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開展同業對標工作，旨在學習和借鑒先進理念和先進方法，實現企業自我完善，促進企業努力實現和保持一流的管理、技術、效益和服務。國網晉城供電公司為加快建設“電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀”的現代公司，推動公司發展與電網發展方式轉變，以求真務實的工作作風和實事求是的科學態度，從提高工作成效入手，加強對指標定期診斷分析，制定有效的管理改進措施，有效推動對標管理全面提升：

一是堅持增強對標意識與強化對標責任相結合：

不斷增強對標意識，讓指標真正成為領導關心、全員關注的重點。同時，細化每項指標，根據全省排名情況，將指標分為優勢指標、中間指標和短板指標，明確了各指標的定位，把重點放在找不足、查原因、解難題、促提高上。明確要求，領先指標高點起跳、擴大優勢，挖掘提升空間，量化目標任務；中間指標自加壓力、升檔進位，明確工作任務，細化改進措施；短板指標深度剖析、持續改進，深入分析原因，找準癥結所在。按照“公司統一管理、專業歸口管理、部門分工合作”原則，將各項責任落實到對應專業部門，將對標指標細化到個人，實現責任的全員、全面、全方位落實。

二是堅持行政宏觀把握與黨務短板主抓相結合：

在國網晉城供電公司行政宏觀把握各項指標的同時，該公司黨委將同業對標與基層支部工作深度融合，開展“同業對標――先鋒在行動”主題活動。該項活動旨在通過各單位所在黨支部（小組）來主抓短板指標的方式，與各單位宏觀把握全局指標相結合，推動指標管理走上快速提升“高速路”。該項活動取得了顯著成效，在第四期的三季度公布的短板指標與上半年22項短板指標相比提升率達到59.09%。

三是堅持對標完成數據與指標計算規則相結合：

要做到透過現象認識本質，從只關心數據結果轉變為熟悉指標的計算規則，從被動的接受結果轉變為主要提升成績，通過對熟悉指標規則來實現對指標數據的預測和分析，通過剖析指標公式的各項因數的邏輯關系，從而有針對性的進行歸類分析，提煉出提升指標切實有效的方法，真正達到提升指標的完成水平，實現通過對標數據反映管理成效的目的。

四是堅持管理水平提升與綜合實力提升相結合：

山西省電力公司2013版指標體系在業績對標和管理對標的指標權重分配上，適當加大管理對標指標權重。這就為今年的對標工作指明了方向，在把握體現公司綜合實力的業績指標的同時，要注重各專業的管理水平提升，將管理指標放在工作的重要位置。通過各專業內部管理水平的提升、人員素質的提高、管理手段和方法的創新，減少管理漏洞的產生，在工作流程上更加科學合理，全面提升對標個數占比72.8%的11個專業管理指標。

五是堅持對標診斷工作與管理提升工作相結合：

國網晉城供電公司每月定期組織各部門、公司各單位開展指標跟蹤分析，加強對標指標趨勢監控。每季度，組織相關部門及單位召開對標分析會，點評指標變化情況，系統查找管理薄弱環節，明確改進計劃和措施，交流對標管理經驗。年中組織各部門、各單位對照指標評價和分析診斷結果，針對管理薄弱環節，制訂年度管理提升工作計劃和措施，并做好逐項逐層分解工作。通過堅持對標診斷工作與管理提升工作相結合，從原因和結果兩個方向共同促進指標發展。

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企業在訂立和履行合同時，往往偏離相關的合同法律規定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識，使所簽訂的合同違反法律及行政法規的強制性規定。

例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。

其次，只是將簽訂合同當作一種形式，沒有認識到合同是雙方權利義務實現的保障書。

例如：大額、長期的設備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執行時間長，外部經濟環境對合同的執行往往會產生巨大影響。遇到鋼材漲價、銀行利率提高、通貨膨脹、供應商生產能力因供不應求而緊張等情況，供應商就會以無利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴格的合同違約條款制約對方的情況下，只能默認供應商提價要求，增加生產成本，否則就要面臨影響企業正常生產的窘境，給企業的生產經營帶來隱患。

此外，經辦部門在合同簽訂前要進行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執行脫節的情況在履約過程中普遍存在。

二、分析及對策

（一） 進一步增強合同意識，加強法制宣傳教育

要做好合同訂立工作，人是關鍵因素[1]。只有當思想上真正意識到合同的重要性，公司全員強調按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績、出效益。

公司決策層應當重視這項工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級領導干部學習的重要內容。定期參加《合同法》知識講座，在公司中層領導干部培訓中增加合同管理內容，使公司領導率先建立起合同管理理念，營造人人重視合同管理的氛圍，強化全員管理意識。

著力打造一支業務專，素質高，能力強的合同管理員隊伍。合同管理的專業性、技術性都較為復雜，合同管理人員的業務素質的高低，也直接影響著合同管理質量，因此企業對合同管理人員必須從嚴要求。招聘或選調一批素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實合同管理隊伍。可以效仿一些施工建筑行業的合同管理人員職業資格制度，建立崗位責任制，在崗位系數及薪酬方面適當傾斜，鼓勵競爭上崗，完善崗位職責和績效考評機制，實行末位淘汰，對上崗人員組織定期學習，結合公司實際進行正方面的實例分析，通過專題學習提高業務水平、理論水平。

推行培訓制度。邀請專家學者定期對企業員工進行合同管理培訓及考核，促進全員合同管理素質的提高。此外，還要加快推行相應的合同示范文本制訂，統一合同統計臺帳，從根本上提高合同管理工作水平。

（二） 科學設計合同管理內控流程與銜接環節

隨著合同關系的發展，經辦部門辦理合同業務流程應經過：合同立項、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環節[2]（如圖1）。經辦部門的業務流程相對應著兩道審核監督關卡：一是審核職能部門（企管、財務、審計、辦公室、公司領導）按管理制度規定，對合同業務可行性、規范性、合法性進行會審會簽，對每道合同環節層層把關的管理過程；二是由紀檢部門（監察部、廉政監督小組）對全過程的業務開展和審核流程進行廉政監督、效能監察的再監督過程。

圖1 合同管理內控示意圖

除部分特殊業務（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對外簽訂的合同均受采購管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項管理流程控制。換句話說，項目全程管理流程是由此四項子管理流程構成。四項子管理流程必須綜合考慮審批程序，設置統一的審批權限，明確各職能部門的審核職責，責任到崗，落實到人。子管理流程之間銜接工作環節，如商務談判、合同交驗等工作流程應盡快納入流程控制范疇。將前一項流程控制所形成的管理記錄，作為下一項流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時形成資料齊全、一項目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態。

同時，構建由公司經理層統一領導，合同管理部門專職管理和業務部門分管負責的組織網絡，是形成良性互動管理生態，強化動態管理的基本要求。企業管理部、審計部與財務部是合同管理部門承擔著合同的綜合管理，即對業務開展具有管理職責，又負有監督業務開展的義務。而監察部門（監察部、廉政監督小組）是流程控制的再監督部門，以廉政監督、效能監察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項目進展情況，發現業務過程中存在違規違紀或不按規定辦事的行為提出整改或處理意見。

【參考文獻】

[1] 王斐、賈富民、王昊：《加強企業合同管理的實踐與探索》[J]；《石油工業技術監督》，2004（3）

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一、突出合同綜合管理，建立“統一管理、分級負責、分專業審查”的管理體制

按照集中歸口管理，多專業一體化運作的思路，明確企管法規部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權、有效授權、規范操控為特征的合同管理體制。

（一）實行“三個統一”的集中管理

統一制度：武漢石化制定了統一合同管理辦法，嚴格實行領導一支筆簽約制度、公司領導審批制度和依據合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統一分工：公司明確規定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監督管理，合同專業管理部門負責各自主管范圍內的技術審查，合同經濟管理部門負責經濟審查。統一平臺：以合同管理和財務結算系統為基礎，并把市場準入、招標等系統接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規范有序進行。

（二）實行“三級負責”的授權管理

針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領導班子成員分工實行年度授權，對內控權限指引中的重點內容進行劃分，將合同審批審查權交權限領導。分級負責的授權管理，實現了不同業務類別、風險等級的合同都能得與之相應的管理。

（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術、經濟、法律審查，不得簽約未按規定進行三項審查的合同。技術審查主要審查合同相對人資質是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質量、驗收、履行期限等專業性條款；經濟審查主要審查計劃（預算）等簽約依據、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規內容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規定等內容。通過三項審查把關，有效防控了交易風險。

二、優化合同系統功能，實現合同管理與業務管理的有機融合

按照集團公司的統一部署，武漢石化穩步推進合同管理信息系統的運用，不斷完善和優化系統功能，實現了各類合同全面上線運行。

（一）完善系統功能設置，合同管理各個環節得到有效控制通過完善合同管理相應環節的流程設置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據審批功能，依據計、預算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優選合格供應商；完善合同簽訂審批功能，規范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務部門依據合同系統付款審批單對外付款。實現從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結算全過程信息化、標準化封閉管理。

（二）推行系統集成對接，全面提升合同運行質量武漢石化全面推進合同系統與財務結算系統對接，通過系統間數據信息自動傳輸，使財務部門嚴格依據合同進行結算付款，有效提升了合同履行質量和效率。

（三）強化分析評價功能，發揮合同信息對經營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統信息數據進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發現合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優化完善。對于合同系統反映出的專業管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經營決策提供依據，較好發揮了合同信息在經營管理中的服務和支持作用。

三、優化合同審查審批流程，提高合同運行質量和效率

武漢石化制定了年度合同轉委托授權書，明確了領導會簽審批的目標、原則和標準，通過優化流程、簡化環節、做到了既規范管理、又提高效率。

（一）審查必要性原則無實質審查內容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統中上傳相關招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復審查；對關聯交易合同、內部合同、金額小風險小的合同，相應簡化審查內容。

（二）不重復審查原則，減少審查環節同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內容不交叉審查。

（三）高效及時原則，明確審查權限所有合同都必須經過財務、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內通報。

四、抓住合同管理關鍵環節，強化合同全過程控制

（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應商履約情況進行考核，對出現質量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關系，保障了交易安全。

（二）規范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據滯后等管理行為做出相應調整，理順業務管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導相關部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規范簽訂合同。

（三）嚴格考核兌現，強化責任落實嚴格合同管理系統指標管理，嚴考核、硬兌現，對不完成指標的單位及合同經辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。

經過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產經營活動，在交易額和合同數量大幅增加的情況下，合同管理質量和效率都有較大提高，從而推動企業管理水平不斷提升，為武漢石化戰略發展提供了基礎保障。

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1 電力物資采購合同風險的分析

電力物資采購合同管理的各個環節都存在風險，筆者認為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。

2 電力物資采購合同風險的應對措施

2.1 構建完善的電力物資采購合同管理內控制度

第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設置和相關人員的職責進行界定，在組建內部組織機構時考慮必要的控制措施，從而使組織設置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務分離，即授權與執行分離、執行與審核分離、執行與記錄分離等；另一方面是組織機構相互牽制，即部門在授權范圍內職權不受外界干預、合同需經不同部門會簽并保證在有關部門進行相互檢杳等。

第二，電力物資采購合同管理的授權批準控制。在電力物資采購活動發生前，電力公司要根據相關標準和規定，對相關部門及人員處理業務的權限進行控制，對采購合同的合法性及合規性進行審批，從而確保各項活動的發生都經過正當授權，促使合同管理活動的合法及有效。

第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關人員素質考核的控制，貫穿于人員招收、培訓以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務相適應（包括主管機構及人員、合同承辦及管理人員、相關法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。

2.2 發揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善

第一，制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法，對合同管理工作的合法性、規范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關的內控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監督過程中，電力公司要高效執行合同管理審計監督辦法，結合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發現合同條款中存在的不嚴密、不規范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據。

第二，事前、事中和事后審計的緊密結合。內部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點，以事后審計為落腳點，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質、合同簽訂、合同履行、合同終結等環節進行全過程的審計監督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。

第三，開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目，內部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計，針對合同管理的授權控制、組織控制、責任控制、目標控制、流程控制以及法紀控制制度進行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關管理部門進行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。

2.3 構建閉環式的電力物資采購合同管理

電力物資采購合同管理屬于動態管理，從合同簽訂前的準備工作到履行終結，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環境之中。為此電力公司要根據在內部審計及日常工作中發現的問題，根據電力物資采購合同管理及內控管理的相關對應，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執行、合同變更、合同付款、合同結算、合同履行、合同歸檔分析等納入統一管理，建立嚴謹完善的合同管理業務流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責明確，合同管理相關的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執行、統計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態，從而切實提高電力物資采購合同管理的規范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴格按照電力物資采購合同約定的設備生產工期和質量標準等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設備的生產進度、質量以及付款狀況進行認真系統的積累和管理，遇到有糾紛發生的情況，也可以在協商不能解決的條件下，為準確及時運用法律解決問題提供證據材料。

第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質。一方面，電力物資管理部門應定期聘請相關法律人員、財務人員及電力技術人員等舉辦諸如合同法規、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓，對電力物資采購合同管理部門的相關領導及合同經辦人員進行重點培訓，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎（只有促進各級管理人員增強風險意識，才能有效防范電力物資采購合同風險）；另一方面，電力公司要通過重點培訓以及培養，造就一支具備相應專業背景，熟悉電力物資采購合同管理環節、掌握企業管理流程、具備合同相關管理知識的合同管理和合同經辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進行合同管理相關知識的培訓，促進合同管理和合同經辦人員隊伍的相對穩定性，防止合同管理及經辦人員隨時指派的情況發生。

3 結語

市場經濟條件下加強電力物資采購合同的風險應對，對于電力公司防范經濟風險、促進自身的法制化、科學化及規范化具有重要意義。筆者認為，電力公司只要從構建完善的電力物資采購合同管理內控制度、發揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善、構建閉環式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質等方面入手，就可以有效應對電力物資采購合同中發生的各種風險，切實提高自身的風險控制和管理能力。

參考文獻

[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風險管理研究[J].經濟視野，2013（24）.

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1.遵守法律法規和市場規則，樹立誠實守信的經營理念，做到依法經營。2.規范合同管理行為，確保企業的經濟行為合法有效，從源頭上避免或杜絕違法、違規以及各類糾紛的發生。3.適應市場變化，增強市場駕馭能力，防御經營風險，提高市場競爭力。4.完善合同監管體制，使合同管理民主化、公開化、透明化，最大限度地避免或杜絕經營管理過程中產生問題。5.加強企業管理，提升企業管理水平、經營全面合同管理效益和商業信譽，為公司戰略規劃的順利實施提供有力支持。

二、開展全面合同管理遵循的原則

（一）立足實際、注重創新。要立足實際，在總結、繼承、發揚已有工作經驗的基礎上，尋求突破和創新。（二）全面覆蓋、突出重點。建立全面覆蓋公司各層面、各單位、各部門的合同監督管理體系，全面運行合同管理基本流程。關注重點部門、重點單位、關鍵業務環節的合同管理。（三）統一規范，分級管控。制定集團公司合同管理制度和相應的工作標準，各單位按照統一規范，在上級合同主管部門的指導、監督下，分級開展合同管理工作。（四）統籌安排，協調推進。各單位、各部門要按照集團公司的統一部署，逐級落實，協調推進。（五）加強監管，注重效益。以提高經濟效益為中心，建立符合本單位實際的合同監管體系，加強合同全過程的監督管理，提升企業經營管理質量。（六）合同管理與風險管理相結合。通過開展全面合同管理實現對合同管理風險的有效管控，并借鑒此項工作的經驗和做法，探索管控其他重大風險的新方法，完善風險管理的內容。

三、全面合同管理的主要內容

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二、系統概況

財務信息系統（合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心）介紹

如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統、銀企互聯是四個獨立建設的信息系統平臺，都用于不同的業務模型。與國華公司現有的信息系統進行數據無縫集成，使國華公司信息化系統形成數據鏈，將信息數據不斷的流轉直到業務生命周期完結。在整個流轉過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數據進行查詢和分析。使日常業務發生的盲區逐漸縮小，直至消失。

1.合同管理

（1）合同管理需求

合同管理信息系統主要為改變企業合同紙質管理凌亂的現狀和打破部門間信息數據的壁壘，將合同整體進行信息化，數字化和統一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執行完成，每一個環?中的信息緊密聯系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關環節的等待。完成業務自動生成賬務的管理思路，并自動根據業務信息化數據完成決策分析報表。整體加強了合同管理業務流程的規范、分析決策的支持、企業核心的競爭力、合同流程的監控力度和數據的準確性。

（2）合同管理詳細功能介紹

合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關聯，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現合同費用預算控制。

合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權限設計，實現流程可定制化。項目計劃由兩部分構成，一部分根據（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。

合同臺賬審批管理。審批流依據合同費用類型及金額大小而制定，審批流設置結合各電廠授權手冊靈活定制。不同階段審批依據崗位、職責、人員相關聯，分配不同的權限進行管理設計。合同管理系統中實時顯示最新的審批流轉狀態，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。

合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結算款、質保金等，合同結算由合同的經辦人帶合同、發票及驗收單到財務進行結算。基建工程一般分多次結算，人工、委外一般在驗收后一次性結算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據發票上已關聯的供應商、金額及發票時間進行付款，并在財務系統中創建分錄、打印憑證。

2.費用中心

（1）費用中心需求

費用中心信息系統可以幫助企業對員工費用報銷體系的數字化、信息化和統一化的管理，實現了員工單據填寫的合理性、高效性和規范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結合完成企業經營事項業務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據的等待。費用中心信息系統整體加強了企業業務流程的規范、預算費用的監控力度和數據的準確性。

（2）費用中心詳細功能介紹

個人業務處理。提供在線填單功能，即個人根據業務需要選擇相應的業務單據類型進行填寫；業務單據包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據未經審批之前，個人可以撤消；提交單據后，系統自動生成唯一的單據號碼。

提供個人業務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據，支持組合查詢；查詢個人單據的審批狀態；單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況。

領導審批處理。提供領導審批功能，即領導登錄系統默認界面為待審批業務清單界面，可點擊查詢每條單據具體情況；領導可根據情況審批是否同意單據；如同意，根據流程設定，單據將轉至上一級領導或轉至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據將返回提交人；領導可以對多條單據進行批處理審批。

財務業務處理。提供生成記賬憑證功能。單據審批通過后，財務人員定期可以通過本系統直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統的要求；本系統處理的常規單據能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯需求

銀企互聯系統實現了企業財務系統與國內商業網上銀行系統的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現了業務各個環節的狀態信息共享和閉環操作，將財務人員從繁雜的數據統計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。

（2）銀企互聯詳細功能介紹

銀行支付管理。銀企直聯系統直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統與銀行系統的重要接口，把安全性放在系統建設的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術，結合公司自身的內部控制體系與相關管理制度的建設，充分保證設備、網絡、系統、應用和數據的安全，同時控制內外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現和主要銀行的直連，建立與銀行業務系統的實時連接通道，利用該通道向銀行發送交易指令和接收數據信息，實現集中高效的資金支付和調撥。

資金數據實時查詢和對賬管理。基于銀企直聯系統，實時獲取資金賬戶數據，實現及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監控，并實現銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯有機連接了企業財務系統和銀行業務處理系統，整合了雙方的系統資源，解決了長期困擾企業的銀企賬務信息不一致問題。

建立與企業內部系統間的信息接口。建立與費用報銷系統、基礎核算系統對接，實現信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率。可對銀行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。

4.影像中心

（1）影像中心系統需求

影像中心系統是企業信息化標準化的一部分，主要是將業務流程中附件進行統一管理。加強企業各部門原始憑證的上傳效率，為業務全流程提供支持和依據，財務可以根據條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統業務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質憑證和信息化系統的相互追溯功能。

（2）影像中心系統詳細功能介紹

原始單據掃描管理。將原始發票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統，并掛入合同結算單中，隨后打印出系統自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質票據通過高拍儀轉換為電子圖像數據，將電子圖像數據與財務數據進行同步傳遞。同時根據相關數據建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。

條形碼管理。系統依照高拍儀設備編號規則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統單據號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據上的條形碼進行掃描，此時系統將自動找到對應的合同結算單或付款單，進行自動生成憑證操作。

憑證查詢管理。將合同、對賬單、發票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業務鏈產生的所有檔案全部進行顯示調閱，極大地改善了審計查檔和調檔的問題。

三、系統實現的意義和成果

國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心信息系統的實施，實現了企業經營事項從手工管理轉到信息化管理的過程，將各階段的業務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業務事項緊密關聯，形成了一條標準的業務鏈，使業務信息數據更加準確、規范。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心與國華公司現有的ERP管理系統進行了無縫結合，將信息數據共享使用，加強了信息數據的相互流轉和業務規范，減少了人為的基礎信息維護，加強我公司的各部門之間的聯動性。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心信息系統在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規范化和數據的標準化等。

1.合同管理

（1）實現了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結，在合同管理信息系統中每個環節都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業務更加標準、流程更加規范和信息更加準確。

（3）實現了網上審批管理，在合同管理信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了合同管理各環節的追溯功能，在合同管理中可以根據某一環節的業務事項進行前后流程的追溯，使相關人員能夠實時地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發生的人員流動、崗位交接等人動起到了關鍵作用。

（6）實現了合同管理報表查詢，根據合同管理信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常信息的統計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。

2.費用中心

（1）實現了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現了員工自助報銷管理，員工可以根據日常事項，進行自助式的業務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據自身的實際情況發起業務流程直到業務辦理完成。

（3）實現了網上審批管理，在費用中心信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了員工自助查詢功能，員工可以根據費用中心信息系統查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現單據狀態。直至財務生成憑證為止。

（6）實現了費用中心管理報表查詢，根據費用中心信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常報銷信息的統計查詢和明細查詢。為公司統計費用發生情況帶來了方便。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯系統的實施，實現了 ERP系統付款數據與銀行網銀系統的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統的出納相比，提高了工作效率。

（2）實現了從憑證創建（總賬+應付）到付款信息電子數據的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環在系統中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。

（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權限劃分，實現了付款管理從憑證制證、發起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。

（4）實現安全性訪問支付功能，在保證付款數據安全的情況下，實現了付款業務各個環節的狀態信息共享。

（5）在銀企互聯模塊中設置了付款相關數據信息的狀態監控與查詢功能，實現企業預算管理、現金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。

（6）在銀企互聯模塊中根據上級單位及公司領導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。

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作為公司海外業務團隊中的一員，我已經從事海外業務工作6年并先后參與過多個項目投標、項目執行等工作。本文擬就如何做好海外項目合同管理的工作，發揮海外項目合同管理的職能與作用，目前海外項目合同管理上存在的問題以及改進的建議，談談個人的看法。

一、如何做好海外項目合同管理工作

海外項目合同管理團隊是公司直接面對業主的第一陣營，其職能和作用發揮的好壞，直接影響著公司的信譽和市場。做好合同的管理工作，也為公司項目的順利執行提供有力的支持和保障。如何做好海外項目的合同管理工作，發揮其職能與作用，本人認為重點要做好以下幾個方面的工作。

1.做好合同分解、風險識別工作。合同分解、風險識別是合同管理主要的工作之一。合同管理要站在一定的高度上從項目的整體計劃等方面進行理解。只有這樣才不會忽視項目的整體進展和最終目標。

然后要根據所生產的合同分解文件逐一識別每項工作的潛在風險。每項工作的風險都包括技術上的風險以及商務上的風險。技術和商務不是獨立的而是相互影響相互依賴的。因此，合同風險識別的工作應該由合同管理團隊的組織下各相關團隊共同協作完成。

2.做好日常監控、關鍵里程碑控制的工作。項目執行是整個項目的核心部分。對于項目監控。第一個是日常監控工作要求在發現某一項工作發生偏離時，應及時主動的和相應專業團隊溝通對偏離工作進行糾正。第二個是關鍵里程碑控制，關鍵里程碑的運用已經成為了一種趨勢。越來越多的用戶在要求投標者必須根據里程碑的節點來安排執行項目計劃。所以必須要做好對關鍵里程碑的管控，如果發現工作無法按照里程碑時間要求按時完成，那么將立即作為緊急情況匯報給項目管理層面，作為緊急任務立即解決。

3.做好聯系業主、服務業主的工作。在項目合同管理過程中也肩負著聯系業主、服務業主的工作。要做好這項工作，要求合同經理不僅具有良好的溝通協調能力，對項目合同掌握和熟悉，還要掌握業主對合同的理解和要求。

總的來說，做好聯系業主、服務業主的工作，需要把握以下原則，既要滿足業主的要求，也要維護公司的利益；既要維護合同的嚴肅性，也要靈活處理好合同及合同以外業主提出的要求。

二、目前海外項目合同管理中存在的問題

雖然現在各海外項目合同管理人員基本能夠完成各自的職能工作，但也存在薄弱環節和問題，制約和影響著海外合同管理團隊更好地履行職能、發揮作用。

1.海外項目合同管理團隊建設還不能滿足做好海外業務工作的需要。近些年來，公司在國際市場上不斷取得突破獲得了大量的海外訂單。這造成了對海外項目合同管理人才需求的急劇增加，加強合同管理隊伍建設，提高合同管理隊伍的素質和能力就顯得尤為重要。

目前公司海外項目管理團隊建設還不能滿足做好相關工作的需要，主要表現為，一是團隊的素質和能力還不能滿足需要；二是隊伍相對較為年輕，在海外項目上的工作經驗較少。

2.合同管理團隊的作用的發揮還有待加強。一是與合同管理相關的各項管理制度和工作流程還需要進一步完善和理順；二是對于合同管理團隊的工作職責不夠明確，授權不夠充分，很多時候為一些瑣碎的事情影響工作效率和其他工作。

3.對合同管理團隊的激勵和約束機制還不夠健全和有效。團隊成員經常因為工作需要不得不在用戶現場長期工作。由于公司現在的待遇和制度還不能有效激勵，讓在現場負責合同管理的人員安心的長期在海外做好工作，故此，就需要定期對現場人員進行輪換，導致新的現場人員要重新了解和熟悉該區域所有的一切。

三、海外項目管理的工作改進建議

針對上述問題，我個人通過在負責海外項目合同的管理和與其他海外項目合同管理團隊進行溝通，有如下建議。

1.加強海外項目合同管理隊伍建設。一是要加強合同管理人員的素質和能力的培訓，針對每一位合同管理人員的素質和能力，制定培訓計劃，盡快提高其自身的素質和能力，適應海外項目工作的需要。二是要增加海外項目合同管理人員的數量，這樣不會因為某個人的臨時原因需要其他人接管時，接替的人再短時間內無法上手。所以，保持團隊一定的人數是十分必要的。

2.健全完善海外項目合同管理制度。合同管理團隊在海外項目團隊中的角色和定位應該更加明確。明確和細化合同管理團隊的工作職責和范圍，有利于合同管理團隊更加高效的運作。

同時應該不斷完善在海外項目合同執行中的各種流程，包括合同變更的審批流程，補充協議的審批流程。這些事項對合同是否能順利執行都是至關重要的。

3.建立健全有效的激勵和約束機制。如何激發合同管理團隊工作的積極性，那么就需要公司在待遇上，給以制度的支持。在這方面可以參照的做法很多，如其它中資企業的做法。

綜上所述，隨著公司打造世界一流企業的目標一步步實現，公司在海外的市場必定會不斷擴展。那么就需要公司所有合同管理人員發揮各自的職能，更好的完成各項工作。為公司開拓海外市場，順利完成海外項目發揮好它的職能和作用。

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（1）未與科研項目預算有機結合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算，存在超預算或無預算的情況。（2）存在分解采購、規避招標等行為。為加快執行進度，或簡化采購流程，同一個外協項目被拆解成若干金額較小的項目。（3）采購論證調研工作不充分。部分醫院科研外協合同缺少詢價比較過程，同時由于缺少專業人員的監督，采購價格無法控制。

2、合同簽訂階段的問題

(1)合同無專業人員審核，內容不嚴謹。科研外協合同無統一模板，多數醫院使用對方公司提供的合同，部分合同漏洞百出，內容不完整。（2）授權審批程序不完善，職責分工不明確。（3)倒簽合同現象普遍存在。在合同簽訂過程中，經常出現先履行合同，在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。（4）合同會簽流程繁瑣，周期過長。（5）合同簽訂范圍不明確，合同用章不規范。

3、合同執行階段的問題

（1）未嚴格按照合同規定付款。部分項目由于臨近結題，課題負責人為避免資金結余，不按實際執行情況申請付款，資金安全存在隱患。（2）成果驗收缺乏有效監控。大多科研外協合同的成果驗收僅由課題負責人把關，醫院科研處無相關專業人員。（3）合同變更和解除程序不規范。（4）未對合同執行進程進行監控和管理。

4、合同評價階段的問題

（1）缺乏對合同管理情況的分析總結。大部分醫院未定期總結經驗，查找合同管理過程中的缺陷和不足。（2）未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執行情況等未納入醫院績效考核，不利于合同管理水平的提升。

(二)主要原因

（1）醫院領導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數醫院領導更加重視醫療工作，沒有意識到經濟合同管理的重要性。（2）合同管理制度不健全。大部分醫院比較重視合同簽訂和執行環節的制度，而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監督和控制的相關制度；部分醫院合同管理制度過于籠統，無具體細則，缺乏可操作性。（3）合同管理信息化水平不高。目前大多醫院的合同管理系統比較簡單，合同管理還是采取紙質和人工方式。

二、對醫院科研外協合同管理的建議

(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執行

醫院要對現行的合同管理制度進行完善和修訂，合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程，包括合同的簽訂、執行、變更、解除和結束，以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程，以及各審核部門的職責權限。同時合同管理制度要盡可能細化，充分征求各相關部門的意見，使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應嚴格按照制度執行。

(二)完善合同管理組織機構，提高人員素質

合同管理人員的素質直接影響到合同管理的水平，醫院可以吸收既懂科研業務又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度，不定期地組織合同管理人員和相關審批部門參加培訓，包括相關法律法規、專業知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫院進行交流學習，取長補短。

(三)加大對合同管理信息系統的投入

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中圖分類號：F272?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02

一、電力物資采購合同管理的意義

實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結算”的合同管理模式，建立上下聯動、統籌協調的物資現場服務和履約協調機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現物資管理的科學化、規范化、標準化、法制化，從而提高了企業的經濟效益，提升了企業的社會形象。

二、電力物資采購合同管理的方法

臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務平臺和ERP系統為基礎，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結算業務，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節點流向另一個節點，包括節點具體工作方法、工作工具等的描述以及關鍵節點、創新節點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學化、規范化的要求。

三、物資采購合同標準化管理流程控制

1.流程控制

（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。

1）市公司下發中標結果并確定是否需要簽訂技術協議。一般來說，對于新應用設備材料、技術復雜或項目實施的關鍵設備材料，可根據需要組織項目管理部門、物資需求部門、設計單位等相關部門進行技術協議的簽訂。

2）如果需要則組織簽訂技術協議，由市公司負責組織，縣公司授權項目主管部門負責人與供應商代表簽訂技術協議。

3）縣公司物流服務中心采購員在ERP系統中創建采購訂單。

4）縣公司物流服務中心主任在ERP系統中審批采購訂單。

5）判斷采購訂單是否審批通過。

6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務中心主任（公司委托授權人）與供應商代表簽訂物資采購合同。

7）縣公司物流服務中心履約員上報合同簽訂資料。

8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。

9）縣公司物流服務中心履約員將合同相關資料歸檔。

（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。

1）縣公司項目主管部門根據設計變更通知單提出合同變更申請。根據項目實際要求，需對采購結果進一步補充說明或明確物資合同雙方權利義務的事項，且不造成對采購結果實質性內容進行的更改。

2）縣公司物流服務中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據是物資規格參數不變、單價不變，合同簽訂數量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執行，是否超過50萬元。若合同簽訂數量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。

3）判斷合同變更申請審核是否通過。

4）縣公司物流服務中心主任審核通過后報縣公司分管領導審批。

5）判斷合同變更申請審核是否通過。

6）縣公司分管領導審批通過后報省市公司物資部專工審批。

7）判斷合同變更申請審批是否能過。

8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務中心履約員根據審批結果確定合同變更方案并通知供應商。

9）縣公司物流服務中心采購員根據合同變更方案在ERP系統內更改采購訂單或增加采購訂單。

10）縣公司物流服務中心主任在ERP系統內審批變更合同或補充合同。

11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。

12）縣公司物流服務中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務中心履約員上報合同變更情況。

13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

14）縣公司物流服務中心履約員將合同變更相關資料歸檔。

（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員在ERP系統內根據采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設備材料要及時掌握供應商的生產準備和排產計劃，按照關鍵生產節點，核實生產進度，及時協調解決生產中出現的問題。

2）供應商根據采購合同的到貨日期制訂生產計劃。

3）縣公司物流服務中心履約員對重點物資生產節點履約跟蹤。

4）縣公司物流服務中心建立交貨配送制度。根據合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應商發貨和現場服務人員做好接貨準備。

5）供應商按確定的時間和方式交貨。

6）縣公司物流服務中心履約員組織物資需求部門與供應商現場辦理交接手續，并組織項目單位與供應商代表進行物資驗收工作。

7）確定物資驗收是否合格，相關驗收人員在驗收單上簽字確認。

8）物資需求部門與供應商辦理現場交接手續。

9）物流服務中心協調供應商按照合同規定和現場管理的要求安全、優質地完成技術服務、消缺補件、設備安裝調試等工作。

10）縣公司物流服務中心履約員上報合同履約信息。

11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

12）縣公司物流服務中心履約員將合同履約資料歸檔。

（4）電力物資采購合同資金結算管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員根據采購合同提交預付款申請，附物資采購合同、預付款保函和相應的收款收據。

2）縣公司物流服務中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應的收款收據。

3）縣公司物流服務中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應的收款收據。

4）采購物資質保期滿無質量問題的，縣公司物流服務中心履約員提交質保金申請，附項目單位簽字確認后的質保單和相應的收款收據。

5）縣公司物流服務中心核算員匯總履約員提交的預付款申請、到貨款申請、投運款申請、質保金申請，在財務管控系統中編制物流服務中心月度現金流量預算（物資采購支出預算）。

6）縣公司物流服務中心主任在財務管控系統中對物資采購支出預算進行審核。

7）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

8）物流服務中心主任審核通過后，縣公司分管領導對物資采購支出預算進行審核。

9）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務部專工對物資采購支出預算進行審核、匯總。

11）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

12）各級審核通過后，財務人員實施預付款處理或應付賬款處理。

2.關鍵節點及創新節點說明

（1）電力物資采購合同簽約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點既是關鍵節點又是創新節點。采購員在ERP系統內創建采購訂單，保存時系統會自動檢查是否超預算。如果超預算，系統會提示并不予通過，此時由采購員聯系采購申請的創建人進入項目變更管理流程調整預算，之后重新維護采購訂單。如果不超預算，采購訂單保存成功。

在ERP系統中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質保單在系統中以統一的文本格式自動生成，這5種單據可以根據業務進展情況在不同時期打印。為簡化業務流程、提高工作效率，采購員在成功創建采購訂單后將5種單據一次性全部打印，根據具體情況分發給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質保單，一次性打印全部由供應商留存，便于在不同時期提交進行資金結算，減少了供應商多次到物流服務中心打印單據的麻煩，為客戶提供了便利。

第6）點既是關鍵節點又是創新節點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預付款。如果需要預付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據實際情況進入物資收貨流程。

在ERP系統中采購訂單維護成功后，市公司組織供應商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網公司物資采購統一合同文本，確保在中標結果后15日內及時完成合同簽訂。嚴格中標結果執行，合同簽訂不得更改中標結果或違背招標、投標文件實質性條款，逐步取消技術協議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。

（2）電力物資采購合同變更管理關鍵節點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。

（3）電力物資采購合同履約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點是關鍵節點。建立履約管理常態機制，實時監控供應商實際生產狀況、項目進度對物資供應的需求，確保供應商按期供貨、項目單位按期收貨。

第5）點是關鍵節點。供應商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環節，是物資計劃執行準確率的重要因素。

第6）點是關鍵節點。物資的驗收是對物資的數量、外觀、內在質量以及有關技術資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規定；物資的驗收工作質量的好壞直接關系到整個電網建設和生產的質量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內辦理ERP入庫手續，確保計劃執行準確率達到95%以上。

第12）點是創新節點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應商交貨、產品質量和售后服務等信息，對供應商合同履約情況實行卡片式管理，并將結果及時上報。嚴格供應商違約處置，嚴格按照合同約定對供應商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。

（4）電力物資采購合同資金結算管理關鍵節點。第1）點物資合同簽訂后，供應商提交預付款申請需出具預付款保函、收款收據和物資合同；若供應商放棄預付款，預付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。

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關鍵詞 ：合同管理；信息系統；功能模塊

中圖分類號：F270文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2014）19-0073-02

按照科斯的理論，企業的本質就是一個“契約束”。企業由大量內部與外部的“契約”凝結而成。當然，科斯眼中的“契約”并不等同于“合同”，但不可否認，“契約”的主體構成部分屬于企業中林林總總的“有形合同”，對外有各種交易合同，對內有勞動合同、保密合同等。因此，企業合同的管理水平，往往直接或間接地體現或代表了企業本身的管理水平。隨著信息化技術的飛速發展，信息技術已經廣泛應用于企業管理的方方面面，建立一套管理規范化、工作自動化、流程標準化的合同管理信息系統，對企業實現合同的全生命周期管理，有效管控合同風險進而全面提高企業管理水平有著重大意義。

一、傳統企業合同管理中存在的主要問題

1、企業合同管理往往停留在日常事務性工作，尚未形成體系化、模塊化管理機制。長期以來，合同管理人員大多埋頭于日常事務性、走流程的工作，使其難以擺脫現有事務性工作而向體系化、模塊化管理層面升華，缺乏完整工作管理閉環，造成“只見樹木不見森林”的局面。

2、合同定期評估失位，未形成合同管理全方位、全過程評估，尤其是對審批、履行等關鍵環節的評估相對薄弱，不利于合同管理工作的持續提升和閉環管理。

3、合同管理的價值未充分挖掘，對公司的運營支撐作用有待提升。在公司運營中，合同作為企業經營活動的重要載體，蘊含著大量反映公司內部運營管理的數據信息，但其中的價值未能得到充分挖掘，導致法律部門參與業務部門經營管理的程度較低，更無法對公司運營管理起到有力支撐。

二、合同管理信息系統建設的必要性

1、滿足日益加強的外部監管的需要

近年來，包括國務院國資委、財政部等在內的監管機構對國有企業的合同管理提出了嚴格的要求，明確要求企業通過信息化手段支持合同簽訂、合同履行、合同評價等關鍵環節的管理，建立全生命周期的合同管理體系。最近廣東省國資委最新出臺的《關于推動省屬企業內部控制規范體系的建設》以及《廣東省屬企業加強風險管理工作實施意見》也提出了加強內部控制，將信息技術應用于風險管理，建立涵蓋風險管理基本流程和內部控制體系各環節的風險管理信息體系的明確要求。因此，建設合同管理平臺，不僅是提升合同管理的信息化水平，也是更好地遵從外部監管要求的需要。

2、優化企業管理手段、提升管控水平的需要

合同是企業業務開展的一個關鍵載體，合同管理是支持企業集團進行管理和管控的重要手段和渠道。通過建設合同管理平臺，可為企業的集團化管控提供一個有力的支撐平臺，并帶來以下幾方面的應用價值：①建立一套符合企業合同管理工作要求、與內控制度相結合的信息系統平臺，實現合同管理的專業化、網絡化、信息化，有效降低管理成本，提高工作效率；②統一合同起草、修改、審批、簽訂、履行的業務流程，強化合同全過程管理，有效控制合同風險；③提供及時、準確、全面的合同信息及執行情況，為各級管理者提供決策支持服務。

3、提升企業合同管理水平的必然選擇

計算機水平的提高和企業信息化的廣泛應用使企業的業務管理更加透明、便捷和及時，企業領導對借助信息化提升管理理念落實、戰略執行和監督能力的需求也日趨強烈，借助信息化手段提升企業的合同管理水平也成了多數大型企業的必然選擇。信息化水平提高同時也為合同管理水平的提升提供了硬件支持，使企業對合同管理的諸多需求通過信息化的手段加以落實，這本身就是一個相輔相成、互相提升的過程。

三、合同管理信息系統的主要功能模塊設計

合同管理信息系統的功能需求應根據不同企業的不同管理需求來設置，但對大多數合同管理系統來說，應包含以下幾個主要功能模塊：

合同準備：該模塊重點解決合同起草效率不高、質量待提高等問題，重點就合同范本、批量合同、合同管理人員、起草過程指導等方面進行重點提升優化。模塊功能主要包含合同相對方管理、合同模版管理、合同審批流程管理等；

合同審批：根據公司經營發展所涉及不同類型業務的特點和合同風險管理的需要，確定不同金額、不同類型的合同的審批流程，制定相應審批規則。完善合同簽章及倒簽管理規范等，提升合同審批效率，防范因合同審訂疏漏引發的法律風險。模塊功能主要包含合同審批流程、合同倒簽、合同簽章管理等。

“合同履行”：合同履行主要對合同簽訂后的履行過程進行跟蹤和監控，對履行過程中可能會出現的風險進行管理。通過建立合同履行全過程動態管控機制，對合同履行情況進行有效管控；通過梳理合同變更、解除、作廢及爭議、違約等處理，提升合同履行異常處理的規范性，并可以實現合同履行計劃管理、履行過程的跟蹤監控、履行結果的反饋、付款審批關聯等。模塊功能主要包含：合同履行計劃管理、合同更新管理、合同付款關聯、合同相對方評價等。

“合同評估”：通過構建一套合同管理水平的指標體系，實現對合同管理水平的有效評價；并通過定期評估通報機制，推進合同管理評估顯性化。模塊功能主要包含合同評估及報送體系。

“合同統計與查詢”：合同信息是重要的經營管理信息，通過合同管理信息系統實現對合同的匯總及分類查詢統計，可以根據固定的或定制化的要求，匯總生成各類涉及合同的信息圖表，為企業的有效管理提供幫助。模塊功能主要包含合同查詢、合同統計。

四、建設合同管理信息系統主要工作步驟

企業的合同管理不是孤立的管理體系，而應當作為企業的業務管理體系的有機組成部分，應當在企業原有合同事務的日常管理的基礎上，構建信息化的、高效的合同管理體系。

1、合同管理信息系統開發前的梳理和準備

為更好的完成合同管理系統的建設，作為合同管理信息系統的建設基礎和依托，需要先行或同步進行企業合同管理體系優化與構建，即：從管理的角度對合同管理過程中的要點進行梳理、對合同管理風險進行排查，按照流程的邏輯節點對合同管理的內容進行歸類，形成新的處理流程規范、法務活動各崗位規范、標準法律文件范本等，構建一個系統的、動態的、全過程的合同管理體系。在此基礎上制定合同管理的信息化方案，將合同管理體系成果有效的融入法務管理平臺系統，促進合同管理有效落地，進一步提高工作效率，提升合同管理能力。

2、合同管理信息系統開發過程

開發過程主要是把前期梳理準備的成果用管理信息系統的形式表現出來。系統開發的工作主要包括需求調研、產品開發、內部測試及調整、初步驗收、產品上線試運行、產品最終驗收等環節。系統開發階段最重要的工作就是怎樣把需求也就是企業用戶的想法盡可能的還原成系統的功能模塊。如果出差較大偏差，導致系統最終成果不能提供設想的功能，不能給用戶較好的體驗，則意味系統開發的失敗，這是我們需要在系統開發中盡量避免的。

3、系統落地實施

系統開發完畢，并不意味著系統建設的結束，將已完成的系統經過宣貫、培訓，落實到日常的合同管理工作中，才是系統開發的最終目的。系統的落地實施，一般需要經過用戶試用、培訓、發文要求等環節，通過一定的行政手段將系統強制推廣應用，是系統落地實施最重要，也是必須的一個環節。系統落地實施后，還要根據運用情況，及時修補、適時升級。

篇11

收錄日期：2012年3月26日

裕豐公司是一家經營種子業務的小型企業，涉訴的兩起經濟糾紛基于同一份合同引起，具有同源性質。但是，在案件性質上卻有很大的區別，一個是實體問題爭議，焦點在于哪一方違約；一個是程序問題爭議，焦點在于是否超過訴訟時效。糾紛本身具有一定的代表性，折射出像裕豐公司這樣的小企業在合同管理上的疏漏。

一、涉訴糾紛的具體情況及結果

裕豐公司與承包人簽訂了經營種子承包合同，約定裕豐公司將四大農作物種子經銷權承包給承包人，裕豐公司為承包人提供周轉金，并為其提供辦公室和經營場地；承包人于每年經營結束后向裕豐公司交納承包費之后產生的經營盈利部分，承包人與裕豐公司七三分成。承包人交納風險抵押金，經營損失由承包人自負，并有保證人為其連帶保證。承包人須聘任裕豐公司員工數人，并負責其工資和保險。合同生效兩年后，雙方就提供周轉金和利潤分配問題發生爭議，又發生承包人拖欠聘任的裕豐公司員工工資事件，在協商無果的情況下，兩訟便應然而生。一方面承包人以裕豐公司違約為由提訟，要求裕豐公司賠償未按約提供周轉金給其造成的損失，以及裕豐公司返還擅自扣留的承包人現金；另一方面被拖欠工資的員工以裕豐公司和承包人為被申請人，向勞動仲裁院申請勞動仲裁。

違約糾紛的焦點在于：裕豐公司是否依約支付了周轉金，承包人集資行為如何定性。從一審到二審，經過雙方舉證質證，法院最終判決認定裕豐公司未違約，但須給付承包人集資利息款，駁回承包人的其他訴訟請求。該起糾紛從發生到解決，歷時三年多，一審中，裕豐公司還出現了重要證據未提交的問題。

拖欠工資糾紛的焦點在于：裕豐公司是否超過訴訟時效。勞動仲裁院裁決由承包人償付工資，裕豐公司承擔連帶責任，雙方均未償付，員工在裁定做出3個月后申請強制執行，法院于17個月后強制執行了裕豐公司。自強制執行14個月后，裕豐公司承包人，要求其償還上述款項，承包人以裕豐公司超過訴訟時效為由予以抗辯。一審判決認定裕豐公司超過訴訟時效，二審判決予以改判，支持了裕豐公司的訴訟請求。該糾紛從發生到平息也歷時三年多。

二、合同管理存在的問題

裕豐公司與承包人基于一份合同發生的兩起糾紛，反映出裕豐公司在合同管理中存在漏洞，由此給公司造成了直接經濟損失和間接經濟損失。

（一）合同管理制度不完善。裕豐公司沒有建立起完善的合同管理制度，管理缺位。第一，沒有專門的合同管理機構或者人員，合同的簽訂主體是總經理或者部門經理，合同的管理主體是誰，沒有人知道，誰簽訂的合同，合同就在誰手里；第二，沒有具體的合同管理流程，合同從擬簽訂到簽訂，從簽訂到履行都無人問津，出了問題再想辦法；第三，沒有具體的合同糾紛解決機制，在履行合同過程中，一旦出現問題，如何采取有效措施不得而知，往往把這項工作交付給辦公室主任，而辦公室主任并不了解合同的簽訂背景和履行情況，在主客觀上都頗顯為難。完善的合同管理制度是強化企業合同管理的關鍵，合同管理制度的缺失暴露出企業管理的疏漏。

（二）法律風險意識薄弱。裕豐公司的兩起涉訴糾紛都暴露出企業法律風險意識薄弱，在違約糾紛處理中，一審漏交重要證據；在拖欠工資糾紛中，遭遇訴訟時效危機。這些問題反映出管理人員的法律意識淡薄，但更反映出企業的風險意識薄弱，管理人員對控制風險的知識缺乏，沒能有效控制風險，造成企業損失。合同管理的過程，從對對方進行資信調查開始，一直到合同履行完畢的整個過程中，一旦發現問題，必須及時解決，才能避免和挽回損失。

（三）合同條款不規范。裕豐公司的這份承包經營合同不規范，主要表現為：第一，合同條款不全面，雖然約定要承擔違約責任，但實質上并未就如何承擔違約責任作以約定，不具體，欠缺操作性。雖然合同中有保證人的保證條款，對于公司權利的保護起到一定的作用，但未對保證人的資信進行調查，這種保證對于資信較差的承包人則約束力不強，一旦承包人違約，保證人無力承擔責任，則對公司本身會產生負面影響；第二，合同文字不嚴謹，在提供周轉金、承包人集資、利潤分成及承包費用給付等方面，語義模糊，難以判定雙方真實意思表示。合同講究咬文嚼字，一字之差就可能引起不必要的糾紛，為日后產生糾紛埋下隱患。

（四）具有法律知識和技能的管理人員缺位。合同管理是一項專業性很強的工作，涉及內容多、專業面廣，需要有一定的專業知識、法律知識和管理知識的人員對合同進行有效管理。裕豐公司管理人員對合同管理不重視，將合同管理簡單理解為簽訂合同，是一種事務性工作，因此就不進行法律知識和技能的培訓，造成具有法律知識和技能的管理人員缺位，為日后產生糾紛埋下了隱患。

三、解決合同管理問題的措施

為了降低風險，減少糾紛及訴訟，節省成本，提高管理效益，針對裕豐公司合同管理中存在的上述問題，提出如下解決措施：

（一）建立健全合同管理制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定與企業實際情況相適宜的、切實可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。對于裕豐公司這樣的小企業來說，可以結合業務類型和業務數量等因素，實行合同歸口管理或者集中管理的模式。歸口管理，即由業務部門各自管理業務范圍內的合同，形成合同分散多頭管理體制；集中管理，即由專門部門或者人員進行合同統一管理。不論哪種管理模式，都要對合同進行全方位管理，即包括合同的資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統計與考核檢查等過程，做到層層把關，使合同從簽訂、履行，到糾紛處理都處于有效的動態控制中。

（二）完善合同管理流程。建立合同管理制度，可以從企業層面解決合同管理的混亂局面，但是在具體合同管理業務中，管理流程則顯得尤為重要。一個優化的業務流程以實現高質量、高效率、低成本、低風險為目標，能夠實現企業的長期目標，同時又能控制企業風險。因此，對于裕豐公司這樣的小企業來說：第一，要理順合同管理部門與業務部門的關系，在合同的訂立、變更、取消、終止等環節，建立具體的操作規則，實現“交至接”的閉環，同時便于落實責任。第二，梳理合同文本管理流程，建立合同文本管理的動態監控體系，對合同文本進行跟蹤管理，注明合同起止時間，進行備忘登記，包括雙方行使權力、履行義務的提示，以及訴訟期限預警等，這樣既可以提高合同管理效率，又可以降低訴訟風險。

（三）加強合同內容的規范性。小企業的業務類型相對較少，對于公司經常性、普遍性、重復性的合同，建議公司各部門統籌協商，制定統一的、嚴密的合同范本，使公司在某一時期的合同具有統一性，便于管理和跟蹤，也便于公司解釋。同時，可以在文本中預留補充項，根據具體情況由公司的合同簽訂者與承包人另行協商確定，在統一中又允許有例外條款的存在，關于違約責任的約定就比較適合這種情形，在規范中又體現靈活性。

（四）設置合同管理崗位，加強法律專業培訓。很多大企業都設有法律事務部或者聘請專門的法律顧問，或者二者兼有之。對于裕豐公司這樣的小企業，由于資金和人力資源因素，基本上都沒有專門的法律事務部，也沒有專門的法律顧問，一般是出了問題再找律師，將法律風險一并由訴訟解決。裕豐公司拖欠工資糾紛的遲延訴訟、違約糾紛的一審漏交證據，就是上述狀況所導致的風險。根據小企業的經濟實力等綜合因素，即使不設置法律事務部、不聘請法律顧問，也要設置合同管理崗位，由專人進行合同管理，一方面可以通過招聘的形式，聘用法律專業人員；另一方面也可以通過后續教育的形式，派專門人員進行相關法律知識的培訓。最為重要的是要加強合同管理人員職業道德素質和專業技術素質的教育，提高合同管理人員的管理水平，使之在合同管理中有效發揮作用。

主要參考文獻：

篇12

大慶石化公司物資供應中心是承擔著大慶石化公司生產建設物資的采購、接運、倉儲、供貨任務的服務型單位。多年來由于市場工期緊、配套保障難以到位、內部管理鏈條長等多種原因，先辦業務后補簽合同的情況時常出現，給企業生產經營活動埋下很大隱患。

一、事后合同的成因及危害

合同的履行日期早于合同生效日期所形成的合同，統稱為事后合同。事后合同發生的原因主要有以下四方面：一是公司各項管理不協調，比如計劃或預算下達遲延、管理流程不合理。二是承辦單位的自身原因。有的是故意不簽訂合同；有的是不了解、不習慣事前簽訂合同；有的是不知道如何簽訂合同。三是合同管理制度、流程和合同管理人員的原因。如合同審查審批流程過長，審查審批人員超時限審批；部分合同管理人員系統操作不熟練、不及時等。四是在有些交易行為中我方處于弱勢地位，被迫接受先履行后補簽合同。通過對事后合同原因的分析，因主觀原因造成的事后合同、部分客觀原因造成的事后合同通過努力是可防可控并且可以避免的，少部分因客觀原因造成的事后合同，很難做到事前簽訂合同。

事后合同是粗放管理的體現，說明企業整個經營管理制度和流程不夠協調統一，企業管理活動與生產經營實際不相適應，管理目的沒有實現，如果事后合同處理不好，真的引起糾紛，對整個大慶石化公司的影響很大。

二、預防事后合同發生的方式

近年來，物資供應中心按照大慶石化公司的整體部署和要求，充分發揮合同綜合管理職能，切實把合同管理作為規范管理、提高水平、降低風險的一項重要舉措，有針對性地采取多項措施，認真組織開展事后合同專項治理工作，取得了一定成效。

1、加強合同系統培訓學習。合同業務人員的業務素質，直接關系到大慶石化公司的合同管理水平。由于合同業務人員工作變動頻繁，為保證合同簽訂工作的順利開展，我們通過采取集中培訓與工作中輔導相結合的原則，對合同業務人員進行系統的應用培訓，加強合同業務人員的業務知識、法律知識的學習，并對事后合同的概念及法律風險進行分析講解，有效提高了合同業務人員的系統應用能力和水平。

篇13

1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。

4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。

三、合同管理標準化的必要性

合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。

1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。

2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。

3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標準體系的模式

企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。

2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標準化的具體措施

1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。

5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。