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Keywords: engineering enterprise file management

中圖分類號：C29 文獻標識碼：A文章編號：

資料檔案在整個企業檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進行管理與監督,雖然對工程建設沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環節采取高效監控,確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題

總體來講目前企業資料館大多是館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個工程階段時期檔案的整理質量要求不同、整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

3、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

4、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊畽n案館時間越長檔案存放量越大的存在的類似問題就越嚴重。

二、檔案資料監控以和檔案管理中的不足

1、資料收集不夠全面 。例如,某些工程上的設計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進行記錄,卻未對相應的施工進行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態控制高度結合的工作,必須以實事求是、科學嚴謹的態度嚴格執行。

2、資料不夠準確。資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數據,按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監測數據在所允許的誤差范圍內,害怕數據受到質疑,便填了一些留有余地的數據;引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可,便隨意填了一些看起來很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價值的關鍵所在,必須本著嚴謹、負責任的態度來認真落實。

3、收集與整理不夠及時。對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手,如圖紙會審紀要以及開工報告等,對于施工過程,根據規定對其及時予以規范記錄,努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準,每一個環節都應當及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

三、工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說，這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指：施工員、監理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設職業培訓I范疇，也沒有發國家認可的證書。近幾年，隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高，有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓I，還將《資料員合格證》上網，便于查詢和核對，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓，懷化市20D8年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的認可和重視。

四、建設工程檔案編制質量要求

（一）歸檔文件的質量要求

（1）歸檔的工程文件一般應為原件，基建科自己存檔的可為復印件或抄件, 應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。。

（2）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

（3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍黑墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

（5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

（7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙采用計算機出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。

（8）所有竣圖均應加蓋竣工圖章。

（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。

（10）不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。

（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。

五、工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。參考文獻:

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2.1市場經濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統研究

無論是從我國經濟發展形勢還是從國際市場經濟發展形勢來看，市場經濟體制已經成為我國各行各業從事經濟活動的基本依據。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經濟體制靠攏，并在市場經濟發展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監管機構的智能分離。雖然工程項目檔案內容、形式、載體等都相應的發生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經濟的系統研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項目建設具有一定的特征，對于多數工程項目而言其施工點較多，并且持續時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構，國內市場上也沒有與之配套的專業檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。

2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數據失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。

2.4缺乏高素質的檔案管理人員隊伍

從我國工程項目建設上來看，并沒有專業的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結構不合理，缺乏專業的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠專業，影響了工程最后的竣工驗收。

3提高工程項目檔案管理工作水平的建議

3.1加強工程項目檔案立法及監督指導，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規、制度體制等已經逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹的加強工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規范化。

3.2轉變傳統觀念加強檔案過程管理

從領導層到工作層轉變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。

3.3強化工程檔案管理專業隊伍建設

從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業務技能，這就需要對其進行專業的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現檔案管理人員的專業培訓，包括檔案管理的法律法規、管理制度、業務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內容進行專業的培訓。

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一、電力企業項目檔案管理的重要性

電力工程項目檔案管理在電力企業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力項目檔案管理又是電力企業管理工作中的重要環節。建設項目檔案管理的主要任務是貫徹執行國家和廣東省有關項目檔案的法律、法規、方針政策、電網公司的有關管理制度，建立有效的項目文件收集歸檔機制，確保項目檔案與項目建設同步發展。落實省公司發展子戰略和電網規劃建設關于檔案工作的任務，工程建設各有關單位要將項目檔案工作納入工程建設管理程序，嚴格控制項目檔案的齊全完整和系統準確，依法、合理、及時收集歸檔項目建設過程的各門類文件材料。執行國家和行業關于項目檔案的標準，組織編制項目檔案，嚴格控制項目檔案的規范性。執行國家和行業關于項目檔案的管理要求，組織對項目檔案的專項驗收，評價、考核項目檔案管理效果。為項目規劃、建設和生產提供檔案信息利用服務。

二、項目檔案資料管理要求

歸檔的文件達到完整、準確、系統，滿足生產（使用）、治理、維護、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設進程同步進行，在項目的立項到工程竣工驗收投產的全過程中，各種應該歸檔的文件材料都要歸檔。準確是指對歸檔文件材料的記載必須與實物相符，準確地反映工程建設治理各項活動中的真實情況和歷史過程。系統是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時間順序排列，做到層次分明，有機聯系，符合其形成的規律。

在管理過程中嚴格貫徹執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T11822-2008國標、《建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》及企業檔案管理標準是做好電力企業工程檔案管理的基礎，在工程建設施工中嚴格過程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的文件及時檢查、審核，發現問題及時解決，查漏補缺，使施工記錄做到真實、完備、及時，符合歸檔要求。

參照《業務規范》分類表所列的案卷內容分別組卷，一個卷盒放不下同一案卷內容的可組成若干卷，題名可寫成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應以原件歸檔，不使用復印件。如原材料的合格證、質量證明是復印件的，需加蓋生產商或供應商的公章（紅?。拍軞w檔。管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。卷內文件的排序及錄入：

（1）工程聯系單、設計變更單應按文件的編號順序排列，逐份錄入。

（2）設備卷內文件的排序：一個案卷有多個設備廠家的，應當把重大的設備排在前面，同一廠家和同一型號設備按說明書、合格證、廠家試驗報告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說明書的版本、型號、廠家責任者一定要錄入（如果說明書沒有日期可按同一設備型號合格證或試驗報告的日期錄入）。

（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內第一份文件錄入，竣工圖的圖號、設計日期、責任者必須錄入。

項目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產生相同分類號資料組卷時，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號的排列，即在一個項目下，同一個分類號只能形成一個案卷流水號。施工單位在參照《業務規范》中的分類表組卷時，對某些同一個分類號又同一個保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個案卷資料組成一個案卷，但擬寫案卷標題要詳細清晰，體現卷內資料內容。

三、保持電力建設項目檔案工作與工程建設的一致

電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作 。它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程是同步的。由于參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據電力工程建設項目檔案管理流程，從項目前期的準備階段、項目過程的施工階段到項目竣工的驗收階段（包括檔案專項驗收）來抓，即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行。

四、強化檔案管理的措施

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Keywords: construction enterprise; archives management; project archives

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

1、提供檔案材料是施工企業的責任和義務

根據我國《建筑法》和《合同法》的相關規定，建設單位與施工企業簽署的施工承包合同中，均有要求施工單位移交施工檔案的條款，而施工企業也往往將編制施工檔案所需要的費用納入了工程報價中。因此建筑工程發包、承包雙方從法律的角度形成了一種權利和義務關系，即在一定的期限內，承包單位不但要向業主提供合格的產品――建筑物，而且還必須提供‘產品生產說明書’――施工檔案。顯然施工企業沒有提供施工檔案或者施工檔案質量低劣，即屬違約行為，業主可以追究經濟責任，包括扣除保證金、工程款等。因此，施工企業加強施工檔案工作，向建設單位(業主)提供準確、完整、系統的檔案材料，是一種責任和義務。

2、項目施工檔案對建設單位和施工企業具有重要的意義

項目施工檔案無論是對建設單位或是施工企業都具有很重要的意義。對于建設單位而言，一個工程項目施工完成，經驗收后，由建設單位接受。在建設單位或其托管單位履行管理職責時，工程竣工檔案對于該項目建設成果的申報、建設項目財務總決算、工程日后的維修護理、出現質量事故時的責任分析等都是必不可少的。而對于施工企業，施工檔案的信息資源價值顯得更為突出。一個項目的施工檔案往往對其他項目的施工組織設計、施工方案的編制、成本控制、質量控制、施工管理等過程起到依據、參考、借鑒甚至套用作用，如我所在的單位在1998年承接了某高層建筑大廈工程，施工過程中累積了大量的比較完善的施工檔案，從中得到了很多寶貴的經驗，成為以后超高層建筑的依據和參考。因此從施工檔案本身價值來講，無論對于建設單位還是施工單位都具有重要的意義。

3、施工檔案在施工過程中進行控制的要求

施工檔案不能在工程收尾階段才去做，施工檔案主要形成在施工過程中，它是對施工過程中的文件材料的收集、整理和歸檔，因此要將施工檔案工作納入施工過程的控制中，還要重點做好以下幾方面的工作：

3.1盡早聯系，統一標準

由于許多施工單位，特別是大型施工企業實施跨地區、跨行業甚至跨國界經營，盡管就施工企業本身而言，都有著較完備的檔案立卷歸檔制度和檔案管理制度，但在建筑項目施工檔案編制過程中，歸檔內容、標準和歸檔要求往往是以建設單位或建設地域的多元化，結果必然是對項目施工檔案要求各不相同。歸檔內容、各種表格式樣、案卷外觀要求、移交檔案套數各不相同，施工單位顯得很被動。因此，現在的施工企業在進行施工檔案編制過程中普遍有一種感覺，那就是標準不統一，工作被動。鑒于此，標準的統一顯得尤為重要。而在現在的條件下，比較可行的措施是，施工單位進場后，應盡早與建設單位檔案部門或建設當地城建檔案管理部門聯系，確定該項目的施工檔案歸檔范圍和歸檔要求，以便在施工過程中有針對性地開展工作，同時避免日后返工或重復勞動。施工項目部總工程師應督促此項工作的落實。

3.2落實人員，完善制度

在建筑企業中，公司和分公司都有相對固定的組織機構和工作生活場所，一般都設有檔案機構，配備了專職檔案人員，而項目部由于隊伍的流動性和工作的單一性，往往不設檔案機構和檔案人員。這樣一來，就出現了作為施工企業檔案主體的施工檔案生產地無人管理

檔案，施工檔案的編制多由工程技術人員或其他臨時人員完成，質量必然得不到保證。因此落實人員，完善檔案管理制度就顯得尤為重要，為了搞好項目部的檔案工作，在項目部人員構成中，項目經理應明確指定專門人員負責項目施工過程中文件材料的收集、整理、歸檔工作，其工作直接接受項目技術負責人指導。項目部要根據工程竣工驗收要求和與建設單位確認的原則，建立文件材料歸檔制度，明確項目部各有關部門在文件材料歸檔工作中的職責，提出歸檔材料的質量要求。項目部可以采取經濟手段督促檔案工作的開展。做到獎罰分明，層層把關。

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2008年水利部制定下發了《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，明確要求大中型以上和國家重點水利工程建設項目驗收前，必須先對工程檔案進行專項驗收，檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。因此，如何加強水利工程檔案管理，提高科學管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。

1.石津灌區管理局工程檔案管理工作現狀

石津灌區管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機關團體事業單位省三級檔案管理標準，1998年晉升為科技事業單位國家二級檔案管理標準，工程檔案的數量成倍增加，2000年成立了石津灌區續建配套項目建設局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項目法人、建設單位、施工單位、監理單位組成的檔案管理網絡，配備了專、兼職檔案員負責工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設計、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時期工程檔案18卷，續建配套和節水改造檔案349卷，末級渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設步伐，實現了微機檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數累計突破2000卷次，在灌區續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、信息化建設、水能梯級開發和南水北調規劃論證等相關工作中，均發揮了重要作用，創造了可觀效益。

2.灌區工程檔案管理工作存在的問題

2.1 灌區工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規范

一是灌區歷史久遠，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設，往往工程項目竣工后才進行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業管理知識，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規范。

2.2 灌區工程檔案利用信息反饋不及時，缺乏查詢的針對性

一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項，使得查準率、查全率降低；二是檔案管理部門對在建工程項目資訊掌握不全面，不能及時主動地提供利用；三是利用者不能及時反饋信息，造成利用效益無法統計，檔案成果匯編不及時，檔案的真正價值無法體現。

2.3 重要檔案實體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠的檔案資料，因紙質老舊發脆且應用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實體長期保存又影響使用。

3.做好工程檔案管理工作的對策和建議

3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作

3.1.1 建立完善的適合灌區實際的工程檔案管理制度

嚴格按照《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，結合工程項目本身，建立由項目法人負責、各參建單位組成的檔案管理網絡，針對具體工程項目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細則等較實用的工程項目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質量地完成檔案資料的收集工作。

3.1.2 加強崗前培訓，規范工程檔案的管理

在工程項目的招投標階段，項目法人的工程檔案管理部門就要求各中標單位指定一名責任心強的人員主管本單位的工程檔案資料，在項目施工前對各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進行針對性培訓，講解水利工程建設過程中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的，針對工程項目制定出具體的歸檔范圍，使大家對項目檔案的內容、數量做到心中有數。

堅持檔案收集、整理工作和工程項目管理工作同步進行。簽訂工程合同時，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質量和進度時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進行項目成果評審、鑒定或項目階段與竣工驗收時，同時檢查驗收相關檔案資料，對照歸檔范圍詳細核對收集到的檔案資料是否完整，整理是否規范。

3.1.3 多措并舉收集檔案資料。

一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項目的建設，及時掌握工程進展情況，并指導和督促技術部門有針對性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴把工程檔案的專項驗收關，把應該歸檔的文件材料全部收集齊全。

3.2 加強工程檔案的開發利用工作。

3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復印審批和及時歸還手續，要求主動反饋利用信息，履行保密責任。

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工程建設項目檔案一方面具有一般科技檔案的專業性、科技性和通用性，另一方面表現出顯著的整體性、成套性和不重復性。近幾年來，工程項目檔案管理信息化建設取得了一定的進展。工程項目檔案的信息化管理為工程項目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對眾多紙質工程項目檔案時，由于管理工程項目檔案的人員任務非常繁重，致使他們在工作中容易出現差錯，但運用計算機掃描便能快速使工程項目檔案實現信息化，同時還能輕松處理完工程項目檔案資料。如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節省。

1工程項目檔案管理要點分析

1.1工程建設檔案的形成與搜集

檔案管理利用工作的前提和基礎就是形成與搜集建設項目的檔案。在工程建設初期，參與工程建設的各個單位（部門）都要編制檔案管理規劃，配備素質較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責，將建設過程中的各種檔案材料一點一滴地搜集積累來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎。（1）建立和完善檔案管理制度。對于負責基建技術和檔案管理人員，各單位應當定期召開會議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對案卷質量等事項進行詳細說明，落實措施，強化管理，努力增強有關人員的檔案意識。（2）做到圖實相符。檔案管理人員需要深入建設現場，針對檔案的不同階段、不同要求等，在驗收項目的過程中，到現場給予檢查和指導，進而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標、設計變更、監理文件材料等，確?！皥D實相符”，發現問題，采取措施，及時解決。

1.2整理與歸檔建設項目檔案

為了保證檔案材料的完整性、準確性和系統性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設檔案材料。在對工程檔案進行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實責任、建立完善規章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對于建設工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準確性、系統性，檔案人員應當認真學習，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標準和要求，以便早作準備。（2）明確接收工程建設檔案的范圍和歸檔要求。學習檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識，確保各類歸檔標準化、規范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時要注意：基建工程文件材料與文書材料、技術材料的界限要離請。根據基建文件材料的保存價值，在確?；n案完整的前提下，對歸檔范圍進行確定。（4）嚴格立卷，確保案卷質量。在歸檔過程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內的基建文件材料，系統整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）；劃定保管期限，同時對保管期限進行標注，并且注明相應的密級；基建檔案整理后，需要進行裝訂，并保證結實美觀，同時標題要簡明扼要，清晰整潔地填寫卷內目錄。

2工程項目檔案管理信息化建設

2.1完善信息化檔案管理的制度

第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發和使用的全套文檔資料和信息化軟件應用程序，要提高人員對信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數據錄入之前應該妥善的進行數據的備份和保管，提高數據的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據國家檔案局的國家標準制定，主要的標準為：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

2.2加強基礎設施建設

工程項目檔案網絡系統的建設以及數字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。工程項目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網絡系統，通過構建信息數據庫，使工程項目檔案能實現信息的共享。各種數碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了工程項目檔案的數字化設備，對這些設備加以利用，可以使工程項目檔案的一體化管理得以實現。而在這個過程中，工程項目檔案的信息化管理則為其實現奠定了基礎。

2.3保證信息化系統的安全性

安全防范的管理主要作用是加強檔案管理的主要內容的安全性和保護性，加強信息化檔案管理的作用。從管理上加強安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內部網絡模式，利用科學化、理化的內部網絡模式管理好內部人員，杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網，防止造成網絡資源流失與檔案管理的負面影響。第二，管理好輸出設備，對于重要電子文檔的打印，要進行嚴格的登記和日志管理，管理好內網客戶端，在局域網上建立監控點，最關鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數據的備份與容災，最理想的數據保護方式就是解決信息化檔案內部的可用性風險和恢復性風險，當前檔案的數據備份與容災能力已經成為了數據存儲安全的象征。數據備份需要保證客戶數據的完整性、需要提高數據安全性、可靠性和一致性。

2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊伍建設

長久以來，工程建設領域中多數一線人員知識層次并不高，在建設過程中對于信息化的運用范圍與接受程度相對其它行業來說并不高。這對信息化的實施是不利的。各級參建單位對電腦軟件的使用理念還停留在各類專業軟件的層面。如何在工程建設的從業人員尤其是技術人員中提升信息化系統的應用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對其它各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。所以，各級建設單位要加強對員工信息化應用的培訓，并且從各單位的領導階層開始重視信息化的培訓，建設具有綜合能力的檔案信息化管理隊伍，并保持相關人員的穩定。

結束語

加強工程項目檔案管理信息化工作，是適應我國工程建設發展的必然要求，也是提高建設水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發展理念已能為廣大建設者所接受，但真正要將信息化建設落到實處，使之成為實用的管理手段，仍要各管理層面的從業者們不斷努力。

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（一）加強政策宣傳

要做好項目工程檔案管理工作，離不開各單位、各部門的支持和協作。我們在建設工程項目檔案的收集過程中，要注重運用規范、科學的技術手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規以及其重要性，積極主動的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認識到做好建設工程項目檔案工作的重要意義，真正了解各自應盡的職責和義務。

（二）提高隊伍素質，增強責任意識

“工欲善其事，必先利其器”，學習能提高個人素質，提升我們的道德素養，進而不斷提高自身解決工作實際問題的能力。無論專、兼職檔案管理人員，都必須要做到：加強檔案工作職業道德建設，自覺樹立愛崗敬業、默默奉獻意識，從思想上真正熱愛檔案工作；加強工作作風建設，努力培養自身舍得吃苦、樂于為基層服務的意識，增強工作的責任感和使命感；樹立終身學習、終身受教的思想觀念，做到培訓與自學相結合，要向領導、向同事學習，學習他們好的工作方法和工作經驗；學習、掌握、精通檔案工作所需要的各項基本技能；加強現代辦公設備的學習，提高熟練運用計算機、網絡等現代技術管理檔案的技能水平，真正成為一崗多能、業務精湛的管理能手，以適應新時期新階段對檔案工作的要求。各級領導和有關業務部門要切實重視檔案管理工作,檔案管理專業部門和人員要進一步明確職責范圍,樹立服務意識，加強業務學習。從自身做起，愛崗敬業，按制度辦事，用規范工作，從源頭上把好檔案質量關。維護檔案的完整性、準確性、規范性、嚴謹性、安全性，提高檔案的可利用性。

（三）加強組織領導，完善制度建設

加強組織領導，堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、建立等各參建單位都納入管理網絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，明確分管領導、責任部門和工作人員，對本系統的檔案管理工作履行監督、檢查和指導的職責。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監督管理和具體業務，從而理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的管系，明確職責。完善制度建設，建立健全檔案管理以及建設工程項目檔案歸檔等的各項工作制度，將制度細化到每項工作的標準程序中去，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，達到規范化管理目標。制定《建設工程項目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號規定》、《檔案修改補充制度》、《檔案檢索及機房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規章制度。從檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用、銷毀以及安全保密等工作的各個環節，均建立健全完善的制度及有效的措施，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任制中進行考核，進一步規范、細化檔案管理工作，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道。

三、加強建設工程項目檔案管理的新舉措

（一）強化責任考核，加強跟蹤指導

建立檔案目標管理考核機制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結合競賽、達標、創優、評先等活動，強化考核激勵。在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識，推行檔案工作責任制管理。跟蹤指導是檔案部門在收集工程項目檔案時掌握第一手資料的必要條件,也是使竣工資料達到規范化的重要手段。工程檔案產生貫穿于工程項目的招標、投標、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據年度工程進度計劃內容，制定出相應的跟蹤指導計劃,在工程項目施工開始就派專業技術人員進行跟蹤指導,對該項工程竣工檔案交付驗收提出明確要求,切實做到對工程竣工檔案的有效控制。對不按規定執行的單位，工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的單位，及時提出書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予適當的經濟處罰，嚴重的實行責任追究制。

（二）加強崗位技能培訓，提高人員業務水平

與工程建設相關的設計、監理、承包、施工單位多數人員對工程檔案重要性認識不到位，并且缺乏系統的檔案工作業務技能，因此，加強對這些人員的培訓是十分重要的。具體可以通過多種渠道、采用多種方式，對參建單位的檔案人員進行專業的建設工程項目檔案業務培訓，介紹檔案管理工作相關的法律法規以及各項管理制度，對建設工程項目檔案的收集范圍、整編要求、移交時間和竣工檔案驗收的基本要求進行專業系統的培訓指導。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強檔案管理意識的同時，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規范整理、安全保管和有效利用發揮了重要的作用。

（三）成立重大工程項目竣工檔案歸檔工作協調小組

建設工程項目檔案的形成貫穿于項目立項、評估、設計到施工、竣工、交付使用全過程,檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復雜的過程,其中涉及到若干部門,眾多的環節和許多專業,歸檔范圍包括建設項目前期文件、招投標文件、施工文件、監理文件及竣工驗收文件，要保證施工檔案完整準確及時地歸檔,就應當有一個協調的機制。一個比較大的工程項目,應當成立竣工檔案協調小組,一般應由規劃部門、工程部門、財務部門、檔案部門、設計單位、施工單位、監理等組成,以協調各方面的工作,保證工程項目竣工資料歸檔工作的順利進行。

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水利工程項目設計檔案，是水利工程設計單位的核心檔案，是基本建設和生產管理的重要依據和憑證，是水利建設事業中的一項巨大資源。認識并掌握水利工程項目設計檔案的特點，對水利工程項目設計檔案進行科學地管理，主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關部門提供利用，是實現檔案自身價值的體現。因此，做好水利工程項目設計檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項目設計檔案的形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程，能夠真實地反映設計人員的科技思想、科技方法，它的形成是設計單位智力勞動的結晶，其中蘊涵諸多科技配套成果以及多學科、多專業聯合集體創作的智慧，在一定程度上也體現出設計單位集體的設計能力。可見，管理好水利工程項目設計檔案，是發揮工程設計檔案社會使用價值、讓工程設計檔案產生經濟效益的基礎性工作。筆者結合江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司實際工作，將管理工作與自主創新相結合，進行如下思考。

2水利工程項目設計檔案的特點

水利工程項目設計檔案有文書檔案、工程檔案、會計檔案的共性，但也有水利工程項目獨特的自身屬性。水利工程項目設計不是一般的土建工程項目設計，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時間跨度大之外，還要考慮工作條件的復雜程度，施工難度多大且會受到哪些自然條件制約，有多少社會效益，對環境有多大影響，如果出現事故會產生那些嚴重后果，以及對國民經濟影響程度?？上攵?，水利工程項目設計形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認識水利工程項目設計檔案的特點完全有必要。

（1）復雜性。每個水利工程項目設計檔案的內容都包括計劃立項、勘察、設計全過程中所形成的全部技術文件、設計圖紙和有關工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環境綜合治理總體方案》確定的六項調水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規劃》確定的流域洪水北排長江重點工程，工程北起長江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運河，利用武進港入太湖。主要工程內容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項水利工程內容就如此之多，故伴隨每個工程的進展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設計檔案的內容主要是設計過程中的報告、方案、各專業的計算書等文件材料和底圖、藍圖、白圖等圖紙。不僅有設計形成的材料和載體的多樣，同時還有大量的專業計算書等電子文件，這些都是設計過程中形成的，是施工的重要依據，應加以長期保存，作為其他設計和施工工作的重要參考。另外，項目設計周期長、專業多、產生的文件材料種類多、數量大、整編量大等特點充分表現了水利工程項目檔案的復雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。

（2）系統性。每個水利工程項目設計檔案的內容都必須完整、齊全、系統。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設兩臺機組，單機流量10m3/s，12m凈寬節制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運北片防洪控制節點工程—采菱港樞紐工程完工驗收會議上，工程相關資料順利通過驗收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設計內容、工程施工質量優良、工程完工驗收做出了應有的努力。實踐證明，每個水利工程項目的可行性研究、初步設計、招標設計和施工圖設計四個階段的勘察設計工作，設計文件審查、施工招標、施工、竣工驗收等各階段的服務工作，及相應的勘察設計文件及有關技術資料等，必須是一個齊全完整的系統，具有系統性。

（3）獨立性。每個水利工程項目設計檔案的內容都具有很強的獨立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區段，距瀏河河口約200m，需拆除報廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時，十八港南樞紐清晰地獨立于太倉市城區水環境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎。每個水利工程項目的設計獨立性還表現在其具有專業方面的特點，設計中需要測量、地質、鉆探、規劃、水工、施工、機電、建筑、科研、試驗等許多專業和學科共同承擔完成，形成的檔案體現出較強的專業性。如：設計中需要的工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等，這些資料均需要外部系統提供。

（4）時序性。每個工程項目設計都有時序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物，由節制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時序進行設計完成的。一個較大的、周期性長的水利工程項目設計可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會有初步設計、招投標、施工圖設計三大階段。各個時序點的工作內容都會有所不同，產生的文件資料也會不一樣，甚至收集歸檔的載體也會千差萬別，故檔案的管理也要體現出時序性的特點。水利工程項目設計有時需要分成多次設計，有的還會出現長達數年時間跨度，周期長、工程設計量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質資料文件、電子文件，還有樣品實物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項目設計檔案的特點，找到其中規律性，以形成管理工作的對策，檔案員一定要根據設計工作的實踐，在一線與設計人員溝通，最終實現水利工程項目設計檔案完整、準確、系統的目的。

3水利工程項目設計檔案的管理

面對水利工程項目設計檔案種類復雜、數量大的實際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統、準確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項艱巨任務，也是整個工程項目設計不可忽視的一項重要工作。故做好水利工程項目設計檔案的管理工作，規范管理流程就顯得意義重大。

3.1重視檔案的源頭

抓水利工程項目設計檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個標準，要明確歸檔要求，要根據本單位的實際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個人都明白，在每個設計項目中，哪些文件材料應該歸檔。水利設計項目檔案資料一般有依據性資料、基礎性資料、設計資料、施工資料、竣工使用資料、財務管理資料等。

（1）依據性資料。主要是設計項目申請報告及批復、可行性報告、設計任務書等；選址意見、定點圖、建設用地規劃許可證、征地批準文件、國家征用土地申請表、征地協議書、拆遷協議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產生的，也有的則需要外部提供原件。

（2）基礎性資料。主要是工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業性較強，在形成時要對載體和格式提出要求。

（3）設計資料。主要是設計任務書、合同、協議；工程設計的全套圖紙；設計計算書、工程預算、說明書；設計評價、鑒定及評審材料，圖紙會審記錄；工程變更聯系單，設計修改通知單，設計鑒定及審批文件等。

（4）施工資料。雖然不是設計單位主要的檔案資料，但設計時作為參考，施工資料在設計單位也經常會出現。主要是工程承發包合同、招標投標文件、施工任務書；施工組織設計、施工執照、施工單位資質證明；開工報告、施工計劃、安全措施等；工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗收記錄（地基、基礎、打樁、鋼筋、結構、水電等記錄）、建材質保書及試驗報告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。

（5）招投標資料。主要是設計單位的中標人的業績和資信；勘察總工程師、設計總工程師的經歷；人力資源配備；技術方案和技術創新；質量標準及質量管理措施；技術支持與保障；投標價格和評標價格；財務狀況；組織實施方案及進度安排。

（6）財務管理資料。主要是設計過程中發生的財務憑證、報表、賬簿、其他類會計資料。

3.2保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對水利工程項目設計有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價值的檔案資料。檔案資料收集應該形成定期送交制度和聯系催要制度。

（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應在文件資料辦理完畢后，及時歸檔移交。檔案工作人員要經常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時向形成資料的各科室催收應歸檔的資料。收集進檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應責成檔案材料形成的相關科室按要求完成。載體紙張應統一規格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫?，F代化設備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個項目設計形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯系。

（2）聯系催要制度。根據工程設計進度表，有計劃地對各科室項目及時開展專業跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設計進展情況，摸清各專業檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現的問題，及時指導各科室項目做好文件材料的收集和預立卷工作。實行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項目負責人的聯系，及時掌握工程設計進展情況，按照歸檔工作時間要求，加強催收，實行各科室項目負責人和項目分管人對歸檔清單簽名負責制度，通過實施填寫設計產品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續性、完整性和及時歸檔。對歸檔資料的質量實施監控。各科室負責對本科室的歸檔文件、資料進行核查，項目分管人對該項目歸檔的文件、資料進行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準確、系統。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質量。

3.3規范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實體整理和檔案內容整理，一方面要對檔案文件內容的真偽進行鑒別，對檔案內容的客觀性進行考證；另一方面還要將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案進行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實踐中歸納總結并采用如下工作流程：收集分類案卷組合卷內文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。

（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對各科室移交文件材料的種類、數量、時間、存在問題進行登記；檔案室依據歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續。

（2）分類。根據公司檔案整編規則擬定分類方案，將一個設計項目根據實際情況劃分大類和小類。

（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對齊，并在文件的左上角或左側用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷內文件排列。按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列。

（5）案卷編目。編件、頁號，填寫卷內文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統，形成卷內文件目錄數據庫。

（6）案卷排列。按每個設計項目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。

（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統，形成案卷目錄數據庫。打印目錄，裝訂成冊，形成檢索工具。

3.4明確檔案的方向

水利工程項目檔案的收集、編目、檢索、利用、統計全過程，如果能夠融入計算機技術，必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力，迅速實現水利設計工程項目檔案管理的自動化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務質量，這是今后檔案工作的方向。要充分認識到工程設計是動態的，設計形成的圖紙文件是設計人員用科學技術構思出來的精神產品，其僅僅是對擬建工程的技術上和經濟方面的規劃，而不是實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現象，如設計變更、設計文件補充、設計文件修改等，都是客觀現象。對于頻繁的設計變更，如果將計算機技術融入后，檔案工作必將進入一個全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗收，期間形成的設計圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補充，甚至作廢、推倒重來，在應用計算機進行工程設計檔案管理后，檔案人員可以及時了解設計變更情況，避免了對外提供已經作廢的或已經修改過的錯誤圖紙，為工程設計發揮出了重要作用，較好地解決了設計變更資料與工程設計技術文件資料的配套整理，使工程設計檔案做到了準確、完整。

篇9

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

邯鄲鋼鐵集團公司始建于1958年，創業之初僅有兩座255M3高爐。隨著改革的深入，為了增強企業自身的競爭力，公司從1988年-1995年陸續建成了90M2燒結機、機械化原料場、1260M3高爐等三大項工程；“九五”期間又建成投產了125萬噸薄板坯連鑄連軋、5#6#焦爐、2000M3高爐、400M2燒結機和三煉鋼Ⅰ、Ⅱ期等五大項工程；“十五”淘汰落后產能，邯鋼結構優化產業升級總體規劃全面實施；“十一五”邯鋼新區2#3200m3高爐、2#燒結機、2#轉爐系統、干熄焦、2180mm冷軋工程、自備電廠建成投產；東區3200m3高爐、200萬噸球團、435m2燒結機、管狀皮帶機和第三原料場等東區鐵前系統改造項目建成投運；2013年作為‘十二五’承上啟下的關鍵年，邯鋼以“系統綜合效益最大化”為目標，建設“綠色、低耗—經濟煉鐵平臺，高效、低成本—潔凈鋼平臺，延伸、創效—功能拓展平臺”，推動轉方式、優結構，打造產品競爭力和產業鏈競爭力的新優勢，加快向國際先進水平現代化邯鋼邁進。制定了鋼1250萬噸、力爭1300萬噸，生鐵1270萬噸，鋼材1180萬噸，新產品產量300萬噸，品種鋼比例70%，深加工產量450萬噸，發電量37億度的生產經營目標；1990年以來，公司檔案館（處）共指導296個工程、投資總額達90.6億元的項目檔案工作，接收竣工檔案23246卷406088張，底圖50982張，資料3563冊427592頁。近年來，邯鋼的改擴建工程和固定資產投資項目，其數量和投資總額都遠遠超過前三十年的總和，而且每一項工程都涉及到十余個部室和生產廠、幾個乃至幾十個施工安裝單位。做好建設工程項目的竣工檔案和有關資料的歸檔保管工作，是保證公司檔案總體質量的關鍵。為確保如此浩繁的工程項目檔案齊全、完整、準確、及時歸檔，我們做了以下工作：

追本逐緣，理順前期文件歸檔渠道

一個工程項目的前期文件，包括從項目立項、可行性研究、各種建設手續及審批、環評到勘察設計階段，這一過程相對都比較漫長，而且涉及到公司規劃發展部、進出口公司、安全環保部、設計院、技改部等十余個部室和項目有關單位。由于時間跨度長、各環節工作聯系緊密，特別是涉及到工程項目的各種許可證、合同、各種協議及批文等文字材料，使用部門多，反復引用率高，給檔案資料的歸檔帶來了很大的難度。

為此，根據國家檔案局、國家計委聯合的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，結合公司各處室的管理職責，我們制訂了《工程竣工檔案資料歸檔細則》及《處室前期文件歸檔范圍》，明確了項目建設單位、公司有關職能部門和施工、監理單位的歸檔責任；下發了《邯鄲鋼鐵集團有限責任公司基本建設項目檔案管理辦法》，明確了歸檔義務和處罰辦法。檔案人員根據項目進度和復雜情況靈活地分階段或一次性接收，理順了前期文件的歸檔渠道。

提綱挈領，保證竣工檔案齊全、完整歸檔

一方面，為了增強施工單位的歸檔意識，加強公司工程管理部門和職能處室的監管力度，我們制作了《項目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位根據施工過程中單位工程的劃分，詳細按照單位工程——分部工程——對應圖號進行填寫。對一個單位工程由多家施工單位共同施工的，不但要求文字資料中工序交接齊全，而且要求在此表中要有所反映，為日后匯總打基礎。檔案部門制作的《項目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位按檔案部門的規定填報，經公司工程管理部門的現場專業技術人員初審、簽字確認，再加蓋工程管理部門的審定章，從而有效地防止了以往施工單位和技術人員用自編自填的竣工資料移交清單來交驗竣工檔案而產生的漏圖、少圖現象，確保工程項目竣工圖紙的完整和齊全。

另一方面，把住工程項目結算關，保證工程項目檔案的規范、完整和及時歸檔。檔案處參與《公司固定資產投資管理辦法》的制定和執行?！豆芾磙k法》用四個專門條款分別規定了設計、施工、監理等中標單位承擔竣工檔案的編制、整理和歸檔責任，“凡不按要求移交檔案資料的項目不準辦理竣工決算”。檔案處依據施工合同及協議、《項目竣工圖齊全、完整情況表》以及《檔案資料交接清單》核驗竣工檔案，由檔案管理人員驗收無誤并接收入庫后，設計、施工、監理單位持檔案處開具的竣工檔案接收證明，方可到公司有關部門辦理竣工結算。

深入現場，為竣工檔案整改護航

根據國家有關規定和邯鋼的實際需要，結合以往施工單位在做文字資料、竣工圖過程中出現的問題，我們制訂了《建設項目（工程）竣工圖的歸檔標準》。在每一個工程項目開工后，我們及時組織所有施工單位的專職檔案員和編制竣工資料的工程技術人員參加檔案處組織的專題培訓班，由檔案處領導和中高級管理人員講解歸檔標準和具體要求，使施工單位和有關人員從施工起始階段就明確歸檔責任并掌握編制規范。

檔案人員定期深入施工現場，參加現場調度會，及時了解各階段的施工情況和檔案資料形成情況，督促其積累和整編；檔案部門及時與施工單位溝通信息，對竣工檔案整編過程中出現的問題，預見一個，預防一個；發現一個，解決一個，不留死角。通過檔案人員的不懈努力，使施工單位少走了彎路，特別是設計變更通知單在竣工圖中編制到位的問題，我們不厭其煩地為施工單位技術人員分門別類示范操作，節約了時間和費用。

在施工單位編制完竣工圖后，我們依據歸檔標準，到施工單位嚴格進行檔案初驗，對發現的問題提出意見并限期整改。由于工程項目竣工圖的專業性很強，我們要求施工單位的技術人員按專業匯總一份交接清單，既保證了竣工檔案的順利交接和歸檔，同時也提高了檔案提供利用的準確性。

篇10

對任何一個工程單位而言,不論是設計單位還是施工單位及監理單位,其資料室已成了圖紙資料庫,過去的圖紙資料堆得四處皆是,個別已是塵埃滿面。如何利用計算機及電子文檔將各種資料、圖紙實行數字化統一管理,這是很多單位所共同關心的問題。隨著計算機的發展和普及,目前多數設計單位的計算機出圖率已達到100 % ,即所有工程圖均為Windows98、Word 、Excel 等電子文件。但大多數單位未對這些圖檔進行統一管理,在設計單位分散在各設計人員手中或各科室里的資料數不勝數。因此在工程建設過程中有數量眾多的施工往來文件、合同、實驗資料和竣工文件等資料,如果能將這些文件資料無紙化統一管理,那將會為各單位節約許多開支,也會減少各單位對這些資料進行人工管理的苦惱,更不會有丟失資料的擔心,而且查找文件即方便又快捷。在施工監理單位也存在類似的問題。為解決上述問題,結合監理工作的需要,我公司在“西部交通建設科技項目”、“兵團國家級貧困團場扶貧公路建設項目”等工程中不斷的總結經驗,實驗研究出了一整套有關設計圖及竣工資料數字化統一管理模式及管理系統。

就我個人認為該系統能很好地解決圖檔管理中所遇到的各種問題。針對設計和施工單位(含監理和業主) 工作內容和重點的不同,將其分為設計施工檢測管理和竣工圖輔助制作及管理系統兩大部分。

2存在問題的主要原因

2. 1重建設、輕管理、檔案意識淡薄

有的工程管理部門和工程專業人員重工程實體,輕工程資料,只重視搶工期,忽視工程資料與工程實體同步管理。認為只要工程項目迅速建成投入使用就行,對工程項目竣工檔案資料是否完整準確的歸檔漠不關心,忘記了竣工檔案是企業必要的技術儲備,是一種潛在的生產力這樣一個極為重要的問題。

2. 2對檔案工作缺乏正確的認識

有人認為,工程項目竣工檔案材料的收集歸檔完全是檔案部門的事,這種認識誤區,是造成工程竣工檔案材料收集不齊全、不完整、不準確的另一個原因。檔案管理工作不是一項孤立的工作,它與企業經營有著千絲萬縷的聯系。尤其是收集歸檔工作,檔案材料能否收集齊全完整并保證其準確性,不僅取決于檔案管理人員的主觀努力程度,而且與企業各部門在處理業務,形成文件材料行為規范程度有著直接的聯系。如果各業務部門在編制或審查文件圖紙資料時不注意其質量,使用中不維護它的安全,辦理完畢后又不注意收集和積累,而單憑檔案部門事后去找、去要、去收集,那么要使工程項目檔案資料歸檔齊全將是一句空話。

2. 3工程項目竣工檔案歸檔制度不健全

例如,有的工程在制定項目計劃時未將竣工檔案資料歸檔工作列進去,有的工程項目驗收時不吸收檔案部門參加,有的施工單位在竣工驗收時不向工程管理部門提交竣工檔案,沒有將竣工檔案的形成、歸檔納入工程管理業務范圍。由于歸檔制度不健全,曾出現工程實體完工,施工單位走人,工程管理班子解散,交工資料成堆,造成檔案人員有啥清理啥的局面。

2. 4對檔案管理制度執行不力

有些規章制度必須在各業務部門的大力支持和密切配合下才能得到真正的貫徹執行。例如,公司制定了關于工程交工資料不完整、不準確,工程項目就不能驗收,工程項目竣工資料不歸檔,財務部門不能結算等規定。但在實際工作中,有些單位認為檔案工作是檔案部門的事,與本單位無關,無視檔案工作的規章制度,有法不依,有章不循,該把關的不把關或是把關不嚴,使部分規章制度形同虛設。

2. 5沒有形成一個良性的歸檔渠道

如有的建設項目主管部門、施工單位與檔案部門配合不緊密,管理上出現脫節現象,有些甚至出現相互推諉,在檔案資料歸檔過程中只是處于施工單位交什么,工程部門收什么,工程管理部門交什么,檔案部門就收什么,在檔案資料的接收上留下漏洞。

2. 6檔案人員業務水平參差不齊

竣工檔案資料應該是由專人跟蹤負責的一項工作，可是由于很多單位對于檔案資料收齊的重要性不理解甚至于有時覺得是可有可無所以在檔案資料員的配備上出現了很大的流動性和不專業性。其實按照正規的要求，應該是每個建設方、施工方都應該配有一至三名經過專業檔案資料管理培訓后考試合格取得檔案員上崗證的工作人員?？墒?，就現在而言這一點幾乎是沒有幾個單位能夠做到的，這樣就造成了很多重要檔案資料應檔案人員的不專業管理而流失，而這些寶貴資料的流失是隨時有可能給我們將來的生活、建設，甚至于財產生命造成不可挽回的損失。

3解決問題的主要措施

以上問題是在工程項目檔案管理方面存在的突出問題。如何才能保證工程項目竣工檔案資料及時、準確地歸檔,筆者認為應努力做好以下幾方面的工作:

3. 1重視并提高檔案管理意識

各級領導和有關業務部門要切實重視檔案管理工作,檔案專業部門和人員要進一步明確職責范圍,如參加生產調度會,參加產品鑒定會和基建工程竣工驗收,參加設備開箱等。

3. 2成立重大工程項目竣工檔案歸檔工作協調小組

工程項目從立項、評估、設計到施工、竣工、交付使用,其檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復雜的過程,在這個過程中,涉及到若干部門,眾多的環節和許多專業,要保證施工檔案完整準確及時地歸檔,就應當有一個協調的機制。筆者認為,一個比較大的工程項目,應當成立竣工檔案協調小組,一般應由計劃部門、基建部門、財務部門、檔案部門、施工單位、使用單位等組成,以協調各方面的工作,保證工程項目竣工資料歸檔工作的順利進行。

3. 3進一步健全檔案管理制度

首先要從業務考核入手,將工程項目檔案歸檔管理納入計劃管理,并對工程項目竣工檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間以及歸檔職責都做出明確的規定,并通過建立崗位職責把歸檔任務納入各業務部門和有關人員的工作標準之中,使歸檔工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工資料列人工程承包合同,列入創優工程評審條件并認真實行預留交工資料保證金制度,第三是要認真執行制度。制度的保證作用,不僅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否貫徹執行。

3. 4加強跟蹤指導

跟蹤指導是檔案部門在收集工程項目竣工檔案中掌握的第一手資料,也是使竣工資料達到規范化的必要條件。工程檔案產生于施工現場,貫穿于工程項目的招標、投標、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據年度計劃內容制定出跟蹤指導計劃,在工程項目施工開始就要派專人進行跟蹤,對該項工程竣工檔案交付驗收提出明確要求,切實做到對工程竣工檔案跟蹤管理的有效控制。同時,在跟蹤指導的過程中要積極主動與工程管理部門、施工單位搞好配合。檔案部門在跟蹤指導中應注意以下問題:第一,檔案部門應擺正服務的指導思想,工程中主動配合,做到參與而不代替。要注意做好組織、協調、指導、監督工作;第二,擺正工程管理與檔案工作的關系。從基本建設和工程施工角度來看,工程管理與檔案工作應是主從關系,現場檔案工作從屬于工程管理,是工程管理的一個組成部分,它貫穿于工程的全過程。

3. 5積極參與管理

一是工程項目立項時,檔案部門要與有關部門協商,將竣工檔案的歸檔工作列進去,并提出具體要求;二是鑒定施工合同時,要將竣工檔案歸檔的責任、時間、案卷的質量要求等寫進合同中,以保證竣工檔案完整、準確、及時地歸檔;三是要嚴格按照工程合同履行歸檔手續,用經濟手段保證竣工檔案的歸檔工作;四是在施工過程中,注意加強業務指導工作,及時發現和解決問題;五是在每個單項工程完工后,應與工程管理部門在驗收工程的同時驗收竣工檔案,從根本上解決竣工檔案滯后性的問題;六是檔案部門要搞好竣工資料的驗收。驗收時要逐卷逐張進行核對,其方法是以案卷目錄對照每張圖紙、文字材料,以變更通知對照圖紙修改部位;以國家科技檔案案卷標準對照案卷質量;以工程項目竣工檔案資料歸檔細則對照形成的全部竣工檔案。七是竣工驗

收時對檔案的抽檢,一般千卷以上抽查15% ,千卷以內抽查30% ,抽查時重點放在對初驗中發現的問題是否糾正。

3. 6嚴把審核驗收與財務結算關

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1.1專業性強

每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。

1.2成套性強

成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。

1.3形成分散

建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強

建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。

1.5變更頻繁

建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。

1.6種類多樣

建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。

2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題

由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準確性差

傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。

2.2項目文檔收集不全

建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。

2.4項目文檔不規范，質量管理難度大

建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。

3建設項目檔案管理需求

根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。

3.1高效智能的現場記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。

3.2項目文檔全過程管理

為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。

3.3項目文檔動態化管理

應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

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文獻標識碼：A

文章編號：1674-1723（2012）06-0076-03

由于大中型水電站工程具有技術難度高、工程規模大、工程施工單位多、專業復雜、人員流動大、時間跨度長等特點，這些特點決定了大中型水電站檔案工作的重要性、復雜性和艱巨性，如何做好大中型水電站檔案工作是企業面臨的一大難題，也是企業檔案工作者面對的一項挑戰。筆者從事水電站工程項目檔案管理工作多年，談點體會和感受。

一、水電站工程項目檔案管理的重要性

水電站工程項目檔案是指在工程項目設計、施工、竣工等活動中形成的具有保存價值的各種文件材料、技術圖紙、聲像等檔案資料，其涉及面廣，涵蓋了工程設計、建設、施工、監理各參建單位提交的檔案資料；內容繁雜，包含了從立項審批、招投標、勘察設計、施工、設備安裝調試、生產準備、竣工驗收等全過程中形成的歷史資料；形式多樣，具有紙質、磁介、光介等載體的檔案資料。這些珍貴的檔案資料是企業在電力生產和經營管理活動中必不可少的信息資源，具有非常重要的經營管理和科學研究價值，對今后的安全生產、運行管理、法律糾紛、專項審計等工作具有極其重要的參考利用價值。因此，做好水電站工程項目檔案管理工作尤為重要。

二、當前水電站工程項目檔案管理存在的主要問題

當前大中型水電站工程建設項目實行項目法人制、招投標承包制、建設監理制，形成了以建設單位為業主負責，設計、施工、監理單位配合的運行機制。由于各參建單位繁多，其檔案管理機制和管理模式與建設單位不一致，同時，建設單位對各參建單位的監督力度不夠，各階層人員的綜合素質參差不齊，對檔案工作的認識不到位，極容易導致水電站工程項目的檔案管理不夠完善，離國家、行業主管部門對檔案工作的標準有些距離，主要體現在以下幾方面：

（一）建設單位對各參建單位和業務部室檔案工作的監督、檢查、服務力度不夠

建設單位在工程建設期間往往重視工程建設進度、質量安全和電力生產，對檔案工作重要性的認識不夠，導致自上而下、由內而外檔案管理意識差，對各參建單位和公司內部業務部室缺乏應有的監督檢查力度，沒有制定相應的檔案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未將其宣傳、落實到位，造成兩頭脫節，許多珍貴的工程項目原始資料收集不齊全、整編不規范、歸檔不及時、竣工圖審查不到位，給企業經營管理和發展帶來不可估量的損失。

（二）設計單位對設計資料的歸檔意識不到位

設計是龍頭，同時它也貫穿于整個水電站工程建設的全過程，從工程建設一開始設計單位就產生設計資料，在施工期間對工程設計變更進行監督和管理，會產生設計聯絡資料和設計變更資料，在竣工階段其設計圖目錄為施工單位是否完整歸檔提供依據性作用，可以說設計資料管理的好壞決定著工程項目的建設質量。但目前設計單位對設計資料的歸檔意識不夠，沒有按要求向建設單位提交全套設計資料（圖）和完整的目錄清單，存在設計圖歸檔不完整，目錄清單不系統、不完整，簽署不完整、不規范，給工程建設帶來隱患。

（三）施工單位缺乏專業人員管理檔案

施工單位是施工建設的主體，承擔著工程建設的重任，因此施工單位往往會配備豐富的、專業技術強的土建、機電專業人員，而忽視對檔案專業人員的配備，其檔案工作要么由技術人員兼顧，要么由完全不懂水電專業的資料員管理，致使施工單位的資料管理往往存在收集不齊全，遺漏原始資料和變更資料；整編不規范，存在復印件和簽署不完整現象；組卷不系統，沒有按分部、分項進行科學、合理的裝訂成冊；歸類不準確。這些施工資料管理無序的現象給以后的運行管理造成嚴重的影響。

（四）監理單位未全面履行監理職責，忽視對檔案資料的管理

監理單位對工程建設的質量管理應該是全面、全過程、全員參與，它不僅僅要對工程質量進行監理，同時還要對檔案資料進行監督管理。監理單位除對自己產生的資料進行收集、整編外，還要對施工單位提交的方案進行審批、質量進行簽證、竣工圖的修改進行審核等。但目前有些監理單位沒有對施工檔案資料的監督管理職責履行到位，出現審批手續不全、簽證不真實、竣工圖修改不進行審核簽字等現象，嚴重影響施工檔案資料的收集、整編質量。

三、加強大中型水電站工程檔案資料管理的優化措施

（一）充分發揮建設單位對檔案工作的領導、監督、檢查職能

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1.1專業性強

每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。

1.2成套性強

成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。

1.3形成分散

建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強

建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。

1.5變更頻繁

建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化?？勺冃允墙ㄔO項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。

1.6種類多樣

建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。

2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題

由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準確性差

傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。

2.2項目文檔收集不全

建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。

2.4項目文檔不規范，質量管理難度大

建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。

3建設項目檔案管理需求

根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。

3.1高效智能的現場記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。

3.2項目文檔全過程管理

為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。

3.3項目文檔動態化管理

應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。