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(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。

1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。

2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。

4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。

5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。

7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。

8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。

(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：

(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行

二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。

2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。

4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。

6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

(三)建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全

1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。

3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。

4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。

5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。

7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

(四)采用通用、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。

(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。

參考文獻：

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[2]韓翠峰“.學科館員”制度的管理模式探析[J].甘肅科技,2005（11）.

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一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺

1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。

二、推進公司管理中的電子檔案管理

1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網絡信息來構成的，故不安穩。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內部人員的監管，普及《檔案法》等相關的法律法規條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業水平持續提升檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內容雜多，且專業性非常強，對于管理人員的經驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監察。在網絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則。

三、結束語

在公司發展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。

參考文獻

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[3]周海霞.電子檔案管理中幾個關鍵問題及解決對策[J].黑龍江科技信息，2016，（34）：53-54.

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2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質的票據。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統性。電子商務檔案管理的數據信息不僅集中于一種文字或者數字上，而是能夠實現全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業發展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發展。因此在企業進行電子商務的過程中，電子商務行業要為企業與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業通過智能化管理方法，提高檔案管理的質量和水平。從而提高企業的競爭力，實現經濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創新，在創新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發展。電子行業必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數據，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經濟效益發揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業重要組成部分，它對今后企業和行業發展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質，使電子商務檔案管理工作，真正發揮積極作用。

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2、醫院的電子檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理職責不明確，管理線條多醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。

（2）醫院電子檔案管理的意識和制度不健全有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。

（3）電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

3、醫院電子檔案的管理和利用

（1）電子檔案的收集

收集范圍是醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔

醫院的檔案管理部門，要嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的利用

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網絡傳輸。3）提供拷貝。

4、醫院電子檔案的管理

（1）醫院電子檔案與紙質檔案管理的共存

目前由于電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對醫院科研的特點，為如實反應醫院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。只有紙質文件的，如試驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等就只歸檔紙質文件；即有紙質文件，又有電子文件的，如上題論證報告、成果申報書、統計數據等就即要保存紙質文件，又要保存電子文件。

（2）醫院電子檔案的同步管理

醫院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

（3）醫院電子檔案的提供利用

由于醫院科研成果均擁有知識產權，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，醫院電子檔案工作者在提供利用是應采取適宜的保密、防范措施。

5、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

檔案管理中存在的很多問題都和不規范的工作標準和操作流程有關，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫院應當針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標準，且監督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標準的執行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現要給與肯定與獎賞，對于不合規與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

6、加強醫院電子檔案管理和利用的具體措施

（1）電子檔案的有效收集。

收集范圍是在醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔。

醫院的檔案管理部門，應嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的合理利用。

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般有三種方法：直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個檢索機構的電子計算機，在檔案館或網絡上直接查詢的一種方法。其特點是可以減少大量的管理工作，為利用者條放那個技術支援，使更多的讀者同時利用同一份電子檔案；網絡傳輸。通信與計算機技術結合，為我們提供了廣闊的網絡環境。通過計算機網絡進行遠距離傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫院遠程會診提供了技術支撐；提供拷貝。電子檔案具有良好的復用性，檔案管理部門可以通過移動硬盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上電子檔案。

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1 電子檔案的定義

電子檔案是隨著信息化社會的出現和發展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：

學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數字設備及環境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統生成、利用和保存的檔案文件。

學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數字化、網絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。

孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。

2 電子檔案管理現狀

檔案管理電子化進程必然是個長期持續的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統紙質檔案優勢明顯，但在轉型過程中也會出現一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現狀。

2.1 電子檔案管理優勢

電子檔案相比于傳統的紙質檔案管理優勢主要體現在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數字化現代化管理提供了條件。

與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數據保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯網技術的提高；電子檔案數據安全問題也不容小覷，互聯網的數據有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。

2.2 電子檔案管理存在的問題

電子檔案既有優勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。

2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄

檔案管理屬于我們所說的冷門專業，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態度對待工作，這是一個不良循環，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。

2.2.2綜合型專業人才匱乏

檔案工作者對檔案管理的專業性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰。

2.2.3相關法律法規不完善

互聯網知識產權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規則條例極少，統一適用性對法律較少。

3 電子檔案管理發展方向

當今社會，社會經濟發展高速，時展日新月異，知識經濟逐漸興起；大數據時代帶來了海量的數據資源，革新了各行各業的常規模式，現代化技術手段強勢來襲。利用現代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協調發展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發展方向。

3.1 管理理念和管理意識向著現代化、電子化方向發展

隨著技術的不斷發展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現代化的方向發展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環境，電子檔案管理的必要性和優劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環境的變化，促進電子檔案管理向著現代化方向發展。

3.2 電子檔案管人才向著專業化趨勢發展

電子檔案管理人員愈加專業化。檔案管理工作處于不斷的發展中以適應新形勢需要，人員專業化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業化知識，對從業人員計算機知識、互聯網技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發展，慢慢取代傳統紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業化發展是不可忽略的重要方向。

3.3 多機構、跨部門合作，共同創造安全可靠的互聯網大環境

良好的互聯網大環境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規范化，管理程序化；完善相應的法律法規，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業的理論知識指導和與時俱進的現代化技術手段輔佐，不斷發展創新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學技術快速發展的產物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業從業人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。

參考文獻

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一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據著重要的位置，同時也是各個企業和事業單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業材料，電子會計檔案對經濟業務進行及時的記錄，是反映經濟業務的重要資料依據。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業和事業單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業和事業單位重要的任務。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現階段，我國多數企業和事業單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業的事業單位使用的時間尚短，一些企業和事業單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業和事業單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統的管理方法進行管理，不能滿足社會發展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現損壞的現象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業和事業單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業和事業單位蒙受了一定的經濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據我國相關規定的要求對企業和事業單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現在如下方面：其一，電腦系統中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩定性，因為其具有不穩定性的特點導致會計檔案信息可能會發生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質和光盤中存儲的會計數據以及電腦打印的書面會計數據，會計數據主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用和定點開發軟件相結合會計軟件的整套開發文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。

第四，配備專業管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養專業的管理人才。會計電算化產生后傳統的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現象發生，我國企業和事業單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數據采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數據材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現任何問題，根據所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數據進行整理和分類，并且需要明確標明數據的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業和事業單位可以在電子會計檔案室內安裝監控設備和防盜設備，如果出現任何異常時在第一時間發出提示。

四、結束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業和事業單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

參考文獻：

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（一）電子文件的概念

目前，國際上對電子文檔的概念是：在機構或個人活動中產生或收到的記錄信息，它由內容、結構和上下文關系組成，并作為一個整體提供該項活動的證據。另外一種說法就是：電子文件是一種通過數字式電腦進行操作、傳輸和處理的文件。

（二）電子文件的特點

電子文件的特點主要體現在五個方面，第一，電子文件信息與載體的不固定性。第二，電子文件內容豐富性、多樣性。第三，電子文件傳遞的速度極快，幾乎不受時間和空間的限制。第四，電子文件對設備的依賴性。第五，電子文件的安全性差。

二、做好電子文件歸檔工作的幾點建議

做好電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，摸清文件產生的源頭，并對產生的大量電子文件的收集、鑒定、存儲工作逐步進行完善，以下是對做好電子文件歸檔工作的幾點建議。

（一）建立嚴密的電子文件歸檔制度

電子文件的形成涉及的環節眾多，哪一個環節出現失誤都影響到電子文件的原始性、真實性和完整性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件歸檔管理制度。明確各方面的職責，顯得尤為重要。

（二）做好電子文件的收集、積累工作

收集工作是做好歸檔管理工作的基礎，重視對電子文件的及時收集，防止存有信息內容的載體發生丟失、損壞。收集要實行“雙套制”：紙質一套，電子版一套，特別要保證兩種載體的檔案內容信息的一致性。目前，很多單位各類公文的傳遞、批辦、催辦、均在網上操作，因此，電子文件的收集也要在網上進行.同時可以利用記錄系統的自動記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責任人等信息。

（三）做好電子文件的鑒定工作

電子文件的易逝性、軟硬件的依賴性、信息相關性等影響電子文件的鑒定工作，因此，電子文件的鑒定工作需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機部門等多方參與，鑒定的內容包括電子文件的真偽、價值、開放度等。

（四）嚴格電子文件的歸檔工作

目前電子文件歸檔應符合下列要求：首先，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上。其次，一般以保存3套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，一套由相關業務部門異地保管，另一套供查閱使用。再次，宜采用通用標準，文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，圖像文件宜采用JPG格式，數據文件宜采用DBF文件等。

（五）提升管理人員的綜合素質

一方面要為檔案管理人員提供學習的機會，舉辦計算機、網絡、多媒體等各種技術培訓班；另一方面檔案管理人員應樹立終身學習的思想，學習現代化檔案管理的相關知識，以適應新形勢下檔案管理的需要。

三、企業電子檔案管理存在的問題

檔案實現電子化管理，給企業檔案管理帶來前所未有的嶄新變化，同時存在著諸多亟待解決的問題。首先，對電子檔案管理的重視力度不夠。缺乏系統長期的整體規劃，上項目的熱情高，抓管理的后勁不足；仍停留在傳統管理的老思路、老辦法，跟不上新技術新要求。工作起色不大。其次，電子檔案鑒定工作難以正常開展。檔案鑒定一直是企業檔案管理的難點。電子檔案鑒定專業技術要求高，普遍有畏難情緒，致使鑒定工作舉步維艱，處于停滯或半停滯狀態，造成檔案大量積壓，管理難度加大。第三，電子文件收集歸檔不及時不完整。電子文件歸檔制度不完善，責任不明確，缺乏約束力；過于依賴電子文檔管理系統。容易造成部門問對接移交不及時，延誤文件歸檔，造成文件不全。第四，電子檔案管理存在不安全的因素。除電子文檔系統存在安全隱患外，電子檔案存儲載體選擇不當，以及保管措施不完善，也影響著電子檔案的安全。

四、強化企業電子檔案管理的主要對策

為加強電子檔案規范化、制度化管理。提高企業檔案管理工作水平，應采取以下對策。

（一）實行統一管理全程管理新體制，形成企業電子檔案管理的合力

企業電子檔案管理的內在要求必須實行統一管理、全程管理的模式。企業檔案管理部門、文件形成部門、信息化部門都要擔負起各自的工作職責，各司其職，步調一致，協同管理。檔案管理部門要做好電子檔案管理有關制度的制定，以及對直屬、下屬單位電子檔案管理的監督和指導工作。文件形成部門要積極參與文件歸檔過程管理，按照要求做好本部門電子文件的積累、鑒定和歸檔工作。信息化部門應主動做好電子文檔系統的技術維護工作，及時解決運行過程中出現的問題。確保正常安全運行。只有做到“三位一體”，發揮綜合管理效能，才能真正形成電子檔案管理的合力，從根本上解決工作力度不夠的問題。

（二）從文件形成源頭抓起，確保電子檔案的真實有效

從電子文件形成的源頭抓起，首先做好電子文件的積累，凡是反映電子文件真實性、有效性，保證其長期可讀的元數據和背景信息都應通過文檔系統予以保存。其次，要強化電子文件歸檔前的鑒定與整理工作，并進行在線歸檔。次之，提高兼職檔案員的業務素質，加強專業培訓，掌握電子文件在形成和使用過程中所需的專業和技術方面的知識，全方位適應檔案管理工作的需要。

（三）認真做好電子文件鑒定工作，全面提高電子檔案質量

在借鑒紙質檔案鑒定經驗的基礎上，結合電子文件的特點，做好電子檔案鑒定工作。鑒定時，要判定電子文件的原始性和真實性，滿足電子檔案憑證功能的要求。全面分析電子檔案的保存價值，同時要考慮電子文件之間的聯系、企業今后的需要、現有的保管條件等因素，確定保管期限。要重視加強鑒定專業隊伍建設，抓好歸檔鑒定和期滿鑒定兩個環節，制定和完善電子檔案鑒定規范標準，堅持原則性和靈活性相結合，按照國家和企業檔案管理要求，切實做好電子檔案鑒定工作，優化館藏檔案結構，提高企業檔案管理工作質量。

（四）重視安全保障體系建設，切實做好企業電子檔案安全管理工作

加強企業電子檔案管理，必須建立健全安全管理保障體系，確保各項安全管理制度和技術防范措施落到實處。著重抓好企業內控和檔案保密制度建設，確保保密檔案不泄密，在線開放檔案不。堅持“雙軌制、雙套制”的原則，選擇最佳的存儲介質，對具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，實行異質異地備份.專庫或專柜集中保管，并做好相關環境、濕度、溫度、電磁等安全防護工作。堅持每年對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行檢查登記，認真做好電子檔案安全管理工作。

五、結束語

綜上所述，我們可以得出，隨著社會經濟的不斷發展，電子文件的歸檔與其電子檔案的管理工作逐漸成為一種新的挑戰，人們在對其認識不斷提高的同時，其方法也得到了很大的改進，標準化程度逐漸提高。相信通過各方不斷努力，其管理工作一定會更加合理和科學的。

參考文獻：

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1 電子檔案管理的現狀

1.1　對電子檔案的認識存在一定局限性

以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想要使用檔案的人員帶來極大的不便，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們的價值觀念發生變化，意識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。然而，社會中也確實存在少數人的極端看法，認為單位檔案是單位的私有財產，使檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上電子檔案的開放與上網了。

1.2　檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔

檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。例如，國家檔案局頒發的《機關檔案工作業務建設規范》為機關檔案工作標準化管理指明了方向，然而，這項政策真正落實到各級機關實施過程中，就不容樂觀了。許多單位因實施現行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施奉單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。

1.3　計算機技術尚未大規模應用于檔案管理

由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

2　電子檔案管理中出現的問題

2.1　電子檔案管理過程中出現的漏洞

2.1.1　對電子文件原稿保存的忽視

目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。

2.1.2　信息安全與保密問題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。

2.1.3 電子檔案的接收格式問題

由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。

2.2　電子檔案自身的缺陷

2.2.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的真實性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

在真實性問題上，電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。

電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。

2.2.2 電子檔案存儲栽體的特質與缺陷

(1)溫度。高溫可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1―2倍。

(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

(3)光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線對電子檔案載體的影響很大，紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。

(4)空氣污染。空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環境下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。

(5)灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。

(7)磁場和機械震動的影響。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數據的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。

2.2.3 電子檔案的長期可讀性問題

當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。隨著電子技術日新月異，計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對

于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。

3　解決電子檔案管理中問題的對策

3.1 電子檔案管理的原則

3.1.1　規范性原則

規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

3.1.2　可靠性原則

人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

3.1.3　高效率原則

檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統。是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2　解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.2.1　加強電子文件全過程管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

3.2.2　采取切實可行的信息保護措施

信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

3.2.3　重視和加強對檔案管理人員的培養

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一、大數據時代對檔案管理的要求

（一）保證企業檔案存放與保存的完備性。大數據背景下的檔案管理與傳統檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數據往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數據背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數據時代的電子文件、數字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。而大數據材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。

（二）保證企業檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數據信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰。在大數據背景下，往往產生很多數字化的檔案，數據越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統中可能出現的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數據時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。

（三）數字化檔案管理的技術水準。在大數據檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發生了轉移。在傳統的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數據時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數據信息資源進行加工，對其進行再次開發利用，加大對檔案數據信息資源的利用。以各類數據庫為代表的大數據云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數據庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優化、非結構化檔案數據信息資源的開放等方面。

二、大數據環境下檔案管理所面臨的挑戰

（一）大數據時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統的檔案管理相比，大數據時代對檔案數據信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數據技術對原始檔案數據信息資源及時進行開發、再次利用，注重檔案數據信息資源潛在價值的開發與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數據信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。

（二）數字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數據時代的到來，數字化檔案數據信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環境就失去了可讀性，增加了檔案數據信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數字化管理未有統一的執行標準。由于各檔案館以及企業檔案管理部門的數據庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數據時代的到來，無法進行檔案數據信息資源的共享就無法發揮出檔案數據信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統應用軟件未能有地的按照國際標準進行執行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數據信息資源不盡完善。若這種情況繼續持續下去，必將會對檔案數據信息資源的共享帶來更多的不確定性。

三、大數據環境下的企業檔案管理模式

（一）建設大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源的共建共享。在大數據時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現檔案數據信息資源聯網，實現資源的互通互用。為使其發揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數據信息資源的檢索服務。通過這種數據庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數據信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數據信息資源的重復構建，節省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數據信息資源進行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數據的進一步應用，傳統的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數據時代的發展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數據技術，能夠充分利用先進的技術手段實現檔案數據信息資源的開發及利用，擴大檔案數據信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數據時代背景下檔案數據信息資源的安全性。大數據時代的檔案管理，應當充分發揮平臺優勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數據信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數據平臺；第二，應當充分發揮大數據平臺的優勢，將檔案管理的相關業務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數據時代背景下，檔案數據信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。

四、小結

大數據時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰。然而挑戰與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學數據的理論與技術知識。大數據時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發及利用。

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一、電子文件的整理

1、基建、設備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

2、財務電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

（2）賬簿。學校會計賬簿內容一般已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

3、學校其它電子文件的整理

現在的學校一般都建有計算機信息管理系統，如行政信息管理系統，包括教學、科研、人事管理等內容；教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、課表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數據后，應進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，各院校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網絡技術建立校信息管理系統。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質

與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當前歸檔電子文件載體要制定保護措施。

1、規范排放和使用。

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1、電子檔案原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進行還原顯示。可采用3種方法來保存。首先是保存電子檔案相關支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。

2、電子檔案安全性。這主要是對保存環境溫濕度的要求，在溫度過高或過低的條件下，磁盤的聚酯底基會膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據讀寫。因此，最適宜電子檔案長期保存的溫度應控制在17℃-25℃之間，相對濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應超過±2℃，濕度的變化不應超過±5%。電子檔案最好放在設置自動恒溫恒濕的空氣調節裝置的庫房內。此外，電子檔案存儲載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒有適當的軟硬件是無法解讀的。為了保證光盤信息的長期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問題，降低光盤存檔的風險。建立長期可讀的保障機制，每年應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。如網絡系統擴充應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性。

二、電子檔案信息資源開發利用

對于檔案部門來說，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網絡傳輸和在線查閱等方式，通過聯網計算機，利用者可以經獲權訪問檔案管理系統進行相應查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時提供給更多的利用者利用，達到了資源共享的目的。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

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中專學校的持續發展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現今電子檔案管理的應用越來越引起中專學校的重視。

一、電子檔案管理的意義

檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進步的腳步不斷變更。部分中專學校采用的仍舊是傳統的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術的廣泛運用，檔案的保管辦法已經產生了巨大的變革，中專學校的檔案管理應擺脫傳統的方式，采用先進的技術進行代替，擴大檔案的保存領域。電子檔案管理實現資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應用將使得中專院校內的檔案保存工作上升到新的水準。

二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性

中專學校應提升相關設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統要進行有規劃性的科學升級，對電子檔案進行專項化的維護整理，控制設施設備的良好穩定運行。對于重要的檔案信息進行必要的備份管理，防止發生意外狀況時造成嚴重的損失。系統內部可以進行防火墻工作模式，通過系統殺毒、網絡體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學校檔案管理中的重要基礎和前提。

三、建立完善的規定細則，促進中專電子檔案管理的規范化

中專學校內部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規章，讓檔案管理工作逐漸向系統化規范化的方向不斷發展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業化的技術工作人員進行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業道德水準，熟悉地操作相關電子系統運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現電子系統的便捷性和先進性。

四、提高學校相關領導對電子檔案管理的認識

檔案信息的性質是保持歷史信息，不能直接為學校創造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學校領導無法認識到檔案管理的重要程度。部分中專學校的檔案管理數字化設備條件不足，部門內部缺乏相關專業人才。面對如此狀況，學校領導首先要改變傳統的思想，部門檔案管理人員首先應進行電子管理相關方面的學習，提高自身素質，明白檔案數字化管理的先進性，積極向相關領導提出建議和想法，主動將現代化科技與檔案管理相結合，進行反饋并提出可行的解決辦法，學校領導應積極聽取相關專業人士的建議，理解電子檔案管理對于學校的文化發展和學生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統的檔案管理部門的地位。

五、提升中專學校的硬件軟件設備管理水平

電子檔案管理工作由于實現了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現代化電子技術的發展和進步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術的研究工作，提高學校內部的計算機網絡技術管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據學校內部的實際情況對相關技術人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細規定包括其具體需要的硬件設備需求，相關設備的購買要依據經濟情況量力而行，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性。總而言之，中專學校的相關領導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門專業化人才的培養力度，檔案管理人員運用先進技術的科學規劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數字化管理的總體方向，提升中專學校的綜合文化競爭力。

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電子文件的存儲歸檔應該建立一整套的歸檔制度，電子文件的生成者或者處理者應該嚴格按照指定的歸檔準則進行歸檔，并明確標注其保管年限。電子文件歸檔后，應該對其進行編碼，納入到數據庫中，以便于日后的管理和利用。不同特點的電子文件應該使用不同的存儲載體，并且應該同紙質文件的保存相結合，以便于保證文件的原始性和真實性。電子文件歸檔的主題思想應該是統一標準和格式，同時通過加密、設置安全措施和備份措施保證電子文件的安全和穩定。電子文件與傳統檔案存在的諸多區別，在產生、歸檔、保存和傳輸上區別顯著，因此在電子文件的管理工作中，應該注意一下幾個方面：①形成完整的電子檔案管理體系，整合相關資源，實現資源利用的最優化。在電子檔案的管理中，明確電子檔案的生成和歸檔，避免重復錄入，確保其原始性和真實性，并在傳輸過程中保證其安全。②檔案管理工作中應該充分利用已有的網絡資源，并對非電子文檔轉化為電子文件保存，逐步建立起完整的電子檔案體系。對于系統內部的電子檔案的管理要規范，做好充足的安防措施，暢通電子檔案的訪問和查詢路徑。③標準化管理和存儲。電子檔案的生成、存儲、傳輸和使用應該按照相關的標準進行，在電子文件的管理過程中我們可以參照相關的國家標準規范、政策等。例如，參考國家關于電子文件的相關政策和標準，制定本單位的電子檔案歸檔范圍和保管期限表。④提高電子檔案工作者的職業素養。電子檔案管理的好壞與電子檔案工作者的知識水平、專業技能和工作態度息息相關，因此提高電子檔案工作者的知識水平、專業技能和工作態度有著極其重要的作用。在這個過程中，我們可以“走出去”和“請進來”“。走出去”即多向電子檔案管理工作突出的單位學習取經，“請進來”即可以引進這方面的人才，帶來新的管理理念。電子檔案的利用不會受到時間和空間上的諸多限制，方便了使用。電子檔案一般有三種利用方式，即拷貝、通信傳輸和直接利用。拷貝為將檔案備份轉化為一定標準的文件提供給使用者，或為電子文件或為打印文件；通信傳輸為將經過了各項處理以后的電子檔案通過網絡傳輸給相關使用者，多為共享檔案文件；直接利用就是使用檔案室中已有的設備進行查詢。

電子文件和檔案管理中存在的問題以及其對策

電子檔案的管理中會出現種種問題，這將影響到電子檔案的穩定性和安全性。從多年的電子文件和檔案的管理工作經驗來看，問題多出在以下幾個方面：①忽視對文件原稿的保存。文件原稿富含著豐富的信息，諸如圖片信息、聲音信息。如果在處理為電子文件和檔案的過程中，忽視了對文件內容的深加工和處理，必然會讓文件失真。因此，保留原始文件對于后續工作時極其重要的。②電子文件存儲和傳輸的安全性和保密性。應該加強安防措施，避免病毒和黑客的入侵。③電子檔案生成、存儲和傳輸設備的維護保養問題。每年都有大批的電子文件和檔案因為硬件設備的保養維護不到位而丟失，因此必須做好這方面的工作。④電子文件的長期可讀性。因為電子信息技術的飛速發展，電子檔案應該不斷的更新，以防文件在新設備和新軟件中無法讀取。對于可能出現的問題，我們應該從以下幾個方面入手：電子檔案管理工作的規范性、可靠性和高效性。做好這三個方面，就能在工作中避免這些常見的問題。