引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校檔案如何管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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1.1 明確校內(nèi)自主招標(biāo)歸檔內(nèi)容
招標(biāo)檔案的內(nèi)容，是指在招標(biāo)過(guò)程中形成的文字、圖紙、圖表、光盤等[3]不同原始材料的記錄，我校自主招標(biāo)檔案的內(nèi)容較多，總結(jié)如下：
1.立項(xiàng)報(bào)告及學(xué)校批復(fù)；2.相關(guān)職能部門的招標(biāo)申請(qǐng)表；3.招標(biāo)公告；4.招標(biāo)文件（含補(bǔ)充文件或澄清文件）；5.商家投標(biāo)登記表；6.評(píng)標(biāo)文件（含評(píng)審專家表）；7.標(biāo)函開封記錄表；8.評(píng)委投票表及計(jì)票表；9.評(píng)標(biāo)報(bào)告（含專家情況一覽表、評(píng)標(biāo)結(jié)果登?表、綜合評(píng)審意見）；10.中標(biāo)通知書；11.資料移交表；12.合同或復(fù)印件；13.其他補(bǔ)充（或更正）的材料。以上各條目均需編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，和投標(biāo)商家的投標(biāo)書一起作為一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的歸檔資料存檔。
每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目按兩件卷宗歸檔（有的項(xiàng)目附帶圖紙），還需在學(xué)校南大之星檔案管理系統(tǒng)中登記目錄上傳。其中，招標(biāo)申請(qǐng)表等重要材料需掃描再上傳至檔案管理系統(tǒng)中。
1.2 做好校內(nèi)招標(biāo)檔案的分類管理
招標(biāo)檔案材料的整理，主要是指將招標(biāo)檔案以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，實(shí)現(xiàn)有序管理的過(guò)程[4]。所有檔案材料一般采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙打印，但工程、裝飾、維修等項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙可根據(jù)實(shí)際情況收集。
根據(jù)我校招標(biāo)工作目前的實(shí)際情況，整理招標(biāo)檔案有如下兩種分類方法：
1.按時(shí)間先后來(lái)分。就是按每一年度分類歸檔，即按照自然日期的先后順序編號(hào)整理。將同一年度的招標(biāo)資料立卷歸檔后，送交學(xué)校檔案室，提交卷內(nèi)目錄和備考表。例如前面列舉的我校近幾年的招標(biāo)檔案歸檔情況就是按照年度劃分整理的。這種分類方法很方便日后檔案查詢。目前我校主要是采取這種管理方法，形成一條主線。
2.按招標(biāo)內(nèi)容來(lái)分。就是以招標(biāo)文件資料的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn).按照其內(nèi)容所反映的問(wèn)題將檔案劃分成各個(gè)類別，將同一類招標(biāo)項(xiàng)目的所有資料整理歸檔 [5]。 例如我校招標(biāo)資料的內(nèi)容分成ABC幾類：A類主要是基建工程和維修改造，B類主要是設(shè)備儀器采購(gòu)；C類主要是物業(yè)保安及其他服務(wù)或特定種類的招標(biāo)。這種分類方法貫穿于第一種分類之中。
以上兩種方式在實(shí)際操作中有機(jī)結(jié)合在一起，沒有絕對(duì)分開，至于其他的管理方式我校暫時(shí)沒有形成。
2 科學(xué)管理招標(biāo)檔案，做好校外招標(biāo)檔案管理
根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，我校招投標(biāo)中心招標(biāo)的范圍有限，不論是基建工程及維修改造類、設(shè)備采購(gòu)類和其他服務(wù)類，只要超過(guò)超過(guò)一定金額的都必須進(jìn)入湖北省或黃岡市公共資源交易中心進(jìn)行招標(biāo)，學(xué)校本身沒有造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)無(wú)法進(jìn)行工程招標(biāo)；該進(jìn)入政府采購(gòu)的一律進(jìn)入政府采購(gòu)的籠子，這也為學(xué)校招標(biāo)工作規(guī)避了風(fēng)險(xiǎn)，提高了效益。
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既要充分認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值、地位、作用和意義,還要充分認(rèn)識(shí)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不充分,就會(huì)影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化檔案意識(shí),要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識(shí),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強(qiáng)化法制教育,增強(qiáng)法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃。在國(guó)家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過(guò)程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計(jì)劃、納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢(shì),開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù),提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí),還應(yīng)要求檔案員真正堅(jiān)持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護(hù)歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁(yè))(上接第132頁(yè))培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4.穩(wěn)定隊(duì)伍,改善條件
要采取切實(shí)措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對(duì)穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫(kù)房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護(hù)檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學(xué)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強(qiáng)化文書管理,抓好學(xué)校活動(dòng)所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢,保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí),對(duì)有價(jià)值且需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時(shí),要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。
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一、高校科研檔案管理的重要性
1. 高校科研檔案是高校科研歷程的直接反映
科研檔案是一所高校進(jìn)行過(guò)科研活動(dòng)最直接的證據(jù)，也是高校科研活動(dòng)最真實(shí)的記錄，還能反映一所高校的整體水平，很多高校都是通過(guò)自己學(xué)校的科研成果而名聲大噪，而且在進(jìn)行科研活動(dòng)的時(shí)候還能將一些有潛力的科研人員和科研愛好者培養(yǎng)成科學(xué)界的精英，這些精英就會(huì)對(duì)學(xué)校或者社會(huì)做出貢獻(xiàn)，間接地推動(dòng)科學(xué)的發(fā)展。
2. 科研檔案是促進(jìn)科研工作進(jìn)步的基礎(chǔ)
科研檔案是一些科研成果的結(jié)合體，是科研人員智慧的結(jié)晶，特別是在科研項(xiàng)目后續(xù)的發(fā)展中，這些科研檔案起著至關(guān)重要的作用，它可以在以后進(jìn)行科研活動(dòng)的時(shí)候少走彎路，促使科研活動(dòng)成果更加準(zhǔn)確，縮短研發(fā)的時(shí)間，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校效益與名聲的雙贏。
二、高校科研檔管理現(xiàn)存的問(wèn)題
1. 科研檔案管理制度不完善
完善的科研檔案管理制度是高校進(jìn)行科研檔案管理的前提，但是現(xiàn)在很多高校都沒有完善的科研檔案管理機(jī)制，所以在科研檔案管理上就會(huì)缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制，在這樣的情況下就不能有效地展開高校科研檔案的管理工作，就會(huì)造成很多相關(guān)部門因?yàn)槁氊?zé)不明確而出現(xiàn)各部門之間相互推諉的情況，致使高校的科研檔案始終處于一個(gè)混亂的狀態(tài)，不能進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔。[1]
2. 高校科研人員對(duì)科研檔案管理的認(rèn)知不足
科研人員是科研檔案形成的關(guān)鍵人物，因?yàn)榭蒲袡n案是科研人員在進(jìn)行科研活動(dòng)的過(guò)程中對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄而形成的一些資料的匯聚，但是現(xiàn)在很多科研人員都沒有認(rèn)識(shí)對(duì)科研檔案管理工作的重要性有一個(gè)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，不能及時(shí)地將科研數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔整理，也沒有將科研資料遞交到檔案管理部門，還有很多的科研人員為了圖方便直接用資料的復(fù)印件來(lái)代替一些資料的原件，造成一些原文件在復(fù)印過(guò)程中的丟失，這樣就會(huì)降低科研檔案的質(zhì)量，為以后的科研工作造成困擾。
3. 科研檔案不完整、資料不齊全
因?yàn)榭蒲袡n案不是一瞬間形成的，它需要一個(gè)漫長(zhǎng)的積累過(guò)程，但是由于現(xiàn)在高校中從事科研活動(dòng)的人大多數(shù)是學(xué)校的老師，他們除了從事科研活動(dòng)之外還肩負(fù)著教學(xué)的任務(wù)，這就造成他們?cè)谶M(jìn)行資料登記的時(shí)候很容易出現(xiàn)遺漏、重復(fù)的現(xiàn)象。再加上他們工作比較繁忙，有很多時(shí)候不能對(duì)課題進(jìn)行嚴(yán)格的審查和監(jiān)督，造成很多的核心技術(shù)資料不完整，還有就是檔案員不參與科研工作只負(fù)責(zé)檔案的管理，對(duì)于很多科研活動(dòng)的過(guò)程他們并不是很了解，為此就不能鑒別出一些有材料的價(jià)值，很有可能在整理的時(shí)候把一些有價(jià)值的材料排除在外，也有可能會(huì)記載一些沒有參考價(jià)值的資料，所以檔案的記錄、歸檔工作就只能靠科研工作者自己來(lái)完成，這樣就出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，例如一般性的材料較多，重要性的材料較少；復(fù)印件多，原始材料少；口述內(nèi)容多，光盤、錄像資料少等。[2]
4. 高校的檔案管理設(shè)備落后
很多高校現(xiàn)在只重視科研項(xiàng)目的開發(fā)，把大量的經(jīng)費(fèi)投資在了科研項(xiàng)目上，很少把經(jīng)費(fèi)投在檔案管理設(shè)備上，造成很多的檔案不能及時(shí)的歸檔，特別是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)，很多地方的檔案都已經(jīng)開始實(shí)行電子化管理，但是由于高校把大部分經(jīng)費(fèi)放在了科研項(xiàng)目上導(dǎo)致電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)不健全，科研人員不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的查找和利用，降低了科研檔案的使用價(jià)值，再加上現(xiàn)在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，不能很好地進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的科研檔案管理模式，這些問(wèn)題都給科研活動(dòng)的進(jìn)行造成了一定的影響。
三、加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的措施
1. 完善科研檔案管理制度
科研檔案管理工作落實(shí)的前提條件就是要有完善的科研檔案管理制度，想要建立完善的科研檔案管理制度首先是要參考我國(guó)檔案管理的有關(guān)規(guī)定對(duì)科研人員和科研檔案管理人員的交接工作進(jìn)行明確的規(guī)定，還要對(duì)檔案的利用、借閱進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，避免檔案在借閱過(guò)程中發(fā)生遺失，二是完善科研工作的獎(jiǎng)勵(lì)辦法，鼓勵(lì)科研人員將科研成果及科研檔案及時(shí)地上報(bào)到科研檔案管理部門，上級(jí)部門要對(duì)有貢獻(xiàn)的科研人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，逐漸提高他們對(duì)科研檔案的歸檔意識(shí)。三是明確保密規(guī)定，科研成果是一個(gè)學(xué)校科研水平高低的體現(xiàn)，是一個(gè)學(xué)校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，所以高校要對(duì)科研成果進(jìn)行保密，直至科研成果的，這樣才能讓科研人員放心地將自己的成果上報(bào)，才能將科研檔案移交到檔案管理部門。所以，我們要建立完善的科研檔案管理制度，這樣才能推進(jìn)科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化邁進(jìn)。[3]
2. 提高科研人員的歸檔意識(shí)
想要改變高校科研檔案管理的現(xiàn)狀，并不是只靠單純的建立完善的科研檔案管理制度就能解決的，還要提高科研人員自覺歸檔的意識(shí)，讓科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)科研工作的重要性，知道科研檔案屬于學(xué)校而不是個(gè)人，學(xué)校還要加大相關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，讓科研人員了解到，進(jìn)行科研檔案整理是科研人員必不可少的工作。同時(shí)還要加強(qiáng)科研人員與檔案管理人員之間的溝通，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓檔案管理人員在自己整理資料的時(shí)候也能分辨出有價(jià)值的資料，避免遺漏資料或者記錄過(guò)多無(wú)價(jià)值的資料的情況。還要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和對(duì)高科技的使用技能，以便能夠及時(shí)地為科研人員提供資料，這樣才能更好地促進(jìn)高校科研工作的進(jìn)行。[4]
3. 加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的投入，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盛行的高科技時(shí)代，辦公自動(dòng)化成了學(xué)校的新寵兒，所以高校要盡快地建立科研檔案的信息檢索系統(tǒng)，這樣不僅能提高檔案的使用效率，激發(fā)科研人員對(duì)工作的熱情，還能讓越來(lái)越多的人知道該校的科研成果，提高學(xué)校的知名度，吸引更多的學(xué)子和科研人員加入該校。
結(jié)束語(yǔ)
總之，科研工作是高校非常重要的工作，科研檔案又是一個(gè)學(xué)校科研水平高低的反映，所以高校要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的管理工作，逐步建立起完善的科研檔案管理制度，科研人員和檔案管理人員也要不斷地解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，不斷地提高歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，只有這樣才能發(fā)揮科研檔案真正的價(jià)值，才能為高校的科研活動(dòng)和教學(xué)質(zhì)量做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]柯翠英. 高校科研檔案管理問(wèn)題探討及對(duì)策[J]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010，10（08）：14-12 .
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1.2制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是，許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細(xì)則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)保障問(wèn)題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
1.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級(jí)”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步
1.4檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。
2完善高校基建檔案管理的對(duì)策
2.1更新觀念，重視高校基建檔案管理。首先，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識(shí)。檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個(gè)環(huán)節(jié)。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個(gè)原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動(dòng)服務(wù)，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)，參與意識(shí)淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動(dòng)性，從而使利用工作相對(duì)滯后。其次，廣泛宣傳營(yíng)造良好的外部環(huán)境。使得大家能主動(dòng)配合工作取得高校基建檔案管理的良性循環(huán)。
2.2制定和實(shí)施符合高校特點(diǎn)的基建檔案管理制度和保障措施
2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個(gè)高校的基建檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設(shè)部門的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則來(lái)規(guī)定，認(rèn)為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔案管理者應(yīng)從本校的實(shí)際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時(shí)的工作強(qiáng)度，又使檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。其次，實(shí)行部門立卷制度是做好高校基建檔案管理的關(guān)鍵之一，可以提高部門歸檔意識(shí)，擴(kuò)大檔案宣傳力度，增強(qiáng)立卷部門的責(zé)任感，整理的案卷質(zhì)量也較高。除了部門立卷之外，進(jìn)行立卷改革也相當(dāng)重要，把檔案實(shí)體由傳統(tǒng)的以“卷”為單位改為以“件”為單位進(jìn)行歸檔，這樣做，更為靈活簡(jiǎn)便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對(duì)基建檔案管理的被動(dòng)局面，從而主動(dòng)有效地指導(dǎo)、監(jiān)督基建檔案及時(shí)規(guī)范歸檔，將工作變被動(dòng)為主動(dòng)。
2.2.2建立特殊時(shí)期的高校基建檔案管理辦法。除了日常的高校基建檔案管理，還有一些特殊時(shí)期（如學(xué)校的合并時(shí)期）的基建檔案管理也應(yīng)加以考慮。學(xué)校在合并期間的基建檔案管理應(yīng)從思想上重視，制度上保證。國(guó)家對(duì)合并過(guò)程中的檔案管理有明確規(guī)定，要求“堅(jiān)持集中統(tǒng)管原則，確保安全保密”。遵循基建檔案實(shí)體和人財(cái)物“相對(duì)集中管理”的辦法，對(duì)于相鄰學(xué)校的合并，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)基建檔案實(shí)體的相對(duì)集中和人財(cái)物的高度融合；對(duì)于遠(yuǎn)距離合并的學(xué)校，可以從實(shí)際出發(fā)，按相對(duì)集中的思路進(jìn)行融合。具體做法可視情況而定，但在運(yùn)行機(jī)制上應(yīng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。
2.2.3保障制度（措施）的制定和實(shí)施。重大制度的落實(shí)，還需有配套的相關(guān)保障制度或措施，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，保障制度的制定和實(shí)施，同樣離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。一是經(jīng)費(fèi)保障制度。二是將檔案管理納入部門考核，是一種變壓力為動(dòng)力的可行辦法。三是高校檔案館參加高校基建項(xiàng)目的驗(yàn)收。高素質(zhì)工作人員是良好的工作質(zhì)量的基本保證，基建檔案管理人員的素質(zhì)是高校基建檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)之一。
高校的部門立卷制度給檔案工作帶來(lái)了一定的成效，在進(jìn)行高校基建檔案部門立卷時(shí)，一定要確定基建檔案管理工作的兼職檔案員。在學(xué)校的基建部門設(shè)立一位基建檔案管理兼職檔案員，并建立起一個(gè)高效的基建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。要確保基建檔案兼職檔案員具有一定穩(wěn)定性和一定的基建檔案工作時(shí)間。因?yàn)椋n案與別的檔案部門不同，它的難度之一，是涉及的部門和人員較多，只有確立一位盡職的基建檔案兼職檔案員，才能確保高校基建檔案得到規(guī)范的管理。配備的兼職檔案員應(yīng)具有較高的思想道德品質(zhì)、扎實(shí)深厚的文化素養(yǎng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S能力和熟練的專業(yè)技能。此外，基建檔案員還應(yīng)具有一定的穩(wěn)定性。學(xué)校還應(yīng)該為檔案員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不斷提高檔案員的理論和業(yè)務(wù)水平。
3加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐
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這些通病使得各項(xiàng)工程驗(yàn)收困難、時(shí)間長(zhǎng)甚至無(wú)法進(jìn)行；工程結(jié)算工作困難甚至引起經(jīng)濟(jì)糾紛；工程的質(zhì)量難以得到保證，綜合驗(yàn)收通不過(guò)，房屋驗(yàn)收合格證無(wú)法取得，工程質(zhì)量沒有得到保障，嚴(yán)重的甚至?xí)涣袨檫`建、勒令拆除。
2.1工程建設(shè)的質(zhì)量沒法保證
工程的建設(shè)是一個(gè)連續(xù)、有序的施工過(guò)程，而且是一環(huán)扣一壞的，每道工序都需要有資料的支撐，下一個(gè)工序開展必須取得上一工序的檢驗(yàn)合格證明文件，脫離了工程資料的保證，工程質(zhì)量就沒法得以保證。
2.1.1邊勘察，邊設(shè)計(jì)，邊施工
在很多高校的工程建設(shè)過(guò)程中，為了節(jié)約時(shí)間，往往先不進(jìn)行勘察工作，在沒的勘察報(bào)告的情況下，就先開始進(jìn)行施工圖設(shè)計(jì)并組織施工，邊施工邊勘察。這樣的“三邊”工程，違反了建設(shè)程序，很容易造成施工過(guò)程中存大量的方案、圖紙等各種各樣變更，給施工管理，造價(jià)控制，工程資料管理增加了難度，且違反建設(shè)規(guī)范，直接影響到工程的質(zhì)量安全。
2.1.2檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告未出結(jié)果，進(jìn)行下一道工序施工
施工過(guò)程中，樁基礎(chǔ)施工完成后，需取得檢測(cè)報(bào)告后方可進(jìn)行承臺(tái)以上的結(jié)構(gòu)施工。一此高校往往為了加快施工進(jìn)行，允許施工單位一邊進(jìn)行上部結(jié)構(gòu)施工，一邊做檢測(cè)。這種做法當(dāng)出現(xiàn)檢測(cè)不合格時(shí)，按規(guī)范必須進(jìn)行加倍抽檢，這時(shí)上部結(jié)構(gòu)已施工，已無(wú)法進(jìn)行加倍抽檢。此時(shí)，有些高校鋌而走險(xiǎn)，通過(guò)做假等手段硬把工程建設(shè)搞下去，這會(huì)給工程質(zhì)量帶來(lái)極大的安全隱患，工程的質(zhì)量完全得不保證。
可見，做好工程資料也是工程施工過(guò)程質(zhì)量、安全控制的保障和依據(jù)。
2.2工程驗(yàn)收困難、時(shí)間長(zhǎng)甚至無(wú)法進(jìn)行
由于趕工期，高校基建管理工作的領(lǐng)導(dǎo)通常會(huì)向監(jiān)理單位提出“狠抓工程進(jìn)度，一切都要把進(jìn)度放在工作的首位”的指導(dǎo)思想，對(duì)工程資料檔案的管理工作重視不夠。這會(huì)使用工程資料嚴(yán)重落后于工程建設(shè)的進(jìn)度，工程的資料工作只能采取后補(bǔ)方式進(jìn)行了。往往一個(gè)工程下來(lái)，各單位的管理人員常會(huì)發(fā)生變化，時(shí)間長(zhǎng)后補(bǔ)充資料的難度會(huì)加大，甚至無(wú)法進(jìn)行，工程資料的無(wú)法整理，竣工驗(yàn)收工作也因此變得困難、漫長(zhǎng)甚至無(wú)法進(jìn)行。
2.3工程結(jié)算工作困難或引起經(jīng)濟(jì)糾紛
受聘于業(yè)主的結(jié)算公司主要是根據(jù)業(yè)主提出的工程結(jié)算資料進(jìn)行計(jì)算、審核，結(jié)算工作一切都建立在工程資料的基礎(chǔ)上。結(jié)算的資料主要包括招投標(biāo)文件、施工圖紙、開工報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、竣工報(bào)告、竣工圖紙、工程簽證單、罰款通知單、工作聯(lián)系函、材料品牌的進(jìn)行確認(rèn)等涉及資金的相關(guān)函件。工程資料與工程建設(shè)脫節(jié)后，往往會(huì)造成上述工程結(jié)算資料的丟失，一旦丟失，補(bǔ)資料相當(dāng)困難。因?yàn)槎啻髷?shù)工程的結(jié)算都是在工程完工并通過(guò)竣工驗(yàn)收后才開展的，這往往需要很長(zhǎng)時(shí)間，時(shí)間一長(zhǎng)，很多東西都會(huì)被遺忘，如補(bǔ)工程設(shè)計(jì)變更，工程簽證單等沒有相關(guān)的證據(jù)材料，再要當(dāng)事的管理人員簽名確認(rèn)，是十分困難的事情。這會(huì)給工程結(jié)算工作帶來(lái)巨大的困難，涉及金額大的還會(huì)引起工程糾紛，需要進(jìn)行仲栽或法院訴訟才能解決。
3、高校如何做好工程檔案管理工作
3.1必須要高度重視工程檔案管理工作
首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)了解和學(xué)習(xí)工程檔案的相關(guān)知識(shí)，認(rèn)識(shí)工程檔案管理的重要性，從學(xué)校層面高度重視工程檔案工作，然后基建處領(lǐng)導(dǎo)要為工程檔案管理工作專門成立工程檔案管理室，檔案管理室應(yīng)符合文件檔案的必要環(huán)境要求，而且位置相對(duì)穩(wěn)定、獨(dú)立，要配備專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，購(gòu)置電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等檔案管理設(shè)備，購(gòu)置了、檔案皮、檔案盒卷內(nèi)目錄、備考表等檔案管理材料。最后，還應(yīng)加大檔案資料編制與管理的宣傳力度，讓各部門加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的支持與理解，并積極配合開展工作。
3.2建立健全的管理制度是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)
工程檔案管理工作任務(wù)重責(zé)任大、要求高，只有建立健全工程檔案管理制度，才能明確工程檔案管理的目的、內(nèi)容和要求，切實(shí)提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，才能提高工程檔案管理的質(zhì)量，才能保證工程的檔案資料管理有法可依，若發(fā)生任何問(wèn)題都有證可循。
基建處應(yīng)建立健全檔案收集制度、文件收發(fā)制度，圖紙簽發(fā)制度、檔案借閱制度、檔案監(jiān)督制度、責(zé)任追究制度、檔案驗(yàn)收制度等檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案管理工作的各項(xiàng)具體實(shí)施細(xì)則和工程資料員工作守則，而且這樣制度的內(nèi)容詳細(xì)、具體，明確到工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能讓建設(shè)工程的檔案資料管理具有實(shí)用性、操作性。
3.3加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)是做好檔案管理工作的保障
工程檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)建設(shè)工程檔案相關(guān)的法范制度，增強(qiáng)工程檔案管理意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)工程檔案管理工作的重要性，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多與其他高校工程檔案管理人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)、定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，注重提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作能力，增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。
同時(shí)，檔案室人員應(yīng)該對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料員加強(qiáng)指導(dǎo)。另外，檔案室人員還應(yīng)對(duì)監(jiān)理單位、施工單位的現(xiàn)場(chǎng)資料員進(jìn)行指導(dǎo)與培訓(xùn)。
4、結(jié)語(yǔ)
工程的資料是工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)載錄，是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，是工程質(zhì)量確認(rèn)、辦理驗(yàn)收、結(jié)算的唯一的權(quán)威憑證和依據(jù)，也為及日后維修、擴(kuò)建、改造等工作提供了重要依據(jù)。做好工程檔案管理工作必須提高對(duì)檔案管理的重視度，建設(shè)健全的管理制度，加強(qiáng)加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 錢愛華. 高校建設(shè)工程檔案存在的質(zhì)量問(wèn)題與對(duì)策[J].巢湖學(xué)院學(xué)報(bào),2011,(2)
篇6
檔案管理也被稱之為檔案工作。檔案的管理工作涉及到高校教學(xué)的各方各面，無(wú)論是教學(xué)管理，還是教學(xué)實(shí)踐都會(huì)產(chǎn)生許許多多的檔案，檔案對(duì)于高校的科學(xué)研究以及各項(xiàng)決策都起著非常重要的借鑒作用，是高校管理事業(yè)中非常重要的組成部分。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案的管理工作也進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，在這個(gè)階段之中對(duì)于檔案管理工作的要求也不斷地提高，這就需要我們檔案管理人員不斷地提高，與時(shí)俱進(jìn)，然后推動(dòng)高校檔案管理工作的不斷提高和發(fā)展。
一、在高校檔案管理工作中存在問(wèn)題
在檔案管理工作之中，高校的檔案管理意識(shí)在不斷地增強(qiáng)，各個(gè)部門對(duì)于檔案管理工作的重視也在不斷地提高，工作人員的素質(zhì)也得到比較明顯的提高，但是從整體上來(lái)看，在高校檔案管理工作中還存在著一些問(wèn)題。
1.檔案管理體制建設(shè)不健全。雖然說(shuō)高校的檔案管理工作是按照檔案法的要求進(jìn)行的，加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，并且按照國(guó)家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，但是還是存在一部分高校因?yàn)楦鞣N各樣的原因沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行管理工作，在制度建設(shè)上的步伐緩慢，無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展，在高校檔案管理工作的投入不足，直接導(dǎo)致了高校檔案管理工作的低效率。除此之外還有一部分的高校檔案整理歸檔不及時(shí)，造成了檔案的不齊全，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率。
2.高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)相對(duì)落后。現(xiàn)如今國(guó)家對(duì)于高等教育重視程度的提高，使得高等教育的建設(shè)也在進(jìn)行之中，這同時(shí)也為檔案管理工作帶來(lái)了一些新的內(nèi)容，對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)的要求也不斷的提高。與高校發(fā)展的要求相比較，存在一部分的高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)建設(shè)投入相對(duì)不足，缺乏一些能夠安全保存檔案的專門庫(kù)房，一些基礎(chǔ)性的防火、防盜、防蟲等的必要的措施不足，現(xiàn)代化的一些軟件硬件設(shè)備落后，使得高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展緩慢，非常容易造成高校檔案的丟失及損毀，影響了高校檔案管理水平的提高。
1.3高校檔案管理人員素質(zhì)有待提高。首先，高校檔案管理人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員比較少，在專職檔案員中擁有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的工作人員比較少。其次，高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍來(lái)說(shuō)比較低，不能夠滿足和適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于檔案管理工作的新的要求，高校對(duì)于檔案管理人員雖然進(jìn)行一定的調(diào)整，將文化結(jié)構(gòu)以及職稱結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改善，使其工作人員都具有大專以上學(xué)歷，但是隨著高校檔案工作范圍的拓展，這些工作人員的專業(yè)素質(zhì)還不能滿足工作的需要。最后缺乏復(fù)合型的專業(yè)性人才，制約了檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，影響了檔案管理工作的發(fā)展。
二、加強(qiáng)高校檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策
加強(qiáng)高校的檔案管理工作，首先需要從建設(shè)力度入手，建立高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，具體的來(lái)說(shuō)就是需要做好以下幾點(diǎn)：
1.加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度。檔案管理對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)是非常重要的，它能夠見證學(xué)校的發(fā)展，既能夠承載高校以前的發(fā)展，又標(biāo)志著高校未來(lái)的發(fā)展。想要加強(qiáng)高校檔案管理工作首先就要從提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度開始，要讓高等院校的領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識(shí)到辦好學(xué)校的前提就是認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作的好壞能夠直接的影響到高等院校領(lǐng)導(dǎo)的決策。現(xiàn)代的當(dāng)務(wù)之急就是改變高等院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，只是一個(gè)擺設(shè)、形同虛設(shè)的有錯(cuò)誤有偏差的看法，并且將高校的檔案管理工作納入到學(xué)校發(fā)展之中。
2.加強(qiáng)高校檔案的現(xiàn)代化管理工作。由于各種原因造成了高等院校的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢，想要加強(qiáng)高校檔案管理工作就要加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理工作，積極主動(dòng)的創(chuàng)造條件，不斷地提高高校現(xiàn)代化檔案管理工作的水平，爭(zhēng)取讓檔案管理工作與高校的辦公自動(dòng)化水平同步的發(fā)展，同時(shí)對(duì)于檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便逐漸的推動(dòng)高校的檔案信息化管理進(jìn)程，同時(shí)還應(yīng)該制定比較完善的制度比如說(shuō)檔案保存制度、檔案保密制度、立卷歸檔制度等制度。另外，還要做好高校的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，按照網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，將學(xué)校的各類檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案的歸檔和檢索，掌握并且了解計(jì)算機(jī)電子檔案的操作規(guī)則，了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)，提升高校檔案管理人員的信息化和現(xiàn)代化的意識(shí)，讓搞笑的檔案管理工作也能夠與時(shí)俱進(jìn)，
3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。上文中提到，現(xiàn)如今高校檔案管理人員的素質(zhì)也是在加強(qiáng)高校檔案管理工作中遇到的比較大的問(wèn)題，檔案管理人員的素質(zhì)在檔案工作的取得的成效方面起著決定性的作用。想要提高檔案管理人員的素質(zhì)主要應(yīng)該從三方面入手，一方面就是健全管理人員對(duì)，建立專職于兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍，按照國(guó)家的要求和規(guī)定裴丁比較穩(wěn)定同時(shí)具有較高的專業(yè)素質(zhì)的管理人員，確保高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且再根據(jù)自身的需要適當(dāng)?shù)脑黾踊驕p少工作人員，保證工作的穩(wěn)定性；另一方面就是要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計(jì)劃、有目的的對(duì)于高校檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之能夠了解和掌握檔案館中各種材料的鑒別、保管、整理、分類等不斷地提高管理人員的專業(yè)的整體素質(zhì)，提高高校檔案管理工作人員的現(xiàn)代化意識(shí)，積極的進(jìn)行觀念的更新，并且充分的領(lǐng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于檔案進(jìn)行分類，利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)辦公，實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”。最后一方面就是建立健全競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任能夠分配到每一位工作人員身上，實(shí)行量化考核，充分的調(diào)動(dòng)起高校檔案管理工作人員的積極性，為工作人員營(yíng)造一個(gè)積極向上的工作環(huán)境，有利于加強(qiáng)高校檔案管理工作。
三、結(jié)束語(yǔ)
由于時(shí)代和高校建設(shè)的要求，必須要重視高校檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，使用現(xiàn)代化的手段提高管理人員的專業(yè)組織，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，加強(qiáng)高校的檔案管理工作，為高校的發(fā)展提供助力。
參考文獻(xiàn)：
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高校檔案具有非常重要的作用，它真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，對(duì)于學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、維護(hù)學(xué)校或師生員工的利益、編史修志等，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案對(duì)發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開發(fā)和利用價(jià)值。
1 高校檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要作用
首先，高校檔案形成于高校的招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)過(guò)程之中，高校檔案管理工作對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重大的促進(jìn)作用，它是保持高校管理、建設(shè)工作連續(xù)性的重要前提，可以為高校黨政管理工作提供查考憑證，為高校教學(xué)改革和科學(xué)研究提供參考依據(jù)，為教學(xué)評(píng)估工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為宣傳教育提供生動(dòng)素材，為編史修志提供材料資源。
其次，高校檔案館或檔案室就是專門收集、鑒定、整理這些文件材料，使之成為有序的檔案信息資源，并加以科學(xué)保管、提供利用的專門機(jī)構(gòu)。通過(guò)高校檔案管理工作分散的、單一的、孤立的文件材料，轉(zhuǎn)化為集中的、統(tǒng)一的、系統(tǒng)的檔案資料，再通過(guò)科學(xué)地編輯研究，將其蘊(yùn)含的信息提取出來(lái)，組成豐富的檔案信息資源體，為高校管理、建設(shè)、科研、評(píng)估等工作提供強(qiáng)有力的信息儲(chǔ)備。
最后，高校管理工作是高校檔案工作的基礎(chǔ)，而高校檔案工作又能體現(xiàn)高校管理工作的水平。高校管理工作中形成的文件材料質(zhì)量高低、規(guī)范與否，歸檔是否科學(xué)，是高校檔案管理工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，沒有這樣一個(gè)基礎(chǔ)，高校檔案工作就無(wú)從做起，可以說(shuō)，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校檔案管理工作，高水平的高校檔案管理工作能夠推動(dòng)高校管理工作的發(fā)展。
2 目前高校檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視檔案管理工作，形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的狀況。
2.2 檔案管理手段落后，檔案信息利用率不高
隨著高校辦學(xué)條件的改善和計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中的廣泛推廣和應(yīng)用，高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。但從檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，不少學(xué)校是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制確立在對(duì)本檔案館內(nèi)部案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄編制。統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)大多是條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，這種狀況無(wú)法滿足用戶的多種需求。
2.3 歸檔文件收集不全，檔案種類單一，進(jìn)館檔案整理不規(guī)范
有些學(xué)校由于認(rèn)識(shí)上的偏差，不能及時(shí)將應(yīng)該歸檔的文件收集歸檔，如有些學(xué)校的檔案，只有請(qǐng)示，沒有批復(fù)，或者只有批復(fù)，而沒有請(qǐng)示，不能反映某一事件的前因后果。還有一些學(xué)校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案，而且進(jìn)館檔案整理不規(guī)范。
3 加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策
3.1 健全制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化
檔案管理工作是以檔案為管理對(duì)象的專業(yè)性管理工作，高校檔案管理規(guī)范化是學(xué)校整體管理規(guī)范化的重要組成部分，它要求學(xué)校組織機(jī)構(gòu)的各層級(jí)、各部門及專兼職檔案人員從檔案的收集、鑒定、整理、保管到信息開發(fā)和利用服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、檢索利用便捷高效，同時(shí)對(duì)教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理的規(guī)范化起推動(dòng)和促進(jìn)作用。根據(jù)高校檔案的相關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合各高校工作實(shí)際制訂單位內(nèi)部統(tǒng)一使用的各項(xiàng)檔案工作制度和辦法，用以規(guī)范檔案工作，確保齊全完整地收集歸檔材料。
3.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)
首先，檔案工作人員要有很高的政治意識(shí)、大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員直接保管著重要機(jī)密，應(yīng)具有堅(jiān)定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，忠于黨的事業(yè)和人民的利益。其次，檔案工作人員要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，各高校應(yīng)廣開進(jìn)人渠道，制定優(yōu)惠政策，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和技能的檔案專業(yè)人員，逐步建立起一支數(shù)量充足，年齡、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)合理，專業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。最后，檔案工作人員要通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)全面掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
3.3 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任
檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的工作，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)及檔案利用產(chǎn)生的效用，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，按照《檔案法》的規(guī)定，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，在工作過(guò)程中自覺增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視，把檔案管理工作納入整體發(fā)展規(guī)劃之中，加強(qiáng)專兼職檔案隊(duì)伍建設(shè)。
3.4 注重發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)施檔案信息化建設(shè)
現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息化、數(shù)字化發(fā)展時(shí)期，快速、高效是現(xiàn)代社會(huì)的重要特點(diǎn)之一，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已廣泛應(yīng)用于各部門的日常管理工作中。為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，保證高校檔案工作為高校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，高校檔案管理也要運(yùn)用新的技術(shù)。
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How to Do Well in the File Management of College
篇8
1. 高校教學(xué)檔案管理工作的必要性
1.1高校教學(xué)檔案具有的特點(diǎn)
高校教學(xué)檔案有著許多特點(diǎn)，其中之一就是周期性。由于高校教學(xué)工作的開展大致分為學(xué)期制或?qū)W年制兩種方式，這使得高校教學(xué)檔案具有周期性的特點(diǎn)，高校教學(xué)管理一般由系部完成，因此，教學(xué)檔案的歸檔，整理應(yīng)按學(xué)期或?qū)W年構(gòu)建，形成周期性的檔案。周期性的檔案有利于管理和查詢，能夠有效地減少對(duì)檔案進(jìn)行時(shí)的操作時(shí)間。同時(shí)，高校教學(xué)的內(nèi)容比較廣泛，社會(huì)科學(xué)，自然科學(xué)等都是高校教學(xué)的內(nèi)容，對(duì)于不同專業(yè)的的人才高校有著不同的方案，因此也就建立了不同的檔案，所以這就造就了高校教學(xué)檔案專業(yè)化的特點(diǎn)。高校教學(xué)檔案還具有內(nèi)容廣，形式多，服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。
1.2加強(qiáng)管理高校教學(xué)檔案的意義
高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的一項(xiàng)重要的途徑，對(duì)于高校教學(xué)有著不可估量的促進(jìn)作用，它是教學(xué)，科研，管理的重要參考資料，具有極強(qiáng)的保存價(jià)值，在為學(xué)校教學(xué)的正常，順利開展提供保障的同時(shí)也為教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)，教學(xué)評(píng)估，學(xué)位評(píng)估提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)。同時(shí)高校教學(xué)檔案具有不可置疑的真實(shí)性，是連接過(guò)去，現(xiàn)在和未來(lái)的紐帶，對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的實(shí)踐意義和指導(dǎo)意義。其次，高校教學(xué)檔案是高校辦學(xué)水平和學(xué)生資格審核的重要依據(jù)，許多考核方式都是通過(guò)高校教學(xué)檔案，評(píng)估考核過(guò)程中各項(xiàng)指標(biāo)最直接、最具體、最生動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)主要是教學(xué)過(guò)程中所記錄的大量數(shù)據(jù)及信息，而這些數(shù)據(jù)及信息很大程度上要靠日常的教學(xué)檔案來(lái)保存的。因此，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理具有十分重要的作用。
2. 高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題
2.1高校教學(xué)檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈
在對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候存在許多問(wèn)題，比如說(shuō)高校教學(xué)檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。一些高校在工作中沒有形成科學(xué)的檔案管理理念，沒有很好地意識(shí)到高校檔案管理工作是高校教學(xué)活動(dòng)最基本的信息記錄，是高校教學(xué)成效最直接的反映，這也就導(dǎo)致了在高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了信息丟失的情況。由于缺乏管理意識(shí)，一些高校在教學(xué)過(guò)程中對(duì)教學(xué)日志、實(shí)習(xí)計(jì)劃、教學(xué)安排、成績(jī)管理等重要環(huán)節(jié)都漠不關(guān)心，這就使得教學(xué)管理工作落實(shí)不到位，再加上行為得不到規(guī)范，這就導(dǎo)致了教學(xué)管理檔案亂散的現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣對(duì)高校教學(xué)檔案的管理是十分不利的。
2.2高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善
一個(gè)完好的管理系統(tǒng)必然要有一個(gè)完善的管理制度，然而現(xiàn)在許多高校的教學(xué)檔案管理都沒有完善的制度。管理制度不夠完善，這就導(dǎo)致了許多檔案管理工作得不到很好的落實(shí)，受不到良好的監(jiān)督。由于沒有完善的管理制度保障，一些高校的教學(xué)檔案就不能很好地發(fā)揮其權(quán)威性，逐漸地就很難對(duì)教學(xué)質(zhì)量起到促進(jìn)作用了。
2.3高校教學(xué)檔案管理的方法不夠先進(jìn)
隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及，科技越來(lái)越先進(jìn)，一些高校的教學(xué)檔案管理工作跟不上時(shí)代的步伐，不能適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的需要。一些高校對(duì)教學(xué)檔案管理的方法滯后，導(dǎo)致效率低下，缺乏規(guī)范化管理。在信息資源共享上存在比較大的差距，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理工作做的不夠好。
3. 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的措施
3.1提升高校的教學(xué)檔案管理意識(shí)
提升高校教學(xué)檔案管理意識(shí)對(duì)于高校的教學(xué)檔案管理工作有著重要的作用，若一個(gè)高校沒有很好的教學(xué)檔案管理意識(shí)，那么教學(xué)檔案將得不到很好的保留。為了讓教學(xué)檔案更好更真實(shí)地體現(xiàn)學(xué)生的記錄，必須加強(qiáng)高校的教學(xué)檔案管理意識(shí)，落實(shí)到每個(gè)高校的每個(gè)教師上，定期對(duì)教師進(jìn)行責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，塑造良好的檔案管理觀念，讓每個(gè)教師把教學(xué)檔案管理當(dāng)成是一種責(zé)任，如此一來(lái)高校的教學(xué)檔案管理工作將會(huì)得到很好的改善。
3.2完善高校教學(xué)檔案管理制度
一個(gè)完善的制度對(duì)與管理制度的實(shí)施起著中流砥柱的作用，要提高高校教學(xué)檔案管理工作水平就要建立健全教學(xué)檔案工作的各項(xiàng)制度和規(guī)章，通過(guò)完善的制度約束高校的行為，規(guī)范高校教學(xué)檔案管理步驟，從而不斷提高教學(xué)檔案管理工作的效能和質(zhì)量，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化的目標(biāo)。建立了完善的管理制度，就能更好地發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)、促進(jìn)教學(xué)的作用。
3.3提升高校教學(xué)檔案管理技術(shù)
隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越普及，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享資源。為了更好地加強(qiáng)高校教學(xué)管理檔案建設(shè)，高校教學(xué)檔案管理也應(yīng)該向那個(gè)方向發(fā)展，提高教學(xué)檔案管理工作的信息化水平，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，高校應(yīng)該致力于提高教學(xué)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度，完善網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案管理信息庫(kù)，這樣一來(lái)，高校的教學(xué)檔案管理工作既得到了提升，又簡(jiǎn)化了操作，節(jié)約了時(shí)間，又實(shí)現(xiàn)了資源共享。由此可見，不斷提高教學(xué)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平和信息化水平，對(duì)加快教學(xué)檔案的建設(shè)有著十分重要的作用。
總結(jié)：加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理是一件意義重大的任務(wù)，對(duì)于提升教學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。同時(shí)，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。高校應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)又必須從思想上認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重要性，如此一來(lái)，才能避免出現(xiàn)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，充分使教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)建設(shè)起到巨大的作用。
參考文獻(xiàn)：
篇9
2.制度不到位，職責(zé)不明確。目前，大多數(shù)高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規(guī)章制度和對(duì)課題組進(jìn)行檢查的約束機(jī)制，未明確科研檔案管理過(guò)程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé)，管理部門的人員只能是要求課題負(fù)責(zé)人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無(wú)法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對(duì)歸檔要求也只能在口頭上作一些說(shuō)明、解釋而不能強(qiáng)求，監(jiān)管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時(shí)常處于半失控狀態(tài)之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，“四同步”管理原則無(wú)法從根本上得到貫徹落實(shí)。
3.科研檔案的過(guò)程管理未受重視。高校科研管理部門是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來(lái)源性文件和成果性文件的匯集點(diǎn)，在科研檔案建設(shè)中本應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用。但是在高校科研管理工作評(píng)估中往往把科研課題級(jí)別、經(jīng)費(fèi)、成果鑒定或獲獎(jiǎng)成果、成果轉(zhuǎn)化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標(biāo)志和考核高校科研管理工作的重要指標(biāo)，因此這些立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理等受到高校科研管理部門的高度重視，成為高校科研管理工作的重點(diǎn)和核心，而科研檔案的過(guò)程管理往往由于其長(zhǎng)期性、事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視，從而造成科研管理過(guò)程中科研檔案建設(shè)力度不夠。
二、加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的對(duì)策
1.加強(qiáng)宣傳，提高各級(jí)人員檔案意識(shí)。要使科研檔案工作順利開展，必須堅(jiān)持廣泛、深入、持久的檔案法規(guī)宣傳，通過(guò)多種形式宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識(shí)，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認(rèn)識(shí)科研檔案管理工作的重要意義，尤其認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)保證和促進(jìn)高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔(dān)積累科研檔案資料的義務(wù)，主動(dòng)履行科研檔案歸檔的職責(zé)。
2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高科研檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高科研檔案管理人員整體素質(zhì)是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態(tài)度，高度的責(zé)任感，還要能不厭其煩、主動(dòng)加強(qiáng)與課題負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，認(rèn)真檢查、指導(dǎo)和督促課題負(fù)責(zé)人收集、整理各類科研材料并及時(shí)歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質(zhì)、科研管理素質(zhì)和豐富的檔案管理知識(shí)。為此，檔案管理部門應(yīng)注重加強(qiáng)科研檔案管理人員的檔案法規(guī)學(xué)習(xí)，并定期組織其參加業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化培訓(xùn)，幫助科研檔案管理人員及時(shí)掌握新形勢(shì)下科研檔案管理規(guī)范程序。
3.強(qiáng)化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應(yīng)明確職責(zé)，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應(yīng)新形勢(shì)下的科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的歸檔時(shí)間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規(guī)定等要做出明確規(guī)定。在制度中真正落實(shí)“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍；同時(shí)做到“四同步”，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結(jié)題的項(xiàng)目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結(jié)題鑒定會(huì)，評(píng)優(yōu)的項(xiàng)目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評(píng)優(yōu)。此外，還要制定科研檔案保密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，強(qiáng)調(diào)須嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，在利用時(shí)限定使用范圍，對(duì)于一些有產(chǎn)權(quán)的，要保護(hù)其產(chǎn)權(quán)不受侵犯，還要保證他們隨時(shí)都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時(shí)，在制度中還要制定一些制約措施，如把個(gè)人科研檔案的歸檔情況與年終工作實(shí)績(jī)考核掛鉤。
篇10
1 高校檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 檔案意識(shí)薄弱
長(zhǎng)期以來(lái)，由于人們檔案意識(shí)不強(qiáng)，在工作過(guò)程中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識(shí)還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
檔案意識(shí)薄弱，還導(dǎo)致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。這就對(duì)高校檔案管理造成了不可彌補(bǔ)的損失。
1.2 管理手段落后
目前的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，信息化程度不高，難以充分實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。在當(dāng)今國(guó)家高等教育事業(yè)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。
1.3 管理隊(duì)伍素質(zhì)較低
由于對(duì)檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊(duì)伍總體素質(zhì)不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀(jì)較大或是工勤人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)，缺乏基本的知識(shí)和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過(guò)全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的工作人員少，懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時(shí)間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，也導(dǎo)致許多高層次、高素質(zhì)人才不安心或不愿從事這項(xiàng)工作。
2 提高檔案科學(xué)化管理的措施
2.1 健全制度，更新觀念
健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律，依法建檔。制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出及時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學(xué)化管理工作的有效實(shí)現(xiàn)。
更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)的思想，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校工作中心結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，樹立開放意識(shí)，改變長(zhǎng)期封閉的局面，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，打造檔案工作的新形象。
2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項(xiàng)管理過(guò)程中，利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏敚瑢⒃械牟煌d體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會(huì)共享。
檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢(shì)，也是提高高校檔案管理的科學(xué)化水平的重要措施。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是推進(jìn)文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，使檔案室成為一個(gè)信息供應(yīng)中心。
2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)
由于現(xiàn)代化的檔案管理工作是以計(jì)算機(jī)為手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化、科學(xué)化已經(jīng)勢(shì)在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，必須對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識(shí)培訓(xùn)。通過(guò)相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度和最新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，而且還能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息處理工作。在新形勢(shì)下，高校檔案管理人員不僅應(yīng)是文獻(xiàn)史料的管理者，更應(yīng)是文獻(xiàn)信息的開發(fā)者。
2.4 提高檔案的安全意識(shí)
檔案信息具有一定的保密性，需要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃，做好安全防范措施。電子檔案上網(wǎng)后， 必須從進(jìn)入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全等技術(shù)實(shí)現(xiàn)；防止內(nèi)部成員泄露，在管理技術(shù)上要做到信息安全存放。 同時(shí)，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全保護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。
總之，檔案管理的科學(xué)化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，新的世紀(jì)是檔案事業(yè)發(fā)生深刻變革的世紀(jì)。新技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應(yīng)該充分利用科技力量的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，更新觀念，提高自身素質(zhì)，推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，為學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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篇11
2008年9月14日，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)幾年修改的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），由教育部部長(zhǎng)周濟(jì)和國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)聯(lián)合，從2008年9月1日起實(shí)行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國(guó)檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學(xué)生類檔案的概念，并且把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校檔案管理的范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，充分體現(xiàn)了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學(xué)生類檔案管理的必要性和重要性。
二、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容
新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定學(xué)生類檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
我院根據(jù)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)院學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，規(guī)定了在校生的歸檔材料包括：
（1）高考材料（報(bào)名表、體檢表、政審表、高考成績(jī)、中學(xué)學(xué)籍、獎(jiǎng)懲材料等）。
（2）入學(xué)通知書及準(zhǔn)考證。
（3）入學(xué)登記表。
（4）軍訓(xùn)鑒定表。
（5）在校期間受院級(jí)（包括院級(jí)）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)登記表及各種紀(jì)律處分決定。
（6）學(xué)生的黨、團(tuán)組織材料（入團(tuán)志愿書、入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、預(yù)備黨員考察材料等）。
（7）學(xué)年鑒定表。
（8）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、學(xué)生成績(jī)表、就業(yè)報(bào)到證通知單（副聯(lián)）等有關(guān)材料。
（9）招生錄取大表。
三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題
學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間。以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來(lái)，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高。不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
（1）學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理沒有建立完善的考核機(jī)制和相關(guān)制度，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。
（2）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門（學(xué)生處）進(jìn)行統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案的整理和移交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門（學(xué)生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)院缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程不規(guī)范，如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、材料缺失等等。
（3）學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，容易產(chǎn)生相關(guān)部門相互推諉，有時(shí)學(xué)生查一個(gè)檔案跑幾天，服務(wù)質(zhì)量和水平有待提高。
（4）畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國(guó)家對(duì)高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，高校畢業(yè)生自主擇業(yè)，國(guó)家不再對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，畢業(yè)生的檔案是由人才市場(chǎng)、人才交流中心待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來(lái)了不良影響。
四、做好高校學(xué)生檔案管理的建議
（1）首先要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理。將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作；另一方面，學(xué)院要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。
（2）加強(qiáng)對(duì)高校兼職檔案人員的培訓(xùn)，兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，拓寬視野、豐富知識(shí)，從而提高入檔質(zhì)量，使檔案工作經(jīng)驗(yàn)得到不斷的充實(shí)。
（3）加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，做好平時(shí)收集與重點(diǎn)收集和集中收集相結(jié)合，明確收集學(xué)生類檔案收集范圍，做好各部門收集協(xié)調(diào)工作。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，院系要指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求，保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。檔案收集和整理過(guò)程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整。
篇12
一、職業(yè)素養(yǎng)對(duì)高校檔案管理的重要性
職業(yè)素養(yǎng)的提高對(duì)高校檔案管理來(lái)說(shuō)，有利于提升檔案管理人員在工作中的責(zé)任心。也就是說(shuō)，高校檔案管理人員只有具備了強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，才會(huì)更加自覺地遵守規(guī)章制度，并且充分發(fā)揮自己在工作中的才能，做好自己的本職工作，真正推動(dòng)高校檔案檔案管理的健康、可持續(xù)發(fā)展，有效端正檔案管理人員的工作態(tài)度，真正做到以人為本、愛崗敬業(yè)，切實(shí)做到檔案管理工作，為檔案管理事業(yè)和高校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
二、高校檔案管理人員提升職業(yè)素質(zhì)的有效途徑
1.樹立正確的思想觀念
高校的檔案管理工作人員需要不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意義上的保守觀念，然后結(jié)合高校實(shí)際確立一套符合時(shí)代要求、高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)觀念。經(jīng)過(guò)這種觀念的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，更好地明確好服務(wù)方向，樹立科學(xué)的服務(wù)態(tài)度，不斷健全服務(wù)的具體方法，從事保證服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。
2.提升工作人員的服務(wù)意識(shí)
對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其工作的價(jià)值就在于是否能夠真正為工作決策提供實(shí)際性的服務(wù)，如果不能保證服務(wù)的質(zhì)量，就很可能會(huì)失去檔案管理工作的重要作用和價(jià)值。從某種意義上講，檔案管理是一項(xiàng)重要的服務(wù)工作與管理工作，因此要求工作人員了解并熟練掌握科學(xué)的服務(wù)意識(shí)以及高超的工作技能。由此可見，檔案管理工作人員的工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度以及工作成果都在很大程度上影響著檔案管理工作的質(zhì)量。
3.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能
現(xiàn)代化社會(huì)是電子化的信息時(shí)代，并且便利的信息交流使得信息量編的越來(lái)越大。從事檔案管理的工作人員就需要拓展自身的知識(shí)面，不斷提升自身的業(yè)務(wù)技能。第一，制定業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)計(jì)劃，然后朝著既定的方向努力；第二，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體操作，靈活運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與多媒體，快速掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)；第三，做好檔案管理最基礎(chǔ)性的工作，然后建立并不斷健全借閱、保管制度，真正保證日常工作的有序進(jìn)行，例如著錄、整理、收集、鑒定等工作。
4.注重檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)與發(fā)展
在高校檔案管理工作中，要想保證檔案管理工作的質(zhì)量就需要管理工作人員具備良好的職業(yè)道德與專業(yè)素質(zhì)，這樣一來(lái)就需要是實(shí)踐當(dāng)中不斷加強(qiáng)對(duì)他們的職業(yè)道德教育。另外，在理論上認(rèn)為，不管是主觀世界還是客觀世界，都需要建立在社會(huì)實(shí)踐的基礎(chǔ)之上，因此，檔案管理工作者需要在通過(guò)自己努力的同時(shí)，不斷加強(qiáng)自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)加強(qiáng)自身的道德觀念，從而不斷提升作為檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，在實(shí)踐中不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。
三、提升檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)的有效方法
1.確定好自己的角色定位，正視自我
首先，從事檔案管理工作的人員需要真正認(rèn)識(shí)到自己的實(shí)際水平與能力，然后做好自己的本職工作。要想切實(shí)保障檔案管理工作的質(zhì)量，就需要對(duì)自己有較為全面客觀的正確評(píng)價(jià)。另外，角色定位的實(shí)質(zhì)上是要求工作人員能夠依照自己的實(shí)際需求，確立自己的發(fā)展目標(biāo)與方向。由此可見，檔案管理人員只有在工作中樹立科學(xué)的職業(yè)觀，才能真正旅行好自己的工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)素養(yǎng)的不斷提高。
2.進(jìn)行自我批評(píng)與教育
要想切實(shí)提升高校檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，可以通過(guò)自我批評(píng)和自我教育的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。在實(shí)踐當(dāng)中，工作人員需要依照職業(yè)畫的道德要求，還需要對(duì)自己的日常言行與思想定期進(jìn)行檢查與反省。在工作中做到嚴(yán)于律己，真正在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中展現(xiàn)出自身的良好職業(yè)素質(zhì)，通過(guò)自身高度的政治責(zé)任感，更好地履行高校的檔案管理工作，進(jìn)一步推動(dòng)高校教育教學(xué)的有序進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案管理在高校發(fā)展中的重要作用。
3.始終堅(jiān)持職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升
從本質(zhì)上講，自我修養(yǎng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期化的艱巨工作，如果在檔案管理人員不能長(zhǎng)期堅(jiān)持職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升工作，就很有可能在這個(gè)過(guò)程中受到腐敗思想的侵蝕。因此，從事高校檔案管理的工作人員在培養(yǎng)和替身自身職業(yè)道德素養(yǎng)方面要做到持之以恒，從而使檔案管理充分發(fā)揮對(duì)高校以及社會(huì)的服務(wù)作用。真正做到為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)。
結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)中，檔案管理的工作范圍相對(duì)較廣，尤其是高校檔案管理人員需要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)、身心素質(zhì)、政治素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)素養(yǎng)的提升。這樣一來(lái)，才能不算更新和發(fā)展自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)、開拓視野。因此，在實(shí)踐當(dāng)中，高校檔案管理人員需要真正了解好玩掌握職業(yè)素養(yǎng)對(duì)高校檔案管理的重要性、結(jié)合實(shí)際制定提升高校檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的有效途徑，最后采取切實(shí)可行的措施不斷提升每位管理人員的綜合能力，在日常工作中創(chuàng)造出更優(yōu)異的成績(jī)。
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篇13
1 創(chuàng)建健全的檔案管理系統(tǒng)
對(duì)于檔案資料來(lái)講，其是各個(gè)高校的重要信息資源，可以詳盡的體現(xiàn)高校的發(fā)展經(jīng)歷，同時(shí)通過(guò)各類形式客觀的記錄高校管理及教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，是教職人員及學(xué)生智慧、經(jīng)驗(yàn)及勞動(dòng)的結(jié)晶，是認(rèn)知及掌握高校發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)依據(jù)，是學(xué)校的重要資源。檔案的管理工作涉及的范圍較廣，部門較多，需要得到全體人員的配合。唯有人員統(tǒng)一思想、提高檔案管理意識(shí)，才能夠確保檔案的管理質(zhì)量。應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)、講座等活動(dòng)，讓教職人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性。
需要加大檔案集中管理的力度，由組織層面確保檔案工作的順利實(shí)施，進(jìn)而保證高校檔案的完整性、全面性及精準(zhǔn)性。始終遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的準(zhǔn)則，創(chuàng)建檔案領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，協(xié)調(diào)檔案管理工作。由高校的副校長(zhǎng)負(fù)責(zé)整體管理檔案工作，創(chuàng)建檔案室，選取專人進(jìn)行管理。在高校內(nèi)的各個(gè)院系、財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)、教務(wù)處、圖書館等加設(shè)專職的檔案人員，創(chuàng)建高校檔案管理系統(tǒng)，將檔案的管理工作落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)。另外，需要進(jìn)行明確分工，使人員明確自身的責(zé)任及職能，讓檔案的管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化及科學(xué)化。調(diào)動(dòng)高校內(nèi)全體人員共同參與到檔案的管理工作中，利用全方位、全員收集檔案信息的方法，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性及客觀性，同時(shí)不斷擴(kuò)大檔案的涉及范圍，深入挖掘高校內(nèi)的信息，充實(shí)檔案資料。
2 增強(qiáng)高校檔案管理的信息化水平
伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)獲取了較大成功，其是高校進(jìn)行檔案管理的客觀需求，同時(shí)也是高校開展檔案管理的重要標(biāo)志。促進(jìn)高校的檔案館建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的檢索系統(tǒng)，變成了當(dāng)前各個(gè)高校進(jìn)行檔案管理工作的首要事情。高校的檔案管理工作內(nèi)容較多、強(qiáng)度較大、重復(fù)性較高，而將信息技術(shù)同高校的檔案管理工作結(jié)合在一起，能夠推動(dòng)高校的檔案管理步入正軌，進(jìn)一步發(fā)展。增強(qiáng)高校檔案管理的信息化水平能夠極大提高檔案管理的工作質(zhì)量及效率，并且還可以借用信息通訊技術(shù)把檔案數(shù)據(jù)盡快傳遞給領(lǐng)導(dǎo)階層，科研部門等，為人員查閱檔案提供的方便，使領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)親身體會(huì)感受到檔案的重要性，主動(dòng)培訓(xùn)檔案的管理部門開展工作。
各個(gè)高校需要加大資金的投入力度，保證檔案管理的硬件設(shè)備符合相關(guān)要求。各個(gè)高校需要把光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)、芯片技術(shù)等同檔案的收集、存儲(chǔ)、分析、整理、保管、應(yīng)用等工作結(jié)合在一起，進(jìn)而增強(qiáng)檔案的存儲(chǔ)功能，提高傳遞速率，優(yōu)化管理質(zhì)量，全面發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益。高校檔案的管理工作還需要由以往單機(jī)管理模式轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)管理方法，由文件目錄、卷宗等形式演變成全信息管理。應(yīng)用“紙質(zhì)檔案”及“網(wǎng)絡(luò)檔案”相結(jié)合的方法，進(jìn)而增強(qiáng)信息建設(shè)的速率，提高檔案的管理質(zhì)量。
3 不斷改進(jìn)并完善檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)
如果缺少嚴(yán)格的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，就很難確保高校檔案管理的順利實(shí)施。作為高校的檔案管理從業(yè)者，需要嚴(yán)格遵照我國(guó)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)開展工作，并且結(jié)合學(xué)校的自身特點(diǎn)，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，其也是確保檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)力度，推動(dòng)高校的檔案管理工作更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。由進(jìn)行檔案管理真實(shí)情況出發(fā)，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且建立完善的檔案采集、歸納、保管、應(yīng)用、管理、保密等標(biāo)準(zhǔn)，從而保證高校內(nèi)各個(gè)文件實(shí)現(xiàn)歸檔一體化的目標(biāo)，同時(shí)依據(jù)高校的不斷發(fā)展，對(duì)內(nèi)容及條目進(jìn)行改進(jìn)與完善。在創(chuàng)建高校檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)期間，還需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的配套考核制度，將責(zé)任劃分到人頭，將檔案的管理工作同員工的自身利益相掛鉤，明確人員的崗位責(zé)任，進(jìn)而提高檔案的管理質(zhì)量，為高校的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
4 提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)
增強(qiáng)檔案管理從業(yè)者的綜合素養(yǎng)及專業(yè)能力是促進(jìn)高校提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。對(duì)于檔案的管理工作來(lái)講，其質(zhì)量同從業(yè)者之間存在密切的關(guān)聯(lián)。想要保證檔案管理從業(yè)者能夠同檔案管理的要求相吻合，就需要不斷提高從業(yè)人員的素養(yǎng)。需要盡快在高校內(nèi)部的檔案管理團(tuán)隊(duì)中宣傳管理知識(shí)，轉(zhuǎn)變當(dāng)前的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加大新技術(shù)、新知識(shí)、新思想的培訓(xùn)力度。需要利用多種方法，增強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)。創(chuàng)建全面的檔案管理團(tuán)隊(duì)，專業(yè)設(shè)定檔案管理小組。同時(shí)利用培訓(xùn)的方法培養(yǎng)一批專業(yè)水平較高的管理人員，保證檔案的管理工作順利實(shí)施，穩(wěn)步發(fā)展。需要持續(xù)加大培訓(xùn)力度，嚴(yán)格遵照“管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的原則開展工作，從而確保人員知識(shí)水平及業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)可以與高校對(duì)檔案的管理需求相吻合。另外，檔案的管理人員自身也需要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)自身的知識(shí)儲(chǔ)備，豐富自身的見識(shí)，全面掌握工作的內(nèi)容及發(fā)展。高校內(nèi)部檔案的管理從業(yè)者需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任心，并且遵守保密協(xié)議。在道德品質(zhì)方面，應(yīng)保證從業(yè)者盡忠職守、按崗敬業(yè)、服務(wù)熱情、并且不貪圖名利、愿意為他人服務(wù)，進(jìn)而提高高校檔案管理工作的質(zhì)量及效率，促進(jìn)高校更好的進(jìn)行發(fā)展。
5 全面應(yīng)用檔案的信息化資源，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量
對(duì)于高校的檔案來(lái)講，其是高校內(nèi)部全體教職人員智慧與勞動(dòng)的結(jié)晶，保證檔案信息的采集、分析、整理、保存、累積質(zhì)量，其目的在于充分挖掘檔案資源，為工作者提供更方便的服務(wù)。高校內(nèi)部的檔案管理部門需要重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)內(nèi)容，深入對(duì)檔案的使用進(jìn)行探索，緊密圍繞高校的工作重心，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。檔案的管理從業(yè)者需要主動(dòng)問(wèn)詢用戶對(duì)檔案類別信息的需求，掌握學(xué)校在不同階段、時(shí)期的科研、教學(xué)情況。依據(jù)自身院校的檔案應(yīng)用情況，分析規(guī)律，主動(dòng)為高校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
6 總結(jié)
總而言之，對(duì)于高校的檔案管理工作來(lái)講，其同學(xué)校的發(fā)展之間存在密切的關(guān)聯(lián)，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變自身的觀念，創(chuàng)建健全的檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)高校檔案管理的信息化水平，不斷改進(jìn)并完善檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，增強(qiáng)自身的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng)，全面應(yīng)用檔案的信息化資源，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，從而為促進(jìn)高校進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)自身的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
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