案管理人員應具有良好的職業道德

1.遵循保密原則。“不該說的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問。”這是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴格按照權限規定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應具備的基本職業道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經歷等內容切不可違規公之于眾。

2.注重服務意識的培養。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務型的部門，從業人員除了在完成自身業務工作的同時，好的服務態度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關系，而不是上下級關系；與來訪人員交流時，對其權限查詢范圍內的要求應盡力滿足；與學校其他部門的協同工作時，檔案管理工作者要認真履行本部門的責任與義務。

高校檔案精細化管理是一個系統工程，其管理水平的高低是學校有效統籌、各部門積極配合、檔案從業人員認真工作的共同結果。目前，各高校數字檔案館的建設已初步成形，但距離精細化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內容和功能進一步完善。

參考文獻：

[1]王玉玲.論高校教學檔案的精細化管理[J].蘭臺世界，2010，（12）.

[2]薛四新.IT集約化服務型數字檔案館運行模式研究[J].檔案學通訊，2007，（05）.

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1 信息化背景下文書檔案管理的現實要求

在信息時展的過程中，計算機已經深入應用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現代化的發展要求，在這種情形下，就需要進一步將文書檔案管理與信息化有機結合在一起，這樣才可以促進文書檔案管理朝著更加先進的水平發展。與此同時，文書檔案管理還要在工作流程上加以進一步的優化，不斷提高人員素質，實現人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現代化發展的必然要求，也是實現文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機關以及事業單位等工作的重要內容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應該進一步認識到當前的發展趨勢，并且實現電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質管理團隊的建立應該是由內至外的，并且是從上而下的，這是現代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現代化和信息化進程，需要充足的資金保障，以及相應的信息化設備和技術軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續教育培訓等開支，又要考慮館藏基礎設備的完善和館藏空間的擴建等資金的花費。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個文書檔案管理人員都應該進行相應的培訓，確保文書檔案轉化成信息檔案的準確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點思考

在信息化的時代背景下，加強對文書檔案管理，首先就應該進一步提高管理理念，因為活動的開展需要正確的理念作為指導，文書檔案要想實現信息化的管理就必須要符合現代化的管理理念，這樣才能滿足計算機網絡下的需要，為實際的工作帶來一定的便利，這是相關檔案管理單位領導必須要意識到的，只有在思想上具備了深刻的認識，才能進一步的指導實際工作，創新意識是令工作得以進一步發展的首要前提，傳統的管理觀念顯然已經不能滿足當前工作的要求了，所以就必須要開展創新管理，意識上的創新可以指導行為上的創新，文書檔案管理應該有計劃的、循序漸進的開展，相關部門應該在人力、物力以及基礎設施方面加大投入力度，采用機械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規程中加以進一步的簡化，使數字化逐漸代替傳統的管理方式，這樣才能真正的實現信息化的管理。

其次，還應該繼續搭建一個有關文書檔案管理的平臺，這一平臺的建立主要是為了滿足文書檔案的現代化發展進程，在傳統的文書檔案管理中，主要是以紙質檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復雜的工作內容，在信息化的發展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計算機等手段可以進一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺的同時，也是文書檔案管理改革的一個過程，在搭建這一平臺的過程中，主要包含以下幾方面的子系統。一是文書檔案的加工系統，這一系統是對文書檔案進行初步加工的系統，可以降低管理時間，實現自動化的發展。二是文書檔案的存儲系統，在這一系統中，運用計算機的方式可以將初步加工之后的檔案進行更加規范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實現資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統，這一系統的重要性在于可以實現對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實現不同方式的保密，在個人對檔案進行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權限，這樣才能實現文書檔案保密性的實現，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質的文書檔案管理人才隊伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進行，對于管理人才而言，應該具備專業化的知識，采用科學化的手段對文書檔案進行管理，能夠熟練的使用計算機的相關技能，并且具備較高的信息化意識，這樣才可以滿足現代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內容。一是要對檔案管理隊伍進行科學化的規劃，在隊伍中不但需要具備管理方面的專業人才，還需要具備信息方面的專業人才，因此復合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現代化的發展需要。二是應該重視起對檔案管理隊伍的培訓工作，只有不斷掌握新的知識，新的技能，才可以隨時滿足現代化的管理需要，建設起一支高素質的人才隊伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應該朝著這一目標而努力。

結束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優勢的，不但可以促進檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現代化的發展過程中，應該更進一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業、事業單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關人士的重視，并且進一步完善管理工作，以實現我國檔案管理事業信息化的發展。

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當前我國的信息化發展水平越來越高，而檔案管理工作的方式也在這種情況下產生了非常大的轉變，在檔案管理工作中不僅僅只是將檔案的功能當做是重點的因素，同時還要使用后先進的技術和相關的網絡資源對其進行全面Dev處理，這樣也就在很大程度上使得檔案自身的綜合管理能力得到了非常顯著的改善，檔案管理人員在實際的工作中必須要重視創新能力的培養，提升檔案管理的質量和水平。

2 現階段檔案管理工作中存在的問題

首先是現在還有很多檔案依然是以紙質的形式存在，還沒有實現數字化，其次是各個部門之間的溝通不暢，數據不能交換和共享，所以在這一過程中也容易形成信息孤島現象，沒有辦法形成一個相對相對完整和科學的信息資源數據庫，再次就檔案管理水平不完全相同，使用的管理軟件也并不是十分相同，重復建設的現象比較普遍，所以在這樣的情況下也使得其管理水平無法得到顯著的提升，軟件自身的功能也還存在著十分顯著的不足，其可靠性和安全性都無法保證，最后一點是軟件系統在運行的過程中靈活性方面無法滿足其運行的需要。

此外，檔案管理基礎工作標準化、規范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案工作信息化。

3 檔案信息化管理的意義

3.1 信息化檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量人財物力才能更好地保管，而且不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔。檢索查找的困難，降低了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量人力物力檔案管理工作電子化后，可把按“卷”立卷歸檔改為按'。件“整理歸檔，大大提高檔案管理的工作效率。

3.2 信息化檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，信息化檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量電子檔案的特點是實現資料的信息化，大量原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這將使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮應有的社會效益和經濟效益。

3.3 信息化檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像。視頻等資料，而傳統檔案模式已經無法滿足這一需求電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有密切聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都將發生變化，表現出一定的動態性，而加強電子檔案管理，有利于滿足這一多樣化需求。

4 在信息化條件下如何進行檔案管理工作

4.1 轉變工作方法，將信息管理轉變為信息管理

在傳統的檔案管理工作當中，檔案一般都是以紙質或者是照片錄音等形式存在，在工作的過程中一般也是按照手工的方式對其進行收集和整理，但是這需要完成大量的工作，在這一過程中還會出現一些困境。由于存儲量相對較大，所以檔案部門在實際的工作中已經不能很好的對其進行全面的處理，所以很多檔案信息資源在這一過程中出現了非常明顯的浪費現象。而當前計算機信息技術的不斷發展使得檔案信息化成為了可能。

當前的檔案管理工作中，一定要采取有效的措施，不斷的適應現代化發展的需求，這樣也就使得實體檔案管理能夠更加平穩的轉換到信息資源的管理。在實際的工作中，一般是以信息為主要的對象進行管理，同時還要完成數字化但你敢的加工，使信息更加的全面和細致，在對檔案信息進行處理之后，檔案信息資源就可以根據實際的需要進行重復性的使用，只有對其進行信息化和數字化管理，才能更好的體現出其自身的價值和優勢，它也成為了社會發展過程中一個重要的推動力。

4.2 建立有效的信息系統，合理使用電子檔案

要更好的實現檔案信息化管理，就一定要建立一個適應其發展需要的信息系統，所以，單管部門在日常的工作中必須要從以下幾個方面入手：首先是對計算機技術網絡條件下的檔案管理流程和手段進行適當的調整和改進，這樣其才能更好的順應當前的時展需求。其次是按照文件處理的流程對信息化系統進行功能設計，使其可以充分的發揮自身的積極作用。最后一點就是在信息系統建設的過程中要不斷的改進和完善內部控制制度，提高檔案信息的安全性和可靠性。

在應用電子檔案的時候，首先必須要對電子檔案自身的安全性予以高度的重視，這是因為計算機網絡技術在實施的過程中得到了非常迅猛的發展，電子檔案所涉及到的范圍也在不斷的拓展，電子檔案的數量呈現出明顯的上升趨勢，但是在這一過程中也出現了一些問題，最為明顯的就是計算機病毒和黑客的侵擾，所以必須要保證電子檔案的安全。其次是電子檔案自身的真實性需要確認和控制。在檔案工作中，因為電子檔案在生成的過程中沒有一個相對比較統一和完善的系統，所以很多檔案的元數據無法歸檔，對于對應的紙質檔案也沒有給出一個統一性的處理方法，電子檔案可以更改，且不留痕跡，所以在這一過程中也會產生篡改檔案信息的問題，這樣一來也就影響到了檔案信息的真實性。

結束語

現代社會已經跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用是一項極其重要而復雜的工作、為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應規律，加強科學管理，確保電子檔案安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

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目前電子人事文件只是紙張的數字記錄和配件，沒有能力和獨立存在的價值，在管理上也有與紙質載體相一致。但是，計算機和網絡技術的實現和管理是一樣的。首先，要建立一個基于文檔生命周期理論和運動規律的綜合管理系統，使其具有相應的管理功能。例如，根據文件生命周期理論，需要的文件讀寫功能，文件管理功能和文件管理功能；根據漸進的和連續的管理規則，確定運行通道系統管理流程和電子文件；根據對文件的形成規律，生產周期的文件只讀編輯功能修改，在文件功能，根據管理標志相同的規則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內容；根據現有的變異形式，具有自動組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據數量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過管理系統的應用，對電子文件的管理及其運動過程進行了研究。可以看出，公文流轉的規則對于公文的管理，也就是說，管理的整合有著特別重要的作用。

2 強化檔案人員的意識與業務水平

（一）加強檔案意識

一般人檔案法律意識還比較薄弱，尤其是在一般的事業單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識是一種普遍現象。加強檔案意識必須從現實出發有效果。如果你準備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個房子都從新的調查，即勞動力成本和更多的錢。這說明檔案意識不強，檔案館的資金投入成本和精力，有時比建設資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現實，加強檔案意識做好檔案建設是與各教職工有著緊密聯系的事。現在的檔案部門普遍提高認識，從領導，基本上按要求進行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱評審或評估的時候，教師要到記錄室查自己的教學工作量，查一下教學時間。當然，收集各部門，整理、歸檔、完整性、準確性是各部門的文件質量，狠抓檔案人員的培訓，是培養骨干檔案法的實施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網絡，社會檔案意識。

（二）提高檔案管理的業務管理水平

檔案一般不是檔案專業的畢業生，不受專業培訓檔案，和流量大，所以定期對檔案專業培訓檔案，檔案管理工作中的一個事件。與檔案工作者的非檔案專業畢業生相比，它不僅是一個問題，而且還具有一定的優勢。的優點是，他們一般都熟悉本部門的工作，具有專業技術知識的部門，知道文件操作程序；計算機專業的檔案管理人員了解基本的電腦知識，能使用計算機處理文件，這些條件都比舊的一個全職的記錄。缺乏只是需要加強對檔案專業知識的培訓。事實上，部門檔案員不需要詳盡的學習“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識的科學體系，應該是最需要的位置檔案知識的工作，如規定的操作技術方法的基本要求的實用知識和電子文件的歸檔格式。

總之，檔案工作是一項系統性工作，需要大量的支持。從社會和服務到社會的文件管理。所以我們的目標是加強社會檔案意識，擴大社會參與，而不是減少社會參與。堅持公文處理部門備案，事實上，檔案管理水平整體提高網絡技術和檔案館的宣傳，提高社會檔案意識是一個重要途徑。

3 搭建一體化檔案管理系統平臺

通過計算機的應用來改變人事和檔案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個綜合管理體系，全過程的信息管理和服務與利用。另一方面，建立一個全面的文件運動過程的管理。主要從2個方面進行調整：一是加強事前控制和消除重復環節；二是統一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運行過程管理系統的協調，并對兩者相對獨立性進行分析。檔案信息系統的建立，綜合管理系統的應用，必然會形成相應的數據積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數據庫。和數字文件附加到這一共同構成全宗檔案信息系統，更好地發揮數字錄音的優點，成為檔案信息資源的重要組成部分。

在檔案工作中，有一個熱點問題一直被討論：是否堅持執行文件處理部門備案制度。我國文書處理部門備案制度在《國務院關于加強國家檔案工作的決定》中建立起，本系統對檔案工作的時間帶來了巨大的活力，但現在有思想，文書處理部門備案制度環境發生了變化，這導致了許多問題的歸檔，并由檔案部門備案。筆者認為，如果完全由檔案部門備案，勢必會增加檔案部門對人員和財政投入的負擔，而且不利于社會檔案意識的增強和檔案法的宣傳和普及。對于文件的問題，應在檔案工作者努力的訓練。管理和檔案部門的一個人的進步是不可能的，還必須依靠文件處理部門檔案。然后，對文件業務員的責任、業務質量的高低，直接影響到文件的完整性、準確性的重要因素。因此，檔案員的培養應該是一個不容忽視的問題。

4 強化人事檔案信息一體化管理的價值

（一）為計算機管理文件的應用積累經驗

利用計算機管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對檔案工作者的責任。對人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡單的人工操作，而是一種基于計算機管理的新的管理方法。此外，本實用程序具有良好的效果，并受到權威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無疑對計算機管理文件應用的理論和方法的建立起著積極的作用。

（二）提高實際工作的管理水平

由于檔案記錄缺乏整個管理手段和方法，各部門之間以及各方面的工作都出現了不可勾的現象，重復勞動問題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問題。提高文件歸檔質量。通過管理系統，可以采取以下措施：首先，確保注冊表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門或多語種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產生的文件操作，幫助他們對文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復勞動，通過信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過程，同一目錄重復登記重復勞動；二是要取消檔案人員檢索文件內容的重復勞動記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過對電子文檔的運動過程的管理來實現的。使電子文件作為一種數字記錄文件的文件，完成其附件的任務，同時，也要實現自己的價值，作為檔案信息系統的新部分，文件到數據庫和統一管理的實施。提高標準化管理水平。與人工管理相比，應用系統本身就是一個標準的管理。此外，實現了對文件運動過程的整體管理，規范化管理水平的自然性和提高。

參考文獻

篇6

就傳統的衛生檔案管理而言，往往采用的是保存紙質材料的方式，而在具體的管理過程當中需要把這些紙質檔案信息進行歸類、裝訂、裝盒等，這些復雜的工序不僅僅會耗費大量的時間以及人力，而且在一段時間之后檔案資料就會積累到較大的數量，在存儲過程當中更是需要極大的空間，后期管理特別是信息的調用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，衛生檔案管理工作可以通過信息技術的應用而實現信息化從紙質管理變成電子管理，無論是錄入還是管理保存都有著極大的優越性，節約存儲空間的同時，極大節省了資源，讓檔案調用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

衛生檔案管理工作以往會選用手動歸檔的方法，而在這其中需要耗費大量的人力物力，同時也需要在其中投入較多的管理資金，特別是在手動歸檔當中出現錯誤的可能性較大，工作效率明顯較低。如今，隨著人們健康意識的增強，衛生檔案的信息數據逐步增多，如果仍然選用手動歸零和管理的方法難度會越來越大，而且在這其中如果出現錯誤的話，會出現難以，會出現難以。在信息化的衛生檔案管理當中，則能夠確保工作效率，而且出現錯誤的可能性會極大降低，也減輕管理人員的負擔。

1.3 優化醫療資源

在面對突發性醫療事件發生的過程當中，衛生檔案管理的信息化顯得更加的關鍵。這些危害深遠的醫療事件有著突發性的特點，而且一旦發生會以迅猛的速度迅速擴展，如果是傳統的檔案管理模式的話，數據的處理以及準確性都不能夠得到保障，很容易錯過最佳處理時機。在衛生檔案的信息化管理實現之后，可以讓相關部門及時迅速的掌握第一手資料，相關研究機構也可以抓住有利時機來總結疾病規律，并且提出控制和解決辦法，使得醫療資源得以優化和有效利用。

1.4 促進整合共享

社會在向前推進，科技而是以人類難以想象的速度向前發展，那么信息量也在逐步擴大，無論是哪一個部門都無法把全部信息進行有效收集管理和應用，那么打破傳統管理模式，有效構建信息化的衛生檔案管理系統，成為當前的工作重點以及必經之路，只有這樣才能夠使得檔案資源可以進行有效的整合和共享，進一步凸顯出信息管理的整體性優勢。除此以外，衛生檔案的信息化管理是讓我國能夠迅速與國際接軌的一個有力舉措，有效推進全球公共衛生事業的發展[2]。

2 信息化背景下衛生檔案管理工作實施策略

2.1 加強衛生檔案信息化管理隊伍建設

信息化背景下的衛生檔案管理工作需要加強對信息技術的應用，而在先進技術的推廣實施當中不單單要求檔案管理人員具有豐富的檔案管理知識，更為主要的是要掌握先進的信息管理技術，并且能夠把檔案管理和信息技術管理進行有效的整合，這樣才能夠讓信息化的檔案管理得以實現，檔案管理的質量才可以得到切實保障。在這樣的情況下，衛生檔案的管理工作隊伍必須要進行有效的培訓，強調檔案管理者除了要掌握先進以及完善衛生檔案的管理專業知識之外，還需要對信息技術等相關技術進行熟練應用。由此可見，人才建設是衛生檔案信息化管理的重點以及關鍵資源。因此，要對檔案管理工作人員進行全方位的教育培訓，使得他們的專業技能和信息技術得到綜合發展。與此同時，還需要注重外部人才的引進，使得他們能夠逐步充實到信息化的檔案管理隊伍當中，為衛生檔案的信息化管理注入活力。

2.2 加大檔案信息化管理基礎設施投入

如果說人才建設是衛生檔案信息化管理工作實施的軟件的話，那么與之相配套的基礎設施則是不可或缺的硬件條件，所以需要加大對信息化管理基礎設施的投入，有效完善衛生檔案管理的硬件系統，更好的是用信息化的背景。基礎設施是衛生檔案信息化的保障以及基礎，但是當前檔案基礎設施落后和不完善的問題是十分突出的，特別是基層機構設施更是缺乏，與檔案信息化管理工作還存在著很大的差距。對此，衛生單位必須要對基礎設施建設提起較高的重視程度，并且結合單位檔案管理的實際需求和切實能力來配備完善的基礎設施，如果單位條件允許的話，可以結合衛生檔案的信息化管理需求來開發研究專門的管理軟件，優化信息化檔案管理的技術，使得衛生檔案信息化管理可以逐步走向正軌[3]。

2.3 構建標準規范檔案信息化管理系統

就目前而言，有關于衛生檔案管理的規范和規定還有待健全，這使得衛生檔案管理工作的難度大大增加，并且得不到完善的制度和規范作為支持與保障。另外，在檔案管理的信息化工作推進當中，會涉及多個環節以及部門，要想讓這些工作有條不紊地進行，強化部門之間的協調運轉，需要通過制度建設和規范性的管理體系來發揮約束作用。因此，構建標準規范的檔案信息化管理系統成為目前的重中之重，只有這樣才能夠明確各方的責任，使得各個部門以及工作人員可以做到各司其職，把每一個管理環節緊緊聯系起來。另外，為了滿足信息檢索交換等多個方面的需求，需要構建有著很強兼容性和通用性的信息交換以及存儲的標準，并將其在制度當中進行體現，提高管理系統的規范性和完整。

2.4 推進實現衛生檔案信息電子網絡化

篇7

1、信息化環境對于高校檔案管理工作的影響

近年來，國內高校均結合自身實際情況，構建了較為完善的檔案信息化管理系統，對于提高檔案管理工作的效率和質量具有重要的意義。在信息化環境下，充分應用各種信息技術，對于實現高校檔案管理工作的電子化、網絡化、數字化、規范化發展具有積極的影響，而且為教學、管理與科研工作提供了科學、合理的檔案信息服務。信息化環境對于高校檔案管理工作的影響，主要表現在以下幾個方面：

1.1實現了檔案信息檢索的便捷化。應用現代信息技術以后，通過網絡即可實現檔案信息的在線檢索與查詢，無論在時間上，還是在空間上都展現了較為突出的便捷化優勢。同時，在各類檔案信息的查詢中，檔案工作人員可以利用模糊查詢、分類查詢、組合查詢等方式迅速檢索出所需的檔案信息，以減輕檔案工作人員的工作壓力，提高檔案信息服務的效率。

1.2實現檔案查閱與使用的可控化。傳統的檔案信息查閱方式相比，不但費時費力，而且容易出現人為失誤的現象，而應用了信息技術以后，檔案信息的查閱與使用主要借助專業的計算機軟件或系統，檔案工作人員可以根據記錄信息，對于各類檔案信息進行有效的控制，從而減少了檔案信息人為流失的現象。

1.3實現了檔案管理模式的現代化。高校檔案管理工作涉及到的內容較多，檔案工作人員面臨繁重的工作壓力，而構建以信息化與網絡化技術為主體的管理模式后，促進了高校檔案管理由傳統模式向現代化模式的轉變，實現了檔案信息的一體化、智能化管理，有利于檔案信息實際應用價值的提升。

2、信息化環境下高校檔案管理工作的創新策略

在信息化環境下，高校檔案管理工作發生了根本性的變化，而且更多的展現了信息化時代的特征。但是在國內高校的檔案管理工作中，信息化技術的應用尚存在一定的缺陷，難以達到預期的效果。結合國內高校檔案管理信息化建設的現狀，筆者提出了信息化環境下的具體創新策略：

2.1改進檔案管理體制，統一標準

近年來，國內各高校都適時開展了檔案管理工作的信息化建設，但是在建設中并沒有形成完善的管理機制與統一標準，從而導致各項建設工作的效果不理想，難以達到預期的目標與效果。特別是在技術規范、業務標準、硬軟件的選用中，由于缺乏有效的監管，而導致檔案管理工作較為分散的現狀。因此，在今后的高校檔案管理信息化建設中，必須積極加強檔案管理體制的改進，并且綜合方面因素建立統一的標準，從而實現各類檔案信息的規范化、一體化管理。另外，在高校檔案管理信息化建設中，為了體現信息化技術的優勢，提高整體檔案信息服務水平，必須認真貫徹和落實國家在檔案管理方面頒發的各項規章、制度，緊密圍繞《高等學校檔案實體分類法與檔案工作規范》、《普通高校檔案管理辦法》的具體要求，制定統一的信息化技術應用標準，以保證信息化系統構建的科學性、合理性。

2.2加強信息化人才的培養

在信息化環境下，檔案工作人員的綜合素質是否達標，將直接關系到檔案管理信息化建設的進程。檔案工作人員是連接用戶與檔案信息資源的“紐帶”，特別是我國高校全面推進各項管理工作信息化發展的背景下，檔案管理工作的重要性日漸凸顯，需要大批具有較高專業素質與良好職業道德的信息化人才參與其中，從而滿足各項管理工作的實際要求。在信息化環境下，高校檔案工作人員要通過不斷的學習與業務培訓，掌握先進的信息技術，而且要熟練掌握各種計算機軟件或系統的基本應用技巧，從而實現檔案信息收集、整理與使用的現代化。另外，高校在人才招聘時，應注重檔案管理專業人才的引入，他們不但要具備較強的檔案學理論知識和實踐能力，而且要具備較高的信息化素養，通過在實踐工作的鍛煉中，逐步形成較強的檔案信息化管理能力。

2.3加快檔案系統數字資源建設，保障檔案數據的安全

在高校檔案管理的信息化發展中，必須加快檔案系統數字資源建設，充分利用現有的各類資源，對于各種檔案信息進行數字化處理，并且保存在專業的檔案管理系統中，從而實現以數字資源的形式服務于學校的各項建設工作。由于國內高校檔案管理信息化建設的起步較晚，很多文檔、圖紙、聲像資料仍然是采用傳統的管理方式，不但增加了查閱的難度，而且不利于保管，所以，在今后的高校檔案管理工作中，必須投入人力、物力、財力資源的投入，加快檔案信息的數字化轉換，從而為學校的各項管理、教學與科研工作提供更為全面的檔案信息服務。另外，在高校檔案管理的信息化建設中，網絡是擴展各項管理與服務工作的基礎但是由于受到各種因素的影響和限制，高校內部的網絡環境較為復雜，潛在較多的危險因素，必然會對檔案信息的安全造成威脅，所以，在高校加快檔案管理信息化系統建設的同時，還要采取有效的安全防護策略，如：安裝防火墻、殺毒軟件等，都可以有效提升檔案管理系統的安全防護能力。

3、結束語

總之，在信息化環境下，高校檔案管理工作的效率和質量明顯提升，但是由于各種信息化技術與管理措施應用的不合理，而導致其難以達到預期的效果。因此，在高校檔案管理的信息化建設中，必須進一步加強信息化技術的研究與應用，從而逐步完善高校的檔案信息管理與服務質量。

參考文獻

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1 信息及數字化背景下檔案管理工作遇到的機遇與挑戰

信息及數字化背景下，檔案管理工作遇到的機遇有很多，同時也遇到了一系列的挑戰。了解這些機遇與挑戰，對于創新檔案管理工作有著重要的意義。

1.檔案管理工作遇到的機遇

（1）檔案資源的完備性得到最大程度彰顯

首先，通過數據庫存儲技術能夠延長檔案信息資源的使用壽命，此種優勢是以往以紙質載體形式為主的檔案信息資源所難以比擬的優勢所在。傳統紙質檔案受載體形式的限制，慣常在保管、利用過程中會對檔案信息資源造成無法恢復的損耗，進而影響到公眾對檔案信息資源的利用訴求。

其次，通過計算機技術可以實現對檔案信息資源的最大化存儲，并且有效地規避因人為因素對檔案資源造成的不利損耗。傳統的紙質檔案則對存儲空間有較大的要求，并且易于受到各種人為因素所造成的不利影響。

（2）最大程度地提升檔案信息資源檢索與查詢效率

以往的檔案管理工作對人工操作要求相對較多，因此，使得檔案管理人員在工作中往往耗費大量時間用于檔案信息資源的檢索與查詢，并且直接導致了檔案管理工作的低效。借助現代信息技術的應用，能夠最大程度地改變前述問題，使得檔案信息資源的檢索與查詢工作效率得以顯著提升，進而有助于實現檔案服務水平的提升。

2.檔案管理工作遇到的挑戰

第一，現今相當一部分檔案管理人員未能意識到現代信息技術對檔案管理工作帶來的全方位沖擊，在工作理念方面依然保持一種因循守舊的態度。此種情況的出現同這部分檔案管理人員年齡偏大、受教育程度不高存在直接關聯。這部分人員通常將檔案管理信息化簡單地等同為硬件設備的更新，因此導致了檔案管理信息化建設進程受阻。

第二，一些檔案管理工作人員之所以對檔案管理信息化建設方面存在嚴重的投入不足，原因也在于其已經習慣了以往的工作模式，因而在工作中怠于進行改變。此種工作惰性也直接影響到檔案管理信息化建設的進程。

第三，部分檔案管理部門在信息化標準建設方面存在滯后性，此種情形使檔案管理信息化建設進程欠缺明確的標準化指引，因而使本部門的信息化建設進程較為遲緩，無法發揮應有的效用。

2 信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路

信息及數字化背景下，要創新檔案管理工作，需要進行硬件的統一配備，完善檔案管理信息微縮技術，并建立適應新時期檔案管理工作發展的制度。

1.進行硬件的統一配備

硬件是檔案管理工作的基礎保障，只有硬件設施足夠先進，檔案管理工作才能更加符合信息及數字化的要求。為此，應不斷加大投入，尤其是在人力、物力方面要不斷加大投入，進行硬件的統一配備，以強化檔案的配套設施建設。比如，為檔案建立專用庫房或陳列室，購置基本的辦公設備（如計算機、打印機、掃描儀、自動化裝訂機、防磁柜等），使檔案管理工作能夠順利開展。

2.完善檔案管理信息縮微技術

縮微技術從起源至今天已有一百多年的歷史，在19世紀便有縮微技術問世，它是保存信息、管理信息的重要手段。縮微技術與計算機存儲技術是兩種不同的技術，其介質不同，因此各具特色。隨著時代的發展，縮微技術不僅沒有沒落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在數字技術、互聯網技術、光盤存儲技術問世之后，縮微技術也遇到了更大的機遇。因此，當前的檔案管理工作應該結合計算機存儲技術與縮微技術，將二者有機結合，充分發揮縮微技術的優勢，彌補計算機存儲技術的不足，形成一個兼容并存，只有具有方便存取、保存、聯網、閱讀、檢索、利用和傳輸諸特點，才能實現一體化的檔案管理系統。

3.建立適應新時期檔案管理工作發展的制度

檔案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相應的檔案管理制度，才能在制度的指導與約束下順利開展檔案管理工作。因此，相關部門應該根據單位的具體情況和檔案管理的需求來制定出相應的規章制度，以便約束n案管理工作朝著科學化、信息化、規范化的方向發展，從而將檔案事業延伸、拓展到經濟發展規劃中來，推動事業單位的快速發展。當然，相關部門還可以將這一項內容融入到單位的績效考核中，強化工作人員加強信息化的檔案工作管理建設，便于建立完善的檔案管理制度，更有利于制度的實施。也只有這樣才能確保檔案工作在事業單位發揮其應有的作用和價值，從而為推動事業單位檔案工作信息化建設奠定基礎。

有了明確、科學、完善的檔案制度，檔案管理部門的人員便有依據可循，有制度可依，因此他們的使命感與責任感會得以大大調動，其在檔案管理的每一項工作中都會盡己所能，做好檔案的收集、存儲、管理、應用等工作。同時，建立嚴格的管理制度可以促使檔案工作的制度化、規范化，使得整個單位內部機制得到完善。如：在制度制定時候，可以結合單位的績效考核，將檔案信息化建設融入到職稱評定、表彰獎勵、責任追究等制度中去，充分挖掘單位人員的潛力，活化檔案工作，充分調動工作人員的積極性、創新性、主動性，提升檔案信息管理工作質量。新時期，信息化與數字化發展迅猛，這一情形下檔案管理工作面臨著許多的新變化，因此相應的制度便滯后于時代的發展，逐漸不適應時代要求。為此，相關部門應該及早建立適應新時期檔案管理工作發展的制度，真正使制度促進檔案管理工作的發展。

3 結語

隨著時代的發展變化，信息化的趨勢勢不可擋。社會任何一領域都被信息化與數字化改變著，發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作也不例外，面臨著諸多的機遇與挑戰。為此，相關的檔案管理部門應以社會信息化為依托，運用現代先進信息技術，不斷解放思想、與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源，進行硬件的統一配備，完善檔案管理信息微縮技術，并建立適應新時期檔案管理工作發展的制度，使檔案工作更好地服務于社會，從而推動檔案管理工作健康、順利地發展。

參考文獻

[1]李亞東.電子政務環境下文檔一體化管理探析[J].蘭臺世界，2007（02）.

[2]趙屹.檔案信息化建設過程中檔案管理工作的嬗變（下）[J].辦公自動化，2007（02）.

篇9

在信息技術快速發展的今天，人們越來越重視信息技術的運用。信息技術的應用給傳統的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統的管理工作比較，信息技術的應用顯然更具有很多優勢。

1.完整性

信息化技術因為便捷智能，所以能夠對文件和檔案統一進行管理。另外，因為信息技術具有很強的記憶性，所有檔案的修改都會存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統事業單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費的時間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應如今時代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數量，因為自動化的管理還減少了時間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時拿來在如今的網絡環境下運用。傳統的單位文書檔案管理工作因為管理有局限，所以當需要檔案資料運用時查找十分的不方便，從而不能實現資源共享。新時期檔案綜合管理系統很好地解決了這一問題，因為系統對所有檔案資料進行了整合，在查找相關檔案時也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題

1.對于信息化管理認識不足

在事業單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業單位對信息化的檔案管理工作認識不足。造成這個原因大多是因為管理者的管理理念過于陳舊，還依賴于傳統的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統的管理模式進行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對信息化管理工作認識不足，所以對信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發展進程。

2.管理人員信息素養比較低

雖然目前事業單位的文書檔案管理部門都配備了計算機等設備，但是因為管理人員信息素養比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因為很多管理人員受到了傳統觀念的影響，對信息設備了解不足，導致在使用設備時存在許多的問題。特別是在將紙質檔案資料轉換為電子文檔時，很多管理人員覺得比較困難，導致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因為電子文本資料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風險。同時，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業單位加強文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對社會和國家來說都是十分重要的，它是一個社會性和服務性比較強的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項，因此，如何在信息化背景下加強文書檔案管理工作是當前的重要問題。要想在信息化背景下加強文書檔案管理工作，需要從這幾點開始入手。

1.創新管理理念

事業單位文書檔案信息化管理工作，首先要創新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據時代的變化而進行的，因此，事業單位必須跟上時代的步伐，針對信息化管理創新管理理念。首先，應該對文書檔案管理進行正確的認識，此外，還應該深刻認識到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識到信息化管理對文書管理的重要性。其次，事業單位應該加大對文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎。

2.制定科學的管理制度

因為事業單位的自身性質，導致文書檔案管理工作方面與企業文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對這種情況，事業單位對文書檔案管理工作必須制定科學的管理制度。只有制定了科學的管理制度，管理人員在工作中才會規范地遵守制度，提高工作效率。此外，對文書檔案管理工作的安全性問題也應該引起重視，減少安全風險。

3.提高管理人員的綜合素質

篇10

檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經常化的專題學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。

三、實現檔案管理科學化分析

（一）檔案管理科學化工作是一項系統工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規，檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規，做到科學利用信息化手段，并實行集中統一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務，為中心工作提供服務。因此，應積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應做好充分準備，樹立科學發展意識，進行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當前形勢的不斷發展變化趨勢，重視研究國情、地區發展狀況與公司企業的現實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責任意識。應明確著力點，在抓好常態工作的基礎上，應有效的把握并調節階段工作的核心重點，提升檔案服務管理針對性以及綜合效率。

（三）加強基礎建設，提高管理水平。對于檔案管理科學化建設的路徑之一，信息技術已成為當前檔案管理不可缺少的技術基礎，在某種程度上，信息技術應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低具有重要且密切的聯系。因此，提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網站、信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容。

加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息、資料統一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查。做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學化水平。

（四）加強檔案的服務建設。檔案服務工作上，應積極的從以往封閉式形式發展轉變為開放型模式。當前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現為較強的全民性以及服務性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護合法權益而來到圖書館，主動應用網絡系統查詢想要的資料、文獻。為此，創建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統變成現代化檔案管理工作區別于傳統檔案工作的核心環節。新時期，檔案管理只有全面聯系社會實際，深入大眾，提供優質服務，方能拓寬發展空間，提升科學化水平。應積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應用。服務管理措施應進一步優化，便于大眾應用查閱。

（五）提高事業單位檔案管理人員業務素質。要建立事業單位檔案管理人員的業務培訓體系，使事業單位檔案管理人員全員接受業務培訓和繼續教育，也可以將檔案管理的相關專家和學者請到事業單位中來，通過理論講述、實際指導、經驗傳授等方式來切實提升事業單位檔案管理人員的業務素質。

（六）加快事業單位檔案管理的更新。要對事業單位傳統的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統類型的信息與資料進行深入加工，滿足事業單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數據庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入事業單位檔案數據庫，以達到對事業單位檔案庫的及時更新和整理。

四、注重電子檔案的發展

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

（一） 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

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1.會計檔案直接影響經濟工作

從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯

改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體

電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用，《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限，沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善

由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。 轉貼于

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

3.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

參考文獻

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隨著經濟社會的快速發展，計算機技術、互聯網技術日新月異，數字化、信息化手段突飛猛進。特別是近年來大數據、云計算的運用和飛速發展，互聯網+成為我國經濟社會進入新常態的新的發展引擎。互聯網技術、計算機技術的發展給傳統檔案管理工作帶來了巨大的機遇。

一、信息化為傳統檔案管理帶來的機遇

長久以來，提到檔案管理，往往使人聯想到檔案室、檔案櫥、檔案袋、文件夾，與數字技術、計算機技術不搭界。信息技術、計算機技術與網絡技術的迅猛發展，促進了檔案管理信息化，給傳統檔案管理帶來了嶄新的發展機遇。

所謂檔案管理信息化，通俗地講，就是在檔案管理的入檔、保存、查詢、利用等各個環節，運用現代的計算機、信息、網絡技術，實現方便、快捷、安全地處理、管理、開發利用的過程。與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理信息化具有占用空間小、對保存環境要求低、不易損毀、存儲方便、查詢快捷、易于復制、利于傳播、方便共享的優點，通過計算機、服務器就能存儲海量的文字、音頻、視頻等各種介質檔案，給傳統檔案管理帶來革命性的變革。

1.改進儲存保管方式，提高了檔案管理的安全性和保管期限。數字化、信息化的檔案管理是對傳統檔案儲存、保管方式的根本性變革，也是有效補充。它能避免傳統檔案保管受外界環境影響大的弊端，如受潮、蟲蛀、災害風險等，也能杜絕因檔案反復查詢、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患。原始檔案與數字檔案相結合，甚至根據保管時效、重要性等選擇只保存數字檔案，將大幅度節省檔案保管場館與經費，為檔案工作開創新局面。

2.方便查詢、復制，充分發揮檔案的信息功能。檔案是重要的信息資源，檔案的重要性不僅體現在通過提供佐證和相關資料，促進管理的規范化和決策的科學化，而且能為相關領域的調研分析、文獻研究提供研究對象和證據資料。尤其應該指出的是，隨著對檔案的開發利用，隨著檔案信息共享的提升，“死檔案”變成“活數據”，其重要性將獲得極大提高。檔案管理的信息化將極大地方便檔案的檢索查詢、復制引用，從而使檔案的信息功能得到充分發揮。

3.在線檢索、聯網共享將使檔案功能產生質的提升。孤立的檔案資料，經過信息化的處理手段，通過互聯網平臺，連接成線成網，實現聯網共享，將在大數據、云計算等背景與平臺下，產生一加一大于二的效果，使檔案工作和檔案功能產生質的飛躍，其重要性將隨著信息技術、計算機技術、互聯網技術的快速發展而逐步顯現。

二、地方院校檔案管理工作存在的主要問題

地方院校是我國高等教育的主體和主力軍，是服務區域經濟社會發展，為地方培養高素質人才的骨干力量。無論是學校數量，還是在校生規模，地方院校都占全國高等教育的絕大多數。但與全國重點高校相比，地方院校在辦學條件、經濟實力、政府支持力度等方面都不可同日而語，檔案管理工作基礎薄弱、投入不足、信息化程度低，難以適應信息化需求。

1.重視程度不夠。受辦學條件、資金實力等方面的限制，地方院校的檔案管理工作往往起點低，底子薄，得不到足夠的重視，不同程度地存在檔案館藏面積不足，設備陳舊，專業人員缺乏的問題，甚至部分學校的檔案管理僅限于人事檔案的保管和公文的保存，分布在各個職能部門，檔案管理的信息化無從談起。

2.投入不足。檔案管理的信息化需要一定的投入，需要經濟實力作為支撐。部分地方院校因為擴招和新校區建設，負債累累，有限的財力被優先用于保障教學、科研，作為小配角的檔案管理自然投入不足，限制了場館建設、信息化設備投入、人才引進和培養。

3.信息化程度亟待提高。首先是受管理體制及缺乏標準化的限制，檔案分散于各個職能部門，沒有實現校內聯網、共享；其次是檔案管理以傳統方式為主、原始檔案為主，多數未經過數字化處理，不適應檔案信息化管理要求；再次是即使經過數字化、信息化處理，往往不能實現在線查詢檢索，未與社會聯網，沒有實現共享，沒有充分發揮檔案的信息效能。另外，地方院校檔案管理工作中，不同程度地存在著管理體制不協調、標準規范相對滯后、管理人員素質不平衡的問題，不適應高校檔案管理信息化建設的需要。

三、加強地方院校檔案管理的重點和對策

加強地方院校檔案管理信息化，必須立足院校實際，根據本校的經濟實力和工作基礎，先易后難，突出重點，強化特色，逐步推進檔案管理信息化。

1.完善基礎設施建設，加強紙質檔案管理。首先從思想上重視檔案工作，提高對檔案信息價值的認識，逐步完善檔案場館等基礎設施建設，為檔案管理工作提供必要條件；其次要完善管理體制，加強檔案標準化建設，按統一標準，及時做好相關檔案的入檔、采集、保管，把分散在各部門、各院系的檔案集中管理；另外，考慮到我國的具體國情以及地方院校的實際情況，在很長時間內紙質檔案仍是檔案管理工作的主體，其特有的法律效力及原始憑證性質非電子檔案能夠替代，不能因為檔案管理的信息化趨勢而忽視紙質檔案的管理。

2.加大信息化投入，強化檔案的數字化和電子檔案的收集、歸檔。多渠道籌措資金，加大對檔案信息化工作的投入，配備必要的計算機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等設備，逐步開展紙質檔案的數字化加工和信息化處理，實現紙質文件、照片圖紙、音像資料的數字化存儲。同時，重視對電子檔案、電子文件的采集、歸檔工作，發揮電子方案方便檢索、存儲、復制、傳播的優勢，作為紙質檔案的有效補充。

3.逐步創造條件，實現檔案信息的共享。通過構建檔案管理信息系統，完善數據庫建設，利用局域網和互聯網平臺，實現校內查詢、檢索、共享。在保證信息安全的前提下，通過數據加密、訪問權限、安全通信等手段，實現檔案信息的網絡共享和在線利用，充分發揮檔案的信息功能。

4.突出院校特色，提高檔案信息對學校發展的貢獻度。無論是綜合性院校還是專業院校，雖然發展水平不同，辦學歷史有長短之分，但都對地方經濟社會發展做出了突出貢獻，也在辦學中形成了自己的特色，培育了自己的重點學科和培養方向。發揮本校優勢，突出自身特色，在條件有限的情況下重點做好有特色、本校特有檔案的管理工作，如重點學科、特色專業、歷史名人、校史沿革等檔案管理，能發揮檔案的獨特價值，為學校的發展提升服務。

參考文獻

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[ 2 ] 孫桂秀. 信息時代檔案管理面臨的挑戰及對策[ J ] . 科技信息,2007(35):481-482

[ 3 ] 郭鴻雁. 加快高校檔案管理信息化建設[ J ] . 商丘職業學院學報,2012,11(4):119-120

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（一）精細化管理的內涵。精細化管理是一種管理理念，一種管理文化，以“精、準、細、嚴”為基本原則。“精”是指做精，求精，追求最佳、最優。“準”是指準確、準時。“細”是指做細，具體是把工作做細，管理做細，流程管細。“嚴”是指執行，主要體現對管理制度和流程的執行與控制。精心是態度，精細是過程，精品是成績。

（二）精細化管理的基本特征就是重細節、重過程、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精、力爭最佳。

（三）精細化管理的方法。精細化管理是一種管理技術，是通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協調和持續運行。即把復雜的事情簡單化；把簡單的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

二、高校教學檔案精細化管理應該注意的問題