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目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：

首先，工程招投標檔案數量巨大、規格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現行的檔案管理規范中沒有對工程招投標文件的規格大小、保管期限等沒有明確的規定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標檔案管理規章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業軟件的單一性，無法滿足招投標文件數字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現在不少企業采用了專業檔案管理系統，但目前的檔案管理系統只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現對接，檔案的查閱利用，只能根據檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規范要求等方面，提出幾點改進建議：

1、明確招投標檔案管理分工協作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結束后，中標通知書發出一周內，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規定時間內沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現集中管理。

2、建立健全招投標檔案管理規章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規定。因此，細化各地現行的工程招投標檔案管理辦法，才能規范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯系，業務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執行標準和依據，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規范檔案材料。

3、規范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數量。再有，建設單位應統一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統一格式后發給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯系。

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根據《城建檔案業務管理規范》（CJJ/158-2011）的規定，城建檔案“是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖標、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮化建設水平的提升，城市建設管理的外延逐步擴大，內容也更加復雜，任務更加艱巨。總體來看，城建檔案管理主要包括城市建設規劃、城市建設工程檔案、城市建設勘測、城市建設管理等方面的內容，涉及到國土資源、工業、民用、電力、水利、交通、環境保護、園林綠化等不同層面的規劃、建設項目。城建檔案不僅為城市規劃、建設及管理提供了全面、切實的依據，還能夠為城鎮社會、經濟、文化的維護及保障提供重要的資料來源，并創造有利的條件。科學的城建檔案管理，能夠為城市建設及發展提供深入、詳實的材料，完備、準確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續發展奠定堅實的基礎。

2 城建檔案管理存在的問題及成因

2.1 城建檔案管理存在的問題

隨著城市建設事業的告訴發展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現在以下幾個方面。

一是城建檔案管理不規范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費，也難以充分發揮檔案管理資料的價值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對檔案資源處理的效率較低，如對一些不合格的材料沒有及時處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關要求規范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會造成檔案胡亂臨時補湊、隨意變更等現象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。

二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導致城建檔案管理工作很少為外界認知，城建檔案管理對社會的價值無法體現。

三是檔案管理工作水平較低，城市建設進程加快促進了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對檔案資料的種類、質量及相關設施等了解不足，導致為利用者服務的效率低下。檔案管理工作欠缺主動性，加上保密保護政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設水平。

2.2 造成城建檔案管理問題的成因

影響城建檔案管理質量的主要有以下幾個方面的原因。一是意識理念的落后，很多城市建設、施工及管理單位對城建檔案工作的認識不足，理念模糊，即使工作過程中運用城建檔案較多的單位，也缺乏科學的城建檔案搜集、歸類、報送意識，導致城建檔案管理中資料不齊、數據不準等問題層出不窮。二是對城建檔案管理工作的投入有限，包括對城市檔案建設的設施建設、人員的指導及培訓等工作，導致對城市檔案管理的激勵欠缺，嚴重影響了城市檔案管理的長遠、健康發展。二是對城市檔案管理建設缺乏科學、合理的標準，如對城市建設檔案的收錄、處理采取標準還不夠明確，導致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規范化發展。不僅如此，城市檔案管理內部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴重降低了城市檔案管理工作隊伍的質量。三是城市檔案管理工作的信息化建設水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數字化檔案的建設，促進了層級化的城建檔案管理網絡建設，然而由于城建檔案管理的基礎設施建設落后，城建檔案資料的分類不夠專業，加上對在城建檔案管理中軟件建設不到位，導致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實現有機結合，阻礙了城建檔案信息化建設的發展。

3 城建檔案管理的對策

3.1 深化城建檔案管理的認知

對城建檔案管理工作，要從長遠發展的角度出發，制定城建檔案管理中長期規劃，加強城建檔案現代化管理理念，將城建檔案管理與城市規劃、建設緊密結合起來，提升社會對城建檔案管理重要性的認知。同時，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實、高效的城建檔案管理體系奠定堅實的基礎。在知識經濟時代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會及經濟價值，為此，城建檔案管理應在科學的思想理念的指導下，明確自身職責，以科學、有效的方法促進城建檔案管理水平的提升。

3.2 完善城建檔案管理的制度

城建檔案管理工作內容繁重，任務艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩定開展。首先，應完善城建檔案管理工作的法律、法規等相關制度，確立城建檔案管理在城市建設中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據。其次，城建檔案管理工作的程序應合法、規范，對建設單位招投標過程中的相關文件，要嚴格按照相關標準、程序及要求，對文件資料進行搜集、審核、存儲及處理，以為城市建設及管理提供更加準確、全面的材料。最后，在城建檔案內部管理中，還應建立科學合理的人事、評價、監督、激勵等制度，以促進城市檔案管理人力資源價值實現最優化，并且明確不同層級部門、人員的職責，激發城建檔案管理的積極性與創造力。

3.3 強化城建檔案管理的信息化建設

信息化時代的來臨，人們對信息資源的需求更加強烈，在城建檔案管理工作中，應從以下幾個方面，強化城建檔案管理的信息化建設。一是積極整合社會資源，適當增加對城建檔案信息化建設的投入，如檔案管理信息化基礎設施、軟件等。通過搭建有效的平臺，促進城建檔案資源的時效性、準確性，提高城建檔案的利用率。二是營造良好的城建檔案信息化管理宣傳環境，利用網絡、電視、移動客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質及特點，并結合城建檔案的搜集、w檔等工作，實現城建檔案資源的信息化開發，為滿足城市建設對檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強對城建檔案管理人員的信息化素質培養，通過多種形似的指導及培訓，促進城市檔案管理人員改變服務理念，增強信息服務質量，為深化城建檔案管理與社會的聯系搭建更加穩固的橋梁。

4 結論

綜上所述，城建檔案管理工作涉及內容繁多，在知識經濟及信息化時代，城建檔案管理面臨嚴峻的挑戰，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設層面上的，為了更好地為現代城市規劃、建設及管理提供信息資源服務，城市檔案管理應在科學、先進的思想理念指導下，結合切實合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設水平，增強城建檔案管理人員素質。作為城市建設的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發展空間，從人員、物質、制度、信息化建設等方面逐步改進，既能夠使城建檔案管理與時展的要求結合地更加緊密，也能夠促進城市的建設及運行更加科學、全面、高效。

參考文獻

[1]CJJ/158-2011 城建檔案業務管理規范[S].北京：中國建筑工業出版社 2011

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為進一步做好城市地下管線工程檔案管理與服務，通過對1994年以來中國知網收錄的集成服務方面文章進行綜合分析，并對近些年一些理論文章進行研究，筆者認為我國集成服務研究存在著如下的問題：第一，對于集成服務的研究相對分散，雖然也取得了大量的研究成果，但是都是分散在各個領域，不很集中，也不夠系統。第二，對于集成服務的理論研究欠缺，目前的研究大多是具體的實踐經驗的總結，不能稱之為系統化的理論。第三，檔案集成服務問題的研究不足，尤其是城市地下管線工程檔案的集成服務，寥寥無幾。

2 集成服務模式的類型①

集成服務模式依據不同的標準可以劃分為多種不同的類型，依據集成服務系統建立的特征，城市建設文件、檔案信息集成服務可分為以下三種模式：①獨立式，是通過系統內業務環節或業務過程的集成而實現城市建設文件、檔案信息服務自動化的一種模式。在該模式下所進行的只是孤立的系統集成和孤立的系統服務。②整合式，是通過系統間建立集成的機制來保證產品質量實現城市建設文件、檔案信息服務網絡化的一種模式。通過對各種質量規范進行統籌考慮，從多種客戶需求、法律要求及質量要求出發來建立文件質量保證體系，保證文件質量標準及數據交換標準具有跨部門和跨系統兼容性的一種服務模式。這種模式下，文件及其信息的質量標準在文件生命全過程和工程項目全過程中得以連貫和一致，檔案信息質量最終得以保證。③嵌入式，是通過復雜的系統間的各項功能的集成來實現城市建設文件、檔案信息服務智能化的一種模式，也就是指依據城建文件、檔案信息集成管理與集成服務原理，將城市建設文件、檔案信息的各種業務管理活動、建設工程審批活動、及各專業單位的相關業務職能活動納入與工程建設基本程序和城市建設工程規劃及其管理過程，以保證管理過程經濟、高效；依據客戶關系管理理念全面考慮各類型檔案信息的用戶群需求，實現服務內容和服務方式的集約化、多元化、專業化和個性化的服務集成模式。這種模式中，城建文件檔案信息的服務實現了與城建專業系統服務的集成，城建文件檔案的價值得以最大實現。

3 城市地下管線工程檔案集成服務的涵義及其最佳實踐的特征

3.1 城市地下管理工程檔案集成服務的涵義 城市地下管線工程檔案集成服務即采用集成的思想和理念，保證城市地下管線工程檔案信息質量，實現城市地下管線工程檔案科學高效管理，從而達到用戶服務高度滿意的一種優化的服務理念和服務方式。

3.2 城市地下管理工程檔案集成服務最佳實踐的特征② 第一，城市地下管線工程管理流程集成（系統集成），即指以后現代檔案管理理念為指導，將地下管線檔案的各種管理系統、地下管線工程審批活動、各產權單位以及城建檔案行政部門所扮演的角色、地下管線工程以及檔案管理法規制度等納入地下管線工程業務流程，以保證地下管線管理過程經濟、高效。第二，城市地下管線工程檔案產品集成（信息集成），即指通過對各種質量規范如：文件管理規范、檔案管理規范、工程質量管理規范、信息分類規范、文件編目整理規范等都進行統籌考慮，真正從多方面保證信息數據的質量，使得各種載體形式的地下管線檔案信息都能確保其真實性、準確性、完整性、可靠性、安全性和可用性。第三，城市地下管線工程檔案服務集成（功能集成），即指依據客戶關系管理理念全面考慮地下管線信息的用戶群，實現服務內容和服務方式的集約化、多元化、專業化和個性化。和目前我國城市地下管線工程檔案管理存在的幾種模式相比，城市地下管線工程檔案集成服務模式視角更開闊，涵蓋范圍更廣，適用的對象更廣泛，是一種具有普遍指導意義的理念、方式和模式。

4 城市地下管線工程檔案集成服務的必要性、可行性及重要意義

4.1 必要性 城市地下管線工程建設是城市基本建設的重要組成部分，縱橫交織的城市地下管線與社會生產和人民生活密切相關，是現代城市的“生命線”。城市地下管線檔案必須實行集成服務，才能夠為社會提供高效和高質量的服務。首先，城市地下管線本身處于動態變化之中，只有進行全程管理和集成的文件質量服務控制，才能夠保障城市地下管線檔案信息的真實性、完整性、準確性和可用性。其次，數字化、信息化的社會需要城市地下管線工程檔案的集成服務。信息時代的到來，提出了集成信息、集約化服務等需求。最后，城市地下管線工程檔案如果不采用集成服務的理念，檔案服務系統將處于孤島狀況，服務將滯后于城市建設的需求，服務工作難以實現高效率和高效果，服務水平就不可能提高。

4.2 可行性 信息時代的到來為實現城市地下管線工程檔案集成服務提供了各種有利條件。首先，《檔案法》、《城市建設檔案管理規定》以及城市管線檔案管理辦法（規定）等法規制度的完善為實現城市地下管線工程檔案集成服務提供了保障。其次，現代信息技術和測繪技術的發展為實現城市地下管線工程檔案的集成服務提供了技術平臺。第一、信息技術尤其是計算機和通訊技術的發展，電子圖紙和其他電子數據的形成，大大方便了城市地下管線信息的傳輸、移交和提供利用。第二、GIS能夠將地下管線數據信息在系統中進行集成，為包括城市地下管線信息在內的綜合性地理信息的管理與服務提供了一個先進的技術平臺。第三、現代測繪技術的發展，使得地下管線的普查補測工作不再成為城市地下管線檔案收集工作的障礙。最后，社會主義市場經濟的發展，為城市地下管線工程檔案管理提供了更廣闊的發展空間。城市地下管線檔案作為一種重要的信息資源，必須與市場接軌，才能夠發揮自身的專業性優勢，創造更高的經濟效益和社會效益。

4.3 選擇城市地下管線工程檔案集成服務模式的意義

4.3.1 城市地下管線工程檔案集成服務的受益廣泛。城市地下管線工程檔案集成服務的受益是多方面的。城市建設行政管理部門、建設單位、施工單位、管線產權單位、城建檔案管理部門、城市規劃設計、測繪部門和政府以及社會公眾，都能夠從中受益。城市建設部門能夠發現體制上的弊端，理順工作中的各種關系，改革管理體制，做好管理工作；建設單位能夠在保護自己權益的前提下依據可靠的管線信息保證建設工程順利施工；各管線產權單位能夠在科學合理保管和使用本專業管線檔案的同時，加強與其他管線產權單位的聯系，共建管溝，科學利用地下空間，防止因管線歸屬不同，報批和施工各自為政，且重復建設，頻繁開挖，影響市民生活；城建檔案管理機構（城建檔案館）能夠對全市的地下管線檔案進行集中統一管理和提供利用；城市規劃設計與測繪部門可以利用已有的多種管線綜合信息為新的管線工程提供科學的數據和預測信息；對政府而言，城市地下管線工程檔案的集成服務是政府行政效率提高的一個重要表現；對公眾而言，其知情權得到了保護。

4.3.2 與傳統的管理模式相比，集成服務模式具有以下優點：第一，采用后現代主義思想和后現代檔案管理理念，把檔案的管理納入地下管線工程建設業務活動過程中，對業務流程進行全程控制，易于保證管線檔案信息的質量。第二，采用客戶關系管理理念，綜合考慮多種類型的客戶和多種形式的客戶需求，努力達到集約化、多元化和個性化的服務，易于提高用戶服務的滿意度。第三，采用集成的管理機制，更有利于城市地下管線工程檔案信息資源的積累、共享與交流，易于管線工程文件檔案信息管理與服務的整合與優化，有利于城市可持續發展。

注釋：

①該部分內容的撰寫參考了：華燦麗，“EDMS 與ERMS集成管理的國際化實踐經驗及其啟示”，《城市建設文件檔案信息集成管理與集成服務研究》（論文集），北京：中國建筑工業出版社，2004年11月，第124-132頁.

②本部分內容的撰寫參考了：安小米，“集成管理與集成服務：21世紀城市建設文件、檔案信息最優化管理的理論與實踐研究（節選）”，《城建檔案》，2003年第5期，第15-17頁。安小米，“城建文件、檔案信息集成管理與集成服務研究及其啟示”，《城市建設文件檔案信息集成管理與集成服務研究》（論文集），北京：中國建筑工業出版社，2004年11月，第87-101頁.

參考文獻：

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1對市政檔案管理的概況分析

(1)市政檔案管理是城市行政轄區內對城市建設進行的必要工作，它包括城市規劃檔案、市政工程竣工檔案、市政管理檔案、市政技術檔案等。在具體規劃、設計、施工、管理等施工環節中，會形成大量文字材料，包括圖紙、圖表、模型、音像資料等，這是城市建設中的重要依據和系統記錄。(2)市政檔案管理的綜合性體現。市政檔案管理的綜合性體現主要表現在城市建設的綜合性能和重要基礎設施上，例如：城市建設的規劃與管理、施工計劃與設計等，都需要與之相符的各個方面的市政建設資料作為依據。此外，市政檔案管理也有專業性的體現，例如：一項市政工程的檔案記錄，會有大量工程圖紙和設計方案等資料，這就需要在施工過程中協調所涉及的各個單位或部門的專業人員，因涉及多個專業、多個學科，因此在對市政檔案進行采集、處理加工時足以體現了其專業性。同時，滿足以上要求外，還要從時間的維度上進行考慮，因為市政工作檔案之所以能作為重要依據，不僅要在表面現狀上進行分析，還要有歷史參照作為后盾支持。因此，對市政檔案的管理與利用應當充分考慮其各個方面的綜合性能。

2市政檔案管理對市政建設的作用

(1)在城市建設中，科學合理的規劃有著不可替代的作用，無論是對老城區進行改造，還是針對城市建設做出的任何的改動，都離不開市政檔案這一重要的參考對象。例如：在市政設施養護時，必需根據該建設項目全部檔案資料，綜合制定出科學合理的可行性方案。根據各道路路況的地下管線及構筑物，必須查找原有準確的市政建設檔案，以作為相關項目工程設計及施工的重要依據。可以說，市政檔案管理是市政城市建設中的重要工作依據，它能科學地分析市政設施的基本現狀。(2)在城市建設中，市政檔案管理對市政工程建設質量具有重要作用。在《建設工程質量管理條例》中規定:“建設單位應按照條例規定要求建立健全項目檔案，工程竣工后將項目檔案移交給建設行政主管部門或其他相關部門的，應責令要求其履行自己的職責。”綜上所述可以看出，實施任何方面的工程建設，市政檔案必須合格，只有這樣，才能為市政城市建設提供可靠的質量保障。

3市政檔案管理工作的對策分析

3.1加強市政檔案管理工作監管力度。(1)建立市政檔案管理監督體制。市政檔案管理工作只有嚴格依照法律條例執行管理任務，才能保證市政檔案工作的制度化和常態化。因此，應認真貫徹及落實《城市建設檔案管理規定》，《科學技術檔案工作條例》、《關于加強管理城市基本建設檔案的意見》等相關規定，并著重培養市政建設工作者的法律意識，切實做好到有法可依，依章辦事，將一系列的法律性規章條例形成權威執行力的重要依據。(2)完善和健全市政檔案法律監督體系。落實《城市建設檔案管理規定》的基本法規于實際工作中，提高市政檔案的重要性認識，強化檔案管理機構的效能意識，并制定詳細執行細則。例如：在相關市政檔案形成、移交、存檔過程中存在的違法現象，應嚴格按照法律規定懲辦，以提高市政檔案管理的權威性。3.2保證市政檔案管理的規范化和標準化。在市政建設過程中，建立標準化的市政檔案是提高市政檔案管理水平的重要前提，也是促進城市可持續發展的重要條件。為了使市政檔案的作用得到最大限度地發揮，市政檔案管理人員在對檔案各個工作環節過程處理中應嚴格按照《建設工程文件檔案管理規范》的要求執行，確保市政檔案的管理更加標準化，為提高市政工程建設提供可靠的保障。3.2提高檔案管理工作人員的專業能力。在信息化背景下，檔案管理人員要轉變傳統工作模式，擁有多樣化的檔案工作操作技能，了解檔案學的基礎理論，并借助計算機、網絡等重要的平臺支持，提高工作效能。這就要求相關檔案管理工作者要不斷提高自身素養，適應現代化新時期的崗位需要，深入增強市政檔案的社會服務性。

4結語

市政檔案管理是城市建設中的重要組成因素。目前，在傳統的服務基礎上，檔案管理有了更廣闊、更便捷的平臺，這不但可以進行資源共享，還可以進行檔案管理相關的信息交流和業務指導，從而更加深入地進行檔案管理的編制、開發、管理以及利用的工作，真正將各種檔案管理技術轉化為生產力，加快榆林建成陜甘寧蒙晉最具影響力城市進程。

參考文獻：

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1.城市建設檔案管理信息化建設存在的突出問題

（1）缺乏組織領導。在信息化建設過程中，城市建設檔案管理部門是主體、是基礎。（2）傳統慣性制約。隨著檔案管理信息化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統檔案管理的方法有很大的區別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是城市建設檔案管理信息化建設的障礙。（3）檔案本質屬性影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。（4）缺乏統一標準和規范。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。（5）缺乏人才。城市建設檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而各級檔案管理部門現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。

2.城市建設檔案管理信息化建設的幾點建議

（1）要加強組織領導，增強決策落實力度。要成立主要領導掛帥的工作領導小組，積極推動城市建設檔案管理信息化建設，落實責任，明確任務。工作領導小組要勇于開拓、改革創新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設檔案管理信息化建設中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務。

（2）積極開展宣傳教育，轉變傳統觀念。要組織開展專題宣傳培訓教育活動，增強大家轉變傳統觀念的自覺性和積極性，強化創新教育，引導全體人員在城市建設檔案管理信息化建設上下功夫，協助檔案管理部門做好機制創新、技術創新、制度創新和管理創新等方面的工作，確保信息化建設的順利進行。

（3）建立和完善檔案數據庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。再次，提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。最后，分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規范的方法，等等。

(4)是建立檔案管理標準，逐步統一完善規范。標準化、規范化是檔案信息化建設的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，為檔案管理信息化提供法律依據。

(5)加快城市建設檔案信息網絡化建設

自建設部《全國城市建設檔案信息化建設規劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設檔案網站不斷興建和完善，社會各界從網絡上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應繼續加快城市建設檔案信息網絡化建設。城市建設檔案信息化建設要納入政府電子政務建設的整體框架內與電子政務同步建設，逐步實現公文管理和城市建設檔案管理的規范化與一體化。要利用電子政務平臺，積極開展城市建設檔案信息網上查詢服務，全面提高城市建設檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足社會各界對城市建設檔案利用的需求。第一，要按照建設規劃要求及政府電子政務建設的總格局，促進將城市建設檔案信息化建設與政府電子政務建設同步協調發展。第二，要繼續加大經費投入，加強城市建設檔案館信息化基礎設施建設，` 構建城市建設檔案網絡平臺。第三，繼續建設和完善城市建設檔案信息網絡，以社會需求為導向，及時把整合加工后的城市建設檔案信息在網上，實現檔案信息資源的社會共享，推動城市建設檔案信息網絡建設穩步發展。

(6)是加強人才隊伍建設，儲備后續發展力量。要選拔那些具有扎實專業知識功底、較好的學術造詣、表現出發展潛力的人才，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經確定并不斷成長起來的人才，要加強培養力度，不斷提高從業人員素質。要根據城市建設檔案管理信息化建設的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業技術特長和熟知檔案管理工作人才，創造良好的留人環境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。

3.結束語

總之，為了更好地實現信息管理和服務功能，滿足城市建設發展的需要，我們必須加快城市建設檔案管理信息化建設的步伐，促進城市建設檔案現代化的早日實現。

參考文獻：

篇6

一、城建檔案管理信息化建設現狀分析

1、傳統慣性制約。隨著檔案管理信息化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統檔案管理的方法有很大的區別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是城市建設檔案管理信息化建設的障礙。

2、檔案本質屬性影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

3、缺乏統一標準和規范。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。

4、缺乏組織領導。在信息化建設過程中，城市建設檔案管理部門是主體、是基礎。

5、缺乏人才。城市建設檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而各級檔案管理部門現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。

二、城市建設檔案管理信息化建設的對策

1、建立檔案管理標準，逐步統一完善規范。標準化、規范化是檔案信息化建設的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，為檔案管理信息化提供法律依據。

2、建立和完善檔案數據庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。再次，提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。最后，分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規范的方法，等等。

3、加快城市建設檔案信息網絡化建設

自建設部《全國城市建設檔案信息化建設規劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設檔案網站不斷興建和完善，社會各界從網絡上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應繼續加快城市建設檔案信息網絡化建設。城市建設檔案信息化建設要納入政府電子政務建設的整體框架內與電子政務同步建設，逐步實現公文管理和城市建設檔案管理的規范化與一體化。要利用電子政務平臺，積極開展城市建設檔案信息網上查詢服務，全面提高城市建設檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足社會各界對城市建設檔案利用的需求。第一，要按照建設規劃要求及政府電子政務建設的總格局，促進將城市建設檔案信息化建設與政府電子政務建設同步協調發展。第二，要繼續加大經費投入，加強城市建設檔案館信息化基礎設施建設，` 構建城市建設檔案網絡平臺。第三，繼續建設和完善城市建設檔案信息網絡，以社會需求為導向，及時把整合加工后的城市建設檔案信息在網上，實現檔案信息資源的社會共享，推動城市建設檔案信息網絡建設穩步發展。

4、要加強組織領導，增強決策落實力度。要成立主要領導掛帥的工作領導小組，積極推動城市建設檔案管理信息化建設，落實責任，明確任務。工作領導小組要勇于開拓、改革創新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設檔案管理信息化建設中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務。

5、是加強人才隊伍建設，儲備后續發展力量。要選拔那些具有扎實專業知識功底、較好的學術造詣、表現出發展潛力的人才，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經確定并不斷成長起來的人才，要加強培養力度，不斷提高從業人員素質。要根據城市建設檔案管理信息化建設的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業技術特長和熟知檔案管理工作人才，創造良好的留人環境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。

6、積極開展宣傳教育，轉變傳統觀念。要組織開展專題宣傳培訓教育活動，增強大家轉變傳統觀念的自覺性和積極性，強化創新教育，引導全體人員在城市建設檔案管理信息化建設上下功夫，協助檔案管理部門做好機制創新、技術創新、制度創新和管理創新等方面的工作，確保信息化建設的順利進行。

參考文獻：

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表1 華東地區10個城市城建檔案管理現行法規規章及其生效時間[2] ～ [13]

調查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關法規和規章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應經濟、社會發展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區10個城市相繼出臺了新的地方性法規和規章用于規范和指導本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規范性法文件對原有規定進行更新，2011年又出臺新的規章對2004年的規定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規章之一，在體現地域特色和時間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統計數據顯示，各地城建檔案管理立法規模不一，法規規章頒布與修改時間差異較大，非發達城市和內陸城市立法步伐更快，這與各個城市經濟、社會的發展水平和城市規模并非完全一致，它更多體現的是區域差異，尤其是當地政府、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設檔案管理辦法》和《合肥市城市建設檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》，進一步提高了規章的可操作性。

1.3 立法技術分析

1.3.1 整體架構分析。華東地區10個城市的12部城建檔案管理法規和規章，其整體框架主要有兩種：分章節論述和按條款列舉。其中，7部為分章節論述，5部為按條款列舉。分章節進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責任等模塊。可見，各個城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責任等幾個方面。

1.3.2 立法目的、立法依據分析。12部地方性法規和規章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據，制定市級城建檔案管理法規和規章，踐行了統一領導、分級管理的原則，體現了一定的地方特色。

1.3.3 立法內容分析。（1） 共性。第一，各市法規和規章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應地區市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規劃或建設行政主管部門，業務上受同級檔案行政管理部門指導。第三，對建設工程的竣工圖都有極為嚴格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據相關規定由相應部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區域內形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區域內城市建設檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔。《南京市城市建設檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設單位各保存一套”，該規定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設檔案管理辦法》第七條規定“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現信息化管理”，第三十二條規定“城建檔案館應定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的城建檔案”，體現出文件制定者先進的服務思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網絡。《合肥市城市建設檔案管理辦法》第四條規定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎的城建檔案管理網絡”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據相關規定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發生。特色之四，城建檔案業務工作與行政管理活動緊密結合。《徐州市城市建設檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規定檔案業務機構隸屬于規劃（建設）行政主管部門，詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設竣工檔案等內容。

2 對城建檔案管理法規和規章中存在問題的分析

2.1 罰款數額差異大，裁量階次少。有些法規和規章對于法律責任和獎懲的內容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規定1萬至10萬元，有的規定2000元，還有的規定執法部門可以采取自主裁量。法規和規章確定的罰款數額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權限的授予，無疑增加了執法的隨意性，當國有單位、國有組織和國有企業以及黨政機關出現問題時，懲罰措施往往不易落到實處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設發展的步伐。具體體現在：一是地方性法規規章多，全國統一的法規規章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規和規章的規范力度變得越來越弱。二是地方性規章多，由人大通過的地方性法規少。從選樣調查的對象看，地方性法規有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規和規章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現行法規規章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協調機制，影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設工程項目應當同時報送紙質和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T20328―2001）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規和規章對此均無相關的規定和要求。

2.4 法規和規章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規和規章，普遍存在結構相似、內容相近甚至雷同的現象，未能突出體現各個城市的地方特色。縱觀華東地區10個城市，有的以交通建設為主，有的以歷史建筑出名，各地產業結構各不相同，城市建設規模不一，經濟、社會發展水平具有一定的差別，立法內容至少應當在部分條款中用于展示自己獨特的風貌和建設實際。

3 完善城建檔案管理法規和規章的建議

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1．1世界經濟一體化下與國際慣例接軌的要求

世界經濟一體化的形勢在不斷的變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求：①要求我們的檔案管理工作要更加規范，要盡可能縮短與世界發達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求；②要求檔案管理要發揮為社會經濟發展提供支撐和依據作用，隨時為城市規劃與建設、招商引資等提供“全、新、準”的信息。

1．2我國加快現代化與城市化進程的形勢

對于城鎮特別是大城市來說，加快現代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發展。老城由于空間有限，進步更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。

1．3我國加快法制建設和公民法律意識加強的形勢

隨著我國市場經濟體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進一步加強。特別是與城建檔案管理相關的《中華人民共和國城鄉規劃法》和《中華人民共和國物權法》的出臺，城建檔案所具有的與規劃、房產等相關的法律性依據特征，往往成為解決法律糾紛的重要依據，這就對檔案信息的準確性、時效性、全面性等方面提出了更高的要求。

2城建檔案管理的特點

2．1復雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及了城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。

2．2動態性

城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的城建信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息，發揮檔案信息的時效性作用。

2．3準確性

大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。

3 以創新的服務手段逐步實現城建檔案管理現代化

3．1 以創新的工作管理模式逐步實現現代化管理

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，也是一個政黨永葆生機的源泉。當前，我國經濟迅猛發展，改革開放深入進行，城市化步伐加快，城市建設日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統的檔案觀念和老的做法已經難以適應新的形勢。所以，如何創新性的開展城建檔案工作，逐步實現工作的現代化是我們城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現代化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案數字化收集、存儲、轉送等轉變，以信息化形式為社會提供服務。因此，只有創新工作管理模式才能逐步實現現代化管理。

（1）檔案載體不斷發展導致管理載體方式的創新。檔案載體是檔案信息存儲的介質，它與社會發展階段相適應，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發展到現在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術載體。尤其是隨著計算機技術應用的不斷深入，計算機系統所需的信息載體越來越成為現代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術和利用手段，這些都是傳統檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化．也需要采用先進的技術手段進行搶救。檔案載體的現代化必然導致檔案管理現代化。

（2）現代化城市建設發展是實現創新管理的主體。城建檔案是城市規劃、建設和管理工作的真實記錄，是城市建設發展的重要依據和城市管理科學化的窗口。與一般檔案中目比，城建檔案有其獨特性、真實性、廣泛性、系統性和依據性。隨著我國城建開發事業的蒸蒸日上，城建檔案數量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經不適應現代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現代化技術手段過渡，由實體化管理向信息化管理發展。

3．2以創新的服務理念逐步實現管理現代化

為經濟建設服務、為城市建設服務是我們城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。所以，城建檔案工作必須關注社會變化、跟蹤經濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應經濟建設、城市建設和社會各項事業的潛在需求，注重服務觀念、方式、手段的不斷創新，實現傳統型服務向新型服務的轉變，實現城建檔案事業的可持續發展。

服務觀念上實現創新。在服務觀念上，要變被動服務為主動服務，要破除“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念。破除舊觀念、樹立新觀念，必須根據社會的需求對檔案的文件材料進行認真地分析，開展主動上作，把城建檔案由“死”變“活”。

服務方式上實現創新。服務方式的創新是服務工作創新的具體體現。社會愈發展．社會需求愈呈現多元化、個性化，信息的接收也多樣化，要求服務方式社會化、多元化、高效化。城建檔案服務也不例外。①利用互聯網技術建立本單位的信息網站，將有關城建檔案的文件材料、現行文件等向社會開放。②積極主動地參與本單位有關城建方面的各項活動，提供主動服務。③開展多種形式的編研工作，及時將城建方面的信息進行整理、加工，提供給公眾和領導，使公眾了解城市規劃與建設，使領導決策有科學的依據。

服務手段上實現創新。服務手段的創新是城建檔案工作創新的載體。傳統的手工操作已經落后．已經跟不上時代的步伐。現在全國正掀起信息化的浪潮，各地正積極建設“數字城市”，城建檔案是城市建設不可分割的一部分．應該抓住機遇先行實現檔案管理的數字化建設。

3．3在創新工作中隨時發現和關注現代化建設中出現的問題

信息化發展參差不齊。目前，我國各地城建檔案信息化水平發展參差不齊，經濟發達地區和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規范，而中小城市由于經濟發展水平和業務發展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規范，有些就遠遠不夠。因此，制定全國統一的、科學的檔案管理規范和技術規則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網絡化的需要，也是我國城建檔案管理事業的需要。檔案管理模式的規范化，便于以計算機為核心的信息技術在城建檔案管理中的應用，沒有規范化的模式就沒有檔案管理的現代化。只有實現檔案管理現代化，提高檔案管理的質量和效率，才能更好地為城市建設和經濟發展服務。

不斷加強檔案人員隊伍建設。實現城建檔案管理現代化離不開高素質、多元化的復合型檔案管理人才。城建檔案的內涵十分廣泛，涉及城市規劃、城市勘測、城市建設、土地管理、建筑管理等多個專業部門的檔案．具有涉及面廣、環節眾多、內容復雜、綜合性和整理性強等特點。因此．城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業知識，同時又要熟練掌握計算機系統管理、計算機數據庫、硬件管理、程序管理和信息系統管理技術等現代化管理技術手段，以適應信息化建設時代的發展要求，最大程度地發揮好城建檔案作用。

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隨著城市建設的不斷發展，在城市的規劃、建設和管理過程中產生了大量的城建檔案，百姓對城建的檔案的認識也隨著經濟社會的不斷發展而愈發深入，城建檔案的價值作用也日益凸顯。加快新型城鎮化建設新形勢下，應積極探索新形勢城建檔案管理工作的出路。

一、城建檔案管理存在的問題

1、業務管理不夠規范

城建檔案的工作環節主要表現在收集、整理、鑒定、保管、開發、利用等方面，但在實際操作過程中，由于受經費和人為因素的制約，普遍反映在管理制度不健全、庫房建設不標準、業務建設不規范、檔案保護措施不利、服務對象狹隘等諸多問題上。這些不同程度地影響了城建檔案工作向主

動服務轉變及實現城建檔案數字化的進程，阻礙了城建檔案工作向現代化信息化發展的速度，也不符合社會經濟和城市建設的要求。

2、法規制度不健全

檔案管理法制建設不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執法細則有待進一步完善，檔案管理法制建設不健全制約著城建檔案事業的發展。《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》和《城市地下管線檔案管理辦法》等規劃建設專業法規的相繼頒布實施，從法律法規條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務地域和范圍，如：城市、鄉村都納入了城建檔案的業務范疇，隨著新型城鎮化進程的加快，相應的城鄉建設檔案管理工作實施細則尚無進一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識較低，使得城建檔案的行政執法工作比較被動，也造成了城建檔案管理法制建設的不健全。

3、信息化工作滯后

在城建檔案管理的過程中，信息化建設的現狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現在三個方面，一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中，由于管理人員的信息化意識不足，在城建檔案管理實際工作中沒有發揮信息化的優勢，仍然停留在傳統的城建檔案管理的階段，不利于現代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件軟件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統開發過于緩慢。以上情況的也制約了城建檔案與城市建設的同步協調發展。[1]

二、加強城建檔案管理的對策

1、注重對城建檔案的宣傳教育

加強城建檔案工作管理，首先必須提高人們的檔案社會意識，消除重建設輕檔案，重使用輕管理思想。城建檔案管理工作從無到有，從單一到全面，從簡單到復雜，經歷了相應的發展過程，在大多數人都對城建檔案工作有所認識的今天，仍然有部分人對城建檔案缺乏全面的認識和了解，這就需要我們加大城建檔案管理和利用的宣傳、教育工作，用城建的有效利用事實去說話，作為一名基層城建檔案工作者，我們必須清楚的看到檔案社會意識薄弱會出現建設管理工作與建設檔案利益相脫節，規劃資料不歸檔，建設施工不查檔，建設完畢不建檔，城建管理不用檔等現象，以上都是只顧眼前利益，不顧長遠利益的集中反映，都不利于城建檔案的管理和今后的發展，城建檔案館要在抓好對社會宣傳教育的同時，組織作好對建設系統內規劃、市政、建管、園林、村鎮、人防等專業管理單位及城建檔案基層管理人員的培訓教育，形成城建檔案管理網絡，讓全社會都了解、支持城建檔案工作，這也能充分提高城建檔案館的社會地位和知名度，利于城建檔案管理工作的持續發展。

2、建立健全管理機構和制度

城建檔案是城市建設活動的真實歷史記錄，是在城市規劃、建設及其管理相關活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、照片、影片、錄像等不同載體

和形式的真實歷史記錄。隨著新型城鎮化化進程的加快和城市化水平的提高，城建檔案作為城鄉建設的重要檔案的永久保管基地和信息中心，在城鄉建設活動中起到了不可替代的重要作用。城建檔案管理機構的建立和管理體制的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障。我們萊州市作為縣級市城建檔案館成立于1989年，城建檔案管理工作開展較早，隸屬萊州市住房和規劃建設管理局，經費、人員、設備配備比較齊全，法規制度建立健全，城建檔案管理包括接收、整理、著錄、利用等業務基礎工作到建設竣工檔案及竣工圖、地下管線綜合系統圖的審驗、近幾年全面執行國家和行業標準《城建檔案業務管理規范》CJJ/T158-2011、《城建檔案著錄規范》GB/T50323-2001、《建設工程文件整理歸檔規范》GB/T50328-2001、《城市地下管線探測技術規程》CJJ61-2003等，城建檔案各項業務工作逐步完善和加強，城建檔案館加掛了城市建設信息中心、城建檔案管理辦公室兩塊牌子，城建檔案體制實現管理服務三位一體，同時健全各項業務和內部管理制度，城建檔案管理與服務工作齊頭并進。[5]

3、加強城建檔案的信息化建設

信息化和新型城鎮化要求我們不斷創新城建檔案管理模式，加強城建檔案數字化工作，實現城建信息現代化管理是我們的工作目標。各級各地城建檔案館都應將城建檔案信息化建

設作為當前和今后一個時期城建檔案事業發展的戰略任務。近年來，各地市城建檔案管理機構根據建設部關于城建檔案信息化和數字化建設的要求和城市建設的快速發展不斷加大投入，在作好各項業務工作的基礎上，加強計算機軟硬件的配備，不少地方已經進行計算機連結上網，實現城建檔案信息快速傳輸檢索和利用。城建檔案信息化建設是今后城建檔案工作的發展方向，要求我們基層城建檔案工作者根據本地城市建設發展的實際和城建檔案管理現狀，做好適合本地情況的計算機軟件的選用和設計，逐步摸索城建檔案數字化管理的模式，具體作好綜合數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能的維護和運行，現階段作為我們縣級市在運行初期主要任務是作好城建檔案信息管理系統的構建，建立規劃、建筑、管線、市政基礎設施等各專業數據庫，作好基礎數字化工作，為今后信息化工作的深入開展打下堅實的基礎。為了應對城建檔案信息多元化的挑戰，需優化傳統的服務方式。我們要根據社會各界和城市建設的需要，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出專題信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優勢，用專業主題片、照片接片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同與以往有聲有色的主動服務。[2][3][4]

三、結束語

綜上所述，隨著社會的不斷發展，城建檔案提供利用已呈現出社會化、多元化、全面化、法制化、科學化、現代化的發展趨勢。為適應城市建設發展的需要，城建檔案管理部門必須強化城市建設檔案管理工作，保證檔案的完整、準確和規范，為城市的規劃、建設和管理及和諧社會建設發揮更大的作用。在未來的發展中，管理城建檔案會成為國家工作的一個重要環節，百姓對于城建檔案的管理也會逐步重視，相信在將來的發展中，管理城建檔案一定會朝著積極的方向發展，將難點全部解決。

參考文獻：

[1]高明波.現代化城建檔案管理特點及實現途徑[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2011（04）

[2]于靜.以科學發展觀指導城建檔案管理工作[J].城建檔案.2011（02）

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1．1城建檔案信息化建設的現狀

(1)有些城建檔案管理部門或領導對城建檔案信息化工作認識不足，不能與時俱進的認識信息化建設的重要性和迫切性，不能將日常工作與信息化建設有機結合。

(2)受資金的制約，硬件設備投入不足。城建檔案信息化建設需要配置相應的計算機、存儲、掃描儀、打印機、復印機等設備；開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等部需要大量的資金投入。

(3)城建檔案信息化建設需要的管理系統軟件不夠完善，系統維護，特別是系統運行中的管理、完善和升級的技術能力還較缺乏。

(4)信息化建設相關技術人才缺乏。既懂城建檔案業務知識又懂信息專業知識的復合型人才缺少，城建檔案信息管理系統建設中，軟件部分絕大多數城建檔案管理部門是聯合研發也說明了這一問題。

(5)建設任務量大，建設時間長。人工將館藏的大量繁多紙質檔案、音像、照片等轉換成電子文件需要較長的時間。

1．2 對城建檔案信息化建設現狀的原因分析

隨著信息化的浪潮席卷全球，也影響到我國社會的各個方面，城建檔案事業也面臨著這一沖擊。從當前城建檔案現狀看，在城建檔案信息化進程中總體態度是積極的，但在一定程度上存在著急于求成、對困難估計不足的傾向，其表現大體有：

(1)對檔案信息化建設認識不足，片面追求數字化。對城建檔案信息化建設必須有一個正確的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。

①目前城建檔案信息化尚無這一指標體系、標準，城建檔案部門在實施過程中應結合自己的各方面情況，經充分論證后進一步制定出具體的目標及實現目標的步驟與方法等。某些單位在目前缺乏實施細則、指標體系和基礎工作準備不足的情況下出現了過熱地追求城建檔案工作的“信息化”。

②有些單位甚至片面地認為館藏數字化加信息上網就是信息化，這樣做即便把所有的館藏都進行了數字化處理也很難達到信息化的目的。從實際情況看不少單位數據庫建設質量不高，例如著錄標引深度不規范、信息檢索途徑單一、信息資源分散、信息化建設各自為政等，離信息化管理的要求尚有很大距離。城建檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，它涉及計算機硬件、網絡、信息輸出、獲取、處理、信息安全以及微電子等多個技術問題，需要人才、資金，在運行模式上也需要探索一條符合城建檔案工作實際情況的路子。

(2)不講究城建檔案信息化的投入產出。信息化的關鍵不僅僅在檔案信息數字化上，要使檔案信息能信息化地“用”與信息化地“管”，因此應十分注意投入效果。城建檔案管理部門用于信息化的資金有限，若浪費實在可惜。

①從目前情況看，不少單位倉促上馬，沒有一個一體化的完整構想，其結果是達不到信息化要求的，有的即便眼前似乎較原先進了一大步，過不了多久就呈現出滯后現象，這些實際上就是浪費。

②城建檔案數字化的數據建設中過于追求速度，注重實效不夠。

(3)缺少既懂城建檔案專業知識又懂信息專業的復合型人才。城建檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住。

筆者以為，在整個社會快速信息化的背景下，城建檔案部門力求在信息化建設上與社會同步發展的愿望是正確的，但是目標必須準確，階段性目標更應切合實際。同時還要注意處理好速度與效果的關系，在追求速度中要注意信息加工質量，例如數字化城建檔案與電子文件的著錄標引是否規范、能否滿足網絡條件下對信息的檢索與利用、管理軟件數據結構與功能結構的標準程度等。實現城建檔案信息化，沒有一定數字化城建檔案資源是不行的，但只追求數量而沒有質量也是不行的，城建檔案信息化不等于城建檔案數字化。

從宏觀上看，還應注意到城建檔案信息化建設的發展很不平衡，條件較好的地區與系統、規格較高的單位具有技術、資金、人力等優勢，城建檔案信息化建設搞得熱火朝天，而經濟相對落后的地區，既無充足的資金，又無能從事檔案信息化建設的技術人才，要搞信息化建設困難重重。瀏覽我國的城建檔案網站就能明顯地感覺到這種差距的存在。

2 當前城建檔案信息化建設的重點

當前城建檔案信息化建設要堅持“統籌規劃，國家主導；統一標準，聯合建設；互聯互通，資源共享”的指導方針，立足現實，著眼未來，服務社會需求。以信息化提高創新能力，促進我國城建檔案工作的可持續發展。重點做好以下幾方面工作：

(1)把城市建設檔案信息化建設納入城市建設事業的信息化建設和電子政務建設的總格局中。實現城建檔案信息化與本省、市信息化建設工作同步、協調發展。

(2)城建檔案信息化是城市經濟發展、科技進步和社會需求等諸多因素共同推動的結果，是一個長期的發展過程。城建檔案信息化建設工作要與本省、市的經濟發展相適應，因地制宜，避免不切實際地追求過高的目標。

(3)以為城市建設事業發展和人民群眾提供有效的城建檔案信息服務為宗旨，以數字化城建檔案館建設為方向，以城建檔案網絡化建設為基礎，以信息資源建設為核心，以信息化人才隊伍為保障。

(4)以信息網絡為綦礎，以數據庫的建設為重點，逐步實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化。充分重視應用軟件開發和信息技術的推廣應用，推動城建檔案信息化建設工作健康、持續、快速發展。

(5)將在城建檔案管理部門建設數據備份基地作為安全和永久保存國家城建檔案信息資源的手段，并與各地城建檔案主管部門電子政務數據庫管理服務中心相配套。城建檔案管理部門還要組織開展城建檔案異地數據備份工作。

(6)堅持發展城建檔案專業特色，堅持有限目標，突出重點，有所為有所不為，重點突破和解決制約城建檔案信息發展的“瓶頸”；突出專業化服務，增強創新能力和核心競爭力，綜合開發城建檔案專業信息資源，提高資源使用效率，實現城建檔案信息資源共享。

(7)統籌規劃，合理布局，分步實施。處理好信息化建設中宏觀與微觀、速度與效益、市場導向與政府管制、開放與安全相互促進、協調發展的關系。

(8)加快推進城建檔案信息化標準與制度建設。

①建設和完善城建檔案信息化標準規范體系。研究制定電子文件歸檔、檔案信息采集和整理、檔案信息安全管理、城建檔案網站建設與管理、數字城建檔案館建設規范等城建檔案信息化標準規范，推動城建檔案信息化建設有序開展。

②研究電子文件與電子檔案管理的規范。制訂出臺《建設電子文件與電子檔案管理規范細則》和《建設檔案電子文件報送接收標準》，加快建立健全電子文件與電子檔案規范標準實施的機制。

③為加快城建檔案信息化建設標準與制度建設，我們應注意：a．要吸收圍內相關行業的成果，例如圖書、情報部門與政府部門有關信息標準。b．要借用社會的技術力量。c．要研究、借用國外檔案信息化的經驗。從諸如城建檔案工作體制、機構、法規、科學技術情況、信息化程度、利用情況等方面列出指標，進行對比，并找出差距，從而制定出城建檔案工作現代化、信息化、網絡化指標體系和實現檔案工作現代化、信息化、網絡化的時間表，以及城建檔案數字化的統一技術標準，真正實現城建檔案信息化。

3加快城建檔案數字化進程是當前城建檔案信息建設的必由之路

(1)認真貫徹落實《建設工程文件歸檔整理規范》GB／T50328―2001、《城市建設檔案著錄規范》GB/T50323―2001、《建設電子文件歸檔與電子檔案管理規范》CJJ/T117―1007等標準規范，推廣應用符合城建檔案工作業務規范、要求和檔案信息化建設規范標準的城建檔案管理軟件，為城建檔案信息交換、實現城建檔案信息資源共享創造條件。

(2)積極推進館藏城建檔案數字化建設進程。檔案的數字化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作。逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。

(3)積極開展建設電子文件與電子城建檔案管理。按照《建設電子文件歸檔與電子檔案管理規范》CJJ／T117―1007的要求，積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術方法研究，研究制定電子城建檔案管理辦法，從源頭解決館藏檔案數字化。

城建檔案管理部門還應對建設電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的監督和指導，保證電子檔案的質量。選擇有條件的城建檔案管理部門和建設單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，逐步實現電子檔案離線移交以及網絡環境下的遠程接收。

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城建檔案包括城市規劃、建設和管理過程中產生的所有檔案，具有涉及領域廣泛、檔案類型多、產生周期長、專業性和成套性相輔相成等特點。檔案信息資源整合是對現有檔案信息資源進行重組，從而形成具有針對的檔案信息流，實現信息高度共享的一種服務模式。在現階段的城建檔案信息資源整合過程中，存在城建檔案集中管理與分散管理并存、不同規模城市的城建檔案管理結構不一以及城建檔案管理工作設計單位眾多等現狀，城建檔案管理人員應結合實際，合理整合城建檔案信息資源，從而發揮城建檔案對國家城市化建設的最大價值。

2、當前城建檔案信息資源整合的主要方式

現階段，我國城建檔案信息資源的整合，逐步打破了原有的各級檔案管理部門之間的隔閡，實現了各級檔案管理部門之間的信息資源整合。當前我國城建檔案信息資源整合主要包括檔案部門之間的整合、通過網絡提供檔案信息資源共享服務以及技術標準支撐三種主要方式。目前我國已出臺的《城建檔案著錄規范》、《檔案著錄規則》以及《建設工程文件歸檔管理規范》等標準性文件，將檔案信息的數字化著錄引向標準化和規范化，有效實現了數字化信息內容不同系統之間的可讀性。

二、城建檔案整合存在的問題

1、管理部門之間權責不清

首先，由于我國城建檔案管理體系所涉及的單位眾多，加上各單位之間職能和權限劃分不明確，極易引發各級部門之間檔案管理權限方面的矛盾。其次，城建檔案產生于城市建設的各個領域，并由不同單位對其進行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同單位職工素質、檔案保存條件和執行監督能力均存在較大差異，因此極易造成城建檔案的缺失和損毀，破壞城建檔案資源的成套性。

2、缺乏社會導向，檔案信息資源利用率低

我國城建檔案工作在資源整合的過程中，涉及各類企事業單位。部分城市規劃檔案、建設施工檔案、設計檔案和管理檔案都分別保管于不同單位，由于其內容雜、距離遠、公開程度不同和保管方式不一等原因，導致城建檔案缺乏社會導向，檔案信息資源交流閉塞，城建檔案信息資源不能完全被社會共享，造成城市建設過程中大量的人力、物力浪費，檔案信息資源的利用率極低。

3、法律法規的執行力和監督力不強

近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會各級部門的重視，與此同時，我國的城建檔案管理法規也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設檔案管理規定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對城建檔案管理的各個環節做了不同程度的規定。盡管如此，但是針對法律法規而產生的城建檔案管理的執行力和監督力卻不強，從而導致城建檔案的真實性、完整性和準確性都不高。

三、城建檔案信息資源整合的對策

1、結合城建工作實際，開展城建檔案信息資源整合

我國城建檔案信息資源涉及范圍廣、檔案類型多、管理結構復雜，因此在建構整合模型時，要充分考慮實施的理念模式，以突出重點、找準角度和循序漸進為原則展開。有關城建檔案信息資源整合的實施模式主要涵蓋從局部整合到整體整合、從初步整合到完全整合、從橫向整合到縱向整合再到立體整合以及以實體整合為輔，信息整合為主等四種實施模式。在具體的城建工作當中，我們應以實際為基礎進行統籌規劃，實現不同專業、不同類型以及不同服務目標的城建檔案信息資源整合共享服務。

2、合理整合城建檔案信息資源，明確信息來源

要實現城建檔案信息資源的整合，首先要有豐富的信息資源儲備，為此，要注重對各類信息資源的搜集和整合，確保各類信息資源的可持續性，不斷為城建檔案信息增添新的信息元素，做到城市建設發展到哪，檔案信息資源的整合工作就開展到哪，最終為我國城建檔案資源整合工作奠定良好的資源基礎。

3、立足用戶需求，實現城建信息資源的整合

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本文首先闡述了城市建設施工技術資料的歸檔管理的基本內容和重要意義，隨后分析了我國當前施工技術資料的歸檔的發展情況，最后提出幾點關于促進城市建設施工技術資料的歸檔管理工作的建議。

一、城市建設中建筑工程施工技術資料歸檔管理的基本內容和要求

施工技術資料的歸檔管理對于組卷有一定的要求。城市建設施工技術資料的組卷遵循一定的原則，即建筑工程文件材料的管理在多年的保管和存放中形成了自己的規律，在對城市建設中建筑工程施工技術資料的歸檔管理中要保持卷內原有文件內容之間的固有聯系，這樣有助于檔案的保管和后期利用。一般情況下，建筑施工工程的組卷按單位工程組卷劃分和存檔，單位工程又按分部工程組卷。那些比較復雜的需要辦理中間驗收的諸如基樁工程、結構加固補強工程、網架工程和幕墻工程等子分部工程，則需要獨立組卷，這樣的分組分類組卷便于建筑資料的查閱。在我國，許多城市都根據自己的實際情況編寫出版了自己的建筑工程施工技術資料歸檔管理規范。其中廣東省制定了《廣東省建筑工程竣工驗收技術資料統一用表》，惠州市也依據有關規范規定，結合惠州市工程特點，出臺了了《惠州市建筑工程施工技術資料編制目錄》。為惠州市城市建筑施工工程資料的歸檔管理提供了統一的要求和標準。一般的組卷可以分為五卷：工程建設前期法定建設程序文件；建筑工程綜合管理資料；工程質量控制技術資料；工程驗收及備案文件和竣工圖。其中工程質量控制技術資料最為復雜，也是整個城市建設中建筑工程施工技術資料的歸檔管理的核心資料。其中包括了地基與基礎結構，主體結構建筑的裝修樣式，建筑內部，給排水線路，采暖設備，電氣接口，空調電梯及燃氣節能設備的安裝。2007年10月份行業又增加了一個新的節能分部，裝訂入冊的建筑施工技術資料每驗收一個就裝訂成一冊，使得資料的整理歸檔就及時、清晰、高效、便于查找。城市建設中建筑工程施工技術資料的歸檔組卷需要按照一定的順序進行，一般卷內的建筑文件材料按照封面目錄、文件材料、工程照片及封底的大順序進行排列。當然，對于這種關系工程事項的技術資料歸檔組卷必然有較高的質量要求。建筑施工技術資料的文件歸檔首先內容務必真實準確，簽章手續務必齊備，書寫的材料必須具備耐久性，自己務必清晰，不得使用鉛字筆、紅色和純藍色筆、圓珠筆等容易褪色的書寫材料書寫。如果存檔的是復印件，復印件必須注明原件的存放處，而且要保證復印件的要字跡清晰牢固，以便能夠長期保存。在城市建筑工程施工技術的材料歸檔管理中，所有有書寫內容的頁面都需要編寫頁號，編號以阿拉伯數字“1”開始，按順序逐張編寫，編號應該用鋼筆或打印體。而每個案卷的封面、案卷內所列目錄、及備考表不需要編寫頁號，案卷之間的編頁號不可以連續。只有一面書寫文字的材料編號均寫在右下方，雙面書寫文字的材料頁號需分兩種情況，材料正面材料編號在右下方，材料背面編號在左下方。任何形式的圖紙編號一律寫在右下方處。

二、城市建設中建筑工程施工技術資料歸檔管理存在的問題

由于歸檔管理在城市建筑施工技術資料中的運用時間較短，深度不夠，所以城市建筑行業對于檔案存放的重視程度仍然不夠。在實際工作中，參與城市建筑管理人員對施工技術資料存檔工作的認識存在一定的誤區，還認為檔案工作只是傳統的抄寫保管的簡易事務，并不在單位的主流工作中，更不會給單位帶來經濟效益，檔案管理工作只要可以應付例行的檢查，不丟失、不泄露機密就行。認不清檔案工作的重要性，忽視檔案的謹慎管理已經給目前城市建筑施工技術資料的歸檔管理和后期的整合使用造成了一定程度的負面影響。由于建筑建檔的工作初步運行，目前城市建筑施工技術資料的管理力量薄弱、水平不高，而且管理手段相對落后。大部分管理檔案的人員并未經過專業的檔案管理知識培訓。無法系統地掌握對檔案管理的要求，對于有效信息的收集、整理、歸檔、裝訂業務不專業。大多數檔案管理員身兼數職，對檔案工作的重視不足。檔案管理工作只是簡單的入檔案盒，并未對重要的技術材料進行專門的篩選和分類，影響了檔案管理水平。建筑行業技術資料沒有專門的檔案室，檔案存儲硬件設施不齊全。對檔案管理必備的設備準備不足。多數單位檔案狹窄，有的甚至沒有檔案室。檔案存儲設備不配套，存在檔案資料霉變的隱患，影響檔案的完整和后期查用。

三、城市建設中建筑工程施工技術資料歸檔管理存在問題的解決對策

要解決當前建筑施工技術材料的歸檔難題首先要提高檔案管理員的素質。這就要求建筑單位和企業加強檔案管理工作隊伍建設和完備，選擇工作認真責任心強的專門人員從事檔案管理工作，并在平時的工作中對他們進行定期的的教育和專業知識的培養，充分發揮檔案管理人員的的積極性和創造性。管理好復雜的檔案工作，積極運用信息化管理手段是十分必要的。信息自動化作為當今社會發展趨勢，對各行業各方面工作效率的提高有巨大的推動作用。同時對傳統簡單的檔案管理工作提出了更高的要求。在建筑施工技術材料的歸檔管理中要最大限度地運用科技新成果和信息化新手段，在原有的基礎上提高檔案管理的效率和水平，跟上信息化的先進步伐。目前，信息化檔案管理也在一定范圍內得到了推廣和運用。實現建筑施工技術資料檔案信息化管理已成為行業發展主流。健全檔案管理的規范制度是做好建筑施工技術材料檔案管理的必然選擇。檔案管理制度的制定要體現科學合理性性。建立起來的檔案管理制度要符合本單位本行業的特點和檔案管理實際，并且使新建的檔案制度簡單實用，具備可操作性，這樣才能更充分地發揮規范制度的指導作用。在實際的建筑檔案管理中要實行制度的雙向約束。約束職工的同時要約束領導。因為領導的行為牽動著制度的有效執行，職工作為單位的主體，是規范實行的主要約束對象。制度執行過程要保持一定的嚴肅性。檔案管理部是制定檔案的部門，更是規章制度的執行部門。在實際的制度執行過程中，要時刻維護檔案規章的威信，以便做好檔案的管理和后續查用。

四、結語

總的來說，在現代建筑業迅猛發展的形勢下，城市建筑行業工程施工技術資料的歸檔工作仍存在不少隱患和問題。為更好的發展，工程施工技術資料的歸檔工作也要緊緊跟上時代的發展要求，建筑行業要從觀念和設備上克服傳統歸檔管理的弊端，采取更有效措施，探索和運用現代檔案管理模式，促進建筑行業的持久發展。

參考文獻：

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目前，以物聯網、大數據、云計算、新媒體和增強現實為代表的信息技術迅速發展和深入應用，顯現出技術支撐傳統行業發展已經到了一定的高度。

在技術進步的推動下，檔案學理論與實踐存在兩個發展的要求或趨勢：其一，檔案信息資源管理逐步由傳統的人工模式和實體模式向平臺化、知識化、智能化等自動模式和虛擬模式方向推進；其二，檔案工作業務流程由基本層面檔案的收集、管理與服務向更高層面的信息獲取、信息分析、知識服務和智慧服務的方向延伸。這兩個趨勢必然帶來檔案學理論與方法研究范式的轉型以及檔案管理組織結構模式的演變。

然而，各個領域社會實踐的不斷深化與檔案管理理論方法創新滯后的矛盾十分突出，主要表現在信息平臺升級而應用跟進滯后、信息資源泛在而處理能力不足等方面。

1.1 信息平臺升級，應用跟進滯后。目前，檔案學研究與檔案信息服務的物質基礎、支撐條件和核心內容逐漸向知識?Y源、技術資源和理論創新的大方向轉移。

傳統的檔案服務模式主要是檔案管理部門自身通過實體檔案的借閱、展覽、編研和咨詢等利用形式來實現自身的價值。這種實體化的檔案服務模式已經逐漸遠離當前經濟社會發展對在線化服務的現實要求。多元化、多樣化、共享化、體驗化和情境化的檔案信息服務呈現出呼之欲出的態勢。沒有信息技術的支撐，這樣的檔案信息服務是很難開展起來的。

1.2 信息資源泛在，處理能力不足。其一，資源的泛在性正在淡化檔案收集管理業務的邊界性。立檔單位的職能活動已與各類資源存在愈來愈多的交集，這些資源包括基礎資源、科技資源、人文資源、擴展性資源和個性化資源以及支撐這些資源配置的網絡、軟件和硬件所構成的硬件資源、軟件資源等。檔案收集管理范圍和所涉及的領域愈來愈寬。

其二，資源的泛在性正在削弱檔案部門機構對原生性資源的壟斷性。從用戶的角度看，信息資源可以從多渠道獲取。信息可近性原理和用戶最小努力原則表明，用戶在泛在的信息空間中將存在更大的自由度，去選擇更便利的途徑以獲取所需的信息資源。因此，檔案工作面臨的挑戰將逐步轉向信息資源供給能力的競爭上。

其三，資源的泛在性正在顛覆檔案信息服務場所的固定性。信息資源的泛在性第一個表現是信息載體和信息環境的泛在性，由此產生了泛在網絡、泛在知識、泛在計算、泛在智能、泛在學習、泛在研究、泛在管理、泛在服務等新的變化。就泛在學習而言，已經出現了無處不在的學習，或者說任何人在任何地方、任何時刻均能通過多樣的時空、多樣的方式獲取多樣的信息進行學習。泛在網絡也極大地影響了科學研究、管理服務等活動。正因為如此，秉承傳統信息資源服務優勢的同時，拓展檔案服務空間，形成新的泛在網絡服務優勢，就成為檔案工作的新任務。

其四，資源的泛在性正在暴露檔案信息服務能力的薄弱性。信息資源泛在性第二個表現是信息服務的長期性、可得性、直接性、移動性、交互性、融合性、情境性、體驗性和主動性，信息服務的智能化水平愈來愈高。在檔案管理服務部門之外，已經形成了廣泛的信息獲取能力、可靠的信息傳遞能力和高效的信息服務能力。檔案信息服務能力面臨更加嚴峻的挑戰。因此，面對新壓力，探索新模式，不斷提升檔案信息服務能力，才能跟進時展步伐。

在平臺化和泛在化特征愈來愈突顯的社會情境下，擺在檔案工作者面前的是如何適應新的要求，轉變傳統的檔案學思維模式，探索新的理論和應用模式，重新考察具有檔案特色的核心理論，用新的視角和理念探討檔案學新的理論與方法，進行理論方法和應用的再創新。其重要意義在于面對這種多元化的信息技術與信息服務格局，通過理論與方法的創新，給更高層次的檔案學研究與檔案信息服務提供支撐，創造新優勢和獲取新發展。然而，從現有的檔案學研究成果來看，還沒有成熟的理論和方法能夠把資源、技術、管理和服務有機地結合起來，形成系統化的理論和應用體系。

筆者認為，造成檔案工作相對滯后性和能力不足的主要原因在于檔案工作思維模式相對滯后和創新動力相對不足兩個方面。檔案學研究應當注入跨界融合模式，以更加開放和共享的理念，加強檔案學理論、方法、技術和應用的交叉協同創新與跨界融合創新，逐步形成新的理論和技術應用框架。在此基礎上，開展檔案管理能力提升工程建設，是適應時代要求和獲得自身發展的重要路徑。

平臺升級和資源泛在特性在智慧城市建設中表現得尤為突出。為此，本文結合智慧城市檔案管理云平臺體系建設，探討跨界融合模式推進檔案信息化建設的基本問題。

2 確立檔案管理平臺功能的中心性定位

智慧城市建設是一個系統工程，也可以說是一個復雜巨系統，或者說是一個生態系統的建設。智慧城市建設的核心是通過先進的信息技術手段對信息進行全面感知和智能處理，以實現管理上的協同化、精準化和服務上的智慧化、智庫化[1]。

智慧城市建設包含的要素非常廣泛，涉及智能建筑、智能社區、智能園區、智能家居、智能交通、智能醫療、公共安全、節能環保、電子政務、電子商務等方方面面的信息資源建設、業務平臺建設和服務體系建設[2]。

從智慧城市建設以信息流為主線的目標設計來看，檔案信息化建設應是其中的重要工作之一。因此，檔案部門在智慧城市建設中，具有其不可或缺性[3]。同時，具有檔案管理中心、數據監管中心和信息服務中心的三個中心職能。

2.1 智慧城市的檔案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建設的一般框架，該框架突出了兩個重要的支撐要素，也就是云計算平臺和數據處理服務。

從智慧城市的信息集成性來看，基于跨部門和跨平臺的協同環境，完成各類業務信息的標準化處理、集中統一收集和管理是其重要任務之一，檔案管理部門應當成為這一重要任務的主要承擔者。因此，需要將數字檔案信息資源體系作為智慧城市信息資源體系的重要組成部分，確立檔案管理中心的角色定位。

檔案管理中心具有數字檔案信息資源體系的“總庫”地位，并具有維護信息的原生性和集成性的重要職能。檔案管理中心通過建立網絡化的“歸檔”為入、“利用”為出的機制，拓展中心職能，逐步發展成為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息總樞紐。

從云計算平臺和數據處理服務的關系上來看，數據處理服務依托云計算平臺貫穿于智慧城市運行中縱向和橫向的各個層面，既包括數據感知、數據傳輸、數據析取、數據存儲、數據訪問等基礎性數據獲取與處理功能，也包括與業務層密切相關的數據分析與建模、可視化與決策支持、語義與元數據等數據智能處理功能。通過數據處理服務，面向應用層的各種類型應用，如城市規劃、健康保險、交通運輸、公共安全、環境保護、公共事業、醫療衛生、教育培訓、信息公開和應急服務等提供高質量的數據支撐，從而實現社會化、智能化、便利化的智慧管理與智慧服務[4]。

在數據感知層、數據資源池層、數據處理業務層、數據支撐應用層和社會化智慧服務功能層等五個層次的智慧城市建設框架之中，檔案管理工作所處的層次和角色如何進行定位，將是一個非常現實的問題。

在一般認識上，檔案工作處在數??支撐應用層和社會化智慧服務功能層之間，各機關團體、企業和事業單位在自身的職能工作活動中形成的記錄，機關檔案部門和各級各類檔案館按照歸檔范圍和進館要求，進行檔案的收集與管理。在此基礎上，再面向各級各類的職能工作部門和面向社會開展檔案提供利用工作。

智慧城市檔案信息資源管理中心在技術層面上可以采取智慧城市檔案管理云平臺建設的思路。在智慧城市建設的總體框架下，建設兩級檔案管理中心，其支撐平臺是智慧城市檔案管理云平臺。

一級中心是在數據支撐應用層中增加與各類應用相對應的檔案管理中心，即云檔案室；另一級中心是在數據支撐應用層之上建設檔案管理中心，即云檔案館。兩級檔案管理中心依托“地區云”平臺，形成智慧城市檔案管理云平臺體系。

智慧城市檔案管理云平臺體系可以看作智慧城市檔案信息資源的云端策源地和云端聚集地，是在“地區云”基礎設施建設和統一的規范標準建設的基礎上，通過橫向與縱向的融合設計，搭建的智慧城市檔案管理云環境。智慧城市檔案管理云平臺體系是聯結智慧城市各個領域業務信息平臺的樞紐性節點平臺共同構成的平臺體系，具有智慧城市線上線下（O2O）并重的檔案管理職能。

檔案工作既要明確這一最基本的定位，也要面向智慧城市建設，按照檔案開放和信息公開原則以及縱深切入到底和橫向延伸到邊的原則，把共享與開放的檔案信息資源管理與服務作為工作的出發點，進行制度設計和應用設計。據此開展跨界融合的智慧城市檔案管理云平臺建設，重塑組織和業務流程，形成新型檔案信息化體系，使檔案管理部門成為原生性信息的保管利用中心，才能適應云計算平臺上的智慧服務對檔案工作的新要求，充分發揮檔案管理部門在智慧城市建設體系中的獨特作用。

2.2 智慧城市的數據監管中心定位。從智慧城市的信息保障性來看，對智慧城市建設中各類業務平臺中的信息流，除保證其規范化和標準化，更重要的是確保信息的原始性、真實性、可靠性、完整性、系統性和安全性。這需要在電子文件形成的前端和電子文件效用完成以后的末端，整個電子文件形成的生命周期，進行有效的和可信的控制。而這一點，正是檔案部門的重要使命。

從智慧城市的數據安全性來看，需要開展基于智慧城市大數據的檔案監管工作。智慧城市建設過程中除了空間信息和數字化信息，還將會持續涌現各類海量的感知信息和網絡信息，這些信息共同構成了智慧城市大數據[5]。智慧城市大數據反映了智慧城市建設和運行過程中各單位以及民生工作的真實面貌，需要納入檔案業務指導與監管的工作范疇。

2.3 智慧城市的信息服務中心定位。從智慧城市的信息窗口性來看。政府信息公開是智慧城市建設中一個重要的內容。2007年國務院頒布的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規定，檔案管理部門是政府信息公開查閱的重要場所。

從智慧城市的信息服務性來看。智慧城市建設的根本目的在于惠及民生和促進社會經濟的高質量發展。因此，增強咨詢服務能力是智慧城市建設中的重要任務之一。檔案管理部門一旦擁有智慧城市建設中的各類原生信息資源，利用各類智能手段和方法增強咨詢服務能力也就成為責無旁貸的重要工作任務。

3 確立檔案管理平臺建設的嵌入性定位

3.1 智慧城市綜合平臺的業務性嵌入。智慧城市建設的目標之一是跨領域整合各類行政業務，實現行政事務的協同化，通過開放的單一窗口實現便利化服務，提高整體工作效能和辦事效率。因此，檔案管理平臺建設不能孤立進行，需要嵌入各類業務信息的遷移和多種業務平臺整合之中，同步開展建設工作。

其一，管理層面的體系化嵌入。智慧城市建設雖然涉及面很廣，但也有整體布局和分層、分級、分區域、分專業、分系統、分部門的具體規劃。我國檔案管理機構的設置與智慧城市建設具有體制上的一致性，可以依托基層檔案管理部門按照立檔?撾壞鬧腔鄢鞘薪ㄉ璺槳附?立基層的智慧城市信息資源管理中心。在此基礎上，按照各級各類檔案事業管理機構的層級關系和指導關系建立省區市和國家層面的檔案信息資源管理中心。

其二，制度層面的適應性嵌入。智慧城市檔案管理云平臺建設要充分利用智慧城市綜合平臺，以政務信息公開和檔案開放原則，通過檔案管理的體制機制改革與創新，完善檔案信息化管理制度、檔案業務管理制度、各種類型的專業檔案工作制度和各類檔案開放利用工作制度。

其三，技術層面的標準化嵌入。檔案管理服務平臺建設要采取遵從智慧城市建設的技術規范與標準體系原則，實現與智慧城市各類業務平臺所具有的諸如大數據挖掘、云計算、復雜事件響應與處理等功能模塊的對接。

其四，平臺層面的網絡化嵌入。智慧城市檔案管理云平臺建設可以納入“地區云”建設規劃，按資源共享、協同共建的原則，利用“地區云”建設的各類資源，包括網絡資源、技術資源、計算資源、存儲資源、環境資源等進行建設。

在檔案管理體制、機制、標準和規范協同化建設的基礎上，開展網絡化嵌入設計。將檔案管理平臺專業化地接入智慧城市綜合管理平臺，建立智慧城市檔案管理云平臺體系。逐步實現智慧城市電子文件與電子檔案的在線動態管理，包括在線收集、在線歸檔、在線整理、在線存儲、在線鑒定、在線保管、在線統計、在線編研、在線檢索、在線利用和在線咨詢服務等，為開展智慧城市檔案信息資源的網絡化建設與管理服務提供平臺保障。

通過檔案管理云平臺體系建設，形成跨界融合與開放共享并重的智慧城市檔案管理新模式。通過管理和技術上的再創新，使智慧城市檔案管理云平臺在泛在網絡環境下，在智慧城市生態體系之中，成為智慧城市建設的檔案信息資源管理中心，聯結智慧城市各個領域業務信息平臺的樞紐平臺，進而發展成為智慧城市大數據檔案管理的策源地和集聚地，并逐步上升為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息樞紐。

3.2 檔案網絡信息安全的前端性控制。加強可信電子文件安全管理制度建設和技術平臺建設，進行前端控制是檔案安全體系建設的重要內容。

目前，各類技術平臺和業務平臺在角色管理、身份識別、權限設置、訪問控制、加密控制、容災備份、入侵防火墻等技術層面的應用已相對成熟，與網絡安全技術相關的規章制度、標準和規范也都比較健全。但是，有了數據安全和信息安全，并不等于電子文件和電子檔案質量有了保證。因為，電子文件和電子檔案除信息內容，還包括電子文件全生命周期過程中所產生的各類背景信息和關聯信息，這些信息和電子文件自身內容一起構成了電子文件有機整體。

因此，需要建立統一的元數據標準進行前端控制，以增強電子文件安全管理的可信性、真實性、完整性、系統性、準確性和成套性。只有這樣，才能保證檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用的質量。

4 確立檔案信息資源建設的體系化定位

傳統的檔案管理主要側重于實體檔案管理，“互聯網+”環境下電子文件與電子檔案管理的相應機制沒有建立起來[6]。還存在標準規范對接、軟硬件對接、網絡對接、數字資源對接等方面的現實問題。

具體表現為：其一，適用于智慧城市建設的檔案信息資源加工處理的原則方法、制度規范和標準化工作上存在差距；其二，適用于云計算和大數據的檔案管理軟件和硬件系統不完善；其三，與智慧城市各級各類業務管理系統互聯互通的檔案管理平臺建設較為乏力；其四，數字檔案信息資源的存量建設不足、增量建設不力，其完整性、準確性、系統性和成套性的質量控制也不盡如人意等。

筆者認為，以體系化定位進行檔案信息資源建設的模式創新和模式轉換，是解決上述問題的重要途徑。體系化建設的基本思路是樹立大資源觀，將技術與平臺、載體與數據共同納入檔案信息資源的管理框架并加以綜合管理。

4.1 確立各類技術和平臺的信息資源屬性。無論是從理論上還是從實踐上，檔案信息資源建設都是檔案管理的基礎性工作。在信息技術廣泛而深入應用的今天，數字檔案信息資源建設更是檔案管理基礎性工作中的重中之重。

從數字化發展的角度來看，數字資源對信息技術和信息平臺的依賴性愈來愈強。從檔案載體發展來看，信息網絡技術的迅速發展和廣泛的應用，依賴于各種信息平臺的全媒體檔案載體類型和載體形態占的比重越來越大，有些載體類型和載體形態中的數據難以甚至不能轉化為實體檔案形態加以收集、保管和利用。這已經成為傳統檔案信息資源體系建設的瓶頸問題。因此，應確立各類技術和平臺的信息資源屬性，將技術和平臺作為數字檔案信息資源的重要組成部分進行建設。

4.2 確立各類載體和數據的信息資源屬性。智慧城市大數據具有跨界生成性和分布存儲性，這對檔案的集中統一管理原則來說是一種挑戰。

智慧城市大數據檔案管理可以運用云計算平臺，用整體遷移上云的方法，在物理分散的情況下實現邏輯上的集中管理。這樣，既在邏輯上堅持了檔案集中統一管理的原則，又在空間上節省了擴建檔案保管場所和新建檔案管理信息化平臺的成本。

對于在大數據基礎上產生的數字檔案資源，按照數字檔案收集管理的相關規定，將其中反映職能工作活動面貌的數字資源歸檔，實行雙套制和雙重備份制管理，形成大數據檔案、數字檔案、實體檔案和實物檔案并存的信息資源體系。

4.3 確立存量資源數字化與應用的聯動性。檔案信息資源體系化的建設，存量檔案信息資源的數字化建設是基礎。

首先，標準聯動。存量檔案信息資源的數字化加工，要以統一的標準和規范為基礎，進行地方與行業檔案信息化標準和規范的建設工作，在信息資源的標準與規范方面做到無縫對接。

其次，技術聯動。結合智慧城市檔案管理云平臺建設的規劃和目標，開展積極有效和扎實的檔案數字化加工工作。同時，充分運用物聯網、移動互聯網、增強現實、大數據、云計算等信息技術手段，條件成熟時融合廣播網和電視網等技術，將存量的檔案數字資源進行知識化和智慧化加工處理，??現實體檔案與數字檔案在各類終端設備上的一體化管理，形成存量資源與應用聯動的檔案信息資源體系。

4.4 確立增量數字資源線上線下的互補性。將檔案信息資源管理平臺無縫接入智慧城市的各類業務平臺體系之中，利用電子文件前端控制和電子文件全生命周期質量控制的規范與標準，在實現增量資源線上管理的同時，探索線上與線下相協調檔案管理新模式，形成線上和線下互補的電子文件與電子檔案一體化管理體系。

5 確立檔案管理制度設計的融合性定位

在智慧城市建設背景下，泛在的信息空間正逐步確立，云計算服務平臺、移動計算服務平臺、多網融合信息服務平臺以及物聯網信息服務平臺等得到了更加深入的應用，而且這些應用具有跨界融合性。

智慧城市背景下的檔案信息化建設，應以跨界融合性思維，從宏觀和微觀兩個層次開展。在宏觀上，從國家和地區層面制定相應的政策，鼓勵和支持圍繞智慧城市建設，開展檔案管理體制和機制融合創新，同步完善檔案法規和信息技術應用的標準規范。在微觀上，按照智慧城市建設所屬行業，分級、分類、分領域、分行業、分專業地深度融入，開展平臺化的檔案管理典型示范與應用推廣工作，達到統籌規劃和全面實施的目的。

檔案管理制度融合創新的具體舉措是強化體制與機制、政策與法規、標準與規范、創新與示范等設計方面的系統性、導向性、一體化和聯合性。

5.1 體制與機制的系統性設計。開展檔案管理云平臺體系建設，要以管理制度、體制機制、業務標準的融合對接為基礎進行。一方面，智慧城市背景下檔案管理的體制和機制改革與創新，應作為政府主導的系統工程進行頂層統籌的政策設計、制度設計、規劃設計、方案設計、管理設計。另一方面，為適應智慧城市建設的新要求，認真研究智慧城市建設過程中的各類要素及其相互關系，以供給側結構性改革的原則和方法為指導，進行體制和機制再創新。通過政策與制度的融合對接，建立和完善智慧城市背景下檔案信息化建設的制度體系、技術體系和方法體系。

5.2 政策與法規的導向性設計。

5.2.1 支持數字資源的平臺化建設。目前，檔案信息存儲與傳遞的媒介形式因技術進步而發生了一系列的變化，承載電子文件和電子檔案的各類業務平臺在信息的表現形式和管理方式方法等方面也發生了一系列的變化。

為適應這一變化以及適應未來網絡發展新趨勢，提高電子文件和電子檔案管理的質量，國家檔案局和相關機構相繼出臺了一系列的檔案管理法律和法規性文件。如國家檔案局在頒布的第1號令、第5號令、第6號令、第8～第11號令中，從檔案信息資源建設的角度，對新的檔案載體形態及其支撐技術的管理問題均作了原則性要求。

這些要求涉及設施與安全、歸檔平臺、數據質量檢查、載體質量檢查、網上交接、脫機存儲、成套數量、安全利用、不同載體歸檔互聯、元數據與背景信息歸檔、電子檔案和紙質檔案的數字化副本歸檔、電子文件備份中心、企業電子文件歸檔和社區電子文件歸檔等多個方面，對有效地開展數字資源的平臺化建設工作提供了依據。

從智慧城市檔案管理云平臺體系建設的角度看，上述規定也有許多值得改進和補充的地方。建議根據泛在網絡發展和信息媒介演進的新需求，進行系統化的補充和完善，加大對數字資源的平臺化建設的支持力度。

5.2.2 支持跨界合作的信息化建設。在檔案信息化專項建設方面，國家相繼出臺了檔案數字化和信息化建設的相關政策，鼓勵探索采用信息技術平臺和網絡平臺開展檔案管理工作，提供信息服務和存儲服務[7]。如，2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館的《全國檔案信息化建設實施綱要》；2010年6月17日，國家檔案局的《數字檔案館建設指南》；2014年7月14日，國家檔案局的《數字檔案室建設指南》；2016年5月26日，國家檔案局辦公室關于征求《企業數字檔案館（室）建設指南（征求意見稿）》意見的通知等。

這些政策文件的出臺對檔案信息化建設起到了積極的推動作用。建議在跨界合作的信息化專項工程建設領域強化政策扶持，推進檔案信息化向縱深發展。

5.3 標準與規范的一體化設計。目前，智慧城市建設中各類信息標準和規范存在一定的差別，與之相適應的檔案信息化建設標準和規范尚沒有完全統一。標準和規范的不一致性，將會導致智慧城市建設過程中各類數據之間的兼容性問題。

1999年以來，國家相繼出臺了數字檔案管理相關標準與規范，如，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《檔案關系型數據庫轉換為XML文件的技術規范》（DA/T57-2014）和《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）等。這些標準與規范是開展智慧城市檔案管理云平臺體系建設的基礎。

檔案管理部門可以利用現有的標準化協作平臺，參與智慧城市信息資源標準和規范的制定過程，改進和完善檔案信息化建設的標準和規范，逐步形成一體化的標準與規范體系。

5.4 創新與示范的聯合性設計。建議國家檔案行政管理部門與相關部委聯合推出智慧城市檔案信息化項目庫。通過項目庫提供相應的項目建設資金，帶動信息化建設項目研究、應用與示范，并在一定的范圍內開展項目的創新應用推廣工作。

建議各省（區、市）檔案行政管理部門探索創新與示范聯合推動的管理模式，為智慧城市檔案信息化建設工作提供新動力。

6 確立檔案服務體系建設的共享性定位

6.1 確立技術共享支撐服務的理念。運用云計算所倡導的設施即服務、軟件即服務、平臺即服務的理念，確立技術共享支撐服務的思維模式，充分利用智慧城市建設中的各種媒體形態和傳播渠道，推進檔案信息服務的便利化。

運用技術共享支撐服務理念，構建線上線下聯動的服務系統，實現各類終端的線上檔案瀏覽、檢索和借閱。同時，豐富各類專題展覽、全媒體立體展示大廳等載體形式，實現線下檔案的利用體驗。

6.2 確立網絡共享便利服務的理念。建立“互聯網+跨界聯合”的檔案信息資源協同開發與服務新模式。便利化服務是智慧城市建設的重要目標之一，其基礎是通過綜合平臺跨界集成各類業務，實現一站式服務。

傳統的檔案信息資源開發與信息服務模式，主要是檔案管理機構自身基于館藏并按照社會需求而開展起來的。這種檔案信息資源開發與服務的模式難以滿足智慧城市建設的便利化服務要求。因此，確立“互聯網+跨界聯合”思維，建立和完善檔案信息資源網絡化協同開發與服務新模式就成為必然選擇。

“互聯網+跨界聯合”服務模式具有兩個重要的推動作用，即服務模式的優化和服務優勢的強化。通過模式優化和優勢強化，使檔案信息資源的網絡化開發和智慧化服務更為有力。

優化檔案服務模式可推進傳統檔案信息服務實現六個轉變。即變檔案信息資源開發與服務的孤軍奮戰為聯合作戰、變臺協作為跨平臺協同、變單渠道信息來源為多渠道信息來源、變單向信息服務到交互信息服務、變被動服務到主動服務、變有限服務到泛在服務等。

強化檔案服務優勢可進一步增強檔案信息服務的四個優勢。即跨界聯合的專業互補優勢、服務主體與服務對象交互的自媒體優勢、信息資源的共建共享的信息集成優勢以及技術與平臺資源作用發揮的綜合優勢等。

6.3 確立知識共享智慧服務的理念。其一，開展檔案內容的智慧化組織工作。在智慧城市建設中，信息資源共建共享是其重要內容之一，而信息資源內容的組織則是其重中之重。智慧城市檔案管理云平臺作為智慧城市原生信息資源的中心平臺，更應當率先開展檔案內容的智慧化組織、管理與服務工作。信息資源內容的組織需要以用戶為導向，以需求為牽引，以知識化為核心，以技術為支撐，以智慧服務為目標進行。

其二，開展檔案知識管理團隊建設工作。檔案內容的智慧化組織需要構建穩定的團隊開展工作。團隊建設可以在檔案館原有編研力量的基礎上，通過培訓學習、經驗交流和實戰訓練等方式逐步形成。通?^團隊化知識組織與知識服務，不斷提高檔案信息資源知識化和智慧化組織與加工處理的能力，滿足智慧城市建設對檔案信息服務的精細化及便捷化要求。

其三，開展檔案知識服務平臺建設工作。與數字化辦公平臺、可視化公共平臺等相對接，以動態和可視化的方式呈現檔案信息內容所反映的對象[8]，提升檔案服務質量和水平。

7 確立檔案人才隊伍建設的協同性定位

一是確立制度設計的協調性。與體制和機制創新相結合，人事制度改革相配套和區域人才培育項目相協調，建立和完善人才隊伍建設的政策體系和制度體系。激勵檔案工作人員積極投身于智慧城市檔案管理云平臺建設中，全面提高自身的創新意識和信息技術應用能力，使更多的信息技術應用人才脫穎而出。

二是確立教育資源的互補性。多渠道開展現有檔案人員的信息技術應用能力培訓和繼續教育，充分利用智慧城市建設中的各類政策資源、行業資源、產學資源、技術資源、網絡資源和智力資源等各類資源，聯合開展各種類型的繼續教育活動，全方位提高檔案人員的信息技術應用能力和水平。

三是確立培引使用的交流性。確立需求驅動、政策激勵、跨界聯合、協同共建的人才培引政策，強化信息技術應用人才隊伍建設的力度，用交流的理念吸引各領域信息技術與網絡優秀人才加入到智慧城市檔案管理云平臺建設之中，形成跨界聯合與交流互動的高層次檔案信息技術應用人才培引使用機制。

四是確立能力培養的多元性。通過政策引導，支持檔案工作人員參與跨界融合的學術交流、技術交流、經驗交流、參觀學習、現場訓練、訪問互動、業務指導、決策咨詢、項目管理等活動，使檔案專業技術人員開闊視野、貼近實際，不斷提高信息技術應用的針對性和實踐性。

五是推進成長環境的網絡化。建議實施互聯網+檔案人才行動工程計劃項目。通過全媒體信息和技術共享形式，構建檔案人才隊伍建設的自我成長、培育引進、互動提高的在線模式，發揮“互聯網+”的倍增效應，快速提升檔案信息化人才隊伍的整體能力和水平。