引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校檔案工作計劃范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學(xué)校基本建設(shè)工作的真實原始記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐步完善管理方法具有現(xiàn)實意義。
一、我國高校基建檔案管理現(xiàn)狀
1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補的損失。
二、加強高校基建檔案科學(xué)化管理的對策
1、加強基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。國家教委6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見，檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學(xué)校的目標管理，加大檔案執(zhí)法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。
2、提高檔案人員素質(zhì)。搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責(zé)任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業(yè)學(xué)習(xí)知識和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化的前提。高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設(shè)工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理。“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細則等規(guī)章制度的同時，應(yīng)建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應(yīng)提供的檔案資料，以及資料套數(shù)，從而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進入正常化管理。
5、實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)。目前，高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進入從經(jīng)驗管理向先進科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。
主要參考文獻：
篇2
一、抓住高校基建檔案的特點
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會化，對于高校基建檔案自身的質(zhì)量、項目的齊全性、數(shù)據(jù)的準確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進行現(xiàn)代化方向的改進。基建檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點表現(xiàn)為:
1.基本建設(shè)項目檔案材料來源的廣泛性
基本建設(shè)項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計部門的論證設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評定過程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。
2.基本建設(shè)項目全過程的完整性
基建檔案在基建項目建設(shè)過程中，包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設(shè)計、編制設(shè)計文件、進行地質(zhì)勘察、設(shè)計招標、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來。
3.基本建設(shè)項目檔案數(shù)量的龐大性
基本建設(shè)項目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠比其他專業(yè)技術(shù)活動形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。
4.基本建設(shè)項目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性
基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
5.基本建設(shè)項目檔案形成相對于工程進度的滯后性
基建檔案是在基建活動中產(chǎn)生的，它真實地反映基建工程內(nèi)容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項目在竣工驗收時，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當驗收工作完成后，經(jīng)過整改，還需按高校檔案管理細則對基建項目的歸檔要求進行進一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。
6.基本建設(shè)項目檔案的長久性和不可替代性
一份完整的基本建設(shè)工程(項目)檔案，是建設(shè)工程(項目)使用、維護、管理、改建、擴建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長一段時間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題
真實地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性
長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴重影響基建檔案價值的發(fā)揮和對現(xiàn)實工作的支撐，而且嚴重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:
1.建檔質(zhì)量不高
有些檔案管理人員對基本建設(shè)工程信息的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。
2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新
是基建檔案信息化管理的運作方式
基建檔案信息化其實也是一項系統(tǒng)工程，其實施也將按照工程建設(shè)模式來進行，作為一項工程其各項建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運作方式應(yīng)該分步進行:
1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰(zhàn)略實施進程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標準。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標準，確定搭建系統(tǒng)平臺的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標準，使分類組卷達到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標準，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計算機網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。
3.基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化。即在自動化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對電子文件的歸檔管理必須實現(xiàn)自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對學(xué)校的收發(fā)文進行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運行實現(xiàn)文檔一體化。
4.隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識化、社會化開發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識，并能熟練操作和應(yīng)用計算機，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開發(fā)者。
5.開放基建檔案共享信息和開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實現(xiàn)基建檔案的真正利用價值。
總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校的基本建設(shè)將會加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財富，是學(xué)校基本建設(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平。基建檔案工作是一項管理性極強的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)校現(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來對待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問題，進一步做好學(xué)校基建檔案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅.淺談高校基建檔案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會科學(xué)學(xué)報，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅.論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報，2006，12，(4):143.
參考文獻
篇3
隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學(xué)性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。
一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀
從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規(guī)范、沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象；二是案卷標題不規(guī)范。有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一。總之，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
高等學(xué)校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現(xiàn)高校檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復(fù)保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三要結(jié)合學(xué)校館藏實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》進行，同時，也要緊密結(jié)合所在學(xué)校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。
四要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優(yōu)勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。
五要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發(fā)生。實際著錄工作中，我們要結(jié)合計算機檢索需要將題名中責(zé)任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)材料準備，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎(chǔ)的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學(xué)的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力，又提高了著錄效率。
篇4
【文章編號】0450-9889（2015）05C-0144-02
2008年，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該法案的實施標志著我國高校檔案管理工作進入一個新階段。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來、科學(xué)技術(shù)的進步，檔案信息化的步伐越來越快，高校檔案工作在信息化發(fā)展中不可避免地受到?jīng)_擊，面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。
一、信息化發(fā)展給高校檔案工作帶來的機遇
（一）信息技術(shù)快速發(fā)展給高校檔案工作開展提供了堅實的條件保障。信息化的發(fā)展依賴于現(xiàn)代高科技的發(fā)展，計算機、云技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的高科技是檔案信息存儲、處理和利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。電子存儲、云技術(shù)為檔案載體從紙質(zhì)化向電子化提供了現(xiàn)實可能；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，打破了檔案利用在空間、時間上的限制，在檔案制作者和利用者之間架起了一座橋梁，極大地提高了高校檔案的利用率，并使之更加高效、方便和快捷；數(shù)字檔案館是檔案信息化的必然趨勢，近年來以上海交通大學(xué)、東南大學(xué)、南京大學(xué)為首的高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得顯著成效，高校檔案從平面化走向立體化服務(wù)，這是傳統(tǒng)檔案所望塵莫及的。
（二）信息化發(fā)展為提高高校檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)提供了良好機會。檔案信息永久保存是檔案工作者的愿望，信息化發(fā)展為此提供了實現(xiàn)機遇和物質(zhì)基礎(chǔ)。任何工作都是由人來主導(dǎo)和完成，檔案工作者是否能適應(yīng)并提高自己的綜合素質(zhì)，與檔案工作開展的程度和深度息息相關(guān)。近年來，國家和高校高度重視信息化建設(shè)，加快了相關(guān)政策的制定和加大了經(jīng)費的支持，高校檔案相關(guān)工作人員應(yīng)該抓住機遇，增強專業(yè)知識和技能，積極參與同行之間的溝通和交流，使高校檔案工作更上一層樓。
（三）高校檔案部門在信息化發(fā)展中可大有作為。近年來，我國高校檔案部門工作快速發(fā)展，但是由于歷史等各方面原因，部分高校對檔案建設(shè)不夠重視，有些高校把檔案部門人員列在編制外。檔案部門的工作人員非本專業(yè)出身、高校對檔案部門的經(jīng)費支持有限等，在一定程度上制約著檔案工作的進步和開展。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息在社會發(fā)展中的作用越來越大，擁有的信息量多意味著占據(jù)主導(dǎo)權(quán)和制高點。檔案部門擁有著大量的一手資料，這是人類在長期生產(chǎn)生活中積累的寶貴財富，是歷史文明傳承的重要載體。高校檔案部門不僅記錄和承載高校原始歷史，還收集和涵蓋了大量行政、教學(xué)和學(xué)術(shù)信息，掌控著豐富的信息資源，借助高校管理數(shù)字化的東風(fēng)，高校檔案部門完全有機會在信息化發(fā)展中大有作為。
二、信息化發(fā)展給高校檔案工作帶來的挑戰(zhàn)
（一）信息化發(fā)展給高校檔案部門工作觀念帶來的沖擊。思想是實踐的指南，觀念是行動的先導(dǎo)，因循守舊，墨守成規(guī)，是高校檔案部門工作前進的絆腳石。檔案工作要不斷與時俱進、調(diào)整自身功能以適應(yīng)社會發(fā)展和進步，才能在信息化的過程中保持旺盛的生命力。檔案管理工作就是對各種檔案進行收集（征集）、整理、保管、編目、統(tǒng)計和利用。在傳統(tǒng)檔案工作中，檔案載體以紙質(zhì)文件為主，并圍繞著紙質(zhì)文件開展各項工作。隨著信息化發(fā)展，檔案載體逐漸向電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。同一個檔案信息有可能同時存儲在以磁帶、云庫、硬盤、多媒體等多個載體上，檔案信息的真實性和完整性成為關(guān)注的焦點。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件管理為中心的理念必須逐漸向以信息管理中心轉(zhuǎn)變。
（二）信息化發(fā)展給高校檔案管理方式帶來的挑戰(zhàn)。我國檔案管理工作受蘇聯(lián)模式影響較大，高校檔案負責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料，文件歸檔范圍主要集中在黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、設(shè)備等。傳統(tǒng)的高校檔案管理圍繞紙質(zhì)的檔案載體為中心進行手工作坊式為主，工作量大，效率較低。信息化發(fā)展最重要的轉(zhuǎn)變就是以計算機、網(wǎng)絡(luò)等為中心進行信息的收集、加工、編碼和處理，過程更加高效、快捷。這就要求高校檔案工作者必須掌握一定的信息化技術(shù)，真正轉(zhuǎn)變管理方式，從深度和廣度上加強檔案信息化建設(shè)，用信息化來總攬未來檔案工作發(fā)展方向。
（三）信息化發(fā)展中高校檔案信息的安全性。在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的大背景下，我國檔案信息安全問題不斷面臨新的問題。2013年美國棱鏡門事件讓我們更清楚地意識到我國目前檔案信息安全問題堪憂。隨著檔案信息化進程的不斷加快，目前我國多數(shù)高校實行網(wǎng)上歸檔，并擁有自己獨立的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，極大地增加了便利，但同時互聯(lián)網(wǎng)的開放性使得檔案信息的安全性也受到前所未有的挑戰(zhàn)。檔案信息安全意識薄弱、檔案信息安全體系不夠完善、對國外電子產(chǎn)品的過度依賴和新科技應(yīng)用手段帶來的隱患不容小覷。
（四）信息化發(fā)展過程中高校檔案服務(wù)對象擴大。高校檔案部門服務(wù)對象以校內(nèi)師生為主，校外范圍的服務(wù)對象很少。由于歷史等原因，我國檔案工作始終籠罩在一層頗為神秘的面紗下面，一提起檔案，就聯(lián)想到保密性、不可告知性，這也無形中減少了檔案資料的利用率。隨著信息化發(fā)展，高校數(shù)字檔案館、網(wǎng)絡(luò)平臺逐漸建立并處于完善之中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，把使用者和制作者連接起來，改善了使用過程中的煩瑣手續(xù)，也提高了檔案的使用率，檔案使用對象在逐漸增多的同時，也對高校檔案部門工作提出了更高的要求。
三、高校檔案部門應(yīng)當采取的措施
（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案工作創(chuàng)新意識，與時俱進。依靠創(chuàng)新開展和推動檔案工作，是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒課題。轉(zhuǎn)變觀念、樹立創(chuàng)新意識理應(yīng)成為必要措施。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案工作同其他事物一樣，應(yīng)走出慣性思維，打破以檔案實體管理為中心的舊觀念，樹立以檔案信息管理為中心的新理念，深刻認識當前形勢下檔案工作的特點、規(guī)律和發(fā)展趨勢，統(tǒng)籌謀劃高校檔案工作的發(fā)展戰(zhàn)略。每一種檔案管理觀念和方式的形成，都與同時代有著密不可分的聯(lián)系。隨著信息化的發(fā)展和檔案工作向深度和廣度推進，高校檔案部門需要形成新的管理理論，建立新的管理制度和管理模式，運用新的技術(shù)手段和方法。
高校檔案部門要積極“走出去”，與文件管理部門、檔案使用對象密切溝通。不僅要實現(xiàn)文件和檔案的圓滿對接，更要把“死”的檔案信息“活”用起來，真正發(fā)揮檔案信息的價值。
（二）緊密結(jié)合信息發(fā)展時代背景，建立并完善高校檔案信息資源體系。21世紀是信息爆炸時代，信息的擁有量和準確性意味著抓住了成功的制高點和主動權(quán)。我國高校檔案部門擁有大量豐富的信息資源，建立和完善高校檔案信息資源體系可以幫助我們更好更有效地利用這些資源。核心有兩點：檔案的數(shù)字化和電子化。
檔案的數(shù)字化是當前大勢所趨，要逐步將紙質(zhì)文件為載體的檔案存儲方式向數(shù)字化發(fā)展。對于紙質(zhì)文檔存儲的查找檢索費時性、存儲檔案空間性、維護的不方便性和人工的費時費力來說，檔案數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便，容易實時同步備份，存儲空間小且壽命長，維護起來更加方便、安全。
檔案的電子化方面，將關(guān)注點放在電子化檔案本身的歸檔和保存上。建立電子化檔案的歸檔機制，完善電子化檔案的工作機制，使檔案電子化的歸檔和保存更有制度保障。電子檔案中原始信息的長期保存問題更是有待檔案工作者進行深入研究和探討。
（三）建立高校檔案信息安全防護體系和制度建設(shè)，完善應(yīng)急預(yù)案機制。再好的規(guī)劃，沒有切實可行的實施方案和制度建設(shè)，終究是紙上談兵。高校檔案信息安全體系的建設(shè)是時間和意識上的轉(zhuǎn)化過程，逐步實施能保證在轉(zhuǎn)化過程中適應(yīng)形勢進行相應(yīng)的調(diào)整，保證體系最終順利建設(shè)完成。在發(fā)生意外的時候，應(yīng)急預(yù)案能保證我們在突發(fā)事件當中及時有效地進行處理，把損失降低到最小。
技術(shù)因素是檔案信息安全體系建設(shè)的直接影響因素，但并不是唯一因素。要抓住一切機會大力宣傳檔案信息安全意識，把這種信息安全防范意識“武裝”到每一個檔案工作人員身上和每一個檔案工作的環(huán)節(jié)上。有形的產(chǎn)品和無形的意識緊密結(jié)合，才能最終建立起牢固的安全防護體系。
（四）借助信息化發(fā)展的良好契機，擴大高校檔案信息資源的社會價值。我國高校檔案館所保管的檔案信息資源是我國檔案資源的重要組成部分，高校在為社會發(fā)展和培養(yǎng)人才的同時，也對社會進步、經(jīng)濟發(fā)展起到助推作用。高校檔案信息通過公共獲取的方式提供給社會公眾使用是高校檔案管理機構(gòu)實現(xiàn)其社會價值的重要途徑。信息化發(fā)展的最終途徑是為了大眾更好更快地利用信息。應(yīng)以信息化背景和高校管理數(shù)字化為契機，提供更豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)，例如遠程下載、在線瀏覽、資料代查服務(wù)等，并簡化相關(guān)手續(xù)，利用互聯(lián)網(wǎng)的橋梁作用，將高校內(nèi)的檔案資源信息和校外的使用人員連接起來，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息資源的價值。
與此同時，高校檔案工作人員要樹立“以人為本”的主動服務(wù)理念，主動向檔案信息使用者提供有針對性、時效性強的檔案信息；樹立超前服務(wù)理念，主動從使用者的角度出發(fā)，從當前大信息時代背景出發(fā)，豐富檔案內(nèi)容、收集使用者更感興趣的資料，逐漸從“封閉式”管理向“開放式”服務(wù)轉(zhuǎn)變，讓檔案的價值真正地“發(fā)光發(fā)亮”。
如何有效應(yīng)對并利用好信息化所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，這是每個高校檔案工作群體、每個檔案工作者都應(yīng)當思考的問題，我們要用新的思維、新的措施積極面對，與時俱進，應(yīng)對挑戰(zhàn)，化危為機，使高校檔案工作在信息化發(fā)展的浪潮中大展宏圖，大有作為。
【參考文獻】
[1]閉線林.新時期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].山西檔案，2014（5）
篇5
一、高校檔案收集工作存在的現(xiàn)狀
目前，高校文件材料歸檔基本推行部門立卷制度。該制度的推行力求通過檔案材料反映高校的基本職能和發(fā)展面貌。但實際上，根據(jù)多年對各類別材料完整程度的調(diào)查和甄別來看，各類文件材料均存在不同程度的缺失，并沒有真實準確地反映出高校內(nèi)部各職能部門的基本職能活動。高校文件材料收集存在的基本問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面。
1.門類不全，材料不完整
高校檔案部門對校內(nèi)各部門檔案材料的接收以各部門的基本職能及歸檔材料范圍為依據(jù)進行。機構(gòu)存在，職能在履行，各職能部門都應(yīng)該向檔案部門移交涵蓋本部門職能的工作記錄材料。但實際中存在門類不全、材料不完整的現(xiàn)象。比如，一個部門職能較多，但實際歸檔材料單一，無法真實反映該部門的職能與履職情況；又如部門履行一種職能過程的材料完整性較差，有的有工作計劃而缺少計劃實施材料，有的僅有結(jié)果材料而沒有計劃、安排布置等材料，還有的只有上級或?qū)W校下發(fā)的紅頭文件，而沒有針對這些紅頭文件開展工作的材料。
2.材料的成套性、系統(tǒng)性差，無法反映某項活動的全過程
檔案文件材料的成套性特點，從某種角度可以理解為圍繞著一個獨立的科技項目或事件所形成的全套性檔案，是一個密切聯(lián)系的有機整體。材料的收集必須保持和反映某個項目或某個事件發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果的全過程，并保持文件之間的有機聯(lián)系，這是成套性檔案材料收集組卷的基本原則。但實際收集移交來館的材料零散，無法從材料本身看出一個項目建設(shè)的始終或事件發(fā)展的來龍去脈，缺乏成套性和系統(tǒng)性。這種情況在高校的基本建設(shè)材料、科研教研材料等方面尤為突出。這樣立卷歸檔的文件材料就無法客觀地反映該項目或該事件發(fā)生發(fā)展的本來面貌和有機聯(lián)系，損害了檔案文件的保存價值和實際作用，即使存檔案卷質(zhì)量也大打折扣。
3.反映同一個事件的文件材料歸入不同的案卷中，破壞了文件之間的有機聯(lián)系
由于高校檔案實行部門立卷制度，即文件材料的歸檔遵循“誰產(chǎn)生誰立卷歸檔”的組卷原則。那么對于學(xué)校內(nèi)部業(yè)務(wù)職能有交叉的部門來說，再遵循“誰產(chǎn)生誰立卷”的原則來組卷，這樣形成的檔案就無法避免重復(fù)件的存在，或者會出現(xiàn)割裂文件之間有機聯(lián)系的材料。比如，對于一個基建項目，招投標工作職能在很多高校設(shè)在審計部門，而施工建設(shè)則設(shè)在基建規(guī)劃處，賬目報銷又設(shè)在財務(wù)處。相應(yīng)地圍繞這個項目所產(chǎn)生的招投標材料就會散存于審計部門案卷中，建筑施工材料則存于基建部門案卷中，工程結(jié)算材料又存于財務(wù)部門案卷中。
二、原因分析
1.檔案工作責(zé)任制不健全或有責(zé)任制而執(zhí)行不力是首要原因
對照學(xué)校各職能部門的基本職能，發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料少、缺是比較普遍的現(xiàn)象，這與各部門實際開展的工作不相適應(yīng)。從各部門移交進檔案館的文件材料情況來看，存在嚴重的良莠不齊。有些部門材料很殷實、完整，且整理很規(guī)范；而有些部門幾次三番被檔案部門督促移交，結(jié)果不是材料少，就是沒有材料可交。從整個學(xué)校的管理水平上分析，多年出現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象，只能說高校對檔案工作的重視程度還不夠高，檔案工作責(zé)任制度還不夠健全或者執(zhí)行不力。工作做了而沒有上交已經(jīng)產(chǎn)生的文件材料，究其原因發(fā)現(xiàn)：工作責(zé)任心直接影響文件材料的保管和收集。
2.檔案法律意識欠缺
檔案材料成套性和系統(tǒng)性差的關(guān)鍵原因在高校內(nèi)部，一些職能部門或者個人有文件材料私有化的意識傾向。其表現(xiàn)：一是本部門形成或產(chǎn)生的文件材料具有獨有性，非本部門的人是沒有權(quán)利和資格享有的，哪怕是檔案部門的管理者也無權(quán)保管，只能在自己部門或自己手中保管，拒絕上交到檔案部門集中保管；二是教職工出國訪問、深造的資料，科學(xué)研究的文件材料，考察辦學(xué)的文件材料等等，都認為是自己的私有財產(chǎn)，不愿意或拒絕存檔。
3.協(xié)作意識欠缺
高校是由不同的職能部門和教學(xué)院系組成的復(fù)合主體，不同的部門執(zhí)行相對不同的職能。實際工作中，一些事件必須依靠不同職能部門的協(xié)調(diào)配合才順利開展和完成，這就要求各職能部門之間相互協(xié)作，相互支持。從文件材料收集過程中發(fā)現(xiàn)，這種相互協(xié)作精神尚欠缺。對文件材料的收集和保管都沒有認真對待，或者即使反映本部門參與該項事件的文件材料收集在手，也不愿意交給其他部門，缺乏協(xié)作和支持意識不可避免的造成材料缺失。
三、解決措施
1.實行部門職責(zé)職能簽字認可制
要保證每個部門上交進館的文件材料真實地反映本部門職能活動，必須做好兩個方面的落實工作。第一，必須清楚了解各部門的工作職能。對各個部門每年所開展工作情況的掌握應(yīng)以學(xué)校賦予本部門的最新工作職能為主，再參考部門年度工作計劃這兩個方面為依據(jù)。檔案部門管理人員從根本上進行抓，摸清每個部門每年應(yīng)產(chǎn)生材料的類別和范圍。第二，必須讓職能部門的領(lǐng)導(dǎo)、職工及兼職檔案員確認自己的職能范圍。檔案部門弄清各職能部門每年的基本工作職能以后，制發(fā)“部門工作職能認可表”及“職能工作產(chǎn)生文件材料調(diào)查表”下發(fā)到每個職能部門，要求分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員進行簽字確認，同時從基層調(diào)查了解各職能部門本年度工作計劃開展中預(yù)期產(chǎn)生的文件材料，再結(jié)合本校各類別檔案材料歸檔范圍確定本年度每個部門應(yīng)產(chǎn)生和移交的文件材料。
當然，這項工作的落實不僅是檔案部門的責(zé)任，更重要的是檔案部門管理人員的工作思路要取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的認可和支持，取得全校教職工的信賴。基層檔案部門提高自身信任度是關(guān)鍵，如何提高需要認真深思和努力，這個話題也有待深入研究。
2.掌握部門年度工作計劃
年度工作計劃是了解各部門階段工作進展情況，提前介入文件材料的收集過程，把文件材料的收集工作落到實處。這種工作機制必須從兩個方面嚴格把關(guān)方可達到實效。第一，根據(jù)高校工作規(guī)律，一般在上學(xué)期結(jié)束或本學(xué)期開始都制定并向?qū)W校上報本部門工作計劃，那么檔案部門掌握和利用各部門提供的學(xué)期或年度工作計劃可以預(yù)測在各個階段應(yīng)該產(chǎn)生的文件材料；同時通過工作計劃可以了解各個階段開展的具體工作，便于檔案部門制定階段性的文件材料收集工作的指導(dǎo)計劃。第二，檔案部門必須從自身做起，嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，同時接受學(xué)校檔案工作委員會和全校教職工的監(jiān)督與考核。檔案部門的工作態(tài)度以及各種制度的落實，在實際工作中起著決定性的作用。從某種意義上說，檔案部門的執(zhí)法力度和工作人員的責(zé)任制約了學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，更影響了檔案文件材料的及時準確收集。檔案部門從領(lǐng)導(dǎo)到普通工作人員的責(zé)任意識和工作規(guī)范也應(yīng)該接受群眾的監(jiān)督，不能老是埋怨檔案工作不受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和職工的重視，而應(yīng)該檢討一下自己在這項工作中到底起了什么作用。
3.建議建立優(yōu)化檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配備身份和地位適宜材料收集的專兼職人員
根據(jù)材料收集過程中出現(xiàn)的材料產(chǎn)生了而無法收集到的現(xiàn)象，通過對很多部門檔案員的調(diào)查反饋發(fā)現(xiàn)，兼職檔案員的身份成為制約文件材料收集齊全的關(guān)鍵因素。兼職檔案員是高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)中具體實施檔案文件材料收集的執(zhí)行者，他們在各部門業(yè)務(wù)工作中的身份和地位非常重要。辦公室主任擔任兼職檔案員相對合適。
4.以務(wù)實高效的工作作風(fēng)改變檔案人的形象，爭得學(xué)校各方面的重視，提高收集效率
無論在什么行業(yè)重視檔案工作應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的事，只有一個單位的領(lǐng)導(dǎo)才能站在通觀全局的高度上安排各方面的工作，也只有領(lǐng)導(dǎo)的策略和指揮棒才能調(diào)動各方面的積極性，老百姓的工作態(tài)度和責(zé)任意識體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向。所以要解決高校檔案材料收集中存在的一系列問題。首先一點是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要積極爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。當然檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者不能被動地指望學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能自覺地把檔案工作擺在一個很重要的位置，而是要依靠自身，主動地有所作為，用扎扎實實的工作成果向上級匯報，以貢獻來求得認同，以業(yè)績來求得投入。比如高校的檔案工作就應(yīng)緊緊圍繞學(xué)校的中心工作來開展，為中心工作提供便捷有效的服務(wù)。此外，針對社會上檔案事業(yè)影響有限、知名度不高的狀況，領(lǐng)導(dǎo)者還必須改變以往只知埋頭苦干、默默奉獻的工作方式，想方設(shè)法通過各種手段、借助各種場合和機會，大力宣傳檔案工作的成績，宣傳檔案工作的地位和作用，從而爭取到外界的關(guān)心和支持，增強全民的檔案意識，使得檔案工作真正走向全社會。其次，針對當前只看重當前利用方便而不考慮長遠的現(xiàn)象，檔案管理者應(yīng)通過各種途徑宣講檔案材料移交與利用的關(guān)系，仔細分析和解釋檔案材料集中保管的好處，并以耐心細致、不厭其煩的借閱服務(wù)工作營造良好規(guī)范的檔案管理氛圍，引導(dǎo)人們配合檔案工作的良好意識的逐漸形成。
5.改變舊有的“無用之人事檔案”的檔案隊伍建設(shè)理念
無論是在中國還是在西方國家的歷史上，檔案工作者都曾有過極其崇高的地位。據(jù)考證，中西方檔案工作者地位崇高的根本原因歸結(jié)起來有三點。一是檔案工作者參與國家大政，幫助維護統(tǒng)治階級的利益；二是檔案工作者擁有淵博的知識；三是檔案工作者的選拔比較嚴格。然而，歷史的車輪轉(zhuǎn)到今天，我國的檔案工作者卻不復(fù)享有以往那種輝煌的社會地位，甚至一度處于地位較低的境地，其原因不能不引起我們的思考。究其原因，主要是現(xiàn)在檔案人員的文化程度、專業(yè)程度、職業(yè)形象、服務(wù)意識和職業(yè)拓展能力等內(nèi)在和客觀因素影響了檔案隊伍乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。那么，我們從這里可以得到啟發(fā)，高校的檔案管理工作應(yīng)該避免重蹈覆轍的舊有軌跡，首先從檔案管理隊伍建設(shè)上尋找突破口，摒棄“無用之人事檔案”的建設(shè)理念。對內(nèi)而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的首要任務(wù)是盡快建立起一支熱愛工作、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍。現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)由檔案人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理任務(wù)和目標等若干要素組成，而檔案人員是其中最重要、最活躍的因素。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)把管理視作從對“事”或“物”的管理轉(zhuǎn)向“人”。檔以人興，沒有一支高素質(zhì)的檔案員隊伍，檔案工作的各方面均無從談起。
參考文獻：
[1]梁曉玲.高校檔案工作推行部門立卷歸檔制度面臨的問題及對策[J].蘭臺世界，2010年第7期下，45--61.
篇6
1．參與評定，學(xué)校的檔案管理工作能夠得到重視。以往，許多高校對檔案工作缺乏認識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作機構(gòu)的設(shè)立、人員的配備和功能建設(shè)等難以得到保證。參加評定升級，高校能夠站在一個全新的角度以宏觀地戰(zhàn)略眼光去看待新形勢下的檔案工作，能夠充分認識到高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。
2．參與評定，師生員工的檔案意識能夠得到提高。在平時工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全、不完整，一些極具查考利用價值的檔案散存在承辦部門或流落在個人手中。究其原因，主要是群體檔案意識薄弱。若參與評定，在迎評過程中的檔案建設(shè)需要各方面、各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識深化，從這個意義上說，迎評對師生員工的檔案意識的影響是十分廣泛的。
3．參與評定，檔案部門的服務(wù)意識能夠得到強化。服務(wù)中心、服務(wù)大局是檔案工作的永恒主題和根本任務(wù)。檔案工作的價值任務(wù)在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息服務(wù)，檔案的作用也在利用中產(chǎn)生和發(fā)揮。因此，高校檔案部門要找準檔案工作服務(wù)于師生、服務(wù)高校、服務(wù)于社會的切入點，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務(wù)意識。
4．參與評定，檔案編研工作的力度能夠得到加大。高校檔案編研工作，是以高校檔案館室藏為對象，以滿足高校和社會利用檔案的需求為目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照一定的目標，對檔案資料進行收集、挑選、編輯和評價，以多種形式提供檔案信息服務(wù)的一項重要工作。參與檔案規(guī)范管理等級評定，能夠深刻感受到編研是檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，各高校要加大這方面的工作力度，高校檔案編研工作要更具有計劃性、適用性、真實性和研究性。
5．參與評定，各項評估檔案的建設(shè)能夠得到加強。無論對本科院校的教育教學(xué)評估，還是對高職高專院校的人才培養(yǎng)工作水平評估，各項評估檔案資料的整理是一個非常重要的環(huán)節(jié)。檔案是學(xué)校在教學(xué)實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它是學(xué)校教學(xué)管理工作的縮影，直接或間接地展現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)工作的全貌，是衡量學(xué)校質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。只有在日常教學(xué)和管理工作中做好檔案的收集和整理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，才能進一步提高高等學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，也才能使學(xué)校各項評估工作順利通過。
二、全面提升高校檔案工作規(guī)范服務(wù)管理水平
在《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評定標準及自檢、評審表》中，科學(xué)地將評定內(nèi)容分了“管理機制”、“業(yè)務(wù)建設(shè)”和“信息服務(wù)”三大評定范圍。全面提升高校檔案工作的管理創(chuàng)新水平也將從這三個方面進行建設(shè)。
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1.1綜合管理類檔案
包括上級部門下達的教學(xué)指導(dǎo)材料；學(xué)校教學(xué)管理；學(xué)院教學(xué)會議記錄；教學(xué)管理制度；教師教研活動；教學(xué)工作計劃；專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；師資隊伍建設(shè)情況；教學(xué)管理隊伍情況等。
1.2專業(yè)實驗室建設(shè)類檔案
包括實驗室建設(shè)的材料及實驗室的論證、評估、申報及審批材料、儀器設(shè)備的購置計劃、報告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統(tǒng)計等。
1.3教學(xué)與實踐類檔案
包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱；教學(xué)日歷；教案、多媒體課件；教學(xué)任務(wù)書；課表、學(xué)生測評；試卷管理；調(diào)課記錄；期末考試安排；學(xué)生成績；畢業(yè)論文；畢業(yè)實習(xí)考核表等。
1.4學(xué)生管理類檔案
包括專業(yè)學(xué)生名冊；學(xué)籍更改；各門課程成績冊；學(xué)生個人檔案，學(xué)位清冊；就業(yè)指導(dǎo)；畢業(yè)生去向；畢業(yè)生調(diào)查等。
2 教學(xué)檔案的作用
2.1查考與憑證作用
教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它是全體師生員工在教學(xué)活動中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料。高校在開展教學(xué)研究活動、編寫校史、查閱學(xué)生情況等都起著重要的歷史憑證作用。
2.2為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)
一所學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量如何，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗和成果，并加以完善和提高，為教學(xué)活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。
2.3為加強教學(xué)管理提供參考
教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、從宏觀上明確學(xué)校的發(fā)展方向，制定教學(xué)計劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃。
2.4教學(xué)檔案是教學(xué)經(jīng)驗交流的有利工具
學(xué)校要發(fā)展，有時需要接受兄弟院校的建設(shè)經(jīng)驗，要了解學(xué)校的規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱等等。將這部分檔案進行科學(xué)地集中統(tǒng)一管理后，勢必方便兄弟院校間的經(jīng)驗交流，促進教育事業(yè)的發(fā)展。
3 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題
3.1教學(xué)檔案材料收集不全面
二級學(xué)院教學(xué)檔案工作規(guī)范程度低，層級歸檔機制不明，師生員工的檔案意識不強，不少教學(xué)檔案散存于部門或個人手中，沒有定時收集整理；檔案材料不歸、漏歸現(xiàn)象嚴重。
3.2數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，材料不規(guī)范
統(tǒng)計數(shù)據(jù)繁多，相互間不一致現(xiàn)象嚴重。諸如學(xué)生學(xué)籍異動、畢業(yè)論文答辯、科研獲獎統(tǒng)計、歷年考研學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計等各類數(shù)據(jù)出處甚多，相互不一；有的教學(xué)檔案未按檔案歸檔要求進行規(guī)范。
3.3教學(xué)檔案服務(wù)方式落后
當今的時代是一個利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時代，但很多學(xué)院的教學(xué)檔案信息仍停留在運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。
4 二級學(xué)院教學(xué)檔案管理策略
4.1樹立正確的教學(xué)檔案管理思想
教學(xué)檔案的管理應(yīng)由主管教學(xué)的院長具體領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。加強教學(xué)檔案工作應(yīng)從幾個方面著手:一是要建立教學(xué)檔案室，按照集中統(tǒng)一管理的原則，把分散在教學(xué)部門和個人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進行統(tǒng)一管理；二是要配備專職教學(xué)檔案管理人員；三是要把教學(xué)檔案工作真正納入學(xué)院教學(xué)工作計劃，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項重要內(nèi)容來抓。
4.2建立健全完善合理的教學(xué)檔案管理制度
制定嚴格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學(xué)材料的歸檔工作同年終考核及職務(wù)晉升、職稱評聘等掛鉤，從而增強檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。教學(xué)檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠利益出發(fā)，不斷依據(jù)變化了的實際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進行調(diào)整，使教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量兩方面保持動態(tài)平衡，以便于開發(fā)利用。
4.3提高教學(xué)管理人員素質(zhì)與水平
教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動服務(wù)、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。
4.4教學(xué)檔案信息化管理，提高工作效率
充分利用計算機進行檔案的編目管理，實現(xiàn)自動檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。另外要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案材料的遠程檢索與鑒定利用，真正實現(xiàn)資源共享，從而提高教學(xué)檔案的利用價值。
二級學(xué)院教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進教學(xué)工作、促進教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。
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一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
一些高校的教學(xué)和教輔人員，對教學(xué)檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。
（二）檔案管理制度不健全
高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴格按照其基本原則，進行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責(zé)文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。
（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進高校教學(xué)檔案管理工作的措施
（一）提高對教學(xué)檔案管理工作的認識
教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標準之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學(xué)檔案管理制度
由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時限制度（強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍
要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。
篇9
2.失衡。檔案管理工作沒有達到相應(yīng)的檔案法規(guī)方面的要求，導(dǎo)致檔案管理工作處在失衡狀態(tài)。在一個學(xué)校的管理建設(shè)中，任何一個環(huán)節(jié)的失衡都會對學(xué)校的管理體制造成一定的影響，這不是表示要將檔案管理等同于其他人才培養(yǎng)、科學(xué)建設(shè)等中心工作一樣，做到一碗水端平的概念，而是要把檔案管理工作與其他管理工作同步發(fā)展。學(xué)校要根據(jù)自身的實際情況給予檔案管理工作相應(yīng)的位置，加強對檔案管理工作的認識。
3.失密。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校實現(xiàn)教育目標的客觀條件。但是由于作基礎(chǔ)差、發(fā)展慢，無法及時地跟隨學(xué)校發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作一直停滯不前，很多管理職能也得不到充分的發(fā)揮，在收發(fā)材料方面經(jīng)常處于被動狀態(tài)，數(shù)字化管理利用率低，主動開發(fā)利用的資源少，降低了檔案的文化價值和原始價值。
二、高校檔案管理“失范”的影響
1.影響大學(xué)文化建設(shè)，進而影響高校核心競爭力的提升。檔案的文化屬性是高校競爭的核心力量。它作為文化的載體承載著我們?nèi)祟愇拿鞯臍v史進程，它是大學(xué)文化建設(shè)的基礎(chǔ)，失去它將對高校事業(yè)的發(fā)展造成重大的影響，高校競爭的核心力就是人才的競爭力，檔案管理工作是文化建設(shè)的關(guān)鍵部分，從系統(tǒng)性的分析上不難看出，檔案管理工作一直在潛移默化的影響著高校的可持續(xù)發(fā)展道路。
2.影響檔案為學(xué)校中心工作服務(wù)的作用的發(fā)揮，延緩學(xué)校整體發(fā)展步伐。檔案管理一旦“失效”，學(xué)生就不會主動的去利用檔案的價值，如此一來，檔案在高校管理中的作用也就無法得到發(fā)展，并且隨著如今信息化時代的來臨給檔案管理技術(shù)帶來了新的挑戰(zhàn)與機遇，如果檔案工作仍然保持傳統(tǒng)的管理模式勢必會影響整個學(xué)校的管理工作無法順利展開，直接影響學(xué)校的發(fā)展進程。
三、高校檔案管理“失范”的對策
1.加強檔案法制教育和檔案宣傳工作。各高校要形成“以法治檔”的管理意識，加強對檔案管理工作的宣傳力度。把檔案管理工作納入相關(guān)的工作計劃中，部署各項方針政策，并且落實到實處，尤其要在學(xué)校的“十二五”規(guī)劃中逐漸解決高校檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施問題。
篇10
檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個方面提供保障。但是就當前我國高校檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1.檔案管理工作認知存在局限
就檔案管理工作認知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對于檔案管理工作的認知停留在資料整理，是一項十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發(fā)展前途，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員對工作的敷衍了事，責(zé)任意識欠缺，難以全身心投入工作中，嚴重影響到檔案管理工作質(zhì)量。
2.檔案管理工作不規(guī)范
檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對于檔案管理工作重視程度不高，實際工作開展中未能更加規(guī)范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領(lǐng)導(dǎo)干部的影響尤為嚴重，很多領(lǐng)導(dǎo)說一句話就會影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進行[1]。
3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后
就檔案管理工作現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無法滿足實際工作需求，迫切的需要對管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計算機、移動存儲設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當前檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長期對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作有序開展。
4.檔案管理獎懲體系不完善
檔案管理工作開展中，如何能夠為管理工作質(zhì)量提供更堅實的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎勵，工作敷衍了事的人員則給予嚴厲懲罰，以此來調(diào)動員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。
二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對策
1.強化檔案管理意識，營造良好的工作氛圍
高校檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運用科學(xué)合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實到實處，提升管理質(zhì)量。基于此，首先，應(yīng)該號召檔案管理部門所有領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員的積極參與，實現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標準對文件資料進行管理，確保檔案資料能夠及時歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問題，及時有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實到實處。最后，應(yīng)用先進管理技術(shù)手段。通過應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和統(tǒng)計方法，有針對性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。
2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)
為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責(zé)，根據(jù)工作計劃有針對性開展檔案管理工作，更加細致、全面。此外，還應(yīng)該強化檔案質(zhì)量管理意識，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。
3.強化檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人員綜合素質(zhì)
篇11
隨著形勢的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的重要內(nèi)容，信息化程度的高低也直接決定了檔案管理與利用工作的質(zhì)量與效率。高校檔案作為檔案工作的重要組成部分，其信息化建設(shè)得到了較快的發(fā)展，但由于檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高等自身條件的限制，如何做好高校檔案信息化建設(shè)，使其能夠結(jié)合高校檔案工作實際，結(jié)合實際工作，對這一工作進行了思考。
一、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)必要性
（一）大量數(shù)字化檔案信息形成的需要。傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。
（二）實現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的需要。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實施，檔案信息化建設(shè)可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、利用進行全程控制。
（三）經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”列入其中，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進行網(wǎng)上，高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢，才能做到與時俱進、同步發(fā)展，才能適應(yīng)。
二、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)存在問題
（一）檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律不健全。目前，有一些關(guān)于電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，檔案信息化標準建設(shè)也不是很完善。雖然有《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但是，關(guān)于電子檔案真實性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)漫長而坎坷。
（二）檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高。由于高校檔案機構(gòu)的檔案人員大都為年齡較大、學(xué)歷層次較低的人，所以他們的科學(xué)文化知識有限，接受新事物的心態(tài)相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不能很快適應(yīng)信息化的要求，甚至干脆還用傳統(tǒng)的方法來進行檔案工作。還有一些檔案人員對高校檔案信息化的理解不夠準確，他們認為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計算機設(shè)備以及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，就代表我們已經(jīng)實現(xiàn)高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機構(gòu)的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業(yè)技能的要求比以前更高，綜合素質(zhì)指標也比以前大有擴充。然而，在目前的環(huán)境下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)技能，他們有的甚至不會電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設(shè)。
三、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)措施
（一）建立和完善檔案信息化建設(shè)的制度。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高制度建設(shè)對檔案信息化建設(shè)工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設(shè)過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規(guī)章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設(shè)的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規(guī)章制度的執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運行。
（二）樹立檔案工作者正確意識。高校在培養(yǎng)檔案信息專門人才過程中，必須使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，使自己能按照檔案工作現(xiàn)代化的要求自覺學(xué)習(xí)和更新知識，運用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為高校現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，不再是以往單純的檔案管理員。高校廣大的檔案工作者必須具有創(chuàng)新意識和科研能力，積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。
（三）人員素質(zhì)提高。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領(lǐng)域進展，因此，一方面要引進相關(guān)領(lǐng)域人才，一方面要對現(xiàn)有檔案工作者進行針對性的培訓(xùn)，如加強計算機、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應(yīng)新形勢，樹立超前的管理意識，發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
總之,信息時代和高等教育的迅速發(fā)展，對高校檔案信息化建設(shè)也提出了新要求。高校只有不斷加強檔案信息化建設(shè)，才能很好地適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢對檔案工作的新要求，才能更加有效地開發(fā)和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)保障。
篇12
一、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)必要性
（一）大量數(shù)字化檔案信息形成的需要。傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。
（二）實現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的需要。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實施，檔案信息化建設(shè)可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、利用進行全程控制。
（三）經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”列入其中，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進行網(wǎng)上，高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢，才能做到與時俱進、同步發(fā)展，才能適應(yīng)。
二、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)存在問題
（一）檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律不健全。目前，有一些關(guān)于電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，檔案信息化標準建設(shè)也不是很完善。雖然有《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但是，關(guān)于電子檔案真實性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)漫長而坎坷。 轉(zhuǎn)貼于
（二）檔案人員的思想觀念落后及綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高。由于高校檔案機構(gòu)的檔案人員大都為年齡較大、學(xué)歷層次較低的人，所以他們的科學(xué)文化知識有限，接受新事物的心態(tài)相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不能很快適應(yīng)信息化的要求，甚至干脆還用傳統(tǒng)的方法來進行檔案工作。還有一些檔案人員對高校檔案信息化的理解不夠準確，他們認為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計算機設(shè)備以及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，就代表我們已經(jīng)實現(xiàn)高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機構(gòu)的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業(yè)技能的要求比以前更高，綜合素質(zhì)指標也比以前大有擴充。然而，在目前的環(huán)境下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)技能，他們有的甚至不會電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設(shè)。
三、應(yīng)用型本科院校檔案信息化建設(shè)措施
（一）建立和完善檔案信息化建設(shè)的制度。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高制度建設(shè)對檔案信息化建設(shè)工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設(shè)過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規(guī)章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設(shè)的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規(guī)章制度的執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運行。
篇13
大學(xué)文化是一種理念，一種信仰。檔案文化是大學(xué)文化的重要組成部分，是高校特有的一種精神境界和道德風(fēng)范。強化“大編研”就是通過將零散的檔案文化資源得到集中，原始檔案信息得到整合，進而加工成精品文化成果，讓檔案編研與大學(xué)文化相融合，讓檔案成為文化的傳遞者，成為改變師生生活和服務(wù)社會的一種新動力。通過多維度、有計劃、有步驟、有重點地推進檔案編研業(yè)務(wù)，打造規(guī)范化、系統(tǒng)化、有序開放的檔案編研成果鏈條，實現(xiàn)高校的改革與開放延伸到哪里，檔案編研就開發(fā)到哪里，服務(wù)到哪里。讓優(yōu)秀的社會化檔案編研成果成為高校、社會文化信息產(chǎn)業(yè)的重要支脈。
二、構(gòu)建多元化高校檔案編研發(fā)展體系
新時代高校檔案編研的發(fā)展前景和應(yīng)用空間如何，關(guān)鍵是高校自身是否建立起規(guī)范、科學(xué)、完善的檔案編研工作目標體系；是否做到統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展，形成合力；是否把握時代的脈搏，貼近高校中心工作和社會熱點問題，科學(xué)地預(yù)測未來需求，明確編研成果是為誰服務(wù)。因此，構(gòu)建多元化高校檔案編研發(fā)展體系，讓檔案信息資源“聯(lián)島成陸”，實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，勢在必行。
1.確立有利于高校檔案服務(wù)功能實現(xiàn)的檔案編研目標體系
高校檔案編研要以構(gòu)建內(nèi)容豐富、技術(shù)先進、安全有效、利用便捷的服務(wù)型開發(fā)為總目標。健全檔案編研所需要的內(nèi)外溝通機制、工作狀況反饋機制、績效評估機制和安全控制機制，提高編研質(zhì)量和效率；確立以服務(wù)對象需求為工作主線，不斷加強檢索工具情況、設(shè)備情況、利用場所情況、人員配備情況等服務(wù)條件的利用，提高編研的技術(shù)含量；要編制符合實際的檔案編研工作計劃，加強信息采集、編研過程組織以及編研成果出版三個層次的指導(dǎo)和控制，減少檔案編研的隨意性，避免檔案編研的盲目性和被動性。
2.建立存史與時效應(yīng)用并舉的檔案編研工作內(nèi)容體系
在編研內(nèi)容體系構(gòu)建上要突出兩條主線：一是全面清晰準確地勾勒出高校發(fā)展軌跡的編研成果；二是加大系列化專題編研，要突出選題的科學(xué)性、成果的時效性、應(yīng)用的前瞻性。要樹立精品意識，把檔案編研成果的社會效益與經(jīng)濟效益有機結(jié)合起來，逐步走上寬口徑、多形式、系列化檔案編研新路子。
3.構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案編研新技術(shù)應(yīng)用體系
高校要致力加強計算機、掃描儀、刻錄機等新設(shè)備應(yīng)用，重視各種密碼理論、密碼算法、網(wǎng)絡(luò)安全和信息隱藏等技術(shù)在高校檔案編研中的研發(fā)。借助先進的存貯、檢索及網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)，使得檔案編研過程中的信息采集和加工水平實現(xiàn)新跨越；借助各種出版方法和多媒體技術(shù)，嘗試形成論著、文獻紀錄片等多種形式載體；逐步加大縮微品、電子出版物、網(wǎng)上出版等新型文獻傳播形式的應(yīng)用。
4.建立與高校數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進程相適應(yīng)的檔案編研傳輸體系
檔案館是高校重要的信息中心，加強檔案館網(wǎng)站的欄目建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)化編研傳輸新平臺，是新時代高校檔案編研工作發(fā)展的又一契機，是擴大編研影響力、控制力以及公眾和組織關(guān)注力的重要戰(zhàn)略。各高校要盡快構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)傳輸為主，適當公開出版和內(nèi)部印發(fā)的編研成果傳輸體系。建立完善的網(wǎng)上輸入、輸出模塊平臺，既打破檔案編研成果“藏在深閨無人識”的尷尬局面，突破地域應(yīng)用限制，又降低編研出版成本，是取得社會效益和經(jīng)濟效益雙贏有效之舉。
三、整合高校檔案編研資源
整合資源、形成合力、構(gòu)建和諧的高校檔案編研環(huán)境，對于保障檔案工作者的從業(yè)環(huán)境，調(diào)動其編研積極性、主動性，創(chuàng)新編研模式，提升檔案編研工作質(zhì)量和效益具有重要意義。
1.整合檔案信息資源是做好檔案編研的重要前提和基礎(chǔ)
暢通信息資源渠道，及時接納征集檔案信息，將特色及散存民間珍貴的檔案資料匯集起來，以保證檔案編研資料的后續(xù)來源。整合高校區(qū)域內(nèi)外的檔案信息資源，把一系列原始的、零散的檔案信息系統(tǒng)化,構(gòu)建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，使?jié)撛诘臋n案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。
2.整合人才資源是做好檔案編研的關(guān)鍵和保證
