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篇1

高校作為培養人才、傳播知識和科學創造的重要場所,在全社會的影響范圍之大、牽涉層面之廣、帶動效應之高都是不言而喻的。

一、當前高校非“綠色辦公”現狀與溯源

1.現狀不容樂觀

在水資源的消耗與環保上,個別行政機關、教學樓的洗手間任意用水、排水,衛生設施出現故障時維修嚴重滯后,自來水因故長時間流淌現象時有發生;有些食堂與實驗室用水無度與無處理排放,不僅浪費還存在污染隱患。

在電能的耗費上,有些行政系統、教務辦公室在自然光照充足,辦公場所寬敞明亮的同時,仍然開著多盞照明燈,并且在樓梯拐角處、衛生間、走廊上亮著白晝燈、“長明燈”;有些場所的電熱水器無人管理,辦公室空無一人或人員外出后,空調照開,電腦、打印機等辦公設備長時間處于開機耗能狀態。

在辦公耗材的采購與使用上,辦公用品重復購買和價格過高,文印紙張使用鋪張浪費,耗材、設備利用率不高;少數人員對辦公用品肆意使用、隨意損壞等現象杜而不絕。

在辦公經費開支和設備使用上,個別部門辦公經費使用賬目不明確,帳務不公開,公務接待頻繁,迎來送往種類繁多,標準超常等現象司空見慣;有些部門和個人,公車私用;車輛管理部門管理不善,車輛油耗過高、過橋過路費、保養與維修名目繁多,費用居高不下等情況屢禁不止。

2.原因不容忽視

第一,有些機關、教務工作人員貫徹勤儉節約思想不夠深入。一方面,對可利用資源短缺的現狀認識不足,勤儉節約意識不高,節儉行為習慣不夠;另一方面,缺乏主人翁意識,認為公家的東西浪費一點無所謂,創建節約型辦公與環保的態度消極。第二,節約措施不健全,個別行政人員與教師的作風不實,執行不利。少數機關工作人員忽視節約制度的構建,養尊處優,不了解群眾疾苦,不遵守制度,無法形成模范帶頭作用。第三,監督機制不完善,少數工作人員養成浪費與假公濟私思維。監督措施不周,少數部門想方設法花錢,甚至用公款、公車辦理私人事務等,浪費嚴重,影響極壞。

二、高校“綠色辦公”的宣傳與實現路徑

(一)宣傳為先

組織廣大干部和師生觀摩學習環保教育宣傳知識與影片,掀起“綠色辦公”之風。在全校印發環保知識手冊,引導機關工作人員和教師充分認識到,“綠色辦公”不僅是應對資源短缺的惟一選擇,更是一場關系到人與自然和諧相處的深層次教育與節約革命。充分利用互聯網絡優勢,開創“綠色辦公”、環保先行網站,在網上宣傳節約環保知識與先進事例,用網絡視頻短片重點宣傳自然資源短缺與各類自然災害的原因,提高廣大干部與師生的環保意識,指導其在節約與環保上付諸行動。

倡導機關領導和教師以身作則,率先垂范,用實際行動來擴大“綠色辦公”的宣傳與影響。各部門建立健全工作責任制,抓好落實,結合實際,將節約資源的目標及措施具體分解落實到每個工作人員,做到人人行動,各負其責,注意每一個節約環節,堵塞每一個浪費漏洞。用嚴格的獎懲制度來督促“綠色辦公”的推進和實現。

(二)重在實現

1.科學管理用水設備,制定節水環保政策

高校作為宣傳知識,培養人才的陣地,在科學管理上理應有所優勢。用水設備的使用與維護是節水的重要一環,能源管理部門必須制定管理制度,不能因設備的原因導致浪費;對于實驗室用水與排放必須嚴格執行相關環保政策,杜絕浪費與污染隱患;另外在顯要位置張貼節水小常識,指導干部師生科學用水,并跟蹤監督。比如:使用節約型水閥,防止跑冒滴漏;定期檢查用水設備,及時維護;綠地養護可以利用雨水,在辦公場所張貼節約用水警示語等。

2.普及用電常識,實施節電措施

不可否認,高校群體受教育程度較高,知識修養較好,但是同樣應普及用電常識教育與指導。并且制定嚴格的節電措施,設立專門的人員來檢查、監督、完善。高校的行政系統日益強大,辦公場所和人員日漸增多,節電措施的實施,不僅能節約能源,更能引發全社會的帶動效應。比如:嚴格規定辦公與教務場所在自然光照較好情況下要盡量不用照明燈具,盡量減少電腦等辦公設備待機時間;下班時要及時關燈,關電源,做到人走燈滅,人離機停;要合理設置空調溫度,打開時關好門窗,下班前半小時關閉;樓梯、樓道采用定時開關控制;校園內嚴禁使用電爐等大功率電器,等等。

3.降低耗能耗材,強制“綠色辦公”

高校各機關部門必須健全辦公用品采買制度,購進和領用物品必須登記備案;辦公設備保養、維護、維修以及電腦、打印機等耗材的使用必須實行厲行節約原則;充分利用校園網絡,倡導無紙化辦公,雙面用紙,盡可能使用網絡閱讀文件,減少打印、復印量,提高使用效率;提倡用鋼筆書寫,廢紙循環利用,飲水自帶茶杯,減少一次性物品的使用量;正確選擇通信方式,嚴禁使用辦公室電話聊天、點歌、玩游戲和撥打聲訊臺,并制定相關懲罰措施,對科學節約者適當獎勵等。

4.加強辦公經費與辦公工具的管理,創建節約管理的長效機制

高校辦公要嚴格執行國家有關財務規章制度,嚴格制定執行接待標準,杜絕用公款隨意招待,大吃大喝;將機關消費置于大家的監督之下,向師生和群眾公開辦公的消費情況;在部門內公開領導個人的公務消費情況,以內部監督機制的有效維護,切實將公務消費的攀比風轉變為節約風;做好各項固定資產的登記與管理工作,嚴防公物私用,公車濫用,校產流失等;創建全過程控制的節約管理體制,引導資源合理配置和利用,切實降低資源費用支出;加大財務監督力度,確保有限的經費與資源用在最需要的地方。

The publicity and implementation of the green office in colleges and universities

LENG Hui,YANG Li-zheng

篇2

近十年來，高校的發展與變化隨著教育改革模式的轉變、市場經濟的發展、學校自進一步擴大以及高校教育的機制日趨與國際接軌，使國內高校的管理模式動蕩起伏，為適合外部環境，高校也與許多企業一樣在求生存、求發展，從綜合性、專業特點、區域文化、學術建設等方面進行改革，采用高校合并、分離重組、合作辦學等多渠道途徑，目的是把學校辦得有特色，辦大辦強。

目前，很多高校把過去的系按類別分劃后組成學院，由教學單位的系級管理變更到院級管理，并在學院設置一套較完善的管理班子由學校的職能部門直接領導。例如，云南大學的數學系在近十年來就前后與物理系、地球科學系合成了理學院，后又拆開與物理系組成了數理學院，現又與統計系組成數學與統計學院，這種變更相對學校的發展及學科的建設具有一定的科學性。在這種變更中辦公室的職能在學校的整體規劃下變化不大，但人員的職能定位卻會發生改變，可能會有人員的重組、崗位沖突等等情況，面對此類情況，辦公室的管理人員認識、狀態、素質怎么培養？如何在新環境中求創新、尋發展，這成了辦公室管理人員要面對的首要問題。

一、管理人員職能的認識性拓展

目前，高校的管理重心下移，二級學院的管理日趨發展成熟。實行學院制建設后，學院成為擁有相應權責的管理實體。隨著學院管理自利的擴大，辦公室的管理人員肩負的責任、義務隨之加大。作為院領導的助手，具體實施任務的運作中心，每位管理人員首先從思想意識形態有深刻認識，樹立積極向上的工作態度，本著為人師表、認真工作，服務到位的工作作風。

現在的一個基層學院單位師生一般在400―1 000余人，自身構成一個教學、科研為主的管理部門，內設的各管理部門人員不多但機構齊全。面對單位重組，部分教師已經在辦公室中扮演過過多的角色，如從系辦公室主任到研究生秘書，又到科研秘書、院辦主任，有人還身兼數職。在這種環境下，從工作經驗上是鍛煉了一批人，但畢竟現在的高校辦公室工作與20世紀90年代的管收發、到學校財務處領取教師酬金發放教師，復印試卷，安排考試等較為機降性的工作有所區別，辦公室的角色加強了參謀、督查、協調、宣傳交流、撰寫材料等有技術含量的工作。并且現代社會辦公形式已是信息化、自動化的時代了，熟練應用現代化的辦公模式成為最基本的技能。70年代參加工作的老師都已退休，也就是說現在從事辦公室工作的工作人員平均學歷提高，目前要聘用的管理人員也必須具備碩士學位，這也說明高校辦公室人員的定位在變，需要高素質的復合型人才。

只有認識到現代化的高校對辦公室人員的所具備的條件的要求，才能更好地審核自我，通過不斷的學習使自身素質提高。只有對自己的管理角色有真正的認識，才能在這個平凡的崗位上演繹出精彩的作為。

二、高校學院辦公室的職能的定位

（一）輔助角色職能的定位

學院辦公室的管理人員在學院的工作就是輔助領導、參謀助理，明確與領導的從屬關系，應在工作中主動收集相關信息，及時、準確地為院領導提供決策依據，當好助手與參謀。在工作過程中，歸辦公室日常管理與實施完成的工作應演好主角，上級部門及學院領導主持完成的工作應起到配角和輔導的作用。角色的到位是呈現一個辦公室人員的為人處事工作經驗與能力的體現。

（二）承上啟下與督辦的職能

學院辦公室的其中一個重要職能就是承接學校與學院的傳遞與反饋工作。由于學院制的規劃實施中，學院自主獨立性相對突出，但學校的統一領導是學校管理的宗旨。學院辦公室是連接學校職能部門與學院的一個橋梁，搭建好這個橋梁從表面上來看是個上傳下達的途徑，但實際上這個功能的工作對學院在學校的地位、評價、整體定位有著一定的影響。

學校各部門的指示下達到學院辦公室，管理人員的職責就是認真領會學習文件，并與主管部門建立良好的合作關系，根據學院的具體情況組織、傳達、實施。在整個過程中不應只是從會議上的上傳下達、發放文件等機械性傳遞，應根據學院的自身情況使方案細化，涉及到教師切身利益的事宜有時需要動之于情曉之于理，盡量不出差錯，傳達到位，不把問題激化，把工作做到有條有序，符合學校要求。

督辦、督查是學院辦公室的使命，具體事項落實到學院后，應積極主動的與領導聯系，進一步安排工作的開展，需要領導、教師、學生配合完成的事項，辦公室要有督辦作用，領導頭緒多，教師科研、教學任務重，學生大部分時間在上課，前期的工作辦公室盡量做到位，繼而督促各部門、個人把工作做好，再做好審查，上交、歸檔保存等工作。

（三）協調與宣傳的職能

學院辦公室是一個基層綜合協調部門，二級學院管理制度在發展中因落實不到位會產生一些沖突，辦公室就得協調好上下關系，發揮紐帶作用。同時，學院內部左右協調是辦公室的一個重要職能，各部門之間的統一思想、同一步調都靠辦公室的指揮完成。這需要管理人員具備較好的自身素質與應變溝通能力，在工作中尊重合作雙方，使用有效的工作方法解決問題。同時整個學院協作互助的和諧也是顯現院辦公室高素質的因素，雖然辦公室內部應該職責分明，但工作中既有交叉的一面，又有獨立的一面。在交叉工作中應呈現團結互助的精神，加強配合、合作共事，只有協作互助的群體才能發揮出個人的能量。

學院辦公室是樹立外塑形象的一個標志性窗口，其管理人員的精神面貌、工作態度、做事風格、辦事效率對學院有著重要的影響，這是個內在的宣傳窗口。對外而言，如今信息化社會，宣傳、對外交流是搭建學院發展的平臺，院辦公室還肩負著這一重任，宣傳應為學院的發展開創契機。熟悉學院的發展動態，對學生、教學、科研等狀況了解全面，能在任何環境中充分對學院的優勢進行到位的宣傳。為學院網站提供強有力的信息，協助學院學生會開展一系列的學生活動，舉辦國內外學術會議等工作的渲染，凸顯出學院與時俱進的風采。

三、創新是學院發展的保證

高校在改革中初步形成了學校實行宏觀管理，學院為教學、科研實體的“以教學科研為中心”的管理模式。學院制建設的實施，使學院成立的各種委員會對教學、科研等方面的決策占了一席之地。學校管理重心下移，增強了專家、教師的參議與決策，從一定意義上來說已是大學管理機制的創新。

重心下移了，充分發揮學院制建設所寄予的契機，把學院的教學與科研管理發揮到極致，利用學院的各管理層及各類委員會對學院的發展作出規劃。配合社會發展情況，對學科的發展、專業的設置、招生的計劃、教學大綱的擬定、學生的管理等作出相應的改革。

因為學院的整體運作，院辦公室是提供服務的中心，學院的管理也應打破原先的、傳統的、機械的工作方式，首先在管理上建立健全管理機制。目前的學院辦公室管理人員緊湊，怎么利用少的資源來把工作開展到面面俱到？首先應該在辦公室管理人員的錄用、考核上有高的要求，現在的管理人員應具有高素質、業務能力強、有較好的靈活應變能力。除定性常規的工作外，對非確定的決策、動態的事件有正確的處理意識。能在工作中汲取經驗，不斷的完善自己。工作中不是一層不變的照規辦事，在協調性、溝通性上應以人為本，注重實際。把學院的發展，學生、老師的利益放在第一位。

其次，從其他高校汲取好的管理方式，在不斷的學習中進取。例如，筆者曾在2006年到荷蘭的代爾夫特UNESCO-IHE水教育學院參觀。這所學院教師、博士及碩士生共60余人，但當初的辦公室管理人員只有一人。繁雜的工作如何做好呢？通過了解，使筆者認識到該學院的整個管理計劃性很強，每人近期的計劃都是預先排好的，辦公室墻上貼著很多字條告知近期需要辦公室安排的事項，這樣管理人員就能把每天的工作安排得井井有條，效率十分高。我們現在的學院是學校的二級管理機構，有黨委辦公室、行政辦公室、研究生辦公室、團委辦公室、教務辦公室，不妨各部門也應把一學期的工作計劃做出來，提前做好預期的安排。為了防范計劃不如變化快的事件發生，辦公室各部門的主要管理人員可以集中在一間綜合辦公室中辦公，目的是可以互助的應付一些突發事件，并使工作中交叉的環節可以快速解決。這也使辦公的能源與人力資源得到了整合和利用。

結束語

總之，在高校的下屬學院要做到一個優秀的辦公室管理人員是不易的，它與單純的機關或其他事業單位做管理工作有一定的區別，工作環境及工作對象不同，學院辦公室日常面對的是只有辦事才來的學生及不用8小時坐班的教師，大家來辦公室的目的就是辦事，有時對象的滿意度與之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人員除了職能定位明確、業務熟悉外，還需要有意訓練在工作中的待人接物，交流藝術、謙和忍讓等這些在潛在的提高工作效率的情商因素。作為辦公室管理人員的一分子，本著認真工作、積極奉獻精神和為師生服務的態度，不斷總結好的經驗，就能促使工作再上新臺階，開創高校辦公室工作的新局面。

收稿日期：2011-07-13

作者簡介：陳玉姝（1966-），女，云南昆明人，講師，院辦公室主任，碩士，從事管理、經濟數學方面研究。

參考文獻：

篇3

各高校要進一步加強對學生無償獻血工作的管理，強化學校無償獻血工作領導小組的主導作用，將無償獻血工作納入學校整體工作計劃，建立高校無償獻血志愿者數據庫，加強大學生獻血工作的統一歸口管理。要明確校內相關部門的責任和任務，形成合力工作機制，完善有關管理制度和工作規范。

市血液管理辦公室要根據高校制定的血液采集項目計劃，做好相關協調和落實工作。市血液中心和有關區縣血站要在市、區縣血液管理辦公室的指導下，積極配合學校完成大學生獻血體檢和采血技術保障等服務工作，規范有序地在校內開展血液采集工作。

二、積極探索，形成高校獻血新模式

為體現大學生參與無償獻血的自愿性質并充分調動其積極性，2009年，*交通大學、*師范大學、*大學、*財經大學等高校率先探索學校無償獻血新模式，由原來的目標人數管理轉向自報獻血量管理，以期通過“服務人性化、組織規范化、操作程序化、管理信息化”的組織管理模式，建立一支長效的無償獻血志愿者隊伍。各高校要結合本校實際，認真探索和學習兄弟院校經驗，逐步形成本校無償獻血的工作特色，使高校大學生自愿無償獻血工作得到健康持續發展。

市、區縣血液管理辦公室要積極配合高校開展新模式的探索工作，提供相關服務。市血液中心和有關區縣血站要根據高校的需求，做好流動車進校服務、技術指導和日常管理工作。

三、擴大宣傳，深入推進自愿無償獻血工作

各高校要認真宣傳《中華人民共和國獻血法》和《*市獻血條例》，運用校內廣播、黑版報、宣傳欄、校園網絡、講座等多種宣傳形式，普及無償獻血的科學知識，開展一系列無償獻血宣傳服務活動，使大學生積極踴躍地參加無償獻血活動，形成良好的輿論氛圍，有力推進高校大學生自愿無償獻血活動。

市、區縣血液管理辦公室要積極協助高校開展無償獻血知識的宣傳教育和培訓工作，給予一定的宣傳、培訓和表彰獎勵經費。市血液中心和有關區縣血站要做好相關配合工作。

篇4

高校辦公室是在高校黨政直接領導下的辦事機構，是高校行政機構的重要組成部分，是高校正常運轉的重要樞紐，辦公室的工作內容涉及到高校的方方面面。從傳統意義上來講，高校辦公室主要承擔的是交辦式的工作，辦文、辦事、辦會，但隨著我國經濟的發展轉型，高校辦學開放程度加深，也帶來了高校內部體制的改革，利益關系發生變化，部門之間和教職工之間的矛盾也日益凸顯。2010年教育部了 《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（2010-2020）明確了我國高校要進行管理體制改革，建設現代大學制度，這對高校辦學提出了更高、更新的要求，對于高校辦公室的工作也是一項重大的挑戰。面對復雜多變的辦學環境以及逐漸增多的辦公室工作任務，高校辦公室必須強化拓展工作職能，提高工作效率，增強辦事水平，才能更好地服務于高校，為高校增強實力、尋求發展而助力。

1.我國高校辦公室職能的定位

首先，高校辦公室是高校的綜合性職能部門，它不同于其他部門的工作性質，尤其是在處理綜合性事務方面，辦公室往往會作為牽頭部門進而協調其他有關部門，是高校綜合性協調的核心所在；其次，辦公室的服務、管理、協調功能，比如學校的重要會議、組織活動安排、行政文件的印簽、外聯接待等工作，都是辦公室日常工作處理范疇，無不體現著辦公室服務、管理、協調的作用；有的高校辦公室除了最基本的工作職能外，還附帶一些特殊職能，這與高校的管理體制和機構設置有關，例如有的高校把信息中心掛靠在辦公室，那么辦公室就多了信息化建設的職能，把宣傳部與辦公室合署，辦公室就具有了宣傳的功能。

2.高校辦公室的基本職能

高校辦公室作為高校的樞紐機構，目前有服務、協調、參謀、督辦四項基本職能。

2.1服務職能

高校辦公室的服務職能體現在高校管理的橫向、縱深各個方面。辦公室既為高校領導服務，又為部門、學院、教師、學生服務；既為高校教育服務，也為后勤、保衛服務；既為上級主管部門服務，也為同級院校服務。總之，高校辦公室的服務功能覆蓋面廣，服務對象眾多，服務內容復雜。

2.2協調職能

高校辦公室是高校運行的“調度室”，既擔負著高校內部日常工作的協調，也擔負著高校與外界各種關系之間的協調工作。

2.2.1工作協調。對高校日常活動的時g、地點、出席領導、參與人員、后勤、保衛工作的協調；對公文處理中政策沖突、文件審核、公文部署進行協調；對會議議題、會議審批、與會人員、會議時間地點進行協調；對校園突發事件、公共衛生事件、事故災害、信譽公關等進行協調。

2.2.2關系協調。協調領導之間的關系，高校的領導由于個人認知、工作性質、工作方法、看待問題的角度等等均存在著個體差異，常會使領導在制定決策、處理事務時產生意見分歧，對此辦公室應當掌握了解領導的意圖，總攬全局，從大面出發，做領導之間溝通的橋梁，尋找共同點和平衡點，緩解意見矛盾，去異求同；協調部門之間的關系，高校的組織機構復雜，學院、部門眾多。每個學院和部門都有自己的工作職責和工作側重點，對于各自的發展方向定位不同，很可能會產生利益博弈，高校辦公室就要對此類事件進行協調，與各部門保持聯系，及時發現問題解決矛盾，整合學校資源，提高辦事效率，發揮合力效應；協調領導與部門、師生的關系，高校根據自身發展需要經常會出臺一些政策，這就需要辦公室會同政策起草部門做好對全體師生以及其他部門的解釋工作，確保政策能夠落到實處，在部門或者師生有困難時要做好接待工作，并及時向上級領導匯報，及時解決，并做好安撫工作；協調與校外單位的關系，高校的發展離不開與外界環境的交流與聯系，高校辦公室就要充分發揮窗口與橋梁的作用，經營、發展對外關系，樹立起良好的高校形象，為高校發展創造外部條件。

2.3參謀職能

高校辦公室是信息的集散地，辦公室要收集、篩選、整理各種有用的信息，及時向上級報告；辦公室還應定期開展調研工作，及時獲取發展趨勢與動向，并針對當前問題提出具有針對性、實用性的對策，供高校領導決策參考。

2.4督辦職能

做好上級批示文件與指導精神、高校方針政策的落實情況；做好高校領導布置的工作以及會議、決策的執行情況；抓好學期、年度的工作要點，各單位的目標責任制和階段性目標的完成情況；監督師生反映的涉及到師生利益事項的解決情況。

3.高校辦公室工作職能強化與拓展路徑

3.1強化服務意識，提高服務質量

要增強辦公室人員的服務意識，做到工作無小事，辦事不誤事，辦實事辦好事，對每一項工作都盡職盡責，著眼全局，抓清主次，分清條理，辦事不出錯。一是要簡化工作流程，減少會議數量。要做好會議審核工作，控制會議的次數和規模，合理安排會議時間；簡化接待工作流程，做到公函接待，嚴格按照規定辦理公務活動。二是精簡文件簡報，控制發文數量，規范發文程序。三是糾正服務態度，杜絕推諉扯皮，提高服務效率，另外辦公室還應提供主動，主動參與、思考、創新，認真工作，保證高校的正常運轉。

3.2強化參謀職能，提供發展助力

高校辦公室不僅要處理好日常瑣碎的工作，還應當及時把握國家方針政策與高校教育發展動態，分析當前發展需求，強化辦公室的參謀決策職能，進一步強化信息調研工作，建立起信息調研數據庫；開展專題調研活動，了解師生的關注重點；推動校務公開，促進師生與學校管理層的進一步溝通接觸；加強學習，開展工作研究，關注學校發展的重點難點，提高素養和綜合思維能力，為學校決策提供有價值的信息和參考意見，為學校發展提供基礎。

3.3做好組織協調，積極化解矛盾

高校辦公室在進行協調工作時要掌控全局，突出重點，既保持原則底線，又不失靈活處理。做好重要會議、重要活動的協調工作，會議、活動開始前與相關領導和部門做好溝通、銜接的工作，確保會議、活動的順利開展；對突發事件做好應急預案，及時準確報告信息，杜絕瞞報、謊報、遲報、漏報的現象，協助校領導及時、準確的處理突發事件；協調關系時應做到對上不盲從對下不輕視，按章辦事，團結一致，及時化解各方矛盾，確保高校的穩定。

3.4做好督辦工作，確保上情下達

當前高校已經形成比較科學、完善的管理制度，但是如何確保制度的執行是高校管理工作的一個短板。辦公室的督辦職能是對制度、決策執行的重要保證。因此在辦公室的工作中，不僅要將各項指令傳達到位，還要加強對指令執行的督查力度，確保各教學單位、職能部門的工作落到實處，執行到位，并及時向領導匯報工作進度和效果，以便于決策管理層掌控全局，做更好的發展部署。

新時期的高校辦公室工作充滿了機遇和挑戰，辦公室應當充分發揮職能管理作用，提高工作水平和辦事效率，為高校改革發展事業做出貢獻。

篇5

1.高校辦公室保密工作的內容

1.1 公文保密

高校辦公室負責公文的撰寫與處理及文書檔案的管理工作, 又通過“ 上傳下達” 管理著上級部門及本單位的全部文件, 這些文件大都記載著黨的機密和國家的某些機密事項。

1.2 會議保密

辦公室負責本單位黨委及行政會議的組織安排、文稿起草和會議服務工作, 文秘人員熟悉會議內容, 大多數會議內容是秘密性質的。

1.3交辦工作保密

辦公室直接承辦領導交給的工作, 這些工作有許多是屬于內部的、秘密的, 不宜外泄。

1.4 電話保密

辦公室承接各種電話, 其中有的內容是保密的。

2.當前高校保密工作存在的問題

2.1 現代化設備帶來的保密隱患

目前，高校辦公現代化和自動化程度很高，計算機、復印機、傳真機、刻錄機、掃描儀等辦公自動化設備廣泛使用，各樣的高科技竊密手段常常是防不勝防，甚至手機、打印機、u盤等這些我們日常工作和生活中最常見的物品，如果使用不當，都隨時可能成為竊密泄密的媒介。

2.2 人才流動頻繁給保密工作帶來的問題

由于高校自身的特點，高校的人才流動是很頻繁的。人才流動有利于人盡其才，但過于頻繁流動就會給保密工作帶來了新問題。一些掌握著國家秘密的人才、干部跳槽、離職、調動，會帶走一些國家秘密，給國家帶來了很多不必要的損失。此外，教職工因公或因私出訪的人數也不斷增多，這些人員中的一些是人員。人才流動使一些部門的保密工作交接變得頻繁，常常出現漏交漏接問題。所有這些，都對高校保密工作提出了更新和更高的要求。

2.3 宣傳教育缺乏針對性

高校組織的保密宣傳教育往往形式單一，不夠新穎，理論講解多，演示示范少，校內宣傳多，校外溝通少，網絡信息沒有經過審批程序隨意等情況。制度落實不到位。高校也制訂了相關的保密規章制度，但是沒有將保密工作細化到教學、科研、外事等相關崗位人員，并且缺乏考核監管機制，保密工作形式化，缺乏實效性。對于上崗、離崗的保密人員教育不到位。沒有規范計算機及移動存儲介質的管理及使用，存在計算機連接互聯網、存儲介質與非存儲介質交叉使用等情況。

3.新形勢下高校保密工作的對策

3.1領導重視

領導重視是關鍵。保密工作事關學校和國家安全和利益，領導干部要充分認識做好新形勢下保密工作的重要性和緊迫性，要切實履行保密工作職責，以身作則，帶頭抓好保密工作的組織落實。建立專門的組織機構和專職的保密工作隊伍，形成有效的高校保密工作的管理網絡，確保高校保密工作有條不紊地正常運行。

3.2 加強網絡設施管理，提高網絡防范技術

加強對重要載體的保密管理，規范文件的起草、制發、傳遞、閱讀、保管、使用、復制和銷毀等各個環節；重視對移動存儲介質的保密力度；加強計算機信息系統的安全保密管理，嚴格督促落實安全管理措施，加大對計算機違規與互聯網連接的監督檢查力度，嚴防網絡泄密。

3.3 高校要設置專門的保密辦公室、密碼文件柜、碎紙機、辦公電腦等保密設備

應指定專人負責并加強管理傳真機、復印機等現代辦公設備。對于高校的校園辦公系統以及高校網站要實行嚴格管理，堅決堵塞網上泄密渠道。要指定高校網站的日常管理的責任部門、提供技術支撐服務的責任部門，以及負責監管的責任部門。日常校園網上的公告或信息應由專人負責，要實行上網信息保密審查制度，規范上網信息的程序，做到“誰上網，誰負責”。一方面要增加資金的投入，從技術上提高安全防范能力，改善保密條件，另一方面通過設置權限對各類文件的傳閱進行控制。同時，還要做到計算機與公眾信息網實行物理隔離，杜絕計算機及設備與非計算機及設備交叉使用。

3.4 執行文件保密管理規定

高校的密級文件一般來自于上級部門及相關業務部門，應當委派專人負責做好密級文件的登記、閱讀、清退、歸檔和銷毀等各個環節的工作，傳達密級文件嚴格按照有關的管理規定限制知悉范圍，不上校園系統、不隨意擴散、復印，不擅自攜帶密級文件外出。交換泄密文件或閱讀文件時，應委派專人使用專門交通工具前往，根據工作需要摘抄相關的內容，不復印、不拍照、不攝像，記錄本應當按照同等于所摘抄文件的密級規范管理。

3.5 操作要規范

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當前，我國高等教育體制改革的不斷深入進行，對高校辦公室工作提出了越來越高的要求。高校辦公室管理工作特點較為突出，事務性的工作瑣碎繁雜，在平日工作中已不斷積累、形成了一系列辦事流程，擁有一整套較為完善的規章制度，并在高校發展進程中發揮著重要作用。“北京精神”的提煉，是又一次集中民智、匯集民意、凝聚共識的過程，是推進社會主義核心價值體系建設，推動首都各項事業科學發展的生動實踐。踐行“北京精神”也是高校辦公室踐行社會主義核心價值體系的緊迫要求，辦公室工作人員身處意識形態領域前沿，迫切需要用社會主義核心價值體系端正價值取向，不斷提高自身免疫力。“北京精神”與社會主義核心價值體系一脈相承，體現了社會主義核心價值的基本要求，大力弘揚“北京精神”對營造高校辦公室工作氛圍、凝心聚力具有重要作用。

高校作為培育人才的重要前沿陣地，要大力弘揚“北京精神”，傳承悠久的育人精神，積極踐行“北京精神”，切實加強辦公室工作，拓展思路，把“愛國、包容、厚德、創新”精神融入高校辦公室工作，把“愛國、包容、厚德”作為提升高校辦公室工作人員工作態度的指引，使“創新”成為高校辦公室工作人員工作發展的新坐標，以此促進高校辦公室工作人員不斷轉變思想觀念、完善工作機制、創新工作方法，不斷提高辦公質量和效率，提升管理服務水平。

一、以“愛國”作為辦公室工作的導向

愛國是中華民族的光榮傳統，是“北京精神”的核心，是城市精神最深刻、最顯著的特征，是民族精神的核心，也是民族凝聚力的最重要特征。愛國展現了北京人民憂國憂民、心系國家發展、勇擔時代使命的責任感和強烈的家國情懷，同時也體現了講政治、顧大局、樹正氣、重奉獻的時代精神。愛國要求我們具有大局意識和責任意識，高校辦公室作為學校的中樞機構，工作涉及學校的方方面面，是校內外各種信息的交匯點，也是有效統攬全局、使全校上下圍繞中心工作、協同發展的重要陣地。辦公室工作人員必須緊緊把握大局，認真學習黨的路線、方針、政策，注重黨性鍛煉，增強保密意識，在思想上、政治上與中央保持一致，不斷提高自己的思想道德水平，通過不斷學習提高自身的業務能力和管理服務水平，立足大局，拓寬視野和戰略思維，把辦公室工作置于國家的宏觀形勢和學校具體改革發展穩定的大局中謀劃，深化服務大局意識，推動內涵式發展。在辦公室工作中把這種愛國精神轉化成為學校發展服務的精神，把集體利益和師生員工的根本利益放在首位，為學校教職工和學生服務，以滿腔熱情投入工作中，主動履行崗位職責，有效提升管理服務水平，以積極樂觀的心態迎接工作中的挑戰。

二、以“創新”作為辦公室工作的靈魂

創新是“北京精神”的精髓，即突破常規、推陳出新。它體現了北京積極進取、追求進步的精神狀態。創新是民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力，是時代精神的核心。創新體現了與時俱進、積極進取、勇于創造、勇攀高峰的精神狀態。作為培養高端人才和科技創新陣地的大學，更加需要持續的創新精神，依靠創新贏得主動、贏得優勢、贏得未來。辦公室的工作要處理好繼承與創新的關系，繼承是在創新成果上的繼承，創新是在繼承基礎上的創新。辦公室工作既要遵循其特有的工作特點和運行規律，又要不斷適應新形勢發展的迫切需要，大膽探索、勇于實踐，積極研究新情況、解決新問題，不斷開創辦公室工作新局面。高校辦公室作為學校的綜合協調部門，應積極解放思想、時刻關注學校人才培養和科研創新發展成果，及時總結改革和發展過程中出現的新做法和新經驗，不斷創新工作思路，提升辦公室整體管理服務水平。在某種程度上，辦公室又是高校“宣傳中心”的核心，通過辦公室工作把學校發展過程中適合公開的信息要素通過各種媒介形式進行橫向的傳遞和交流，進一步宣傳、塑造和提升高校的自身形象。高校辦公室工作除有其大學事務工作服務的一般特性外，工作人員在思想上也同樣需要牢固樹立辦公室工作大有作為、大有可為的觀念，不斷強化創新意識，增強創新膽略，大膽創新突破，把本崗位工作思路適時與本校教育辦學定位、創新發展等特點結合在一起，形成工作傳承與創新、基礎性與拓展性相結合的工作理念，從而指導高校辦公室工作的創新開展，并通過創新提升服務學校的工作質量，使辦公室工作向超前、貼近服務轉變，向精品、優質、高效服務轉變，向勇于挑戰、敢于競爭、敢為人先轉變。

三、以“包容”調整辦公室工作人員的心態

包容是“北京精神”的特征，即寬容、容納。在建設中國特色世界城市進程中，北京更需要一種開放的姿態和博大的胸襟，尊重差異、包容多樣、和諧發展。高校是各種文化相互交流、融合的重要平臺和前沿陣地，是高層次人才的培養基地，同樣也是中華文化“走出去”的重要的交流和咨詢平臺。首先，作為高校與外界交流的重要窗口，辦公室應堅持博大寬容、兼收并蓄的良好心態，能夠著眼大局、統籌兼顧，積極開展校內各部門之間、兄弟院校之間的交流與合作，用包容的心態去學習，提升自身的工作能力，提高本崗位的工作效率，從而進一步提升本部門的整體形象。其次，辦公室工作的特點決定了其工作都屬于“幕后工作”，要抱有一種默默奉獻的精神投入日常的工作中，要多奉獻、少索取，多做事、少抱怨。工作千頭萬緒、紛繁瑣碎，只有平心靜氣，將多做事作為責任，作為樂趣，才能做好辦公室工作。辦公室工作強調的是團結協作，每個崗位的工作職責雖有不同，但各項工作都是環環相扣，任何一個環節的疏忽，都會影響整體的判斷和全局的發展。這就要求辦公室工作人員用包容的心態去理解、寬容，嚴于律己、寬以待人，能夠聽取不同的建議意見，形成良好的溝通協作、互幫互助的工作風氣，使辦公室工作有條不紊地向前推進。

四、以“厚德”提升辦公室工作人員的修養

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二、高校辦公室管理中存在的問題

1.對工作職能認識不夠清楚

許多高校辦公室的工作人員不是對口專業畢業的，在參加工作之后由于種種因素而沒有接受相關的系統培訓。因此，在日常的工作中，這些人員只有按照領導的指示辦事，不能提出具有建設性的意見，在遇到狀況的時候，也只能被動的應付，沒有較好的解決方法。此外，在高校辦公室的管理中，還存在著工作任務分配不清和溝通不夠的問題，使得一些簡單的事情搶著做，而一些比較復雜事情卻沒有人去做，導致工作的效率低下，嚴重的影響到了高校辦公室只能的實現。

2.人員的素質較低

在高校辦公室任職的工作人員大多來自于不同的崗位，具有不同的專業背景，同時，大部分的工作人員都沒有接受過管理學當面的專業培訓，缺乏一定的專業技能。此外，由于辦公室的工作人員從事日常管理，忙碌于繁重的事務性工作中，在加上學習各項工作的持續改進，他們只能憑著有限的經驗來進行工作，缺乏運用現代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好適應高校的快速發展和辦公室管理工作的要求。

3.規章制度不夠完善

高校辦公室的工作繁多且較為復雜，每一項工作看起都十分的瑣碎，但卻有十分的重要。目前，許多高校辦公室都缺乏較為完善的管理制度，來統籌和安排日常事務，辦公室的工作紛繁復雜，如果沒有制度來對其進行規范管理，那么辦公室的工作將會陷入毫無章法的境地，使得辦公室工作人員的態度松散，影響到整個部門的工作效率。要想有效的避免這些問題的發生，高校辦公室就應建立一套較為完善的規章制度來對辦公室進行科學有效的管理。[3]

4.辦公自動化的應用不夠完善

隨著信息技術的快速發展，計算機系統及相關的技術在各個領域得到了廣泛的應用，給社會各個方面的發展帶來了前進的動力，同時，教育領域的發展方向也在向著信息化的方向靠攏，高校辦公室的管理也離不開信息系統。在高校辦公室應用先進的設備和技術時，存在著一系列的問題，如：應用人員的素質不高、不能及時對相關的操作人員進行技術指導和培訓等，造成先進設備的利用率較低，局限于文件的打印等工作，信息化技術的不能很好的應用，將會影響到辦公室各項工作的開展。

三、提高高校辦公室管理工作的方法

1.提高辦公室工作人員的服務意識

行政管理工作的基本特征就是服務，辦公室的工作也不例外，因此，高校辦公室人員應放棄舊的思想，確定行政管理就是服務的新思想，努力工作為高校的發展服務，為學校的領導、師生、員工服務，為招生服務和社會機構以及教學等服務。根據高校的教育制度和自身規章制度的變革以及各種新問題、新情況的出現，提供及時的服務，努力學習相關的知識，不斷提高自身的服務水平和質量。

2.加強辦公室人員的培訓工作

辦公室工作人員的思想和業務水平直接的關系到學校行政管理工作的水平，甚至有可能會影響到領導的決策。為了有效的提高他們的理論水平，提高他們的綜合分析、文字表達、組織協調等水平和能力，高校辦公室就應建立相關的制度，加強對辦公室工作人員的培訓。可以從以下幾個方面來加強對辦公室人員的培訓：

2.1利用各種渠道采取多種形式對辦公室工作人員進行培訓，針對培訓人員的不同特點，派選人員參加進修，學習相關的業務等。

2.2加強對辦公室工作的研討，對教育改革和發展的情況進行研究，探討學校制度的改進、學生教師服務的新選擇以及科研等工作的情況，通過這些探討和研究可以有效的提高辦公室工作人員的素質，進而提高辦公室的工作效率。

2.3激勵辦公室工作人員積極工作，努力的提高自身的業務素質。

3.建立和完善高校辦公室工作中的管理體系

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1 學院辦公室的職責

學院辦公室是學院行政工作的綜合協調管理機構，承擔著制定和實施學院的管理制度，當好學院領導的好助手，協調落實學院領導布置的各項工作，溝通學院上下，負責學院與學院之間、學院與部門之間及學院與外界之間的聯系，服務于教學、科研的第一線，保障學院各項工作的正常運行。

雖說，每個高校的二級學院辦公室工作內容略有不同，但大致上以下幾點是共通的：1）負責組織起草學院綜合性工作報告、總結、計劃和決議等文稿，擬定學院規章制度，以學院的名義通知、決定等公文。2）組織、安排、協調學院綜合性工作及全院性重大活動，安排各類院級或承辦校級會議，確定議程，做好記錄并督促檢查會議決議的貫徹執行情況。3）協調安排學院領導的重要工作日程并協助處理學院日常工作。4）辦公用品的采購、分配等管理工作。5）綜合檔案的收發、登記、批閱、傳閱、歸檔的管理工作。6）學院對外宣傳，網站管理。7）負責學院外事、對外聯絡及接待工作。8）學院黨政公章及學院領導印章的使用和管理。9）學院日常的綜合治理和精神文明建設。10）學院領導交辦的其他工作。

2 行政管理人員的基本要求

很多人認為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術含量的工作，每天無非是做一些繁雜的事物，專業技能要求不高，隨便抓個人就可以勝任[1]。確實高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級學院，每天都承擔各類的事務，這些工作不僅來源于學院領導，而且來源于學校的其他行政部門，學院辦公室更需要面對不同的部門，如人事處、計財處、對外交流處、宣傳部、保衛部等等，每一項工作都要求行政管理人員專業而且高效的完成，工作復雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協調能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學習能力，方可勝任工作崗位。

3 行政管理人員的現狀

近年來，隨著社會的整體進步和國家對高等教育重視程度的提高，尤其對高校師資隊伍的建設投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個尷尬的位置，發展相對明顯滯后。

3.1 “邊緣化”

高等教育的空前發展，使得教師的主體地位得到強化，隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來說，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產生了被“邊緣化”的危機感[3]。

3.2 壓力、職業地位

行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經常處于繁雜的超負荷運轉狀態，特別是在高學歷人才云集的高校，行政管理人員的學歷相對較低，這也成為一種無形的壓力。

職業地位主要體現在職業認同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學、科研，輕行政”的傾向，學校的主要領導是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無法找到職業地位和自我成就感，長期以往，心理上產生一種不平衡，產生職業倦怠情緒。

3.3 管理隊伍青黃不接

高校自擴招以來，為保證高校教育質量，將引進人才計劃的重點安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠，使得管理人才望而卻步，逐漸導致行政管理隊伍結構失衡，處在青黃不接的狀態。

4 如何實現學院辦公室行政管理隊伍建設

4.1 按需設崗，按崗擇人

高校二級學院辦公室作為基層管理機構，承擔的工作復雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡、統一、高效”的原則按需設崗、按崗擇人，以面向社會，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時還要不斷的優化辦公室行政管理隊伍的學歷結構、能力結構、年齡結構等等，確保建立一支人際關系和諧，能力互補、工作熱情飽滿的隊伍。

4.2 樹立“以人為本”的觀念

樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學、科研放到同樣的層面上來抓，貫徹“人本管理”的思想，引導行政管理人員調整心態，明確工作目標，認識管理的重要性，樹立濃厚的服務意識，尤其是“超前服務”的觀念[4]，只有這樣的管理隊伍才能充分發揮主動性和創造性。

4.3 提高自身素質

行政管理人員的能力直接影響行政管理的效果，因此應該鼓勵管理人員參加多種形式的培訓，改善知識結構，全面提高自身的素質[5]。此外，管理人員必須具備較強的政治素質和專業素質，在實際工作中，鍛煉工作協調能力、溝通能力、應變能力和創新能力，提高管理工作的實效。

一所好的大學，離不開教學、科研工作的支撐，一流的師資隊伍，也離不開一支好的行政管理隊伍，因此，我們一定要轉變觀念，重視行政管理隊伍的建設，尤其是二級學院管理隊伍的建設，只有基層的隊伍建設好，才能建設一支專業程度高，服務理念強的高水平高校行政管理隊伍。

【參考文獻】

[1]劉占國.芻議高校行政管理中出現的問題及解決方法[J].教育教學論壇，2013（3）：16.

[2]李楓，于洪軍，陳建華.現代大學制度下高校辦公室管理創新[J].辦公室業務，2011（5）：37-38.

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文章編號:1004-4914(2010)10-110-02

高校后勤社會化改革以來,高校后勤無論是硬件設施還是服務質量都得到了大幅提高,高校后勤集團辦公室的工作范圍也隨之不斷擴展,大致包括日常行政、人事、質檢、檔案、黨務、宣傳、工會七大內容。

高校后勤集團辦公室工作時效性強、工作量大、工作要求高、突發事件多。辦公室工作人員往往需要加班加點,很多工作都只能是疲于應付。多做事,把事做好,是高校后勤集團領導對集團辦公室工作人員的要求;少加班,輕松面對工作,是高校后勤集團辦公室工作人員的共同呼聲。如何才能讓領導滿意,讓自己舒心?不斷提高工作效率是唯一的出路。

一、規章制度是基礎

首先要明確崗位職責,實行崗位責任制。要做好高校后勤集團辦公室工作,著眼于“事”,應將每一方面的工作都落實到人;著眼于“人”,應明確每個人所負責的事,做到“事事有人管,人人有事做”,這樣才能保證辦公室日常工作的有序開展。其次要制定工作流程,規范管理行為。建立一套符合客觀規律和實際需要,且行之有效的工作流程,既能使自己有章可循,也能使他人有據可依。工作流程的制定宜以“事”為線索,以流程圖的形式表述,流程中應明確各環節的負責部門,甚至負責人;需要填寫表格的對外業務,應提供樣表。

實踐表明,簡單明了的崗位職責及工作流程圖,不僅可以提高辦公室的工作效率,還能在最大程度上獲得領導的認可和同事的支持。

二、人員配置是前提

在認識上,領導要充分肯定辦公室的窗口與中樞地位,充分肯定辦公室工作的重要性,充分肯定辦公室工作人員的貢獻;在數量上,要根據辦公室具體的工作量足額配置人員,具體可參照表1;在思想素質上,要挑選淡薄名利,甘于奉獻,具有強烈事業心和責任感的人員充實到辦公室隊伍中來;在業務素質上,要能滿足工作的專業需要,優先考慮有專業學習背景或有相關執業資格證書的人員;在年齡結構上,盡量做到老中青相結合,以年輕人為主,辦公室主任盡可能任命年齡稍長者;在性別結構上,要做到男女比例基本平衡,女性稍多于男性。

三、總結規律是關鍵

辦公室事務多,但不是每天都很多;辦公室人員很忙,但不是每天都很忙;辦公室臨時性工作很多,但也有很多工作有規律可循。凡事預則立,不預則廢。辦公室對工作的預見能力越強,計劃越周密,工作自主性就越大,準備工作就越充分,工作效率就越高,工作質量就能得到保證,員工的工作狀態也就會比較輕松。探尋高校后勤集團辦公室工作規律,主要有兩條途徑:一是從學校、集團、本部門制定的年度工作計劃與要點及一些專項工作文件提煉需要后勤集團辦公室負責的具體工作及進度要求;二是根據歷年工作經驗總結出何時需要完成什么工作。以湖南農業大學后勤集團辦公室為例,下列工作是每年都需要完成的:1月,人事考核、評獎評優、后勤服務質量考核、后勤服務經費測算;2月,放寒假相關工作、寒假前服務質量與安全大檢查、慰問職工;3月,開學準備、務虛工作;4-5月,黨務評估、職稱申報;6月,放暑假相關工作、撰寫上半年工作總結與下半年工作計劃、暑假前服務質量與安全大檢查、黨風黨紀教育;7-8月,設備設施維修、新進人員崗前培訓;9月,迎接新生入學、更新網站與宣傳櫥窗內容;10月,組織參加校運會;11月,檔案檢查;12月,撰寫當年工作總結與次年工作計劃、整理檔案。辦公室各業務主管應全面總結工作規律,熟知每天、每月、每學期、每學年需要做什么,提前做好準備,這樣就能保證有比較充裕的時間來處理一些臨時性的工作。此外,在集團范圍內組織成立合唱隊、舞蹈隊、籃球隊、足球隊,舉辦晚會、演講賽、歌詠比賽等也都能起到分解工作量的良好效果,日后參加學校組織的相關活動,就能高質、高效地組織隊伍和節目。

四、工作創新是核心

用發展的眼光來看,工作中面臨的任務問題都能通過硬件投入或軟件改進得到解決。辦公室工作人員要敢于面對困難,深入分析問題存在的原因,探討解決問題的途徑。“創新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發達不竭的動力”。創新運用于高校后勤集團辦公室工作,能極大地提高辦公室工作效率。

1.工作設備創新。打造信息化、自動化的工作平臺能明顯提高辦公室工作效率,如配置較為先進的電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、刻錄機、照相機、錄像機、投影儀、錄音筆、移動硬盤等。

2.工作技能創新。辦公室系統要不斷提高網絡運用水平,大力推進無紙化辦公,充分運用QQ、E-mail等公共網絡資源及自主開發的校園政務系統、手機短信平臺、專業管理軟件等專用資源,達到“無紙勝有紙,無聲勝有聲”的境界。

3.工作思路創新。辦公室工作人員要解放思想,實事求是,開拓進取,敢于突破“只防出錯、不求出新,只求保險、不擔風險,只循陳規、不探新路”的思維定式,敢于克服唯書唯上、照搬照套的行為慣性,不斷尋求工作新思路,不斷探索工作新方法,不斷總結工作新經驗,努力開創工作新局面。

4.工作知識創新。當今社會,科技發展日新月異,辦公室的設施設備必然會隨之更新換代,工作手段也必然會推陳出新,這就要求辦公室工作人員與時俱進,不斷學習。辦公室工作人員要多到本校兄弟部門(下轉第115頁)(上接第110頁)及兄弟高校的相應部門參觀學習,要積極爭取參加行業的專業培訓與交流,要建立集中學習與研討的制度,從而不斷提高辦公室工作人員的整體水平。

5.工作方法創新。處理好對上與對下的關系,既服務好領導,又服務好基層;處理好被動與主動的關系,準確把握辦公室工作的規律性、靈活性、前瞻性;處理好繼承與創新的關系,在繼承好傳統、好做法的同時,不斷在實際中探索新方法、新途徑;處理好大事與小事的關系,大事不含糊、小事不輕為、抓大不放小;處理好做人與做事的關系,老老實實做人、踏踏實實做事。

五、激勵機制是保障

1.物質激勵。高校后勤集團辦公室工作人員年齡偏輕,有些甚至是剛剛參加工作的大學畢業生,沒有積蓄,而結婚生子、人情往來、贍養父母、買房買車等一些實際問題都將接踵而來,這些都需要員工的工作收入來支撐。對員工的物質回報是對員工最基本的,也是最直接的激勵。客觀地講,集團辦公室工作人員在高校后勤集團中是屬于素質較高、任務較重、貢獻較大的群體,其收入整體上應處于中上水平。在辦公室內部,收入的多少又應與具體崗位和工作質量掛鉤,引導辦公室工作人員勇挑重擔,力創佳績。

2.榮譽激勵。高校后勤集團辦公室工作人員學歷較高,絕大多數都具有本科學歷,近年來,碩士、博士也大有人在,屬于典型的知識分子。知識分子的身份使得他們非常看重單位、領導、同事對他們的理解、信任、表揚與肯定。集團在分配評獎評優指標時應對辦公室有所傾斜,有條件的還可設立一些單項獎勵;在設立兼職組織時,如服務質量考核小組,應將辦公室相關工作人員作為主要成員納入,肯定其在業務上的權威和核心地位;在員工開展具體業務時,應給予相關工作人員足夠的空間,鼓勵獨擋一面地開展工作,鼓勵創新,允許在可控范圍內出現失誤。

3.教育激勵。高校后勤集團辦公室工作人員屬于知識型員工,非常看重自身知識的不斷更新與綜合素質的不斷提升。集團應根據需要選派相關工作人員參加職業資格證書方面的培訓,如秘書、內審員、人力資源管理師等,提升辦公室工作人員的業務能力;應提供機會讓辦公室工作人員外出參觀學習或經驗交流,開闊辦公室工作人員的工作視野;應鼓勵辦公室工作人員申報各級各類科研課題,甚至在集團內部建立科研基金,增強辦公室工作人員的研究能力;應鼓勵辦公室工作人員在職攻讀學位,予以報銷部分費用,提高辦公室工作人員的理論水平。

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高校改革的進行以及高校競爭逐漸激烈，高校對于辦公室工作人員的管理工作要求也逐漸提高。在新時期加強高校辦公室工作人員的思想政治素質對于提高當前辦公室思想政治工作的效率和質量有著十分重要的作用。開展辦公室工作人員思想政治工作的重要性主要表現在以下幾個方面：

（一）提高辦公室工作人員的思想素質思想政治工作在當前的辦公室工作中發揮著十分重要的作用，思想政治工作的開展對于提高當前辦公室工作人員的思想道德素質有著十分重要的作用。通過思想政治工作的開展，辦公室工作人員對于工作的認識逐漸增加，對于企業的發展也有所認識，工作人員的思想覺悟有所提高，這對于工作人員整體素質的提高有著十分重要的作用。

（二）提高辦公室工作人員的工作質量當前高校辦公室工作逐漸增加，不僅僅要做好教學工作同時還需要做好高校的學生管理工作。通過加強思想政治教育工作可以有效地提高當前辦公室工作人員的工作積極性和工作責任感，這有利于提高當前辦公室工作的效率和工作水平。思想政治工作的開展使工作人員的工作責任感逐漸加強，使工作人員認識到高校管理工作的重要性，工作的效率有所提高。高校對于辦公室工作人員的工作要求逐漸提高，不僅僅要掌握相關的辦公知識，同時還需要掌握計算機等知識，通過加強思想政治教育工作可以有效地提高工作人員的工作質量，減少工作人員的工作壓力，這對于辦公室工作的改善有著十分重要的作用。

（三）協調辦公室工作人員的關系隨著高校的學生擴招，辦公室工作人員數量也有所增加，辦公室工作人員的管理工作也逐漸復雜，如何協調辦公室工作人員之間的關系，成為當前辦公室工作管理的重要組成部分。加強當前辦公室工作人員的思想政治工作對于改善當前辦公室工作人員之間的關系，協調當前的工作，促進員工之間的合作有著十分重要的作用。通過思想政治工作的開展對于辦公室工作人員的管理也提供了眾多的方便，這對于今后公司的發展有著十分重要的作用。

辦公室工作人員思想政治工作改善建議

近年來國家對于高校教育的重視逐漸增加，高校的規模和數量都有所增加，高校的學生數量也有所增加，辦公室工作人員也隨著增加，辦公室工作作為當前高校管理的重要的組成部分，辦公室工作質量直接影響高校的發展。思想政治工作作為高校辦公室工作的重要組成部分，對于提高辦公室工作人員的整體素質，促進高校整體工作水平提高有著十分重要的作用，這對于今后高校的發展有著十分重要的作用。由于當前高校辦公室工作的重視不足，辦公室管理方式和管理水平都有待于進一步提高。

（一）重視辦公室工作人員的思想政治工作作為辦公室工作的重要組成部分，思想政治工作對于改善人們的思想認識和職業道德素質有著十分重要的作用，在今后的辦公室工作中需要進一步重視思想政治工作的重要性。隨著高校工作的改革，對于工作人員提出了眾多的要求，高校需要進一步加強辦公室工作人員的思想政治工作，更好地適應和促進高校發展中提出的新要求和新挑戰。高校的辦公室工作歸根到底是關于人的管理工作，在管理工作中加強人們的思想教育對于改善辦公室工作人員對于這一工作的認識和對學校發現的認識有著十分重要的作用。辦公室工作對于高校的發展有著十分關鍵的作用，因此辦公室管理人員需要充分重視思想政治工作的重要性，同時也需要不斷加強思想政治工作的開展，提高辦公室工作人員對思想政治工作的認識，并且能夠積極重視思想政治工作，提高當前辦公室工作的質量，更好地適應高校發展的需要。

（二）豐富辦公室思想政治工作的內容隨著高校改革的進行，當前的辦公室工作逐漸復雜，對于辦公室工作人員提出的要求和挑戰也逐漸增加，辦公室工作人員的思想政治工作也需要不斷完善和提高，這樣才能更好地適應辦公室工作的需要。一方面辦公室工作人員思想政治工作內容需要與時俱進。高校的工作量逐漸增加，加強辦公室工作人員之間的團結合作精神，培養高校文化有著十分重要的作用，在辦公室工作人員工作中可以適當地增加一些有利于員工之間團結合作的工作內容，積極提高工作人員的工作積極性，加強員工之間的團結協作。另一方面辦公室工作思想政治工作內容需要結合辦公室工作中存在的問題。思想政治工作不僅僅是一些員工政治工作內容，同時還需要結合當前高校發展現狀，結合高校發展中存在的問題進行辦公室思想政治工作，在高校辦公室思想政治工作中加強一些關于高校自身文化的內容宣傳，這不僅僅有利于辦公室工作人員了解學校的文化，同時還有利于高校文化建設。

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高校辦公室居于學校管理系統的中心地位，是協助學校領導辦理專門事務、輔助處理日常工作的部門，它在高校運行過程中的地位和作用不容忽視。

1.高效辦公室管理工作的地位

第一，現行高校領導多是主要學術帶頭人，學術成果對學校而言，重要性不言而喻，辦公室作為領導的重要參謀與助手，其必須讓領導從瑣碎的行政事務中脫離出來，使其有更多的精力用于學術研究等其它重要事項，同時辦公室必須得供領導決策等的基礎數據，當好行政領導的得力助手。第二，學校辦公室承接校級機關領導指示，協調職能層，領導院級辦公室工作開展，統籌全局，推動整個學校正常運轉。第三，辦公室是聯絡上下左右、溝通四面八方的“窗口”，對校外來訪人員，要進行接待；對校內有關事項，要及時宣傳公布，可以認為高校工作作風和精神面貌等展示的優劣，高校辦公室起著關鍵影響。

2.高效辦公室管理工作的作用

第一，高校辦公室作為重要職能部門，它必須為教學、科研營造良好的氛圍，為學校的有效運轉提供有力的保障，服務職能是高校辦公室的最基本職能。第二，作為學校的綜合管理部門，高校辦公室重要職責之一是協調，它必須協調好校內教學、科研等的各種事項，保證機構高效、規范運轉，同時必須做好高校與其它院校、企事業單位、政府機關單位及新聞媒體等的協調工作。第三，學校辦公室在做好基礎教學、科研管理的同時，必須為相關部門甚至校領導班子提供基礎的教研數據供參考，或者進行深入細致調研，取得準確的一手材料為領導獻計獻策。第四，對領導決策、落實批示等的后續跟蹤落實，必須依靠高校辦公室的督促檢查來推動，保證執行效率。

二、高效辦公室管理存在的問題剖析

在充分認識了高校辦公室管理工作的地位和作用后，本部分將從現行高校的運行現狀出發，對高效辦公室管理過程中存在的問題作進一步的剖析，具體如下。

1.職責模糊，目標不清

高校辦公室要發揮最大功效，為領導、師生員工提供一流服務，從而在高校改革和發展中起到更大的作用，就應當先明確辦公室的職能和工作目標，這也是廣大企事業組織必須首先明確的目標。隨著現行高效競爭日趨激烈，以及結合高效行政領導的管理風格，高校辦公室在“什么權利”“多少權力”下放院級辦公室方面正不斷地探索與實踐著，同時隨著高校的不斷擴招，學生、教師數量都在急劇的增多，因而辦公室機構人員也必然增多，而在這過程中，如果準確定位職責，明確目標，必然成為辦公室管理的一大新挑戰。伴隨著管理過程中各式新情況不斷涌現，相互扯皮現象十有發生，工作效率較低。此外，辦公室工作涉及范圍不斷增大，復雜性不斷增強，辦公室人員的思想觀念還沒能完全轉變過來，束縛在原有的管理思維之中，缺乏管理的主動性和積極性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成辦公室職責目標不明確，角色定位不清晰，不適應新形勢下辦公室管理的發展。

2.機構配置不盡合理，人員素質有待進一步提高

受現行高校機構改革以及高校擴招等影響，結合上述高校辦公室職責不清、目標不明的剖析，現行辦公室內部機構配置不盡合理，加上行政工作量化考核不明顯，激勵不足，辦公室人員間工作態度不太主動積極，責任心還有待加強。經過了解，雖然現行高校行政機構人員多通過考試選拔進入，但本身專業性不強，工作思維、理念等也有差入，況且較早期的進入人員，多是留校學生或通過一定關系進入，人員整體素質還有待提高，能力有限而至遇到新事物、新問題措手不及，這些方面對于辦公室管理職能效用發揮而言是一巨大的挑戰。

3.管理創新不足，理念相對落后

面對高校改革，學校辦公室的管理職能范圍不斷擴大，工作任務量也不斷增多，同時面對著激烈競爭，學校領導等對辦公室工作的要求也不斷提高，這就促使辦公室應該不斷創新管理方式，提升管理效能。但現實情況卻不容樂觀，多數辦公室人員都在忙于日常瑣碎事務而無暇思想如何創新管理方式。同時，現行辦公室人員的整體素質相對偏低，非科班出身而導致的管理理念落后，在這方面其本身無所能為。作為事業單位，高校的行政人員不乏混日子人員，而這些人又進一步拖累整個高校辦公室管理效能提升。

4.機制體制不完善，有待規范化

辦公室各項制度還沒有根據新時期的要求而作出相應調整，缺乏比較規范科學的管理體系。崗位職責不清晰，導致辦公室的工作要做什么，做到什么程度，辦公室工作人員各自要完成什么目標，都缺少一定制度的規范，工作中存在拖拉推諉現象。各種日常工作缺少相應的制度規范，并且對突發事件預計不足，考核評價標準模糊，獎懲制度也尚未明確，都已不能滿足當前實際工作需要。只有健立一套健全的管理制度，讓辦公室人員共同遵守辦事程序和行為準則，這樣才能讓辦公室管理工作規范化，遇到新事務，或緊急問題，也能通過應急預案有效處理，否則在碰到復雜問題之時，往往忙于應急處理，思想方式全靠人為賦予，無章可循，很難適應辦公室工作的要求。

三、高校辦公室管理效能提升對策

根據上述對高校辦公室管理問題的剖析，現針對性的提出如下管理效能提升對策：

1.轉變職能，明確職責

明確具本工作內容，科學制定工作計劃，形成合理的目標管理體系，才是現行高校辦公室應當追逐的目標，傳統的埋頭苦干、奉命撰文、照章行事等工作方式已不適應新時代的發展趨勢。在現今形勢下，要想做好辦公室管理工作，其本身必須首先明確目標，轉變職責，即：（1）以轉變行政管理職能為前提，減少直接管理，理順黨、政、群三者及政府職能部門、各高校的關系，達到職能合理配置的目標。（2）結合職能目標，重新審視界定辦公室職能，把控好高校改革現狀以及未來發展趨勢，細化辦公室具體業務內容，明確負責人員職責。（3）科學制定工作計劃，形成辦公室管理的目標責任體系，保證工作落實到位，事事有人負責，追究責任清晰明確。

2.提升人員素質，強化隊伍建設。

辦公室職能發揮的好壞、工作水平的高低，關鍵在于辦公室人員的素質，建立一支教育觀念新、業務能力強的辦公室隊伍，是提高高校辦公室管理水平和管理效能的重要途徑。因此，如何提升人員素質，強化隊伍建設是，可通過：（1）提高辦公室工作人員的思想政治素質，增強崗位責任感和工作使命感，強化培訓，提高其現代科學管理能力、調查研究能力、綜合協調能力、文稿處理能力、服務決策能力、突發事件應變能力等。（2）針對性的選送素質能力較高的人員到優秀單位進行系統學習，培養辦公室管理專門人才。（3）根據實際情況，合理設置崗位，制定相應職責，通過對全體人員的通盤考慮及有效考核，將合適的人員安排到合適的崗位上，最大化每一個人工作效率，以此促進人員配置效率提升。

3.創新管理方式，學習先進理念。

樹立新的管理理念，創新管理方式，對提升辦公室管理效能發揮著十分關鍵的作用。首先，每個人在工作過程中都是一個不斷學習提升的過程，對于自身的管理工作而言，只有學習先進管理念，才會有不一樣的管理思維，才有可能創新管理方式。其次，強化激勵考核，做到考核量化、客觀、公正，考核結果正確使用，激勵效能有效發揮，當然這也可以通過培訓，兄弟單位的考察學習等途徑去實現。最后，管理效用的顯現是一個長期的過程，從而要求管理方式的推進也必須持續化，學校辦公室必須采取多種途徑，多種方式，通過不斷地實踐、修正、完善，將管理效能最大化。

篇12

一、高校二級院系辦公室管理人員工作現狀及原因分析

（一）管理的范圍廣、內容多、任務繁重、工作人員壓力大。

作為二級院系的綜合管理部門，辦公室人員管理內容涉及財務、資產、設備、人事、宣傳、科研、實驗室、制度建設、后勤保障等諸多工作，內容多，范圍廣。從人員配備的情況來看，二級院系辦公室一般只配備一名管理人員，但從事的管理事務十分繁重，涉及的范圍十分廣泛，有的甚至相當瑣碎，要求投入大量時間，花費許多精力。除了工作要面面俱到外，學校的人事政策、薪酬制度、領導風格、人際關系、家庭因素、經濟因素等也是辦公室管理人員的壓力來源。因此，這對于辦公室管理人員的綜合素質包括業務素質和心理素質提出了極高的要求。

（二）人員素質水平參差不齊，直接影響到辦公室工作的有效開展。

從現狀來看，高校二級院系辦公室管理人員的素質水平參差不齊。由于入職的門檻比較低，很多高校二級辦公室人員都是在高校內部的輔導員或者教學秘書中抽調或者選派到辦公室管理崗位，某些甚至是受聘的本校本科畢業生，人員的學歷大專、本科、碩研不等，人員的專業背景亦各不相同，而真正是管理專業背景的并不多見，人員的工作經歷和管理水平更是差別巨大。這些都將直接影響到辦公室各項工作的高效有序開展。

（三）辦公室管理人員疲于事務性工作而疏離自身專業學習。

由于辦公室管理工作千頭萬緒，除了事務性工作不斷外還要隨時應對各種突發性的事件，除了有效協調和處理部門之間、領導和教職工之間、行政人員和教師之間的意見分歧和工作矛盾外，還要做好組織、調查和研究工作，以為領導決策和指導工作提供可靠的依據，做好領導的參謀和助手。因此，辦公室管理人員往往疲于各種各樣的、瑣碎的事務和處理各種復雜的關系之中，沒有時間和精力提升自身的業務水平和管理能力，而對于不是高校教育管理專業背景的人員更沒有完整的時間完成自己所在學科領域的教學、科研和學歷的提升。這往往造成教育資源的嚴重浪費，從事辦公室管理人員漸漸疏離和淡化所學專業。

（四）管理工作未得到領導和師生足夠的重視、管理人員容易產生職業倦怠。

辦公室管理的工作的重要性未得到領導和老師的足夠重視，目前很多高校院系認為辦公室管理人員的定位僅僅局限于學院的“管家”，認為只是做好學院的后勤保障即可；某些學生甚至將辦公室人員當成了物管人員；某些老師認為管理人員做的都是沒有技術含量的工作，付出的勞動量遠不如教師，這是導致二級院系在績效分配時的主要矛盾根源。對辦公室工作的不了解和錯誤的想法將影響到辦公室管理人員工作的情緒和動力。面對繁雜瑣碎的事務和人員自身的工作壓力，辦公室管理人員極易產生職業倦怠，嚴重影響工作效率。

從已有的高校人事激勵機制和制度看，高校管理人員的職稱評聘、學歷提升、績效考核、薪酬福利等制度的建設均不完善。高校管理人員屬于教輔人員，在政策和制度的制定上未得到足夠重視，是一個極其容易被忽視的高校弱勢群體。

二、應對策略

（一）二級院系辦公室管理人員要認準自身的職業角色定位。

首先，辦公室管理人員要牢固樹立服務觀念，辦公室所開展的一切管理工作均是為學院的領導、教職工和學生開展服務，服務是辦公室管理人員工作的宗旨，也是辦公室工作的核心。其次，辦公室管理人員是院系領導的參謀助手，辦公室管理人員在工作中要善于收集可靠有用的信息，通過綜合分析和判斷為領導提供有建設性的意見。再次，辦公室管理人員要善于協調處理各種矛盾和關系，為領導和教職工排憂解難。只有認準了自身的角色定位，辦公室主任才能明確辦公室管理的職能目標，圍繞學院的核心工作，以大局為重，有針對性地為領導和師生開展服務。

（二）完善激勵機制和制度建設，增強管理人員工作原動力。

就現行高校針對管理崗位職員的職稱評聘、崗位晉級、學歷提升、績效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情況看，由于受到高校崗位職數的限制，高校不得不在人員的在崗年限和工齡等非智力因素方面設置較高的條件，這使得絕大多數處在管理崗位的辦公室管理人員在崗位晉級、提高收入水平上處于相當被動的地位，某些高校甚至限制管理人員參與職稱評聘，辦公室管理人員無法同教師崗位的教職工一樣通過職稱的評聘提高自身的社會地位和收入水平。這極大地挫傷了管理人員工作的積極性，削弱了辦公室管理人員的工作熱情和動力。因此，高校和有關教育管理部門亟須改革和完善高校管理人員的有關政策和制度的制定，以人為本，為管理人員的進修、培訓、學習、晉升提供更多的有效途徑，在關注教師的職業生涯規劃同時應關注高校管理人員的職業生涯規劃，為管理人員的職業生涯發展創造更好的條件，從而消除管理人員的職業倦怠感，增強管理人員的工作原動力，推動高校各項事業的和諧發展。

（三）加強管理業務學習和培訓，提高辦公室管理水平。

1.為了適應高校辦公室管理工作的需要，辦公室管理人員必須具備一定的思想政治水平。辦公室主任更加要求做到政治可靠、作風正派、認真負責、任勞任怨。辦公室管理人員必須不斷提高自身政策認知水平，防止出現原則性錯誤。

2.高校有關部門應努力創造條件給辦公室管理人員提供相關業務培訓，使其掌握各項事務的特點和處理辦法，遇到問題做到忙而不亂。

3.辦公室管理人員要提高自身的綜合素質修養，特別是現代化辦公信息處理、組織協調、輔助參謀和突發事件的應變能力等。在平時工作中不僅要積累經常涉及的文秘、財務、管理、制度及檔案方面的知識，而且應自主學習并掌握高校管理管理研究的理論和規律，并完成相關的科研工作。

4.辦公室管理人員要加強身心鍛煉，只有具備強健的體魄和樂觀積極的心理，才能從容應對工作壓力和各種挑戰。

（四）加強與部門、領導和師生之間的交流，化解矛盾。

管理人員自身應加強與部門、領導和師生之間的溝通交流，想方設法地努力提高服務質量，達到讓領導滿意、教師滿意、學生滿意、職能部門滿意四個職能目標，這樣才能獲得領導、師生和職能部門的理解和信任，減少不必要的矛盾和誤會，才能真正做好辦公室管理工作。

三、結語

隨著高校改革的不斷深化，高校二級辦公室管理人員要解決目前工作和發展面臨的困境，需要自身、學校管理者和教育主管部門的多方努力。管理人員要明確角色定位，在切實為師生做好服務工作的同時加強自身綜合素質和專業能力的提升，為職業后續發展打下堅實的基礎；學校管理者和教育主管部門要對高校辦公室管理機制體制、管理崗位晉級辦法、管理考核辦法等環節進行深入思考和探索，提高辦公室管理人員工作水平和工作積極性，從而更好地為高校的事業發展提供保障。

參考文獻：

[1]李亮.高校辦公室管理人員工作壓力及應對策略探討[J].現代商貿工業，2010（22）.

篇13

高校二級學院行政辦公室是二級學院機構的一個重要組成部分，它與二級學院的其他機構如教學辦公室、學生辦公室等相比又有自身的特點，有自身的職能范圍。明晰高校二級學院行政辦公室工作職能，良好開展二級學院行政辦公室工作，對提高高校辦學管理水平和構建現代教育體系具有較大的現實意義。文章試對二級學院行政辦公室職能進行淺析，并對如何良好地開展二級學院行政辦公室工作進行思考。

一般來說，二級學院行政辦公室主要包括綜合管理職能、助手和參謀職能、服務與協調職能等職能。高效、有序是行政管理工作追求的目標，這除了要求二級學院院長以身作則、工作人員克己奉公、踏實肯干外，還應根據其工作職能的特點和要求，有針對性地開展工作。

1 綜合管理職能

二級學院行政辦公室是學院的綜合性辦事機構，其綜合管理，是行政辦公室職能的重要組成部分。其綜合管理職能主要包括資源和資料管理、行政事務處理、對外交流等工作。

其中資源、資料管理包括：人事管理、職稱管理、檔案管理、財產物品管理及國有設備資料管理等，為學院的教學、科研和學科建設等做好服務工作。這要求工作人員了解熟悉相關的規章制度、政策法規，要有資料登計造冊以及數據統計、分析、管理的業務能力，并要與學校各管理部門建立良好的信息交流渠道，積極與其他部門交流管理經驗，提高管理水平。

行政事務處理包括草擬公文、組織會議、收集處理信息、接待來訪人員等多項業務。這些事務瑣碎繁雜，要求工作人員有耐心、能用心。

2 助手與參謀職能

行政辦公室既是二級學院的綜合辦事機構，同時在落實學院各項措施中發揮著助手、參謀的職能。二級學院行政辦公室在處理好日常管理事務的同時，還應當積極發揮助手、參謀的職能，為領導層決策提供盡可能多的便利。首先工作人員要在充分調查研究的基礎上，掌握全面有效的各種信息，并對信息進行甄別、去偽存真，及時、準確地為領導提供決策依據。同時還要深入思考決策的各方面因素，充分結合學院內外的客觀情況，及時提出相關的合理化建議。最后，決策實施后，工作人員需要充分地對決策效果進行跟蹤，對決策結果進行分析、評價，并及時反饋到學院領導層，以便對決策不斷完善和改進，為學院的各項工作能夠順利開展提供強有力的輔助。

3 服務與協調職能

學校的工作中心體是學生，學校的工作重心是教學，為廣大師生提供服務是二級學院行政辦公的基礎職能，同是還是二級學院的一個窗口，同時也應良好地向其他部門、其他機構與個人團體，提供職責范圍內的服務（如咨詢、聯系、提供信息等服務）。這些服務工作，很平凡普通，但它們影響到行政辦公室工作的正常開展與否，影響到辦公室綜合管理參謀、助手等職能的發揮，甚至影響到全院工作的順利推進。

二級學院行政辦公室還具有二級學院內部、二級學院與學校其他部門之間以及校外交住的交流協調職能。在處理二級學院內部、二級學院與學校其他部門之間以及校外交住這些關系中，均需要行政辦公室工作人員進行協調，處理、緩解各種矛盾與沖突，保證工作的有序開展。其主要體現在部門領導間關系的協調，在涉及學院發展、教師的利益相關制度辦法等事務時，需學院黨政領導通過召開黨政聯席會等充分進行溝通、交流，行政辦公室也要綜合領導中的不同意見，消除領導間存在的分歧和矛盾，促成一致認識，保證工作順利推進。在領導與教師之間關系的協調上，二級學院的行政辦公室起到橋梁的作用。促進領導和教師之間的溝通、交流，使領導能準確把握院情，以提出相關政策。行政辦公室作為二級學院對外交流的重要窗口，做好聯絡兄弟學院和校內職能部門以及對外宣傳等工作，提高對外公關的效能，提高二級學院在校內外的整體形象，這是展示學院發展的一個重要窗口。

4 結語

高校二級學院辦行政公室對提高高校辦學管理水平和構建現代教育體系具有較大的現實意義，要充分發揮其重要作用，不斷提高工作效率，強化工作水平，使其能高效有序地運作，為高校乃至高等教育發展做出應有的貢獻。

參考文獻

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