引論：我們?yōu)槟砹?3篇大學(xué)生檔案整理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
檔案管理；大學(xué)生；思想政治教育
隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，世界各國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的相互影響越來(lái)越大。大學(xué)生作為高校的主要群體，其思想活躍，對(duì)新鮮事物有強(qiáng)烈的好奇心，但思考問(wèn)題過(guò)于簡(jiǎn)單，缺乏理性思維。而作為高校工作重點(diǎn)的思想政治教育工作，一方面是高效工作的保障，另一方面也引領(lǐng)著大學(xué)生思想的走向。高校檔案工作者掌握了高校思想政治教育工作的重要資源，是思想政治教育的重要載體和可靠媒介。
一、高校檔案資源在大學(xué)生思想政治教育中的功能
高校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。在思想政治教育過(guò)程中，高校檔案資源對(duì)大學(xué)生思想政治教育的功能主要有以下幾點(diǎn)：
（一）高校檔案的“三觀”教育功能“三觀”教育即指世界觀、人生觀、價(jià)值觀的教育。在高校中，通過(guò)思想政治教育課程培育大學(xué)生良好的人生觀和價(jià)值觀，這也是高校學(xué)生的必修課。作為記錄知名校友和莘莘學(xué)子立志報(bào)國(guó)的感人事跡的高校檔案館，可充分利用上述資源，促進(jìn)高校思想政治教育的完善和發(fā)展。
（二）高校檔案的愛(ài)國(guó)榮校教育功能我國(guó)許多高校，其中包括一些百余年的老校，自建校以來(lái)，就開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育活動(dòng)，并隨著時(shí)間的積累，逐漸挖掘出本校歷史中的名人名事、光榮事跡、革命傳統(tǒng)等，通過(guò)檔案資料，開(kāi)展博覽會(huì)、舉行講座、編排書(shū)目等，讓老師和學(xué)生學(xué)習(xí)前人的學(xué)術(shù)精神和艱苦奮斗的精神，增強(qiáng)愛(ài)國(guó)榮校精神榮譽(yù)感，增加對(duì)校史的了解，同時(shí)也是對(duì)他們的一種督促和鼓勵(lì)。
（三）高校檔案的學(xué)科教育功能高校作為教學(xué)和科研的主陣地，集合了各學(xué)科中的高級(jí)優(yōu)秀人才，在長(zhǎng)時(shí)間的歷史沉淀下，在教學(xué)和科研中不斷取得新的成果，并且將這些成果記錄在高校檔案中了，以便后來(lái)的科研者能從眾獲得有效信息，在學(xué)術(shù)的道路上少走彎路。
二、利用高校檔案進(jìn)行大學(xué)生思想政治教育的現(xiàn)狀和不足
（一）思想政治教育檔案資源意識(shí)薄弱在高校的檔案管理中，這種只注重收集保管的現(xiàn)象普遍存在，很多檔案工作者只是片面地以為檔案工作就是收集和保管，只要不丟失、不損毀，就是完成了檔案管理工作，而思想政治教育工作是專業(yè)課老師和輔導(dǎo)員的事。檔案作用的發(fā)揮不是收藏、保管能實(shí)現(xiàn)的，而是要充分開(kāi)發(fā)和利用這一有效資源實(shí)現(xiàn)檔案管理與高校思想政治教育的創(chuàng)新結(jié)合。同時(shí)，思想政治教育工作者也未能全面認(rèn)識(shí)到高校檔案之于大學(xué)生的功能和意義。
（二）思想政治教育檔案資源閑置和浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重在我們現(xiàn)實(shí)生活中，有極大一部分思想政治教育檔案資源是被閑置的，處于一種無(wú)人問(wèn)津的局面；而與之相反的是，有一小部分的思想政治教育檔案資源因其知名度頗高，而受到他人的追捧，被大量重復(fù)使用，時(shí)間一長(zhǎng)，就造成了一種兩極分化的現(xiàn)象，使得閑置和浪費(fèi)也越來(lái)越嚴(yán)重。同時(shí)，在高校的檔案管理中檔案歸屬的混亂和檔案資料保管的分散也是導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)和閑置的重要誘因。
（三）檔案工作者專業(yè)知識(shí)和能力單一檔案管理作為一門專業(yè)性的工作，對(duì)檔案管理人員的實(shí)際才做技能和專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)有較高要求。但在高校中，尤其是新建的學(xué)校，檔案工作者普遍未受過(guò)良好的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，他們的檔案專業(yè)知識(shí)不精通，操作技能也較弱，因此，很難滿足大學(xué)生思想政治教育的需求。目前，高校檔案工作者所存在的問(wèn)題對(duì)思想政治教育的有一定的影響和約束，阻礙了其順利發(fā)展。
三、以高校檔案為媒介加強(qiáng)大學(xué)生思想政治教育的路徑分析
（一）開(kāi)放高校檔案館，充分發(fā)揮檔案的功能和作用圖書(shū)館是搜集和提供本校各學(xué)科參考的國(guó)內(nèi)外古今圖書(shū)及報(bào)刊；檔案館則主要保存和提供本校教師和學(xué)生既往的各種學(xué)術(shù)成果。高校的檔案館必須設(shè)立專門的閱覽室，并配備專職人員進(jìn)行管理。檔案館的開(kāi)放，有利于使老師和學(xué)生直接查閱檔案原件，提高閱覽檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率。同時(shí)，高校思想政治教育工作者要有意識(shí)的在日常學(xué)生教育和管理工作過(guò)程中發(fā)揮檔案對(duì)大學(xué)生的學(xué)習(xí)作用，而不能把檔案這一重要資源束之高閣、置之不理。
（二）提高檔案工作人員意識(shí)，為思想政治教育提供便捷服務(wù)不管是專職還是兼職檔案工作人員，其檔案意識(shí)都需要得到提升，并對(duì)檔案工作者進(jìn)行必要的檔案基礎(chǔ)知識(shí)教育，這是做好檔案管理工作的前提。這就要求檔案館在人才選用方面有選擇的聘用，而不是人人都可從事檔案管理工作，同時(shí)，對(duì)檔案工作者的專業(yè)知識(shí)和技能進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)和強(qiáng)化，使之盡快適應(yīng)檔案管理工作，更重要的是檔案工作者自身應(yīng)提高檔案管理的意識(shí)，尤其是提高為思想政治教育服務(wù)的意識(shí)。
（三）運(yùn)用現(xiàn)代化管理，促進(jìn)檔案工作質(zhì)量和效率的提升檔案工作質(zhì)量和效率的提升，一方面，需要提高檔案工作者的素質(zhì)，另一方面，檔案管理現(xiàn)代化也勢(shì)在必行。這檔案管理現(xiàn)代化是在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)的一場(chǎng)信息化革命，這必將給高校檔案工作帶來(lái)巨大的變革，產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟運(yùn)用，可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索等。總之，思想政治教育作為高校教育工作中的重要內(nèi)容，也是對(duì)高校檔案工作者提出的要求。因此，思想政治教育實(shí)效性的增強(qiáng)，不僅需要高校思想政治教育工作者的努力，而且高校檔案部門也應(yīng)主動(dòng)參與到思想政治教育的過(guò)程中，為高校思想政治教育作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]解悅,沈文虹.政府應(yīng)加大對(duì)普通中學(xué)的投入[N].南京日?qǐng)?bào),2005.
篇2
一、政治素質(zhì)要合格
大學(xué)生檔案工作是檔案工作的一部分，檔案工作是一項(xiàng)政治機(jī)要性很強(qiáng)的工作，沒(méi)有較高的政治素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任感是無(wú)法擔(dān)任此項(xiàng)工作的。因此大學(xué)生檔案工作者和其他檔案工作者一樣，應(yīng)該做到：
1.樹(shù)立堅(jiān)定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅(jiān)持正確的政治方向；要有高度的政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律性，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀；在工作中不徇私情、廉潔自律，真正維護(hù)社會(huì)、集體和個(gè)人的利益。
2.要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，在工作中要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的原則，愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。
3.要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心。大學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)政治性、管理性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案工作者要時(shí)刻嚴(yán)守機(jī)密，守口如瓶；要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，不斷強(qiáng)化工作能力，不斷提升工作質(zhì)量。
4.要具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書(shū)育人是一種奉獻(xiàn)，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。大學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶⒆愿誓瑹o(wú)聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。
5.具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。
6.具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹(shù)立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。
7.全心全意為人民服務(wù)是我們黨的一貫宗旨，大學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，它的出發(fā)點(diǎn)和最終目的，在于為大學(xué)生的管理工作服務(wù)，新時(shí)期大學(xué)生檔案工作只有甘為人梯，熱心服務(wù)，才能順應(yīng)歷史發(fā)展，才能站穩(wěn)腳跟。
二、知識(shí)素質(zhì)要全面
科學(xué)文化知識(shí)是人類改造自然和改造社會(huì)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要成為本職工作的行家里手，就要優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識(shí)，又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，具備多種新知識(shí)、新技能，成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。
1.掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，大學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。
2.掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。由于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)從輔工具逐漸成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù)，要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。
3.掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)。在當(dāng)今社會(huì)，沒(méi)有一定的外語(yǔ)功底已難以勝任檔案管理工作，尤其是英語(yǔ)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的各種軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息資源中，占有很大比例，為適應(yīng)工作的需要，大學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語(yǔ)應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)大學(xué)生檔案工作者的要求。
三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛
樹(shù)立以人為本的服務(wù)意識(shí)。以提供服務(wù)為己任，各項(xiàng)工作都應(yīng)首先從利用者的角度來(lái)思考，一切服務(wù)都應(yīng)以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)。
樹(shù)立遠(yuǎn)大理想，熱愛(ài)大學(xué)生檔案事業(yè)。明確自己肩負(fù)的責(zé)任，以主人翁的工作態(tài)度，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng)，把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在大學(xué)生檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。
培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。大學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)求真務(wù)實(shí)，每一個(gè)過(guò)程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來(lái)麻煩。
四、管理素質(zhì)科學(xué)
靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合。管理現(xiàn)存的大學(xué)生檔案是靜態(tài)的，而積極主動(dòng)地廣泛收集、分項(xiàng)、整理檔案資料，則是動(dòng)態(tài)的。靜，是相對(duì)的，動(dòng)則是絕對(duì)的。邊收集，收集要齊全；邊整理，整理要細(xì)致；邊歸檔，歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)。這又是屬于“動(dòng)”的過(guò)程。歸檔以后入庫(kù)，精心保管，這是屬“靜”的境界。規(guī)章制度與實(shí)際情況相結(jié)合。只有制定并嚴(yán)格履行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，才能切實(shí)加強(qiáng)高校大學(xué)生檔案的管理工作，進(jìn)一步推進(jìn)大學(xué)生檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，有效地發(fā)揮大學(xué)生檔案在學(xué)校教育、管理工作中的作用。
五、心理素質(zhì)要優(yōu)良
心理素質(zhì)是整體素質(zhì)的基礎(chǔ)，培養(yǎng)高校大學(xué)生檔案管理人員的心理素質(zhì)是十分重要的。具體表現(xiàn)在： 對(duì)本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對(duì)工作要有主動(dòng)性和創(chuàng)造性，積極主動(dòng)地克服和解決所遇到的各種困難，克服畏難情緒，急流勇進(jìn)。具有保持良好的心理狀態(tài)、從容面對(duì)環(huán)境變化的能力。大學(xué)生檔案工作者時(shí)時(shí)刻刻都面對(duì)著新材料、新檔案，工作內(nèi)容也總是在重復(fù)，時(shí)間久了容易產(chǎn)生厭煩情緒，所以，面對(duì)這些變化，管理人員要保持心境寬廣、意志堅(jiān)定，對(duì)檔案事業(yè)應(yīng)保持執(zhí)著的毅力，從容面對(duì)各種困難，激流勇進(jìn)，不斷調(diào)整自己的心理狀態(tài)，來(lái)適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新情況。
篇3
高校學(xué)生檔案將一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的情況記錄在案，是文件材料的一種，基于高校學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)、生活以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等而產(chǎn)生的，是高校檔案群的組成部分。無(wú)論是學(xué)生的簡(jiǎn)歷、成績(jī)表、教師鑒定評(píng)語(yǔ)，還是學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、干部登記表、黨、團(tuán)組織材料、健康體檢表等，在高校學(xué)生檔案中全都有跡可循。高校學(xué)生檔案具有一定的價(jià)值，可以說(shuō)是高校學(xué)生管理、指導(dǎo)就業(yè)、用人單位選拔人才等的一本參考書(shū)，學(xué)校對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)過(guò)程，學(xué)生在校期間的素質(zhì)狀況，學(xué)生的社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況、家庭組成等多方面的情況都可以通過(guò)高校學(xué)生檔案來(lái)了解。在過(guò)去，我國(guó)高等教育注重的是培養(yǎng)社會(huì)精英，現(xiàn)如今，更加注重國(guó)民素質(zhì)的提升?？偠灾咝W(xué)生檔案管理工作的深入有助于大學(xué)生科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)以及大學(xué)生的社會(huì)主義榮辱觀的教育工作的進(jìn)行，就大學(xué)生將來(lái)的就業(yè)發(fā)展而言也是極有幫助的。
二、高校學(xué)生檔案的地位
1.高校學(xué)生檔案使學(xué)校素質(zhì)教育水平的高低得以體現(xiàn)
對(duì)于素質(zhì)教育，我們應(yīng)有個(gè)理性的思考，促進(jìn)高校素質(zhì)教育的推廣和深入。素質(zhì)教育不應(yīng)拘泥于一種教育模式，其所體現(xiàn)的教育思想理應(yīng)是面向未來(lái)、面向現(xiàn)代化。通過(guò)科學(xué)的教育方式來(lái)教育學(xué)生，使得全體學(xué)生德、智、體、美全面發(fā)展，這是我們所期許的，這也正是素質(zhì)教育所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。高校學(xué)生檔案包括了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)表、實(shí)習(xí)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、體檢材料，恰好可以反映學(xué)生在德、智、體、美這些方面的發(fā)展情況。
2.高校學(xué)生檔案反映大學(xué)生各方面情況
大學(xué)生在校德、智、體、美等方面的發(fā)展情況可以從學(xué)生檔案中了解。在出現(xiàn)學(xué)生入黨、評(píng)先評(píng)優(yōu)、就業(yè)推薦、用人單位考察以及就業(yè)后對(duì)其選拔提升等情況時(shí)，這些檔案材料將成為重要的考量因素。如《大學(xué)生學(xué)年鑒定表》和《素質(zhì)拓展證書(shū)》就是兩份重要的檔案資料，在學(xué)生面臨評(píng)優(yōu)鑒定及今后就業(yè)、提職問(wèn)題時(shí)，可以作為重要的參考資料，它記錄了學(xué)生在校期間思想、品德、學(xué)習(xí)、工作以及參加各項(xiàng)活動(dòng)的情況。
3.高校學(xué)生檔案有助于思想政治教育工作的進(jìn)行
思想政治工作者理應(yīng)對(duì)大學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)和社交等詳細(xì)情況有所了解，根據(jù)這些實(shí)際情況來(lái)展開(kāi)工作，因?yàn)榇髮W(xué)生的成長(zhǎng)過(guò)程往往呈現(xiàn)出多傾向性、動(dòng)態(tài)性、自組織性、不完全性、非同步性和不確定性。對(duì)大學(xué)生的各方面情況，不僅要了解而且要深入全面地了解，不僅要增進(jìn)交流還要關(guān)注學(xué)生檔案材料中的記錄，定期整理好大學(xué)生思想政治工作有關(guān)文件材料并歸入學(xué)生檔案，并進(jìn)行分析總結(jié)，得出思想政治工作經(jīng)驗(yàn)。
4.高校學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生將來(lái)的的就業(yè)的意義
用人單位可以通過(guò)學(xué)生檔案的記錄來(lái)了解學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)和思想政治表現(xiàn)，進(jìn)而納入用人考慮因素。被錄用學(xué)生在工作過(guò)程中的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料整理后會(huì)歸檔，在今后的考核定級(jí)、考察業(yè)績(jī)和品德時(shí)，將會(huì)作為參考。總地來(lái)說(shuō)，高校學(xué)生檔案對(duì)于用人單位了解員工、正確用人具有重要意義。
三、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)存狀況
高校學(xué)生檔案管理的不斷深入對(duì)于高校的管理和發(fā)展產(chǎn)生了較為明顯的效果，不過(guò)在信息化時(shí)代特征日益明顯以及高等教育改革不斷深入的今天，傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理的不足也漸漸暴露出來(lái)，主要有以下問(wèn)題：
1.學(xué)生檔案管理意識(shí)不足，工作重心偏移
在現(xiàn)代教育體制下，高校教師和教育工作者的工作重心放在了學(xué)生的教育和管理上，主要集中于培養(yǎng)人才。服務(wù)育人的教育理念在這種現(xiàn)代教育體制下不被重視，檔案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人缺乏學(xué)生檔案管理意識(shí)，未意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作雜亂無(wú)章，也可以說(shuō)是學(xué)校工作重心的偏移。另一方面，高校里的學(xué)生檔案管理人員工作積極性不高，使得學(xué)校的檔案管理工作陷于停滯不前的狀態(tài)，此外，有些學(xué)生檔案管理人員缺乏專業(yè)水平，工作過(guò)于保守，還有些工作人員工作熱情漸漸冷卻，對(duì)工作采取放任的態(tài)度。
2.學(xué)生檔案管理策略守舊，信息化技術(shù)未盡其用
自高校擴(kuò)招政策實(shí)施以后，高校在校學(xué)生人數(shù)呈上漲態(tài)勢(shì)，高校學(xué)生檔案材料也自然隨之堆積如山，然而，目前我國(guó)高校普遍還在利用傳統(tǒng)的、手工操作的實(shí)體管理方式管理學(xué)生檔案，僅以紙質(zhì)檔案作為學(xué)生檔案的呈現(xiàn)形式，在高等教育迅速發(fā)展、高校學(xué)生檔案管理工作日益復(fù)雜的今天，這種傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要，因此急待開(kāi)發(fā)一款學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件來(lái)管理學(xué)生檔案。
3.學(xué)生檔案的收集整理體制尚未規(guī)范
高校學(xué)生檔案主要有由各院 （ 系） 管理、由學(xué)生處管理、由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理這三種管理模式。主要的檔案管理模式還是由學(xué)生管理部門管理，由學(xué)校院系來(lái)完成學(xué)生檔案的整理工作。目前，大多數(shù)高校的檔案管理制度不規(guī)范、不健全，使得檔案整理工作效率低、失誤率大，各個(gè)院系未統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致歸檔材料的檢查工作難以做好，檔案移交不順利，在移交檔案過(guò)程中一有不慎便丟失材料，造成學(xué)生檔案管理工作的效率大大降低。
4.學(xué)生檔案尚未物盡其用
學(xué)生檔案是較為重要的書(shū)面材料，記錄了學(xué)生在校期間的各方面素質(zhì)狀況，從學(xué)生檔案中可以了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況、課外素質(zhì)。教師在教學(xué)和選拔學(xué)生干部時(shí)，可以將其作為重要的查閱資料和參考依據(jù)，然而大多數(shù)高校教師卻并未這樣做。用人單位招聘時(shí)，會(huì)因檔案材料內(nèi)容不全或者是查詢方式不正確而影響工作效果或進(jìn)度，這樣一來(lái)，學(xué)生檔案作為“推薦表”的功能就被埋沒(méi)。
四、關(guān)于優(yōu)化當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作的建議
1.提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注度，強(qiáng)化師生檔案管理意識(shí)
高校素質(zhì)教育的推進(jìn)，人才的輸送，都有賴于高校學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行。而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效、順利進(jìn)行，則需要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作的足夠重視，進(jìn)而引起全校師生的重視，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理意識(shí)。按照 《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求對(duì)檔案材料形成部門提出具體要求，一一處理好檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，各司其職，對(duì)管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃、部署和監(jiān)督。此外，在學(xué)生這方面，也應(yīng)強(qiáng)化宣傳效果，使其對(duì)學(xué)生檔案引起重視，做到準(zhǔn)確填寫(xiě)檔案，細(xì)心保護(hù)檔案。
2.完善學(xué)生檔案管理機(jī)制
要想實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的完善，首先對(duì)于學(xué)生檔案管理的歸口部門就應(yīng)明確，安排好學(xué)生檔案管理工作人員，強(qiáng)化管理人員的工作技能，組成專業(yè)化的管理隊(duì)伍，建立規(guī)范的管理機(jī)制，使得學(xué)生檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。
3.充分利用先進(jìn)技術(shù)，打破傳統(tǒng)管理模式
信息化時(shí)代的到來(lái)使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得以普及，傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式已經(jīng)望塵莫及。高校學(xué)生檔案管理工作模式也理應(yīng)跟隨時(shí)代而更新，開(kāi)發(fā)管理應(yīng)用軟件，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的接軌。另外，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立有賴于現(xiàn)代設(shè)備的使用，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等把學(xué)生的基本信息輸入計(jì)算機(jī)，從而建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如此一來(lái)，一方面，管理人員在收集和整理檔案時(shí)輕松不少，另一方面，也為學(xué)生檔案的檢索查閱提供方便，并且，對(duì)于檔案轉(zhuǎn)接工作以及用人單位的員工考察工作而言也是大有幫助。
4.充分發(fā)揮學(xué)生檔案使用價(jià)值
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2． 信息失真，干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)。1999年開(kāi)始擴(kuò)招以來(lái)，大學(xué)生就業(yè)壓力越來(lái)越大，有的畢業(yè)生為在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取勝，不惜采取涂改成績(jī)，辦假證明、假文憑等不正當(dāng)手段以擊敗對(duì)手。新形勢(shì)下，也有個(gè)別高校為使自己的畢業(yè)生就業(yè)順利，也為使學(xué)校博取“生源素質(zhì)好，就業(yè)率高”的社會(huì)聲譽(yù)，便普遍提高畢業(yè)生專業(yè)成績(jī)，擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎(jiǎng)比例，降低考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，撤銷學(xué)生處分材料，等等。由于信息失真，造假現(xiàn)象嚴(yán)重，致使很多國(guó)有企事業(yè)單位在招聘畢業(yè)生時(shí)，也多采用“試用期”制度，干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)。
3． 高校學(xué)生檔案缺乏全程管理，阻礙和影響了大學(xué)生就業(yè)。
（1）網(wǎng)上招生帶來(lái)的影響。2001年始，各省相繼開(kāi)始實(shí)行網(wǎng)絡(luò)招生，考生檔案電子化。但電子檔案中所反映的內(nèi)容不夠真實(shí)、完整，只包括報(bào)名、體檢、成績(jī)和高考志愿4項(xiàng)內(nèi)容信息，高校能得到的紙質(zhì)檔案只是一張表格；還有不少省份考生紙質(zhì)檔案交由本人自帶，有的是由考生所在中學(xué)或招辦寄發(fā)。更有甚者，有的省份不寄紙質(zhì)檔案，送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤(pán)到高校了事。至于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容更是五花八門。這無(wú)疑給新生入校后建檔帶來(lái)麻煩。
（2）高校學(xué)生檔案管理的落后和歸檔的滯后。現(xiàn)在高校學(xué)生檔案管理體制的狀況是各行其是。有的高校把學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理；有的高校把學(xué)生檔案放在人事部門或?qū)W生工作部門一起管理；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個(gè)系（院），實(shí)行分散管理。不管哪種方式，大多數(shù)高校都是在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理檔案。而畢業(yè)生就業(yè)活動(dòng)則在畢業(yè)生離校前一個(gè)學(xué)期就已經(jīng)開(kāi)始了。由于不少高校仍沿襲舊的運(yùn)作方式，學(xué)生進(jìn)校后其檔案不建檔就束之高閣了，在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系（院）、處（室）乃至個(gè)人手中，等畢業(yè)生離校時(shí)再集中整理、歸檔。待到用人單位上門查閱參考時(shí)，卻到處難覓“芳蹤”，影響了畢業(yè)生就業(yè)。
（3）畢業(yè)生跟蹤檔案滯后。大多數(shù)高校認(rèn)為，畢業(yè)生離校，完成檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)后，學(xué)生檔案就應(yīng)該結(jié)束使命了。學(xué)生畢業(yè)后的跟蹤檔案（如畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查、貸款誠(chéng)信度調(diào)查等）幾乎為零。為此，學(xué)校在進(jìn)行學(xué)科、專業(yè)和課程調(diào)整，教學(xué)內(nèi)容和方法改革時(shí)便失去重要的參考依據(jù)，導(dǎo)致學(xué)校的專業(yè)設(shè)置與社會(huì)需求相脫節(jié)，人才供需結(jié)構(gòu)性失衡。
二、高校學(xué)生檔案管理的新思路
1． 明確高校學(xué)生檔案的歸檔規(guī)范。教育部作為權(quán)威機(jī)構(gòu)在高校學(xué)生檔案管理這項(xiàng)工作上應(yīng)有非常嚴(yán)格而明確的要求，應(yīng)結(jié)合新時(shí)期對(duì)人才的需求，對(duì)檔案材料的收集范圍及教師應(yīng)從哪些方面評(píng)價(jià)學(xué)生都作出統(tǒng)一、具體的規(guī)定。按照中央組織部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知精神對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化整理與管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案向干部檔案順利過(guò)渡。每個(gè)高校在新生入校后就應(yīng)抓好這項(xiàng)工作，注意觀察和了解學(xué)生在校各項(xiàng)活動(dòng)中所表現(xiàn)出的能力并如實(shí)記載下來(lái)，努力做到即收即歸，保持材料的齊全和連貫，這既可減少集中整理時(shí)的工作量，又能使學(xué)生檔案反映出學(xué)生的新情況，使學(xué)生檔案有較多、較新的信息含量，保持檔案的完整和最新?tīng)顟B(tài)，使學(xué)生檔案真正成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人、使用人的可靠憑證。
2． 確保高校學(xué)生檔案的真實(shí)性。在一個(gè)法制健全的社會(huì)中，誠(chéng)信是一種無(wú)形資產(chǎn)，誠(chéng)信是臉面，更是脊梁。大學(xué)生檔案是靠當(dāng)事人自己的言行建立起來(lái)的，其中有些檔案材料學(xué)生本人必須實(shí)事求是提供，使其更具真實(shí)性，更具說(shuō)服力。一份完整的學(xué)生檔案不單純是學(xué)生受教育的情況，還應(yīng)包括學(xué)生個(gè)人的信貸消費(fèi)、有無(wú)犯罪記錄和參加社會(huì)公益活動(dòng)的記錄等內(nèi)容，是對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)歷史真實(shí)完整的記錄。原始的學(xué)生檔案材料是具有法律效力的，可以為當(dāng)事人出具合法的第三方證明。
為維護(hù)高等學(xué)校及其畢業(yè)生合法權(quán)利，打擊不法分子偽造和買賣學(xué)歷證書(shū)的行徑，應(yīng)根據(jù)教育部《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，將普通高校、成人高等教育和高等教育自學(xué)考試的畢業(yè)生文憑和畢業(yè)生彩色照片、身份證號(hào)碼一同注冊(cè)上網(wǎng)，進(jìn)入全國(guó)高等教育學(xué)歷證書(shū)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，用人單位只需將學(xué)生代碼輸入，就可在網(wǎng)上查實(shí)，既方便快捷，更可以從根本上治理假文憑市場(chǎng)。
3． 加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的全程化管理。
（1）規(guī)范網(wǎng)上招生檔案。第一，各地招辦、各類中學(xué)必須在給每位考生建立電子檔案的同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案。強(qiáng)調(diào)電子檔案僅是為方便網(wǎng)上招生工作，不能代替紙質(zhì)檔案。被錄取的考生檔案中，既要有反映其高考情況的電子檔案，也要有其在高中或工作單位經(jīng)歷的紙質(zhì)檔案。第二，被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由各省招辦歸口管理，目前暫不宜由地市縣招辦或中學(xué)管理。第三，對(duì)已被錄取而后又放棄入學(xué)資格的考生，其紙質(zhì)檔案應(yīng)退回考生所在的省招辦。第四，保證考生檔案內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性，以便高校及時(shí)對(duì)考生入學(xué)資格進(jìn)行復(fù)查和今后用人單位對(duì)畢業(yè)生的全面了解。
（2）及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案材料。面對(duì)當(dāng)前就業(yè)工作的超前性，以及檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中作用的特殊性，我們的學(xué)生檔案已不能再沿襲過(guò)去的方法――滯后到畢業(yè)生離校時(shí)再整理歸檔。要從大學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性，隨時(shí)按照新的歸檔范圍和要求，收集、整理有關(guān)材料。學(xué)生的各種材料一經(jīng)形成，就要盡快存入學(xué)生的檔案中去。保證學(xué)生各個(gè)階段的各種檔案材料及時(shí)歸檔，以杜絕臨時(shí)抱佛腳的突擊行為，避免錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的人為錯(cuò)誤。
（3）建立畢業(yè)生信息反饋檔案。建立畢業(yè)生信息反饋檔案，可以為在校學(xué)生提供相關(guān)的就業(yè)信息。一是間接的就業(yè)信息。即畢業(yè)生信息反饋中反映了當(dāng)前社會(huì)對(duì)大學(xué)生的思想道德、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體要求，在校生可以依據(jù)這些信息，主動(dòng)地、有意識(shí)地設(shè)計(jì)自己，以適應(yīng)社會(huì)。二是直接的就業(yè)信息。某些畢業(yè)生信息反饋中提出了明確的用人要求，高?？梢灾苯犹峁┙o有關(guān)專業(yè)的在校生。更重要的是學(xué)校可以根據(jù)這些信息反映出的市場(chǎng)對(duì)人才的需求狀況，在教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，主動(dòng)適應(yīng)人才市場(chǎng)，培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)和基本技能。
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一、加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性
（一）學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個(gè)時(shí)期學(xué)校學(xué)生管理工作的進(jìn)程和具體內(nèi)容，是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲(chǔ)手段，是客觀、真實(shí)的學(xué)校管理信息，是形成學(xué)生在校期間個(gè)人信息的憑證和參考。學(xué)生檔案管理的好與壞，直接影響整個(gè)學(xué)生畢業(yè)后將來(lái)的成長(zhǎng)與發(fā)展。所以大學(xué)生檔案信息只有真實(shí)、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。
（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)。大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過(guò)了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等情況，是學(xué)生過(guò)去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來(lái)向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，可以此為主要依據(jù)來(lái)選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過(guò)大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進(jìn)有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對(duì)策
（一）適應(yīng)社會(huì)，提高對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
1. 強(qiáng)化宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在改革開(kāi)放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。新時(shí)期檔案工作面臨許多新問(wèn)題，同時(shí)也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開(kāi)發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學(xué)生檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化；學(xué)生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)”的基本原則，實(shí)行統(tǒng)一管理，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，嚴(yán)守秘密的保管方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范
1. 各院校結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及當(dāng)前社會(huì)形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項(xiàng)表現(xiàn)并如實(shí)記載，做到及時(shí)記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時(shí)性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
2. 加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動(dòng)地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時(shí)收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎(jiǎng)懲等涉及學(xué)生誠(chéng)信的信息，要及時(shí)歸檔，同時(shí)注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。
3. 實(shí)行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
1. 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時(shí)的抄抄寫(xiě)寫(xiě)、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實(shí)，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時(shí)大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會(huì)與用人單位的需求。
參考文獻(xiàn)
篇6
教育部作為權(quán)威機(jī)構(gòu)在高校學(xué)生檔案管理這項(xiàng)工作上有非常嚴(yán)格而明確的要求,并結(jié)合新時(shí)期對(duì)人才的需求,對(duì)檔案材料做出統(tǒng)一、具體的規(guī)定,即統(tǒng)一立卷內(nèi)容、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范管理。高校學(xué)生檔案內(nèi)容豐富、形式多樣,是學(xué)生各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄,從一個(gè)側(cè)面反映了學(xué)校教育教學(xué)管理工作的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展?fàn)顩r。規(guī)范學(xué)生檔案管理,確保學(xué)生檔案的真實(shí)性,是當(dāng)前學(xué)生檔案管理的首要任務(wù)。目前,高校學(xué)生檔案的管理體制尚未建立統(tǒng)一的規(guī)范,學(xué)生檔案在收集、整理、建檔、歸檔、借閱、利用、轉(zhuǎn)人和轉(zhuǎn)出等方面均不甚嚴(yán)格,客觀上造成了高校學(xué)生檔案管理的不認(rèn)真、不嚴(yán)肅。有的高校把學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的則把學(xué)生檔案放在人事部門或?qū)W生工作部門一起管理;還有的為了便于利用,把學(xué)生檔案放在各個(gè)系(院),實(shí)行分散管理。另外,大多數(shù)高校都是在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理檔案,而畢業(yè)生就業(yè)活動(dòng)則在畢業(yè)生離校前一個(gè)學(xué)期就已經(jīng)開(kāi)始了,用人單位上門查閱參考時(shí),影響了畢業(yè)生就業(yè)。
一、建立大學(xué)生就業(yè)檔案的意義
隨著我國(guó)高等教育進(jìn)入大眾化階段,普通高等學(xué)校畢業(yè)生人數(shù)逐年增加,而大學(xué)生就業(yè)問(wèn)題日漸突出,高校作為培養(yǎng)和輸送人才的前沿陣地,除作好大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)外,建立已就業(yè)大學(xué)生檔案,不僅可以有效掌握已就業(yè)畢業(yè)生就業(yè)動(dòng)態(tài),對(duì)他們進(jìn)行有效地跟蹤走訪,并通過(guò)他(她)們的反饋及時(shí)掌握用人單位的最新用人信息,而且可以通過(guò)建立已就業(yè)學(xué)生聯(lián)誼會(huì)等就業(yè)畢業(yè)生團(tuán)體,讓就業(yè)學(xué)生帶動(dòng)未就業(yè)學(xué)生就業(yè),并增加就業(yè)穩(wěn)定率。已就業(yè)學(xué)生檔案的建立可以及時(shí)準(zhǔn)確地掌握在單位表現(xiàn)優(yōu)秀、成長(zhǎng)較快的畢業(yè)生情況,并以些建立優(yōu)秀畢業(yè)生報(bào)告團(tuán),根據(jù)學(xué)院需要定期邀請(qǐng)他(她)回母校進(jìn)行現(xiàn)身說(shuō)法,引導(dǎo)在校大學(xué)生正確認(rèn)識(shí)社會(huì)和自己的專業(yè)前景,合理規(guī)劃自己的職業(yè)生涯。
二、如何建立大學(xué)生就業(yè)檔案
1、以就業(yè)區(qū)域?yàn)閱挝?根據(jù)不同就業(yè)單位建立已就業(yè)學(xué)生檔案,具體是以紙質(zhì)與電子檔案相結(jié)合的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)管理形式。紙質(zhì)就業(yè)學(xué)生檔案包括:已就業(yè)畢業(yè)生照片、姓名、專業(yè)、家庭住址、QQ號(hào)、聯(lián)系電話等信息,同時(shí)預(yù)留足夠的空間填寫(xiě)以后學(xué)生在單位發(fā)展情況。完整的資料還包括本次招聘單位的具體招聘要求、單位介紹、招聘負(fù)責(zé)人信息、聯(lián)系方式、招聘人數(shù)、最終錄取人數(shù)、前往用人單位報(bào)到時(shí)間等信息。
2、電子檔案主要是建立已就業(yè)畢業(yè)生基本信息并利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),學(xué)校就業(yè)主管部門指定專門的網(wǎng)絡(luò)管理員,按不同就業(yè)單位建立就業(yè)學(xué)生QQ群,并對(duì)QQ群進(jìn)行維護(hù)。當(dāng)畢業(yè)生異地就業(yè)時(shí),與手機(jī)號(hào)相比QQ號(hào)是相對(duì)穩(wěn)定,更加快捷方便的溝通平臺(tái),通過(guò)這個(gè)平臺(tái),可以及時(shí)了解和掌握就業(yè)畢業(yè)生在工作和生活中的最新情況,對(duì)于不能適應(yīng)工作或在工作、生活中遇到困難的學(xué)生,可以通過(guò)QQ進(jìn)行引導(dǎo)和幫助。建立以區(qū)域?yàn)閱挝坏腝Q平臺(tái),可以增加區(qū)域內(nèi)不同就業(yè)單位之間學(xué)生的聯(lián)系,通過(guò)QQ網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)已就業(yè)畢業(yè)生的動(dòng)態(tài)管理,以增加就業(yè)穩(wěn)定率。
3、根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)的不同階段,及時(shí)更新或添加已就業(yè)學(xué)生發(fā)展資料,對(duì)于經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力已取得成績(jī)或崗位有所變動(dòng)的已就業(yè)畢業(yè)生資料,要在紙質(zhì)和電子檔案的備注欄內(nèi)進(jìn)行記錄,使已就業(yè)畢業(yè)生的整個(gè)成長(zhǎng)過(guò)程都能在就業(yè)檔案中完整體現(xiàn)。
4、定期對(duì)已就業(yè)學(xué)生進(jìn)行跟蹤,了解用人單位對(duì)就業(yè)學(xué)生的評(píng)價(jià),及時(shí)完善其就業(yè)檔案資料。
三、就業(yè)檔案在高校就業(yè)工作中的作用
1、大多數(shù)高校認(rèn)為,畢業(yè)生離校,完成檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)后,學(xué)生檔案就應(yīng)該結(jié)束使命了。學(xué)生畢業(yè)后的跟蹤檔案(如畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查、貸款誠(chéng)信度調(diào)查等)幾乎為零。為此,學(xué)校在進(jìn)行學(xué)科、專業(yè)和課程調(diào)整,教學(xué)內(nèi)容和方法改革時(shí),便失去重要的參考依據(jù),導(dǎo)致學(xué)校的專業(yè)設(shè)置與社會(huì)需求相脫節(jié),人才供需結(jié)構(gòu)性失衡。通過(guò)QQ群每天關(guān)注就業(yè)學(xué)生工作及思想動(dòng)態(tài),對(duì)于學(xué)生關(guān)心的核心問(wèn)題和主要困難,給予引導(dǎo)和解決,定期在QQ群共享內(nèi)一些積極向上的文章,鼓勵(lì)和引導(dǎo)他(她)們,以增加就業(yè)穩(wěn)定率。
2、對(duì)于同一單位的二次招聘,可以充分利用已建立的就業(yè)學(xué)生檔案,將在該單位就業(yè)畢業(yè)生的工作生活情況客觀地向有意向的畢業(yè)生進(jìn)行說(shuō)明,也可以利用學(xué)生之間容易溝通的特點(diǎn),將已就業(yè)畢業(yè)生的聯(lián)系方式或QQ進(jìn)行公布,讓他們進(jìn)行進(jìn)一步的溝通。
3、利用在單位取得成績(jī)的已就業(yè)畢業(yè)生,組成報(bào)告團(tuán),定期邀請(qǐng)回母校開(kāi)展講座,將自己的發(fā)展歷程,從離開(kāi)學(xué)校進(jìn)入社會(huì)的不適應(yīng)到現(xiàn)在具有從容駕馭工作的能力及一系列的心理變化等進(jìn)行介紹,有助于使未走出校門的在校大學(xué)生端正學(xué)習(xí)態(tài)度、明確學(xué)習(xí)和就業(yè)目標(biāo)。
4、畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立不但是對(duì)學(xué)校就業(yè)工作的記錄,而且對(duì)學(xué)校根據(jù)專業(yè)選擇用人單位也起到了很好的總結(jié)作用。
5、已就業(yè)畢業(yè)生QQ群的建立,不但可以動(dòng)態(tài)地對(duì)已就業(yè)學(xué)生進(jìn)行管理,而且還可以利用已就業(yè)學(xué)生的聯(lián)系,掌握單位用人情況的最新用人情況,使學(xué)?？梢缘谝粫r(shí)間與用人單位取得聯(lián)系,洽談下一步的用人情況,為學(xué)校節(jié)約了跑市場(chǎng)的費(fèi)用。
6、畢業(yè)學(xué)生就業(yè)檔案的建立起到了已就業(yè)畢業(yè)生帶動(dòng)未就業(yè)學(xué)生就業(yè)的積極作用。
7、已就業(yè)畢業(yè)生檔案的建立使學(xué)校對(duì)在校生進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)工作方面起到了很好的作用.
篇7
1 醫(yī)學(xué)高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1．1 學(xué)生檔案工作管理不規(guī)范
我國(guó)高校中的教育行為日益走向法制化，然而高校學(xué)生檔案工作卻缺乏必要的管理規(guī)章制度。國(guó)家對(duì)高校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件，但沒(méi)有具體提到對(duì)高校學(xué)生檔案的管理。高校學(xué)生檔案管理往往成為學(xué)校某個(gè)行政部門的兼職工作。許多高校的學(xué)生檔案無(wú)專人負(fù)責(zé)，一般都是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理，完成轉(zhuǎn)遞任務(wù)，很多醫(yī)學(xué)院校也是如此。管理學(xué)生檔案的工作者意識(shí)淡薄，專業(yè)知識(shí)欠缺，未形成規(guī)范化、科學(xué)性的管理方式，對(duì)學(xué)生填寫(xiě)的歸檔材料未加管理，出現(xiàn)檔案材料涂改，用圓珠筆填寫(xiě)、缺頁(yè)、缺件、錯(cuò)件等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；檔案的存放無(wú)序，用人單位等查閱極不方便；檔案的轉(zhuǎn)遞存在一定的隨意性，出現(xiàn)學(xué)生個(gè)體自帶，未通過(guò)機(jī)要郵寄轉(zhuǎn)遞或經(jīng)過(guò)人事部門工作者提取的現(xiàn)象。
1．2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一、無(wú)個(gè)性化
當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才的要求，不僅僅是成績(jī)，而是需要具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、創(chuàng)新精神、合作協(xié)調(diào)能力、健全的心理素質(zhì)的綜合素質(zhì)型人才。社會(huì)了解畢業(yè)生的情況，不可能通過(guò)洽談會(huì)“一見(jiàn)就知”，只能先從學(xué)生檔案中作初步了解。然而，目前許多學(xué)生檔案未能展示學(xué)生的真實(shí)情況，檔案的歸檔范圍仍舊是陳舊不變的老模式，內(nèi)容包括高中材料、高考材料、體檢表、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生報(bào)到通知書(shū)存根等。老套的檔案材料無(wú)法具體地反映學(xué)生綜合素質(zhì)，不利于用人單位對(duì)學(xué)生的全面考察和了解，嚴(yán)重地影響到用人單位及時(shí)準(zhǔn)確選拔、合理使用人才。
1．3 檔案管理模式陳舊落后，不適應(yīng)信息時(shí)代的要求
21世紀(jì)，人力資源的檔案信息成為信息革命的重要內(nèi)容，醫(yī)學(xué)生的檔案則是未來(lái)國(guó)家醫(yī)藥衛(wèi)生人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，醫(yī)學(xué)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求。然而，如今學(xué)生檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式。近年來(lái)，隨著招生人數(shù)的擴(kuò)大，學(xué)生檔案也隨之不斷遞增，加上存放時(shí)間短、流動(dòng)快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn)，檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成。不實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案，就不能使學(xué)生檔案材料信息化，也就沒(méi)有開(kāi)發(fā)、利用可談。由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)管理，平時(shí)材料沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，沒(méi)有建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，就不能為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，為用人單位服務(wù)，檔案將成為死檔。目前這種狀況嚴(yán)重制約著學(xué)生檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。
2 提高醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策和措施
2．1 建立健全學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度
教育行為應(yīng)依法辦事，因此做任何一項(xiàng)工作都必須有法可依，有章可循，尤其是學(xué)生檔案這項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。國(guó)家教育部應(yīng)盡快出臺(tái)《高校學(xué)生檔案管理工作條例》。在條例中應(yīng)明確學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點(diǎn)、體制，并要對(duì)學(xué)生檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容做統(tǒng)一具體的規(guī)定，用條例等法規(guī)性的文件來(lái)規(guī)范大學(xué)生的檔案管理及運(yùn)作方式，用條例來(lái)提高教育管理者的檔案意識(shí)，重視大學(xué)生檔案的珍貴價(jià)值。
2．2 強(qiáng)化檔案意識(shí)
應(yīng)配備專職、專業(yè)人員管理學(xué)生檔案，學(xué)生檔案管理者應(yīng)以科學(xué)的態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，專業(yè)化的手段對(duì)待。學(xué)生檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，更要努力學(xué)習(xí)管理計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。
2．3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)
搞好學(xué)生檔案工作，必須建立一支強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。應(yīng)從以下幾方面入手：一是設(shè)置專職學(xué)生檔案管理人員，做到專人負(fù)責(zé)；二是聘任兼職學(xué)生檔案管理人員，聘任兼職人員專門作好各個(gè)班級(jí)的檔案的收集、整理和移交工作；三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)實(shí)際工作需要舉辦一些針對(duì)性強(qiáng)、時(shí)間短、見(jiàn)效快的專業(yè)培訓(xùn)，較快地提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
2．4 擴(kuò)大歸檔范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容，健全學(xué)生檔案信息資料
現(xiàn)有學(xué)生檔案材料在為用人單位使用時(shí)顯得較單薄，不能使用人單位滿意，不能全面反映素質(zhì)教育成果，不能突出醫(yī)學(xué)院校大學(xué)教育的特色，也不能突出大學(xué)生本人的特點(diǎn)，不能反映大學(xué)生全面發(fā)展的狀況。這需要在原有歸檔材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)，并擴(kuò)充學(xué)生檔案內(nèi)容。如醫(yī)學(xué)生在學(xué)校期間所考取各類水平測(cè)試及職業(yè)資格證書(shū)，參加醫(yī)學(xué)專業(yè)社會(huì)活動(dòng)材料，學(xué)生的愛(ài)好特長(zhǎng)等，以利于用人單位真正挑選優(yōu)秀人才，滿足用人單位需求。
篇8
2.1 宣傳學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)。應(yīng)該在全體師生員工中大力宣傳大學(xué)生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，提高對(duì)大學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)。調(diào)動(dòng)院系工作人員自覺(jué)、主動(dòng)、及時(shí)送交檔案材料的積極性，形成人人關(guān)心大學(xué)生檔案工作的良好局面。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學(xué)生檔案材料歸檔及時(shí)完整。同時(shí)結(jié)合就業(yè)指導(dǎo)工作，從思想上提高大學(xué)生對(duì)自身檔案價(jià)值和重要性的認(rèn)識(shí)。把認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫(xiě)個(gè)人檔案作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。學(xué)生檔案管理者要根據(jù)大學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，從源頭著手，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的有序性，從而提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。
2.2 建立相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理。大學(xué)生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度的情況下，各高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，制定學(xué)生檔案管理辦法，提出學(xué)生檔案收集、整理、移交的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實(shí)專門的檔案管理負(fù)責(zé)人，配合學(xué)校做好日常性的工作，院系不能存放學(xué)生檔案，有關(guān)材料要定期定時(shí)歸檔。學(xué)生檔案應(yīng)按材料形成的時(shí)間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時(shí)間以一學(xué)期或一學(xué)年為單位，由各有關(guān)部門定期向?qū)Ｓ脵n案室移交學(xué)生檔案材料，檔案室也應(yīng)建立索要制度，定期或不定期地索要應(yīng)歸檔的學(xué)生檔案材料。為保證歸檔材料的準(zhǔn)確規(guī)范，檔案室必須按照一定的原則，對(duì)收集起來(lái)的檔案材料進(jìn)行審查，甄別其真?zhèn)?，判斷其有無(wú)保存價(jià)值，確定其是否歸入本人檔案。
大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入時(shí)要查對(duì)入學(xué)材料是否吻合一致，完整齊全，核對(duì)無(wú)誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫(xiě)收文登記表。學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)要“檔隨人走”，轉(zhuǎn)出時(shí)一定要有轉(zhuǎn)出憑證，并在轉(zhuǎn)出材料登記中注明轉(zhuǎn)出時(shí)間、材料名稱、數(shù)量、去向和發(fā)文號(hào)。
2.3 明確歸檔材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。在全面深化高等教育改革和就業(yè)機(jī)制不斷完善的新形勢(shì)下，健全大學(xué)生檔案信息資料勢(shì)在必行?，F(xiàn)有高職院校學(xué)生檔案材料包括高中階段材料：學(xué)籍材料、高考報(bào)名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績(jī)單等；大學(xué)期間材料：入學(xué)登記表、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)鑒定表、考試成績(jī)單、畢業(yè)生鑒定表等。這些材料對(duì)用人單位來(lái)講還顯不足，體現(xiàn)不了大學(xué)生個(gè)性特點(diǎn)和全面發(fā)展?fàn)顩r。這就要對(duì)原有歸檔材料進(jìn)行調(diào)整擴(kuò)充，如可增加學(xué)生在校期間所考取的各類職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件、寫(xiě)實(shí)性的學(xué)年綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)登記表、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等，這些材料的形成過(guò)程能促使學(xué)生在校期間不斷調(diào)整努力方向，為就業(yè)增加實(shí)力。
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( 三) 檔案管理不能聯(lián)系實(shí)際。學(xué)生檔案有兩個(gè)重要作用。一是學(xué)生檔案是推薦就業(yè)的重要憑證，是用人單位了解學(xué)生狀況，決定錄用與否的重要決策依據(jù)。尤其是對(duì)一些報(bào)考國(guó)家公務(wù)員、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個(gè)重要步驟?，F(xiàn)行高校的學(xué)生檔案管理嚴(yán)重脫離學(xué)生學(xué)習(xí)生活與就業(yè)。有很多學(xué)生直到畢業(yè)都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，畢業(yè)走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時(shí)，學(xué)生檔案是在校期間進(jìn)行學(xué)生管理工作的重要依據(jù)。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生入學(xué)前以及在校期間思想政治、學(xué)生生活、知識(shí)技能、行為和規(guī)范、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等方面的息，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生進(jìn)行針對(duì)性考察的重要依據(jù)。因此，在新形勢(shì)下迫切要求對(duì)學(xué)生檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，做到以人為本，注重實(shí)效，使學(xué)生檔案管理落實(shí)到實(shí)處，真正做到為學(xué)生、為管理學(xué)生工作服務(wù)。
二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的途徑
( 一) 強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)性工作，做到學(xué)生檔案管理的“三化”。即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化就是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理; 精細(xì)化就是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理; 動(dòng)態(tài)化就是對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。具體措施如下: 設(shè)置專門存放學(xué)生檔案的檔案室。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序存放學(xué)生檔案，便于識(shí)別及統(tǒng)一管理。建立學(xué)生檔案管理臺(tái)帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級(jí)為單位學(xué)號(hào)為順序制作每一個(gè)班級(jí)的檔案臺(tái)帳。臺(tái)帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺(tái)帳中顯示備注出來(lái)并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復(fù)印、摘抄和拍攝學(xué)生檔案，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。未經(jīng)系部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)不得私自查閱、借閱檔案。學(xué)生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況必須借出使用時(shí)，應(yīng)在 “檔案借閱登記表”上說(shuō)明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過(guò)一周) 。借閱期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負(fù)責(zé)。建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表，使檔案保管責(zé)任人明確，確保學(xué)生檔案的安全。
篇10
1 高校學(xué)生檔案管理的困難
1.1 學(xué)生檔案的流程復(fù)雜、整理工作繁重
目前，高考檔案的傳遞是學(xué)生按照錄取通知書(shū)的地址，到所在高中辦理檔案快遞手續(xù)；然后，高中學(xué)校集中將考生檔案寄往高校；各高校開(kāi)學(xué)前收齊學(xué)生檔案；按照系、專業(yè)、班級(jí)分類；最后，將分好的檔案交予輔導(dǎo)員。如此大量的檔案，工作量也是巨大的。每年學(xué)工部門的教師都為此感到頭痛。
高校學(xué)生畢業(yè)前，檔案要收集整理大量的在校材料，如高考時(shí)原始檔案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、成績(jī)單、授課教師意見(jiàn)、學(xué)生評(píng)語(yǔ)、系部材料、實(shí)習(xí)手冊(cè)、畢業(yè)生登記表、派遣報(bào)到證、獎(jiǎng)懲材料、組織關(guān)系、貧困證明、誠(chéng)信記錄等。使得檔案管理部門和輔導(dǎo)員感到材料種類非常多樣，整理檔案工作非常繁重。
1.2 學(xué)生檔案管理沒(méi)有配備專業(yè)人員
由于學(xué)生檔案工作長(zhǎng)年沒(méi)有被重視，多數(shù)工作人員都是兼職，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，也不可能有創(chuàng)造性的發(fā)展和深入的研究。沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行登記、立卷、歸檔、錄入、檢索，將檔案管理工作認(rèn)為是簡(jiǎn)單的收發(fā)工作，學(xué)生檔案利用率低，沒(méi)有體現(xiàn)出檔案的真正價(jià)值。檔案只是保存在那里，工作人員也就成了“保管員”。
1.3 學(xué)生檔案室沒(méi)有基本的條件
學(xué)生檔案室還是傳統(tǒng)的檔案柜，紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等存放的資料容易損壞，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人員不足的情況下，幾乎是無(wú)法完成的事。條件更差一些的高校還沒(méi)有學(xué)生專用檔案室，有的即使有檔案室，也沒(méi)有配備復(fù)印機(jī)、電腦、攝像機(jī)等，不能滿足現(xiàn)代化的需要，不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的交換。
1.4 檔案信息管理存在安全問(wèn)題
學(xué)生電子檔案的各種私人信息是受國(guó)家保密法保護(hù)的，學(xué)校有義務(wù)保護(hù)學(xué)生的檔案信息安全。但如網(wǎng)絡(luò)上的學(xué)生身份證和密碼防盜問(wèn)題、防病毒問(wèn)題、服務(wù)器防火墻、遠(yuǎn)程控制、數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等問(wèn)題，高校卻很難解決。
1.5 學(xué)生檔案軟件開(kāi)發(fā)不夠
計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展比檔案管理軟件方面的開(kāi)發(fā)速度和水平明顯要快很多，尤其是在學(xué)生檔案管理軟件方面沒(méi)有一個(gè)全面、系統(tǒng)的產(chǎn)品。隨著學(xué)生檔案信息數(shù)量和種類的多樣多變，以及對(duì)檔案管理信息化軟件的不斷需求，全國(guó)高校聯(lián)網(wǎng)共享的檔案管理模式必定取代局域的形式。
2 如何進(jìn)行學(xué)生檔案信息化管理
2.1 重視學(xué)生檔案工作
用人單位可以從大學(xué)生的檔案，直接看出高校管理水平的高低和學(xué)生的綜合素質(zhì)，無(wú)論是高校和大學(xué)生自己都必須要認(rèn)真對(duì)待。首先，從硬件方面，高校要給檔案室配備電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等，檔案室應(yīng)和教育廳、檔案局、其他處室、系部、輔導(dǎo)員、學(xué)生建立一個(gè)信息互動(dòng)的電子平臺(tái)系統(tǒng)。其次，從制度方面，高校要制定出一定理論水平的規(guī)章制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。例如，學(xué)生可以通過(guò)身份證或?qū)W號(hào)，在網(wǎng)上提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)認(rèn)證后，登錄電子平臺(tái)系統(tǒng)，可以進(jìn)行查閱學(xué)習(xí)成績(jī)、打印在校證明等事宜。
2.2 加強(qiáng)學(xué)生信息電子化錄入管理
2.2.1 檔案信息管理做到分級(jí)化
對(duì)于學(xué)生的基本信息，如姓名、性別、民族、血型、身份證號(hào)碼等，應(yīng)由派出所在學(xué)生出生時(shí)，一次性錄入并加密鎖定，成為學(xué)生電子檔案中永久的信息，任何單位和個(gè)人無(wú)法修改。在幼兒園、小學(xué)、中學(xué)、高中到大學(xué)，分別由班主任或檔案管理人員整理好數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入每位學(xué)生電子檔案中。每個(gè)學(xué)段結(jié)束后加密鎖定，只能查閱不能修改，分別形成固定檔案。畢業(yè)生就業(yè)后繼續(xù)收集人事檔案。這樣分階段收集，錄入的工作量不大，也減少了重復(fù)錄入的工作。
2.2.2 內(nèi)容錄入規(guī)范統(tǒng)一化
每個(gè)階段的入學(xué)和畢業(yè)的照片，要求“免冠”、“2M”以內(nèi)，各類畢業(yè)證、英語(yǔ)等級(jí)證、計(jì)算機(jī)證、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)的電子版，盡量做到內(nèi)容完整。特別是音樂(lè)、美術(shù)、體育特長(zhǎng)，大學(xué)期間的入學(xué)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、參加社團(tuán)、各類比賽、社會(huì)實(shí)踐、誠(chéng)信記錄等還未收錄到現(xiàn)在的學(xué)生檔案中沒(méi)有記載。
2.2.3 檔案儲(chǔ)存設(shè)備科技化
紙質(zhì)的檔案、實(shí)體材料、照片、錄像等，體積大占用庫(kù)房，這些材料也易破損、老化，很難存檔。所以可使用具有壓縮功能，高科技的光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、虛擬網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)等進(jìn)行索引存檔。利用電腦查閱檔案的速度增加了幾百倍。
3 配備檔案專業(yè)的工作人員
做到檔案的高度信息化管理，專業(yè)工作人員顯得特別重要。工作人員要具有檔案專業(yè)技能，熟知我國(guó)檔案法、文書(shū)立卷、信息應(yīng)用技術(shù)、Foxbase數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)、辦公自動(dòng)化等，不斷提高檔案管理的綜合素質(zhì)。轉(zhuǎn)變思想觀念，以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)學(xué)生為宗旨，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的價(jià)值。
4 保障學(xué)生信息安全
學(xué)生檔案信息化的基礎(chǔ)是運(yùn)用在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，為了避免信息泄露和丟失，檔案管理必須應(yīng)用多層安全關(guān)口模式。學(xué)校應(yīng)用服務(wù)器防火墻、專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）、電子密碼器、USB Key等，學(xué)生以身份證號(hào)碼和學(xué)生證號(hào)認(rèn)證為第一關(guān)，密碼認(rèn)證為第二關(guān)，個(gè)人密碼鑰匙為第三關(guān)。基本上能夠保正檔案信息的安全。如有特殊需要，還可以用指紋識(shí)別、紅外眼膜等更加安全的方式。
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一、高校畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作的作用
1.提供檔案利用,為用人單位的人力資源管理奠定基礎(chǔ)。
經(jīng)過(guò)收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)而形成的畢業(yè)生檔案系統(tǒng)、有序地匯集了畢業(yè)生學(xué)習(xí)期間的學(xué)籍記錄、獎(jiǎng)懲記載、社會(huì)活動(dòng)情況、相關(guān)社會(huì)關(guān)系等一系列內(nèi)容,用人單位通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的查詢,在對(duì)員工個(gè)人能力、興趣的分析與評(píng)估的基礎(chǔ)上,可以了解畢業(yè)生的能力結(jié)構(gòu),分析畢業(yè)生的素質(zhì)狀況,從而比較全面地了解學(xué)生在校期間的經(jīng)歷與表現(xiàn)。
2.協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理,為畢業(yè)生就業(yè)提供及時(shí)完整的檔案材料。
學(xué)生檔案材料的收集歸檔主要包括學(xué)生入學(xué)登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū),入黨(團(tuán))材料,獎(jiǎng)學(xué)金登記表及在校期間獎(jiǎng)勵(lì)、表彰,以及懲處材料、德育鑒定、所學(xué)課程的歷次考試(或考查)成績(jī)等材料。
3.進(jìn)行檔案管理咨詢服務(wù),完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。
畢業(yè)生檔案通過(guò)檔案轉(zhuǎn)遞工作與畢業(yè)生就業(yè)同向流動(dòng),以實(shí)現(xiàn)“人檔合一”的人事檔案管理要求,檔案轉(zhuǎn)遞工作的開(kāi)始也是畢業(yè)生在校身份的結(jié)束,學(xué)校對(duì)畢業(yè)生的管理就此告一段落。
二、高校畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作面臨的突出問(wèn)題
1.檔案轉(zhuǎn)遞。
(1)檔案轉(zhuǎn)出的問(wèn)題:第一,畢業(yè)生升學(xué),招生調(diào)檔與應(yīng)屆畢業(yè)生畢業(yè)的時(shí)間差。如碩士生錄取檔案調(diào)檔在每年的四、五月,本科生畢業(yè)時(shí)間在六月底,出檔在七月初。由于升學(xué)招生時(shí)畢業(yè)生學(xué)籍等材料未能完整,造成應(yīng)屆畢業(yè)生升學(xué)工作中的兩次投檔,而且,各高校招生檔案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能兩次轉(zhuǎn)遞地址不一致,未能將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到實(shí)處。第二,退檔及其再次投遞。由于地址失誤、單位管理機(jī)要權(quán)限的限制,造成學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞被機(jī)要部門退檔,需要學(xué)生檔案管理工作人員主動(dòng)與有關(guān)人員聯(lián)系,或接受相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞情況查詢,落實(shí)具體的檔案轉(zhuǎn)遞方式。
(2)檔案接受的問(wèn)題:人事(管理)部門檔案管理滯后,接到畢業(yè)生檔案未能及時(shí)整理,被誤認(rèn)為檔案未收到,需要學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作人員借助畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單據(jù),在畢業(yè)生與檔案接收部門之間進(jìn)行溝通,明確學(xué)生檔案歸屬。
2.畢業(yè)生檔案管理的相對(duì)滯后性。
(1)檔案整理相對(duì)于畢業(yè)生求職活動(dòng)在時(shí)間上的滯后性。目前,不論哪種方式,大多數(shù)高校都是在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理檔案。但是,人才市場(chǎng)日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng),求職方式的多樣化,使得畢業(yè)生求職活動(dòng)有超前的趨勢(shì),在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系(院)、處(室)乃至個(gè)人手中,學(xué)生檔案工作與畢業(yè)生擇業(yè)活動(dòng)相比,從材料的收集到歸檔,呈現(xiàn)明顯滯后的管理模式,應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)籍、人事管理等材料在需要為其求職提供憑據(jù)時(shí),往往尚未能收集、整理齊全,造成畢業(yè)生檔案材料缺乏系統(tǒng)性、完整性。
(2)檔案提供利用相對(duì)于用人單位查詢的滯后性。近年來(lái),不少用人單位陸續(xù)走進(jìn)高校,舉辦供需見(jiàn)面雙向選擇活動(dòng)以招募人才。這種方式通常由高校就業(yè)主管部門牽頭,先介紹畢業(yè)生情況,而后由用人單位通過(guò)看檔案材料,再確定面洽人選。因此,學(xué)生檔案管理部門能否提供詳實(shí)、全面的學(xué)生檔案就顯得至關(guān)重要。有的在關(guān)鍵時(shí)刻如果不能提供大學(xué)生檔案材料,就會(huì)嚴(yán)重影響畢業(yè)生就業(yè)。
三、對(duì)畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作的思考
1.樹(shù)立動(dòng)態(tài)管理學(xué)生檔案的觀念。
(1)檔案情況的變動(dòng)性。由于學(xué)生學(xué)習(xí)具有一定的周期性和階段性,因此,學(xué)生檔案材料是在變動(dòng)中不斷豐富的,有學(xué)籍、求學(xué)經(jīng)歷、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、撤消處分等變化等,使得學(xué)生檔案管理工作從檔案接收、歸檔到轉(zhuǎn)遞、出檔,始終處在動(dòng)態(tài)運(yùn)作當(dāng)中。(2)動(dòng)態(tài)收集的可能性。大學(xué)生學(xué)習(xí)生活具有一定規(guī)律性,檔案材料的形成過(guò)程,從開(kāi)始時(shí)的入學(xué)登記,到結(jié)束時(shí)的畢業(yè)離校,學(xué)科考試、評(píng)獎(jiǎng)選優(yōu)、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)都是有組織、相對(duì)集中進(jìn)行的。動(dòng)態(tài)管理學(xué)生檔案的目的,就在于適時(shí)補(bǔ)充檔案材料,及時(shí)歸檔,最大限度地有效提供檔案材料,切實(shí)為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。
2.畢業(yè)生信息資源的共享。
(1)資源共享的工作因素。畢業(yè)生就業(yè)中的學(xué)生檔案工作涉及學(xué)生管理、教學(xué)管理、檔案管理等諸多學(xué)校管理部門,這些部門有共同的服務(wù)對(duì)象――應(yīng)屆畢業(yè)生,有共同的工作目標(biāo)――完成畢業(yè)生就業(yè)計(jì)劃,也有共同的信息源――畢業(yè)生個(gè)人信息及就業(yè)信息。(2)資源共享的支持環(huán)境。高校作為高等教育的教學(xué)、科研基地,有著豐富的資源優(yōu)勢(shì)及得天獨(dú)厚的人才優(yōu)勢(shì),校園網(wǎng)的建立更為信息資源的共享提供了切實(shí)可行的技術(shù)平臺(tái)。將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于畢業(yè)生就業(yè)工作,不但能減少就業(yè)信息管理工作中的重復(fù)勞動(dòng),還能提高畢業(yè)生檔案管理的技術(shù)水平及工作效率,有助于及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握畢業(yè)生檔案運(yùn)作的狀況。在數(shù)字校園建設(shè)和現(xiàn)代化管理手段在高校各部門間普遍應(yīng)用的今天,畢業(yè)生信息網(wǎng)絡(luò)化管理已成為就業(yè)及畢業(yè)生檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。
3.拓寬畢業(yè)生檔案服務(wù)范圍。
(1)畢業(yè)生檔案流向查詢服務(wù)。第一,關(guān)于未收到檔案問(wèn)題的查詢,應(yīng)及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系機(jī)要部門,為其落實(shí)檔案轉(zhuǎn)遞情況;第二,關(guān)于遺留檔案問(wèn)題的查詢,應(yīng)建立檔案滯留聯(lián)系方式,注意對(duì)其個(gè)人資料的補(bǔ)充,以確保檔案信息的連續(xù)性。(2)畢業(yè)生檔案材料的證明服務(wù)。學(xué)生畢業(yè)后,因人動(dòng)而檔案管理一時(shí)滯后、本人材料不全或不慎遺失,學(xué)生檔案管理部門作為畢業(yè)生信息資料的管理機(jī)構(gòu),應(yīng)該為其學(xué)歷、學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績(jī)提供相應(yīng)的證明材料。(3)畢業(yè)生信息的數(shù)字化管理。隨著高校辦公自動(dòng)化的發(fā)展,作為學(xué)校公共服務(wù)體系之一的學(xué)生檔案管理部門,在畢業(yè)生就業(yè)工作中應(yīng)將學(xué)生檔案工作從單一的紙質(zhì)材料管理發(fā)展成學(xué)生檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式,依據(jù)高校辦學(xué)特點(diǎn)及檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn),依托校園網(wǎng)的規(guī)范管理,主動(dòng)提供服務(wù),宣傳學(xué)生檔案管理政策,在設(shè)置查詢權(quán)限的前提條件下,畢業(yè)生檔案流向、遺留檔案信息,滿足畢業(yè)生及用人單位對(duì)學(xué)生檔案的利用。
參考文獻(xiàn):
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一、新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理工作滯后的現(xiàn)狀分析
1.歸檔內(nèi)容不夠全面。當(dāng)前高校學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容，主要包括這幾個(gè)方面：獎(jiǎng)懲材料、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)鑒定表等思想政治方面的表現(xiàn)；入學(xué)成績(jī)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)成績(jī)、授予學(xué)位證書(shū)等學(xué)籍管理方面的文件；入學(xué)學(xué)生體檢表、畢業(yè)生體檢表以及各種疾病史等有關(guān)于身體狀況方面的情況；家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況方面的少量材料等。新的就業(yè)形勢(shì)下，真正能夠反映一個(gè)學(xué)生各方面綜合素質(zhì)的材料還未進(jìn)入歸檔的范圍，比如專業(yè)特長(zhǎng)、創(chuàng)造性、社會(huì)適應(yīng)性、藝術(shù)修養(yǎng)等。這樣極不利于用人單位對(duì)學(xué)生的全面考察和了解，嚴(yán)重地影響用人單位及時(shí)準(zhǔn)確選拔、合理使用人才。
2.管理人員少，專業(yè)素質(zhì)較低。高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)在新時(shí)期并未得到應(yīng)有的加強(qiáng)。高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍主要的弊病表現(xiàn)為：人手有限、缺乏應(yīng)有的專業(yè)培訓(xùn)。據(jù)筆者抽樣考察，很多高校并沒(méi)有配備專職的學(xué)生檔案管理人員，此項(xiàng)工作多由教務(wù)員、輔導(dǎo)員兼任。一些高校即使配備有專職的學(xué)生檔案管理員，其數(shù)量也有限，根本不能與連年擴(kuò)招的新形勢(shì)下高校學(xué)生人數(shù)急劇增長(zhǎng)的現(xiàn)狀相適應(yīng)。而且很多專職的學(xué)生檔案管理人員，大多是高校引進(jìn)人才優(yōu)惠政策下安排工作的家屬等，其之于檔案管理方面的工作能力，專業(yè)積累都很缺乏。真正懂得檔案業(yè)務(wù)和利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)檔案的人員很少，故很大程度上限制了檔案資料的有序建設(shè)與有效利用。
3.現(xiàn)代化管理技術(shù)落后。檔案是未來(lái)國(guó)家重要人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求。隨著近幾年高校的不斷擴(kuò)招，高校學(xué)生檔案材料數(shù)量有遞增的趨勢(shì)，而且呈現(xiàn)出存放時(shí)間長(zhǎng)短不一、流動(dòng)快、投寄單位多等特點(diǎn)。目前大多數(shù)高校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助以計(jì)算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單檢索查詢事務(wù)，未充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理效能，未能形成無(wú)紙化電子檔案，落后的管理方式已越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育的快速發(fā)展。
4.管理體制有待完善。目前，很多高校學(xué)生檔案仍然實(shí)行粗放式管理，將學(xué)生檔案分散至各院系保管，到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才將學(xué)生在校期間的有關(guān)檔案內(nèi)容突擊收集，整理歸檔，再由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心寄往用人單位。這樣的管理體制不甚規(guī)范，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案材料歸檔把關(guān)、移交手續(xù)不嚴(yán)格，不按規(guī)定渠道轉(zhuǎn)遞，檔案保密性難以得到保障，遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。加之由于新時(shí)期就業(yè)形勢(shì)的變化，大學(xué)生就業(yè)很難一步到位，這樣一來(lái)，大量的畢業(yè)生檔案需暫留母校，增加了檔案管理工作的周期和難度。這些都對(duì)新時(shí)期檔案管理體制提出了新的要求。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策性建議
1.完善高校學(xué)生檔案管理體制。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)人員的宣傳教育，加大宣傳學(xué)生檔案重要性的力度，逐步提高全體師生對(duì)檔案形成的正確認(rèn)識(shí)。同時(shí)，與學(xué)生教育管理工作者密切配合，提高大學(xué)生對(duì)自身檔案的正確認(rèn)識(shí)，使他們做到準(zhǔn)確、完整、規(guī)范地填寫(xiě)個(gè)人檔案。要利用一切機(jī)會(huì)和可能，向?qū)W校各個(gè)部門做好宣傳工作，要大力宣傳《檔案法》，積極樹(shù)立檔案觀念，把高校全面推行素質(zhì)教育和檔案管理結(jié)合起來(lái)，向社會(huì)輸送合格人才，讓社會(huì)通過(guò)檔案全面準(zhǔn)確了解學(xué)生。
2.充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員素質(zhì)。根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況充實(shí)專職檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案專業(yè)人員的責(zé)任感、使命感和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生檔案工作人員的待遇，使他們熱愛(ài)檔案工作，不斷提高管理工作水平，充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。在此基礎(chǔ)之上，更要引進(jìn)和培養(yǎng)一批具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)、政治思想素質(zhì)高、法制觀念強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)和外語(yǔ)水平過(guò)硬、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理能力強(qiáng)的復(fù)合型檔案管理人才，使高校的學(xué)生檔案管理工作真正做到集中、高效、快捷、準(zhǔn)確，并能起到規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化的作用。
3.建立規(guī)范的檔案材料的收集整理制度。新生入校時(shí)，管理人員要認(rèn)真登記、整理、核實(shí)檔案，仔細(xì)查看檔案材料是否齊全。大學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案將轉(zhuǎn)向社會(huì)，此時(shí)除了準(zhǔn)確、及時(shí)地轉(zhuǎn)遞檔案外，還應(yīng)建立嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)制度，使每一份檔案都有去處可查。其次，建立檔案材料的收集補(bǔ)充、定期移交歸檔制度。明確歸檔材料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時(shí)間，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)，使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范、有序地進(jìn)行。再次，學(xué)生檔案要由專人管理、分門別類專柜存放，便于查找或補(bǔ)充。嚴(yán)格遵循檔案借閱登記準(zhǔn)則，防止損毀、丟失或造假。
4.利用高科技手段，提高檔案管理層次。高校學(xué)生檔案管理人員要遵循檔案和檔案管理工作的客觀規(guī)律，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，力爭(zhēng)采用以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，有計(jì)劃地形成網(wǎng)絡(luò)，有步驟、有程序地把學(xué)生檔案分類存檔，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。采用高速掃描儀和存儲(chǔ)技術(shù)以及強(qiáng)大的專業(yè)管理軟件，對(duì)學(xué)生多項(xiàng)信息進(jìn)行數(shù)字管理，并實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與網(wǎng)上閱卷、網(wǎng)上錄取和學(xué)業(yè)證書(shū)的鏈接及數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱和利用，為用人單位提供最簡(jiǎn)捷、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息，開(kāi)辟基礎(chǔ)教育、高校招生、人才培養(yǎng)過(guò)程和用人單位與高校檔案管理工作之間的信息通道，搭建檔案利用工作的信息平臺(tái)，把電子檔案和紙介檔案合理地結(jié)合起來(lái)，收集各種形式的原始文件資料，豐富高校學(xué)生檔案的形式和內(nèi)容。
5.擴(kuò)大學(xué)生檔案材料收集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。從目前的高校學(xué)生檔案來(lái)看，反映學(xué)生道德品質(zhì)、進(jìn)取精神、工作能力、管理能力、科研能力、學(xué)術(shù)水平的材料非常少。因此，學(xué)生檔案管理人員要在現(xiàn)有檔案材料收集范圍的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大收集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。客觀、公正、公平地收集、審查、整理有關(guān)材料，促使學(xué)生檔案管理模式不斷走向合理化；建立學(xué)生檔案信息反饋制度，收集校內(nèi)其他部門對(duì)學(xué)生檔案和社會(huì)各界對(duì)畢業(yè)生檔案的意見(jiàn)或建議，積極創(chuàng)新管理范式，提高學(xué)生檔案的真實(shí)性和完整性。
總之，在新時(shí)期做好高校學(xué)生檔案管理工作，使之適應(yīng)當(dāng)前素質(zhì)教育的要求，更好地服務(wù)于高等教育的各項(xiàng)改革，是高等教育人才培養(yǎng)目標(biāo)的需要，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。因而，學(xué)生檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，在不斷完善改進(jìn)中更好地發(fā)揮檔案管理服務(wù)于人才、服務(wù)社會(huì)的作用。
參考文獻(xiàn)：
篇13
一、引言
高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)信息，包括學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐技能、獲獎(jiǎng)情況等。這是要跟隨學(xué)生檔案進(jìn)行流動(dòng)的重要信息[1]，對(duì)用人單位、政府部門選拔人才有重要參考價(jià)值，因此要保證學(xué)生的檔案信息真實(shí)可靠性。
高等院校是為我國(guó)培養(yǎng)專業(yè)化高級(jí)人才的主要機(jī)構(gòu)，學(xué)生接受不同領(lǐng)域、不同形式的教育，對(duì)其整體素質(zhì)起到培養(yǎng)促進(jìn)的作用[2]。在管理工作中，高校學(xué)生檔案工作極為重要但往往又被管理者所忽視，它是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的一個(gè)必不可少的因素。在高?？焖侔l(fā)展、大力提高教學(xué)質(zhì)量的形勢(shì)下，使檔案工作更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。在步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題，因此，深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問(wèn)題，對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。
1.高校學(xué)生檔案管理工作的探索
1.1高校學(xué)生檔案的內(nèi)容。高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時(shí)檔案[3]。終身檔案是指新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案。臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載。臨時(shí)檔案的部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將裝入學(xué)生終身檔案。學(xué)生終身檔案和臨時(shí)檔案是兩個(gè)不同階段的檔案。
1.2高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題
1.2.1檔案管理理念和技術(shù)落后。多數(shù)高校現(xiàn)行的檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊，管理方式還停留在紙質(zhì)檔案管理層面，隨著高校的擴(kuò)招和社會(huì)節(jié)奏的加快，高校學(xué)生檔案呈現(xiàn)出存放時(shí)間短、 流動(dòng)快、投寄單位多等特點(diǎn)，這種落后的管理方式已不能適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)需要，有的高校開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)輔助管理，但也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單檢索查詢事務(wù)，未充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理效能，未能形成無(wú)紙化電子檔案。
1.2.2管理制度不完善。高校學(xué)生檔案管理還沒(méi)有形成一套科學(xué)的管理體系。目前，很多高校學(xué)生檔案仍然實(shí)行粗放式管理，將學(xué)生檔案分散至各院系保管，到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才將學(xué)生在校期間的有關(guān)檔案內(nèi)容突擊收集，整理歸檔，再由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心寄往用人單位，這樣就出現(xiàn)了檔案時(shí)間填寫(xiě)不統(tǒng)一，歸檔材料缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)、把關(guān)不嚴(yán)、檔案移交手續(xù)不規(guī)范、不嚴(yán)密等問(wèn)題。
1.2.3管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱。高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，并未得到應(yīng)有的加強(qiáng)。從事學(xué)生檔案管理工作的專職人員很少，兼職人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)，在很大程度上限制了檔案資料的有序建設(shè)。
2.高校學(xué)生檔案工作問(wèn)題的對(duì)策研究
2.1高校學(xué)生檔案的特征。高校學(xué)生檔案，是指高校學(xué)生在高校學(xué)習(xí)生活和參加各種活動(dòng)中形成的記述及反映其獨(dú)特個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷表現(xiàn),并以個(gè)體為單元按歸檔制度整理、保管,以備查考的信息載體。其較全面地反映了學(xué)生在校期間德、智、體、美等方面的素質(zhì)狀況。
高校學(xué)生檔案管理具有延續(xù)性和獨(dú)立性的特征。絕大多數(shù)的人事檔案始于學(xué)生階段，形成于工作期間、學(xué)生階段的材料是人事檔案的最初的資料，是學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中的歸納記錄和陳述。
學(xué)生檔案又具體分為義務(wù)教育階段、高中階段、大學(xué)階段及之后的研究生階段，而大學(xué)階段和研究生階段的學(xué)生檔案形成于學(xué)生在高校就讀期間，是用人單位綜合考量人才的最重要資料來(lái)源，甚至?xí)绊憣W(xué)生在就業(yè)過(guò)程中的角色定位及發(fā)揮。
2.2高校學(xué)生檔案的重要性。高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校日常事務(wù)管理的重要組成部分,也是大學(xué)生思想政治、知識(shí)技能、行為規(guī)范、家庭狀況等方面以及參加各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄,是大學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。
2.3高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策
2.3.1樹(shù)立正確的檔案管理理念,健全管理機(jī)制。高校要認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性,樹(shù)立和加強(qiáng)檔案工作意識(shí),建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。學(xué)校要把學(xué)校檔案管理工作納入議事日程,把學(xué)生檔案建設(shè)工作當(dāng)做一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作常抓不懈,同時(shí)組織專業(yè)人員管理檔案,平常做好檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.3.2豐富檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容既要包括常規(guī)材料，又要包括體現(xiàn)學(xué)生個(gè)性和綜合素質(zhì)的材料[4],如反映學(xué)生特長(zhǎng)的作品和創(chuàng)新成果,反映學(xué)生道德和誠(chéng)信水平的材料以及學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐，參加各種科技創(chuàng)新和競(jìng)賽的材料。
2.3.3強(qiáng)化廣大師生的檔案意識(shí)。提高對(duì)學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作，就必須在高校有關(guān)部門及廣大師生員工中大力宣傳學(xué)生檔案以及檔案工作的重要性，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)，宣傳歸檔材料的各種要求及規(guī)范歸檔材料的重要性，形成人人都關(guān)心高校學(xué)生檔案工作的良好局面，只有這樣才能為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學(xué)生檔案材料歸檔及時(shí)和完整。
三、結(jié)束語(yǔ)
高校學(xué)生檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，作為高校檔案工作者,有必要對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行積極探索，研究工作中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策，爭(zhēng)取提高檔案的利用率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用，更好地服務(wù)學(xué)生的學(xué)習(xí)和就業(yè)。
