引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校宣傳辦公室范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
高校作為培養(yǎng)人才、傳播知識(shí)和科學(xué)創(chuàng)造的重要場(chǎng)所,在全社會(huì)的影響范圍之大、牽涉層面之廣、帶動(dòng)效應(yīng)之高都是不言而喻的。
一、當(dāng)前高校非“綠色辦公”現(xiàn)狀與溯源
1.現(xiàn)狀不容樂觀
在水資源的消耗與環(huán)保上,個(gè)別行政機(jī)關(guān)、教學(xué)樓的洗手間任意用水、排水,衛(wèi)生設(shè)施出現(xiàn)故障時(shí)維修嚴(yán)重滯后,自來水因故長(zhǎng)時(shí)間流淌現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;有些食堂與實(shí)驗(yàn)室用水無度與無處理排放,不僅浪費(fèi)還存在污染隱患。
在電能的耗費(fèi)上,有些行政系統(tǒng)、教務(wù)辦公室在自然光照充足,辦公場(chǎng)所寬敞明亮的同時(shí),仍然開著多盞照明燈,并且在樓梯拐角處、衛(wèi)生間、走廊上亮著白晝燈、“長(zhǎng)明燈”;有些場(chǎng)所的電熱水器無人管理,辦公室空無一人或人員外出后,空調(diào)照開,電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間處于開機(jī)耗能狀態(tài)。
在辦公耗材的采購(gòu)與使用上,辦公用品重復(fù)購(gòu)買和價(jià)格過高,文印紙張使用鋪張浪費(fèi),耗材、設(shè)備利用率不高;少數(shù)人員對(duì)辦公用品肆意使用、隨意損壞等現(xiàn)象杜而不絕。
在辦公經(jīng)費(fèi)開支和設(shè)備使用上,個(gè)別部門辦公經(jīng)費(fèi)使用賬目不明確,帳務(wù)不公開,公務(wù)接待頻繁,迎來送往種類繁多,標(biāo)準(zhǔn)超常等現(xiàn)象司空見慣;有些部門和個(gè)人,公車私用;車輛管理部門管理不善,車輛油耗過高、過橋過路費(fèi)、保養(yǎng)與維修名目繁多,費(fèi)用居高不下等情況屢禁不止。
2.原因不容忽視
第一,有些機(jī)關(guān)、教務(wù)工作人員貫徹勤儉節(jié)約思想不夠深入。一方面,對(duì)可利用資源短缺的現(xiàn)狀認(rèn)識(shí)不足,勤儉節(jié)約意識(shí)不高,節(jié)儉行為習(xí)慣不夠;另一方面,缺乏主人翁意識(shí),認(rèn)為公家的東西浪費(fèi)一點(diǎn)無所謂,創(chuàng)建節(jié)約型辦公與環(huán)保的態(tài)度消極。第二,節(jié)約措施不健全,個(gè)別行政人員與教師的作風(fēng)不實(shí),執(zhí)行不利。少數(shù)機(jī)關(guān)工作人員忽視節(jié)約制度的構(gòu)建,養(yǎng)尊處優(yōu),不了解群眾疾苦,不遵守制度,無法形成模范帶頭作用。第三,監(jiān)督機(jī)制不完善,少數(shù)工作人員養(yǎng)成浪費(fèi)與假公濟(jì)私思維。監(jiān)督措施不周,少數(shù)部門想方設(shè)法花錢,甚至用公款、公車辦理私人事務(wù)等,浪費(fèi)嚴(yán)重,影響極壞。
二、高校“綠色辦公”的宣傳與實(shí)現(xiàn)路徑
(一)宣傳為先
組織廣大干部和師生觀摩學(xué)習(xí)環(huán)保教育宣傳知識(shí)與影片,掀起“綠色辦公”之風(fēng)。在全校印發(fā)環(huán)保知識(shí)手冊(cè),引導(dǎo)機(jī)關(guān)工作人員和教師充分認(rèn)識(shí)到,“綠色辦公”不僅是應(yīng)對(duì)資源短缺的惟一選擇,更是一場(chǎng)關(guān)系到人與自然和諧相處的深層次教育與節(jié)約革命。充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),開創(chuàng)“綠色辦公”、環(huán)保先行網(wǎng)站,在網(wǎng)上宣傳節(jié)約環(huán)保知識(shí)與先進(jìn)事例,用網(wǎng)絡(luò)視頻短片重點(diǎn)宣傳自然資源短缺與各類自然災(zāi)害的原因,提高廣大干部與師生的環(huán)保意識(shí),指導(dǎo)其在節(jié)約與環(huán)保上付諸行動(dòng)。
倡導(dǎo)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和教師以身作則,率先垂范,用實(shí)際行動(dòng)來擴(kuò)大“綠色辦公”的宣傳與影響。各部門建立健全工作責(zé)任制,抓好落實(shí),結(jié)合實(shí)際,將節(jié)約資源的目標(biāo)及措施具體分解落實(shí)到每個(gè)工作人員,做到人人行動(dòng),各負(fù)其責(zé),注意每一個(gè)節(jié)約環(huán)節(jié),堵塞每一個(gè)浪費(fèi)漏洞。用嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度來督促“綠色辦公”的推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)。
(二)重在實(shí)現(xiàn)
1.科學(xué)管理用水設(shè)備,制定節(jié)水環(huán)保政策
高校作為宣傳知識(shí),培養(yǎng)人才的陣地,在科學(xué)管理上理應(yīng)有所優(yōu)勢(shì)。用水設(shè)備的使用與維護(hù)是節(jié)水的重要一環(huán),能源管理部門必須制定管理制度,不能因設(shè)備的原因?qū)е吕速M(fèi);對(duì)于實(shí)驗(yàn)室用水與排放必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)環(huán)保政策,杜絕浪費(fèi)與污染隱患;另外在顯要位置張貼節(jié)水小常識(shí),指導(dǎo)干部師生科學(xué)用水,并跟蹤監(jiān)督。比如:使用節(jié)約型水閥,防止跑冒滴漏;定期檢查用水設(shè)備,及時(shí)維護(hù);綠地養(yǎng)護(hù)可以利用雨水,在辦公場(chǎng)所張貼節(jié)約用水警示語等。
2.普及用電常識(shí),實(shí)施節(jié)電措施
不可否認(rèn),高校群體受教育程度較高,知識(shí)修養(yǎng)較好,但是同樣應(yīng)普及用電常識(shí)教育與指導(dǎo)。并且制定嚴(yán)格的節(jié)電措施,設(shè)立專門的人員來檢查、監(jiān)督、完善。高校的行政系統(tǒng)日益強(qiáng)大,辦公場(chǎng)所和人員日漸增多,節(jié)電措施的實(shí)施,不僅能節(jié)約能源,更能引發(fā)全社會(huì)的帶動(dòng)效應(yīng)。比如:嚴(yán)格規(guī)定辦公與教務(wù)場(chǎng)所在自然光照較好情況下要盡量不用照明燈具,盡量減少電腦等辦公設(shè)備待機(jī)時(shí)間;下班時(shí)要及時(shí)關(guān)燈,關(guān)電源,做到人走燈滅,人離機(jī)停;要合理設(shè)置空調(diào)溫度,打開時(shí)關(guān)好門窗,下班前半小時(shí)關(guān)閉;樓梯、樓道采用定時(shí)開關(guān)控制;校園內(nèi)嚴(yán)禁使用電爐等大功率電器,等等。
3.降低耗能耗材,強(qiáng)制“綠色辦公”
高校各機(jī)關(guān)部門必須健全辦公用品采買制度,購(gòu)進(jìn)和領(lǐng)用物品必須登記備案;辦公設(shè)備保養(yǎng)、維護(hù)、維修以及電腦、打印機(jī)等耗材的使用必須實(shí)行厲行節(jié)約原則;充分利用校園網(wǎng)絡(luò),倡導(dǎo)無紙化辦公,雙面用紙,盡可能使用網(wǎng)絡(luò)閱讀文件,減少打印、復(fù)印量,提高使用效率;提倡用鋼筆書寫,廢紙循環(huán)利用,飲水自帶茶杯,減少一次性物品的使用量;正確選擇通信方式,嚴(yán)禁使用辦公室電話聊天、點(diǎn)歌、玩游戲和撥打聲訊臺(tái),并制定相關(guān)懲罰措施,對(duì)科學(xué)節(jié)約者適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)等。
4.加強(qiáng)辦公經(jīng)費(fèi)與辦公工具的管理,創(chuàng)建節(jié)約管理的長(zhǎng)效機(jī)制
高校辦公要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度,嚴(yán)格制定執(zhí)行接待標(biāo)準(zhǔn),杜絕用公款隨意招待,大吃大喝;將機(jī)關(guān)消費(fèi)置于大家的監(jiān)督之下,向師生和群眾公開辦公的消費(fèi)情況;在部門內(nèi)公開領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的公務(wù)消費(fèi)情況,以內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的有效維護(hù),切實(shí)將公務(wù)消費(fèi)的攀比風(fēng)轉(zhuǎn)變?yōu)楣?jié)約風(fēng);做好各項(xiàng)固定資產(chǎn)的登記與管理工作,嚴(yán)防公物私用,公車濫用,校產(chǎn)流失等;創(chuàng)建全過程控制的節(jié)約管理體制,引導(dǎo)資源合理配置和利用,切實(shí)降低資源費(fèi)用支出;加大財(cái)務(wù)監(jiān)督力度,確保有限的經(jīng)費(fèi)與資源用在最需要的地方。
The publicity and implementation of the green office in colleges and universities
LENG Hui,YANG Li-zheng
篇2
近十年來，高校的發(fā)展與變化隨著教育改革模式的轉(zhuǎn)變、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、學(xué)校自進(jìn)一步擴(kuò)大以及高校教育的機(jī)制日趨與國(guó)際接軌，使國(guó)內(nèi)高校的管理模式動(dòng)蕩起伏，為適合外部環(huán)境，高校也與許多企業(yè)一樣在求生存、求發(fā)展，從綜合性、專業(yè)特點(diǎn)、區(qū)域文化、學(xué)術(shù)建設(shè)等方面進(jìn)行改革，采用高校合并、分離重組、合作辦學(xué)等多渠道途徑，目的是把學(xué)校辦得有特色，辦大辦強(qiáng)。
目前，很多高校把過去的系按類別分劃后組成學(xué)院，由教學(xué)單位的系級(jí)管理變更到院級(jí)管理，并在學(xué)院設(shè)置一套較完善的管理班子由學(xué)校的職能部門直接領(lǐng)導(dǎo)。例如，云南大學(xué)的數(shù)學(xué)系在近十年來就前后與物理系、地球科學(xué)系合成了理學(xué)院，后又拆開與物理系組成了數(shù)理學(xué)院，現(xiàn)又與統(tǒng)計(jì)系組成數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院，這種變更相對(duì)學(xué)校的發(fā)展及學(xué)科的建設(shè)具有一定的科學(xué)性。在這種變更中辦公室的職能在學(xué)校的整體規(guī)劃下變化不大，但人員的職能定位卻會(huì)發(fā)生改變，可能會(huì)有人員的重組、崗位沖突等等情況，面對(duì)此類情況，辦公室的管理人員認(rèn)識(shí)、狀態(tài)、素質(zhì)怎么培養(yǎng)？如何在新環(huán)境中求創(chuàng)新、尋發(fā)展，這成了辦公室管理人員要面對(duì)的首要問題。
一、管理人員職能的認(rèn)識(shí)性拓展
目前，高校的管理重心下移，二級(jí)學(xué)院的管理日趨發(fā)展成熟。實(shí)行學(xué)院制建設(shè)后，學(xué)院成為擁有相應(yīng)權(quán)責(zé)的管理實(shí)體。隨著學(xué)院管理自利的擴(kuò)大，辦公室的管理人員肩負(fù)的責(zé)任、義務(wù)隨之加大。作為院領(lǐng)導(dǎo)的助手，具體實(shí)施任務(wù)的運(yùn)作中心，每位管理人員首先從思想意識(shí)形態(tài)有深刻認(rèn)識(shí)，樹立積極向上的工作態(tài)度，本著為人師表、認(rèn)真工作，服務(wù)到位的工作作風(fēng)。
現(xiàn)在的一個(gè)基層學(xué)院?jiǎn)挝粠熒话阍?00―1 000余人，自身構(gòu)成一個(gè)教學(xué)、科研為主的管理部門，內(nèi)設(shè)的各管理部門人員不多但機(jī)構(gòu)齊全。面對(duì)單位重組，部分教師已經(jīng)在辦公室中扮演過過多的角色，如從系辦公室主任到研究生秘書，又到科研秘書、院辦主任，有人還身兼數(shù)職。在這種環(huán)境下，從工作經(jīng)驗(yàn)上是鍛煉了一批人，但畢竟現(xiàn)在的高校辦公室工作與20世紀(jì)90年代的管收發(fā)、到學(xué)校財(cái)務(wù)處領(lǐng)取教師酬金發(fā)放教師，復(fù)印試卷，安排考試等較為機(jī)降性的工作有所區(qū)別，辦公室的角色加強(qiáng)了參謀、督查、協(xié)調(diào)、宣傳交流、撰寫材料等有技術(shù)含量的工作。并且現(xiàn)代社會(huì)辦公形式已是信息化、自動(dòng)化的時(shí)代了，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公模式成為最基本的技能。70年代參加工作的老師都已退休，也就是說現(xiàn)在從事辦公室工作的工作人員平均學(xué)歷提高，目前要聘用的管理人員也必須具備碩士學(xué)位，這也說明高校辦公室人員的定位在變，需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才。
只有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化的高校對(duì)辦公室人員的所具備的條件的要求，才能更好地審核自我，通過不斷的學(xué)習(xí)使自身素質(zhì)提高。只有對(duì)自己的管理角色有真正的認(rèn)識(shí)，才能在這個(gè)平凡的崗位上演繹出精彩的作為。
二、高校學(xué)院辦公室的職能的定位
（一）輔助角色職能的定位
學(xué)院辦公室的管理人員在學(xué)院的工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、參謀助理，明確與領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系，應(yīng)在工作中主動(dòng)收集相關(guān)信息，及時(shí)、準(zhǔn)確地為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好助手與參謀。在工作過程中，歸辦公室日常管理與實(shí)施完成的工作應(yīng)演好主角，上級(jí)部門及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)主持完成的工作應(yīng)起到配角和輔導(dǎo)的作用。角色的到位是呈現(xiàn)一個(gè)辦公室人員的為人處事工作經(jīng)驗(yàn)與能力的體現(xiàn)。
（二）承上啟下與督辦的職能
學(xué)院辦公室的其中一個(gè)重要職能就是承接學(xué)校與學(xué)院的傳遞與反饋工作。由于學(xué)院制的規(guī)劃實(shí)施中，學(xué)院自主獨(dú)立性相對(duì)突出，但學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校管理的宗旨。學(xué)院辦公室是連接學(xué)校職能部門與學(xué)院的一個(gè)橋梁，搭建好這個(gè)橋梁從表面上來看是個(gè)上傳下達(dá)的途徑，但實(shí)際上這個(gè)功能的工作對(duì)學(xué)院在學(xué)校的地位、評(píng)價(jià)、整體定位有著一定的影響。
學(xué)校各部門的指示下達(dá)到學(xué)院辦公室，管理人員的職責(zé)就是認(rèn)真領(lǐng)會(huì)學(xué)習(xí)文件，并與主管部門建立良好的合作關(guān)系，根據(jù)學(xué)院的具體情況組織、傳達(dá)、實(shí)施。在整個(gè)過程中不應(yīng)只是從會(huì)議上的上傳下達(dá)、發(fā)放文件等機(jī)械性傳遞，應(yīng)根據(jù)學(xué)院的自身情況使方案細(xì)化，涉及到教師切身利益的事宜有時(shí)需要?jiǎng)又谇闀灾诶恚M量不出差錯(cuò)，傳達(dá)到位，不把問題激化，把工作做到有條有序，符合學(xué)校要求。
督辦、督查是學(xué)院辦公室的使命，具體事項(xiàng)落實(shí)到學(xué)院后，應(yīng)積極主動(dòng)的與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，進(jìn)一步安排工作的開展，需要領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生配合完成的事項(xiàng)，辦公室要有督辦作用，領(lǐng)導(dǎo)頭緒多，教師科研、教學(xué)任務(wù)重，學(xué)生大部分時(shí)間在上課，前期的工作辦公室盡量做到位，繼而督促各部門、個(gè)人把工作做好，再做好審查，上交、歸檔保存等工作。
（三）協(xié)調(diào)與宣傳的職能
學(xué)院辦公室是一個(gè)基層綜合協(xié)調(diào)部門，二級(jí)學(xué)院管理制度在發(fā)展中因落實(shí)不到位會(huì)產(chǎn)生一些沖突，辦公室就得協(xié)調(diào)好上下關(guān)系，發(fā)揮紐帶作用。同時(shí)，學(xué)院內(nèi)部左右協(xié)調(diào)是辦公室的一個(gè)重要職能，各部門之間的統(tǒng)一思想、同一步調(diào)都靠辦公室的指揮完成。這需要管理人員具備較好的自身素質(zhì)與應(yīng)變溝通能力，在工作中尊重合作雙方，使用有效的工作方法解決問題。同時(shí)整個(gè)學(xué)院協(xié)作互助的和諧也是顯現(xiàn)院辦公室高素質(zhì)的因素，雖然辦公室內(nèi)部應(yīng)該職責(zé)分明，但工作中既有交叉的一面，又有獨(dú)立的一面。在交叉工作中應(yīng)呈現(xiàn)團(tuán)結(jié)互助的精神，加強(qiáng)配合、合作共事，只有協(xié)作互助的群體才能發(fā)揮出個(gè)人的能量。
學(xué)院辦公室是樹立外塑形象的一個(gè)標(biāo)志性窗口，其管理人員的精神面貌、工作態(tài)度、做事風(fēng)格、辦事效率對(duì)學(xué)院有著重要的影響，這是個(gè)內(nèi)在的宣傳窗口。對(duì)外而言，如今信息化社會(huì)，宣傳、對(duì)外交流是搭建學(xué)院發(fā)展的平臺(tái)，院辦公室還肩負(fù)著這一重任，宣傳應(yīng)為學(xué)院的發(fā)展開創(chuàng)契機(jī)。熟悉學(xué)院的發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)學(xué)生、教學(xué)、科研等狀況了解全面，能在任何環(huán)境中充分對(duì)學(xué)院的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行到位的宣傳。為學(xué)院網(wǎng)站提供強(qiáng)有力的信息，協(xié)助學(xué)院學(xué)生會(huì)開展一系列的學(xué)生活動(dòng)，舉辦國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議等工作的渲染，凸顯出學(xué)院與時(shí)俱進(jìn)的風(fēng)采。
三、創(chuàng)新是學(xué)院發(fā)展的保證
高校在改革中初步形成了學(xué)校實(shí)行宏觀管理，學(xué)院為教學(xué)、科研實(shí)體的“以教學(xué)科研為中心”的管理模式。學(xué)院制建設(shè)的實(shí)施，使學(xué)院成立的各種委員會(huì)對(duì)教學(xué)、科研等方面的決策占了一席之地。學(xué)校管理重心下移，增強(qiáng)了專家、教師的參議與決策，從一定意義上來說已是大學(xué)管理機(jī)制的創(chuàng)新。
重心下移了，充分發(fā)揮學(xué)院制建設(shè)所寄予的契機(jī)，把學(xué)院的教學(xué)與科研管理發(fā)揮到極致，利用學(xué)院的各管理層及各類委員會(huì)對(duì)學(xué)院的發(fā)展作出規(guī)劃。配合社會(huì)發(fā)展情況，對(duì)學(xué)科的發(fā)展、專業(yè)的設(shè)置、招生的計(jì)劃、教學(xué)大綱的擬定、學(xué)生的管理等作出相應(yīng)的改革。
因?yàn)閷W(xué)院的整體運(yùn)作，院辦公室是提供服務(wù)的中心，學(xué)院的管理也應(yīng)打破原先的、傳統(tǒng)的、機(jī)械的工作方式，首先在管理上建立健全管理機(jī)制。目前的學(xué)院辦公室管理人員緊湊，怎么利用少的資源來把工作開展到面面俱到？首先應(yīng)該在辦公室管理人員的錄用、考核上有高的要求，現(xiàn)在的管理人員應(yīng)具有高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有較好的靈活應(yīng)變能力。除定性常規(guī)的工作外，對(duì)非確定的決策、動(dòng)態(tài)的事件有正確的處理意識(shí)。能在工作中汲取經(jīng)驗(yàn)，不斷的完善自己。工作中不是一層不變的照規(guī)辦事，在協(xié)調(diào)性、溝通性上應(yīng)以人為本，注重實(shí)際。把學(xué)院的發(fā)展，學(xué)生、老師的利益放在第一位。
其次，從其他高校汲取好的管理方式，在不斷的學(xué)習(xí)中進(jìn)取。例如，筆者曾在2006年到荷蘭的代爾夫特UNESCO-IHE水教育學(xué)院參觀。這所學(xué)院教師、博士及碩士生共60余人，但當(dāng)初的辦公室管理人員只有一人。繁雜的工作如何做好呢？通過了解，使筆者認(rèn)識(shí)到該學(xué)院的整個(gè)管理計(jì)劃性很強(qiáng)，每人近期的計(jì)劃都是預(yù)先排好的，辦公室墻上貼著很多字條告知近期需要辦公室安排的事項(xiàng)，這樣管理人員就能把每天的工作安排得井井有條，效率十分高。我們現(xiàn)在的學(xué)院是學(xué)校的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，有黨委辦公室、行政辦公室、研究生辦公室、團(tuán)委辦公室、教務(wù)辦公室，不妨各部門也應(yīng)把一學(xué)期的工作計(jì)劃做出來，提前做好預(yù)期的安排。為了防范計(jì)劃不如變化快的事件發(fā)生，辦公室各部門的主要管理人員可以集中在一間綜合辦公室中辦公，目的是可以互助的應(yīng)付一些突發(fā)事件，并使工作中交叉的環(huán)節(jié)可以快速解決。這也使辦公的能源與人力資源得到了整合和利用。
結(jié)束語
總之，在高校的下屬學(xué)院要做到一個(gè)優(yōu)秀的辦公室管理人員是不易的，它與單純的機(jī)關(guān)或其他事業(yè)單位做管理工作有一定的區(qū)別，工作環(huán)境及工作對(duì)象不同，學(xué)院辦公室日常面對(duì)的是只有辦事才來的學(xué)生及不用8小時(shí)坐班的教師，大家來辦公室的目的就是辦事，有時(shí)對(duì)象的滿意度與之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人員除了職能定位明確、業(yè)務(wù)熟悉外，還需要有意訓(xùn)練在工作中的待人接物，交流藝術(shù)、謙和忍讓等這些在潛在的提高工作效率的情商因素。作為辦公室管理人員的一分子，本著認(rèn)真工作、積極奉獻(xiàn)精神和為師生服務(wù)的態(tài)度，不斷總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)，就能促使工作再上新臺(tái)階，開創(chuàng)高校辦公室工作的新局面。
收稿日期：2011-07-13
作者簡(jiǎn)介：陳玉姝（1966-），女，云南昆明人，講師，院辦公室主任，碩士，從事管理、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)方面研究。
參考文獻(xiàn)：
篇3
各高校要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)生無償獻(xiàn)血工作的管理，強(qiáng)化學(xué)校無償獻(xiàn)血工作領(lǐng)導(dǎo)小組的主導(dǎo)作用，將無償獻(xiàn)血工作納入學(xué)校整體工作計(jì)劃，建立高校無償獻(xiàn)血志愿者數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)大學(xué)生獻(xiàn)血工作的統(tǒng)一歸口管理。要明確校內(nèi)相關(guān)部門的責(zé)任和任務(wù)，形成合力工作機(jī)制，完善有關(guān)管理制度和工作規(guī)范。
市血液管理辦公室要根據(jù)高校制定的血液采集項(xiàng)目計(jì)劃，做好相關(guān)協(xié)調(diào)和落實(shí)工作。市血液中心和有關(guān)區(qū)縣血站要在市、區(qū)縣血液管理辦公室的指導(dǎo)下，積極配合學(xué)校完成大學(xué)生獻(xiàn)血體檢和采血技術(shù)保障等服務(wù)工作，規(guī)范有序地在校內(nèi)開展血液采集工作。
二、積極探索，形成高校獻(xiàn)血新模式
為體現(xiàn)大學(xué)生參與無償獻(xiàn)血的自愿性質(zhì)并充分調(diào)動(dòng)其積極性，2009年，*交通大學(xué)、*師范大學(xué)、*大學(xué)、*財(cái)經(jīng)大學(xué)等高校率先探索學(xué)校無償獻(xiàn)血新模式，由原來的目標(biāo)人數(shù)管理轉(zhuǎn)向自報(bào)獻(xiàn)血量管理，以期通過“服務(wù)人性化、組織規(guī)范化、操作程序化、管理信息化”的組織管理模式，建立一支長(zhǎng)效的無償獻(xiàn)血志愿者隊(duì)伍。各高校要結(jié)合本校實(shí)際，認(rèn)真探索和學(xué)習(xí)兄弟院校經(jīng)驗(yàn)，逐步形成本校無償獻(xiàn)血的工作特色，使高校大學(xué)生自愿無償獻(xiàn)血工作得到健康持續(xù)發(fā)展。
市、區(qū)縣血液管理辦公室要積極配合高校開展新模式的探索工作，提供相關(guān)服務(wù)。市血液中心和有關(guān)區(qū)縣血站要根據(jù)高校的需求，做好流動(dòng)車進(jìn)校服務(wù)、技術(shù)指導(dǎo)和日常管理工作。
三、擴(kuò)大宣傳，深入推進(jìn)自愿無償獻(xiàn)血工作
各高校要認(rèn)真宣傳《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》和《*市獻(xiàn)血條例》，運(yùn)用校內(nèi)廣播、黑版報(bào)、宣傳欄、校園網(wǎng)絡(luò)、講座等多種宣傳形式，普及無償獻(xiàn)血的科學(xué)知識(shí)，開展一系列無償獻(xiàn)血宣傳服務(wù)活動(dòng)，使大學(xué)生積極踴躍地參加無償獻(xiàn)血活動(dòng)，形成良好的輿論氛圍，有力推進(jìn)高校大學(xué)生自愿無償獻(xiàn)血活動(dòng)。
市、區(qū)縣血液管理辦公室要積極協(xié)助高校開展無償獻(xiàn)血知識(shí)的宣傳教育和培訓(xùn)工作，給予一定的宣傳、培訓(xùn)和表彰獎(jiǎng)勵(lì)經(jīng)費(fèi)。市血液中心和有關(guān)區(qū)縣血站要做好相關(guān)配合工作。
篇4
高校辦公室是在高校黨政直接領(lǐng)導(dǎo)下的辦事機(jī)構(gòu)，是高校行政機(jī)構(gòu)的重要組成部分，是高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐，辦公室的工作內(nèi)容涉及到高校的方方面面。從傳統(tǒng)意義上來講，高校辦公室主要承擔(dān)的是交辦式的工作，辦文、辦事、辦會(huì)，但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展轉(zhuǎn)型，高校辦學(xué)開放程度加深，也帶來了高校內(nèi)部體制的改革，利益關(guān)系發(fā)生變化，部門之間和教職工之間的矛盾也日益凸顯。2010年教育部了 《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（2010-2020）明確了我國(guó)高校要進(jìn)行管理體制改革，建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度，這對(duì)高校辦學(xué)提出了更高、更新的要求，對(duì)于高校辦公室的工作也是一項(xiàng)重大的挑戰(zhàn)。面對(duì)復(fù)雜多變的辦學(xué)環(huán)境以及逐漸增多的辦公室工作任務(wù)，高校辦公室必須強(qiáng)化拓展工作職能，提高工作效率，增強(qiáng)辦事水平，才能更好地服務(wù)于高校，為高校增強(qiáng)實(shí)力、尋求發(fā)展而助力。
1.我國(guó)高校辦公室職能的定位
首先，高校辦公室是高校的綜合性職能部門，它不同于其他部門的工作性質(zhì)，尤其是在處理綜合性事務(wù)方面，辦公室往往會(huì)作為牽頭部門進(jìn)而協(xié)調(diào)其他有關(guān)部門，是高校綜合性協(xié)調(diào)的核心所在；其次，辦公室的服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)功能，比如學(xué)校的重要會(huì)議、組織活動(dòng)安排、行政文件的印簽、外聯(lián)接待等工作，都是辦公室日常工作處理范疇，無不體現(xiàn)著辦公室服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)的作用；有的高校辦公室除了最基本的工作職能外，還附帶一些特殊職能，這與高校的管理體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置有關(guān)，例如有的高校把信息中心掛靠在辦公室，那么辦公室就多了信息化建設(shè)的職能，把宣傳部與辦公室合署，辦公室就具有了宣傳的功能。
2.高校辦公室的基本職能
高校辦公室作為高校的樞紐機(jī)構(gòu)，目前有服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦四項(xiàng)基本職能。
2.1服務(wù)職能
高校辦公室的服務(wù)職能體現(xiàn)在高校管理的橫向、縱深各個(gè)方面。辦公室既為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又為部門、學(xué)院、教師、學(xué)生服務(wù)；既為高校教育服務(wù)，也為后勤、保衛(wèi)服務(wù)；既為上級(jí)主管部門服務(wù)，也為同級(jí)院校服務(wù)。總之，高校辦公室的服務(wù)功能覆蓋面廣，服務(wù)對(duì)象眾多，服務(wù)內(nèi)容復(fù)雜。
2.2協(xié)調(diào)職能
高校辦公室是高校運(yùn)行的“調(diào)度室”，既擔(dān)負(fù)著高校內(nèi)部日常工作的協(xié)調(diào)，也擔(dān)負(fù)著高校與外界各種關(guān)系之間的協(xié)調(diào)工作。
2.2.1工作協(xié)調(diào)。對(duì)高校日常活動(dòng)的時(shí)g、地點(diǎn)、出席領(lǐng)導(dǎo)、參與人員、后勤、保衛(wèi)工作的協(xié)調(diào)；對(duì)公文處理中政策沖突、文件審核、公文部署進(jìn)行協(xié)調(diào)；對(duì)會(huì)議議題、會(huì)議審批、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行協(xié)調(diào)；對(duì)校園突發(fā)事件、公共衛(wèi)生事件、事故災(zāi)害、信譽(yù)公關(guān)等進(jìn)行協(xié)調(diào)。
2.2.2關(guān)系協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，高校的領(lǐng)導(dǎo)由于個(gè)人認(rèn)知、工作性質(zhì)、工作方法、看待問題的角度等等均存在著個(gè)體差異，常會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)在制定決策、處理事務(wù)時(shí)產(chǎn)生意見分歧，對(duì)此辦公室應(yīng)當(dāng)掌握了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，總攬全局，從大面出發(fā)，做領(lǐng)導(dǎo)之間溝通的橋梁，尋找共同點(diǎn)和平衡點(diǎn)，緩解意見矛盾，去異求同；協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，高校的組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)院、部門眾多。每個(gè)學(xué)院和部門都有自己的工作職責(zé)和工作側(cè)重點(diǎn)，對(duì)于各自的發(fā)展方向定位不同，很可能會(huì)產(chǎn)生利益博弈，高校辦公室就要對(duì)此類事件進(jìn)行協(xié)調(diào)，與各部門保持聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決矛盾，整合學(xué)校資源，提高辦事效率，發(fā)揮合力效應(yīng)；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門、師生的關(guān)系，高校根據(jù)自身發(fā)展需要經(jīng)常會(huì)出臺(tái)一些政策，這就需要辦公室會(huì)同政策起草部門做好對(duì)全體師生以及其他部門的解釋工作，確保政策能夠落到實(shí)處，在部門或者師生有困難時(shí)要做好接待工作，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)解決，并做好安撫工作；協(xié)調(diào)與校外單位的關(guān)系，高校的發(fā)展離不開與外界環(huán)境的交流與聯(lián)系，高校辦公室就要充分發(fā)揮窗口與橋梁的作用，經(jīng)營(yíng)、發(fā)展對(duì)外關(guān)系，樹立起良好的高校形象，為高校發(fā)展創(chuàng)造外部條件。
2.3參謀職能
高校辦公室是信息的集散地，辦公室要收集、篩選、整理各種有用的信息，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告；辦公室還應(yīng)定期開展調(diào)研工作，及時(shí)獲取發(fā)展趨勢(shì)與動(dòng)向，并針對(duì)當(dāng)前問題提出具有針對(duì)性、實(shí)用性的對(duì)策，供高校領(lǐng)導(dǎo)決策參考。
2.4督辦職能
做好上級(jí)批示文件與指導(dǎo)精神、高校方針政策的落實(shí)情況；做好高校領(lǐng)導(dǎo)布置的工作以及會(huì)議、決策的執(zhí)行情況；抓好學(xué)期、年度的工作要點(diǎn)，各單位的目標(biāo)責(zé)任制和階段性目標(biāo)的完成情況；監(jiān)督師生反映的涉及到師生利益事項(xiàng)的解決情況。
3.高校辦公室工作職能強(qiáng)化與拓展路徑
3.1強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量
要增強(qiáng)辦公室人員的服務(wù)意識(shí)，做到工作無小事，辦事不誤事，辦實(shí)事辦好事，對(duì)每一項(xiàng)工作都盡職盡責(zé)，著眼全局，抓清主次，分清條理，辦事不出錯(cuò)。一是要簡(jiǎn)化工作流程，減少會(huì)議數(shù)量。要做好會(huì)議審核工作，控制會(huì)議的次數(shù)和規(guī)模，合理安排會(huì)議時(shí)間；簡(jiǎn)化接待工作流程，做到公函接待，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理公務(wù)活動(dòng)。二是精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)，控制發(fā)文數(shù)量，規(guī)范發(fā)文程序。三是糾正服務(wù)態(tài)度，杜絕推諉扯皮，提高服務(wù)效率，另外辦公室還應(yīng)提供主動(dòng)，主動(dòng)參與、思考、創(chuàng)新，認(rèn)真工作，保證高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
3.2強(qiáng)化參謀職能，提供發(fā)展助力
高校辦公室不僅要處理好日常瑣碎的工作，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)把握國(guó)家方針政策與高校教育發(fā)展動(dòng)態(tài)，分析當(dāng)前發(fā)展需求，強(qiáng)化辦公室的參謀決策職能，進(jìn)一步強(qiáng)化信息調(diào)研工作，建立起信息調(diào)研數(shù)據(jù)庫(kù)；開展專題調(diào)研活動(dòng)，了解師生的關(guān)注重點(diǎn)；推動(dòng)校務(wù)公開，促進(jìn)師生與學(xué)校管理層的進(jìn)一步溝通接觸；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開展工作研究，關(guān)注學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)難點(diǎn)，提高素養(yǎng)和綜合思維能力，為學(xué)校決策提供有價(jià)值的信息和參考意見，為學(xué)校發(fā)展提供基礎(chǔ)。
3.3做好組織協(xié)調(diào)，積極化解矛盾
高校辦公室在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作時(shí)要掌控全局，突出重點(diǎn)，既保持原則底線，又不失靈活處理。做好重要會(huì)議、重要活動(dòng)的協(xié)調(diào)工作，會(huì)議、活動(dòng)開始前與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門做好溝通、銜接的工作，確保會(huì)議、活動(dòng)的順利開展；對(duì)突發(fā)事件做好應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)告信息，杜絕瞞報(bào)、謊報(bào)、遲報(bào)、漏報(bào)的現(xiàn)象，協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確的處理突發(fā)事件；協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)應(yīng)做到對(duì)上不盲從對(duì)下不輕視，按章辦事，團(tuán)結(jié)一致，及時(shí)化解各方矛盾，確保高校的穩(wěn)定。
3.4做好督辦工作，確保上情下達(dá)
當(dāng)前高校已經(jīng)形成比較科學(xué)、完善的管理制度，但是如何確保制度的執(zhí)行是高校管理工作的一個(gè)短板。辦公室的督辦職能是對(duì)制度、決策執(zhí)行的重要保證。因此在辦公室的工作中，不僅要將各項(xiàng)指令傳達(dá)到位，還要加強(qiáng)對(duì)指令執(zhí)行的督查力度，確保各教學(xué)單位、職能部門的工作落到實(shí)處，執(zhí)行到位，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度和效果，以便于決策管理層掌控全局，做更好的發(fā)展部署。
新時(shí)期的高校辦公室工作充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮職能管理作用，提高工作水平和辦事效率，為高校改革發(fā)展事業(yè)做出貢獻(xiàn)。
篇5
1.高校辦公室保密工作的內(nèi)容
1.1 公文保密
高校辦公室負(fù)責(zé)公文的撰寫與處理及文書檔案的管理工作, 又通過“ 上傳下達(dá)” 管理著上級(jí)部門及本單位的全部文件, 這些文件大都記載著黨的機(jī)密和國(guó)家的某些機(jī)密事項(xiàng)。
1.2 會(huì)議保密
辦公室負(fù)責(zé)本單位黨委及行政會(huì)議的組織安排、文稿起草和會(huì)議服務(wù)工作, 文秘人員熟悉會(huì)議內(nèi)容, 大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容是秘密性質(zhì)的。
1.3交辦工作保密
辦公室直接承辦領(lǐng)導(dǎo)交給的工作, 這些工作有許多是屬于內(nèi)部的、秘密的, 不宜外泄。
1.4 電話保密
辦公室承接各種電話, 其中有的內(nèi)容是保密的。
2.當(dāng)前高校保密工作存在的問題
2.1 現(xiàn)代化設(shè)備帶來的保密隱患
目前，高校辦公現(xiàn)代化和自動(dòng)化程度很高，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備廣泛使用，各樣的高科技竊密手段常常是防不勝防，甚至手機(jī)、打印機(jī)、u盤等這些我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪凶畛Ｒ姷奈锲罚绻褂貌划?dāng)，都隨時(shí)可能成為竊密泄密的媒介。
2.2 人才流動(dòng)頻繁給保密工作帶來的問題
由于高校自身的特點(diǎn)，高校的人才流動(dòng)是很頻繁的。人才流動(dòng)有利于人盡其才，但過于頻繁流動(dòng)就會(huì)給保密工作帶來了新問題。一些掌握著國(guó)家秘密的人才、干部跳槽、離職、調(diào)動(dòng)，會(huì)帶走一些國(guó)家秘密，給國(guó)家?guī)砹撕芏嗖槐匾膿p失。此外，教職工因公或因私出訪的人數(shù)也不斷增多，這些人員中的一些是人員。人才流動(dòng)使一些部門的保密工作交接變得頻繁，常常出現(xiàn)漏交漏接問題。所有這些，都對(duì)高校保密工作提出了更新和更高的要求。
2.3 宣傳教育缺乏針對(duì)性
高校組織的保密宣傳教育往往形式單一，不夠新穎，理論講解多，演示示范少，校內(nèi)宣傳多，校外溝通少，網(wǎng)絡(luò)信息沒有經(jīng)過審批程序隨意等情況。制度落實(shí)不到位。高校也制訂了相關(guān)的保密規(guī)章制度，但是沒有將保密工作細(xì)化到教學(xué)、科研、外事等相關(guān)崗位人員，并且缺乏考核監(jiān)管機(jī)制，保密工作形式化，缺乏實(shí)效性。對(duì)于上崗、離崗的保密人員教育不到位。沒有規(guī)范計(jì)算機(jī)及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理及使用，存在計(jì)算機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)、存儲(chǔ)介質(zhì)與非存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用等情況。
3.新形勢(shì)下高校保密工作的對(duì)策
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。保密工作事關(guān)學(xué)校和國(guó)家安全和利益，領(lǐng)導(dǎo)干部要充分認(rèn)識(shí)做好新形勢(shì)下保密工作的重要性和緊迫性，要切實(shí)履行保密工作職責(zé)，以身作則，帶頭抓好保密工作的組織落實(shí)。建立專門的組織機(jī)構(gòu)和專職的保密工作隊(duì)伍，形成有效的高校保密工作的管理網(wǎng)絡(luò)，確保高校保密工作有條不紊地正常運(yùn)行。
3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管理，提高網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)
加強(qiáng)對(duì)重要載體的保密管理，規(guī)范文件的起草、制發(fā)、傳遞、閱讀、保管、使用、復(fù)制和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)；重視對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的保密力度；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密管理，嚴(yán)格督促落實(shí)安全管理措施，加大對(duì)計(jì)算機(jī)違規(guī)與互聯(lián)網(wǎng)連接的監(jiān)督檢查力度，嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)泄密。
3.3 高校要設(shè)置專門的保密辦公室、密碼文件柜、碎紙機(jī)、辦公電腦等保密設(shè)備
應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)并加強(qiáng)管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。對(duì)于高校的校園辦公系統(tǒng)以及高校網(wǎng)站要實(shí)行嚴(yán)格管理，堅(jiān)決堵塞網(wǎng)上泄密渠道。要指定高校網(wǎng)站的日常管理的責(zé)任部門、提供技術(shù)支撐服務(wù)的責(zé)任部門，以及負(fù)責(zé)監(jiān)管的責(zé)任部門。日常校園網(wǎng)上的公告或信息應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，要實(shí)行上網(wǎng)信息保密審查制度，規(guī)范上網(wǎng)信息的程序，做到“誰上網(wǎng)，誰負(fù)責(zé)”。一方面要增加資金的投入，從技術(shù)上提高安全防范能力，改善保密條件，另一方面通過設(shè)置權(quán)限對(duì)各類文件的傳閱進(jìn)行控制。同時(shí)，還要做到計(jì)算機(jī)與公眾信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，杜絕計(jì)算機(jī)及設(shè)備與非計(jì)算機(jī)及設(shè)備交叉使用。
3.4 執(zhí)行文件保密管理規(guī)定
高校的密級(jí)文件一般來自于上級(jí)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門，應(yīng)當(dāng)委派專人負(fù)責(zé)做好密級(jí)文件的登記、閱讀、清退、歸檔和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，傳達(dá)密級(jí)文件嚴(yán)格按照有關(guān)的管理規(guī)定限制知悉范圍，不上校園系統(tǒng)、不隨意擴(kuò)散、復(fù)印，不擅自攜帶密級(jí)文件外出。交換泄密文件或閱讀文件時(shí)，應(yīng)委派專人使用專門交通工具前往，根據(jù)工作需要摘抄相關(guān)的內(nèi)容，不復(fù)印、不拍照、不攝像，記錄本應(yīng)當(dāng)按照同等于所摘抄文件的密級(jí)規(guī)范管理。
3.5 操作要規(guī)范
篇6
當(dāng)前，我國(guó)高等教育體制改革的不斷深入進(jìn)行，對(duì)高校辦公室工作提出了越來越高的要求。高校辦公室管理工作特點(diǎn)較為突出，事務(wù)性的工作瑣碎繁雜，在平日工作中已不斷積累、形成了一系列辦事流程，擁有一整套較為完善的規(guī)章制度，并在高校發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用。“北京精神”的提煉，是又一次集中民智、匯集民意、凝聚共識(shí)的過程，是推進(jìn)社會(huì)主義核心價(jià)值體系建設(shè)，推動(dòng)首都各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的生動(dòng)實(shí)踐。踐行“北京精神”也是高校辦公室踐行社會(huì)主義核心價(jià)值體系的緊迫要求，辦公室工作人員身處意識(shí)形態(tài)領(lǐng)域前沿，迫切需要用社會(huì)主義核心價(jià)值體系端正價(jià)值取向，不斷提高自身免疫力。“北京精神”與社會(huì)主義核心價(jià)值體系一脈相承，體現(xiàn)了社會(huì)主義核心價(jià)值的基本要求，大力弘揚(yáng)“北京精神”對(duì)營(yíng)造高校辦公室工作氛圍、凝心聚力具有重要作用。
高校作為培育人才的重要前沿陣地，要大力弘揚(yáng)“北京精神”，傳承悠久的育人精神，積極踐行“北京精神”，切實(shí)加強(qiáng)辦公室工作，拓展思路，把“愛國(guó)、包容、厚德、創(chuàng)新”精神融入高校辦公室工作，把“愛國(guó)、包容、厚德”作為提升高校辦公室工作人員工作態(tài)度的指引，使“創(chuàng)新”成為高校辦公室工作人員工作發(fā)展的新坐標(biāo)，以此促進(jìn)高校辦公室工作人員不斷轉(zhuǎn)變思想觀念、完善工作機(jī)制、創(chuàng)新工作方法，不斷提高辦公質(zhì)量和效率，提升管理服務(wù)水平。
一、以“愛國(guó)”作為辦公室工作的導(dǎo)向
愛國(guó)是中華民族的光榮傳統(tǒng)，是“北京精神”的核心，是城市精神最深刻、最顯著的特征，是民族精神的核心，也是民族凝聚力的最重要特征。愛國(guó)展現(xiàn)了北京人民憂國(guó)憂民、心系國(guó)家發(fā)展、勇?lián)鷷r(shí)代使命的責(zé)任感和強(qiáng)烈的家國(guó)情懷，同時(shí)也體現(xiàn)了講政治、顧大局、樹正氣、重奉獻(xiàn)的時(shí)代精神。愛國(guó)要求我們具有大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，高校辦公室作為學(xué)校的中樞機(jī)構(gòu)，工作涉及學(xué)校的方方面面，是校內(nèi)外各種信息的交匯點(diǎn)，也是有效統(tǒng)攬全局、使全校上下圍繞中心工作、協(xié)同發(fā)展的重要陣地。辦公室工作人員必須緊緊把握大局，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，注重黨性鍛煉，增強(qiáng)保密意識(shí)，在思想上、政治上與中央保持一致，不斷提高自己的思想道德水平，通過不斷學(xué)習(xí)提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理服務(wù)水平，立足大局，拓寬視野和戰(zhàn)略思維，把辦公室工作置于國(guó)家的宏觀形勢(shì)和學(xué)校具體改革發(fā)展穩(wěn)定的大局中謀劃，深化服務(wù)大局意識(shí)，推動(dòng)內(nèi)涵式發(fā)展。在辦公室工作中把這種愛國(guó)精神轉(zhuǎn)化成為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的精神，把集體利益和師生員工的根本利益放在首位，為學(xué)校教職工和學(xué)生服務(wù)，以滿腔熱情投入工作中，主動(dòng)履行崗位職責(zé)，有效提升管理服務(wù)水平，以積極樂觀的心態(tài)迎接工作中的挑戰(zhàn)。
二、以“創(chuàng)新”作為辦公室工作的靈魂
創(chuàng)新是“北京精神”的精髓，即突破常規(guī)、推陳出新。它體現(xiàn)了北京積極進(jìn)取、追求進(jìn)步的精神狀態(tài)。創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，是時(shí)代精神的核心。創(chuàng)新體現(xiàn)了與時(shí)俱進(jìn)、積極進(jìn)取、勇于創(chuàng)造、勇攀高峰的精神狀態(tài)。作為培養(yǎng)高端人才和科技創(chuàng)新陣地的大學(xué)，更加需要持續(xù)的創(chuàng)新精神，依靠創(chuàng)新贏得主動(dòng)、贏得優(yōu)勢(shì)、贏得未來。辦公室的工作要處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系，繼承是在創(chuàng)新成果上的繼承，創(chuàng)新是在繼承基礎(chǔ)上的創(chuàng)新。辦公室工作既要遵循其特有的工作特點(diǎn)和運(yùn)行規(guī)律，又要不斷適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的迫切需要，大膽探索、勇于實(shí)踐，積極研究新情況、解決新問題，不斷開創(chuàng)辦公室工作新局面。高校辦公室作為學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，應(yīng)積極解放思想、時(shí)刻關(guān)注學(xué)校人才培養(yǎng)和科研創(chuàng)新發(fā)展成果，及時(shí)總結(jié)改革和發(fā)展過程中出現(xiàn)的新做法和新經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新工作思路，提升辦公室整體管理服務(wù)水平。在某種程度上，辦公室又是高校“宣傳中心”的核心，通過辦公室工作把學(xué)校發(fā)展過程中適合公開的信息要素通過各種媒介形式進(jìn)行橫向的傳遞和交流，進(jìn)一步宣傳、塑造和提升高校的自身形象。高校辦公室工作除有其大學(xué)事務(wù)工作服務(wù)的一般特性外，工作人員在思想上也同樣需要牢固樹立辦公室工作大有作為、大有可為的觀念，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新膽略，大膽創(chuàng)新突破，把本崗位工作思路適時(shí)與本校教育辦學(xué)定位、創(chuàng)新發(fā)展等特點(diǎn)結(jié)合在一起，形成工作傳承與創(chuàng)新、基礎(chǔ)性與拓展性相結(jié)合的工作理念，從而指導(dǎo)高校辦公室工作的創(chuàng)新開展，并通過創(chuàng)新提升服務(wù)學(xué)校的工作質(zhì)量，使辦公室工作向超前、貼近服務(wù)轉(zhuǎn)變，向精品、優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)轉(zhuǎn)變，向勇于挑戰(zhàn)、敢于競(jìng)爭(zhēng)、敢為人先轉(zhuǎn)變。
三、以“包容”調(diào)整辦公室工作人員的心態(tài)
包容是“北京精神”的特征，即寬容、容納。在建設(shè)中國(guó)特色世界城市進(jìn)程中，北京更需要一種開放的姿態(tài)和博大的胸襟，尊重差異、包容多樣、和諧發(fā)展。高校是各種文化相互交流、融合的重要平臺(tái)和前沿陣地，是高層次人才的培養(yǎng)基地，同樣也是中華文化“走出去”的重要的交流和咨詢平臺(tái)。首先，作為高校與外界交流的重要窗口，辦公室應(yīng)堅(jiān)持博大寬容、兼收并蓄的良好心態(tài)，能夠著眼大局、統(tǒng)籌兼顧，積極開展校內(nèi)各部門之間、兄弟院校之間的交流與合作，用包容的心態(tài)去學(xué)習(xí)，提升自身的工作能力，提高本崗位的工作效率，從而進(jìn)一步提升本部門的整體形象。其次，辦公室工作的特點(diǎn)決定了其工作都屬于“幕后工作”，要抱有一種默默奉獻(xiàn)的精神投入日常的工作中，要多奉獻(xiàn)、少索取，多做事、少抱怨。工作千頭萬緒、紛繁瑣碎，只有平心靜氣，將多做事作為責(zé)任，作為樂趣，才能做好辦公室工作。辦公室工作強(qiáng)調(diào)的是團(tuán)結(jié)協(xié)作，每個(gè)崗位的工作職責(zé)雖有不同，但各項(xiàng)工作都是環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽，都會(huì)影響整體的判斷和全局的發(fā)展。這就要求辦公室工作人員用包容的心態(tài)去理解、寬容，嚴(yán)于律己、寬以待人，能夠聽取不同的建議意見，形成良好的溝通協(xié)作、互幫互助的工作風(fēng)氣，使辦公室工作有條不紊地向前推進(jìn)。
四、以“厚德”提升辦公室工作人員的修養(yǎng)
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二、高校辦公室管理中存在的問題
1.對(duì)工作職能認(rèn)識(shí)不夠清楚
許多高校辦公室的工作人員不是對(duì)口專業(yè)畢業(yè)的，在參加工作之后由于種種因素而沒有接受相關(guān)的系統(tǒng)培訓(xùn)。因此，在日常的工作中，這些人員只有按照領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事，不能提出具有建設(shè)性的意見，在遇到狀況的時(shí)候，也只能被動(dòng)的應(yīng)付，沒有較好的解決方法。此外，在高校辦公室的管理中，還存在著工作任務(wù)分配不清和溝通不夠的問題，使得一些簡(jiǎn)單的事情搶著做，而一些比較復(fù)雜事情卻沒有人去做，導(dǎo)致工作的效率低下，嚴(yán)重的影響到了高校辦公室只能的實(shí)現(xiàn)。
2.人員的素質(zhì)較低
在高校辦公室任職的工作人員大多來自于不同的崗位，具有不同的專業(yè)背景，同時(shí)，大部分的工作人員都沒有接受過管理學(xué)當(dāng)面的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏一定的專業(yè)技能。此外，由于辦公室的工作人員從事日常管理，忙碌于繁重的事務(wù)性工作中，在加上學(xué)習(xí)各項(xiàng)工作的持續(xù)改進(jìn)，他們只能憑著有限的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行工作，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好適應(yīng)高校的快速發(fā)展和辦公室管理工作的要求。
3.規(guī)章制度不夠完善
高校辦公室的工作繁多且較為復(fù)雜，每一項(xiàng)工作看起都十分的瑣碎，但卻有十分的重要。目前，許多高校辦公室都缺乏較為完善的管理制度，來統(tǒng)籌和安排日常事務(wù)，辦公室的工作紛繁復(fù)雜，如果沒有制度來對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理，那么辦公室的工作將會(huì)陷入毫無章法的境地，使得辦公室工作人員的態(tài)度松散，影響到整個(gè)部門的工作效率。要想有效的避免這些問題的發(fā)生，高校辦公室就應(yīng)建立一套較為完善的規(guī)章制度來對(duì)辦公室進(jìn)行科學(xué)有效的管理。[3]
4.辦公自動(dòng)化的應(yīng)用不夠完善
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)的技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，給社會(huì)各個(gè)方面的發(fā)展帶來了前進(jìn)的動(dòng)力，同時(shí)，教育領(lǐng)域的發(fā)展方向也在向著信息化的方向靠攏，高校辦公室的管理也離不開信息系統(tǒng)。在高校辦公室應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)時(shí)，存在著一系列的問題，如：應(yīng)用人員的素質(zhì)不高、不能及時(shí)對(duì)相關(guān)的操作人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)等，造成先進(jìn)設(shè)備的利用率較低，局限于文件的打印等工作，信息化技術(shù)的不能很好的應(yīng)用，將會(huì)影響到辦公室各項(xiàng)工作的開展。
三、提高高校辦公室管理工作的方法
1.提高辦公室工作人員的服務(wù)意識(shí)
行政管理工作的基本特征就是服務(wù)，辦公室的工作也不例外，因此，高校辦公室人員應(yīng)放棄舊的思想，確定行政管理就是服務(wù)的新思想，努力工作為高校的發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、師生、員工服務(wù)，為招生服務(wù)和社會(huì)機(jī)構(gòu)以及教學(xué)等服務(wù)。根據(jù)高校的教育制度和自身規(guī)章制度的變革以及各種新問題、新情況的出現(xiàn)，提供及時(shí)的服務(wù)，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，不斷提高自身的服務(wù)水平和質(zhì)量。
2.加強(qiáng)辦公室人員的培訓(xùn)工作
辦公室工作人員的思想和業(yè)務(wù)水平直接的關(guān)系到學(xué)校行政管理工作的水平，甚至有可能會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策。為了有效的提高他們的理論水平，提高他們的綜合分析、文字表達(dá)、組織協(xié)調(diào)等水平和能力，高校辦公室就應(yīng)建立相關(guān)的制度，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的培訓(xùn)。可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)：
2.1利用各種渠道采取多種形式對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，針對(duì)培訓(xùn)人員的不同特點(diǎn)，派選人員參加進(jìn)修，學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)等。
2.2加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的研討，對(duì)教育改革和發(fā)展的情況進(jìn)行研究，探討學(xué)校制度的改進(jìn)、學(xué)生教師服務(wù)的新選擇以及科研等工作的情況，通過這些探討和研究可以有效的提高辦公室工作人員的素質(zhì)，進(jìn)而提高辦公室的工作效率。
2.3激勵(lì)辦公室工作人員積極工作，努力的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.建立和完善高校辦公室工作中的管理體系
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1 學(xué)院辦公室的職責(zé)
學(xué)院辦公室是學(xué)院行政工作的綜合協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著制定和實(shí)施學(xué)院的管理制度，當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的好助手，協(xié)調(diào)落實(shí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作，溝通學(xué)院上下，負(fù)責(zé)學(xué)院與學(xué)院之間、學(xué)院與部門之間及學(xué)院與外界之間的聯(lián)系，服務(wù)于教學(xué)、科研的第一線，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。
雖說，每個(gè)高校的二級(jí)學(xué)院辦公室工作內(nèi)容略有不同，但大致上以下幾點(diǎn)是共通的：1）負(fù)責(zé)組織起草學(xué)院綜合性工作報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃和決議等文稿，擬定學(xué)院規(guī)章制度，以學(xué)院的名義通知、決定等公文。2）組織、安排、協(xié)調(diào)學(xué)院綜合性工作及全院性重大活動(dòng)，安排各類院級(jí)或承辦校級(jí)會(huì)議，確定議程，做好記錄并督促檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況。3）協(xié)調(diào)安排學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要工作日程并協(xié)助處理學(xué)院日常工作。4）辦公用品的采購(gòu)、分配等管理工作。5）綜合檔案的收發(fā)、登記、批閱、傳閱、歸檔的管理工作。6）學(xué)院對(duì)外宣傳，網(wǎng)站管理。7）負(fù)責(zé)學(xué)院外事、對(duì)外聯(lián)絡(luò)及接待工作。8）學(xué)院黨政公章及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)印章的使用和管理。9）學(xué)院日常的綜合治理和精神文明建設(shè)。10）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
2 行政管理人員的基本要求
很多人認(rèn)為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術(shù)含量的工作，每天無非是做一些繁雜的事物，專業(yè)技能要求不高，隨便抓個(gè)人就可以勝任[1]。確實(shí)高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級(jí)學(xué)院，每天都承擔(dān)各類的事務(wù)，這些工作不僅來源于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，而且來源于學(xué)校的其他行政部門，學(xué)院辦公室更需要面對(duì)不同的部門，如人事處、計(jì)財(cái)處、對(duì)外交流處、宣傳部、保衛(wèi)部等等，每一項(xiàng)工作都要求行政管理人員專業(yè)而且高效的完成，工作復(fù)雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協(xié)調(diào)能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學(xué)習(xí)能力，方可勝任工作崗位。
3 行政管理人員的現(xiàn)狀
近年來，隨著社會(huì)的整體進(jìn)步和國(guó)家對(duì)高等教育重視程度的提高，尤其對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個(gè)尷尬的位置，發(fā)展相對(duì)明顯滯后。
3.1 “邊緣化”
高等教育的空前發(fā)展，使得教師的主體地位得到強(qiáng)化，隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來說，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產(chǎn)生了被“邊緣化”的危機(jī)感[3]。
3.2 壓力、職業(yè)地位
行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經(jīng)常處于繁雜的超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，特別是在高學(xué)歷人才云集的高校，行政管理人員的學(xué)歷相對(duì)較低，這也成為一種無形的壓力。
職業(yè)地位主要體現(xiàn)在職業(yè)認(rèn)同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學(xué)、科研，輕行政”的傾向，學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無法找到職業(yè)地位和自我成就感，長(zhǎng)期以往，心理上產(chǎn)生一種不平衡，產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。
3.3 管理隊(duì)伍青黃不接
高校自擴(kuò)招以來，為保證高校教育質(zhì)量，將引進(jìn)人才計(jì)劃的重點(diǎn)安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進(jìn)行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠(yuǎn)，使得管理人才望而卻步，逐漸導(dǎo)致行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡，處在青黃不接的狀態(tài)。
4 如何實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室行政管理隊(duì)伍建設(shè)
4.1 按需設(shè)崗，按崗擇人
高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為基層管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)的工作復(fù)雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、高效”的原則按需設(shè)崗、按崗擇人，以面向社會(huì)，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時(shí)還要不斷的優(yōu)化辦公室行政管理隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等等，確保建立一支人際關(guān)系和諧，能力互補(bǔ)、工作熱情飽滿的隊(duì)伍。
4.2 樹立“以人為本”的觀念
樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學(xué)、科研放到同樣的層面上來抓，貫徹“人本管理”的思想，引導(dǎo)行政管理人員調(diào)整心態(tài)，明確工作目標(biāo)，認(rèn)識(shí)管理的重要性，樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)，尤其是“超前服務(wù)”的觀念[4]，只有這樣的管理隊(duì)伍才能充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
4.3 提高自身素質(zhì)
行政管理人員的能力直接影響行政管理的效果，因此應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員參加多種形式的培訓(xùn)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高自身的素質(zhì)[5]。此外，管理人員必須具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，在實(shí)際工作中，鍛煉工作協(xié)調(diào)能力、溝通能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，提高管理工作的實(shí)效。
一所好的大學(xué)，離不開教學(xué)、科研工作的支撐，一流的師資隊(duì)伍，也離不開一支好的行政管理隊(duì)伍，因此，我們一定要轉(zhuǎn)變觀念，重視行政管理隊(duì)伍的建設(shè)，尤其是二級(jí)學(xué)院管理隊(duì)伍的建設(shè)，只有基層的隊(duì)伍建設(shè)好，才能建設(shè)一支專業(yè)程度高，服務(wù)理念強(qiáng)的高水平高校行政管理隊(duì)伍。
【參考文獻(xiàn)】
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文章編號(hào):1004-4914(2010)10-110-02
高校后勤社會(huì)化改革以來,高校后勤無論是硬件設(shè)施還是服務(wù)質(zhì)量都得到了大幅提高,高校后勤集團(tuán)辦公室的工作范圍也隨之不斷擴(kuò)展,大致包括日常行政、人事、質(zhì)檢、檔案、黨務(wù)、宣傳、工會(huì)七大內(nèi)容。
高校后勤集團(tuán)辦公室工作時(shí)效性強(qiáng)、工作量大、工作要求高、突發(fā)事件多。辦公室工作人員往往需要加班加點(diǎn),很多工作都只能是疲于應(yīng)付。多做事,把事做好,是高校后勤集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)集團(tuán)辦公室工作人員的要求;少加班,輕松面對(duì)工作,是高校后勤集團(tuán)辦公室工作人員的共同呼聲。如何才能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,讓自己舒心?不斷提高工作效率是唯一的出路。
一、規(guī)章制度是基礎(chǔ)
首先要明確崗位職責(zé),實(shí)行崗位責(zé)任制。要做好高校后勤集團(tuán)辦公室工作,著眼于“事”,應(yīng)將每一方面的工作都落實(shí)到人;著眼于“人”,應(yīng)明確每個(gè)人所負(fù)責(zé)的事,做到“事事有人管,人人有事做”,這樣才能保證辦公室日常工作的有序開展。其次要制定工作流程,規(guī)范管理行為。建立一套符合客觀規(guī)律和實(shí)際需要,且行之有效的工作流程,既能使自己有章可循,也能使他人有據(jù)可依。工作流程的制定宜以“事”為線索,以流程圖的形式表述,流程中應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)部門,甚至負(fù)責(zé)人;需要填寫表格的對(duì)外業(yè)務(wù),應(yīng)提供樣表。
實(shí)踐表明,簡(jiǎn)單明了的崗位職責(zé)及工作流程圖,不僅可以提高辦公室的工作效率,還能在最大程度上獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和同事的支持。
二、人員配置是前提
在認(rèn)識(shí)上,領(lǐng)導(dǎo)要充分肯定辦公室的窗口與中樞地位,充分肯定辦公室工作的重要性,充分肯定辦公室工作人員的貢獻(xiàn);在數(shù)量上,要根據(jù)辦公室具體的工作量足額配置人員,具體可參照表1;在思想素質(zhì)上,要挑選淡薄名利,甘于奉獻(xiàn),具有強(qiáng)烈事業(yè)心和責(zé)任感的人員充實(shí)到辦公室隊(duì)伍中來;在業(yè)務(wù)素質(zhì)上,要能滿足工作的專業(yè)需要,優(yōu)先考慮有專業(yè)學(xué)習(xí)背景或有相關(guān)執(zhí)業(yè)資格證書的人員;在年齡結(jié)構(gòu)上,盡量做到老中青相結(jié)合,以年輕人為主,辦公室主任盡可能任命年齡稍長(zhǎng)者;在性別結(jié)構(gòu)上,要做到男女比例基本平衡,女性稍多于男性。
三、總結(jié)規(guī)律是關(guān)鍵
辦公室事務(wù)多,但不是每天都很多;辦公室人員很忙,但不是每天都很忙;辦公室臨時(shí)性工作很多,但也有很多工作有規(guī)律可循。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。辦公室對(duì)工作的預(yù)見能力越強(qiáng),計(jì)劃越周密,工作自主性就越大,準(zhǔn)備工作就越充分,工作效率就越高,工作質(zhì)量就能得到保證,員工的工作狀態(tài)也就會(huì)比較輕松。探尋高校后勤集團(tuán)辦公室工作規(guī)律,主要有兩條途徑:一是從學(xué)校、集團(tuán)、本部門制定的年度工作計(jì)劃與要點(diǎn)及一些專項(xiàng)工作文件提煉需要后勤集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)的具體工作及進(jìn)度要求;二是根據(jù)歷年工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出何時(shí)需要完成什么工作。以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)后勤集團(tuán)辦公室為例,下列工作是每年都需要完成的:1月,人事考核、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、后勤服務(wù)質(zhì)量考核、后勤服務(wù)經(jīng)費(fèi)測(cè)算;2月,放寒假相關(guān)工作、寒假前服務(wù)質(zhì)量與安全大檢查、慰問職工;3月,開學(xué)準(zhǔn)備、務(wù)虛工作;4-5月,黨務(wù)評(píng)估、職稱申報(bào);6月,放暑假相關(guān)工作、撰寫上半年工作總結(jié)與下半年工作計(jì)劃、暑假前服務(wù)質(zhì)量與安全大檢查、黨風(fēng)黨紀(jì)教育;7-8月,設(shè)備設(shè)施維修、新進(jìn)人員崗前培訓(xùn);9月,迎接新生入學(xué)、更新網(wǎng)站與宣傳櫥窗內(nèi)容;10月,組織參加校運(yùn)會(huì);11月,檔案檢查;12月,撰寫當(dāng)年工作總結(jié)與次年工作計(jì)劃、整理檔案。辦公室各業(yè)務(wù)主管應(yīng)全面總結(jié)工作規(guī)律,熟知每天、每月、每學(xué)期、每學(xué)年需要做什么,提前做好準(zhǔn)備,這樣就能保證有比較充裕的時(shí)間來處理一些臨時(shí)性的工作。此外,在集團(tuán)范圍內(nèi)組織成立合唱隊(duì)、舞蹈隊(duì)、籃球隊(duì)、足球隊(duì),舉辦晚會(huì)、演講賽、歌詠比賽等也都能起到分解工作量的良好效果,日后參加學(xué)校組織的相關(guān)活動(dòng),就能高質(zhì)、高效地組織隊(duì)伍和節(jié)目。
四、工作創(chuàng)新是核心
用發(fā)展的眼光來看,工作中面臨的任務(wù)問題都能通過硬件投入或軟件改進(jìn)得到解決。辦公室工作人員要敢于面對(duì)困難,深入分析問題存在的原因,探討解決問題的途徑。“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)不竭的動(dòng)力”。創(chuàng)新運(yùn)用于高校后勤集團(tuán)辦公室工作,能極大地提高辦公室工作效率。
1.工作設(shè)備創(chuàng)新。打造信息化、自動(dòng)化的工作平臺(tái)能明顯提高辦公室工作效率,如配置較為先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、投影儀、錄音筆、移動(dòng)硬盤等。
2.工作技能創(chuàng)新。辦公室系統(tǒng)要不斷提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用水平,大力推進(jìn)無紙化辦公,充分運(yùn)用QQ、E-mail等公共網(wǎng)絡(luò)資源及自主開發(fā)的校園政務(wù)系統(tǒng)、手機(jī)短信平臺(tái)、專業(yè)管理軟件等專用資源,達(dá)到“無紙勝有紙,無聲勝有聲”的境界。
3.工作思路創(chuàng)新。辦公室工作人員要解放思想,實(shí)事求是,開拓進(jìn)取,敢于突破“只防出錯(cuò)、不求出新,只求保險(xiǎn)、不擔(dān)風(fēng)險(xiǎn),只循陳規(guī)、不探新路”的思維定式,敢于克服唯書唯上、照搬照套的行為慣性,不斷尋求工作新思路,不斷探索工作新方法,不斷總結(jié)工作新經(jīng)驗(yàn),努力開創(chuàng)工作新局面。
4.工作知識(shí)創(chuàng)新。當(dāng)今社會(huì),科技發(fā)展日新月異,辦公室的設(shè)施設(shè)備必然會(huì)隨之更新?lián)Q代,工作手段也必然會(huì)推陳出新,這就要求辦公室工作人員與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)。辦公室工作人員要多到本校兄弟部門(下轉(zhuǎn)第115頁)(上接第110頁)及兄弟高校的相應(yīng)部門參觀學(xué)習(xí),要積極爭(zhēng)取參加行業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)與交流,要建立集中學(xué)習(xí)與研討的制度,從而不斷提高辦公室工作人員的整體水平。
5.工作方法創(chuàng)新。處理好對(duì)上與對(duì)下的關(guān)系,既服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo),又服務(wù)好基層;處理好被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系,準(zhǔn)確把握辦公室工作的規(guī)律性、靈活性、前瞻性;處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系,在繼承好傳統(tǒng)、好做法的同時(shí),不斷在實(shí)際中探索新方法、新途徑;處理好大事與小事的關(guān)系,大事不含糊、小事不輕為、抓大不放小;處理好做人與做事的關(guān)系,老老實(shí)實(shí)做人、踏踏實(shí)實(shí)做事。
五、激勵(lì)機(jī)制是保障
1.物質(zhì)激勵(lì)。高校后勤集團(tuán)辦公室工作人員年齡偏輕,有些甚至是剛剛參加工作的大學(xué)畢業(yè)生,沒有積蓄,而結(jié)婚生子、人情往來、贍養(yǎng)父母、買房買車等一些實(shí)際問題都將接踵而來,這些都需要員工的工作收入來支撐。對(duì)員工的物質(zhì)回報(bào)是對(duì)員工最基本的,也是最直接的激勵(lì)。客觀地講,集團(tuán)辦公室工作人員在高校后勤集團(tuán)中是屬于素質(zhì)較高、任務(wù)較重、貢獻(xiàn)較大的群體,其收入整體上應(yīng)處于中上水平。在辦公室內(nèi)部,收入的多少又應(yīng)與具體崗位和工作質(zhì)量掛鉤,引導(dǎo)辦公室工作人員勇挑重?fù)?dān),力創(chuàng)佳績(jī)。
2.榮譽(yù)激勵(lì)。高校后勤集團(tuán)辦公室工作人員學(xué)歷較高,絕大多數(shù)都具有本科學(xué)歷,近年來,碩士、博士也大有人在,屬于典型的知識(shí)分子。知識(shí)分子的身份使得他們非常看重單位、領(lǐng)導(dǎo)、同事對(duì)他們的理解、信任、表揚(yáng)與肯定。集團(tuán)在分配評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)指標(biāo)時(shí)應(yīng)對(duì)辦公室有所傾斜,有條件的還可設(shè)立一些單項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì);在設(shè)立兼職組織時(shí),如服務(wù)質(zhì)量考核小組,應(yīng)將辦公室相關(guān)工作人員作為主要成員納入,肯定其在業(yè)務(wù)上的權(quán)威和核心地位;在員工開展具體業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)給予相關(guān)工作人員足夠的空間,鼓勵(lì)獨(dú)擋一面地開展工作,鼓勵(lì)創(chuàng)新,允許在可控范圍內(nèi)出現(xiàn)失誤。
3.教育激勵(lì)。高校后勤集團(tuán)辦公室工作人員屬于知識(shí)型員工,非常看重自身知識(shí)的不斷更新與綜合素質(zhì)的不斷提升。集團(tuán)應(yīng)根據(jù)需要選派相關(guān)工作人員參加職業(yè)資格證書方面的培訓(xùn),如秘書、內(nèi)審員、人力資源管理師等,提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力;應(yīng)提供機(jī)會(huì)讓辦公室工作人員外出參觀學(xué)習(xí)或經(jīng)驗(yàn)交流,開闊辦公室工作人員的工作視野;應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員申報(bào)各級(jí)各類科研課題,甚至在集團(tuán)內(nèi)部建立科研基金,增強(qiáng)辦公室工作人員的研究能力;應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員在職攻讀學(xué)位,予以報(bào)銷部分費(fèi)用,提高辦公室工作人員的理論水平。
篇10
高校改革的進(jìn)行以及高校競(jìng)爭(zhēng)逐漸激烈，高校對(duì)于辦公室工作人員的管理工作要求也逐漸提高。在新時(shí)期加強(qiáng)高校辦公室工作人員的思想政治素質(zhì)對(duì)于提高當(dāng)前辦公室思想政治工作的效率和質(zhì)量有著十分重要的作用。開展辦公室工作人員思想政治工作的重要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）提高辦公室工作人員的思想素質(zhì)思想政治工作在當(dāng)前的辦公室工作中發(fā)揮著十分重要的作用，思想政治工作的開展對(duì)于提高當(dāng)前辦公室工作人員的思想道德素質(zhì)有著十分重要的作用。通過思想政治工作的開展，辦公室工作人員對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)逐漸增加，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也有所認(rèn)識(shí)，工作人員的思想覺悟有所提高，這對(duì)于工作人員整體素質(zhì)的提高有著十分重要的作用。
（二）提高辦公室工作人員的工作質(zhì)量當(dāng)前高校辦公室工作逐漸增加，不僅僅要做好教學(xué)工作同時(shí)還需要做好高校的學(xué)生管理工作。通過加強(qiáng)思想政治教育工作可以有效地提高當(dāng)前辦公室工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，這有利于提高當(dāng)前辦公室工作的效率和工作水平。思想政治工作的開展使工作人員的工作責(zé)任感逐漸加強(qiáng)，使工作人員認(rèn)識(shí)到高校管理工作的重要性，工作的效率有所提高。高校對(duì)于辦公室工作人員的工作要求逐漸提高，不僅僅要掌握相關(guān)的辦公知識(shí)，同時(shí)還需要掌握計(jì)算機(jī)等知識(shí)，通過加強(qiáng)思想政治教育工作可以有效地提高工作人員的工作質(zhì)量，減少工作人員的工作壓力，這對(duì)于辦公室工作的改善有著十分重要的作用。
（三）協(xié)調(diào)辦公室工作人員的關(guān)系隨著高校的學(xué)生擴(kuò)招，辦公室工作人員數(shù)量也有所增加，辦公室工作人員的管理工作也逐漸復(fù)雜，如何協(xié)調(diào)辦公室工作人員之間的關(guān)系，成為當(dāng)前辦公室工作管理的重要組成部分。加強(qiáng)當(dāng)前辦公室工作人員的思想政治工作對(duì)于改善當(dāng)前辦公室工作人員之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)當(dāng)前的工作，促進(jìn)員工之間的合作有著十分重要的作用。通過思想政治工作的開展對(duì)于辦公室工作人員的管理也提供了眾多的方便，這對(duì)于今后公司的發(fā)展有著十分重要的作用。
辦公室工作人員思想政治工作改善建議
近年來國(guó)家對(duì)于高校教育的重視逐漸增加，高校的規(guī)模和數(shù)量都有所增加，高校的學(xué)生數(shù)量也有所增加，辦公室工作人員也隨著增加，辦公室工作作為當(dāng)前高校管理的重要的組成部分，辦公室工作質(zhì)量直接影響高校的發(fā)展。思想政治工作作為高校辦公室工作的重要組成部分，對(duì)于提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)，促進(jìn)高校整體工作水平提高有著十分重要的作用，這對(duì)于今后高校的發(fā)展有著十分重要的作用。由于當(dāng)前高校辦公室工作的重視不足，辦公室管理方式和管理水平都有待于進(jìn)一步提高。
（一）重視辦公室工作人員的思想政治工作作為辦公室工作的重要組成部分，思想政治工作對(duì)于改善人們的思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)道德素質(zhì)有著十分重要的作用，在今后的辦公室工作中需要進(jìn)一步重視思想政治工作的重要性。隨著高校工作的改革，對(duì)于工作人員提出了眾多的要求，高校需要進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室工作人員的思想政治工作，更好地適應(yīng)和促進(jìn)高校發(fā)展中提出的新要求和新挑戰(zhàn)。高校的辦公室工作歸根到底是關(guān)于人的管理工作，在管理工作中加強(qiáng)人們的思想教育對(duì)于改善辦公室工作人員對(duì)于這一工作的認(rèn)識(shí)和對(duì)學(xué)校發(fā)現(xiàn)的認(rèn)識(shí)有著十分重要的作用。辦公室工作對(duì)于高校的發(fā)展有著十分關(guān)鍵的作用，因此辦公室管理人員需要充分重視思想政治工作的重要性，同時(shí)也需要不斷加強(qiáng)思想政治工作的開展，提高辦公室工作人員對(duì)思想政治工作的認(rèn)識(shí)，并且能夠積極重視思想政治工作，提高當(dāng)前辦公室工作的質(zhì)量，更好地適應(yīng)高校發(fā)展的需要。
（二）豐富辦公室思想政治工作的內(nèi)容隨著高校改革的進(jìn)行，當(dāng)前的辦公室工作逐漸復(fù)雜，對(duì)于辦公室工作人員提出的要求和挑戰(zhàn)也逐漸增加，辦公室工作人員的思想政治工作也需要不斷完善和提高，這樣才能更好地適應(yīng)辦公室工作的需要。一方面辦公室工作人員思想政治工作內(nèi)容需要與時(shí)俱進(jìn)。高校的工作量逐漸增加，加強(qiáng)辦公室工作人員之間的團(tuán)結(jié)合作精神，培養(yǎng)高校文化有著十分重要的作用，在辦公室工作人員工作中可以適當(dāng)?shù)卦黾右恍┯欣趩T工之間團(tuán)結(jié)合作的工作內(nèi)容，積極提高工作人員的工作積極性，加強(qiáng)員工之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作。另一方面辦公室工作思想政治工作內(nèi)容需要結(jié)合辦公室工作中存在的問題。思想政治工作不僅僅是一些員工政治工作內(nèi)容，同時(shí)還需要結(jié)合當(dāng)前高校發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合高校發(fā)展中存在的問題進(jìn)行辦公室思想政治工作，在高校辦公室思想政治工作中加強(qiáng)一些關(guān)于高校自身文化的內(nèi)容宣傳，這不僅僅有利于辦公室工作人員了解學(xué)校的文化，同時(shí)還有利于高校文化建設(shè)。
篇11
高校辦公室居于學(xué)校管理系統(tǒng)的中心地位，是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦理專門事務(wù)、輔助處理日常工作的部門，它在高校運(yùn)行過程中的地位和作用不容忽視。
1.高效辦公室管理工作的地位
第一，現(xiàn)行高校領(lǐng)導(dǎo)多是主要學(xué)術(shù)帶頭人，學(xué)術(shù)成果對(duì)學(xué)校而言，重要性不言而喻，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀與助手，其必須讓領(lǐng)導(dǎo)從瑣碎的行政事務(wù)中脫離出來，使其有更多的精力用于學(xué)術(shù)研究等其它重要事項(xiàng)，同時(shí)辦公室必須得供領(lǐng)導(dǎo)決策等的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，當(dāng)好行政領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。第二，學(xué)校辦公室承接校級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)職能層，領(lǐng)導(dǎo)院級(jí)辦公室工作開展，統(tǒng)籌全局，推動(dòng)整個(gè)學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，辦公室是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”，對(duì)校外來訪人員，要進(jìn)行接待；對(duì)校內(nèi)有關(guān)事項(xiàng)，要及時(shí)宣傳公布，可以認(rèn)為高校工作作風(fēng)和精神面貌等展示的優(yōu)劣，高校辦公室起著關(guān)鍵影響。
2.高效辦公室管理工作的作用
第一，高校辦公室作為重要職能部門，它必須為教學(xué)、科研營(yíng)造良好的氛圍，為學(xué)校的有效運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力的保障，服務(wù)職能是高校辦公室的最基本職能。第二，作為學(xué)校的綜合管理部門，高校辦公室重要職責(zé)之一是協(xié)調(diào)，它必須協(xié)調(diào)好校內(nèi)教學(xué)、科研等的各種事項(xiàng)，保證機(jī)構(gòu)高效、規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)必須做好高校與其它院校、企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)單位及新聞媒體等的協(xié)調(diào)工作。第三，學(xué)校辦公室在做好基礎(chǔ)教學(xué)、科研管理的同時(shí)，必須為相關(guān)部門甚至校領(lǐng)導(dǎo)班子提供基礎(chǔ)的教研數(shù)據(jù)供參考，或者進(jìn)行深入細(xì)致調(diào)研，取得準(zhǔn)確的一手材料為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。第四，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、落實(shí)批示等的后續(xù)跟蹤落實(shí)，必須依靠高校辦公室的督促檢查來推動(dòng)，保證執(zhí)行效率。
二、高效辦公室管理存在的問題剖析
在充分認(rèn)識(shí)了高校辦公室管理工作的地位和作用后，本部分將從現(xiàn)行高校的運(yùn)行現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)高效辦公室管理過程中存在的問題作進(jìn)一步的剖析，具體如下。
1.職責(zé)模糊，目標(biāo)不清
高校辦公室要發(fā)揮最大功效，為領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提供一流服務(wù)，從而在高校改革和發(fā)展中起到更大的作用，就應(yīng)當(dāng)先明確辦公室的職能和工作目標(biāo)，這也是廣大企事業(yè)組織必須首先明確的目標(biāo)。隨著現(xiàn)行高效競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，以及結(jié)合高效行政領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格，高校辦公室在“什么權(quán)利”“多少權(quán)力”下放院級(jí)辦公室方面正不斷地探索與實(shí)踐著，同時(shí)隨著高校的不斷擴(kuò)招，學(xué)生、教師數(shù)量都在急劇的增多，因而辦公室機(jī)構(gòu)人員也必然增多，而在這過程中，如果準(zhǔn)確定位職責(zé)，明確目標(biāo)，必然成為辦公室管理的一大新挑戰(zhàn)。伴隨著管理過程中各式新情況不斷涌現(xiàn)，相互扯皮現(xiàn)象十有發(fā)生，工作效率較低。此外，辦公室工作涉及范圍不斷增大，復(fù)雜性不斷增強(qiáng)，辦公室人員的思想觀念還沒能完全轉(zhuǎn)變過來，束縛在原有的管理思維之中，缺乏管理的主動(dòng)性和積極性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成辦公室職責(zé)目標(biāo)不明確，角色定位不清晰，不適應(yīng)新形勢(shì)下辦公室管理的發(fā)展。
2.機(jī)構(gòu)配置不盡合理，人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
受現(xiàn)行高校機(jī)構(gòu)改革以及高校擴(kuò)招等影響，結(jié)合上述高校辦公室職責(zé)不清、目標(biāo)不明的剖析，現(xiàn)行辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)配置不盡合理，加上行政工作量化考核不明顯，激勵(lì)不足，辦公室人員間工作態(tài)度不太主動(dòng)積極，責(zé)任心還有待加強(qiáng)。經(jīng)過了解，雖然現(xiàn)行高校行政機(jī)構(gòu)人員多通過考試選拔進(jìn)入，但本身專業(yè)性不強(qiáng)，工作思維、理念等也有差入，況且較早期的進(jìn)入人員，多是留校學(xué)生或通過一定關(guān)系進(jìn)入，人員整體素質(zhì)還有待提高，能力有限而至遇到新事物、新問題措手不及，這些方面對(duì)于辦公室管理職能效用發(fā)揮而言是一巨大的挑戰(zhàn)。
3.管理創(chuàng)新不足，理念相對(duì)落后
面對(duì)高校改革，學(xué)校辦公室的管理職能范圍不斷擴(kuò)大，工作任務(wù)量也不斷增多，同時(shí)面對(duì)著激烈競(jìng)爭(zhēng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等對(duì)辦公室工作的要求也不斷提高，這就促使辦公室應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理方式，提升管理效能。但現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂觀，多數(shù)辦公室人員都在忙于日常瑣碎事務(wù)而無暇思想如何創(chuàng)新管理方式。同時(shí)，現(xiàn)行辦公室人員的整體素質(zhì)相對(duì)偏低，非科班出身而導(dǎo)致的管理理念落后，在這方面其本身無所能為。作為事業(yè)單位，高校的行政人員不乏混日子人員，而這些人又進(jìn)一步拖累整個(gè)高校辦公室管理效能提升。
4.機(jī)制體制不完善，有待規(guī)范化
辦公室各項(xiàng)制度還沒有根據(jù)新時(shí)期的要求而作出相應(yīng)調(diào)整，缺乏比較規(guī)范科學(xué)的管理體系。崗位職責(zé)不清晰，導(dǎo)致辦公室的工作要做什么，做到什么程度，辦公室工作人員各自要完成什么目標(biāo)，都缺少一定制度的規(guī)范，工作中存在拖拉推諉現(xiàn)象。各種日常工作缺少相應(yīng)的制度規(guī)范，并且對(duì)突發(fā)事件預(yù)計(jì)不足，考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)模糊，獎(jiǎng)懲制度也尚未明確，都已不能滿足當(dāng)前實(shí)際工作需要。只有健立一套健全的管理制度，讓辦公室人員共同遵守辦事程序和行為準(zhǔn)則，這樣才能讓辦公室管理工作規(guī)范化，遇到新事務(wù)，或緊急問題，也能通過應(yīng)急預(yù)案有效處理，否則在碰到復(fù)雜問題之時(shí)，往往忙于應(yīng)急處理，思想方式全靠人為賦予，無章可循，很難適應(yīng)辦公室工作的要求。
三、高校辦公室管理效能提升對(duì)策
根據(jù)上述對(duì)高校辦公室管理問題的剖析，現(xiàn)針對(duì)性的提出如下管理效能提升對(duì)策：
1.轉(zhuǎn)變職能，明確職責(zé)
明確具本工作內(nèi)容，科學(xué)制定工作計(jì)劃，形成合理的目標(biāo)管理體系，才是現(xiàn)行高校辦公室應(yīng)當(dāng)追逐的目標(biāo)，傳統(tǒng)的埋頭苦干、奉命撰文、照章行事等工作方式已不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。在現(xiàn)今形勢(shì)下，要想做好辦公室管理工作，其本身必須首先明確目標(biāo)，轉(zhuǎn)變職責(zé)，即：（1）以轉(zhuǎn)變行政管理職能為前提，減少直接管理，理順黨、政、群三者及政府職能部門、各高校的關(guān)系，達(dá)到職能合理配置的目標(biāo)。（2）結(jié)合職能目標(biāo)，重新審視界定辦公室職能，把控好高校改革現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢(shì)，細(xì)化辦公室具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確負(fù)責(zé)人員職責(zé)。（3）科學(xué)制定工作計(jì)劃，形成辦公室管理的目標(biāo)責(zé)任體系，保證工作落實(shí)到位，事事有人負(fù)責(zé)，追究責(zé)任清晰明確。
2.提升人員素質(zhì)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。
辦公室職能發(fā)揮的好壞、工作水平的高低，關(guān)鍵在于辦公室人員的素質(zhì)，建立一支教育觀念新、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的辦公室隊(duì)伍，是提高高校辦公室管理水平和管理效能的重要途徑。因此，如何提升人員素質(zhì)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)是，可通過：（1）提高辦公室工作人員的思想政治素質(zhì)，增強(qiáng)崗位責(zé)任感和工作使命感，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高其現(xiàn)代科學(xué)管理能力、調(diào)查研究能力、綜合協(xié)調(diào)能力、文稿處理能力、服務(wù)決策能力、突發(fā)事件應(yīng)變能力等。（2）針對(duì)性的選送素質(zhì)能力較高的人員到優(yōu)秀單位進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)辦公室管理專門人才。（3）根據(jù)實(shí)際情況，合理設(shè)置崗位，制定相應(yīng)職責(zé)，通過對(duì)全體人員的通盤考慮及有效考核，將合適的人員安排到合適的崗位上，最大化每一個(gè)人工作效率，以此促進(jìn)人員配置效率提升。
3.創(chuàng)新管理方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)理念。
樹立新的管理理念，創(chuàng)新管理方式，對(duì)提升辦公室管理效能發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。首先，每個(gè)人在工作過程中都是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)提升的過程，對(duì)于自身的管理工作而言，只有學(xué)習(xí)先進(jìn)管理念，才會(huì)有不一樣的管理思維，才有可能創(chuàng)新管理方式。其次，強(qiáng)化激勵(lì)考核，做到考核量化、客觀、公正，考核結(jié)果正確使用，激勵(lì)效能有效發(fā)揮，當(dāng)然這也可以通過培訓(xùn)，兄弟單位的考察學(xué)習(xí)等途徑去實(shí)現(xiàn)。最后，管理效用的顯現(xiàn)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，從而要求管理方式的推進(jìn)也必須持續(xù)化，學(xué)校辦公室必須采取多種途徑，多種方式，通過不斷地實(shí)踐、修正、完善，將管理效能最大化。
篇12
一、高校二級(jí)院系辦公室管理人員工作現(xiàn)狀及原因分析
（一）管理的范圍廣、內(nèi)容多、任務(wù)繁重、工作人員壓力大。
作為二級(jí)院系的綜合管理部門，辦公室人員管理內(nèi)容涉及財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、設(shè)備、人事、宣傳、科研、實(shí)驗(yàn)室、制度建設(shè)、后勤保障等諸多工作，內(nèi)容多，范圍廣。從人員配備的情況來看，二級(jí)院系辦公室一般只配備一名管理人員，但從事的管理事務(wù)十分繁重，涉及的范圍十分廣泛，有的甚至相當(dāng)瑣碎，要求投入大量時(shí)間，花費(fèi)許多精力。除了工作要面面俱到外，學(xué)校的人事政策、薪酬制度、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、人際關(guān)系、家庭因素、經(jīng)濟(jì)因素等也是辦公室管理人員的壓力來源。因此，這對(duì)于辦公室管理人員的綜合素質(zhì)包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)提出了極高的要求。
（二）人員素質(zhì)水平參差不齊，直接影響到辦公室工作的有效開展。
從現(xiàn)狀來看，高校二級(jí)院系辦公室管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。由于入職的門檻比較低，很多高校二級(jí)辦公室人員都是在高校內(nèi)部的輔導(dǎo)員或者教學(xué)秘書中抽調(diào)或者選派到辦公室管理崗位，某些甚至是受聘的本校本科畢業(yè)生，人員的學(xué)歷大專、本科、碩研不等，人員的專業(yè)背景亦各不相同，而真正是管理專業(yè)背景的并不多見，人員的工作經(jīng)歷和管理水平更是差別巨大。這些都將直接影響到辦公室各項(xiàng)工作的高效有序開展。
（三）辦公室管理人員疲于事務(wù)性工作而疏離自身專業(yè)學(xué)習(xí)。
由于辦公室管理工作千頭萬緒，除了事務(wù)性工作不斷外還要隨時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)性的事件，除了有效協(xié)調(diào)和處理部門之間、領(lǐng)導(dǎo)和教職工之間、行政人員和教師之間的意見分歧和工作矛盾外，還要做好組織、調(diào)查和研究工作，以為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供可靠的依據(jù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，辦公室管理人員往往疲于各種各樣的、瑣碎的事務(wù)和處理各種復(fù)雜的關(guān)系之中，沒有時(shí)間和精力提升自身的業(yè)務(wù)水平和管理能力，而對(duì)于不是高校教育管理專業(yè)背景的人員更沒有完整的時(shí)間完成自己所在學(xué)科領(lǐng)域的教學(xué)、科研和學(xué)歷的提升。這往往造成教育資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，從事辦公室管理人員漸漸疏離和淡化所學(xué)專業(yè)。
（四）管理工作未得到領(lǐng)導(dǎo)和師生足夠的重視、管理人員容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。
辦公室管理的工作的重要性未得到領(lǐng)導(dǎo)和老師的足夠重視，目前很多高校院系認(rèn)為辦公室管理人員的定位僅僅局限于學(xué)院的“管家”，認(rèn)為只是做好學(xué)院的后勤保障即可；某些學(xué)生甚至將辦公室人員當(dāng)成了物管人員；某些老師認(rèn)為管理人員做的都是沒有技術(shù)含量的工作，付出的勞動(dòng)量遠(yuǎn)不如教師，這是導(dǎo)致二級(jí)院系在績(jī)效分配時(shí)的主要矛盾根源。對(duì)辦公室工作的不了解和錯(cuò)誤的想法將影響到辦公室管理人員工作的情緒和動(dòng)力。面對(duì)繁雜瑣碎的事務(wù)和人員自身的工作壓力，辦公室管理人員極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，嚴(yán)重影響工作效率。
從已有的高校人事激勵(lì)機(jī)制和制度看，高校管理人員的職稱評(píng)聘、學(xué)歷提升、績(jī)效考核、薪酬福利等制度的建設(shè)均不完善。高校管理人員屬于教輔人員，在政策和制度的制定上未得到足夠重視，是一個(gè)極其容易被忽視的高校弱勢(shì)群體。
二、應(yīng)對(duì)策略
（一）二級(jí)院系辦公室管理人員要認(rèn)準(zhǔn)自身的職業(yè)角色定位。
首先，辦公室管理人員要牢固樹立服務(wù)觀念，辦公室所開展的一切管理工作均是為學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生開展服務(wù)，服務(wù)是辦公室管理人員工作的宗旨，也是辦公室工作的核心。其次，辦公室管理人員是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，辦公室管理人員在工作中要善于收集可靠有用的信息，通過綜合分析和判斷為領(lǐng)導(dǎo)提供有建設(shè)性的意見。再次，辦公室管理人員要善于協(xié)調(diào)處理各種矛盾和關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)和教職工排憂解難。只有認(rèn)準(zhǔn)了自身的角色定位，辦公室主任才能明確辦公室管理的職能目標(biāo)，圍繞學(xué)院的核心工作，以大局為重，有針對(duì)性地為領(lǐng)導(dǎo)和師生開展服務(wù)。
（二）完善激勵(lì)機(jī)制和制度建設(shè)，增強(qiáng)管理人員工作原動(dòng)力。
就現(xiàn)行高校針對(duì)管理崗位職員的職稱評(píng)聘、崗位晉級(jí)、學(xué)歷提升、績(jī)效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情況看，由于受到高校崗位職數(shù)的限制，高校不得不在人員的在崗年限和工齡等非智力因素方面設(shè)置較高的條件，這使得絕大多數(shù)處在管理崗位的辦公室管理人員在崗位晉級(jí)、提高收入水平上處于相當(dāng)被動(dòng)的地位，某些高校甚至限制管理人員參與職稱評(píng)聘，辦公室管理人員無法同教師崗位的教職工一樣通過職稱的評(píng)聘提高自身的社會(huì)地位和收入水平。這極大地挫傷了管理人員工作的積極性，削弱了辦公室管理人員的工作熱情和動(dòng)力。因此，高校和有關(guān)教育管理部門亟須改革和完善高校管理人員的有關(guān)政策和制度的制定，以人為本，為管理人員的進(jìn)修、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、晉升提供更多的有效途徑，在關(guān)注教師的職業(yè)生涯規(guī)劃同時(shí)應(yīng)關(guān)注高校管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃，為管理人員的職業(yè)生涯發(fā)展創(chuàng)造更好的條件，從而消除管理人員的職業(yè)倦怠感，增強(qiáng)管理人員的工作原動(dòng)力，推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的和諧發(fā)展。
（三）加強(qiáng)管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高辦公室管理水平。
1.為了適應(yīng)高校辦公室管理工作的需要，辦公室管理人員必須具備一定的思想政治水平。辦公室主任更加要求做到政治可靠、作風(fēng)正派、認(rèn)真負(fù)責(zé)、任勞任怨。辦公室管理人員必須不斷提高自身政策認(rèn)知水平，防止出現(xiàn)原則性錯(cuò)誤。
2.高校有關(guān)部門應(yīng)努力創(chuàng)造條件給辦公室管理人員提供相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握各項(xiàng)事務(wù)的特點(diǎn)和處理辦法，遇到問題做到忙而不亂。
3.辦公室管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)修養(yǎng)，特別是現(xiàn)代化辦公信息處理、組織協(xié)調(diào)、輔助參謀和突發(fā)事件的應(yīng)變能力等。在平時(shí)工作中不僅要積累經(jīng)常涉及的文秘、財(cái)務(wù)、管理、制度及檔案方面的知識(shí)，而且應(yīng)自主學(xué)習(xí)并掌握高校管理管理研究的理論和規(guī)律，并完成相關(guān)的科研工作。
4.辦公室管理人員要加強(qiáng)身心鍛煉，只有具備強(qiáng)健的體魄和樂觀積極的心理，才能從容應(yīng)對(duì)工作壓力和各種挑戰(zhàn)。
（四）加強(qiáng)與部門、領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的交流，化解矛盾。
管理人員自身應(yīng)加強(qiáng)與部門、領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的溝通交流，想方設(shè)法地努力提高服務(wù)質(zhì)量，達(dá)到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、教師滿意、學(xué)生滿意、職能部門滿意四個(gè)職能目標(biāo)，這樣才能獲得領(lǐng)導(dǎo)、師生和職能部門的理解和信任，減少不必要的矛盾和誤會(huì)，才能真正做好辦公室管理工作。
三、結(jié)語
隨著高校改革的不斷深化，高校二級(jí)辦公室管理人員要解決目前工作和發(fā)展面臨的困境，需要自身、學(xué)校管理者和教育主管部門的多方努力。管理人員要明確角色定位，在切實(shí)為師生做好服務(wù)工作的同時(shí)加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的提升，為職業(yè)后續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；學(xué)校管理者和教育主管部門要對(duì)高校辦公室管理機(jī)制體制、管理崗位晉級(jí)辦法、管理考核辦法等環(huán)節(jié)進(jìn)行深入思考和探索，提高辦公室管理人員工作水平和工作積極性，從而更好地為高校的事業(yè)發(fā)展提供保障。
參考文獻(xiàn)：
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篇13
高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室是二級(jí)學(xué)院機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，它與二級(jí)學(xué)院的其他機(jī)構(gòu)如教學(xué)辦公室、學(xué)生辦公室等相比又有自身的特點(diǎn)，有自身的職能范圍。明晰高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作職能，良好開展二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作，對(duì)提高高校辦學(xué)管理水平和構(gòu)建現(xiàn)代教育體系具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。文章試對(duì)二級(jí)學(xué)院行政辦公室職能進(jìn)行淺析，并對(duì)如何良好地開展二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作進(jìn)行思考。
一般來說，二級(jí)學(xué)院行政辦公室主要包括綜合管理職能、助手和參謀職能、服務(wù)與協(xié)調(diào)職能等職能。高效、有序是行政管理工作追求的目標(biāo)，這除了要求二級(jí)學(xué)院院長(zhǎng)以身作則、工作人員克己奉公、踏實(shí)肯干外，還應(yīng)根據(jù)其工作職能的特點(diǎn)和要求，有針對(duì)性地開展工作。
1 綜合管理職能
二級(jí)學(xué)院行政辦公室是學(xué)院的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，其綜合管理，是行政辦公室職能的重要組成部分。其綜合管理職能主要包括資源和資料管理、行政事務(wù)處理、對(duì)外交流等工作。
其中資源、資料管理包括：人事管理、職稱管理、檔案管理、財(cái)產(chǎn)物品管理及國(guó)有設(shè)備資料管理等，為學(xué)院的教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等做好服務(wù)工作。這要求工作人員了解熟悉相關(guān)的規(guī)章制度、政策法規(guī)，要有資料登計(jì)造冊(cè)以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、管理的業(yè)務(wù)能力，并要與學(xué)校各管理部門建立良好的信息交流渠道，積極與其他部門交流管理經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。
行政事務(wù)處理包括草擬公文、組織會(huì)議、收集處理信息、接待來訪人員等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。這些事務(wù)瑣碎繁雜，要求工作人員有耐心、能用心。
2 助手與參謀職能
行政辦公室既是二級(jí)學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，同時(shí)在落實(shí)學(xué)院各項(xiàng)措施中發(fā)揮著助手、參謀的職能。二級(jí)學(xué)院行政辦公室在處理好日常管理事務(wù)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮助手、參謀的職能，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供盡可能多的便利。首先工作人員要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，掌握全面有效的各種信息，并對(duì)信息進(jìn)行甄別、去偽存真，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。同時(shí)還要深入思考決策的各方面因素，充分結(jié)合學(xué)院內(nèi)外的客觀情況，及時(shí)提出相關(guān)的合理化建議。最后，決策實(shí)施后，工作人員需要充分地對(duì)決策效果進(jìn)行跟蹤，對(duì)決策結(jié)果進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，并及時(shí)反饋到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層，以便對(duì)決策不斷完善和改進(jìn)，為學(xué)院的各項(xiàng)工作能夠順利開展提供強(qiáng)有力的輔助。
3 服務(wù)與協(xié)調(diào)職能
學(xué)校的工作中心體是學(xué)生，學(xué)校的工作重心是教學(xué)，為廣大師生提供服務(wù)是二級(jí)學(xué)院行政辦公的基礎(chǔ)職能，同是還是二級(jí)學(xué)院的一個(gè)窗口，同時(shí)也應(yīng)良好地向其他部門、其他機(jī)構(gòu)與個(gè)人團(tuán)體，提供職責(zé)范圍內(nèi)的服務(wù)（如咨詢、聯(lián)系、提供信息等服務(wù)）。這些服務(wù)工作，很平凡普通，但它們影響到行政辦公室工作的正常開展與否，影響到辦公室綜合管理參謀、助手等職能的發(fā)揮，甚至影響到全院工作的順利推進(jìn)。
二級(jí)學(xué)院行政辦公室還具有二級(jí)學(xué)院內(nèi)部、二級(jí)學(xué)院與學(xué)校其他部門之間以及校外交住的交流協(xié)調(diào)職能。在處理二級(jí)學(xué)院內(nèi)部、二級(jí)學(xué)院與學(xué)校其他部門之間以及校外交住這些關(guān)系中，均需要行政辦公室工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，處理、緩解各種矛盾與沖突，保證工作的有序開展。其主要體現(xiàn)在部門領(lǐng)導(dǎo)間關(guān)系的協(xié)調(diào)，在涉及學(xué)院發(fā)展、教師的利益相關(guān)制度辦法等事務(wù)時(shí)，需學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)通過召開黨政聯(lián)席會(huì)等充分進(jìn)行溝通、交流，行政辦公室也要綜合領(lǐng)導(dǎo)中的不同意見，消除領(lǐng)導(dǎo)間存在的分歧和矛盾，促成一致認(rèn)識(shí)，保證工作順利推進(jìn)。在領(lǐng)導(dǎo)與教師之間關(guān)系的協(xié)調(diào)上，二級(jí)學(xué)院的行政辦公室起到橋梁的作用。促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)和教師之間的溝通、交流，使領(lǐng)導(dǎo)能準(zhǔn)確把握院情，以提出相關(guān)政策。行政辦公室作為二級(jí)學(xué)院對(duì)外交流的重要窗口，做好聯(lián)絡(luò)兄弟學(xué)院和校內(nèi)職能部門以及對(duì)外宣傳等工作，提高對(duì)外公關(guān)的效能，提高二級(jí)學(xué)院在校內(nèi)外的整體形象，這是展示學(xué)院發(fā)展的一個(gè)重要窗口。
4 結(jié)語
高校二級(jí)學(xué)院辦行政公室對(duì)提高高校辦學(xué)管理水平和構(gòu)建現(xiàn)代教育體系具有較大的現(xiàn)實(shí)意義，要充分發(fā)揮其重要作用，不斷提高工作效率，強(qiáng)化工作水平，使其能高效有序地運(yùn)作，為高校乃至高等教育發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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