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檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。
1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。
目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。
2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。
目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。
3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。
4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。
在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數字化進程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。
法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。
3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。
數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。
數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。
5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。
人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。
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高校檔案是國家檔案資源的一個重要組成部分。它主要記載的是有關高校教學管理、科研、以及其他的各項活動方面的信息。檔案記載的信息內容可以是多方面的，既可以是文字形式的也可以是聲音或者是圖像等。這些信息內容對學校教學活動的開展有積極的作用。在網絡技術還不發達的過去，高校對這些檔案的管理還是過多地依賴人力來完成。隨著網絡技術的成熟，高校的檔案管理逐步實現了數字化的管理方式。數字化的管理可以有效地對高校中檔案資源進行管理和利用，極大地提高管理效率。但是數字化管理給檔案管理帶來方便的同時也帶來了一系列信息安全方面的問題。這些安全方面的問題能否及時解決直接影響到檔案管理工作效率的高低。然而對檔案信息安全方面進行管理并不是一件容易的事情。首先，檔案信息本身就具有一定的保密性，容不得在管理過程中泄露行為的產生。其次，在開放部分檔案信息的過程中要做好檔案的管理工作，不能讓部分人對其信息進行篡改。因此要想保證檔案信息的安全性和真實性就必須對信息化的管理系統進行安全升級，避免網絡遭受黑客以及病毒的侵害。縱觀國內高校對檔案信息安全的管理現狀，大部分的高校管理者對信息安全方面不重視。在管理的過程中不是信息管理系統經常性地出現故障，就是檔案信息的外泄，這直接影響著檔案管理工作正常有序的進行。因此，有必要加大對信息安全管理方面的研究，探索出能夠確保管理工作正常進行的有效措施來。
二、高校檔案信息管理方面存在的安全問題
作為現代化的一種管理工具，計算機有著強大的數據處理和分析能力。并且在管理活動中有著其他設備無可比擬的優勢。在計算機技術的支持下，利用網絡對高校的檔案信息進行開放性和共享性的處理是高校現代檔案管理的主流方式。信息化的管理給高校師生帶來極大方便的同時也出現了計算機網絡安全方面的問題，這些安全問題增大了檔案信息外泄的可能性。互聯網技術條件下高校檔案信息外泄的可能性比較大，人們往往會采用安裝一些殺毒軟件和防火墻，加大對訪問文件的加密程度以及設置一些必要的訪問權限等措施來對服務器上的信息進行保護。但是有些用戶在查閱檔案信息時習慣于將部分信息臨時保存在瀏覽器的臨時文件夾中，這樣一些黑客以及病毒總是會利用這些漏洞來入侵客戶機上的檔案信息等。因此，我國高校檔案信息管理方面還是存在著很多安全方面的的問題，具體來說這些問題表現在以下幾個方面：
（一）管理人員的保密意識不夠
當前高校的檔案管理方式逐漸由手工管理向數字化和網絡化方面進行轉變。無論是哪種形式的管理方式，管理人員都應有較強的保密意識。特別是在數字化和網絡化的背景下，檔案信息外泄的可能性更大。另外從檔案信息本身來說，它就具有一種保密性。但是在部分高校的檔案管理工作中，管理人員不遵守檔案館中的工作制度和保密制度，會在領導或者是熟人的要求下私自改動檔案資料。另外對于一些不適宜對外開放的檔案資料，管理人員有意或者無意中會將用戶名以及口令進行外泄造成保密的資料泄露。另有管理人員由于工作上的粗心大意，將檔案資料隨意擺放造成信息的意外泄露等。
（二）數據庫建設不完善
近年來，各大高校的檔案數量和內容激增，這給檔案管理工作帶來了一定的壓力，并且對高校教學活動的開展產生了一定的影響。網絡技術在檔案管理中的應用不僅提高了檔案管理的效率，而且增強了不同高校之間信息共享的力度。針對檔案管理的特殊要求，需要管理人員正確地處理檔案信息的開放與保密的關系。隨著來自網絡方面對檔案信息的竊取程度的增強，高校檔案信息的安全成為檔案管理人員需要處理的一個迫切問題。為此各大高校在校園內部建立起了檔案信息管理的數據庫。數據庫的建立不僅可以讓管理人員方便地對這些檔案信息進行有效管理，而且在一定的程度上可以規避那些來自網絡上對檔案信息的攻擊和竊取。數據庫的建立是各個高校依據自身的檔案管理規模和需要建立起來的，這些數據庫無論是在數量規模方面還是在數據庫的類型、標準化、規范化等方面都存在著技術上的問題。在數據庫建庫的過程中，各大高校的數據庫建設沒有統一的標準，他們在建庫時是根據高校當前的需求來實施的。在建立數據庫時，高校的管理人員存在著急功近利的思想，建立的數據庫類型較為單一、規模較小以及標準化程度較低等。當前，各大高校檔案室的數據庫類型多屬于條目數據庫，這樣的數據庫功能不全，缺少必要的多媒體數據庫和全文數據庫，不能滿足師生的多樣化的需求。同時還有部分高校的數據庫在建設的過程中存在著技術上的漏洞。
（三）管理人員的綜合素質低
與傳統人工管理檔案方式不同的是，當今檔案信息化的管理需要具有較高綜合素質的管理人才。這些綜合素質要求檔案管理人員既要具備管理檔案的基礎知識和基本的業務能力外還要掌握各種相關軟件管理的操作技能。同時他們還需要知道怎樣來對這些系統進行日常的維護來提高檔案信息的安全。當今我國高校的檔案管理人員的素質普遍較低。他們的知識結構不完善，管理理念較為陳舊。尤其是在數字化的管理時代，檔案的管理基本實現了計算機的自動化和數字化管理。管理人員對計算機的相關應用比較陌生，更談不上對相關的通信技術和網絡技術等的了解和運用。管理人員專業知識的缺乏和不會熟練利用計算機造成了高校檔案信息的安全形勢不容樂觀。
（四）資金缺乏，硬件設施落后
數字化的檔案管理需要投入大量的資金來購置相關配套設施，尤其是一些硬件設備、軟件系統等。雖然各大高校在數字化管理的前期投入了較多的資金購置了網絡信息處理方面的硬件設備，并且建立起校內的局域網，但是由于電子設備的更新速度較快，需要在后期投入較大的資金來對這些設備進行維護和更新，以滿足檔案信息的安全的需要。特別是檔案管理實行數字化管理以后，計算機網絡可能遭受內外部的非法訪問以及病毒的侵襲。并且隨著技術的進步網絡病毒種類、數量越來越多，傳播的速度和危害性也越來越大。因此要想維護檔案信息的安全就要投入大量的資金對硬件設備進行更新和升級。然而高校一方面出于對檔案管理工作的不重視，另外一方面高校的經費數量有限，學校寧可花費大量的資金進行教學領域的科研活動，也不愿意投入資金在這些設備的維護和更新上。久而久之檔案館中的硬件設備和軟件系統都處于一個停滯的狀態。內外部的非法訪問和病毒入侵檔案管理系統的頻率越來越高。檔案館中的一些設備成為了擺設，不能發揮出應有的作用。這對學校來說，不僅造成了大量資金的浪費而且嚴重阻礙了檔案管理的正常進行。
三、高校檔案信息安全管理策略
（一）提高管理水平、增強保密意識
檔案管理人員的職業道德對檔案工作的開展會產生一定的影響，尤其是在正確處理保密與開放的關系上。這就需要對管理人員進行職業道德的培養和教育。首先，讓管理人員學習和理解檔案管理從業人員的職業道德原則和道德規范。讓他們知道在自己的本職工作中該做什么不該做什么，確實為維護檔案信息的安全負責。其次，增強他們的職業道德情感。讓管理人員能夠在日常的管理工作中意識到自己工作的重要性，進而對檔案管理工作產生熱愛之情。在熱愛本職工作的同時對工作高度負責，為維護信息安全作出自己的貢獻。最后，在管理工作中要求他們堅持原則不動搖，在檔案管理中做到一視同仁。無論是自己的熟人或者是上級領導來查閱檔案都要按照工作流程來進行，不能因為人情或者是權利而失去了工作的原則。
（二）加大數據庫建設的力度
高校的數字化檔案的管理離不開數據庫系統。在過去高校的數據庫系統的建立是根據高校自身的實際和條件來進行，建立起來的數據庫系統在標準、種類和功能上都與其他高校成熟的系統有著較大的差距。因此，在加大建立數據庫系統的同時還要考慮系統的標準功能等方面的內容。目前，高校的檔案管理部門中的數據庫系統采用的程序無非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。這些程序只是對一般的操作系統的延伸，并沒有起到實質性的改變。他們在單機狀態下能夠滿足各種管理上的需要。但是對于信息種類較多、數量較大的情況下這些程序就會顯現出不足之處。因此，在建設新的數據庫時，可以考慮采用在網絡環境下運行并且能夠支持多種操作系統、多種運行平臺的數據庫管理系統。同時這樣的管理系統在保留原有系統功能的基礎上還能夠與Web站點建立鏈接。在選擇建立數據庫類型的時候可以優先考慮SQLServer、Infoemix等。
（三）完善檔案管理人才隊伍
高校檔案信息安全的管理最終還是要靠人才來實現的。管理人員的素質的高低直接影響著信息安全的管理。因此，各大高校要根據自身的管理人才隊伍以及信息安全的現狀來加大對人才的培養力度。首先，要對現有人員進行摸底考核，摸清他們的業務知識和技能。在掌握了員工的基本情況的基礎上，可以對部分的員工進行有針對性的培訓。安排管理人員集中學習一些先進的檔案管理專業知識和相關的信息技術。同時針對檔案管理人員在計算機方面薄弱的現象舉辦計算機知識和應用技能的專題講座，讓他們接受系統的通信技術和網絡技術等，進一步增強他們利用數字化進行管理的能力。其次，在人才的聘用方面要嚴把質量關，要根據檔案管理的需要聘用一些既有豐富的檔案管理專業知識，又有熟練應用計算機的能力。再次，在檔案館中實行崗位責任制，明確每個人的權利和責任。讓管理人員在自己的職責范圍內行使自己的權利和義務。一旦信息出現安全方面的問題就要追究相關責任人的責任。最后，還要在檔案管理工作中實行績效考核，定期有專人對所有員工進行知識和技能的考核。實行工資與考核結果相掛鉤的薪酬體制。同時對于多次考核不合格的員工可以進行解聘。
（四）加大資金投入、及時更新設備
高校中的檔案對學校的長遠發展有著積極作用。因此，學校要充分重視對檔案信息安全管理。針對學校資金投入不夠的現象，學校要在努力爭取財政支持的前提下，充分發揮檔案資源的作用，在滿足學校師生需求的情況下，適當地向社會開放。在為社會服務的同時收取一定的費用用來對檔案管理設備的維護和更新上。學校要在保證其他活動經費的基礎上適當地向檔案管理傾斜，充分利用有限的資金來對檔案館中的硬件設備進行定期地維護和更新，進而確保檔案信息的安全。
四、結束語
高校檔案的管理是一項長期的工作，它與學校的教學活動同時進行并且為教學活動所服務。在檔案數字化管理的基礎上我們不僅要好好利用檔案資源，同時還要做好對檔案信息的安全管理。
參考文獻：
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1 高校電子人事檔案安全威脅
1.1 物理威脅
物理威脅是指物理環境因素對高校電子人事檔案信息管理系統物理介質造成的威脅。物理安全管理是信息化檔案管理系統安全管理工作的核心內容之一。高校電子人事檔案信息管理系統在長期運行過程中，可能因為設備故障、意外災害導致網絡中斷和電子檔案數據丟失；骨干網絡單獨核心交換設備故障導致整個信息管理系統網絡癱瘓；關鍵服務存儲設備故障導致數據丟失與服務中斷，種種物理因素都會嚴重威脅高校電子人事檔案的安全。
1.2 網絡威脅
網絡威脅主要是來自互聯網的威脅，是高校電子人事檔案信息管理系統面臨的主要威脅，也是信息化安全管理工作的重點。病毒、木馬、黑客行為都會對高校電子人事檔案構成威脅，開放的網絡環境下，任何掌握黑客技術，別有用心的網絡用戶都可能侵入高校電子人事檔案管理系統，竊取、篡改資料，給高校電子人事檔案管理工作帶來了嚴重的安全威脅。
1.3 信息安全威脅
信息安全威脅是高校電子人事檔案面臨的最嚴重的威脅，高校電子人事檔案系統可能存在著各種漏洞，受病毒、木馬和黑客攻擊，可能導致網絡傳輸過程中數據泄露或者數據庫數據被竊取，暴露高校電子人事檔案中涉及到的個人隱私信息，可能給學校和個人帶來不可估量的損失。
1.4 管理安全威{
高校電子人事檔案管理系統是一種高校人事檔案的管理工具，為了保障高校電子人事檔案安全性，需要加強人事檔案管理系統的物理安全、網絡安全和信息安全管理工作，高校電子人事檔案的安全管理工作需要在完善、科學的安全管理體系下開展，才能夠有效應對各種安全威脅。
2 高校電子人事檔案信息安全管理對策
2.1 加強網絡安全管理
為了提高高校電子人事檔案信息安全性，要進一步加強網絡基礎設施建設，定期進行計算機硬件設備的運行維護，保證高校電子人事檔案管理系統硬件結構的安全，提高系統運行可靠性，減少系統運行故障幾率。要求建設高校電子人事檔案信息管理系統時選擇更高運行安全系數的芯片，提高芯片接口安全系數。與此同時，還要加強隱私信息的防竊密工作，通過加密、入侵檢測、防火墻、監控預警、內外網物理隔離等方式，提高高校電子人事檔案外網訪問的安全性。計算機病毒有破壞性、隱匿性和傳播性特點，嚴重威脅網絡環境安全，計算機病毒防范是高校電子人事檔案安全管理的關鍵內容。防范計算機病毒和木馬，需要加強病毒和木馬的技術預防與檢測，所有計算機都要安裝能夠提供實時病毒庫更新的殺毒軟件。運行計算機進行檔案信息管理操作時，涉及到的文件、電子郵件、USB存儲介質需要進行安全檢查，發現病毒及時隔離和刪除，避免病毒進入計算機或者傳播。
2.2 提高計算機操作系統安全性
計算機操作系統安全性是高校電子人事檔案管理信息安全性的基礎，計算機操作系統自身的漏洞也可能為不法分子所利用，趁機進入高校電子人事檔案管理系統，竊取隱私信息資料。現階段，計算機操作系統普遍存在安全漏洞，因此安全部門以及操作系統需要設置專用安全通道，為計算機提供升級、漏洞補丁、圍墻、程序修改等安全服務。檔案管理工作人員也要養成良好的安全習慣，安裝殺毒軟件和安全管理程序，定期殺毒，不登錄高風險網站，不隨意安裝簽名不明軟件，不隨便打開匿名郵件，同時對管理系統進行定期檢查，電子人事檔案專機管理，設置訪問權限管理系統，提高高校電子人事檔案信息安全性。
2.3 數據安全管理
電子人事檔案存儲密度高，和傳統紙質文檔相比，管理、檢索更加方便，但是二者之間只是存儲形式、管理使用方式的差別，安全管理工作有很多內容都是相同的。電子人事檔案同樣需要進行物理隔離，設置專人負責維護管理，同時對文檔進行加密甚至硬件加密，并設置嚴密的用戶權限管理體系，訪客對開放檔案數據只有讀取權限，防止篡改。電子檔案的備份更加方便，通過備份冗余管理，能夠有效避免物理破壞造成的數據丟失，重要電子人事檔案雙機備份，必要時同時設置紙質檔案電子檔案，避免電子檔案丟失、篡改。
2.4 計算機病毒木馬防范
計算機病毒和木馬嚴重威脅著高校電子人事檔案的安全，可能會造成信息泄露、丟失，防范計算機病毒和木馬是電子人事檔案管理系統的重要工作內容。防范計算機病毒和木馬，首先需要加強病毒的技術預防以及檢測工作，要求所有計算機都需要安裝殺毒軟件，運行電子人事檔案管理系統，調用管理和查看答案信息時，需要掃描所有文件和電子郵件，及時清理病毒木馬，同時養成良好的計算機使用習慣，減少病毒木馬接觸機會。
3 結語
電子人事檔案管理系統在高校人事檔案管理工作中的應用顯著提升了高校人事檔案管理和人事檔案資源利用水平，但是也帶來了一系列信息安全問題，需要采取一系列措施有效解決，才能夠保證高校電子人事檔案信息安全。
參考文獻
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一、高校檔案信息化管理的必要性
信息化時代的來臨給人們的生產生活帶來了極大的便利，包括在檔案的管理工作上。現如今，社會越來越復雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術。檔案的信息化管理不僅能夠準確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。
二、高校檔案管理的現狀
學校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時也造成了一些問題的出現。
（一）安全管理檔案的意識不夠
目前，絕大多數高校都處于求進步的重要發展階段，其側重點大多都放在師資力量、人才培養和基礎設施建設方面，對于收入甚微的檔案管理工作過于疏忽，導致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現松散、混亂的現狀，其安全問題一直都得不到重視。更嚴重的是有些地方高校沒有專門分管檔案工作的領導，檔案的管理直接隸屬于教務處或者校辦等部門。對于檔案的管理沒有一個健全可靠的體系，沒有相應的管理制度，也沒有制定一系列可行的方案。
有些領導仍然在用過去的舊觀念、舊思想去指導管理檔案的工作，對于信息化背景下管理檔案的新形勢沒有絲毫研究，只重視檔案庫房、紙質檔案的實體管理，毫不理睬電子檔案的技術管理。這種現象在一些地方高校是非常普遍的。
檔案管理的工作者存在認識上的誤區，由于分工和責任不夠明確，總是出現相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實體管理作為檔案管理的重點，而應該對整理檔案過程中的信息安全問題有一個清晰的認識。
（二）對檔案的管理投入不夠
社會經濟文化發展的各個方面都應該緊跟時展的步伐。尤其是教育行業更應該做好與時代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責任，在這個飛速發展的信息化時代，學校應該在過去實體管理檔案的基礎上結合信息管理。目前，很多高校都已經認識了這一點。可是只有認識，卻沒有行動。在具體的做法上沒有跟進。一些高校沒有意識到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設置在偏僻的地方，投入很少、規模較小，再加上有外來人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。
（三）管理人員的綜合素質不高
檔案管理是一項連續性、政策性、系統性極強的工作，需要管理人員具備較高的業務素質和思想素質。近年來，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專業素養越來越高。可是目前，在很多高校檔案管理者中，有極大一部分人的思想和業務素質還沒有達到管理檔案的標準。很多人都認為管理檔案是一門技術含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專業的技能，也無需培訓。這種錯誤的觀念就導致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態。
三、高校檔案安全管理的對策
高校檔案管理工作是一項長期性、系統性和全局性的工作。在不同的社會發展階段，檔案的安全也會受不同因素的影響。具體應該結合不同的實際情況來采取措施。信息化背景下，高校可以從以下方面來做好檔案的安全管理工作。
（一）更新觀念，提高認識
意識決定行動，更新觀念，提高認識是安全管理檔案的基礎，也是檔案管理工作應對挑戰的關鍵。各大高校應該充分地意識到，檔案信息的價值越高，面臨的風險和威脅就會越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強安全管理檔案的意識，尤其是對電子檔案。現在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門，各部門都應該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對于風險，應該保持一份預見性，提高對于突發事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發生。
（二）規范管理，健全制度
“沒有規矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規則之下。在檔案的安全管理方面要想規范，就必須要健全制度。為了能夠適應信息化時展的節奏，學校在高校檔案的管理上應該頒布一些能夠幫助管理檔案的規章制度。首先，高校應該結合自身的實際，在以往檔案管理機制的基礎上進行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應該推行統一管理檔案的系統，制定統一管理標準，這樣便于檔案的收集、利用和管理。
（三）提升管理人員的素質和水平
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1.房地產平面圖
房地產平面圖是一種反映房屋、土地現狀的專業圖。房地產平面圖是由測繪專業人員按國家規定的房產測量規范、標準和程序勘測和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專用性圖紙。
2.房地產有關證明和文件
有關證明文件是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.房地產卡片
房地產卡片是對房地產權利人的情況、房屋所有權、土地使用權狀況以及產權來源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產產籍地號(丘號)順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。
4.房地產登記簿冊
房地產簿冊是房地產權屬登記、發證中根據工作需要而分類編制的各種表冊的總稱。房地產產籍資料的各項內容應該是一致的,并應及時進行異動管理。
二、房地產權屬檔案的特點
1.專業性
權屬檔案產生于房地產專業部門。權屬檔案是專業性材料。房地產權屬管理工作特別是權屬登記工作,面廣量大,政策性強,形成的檔案材料專業性強。權屬檔案在內容和形式上與一般公文有明顯的區別,內容上反映房地權屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱采用房地產專業術語多,形式上,結構規范,多為表格式、填寫式。
2.動態性
權屬檔案的動態性是權屬檔案最顯著的特點。權屬檔案形成后,房地產權屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產權人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設的發展,房地產市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬轉移不斷發生,房屋的拆除、翻改、擴建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產權屬處于不斷轉移和變更之中,具有極強的動態性。目前,權屬檔案因產權變更引起異動的每年約有20%。隨著產權人的變化、房屋現狀的變更,權屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊必須作相應更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動態注記,檔案必須及時補充新材料,以確保檔案的真實性、系統性和完整性。產權的動態性,使權屬檔案成為“活”檔案。
3.真實性
權屬檔案是產權沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實際相符,記載的產權人,產權范圍必須清楚,能在產權審核和排解產權糾紛中起憑證和參考作用。真實性是權屬檔案的生命,也是發揮檔案的現實效用的基礎和前提。
4.完整性
權屬檔案的完整性體現在兩個方面,一是房地結合,二是圖、檔結合。
5.價值性
房地產屬于不動產,價值高,在單位和個人的財產構成中占有重要地位。因此,權屬檔案屬于財產檔案。6.法律性
由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的權屬檔案,具有法律效力,是房地產管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地產糾紛的重要依據。鑒于上述特點,特別是權屬檔案的專業性和動態性,表明權屬檔案應由房地產管理部門統一管理并單獨進行保管。權屬檔案不宜與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相混淆。
三、高校房產權屬檔案管理的現狀
我校檔案管理基本上都是停留在紙質文件、圖紙的狀態。房產部門的主要工作是檔案整理、編寫卷宗、存儲入庫、備查立卷等。許多檔案資料處于長期閑置的狀態,沒有及時整理歸檔,更沒有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習慣于傳統的手工操作方式來處理文本信息、處理房產檔案信息。這是因為房產管理人員多數不是專業對口的管理人員,沒有經過正規的學習、培訓,對檔案知識和技能不熟,只是對收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進行簡單的整理、分類、建檔,而沒有及時準確完整的進行更新;而且管理人員經常變動也造成檔案管理資料的保存不連續不持久,使房產檔案殘缺、間斷,一些數據丟失,導致房產檔案失去了歷史資料的功能和用途。
四、高校房產權屬檔案管理信息化的應用
住房制度改革以后,住房由原來的福利分配逐漸向社會化、商品化轉變。房屋產權的變動情況越來越復雜,房屋的買賣、繼承、贈與等行為都使房屋產權發生變化。房產檔案應該全面、及時地反映房屋產權變化的過程。房產檔案作為房屋產權變動的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權人的變動而變動。但是因為房產檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產檔案的查詢和使用都很不方便。針對以上情況,建立一套符合學校特點,又方便快捷的房屋檔案管理軟件來提高管理效率是房產檔案管理發展的必然趨勢。房產管理信息化就是就是要把房屋的有關數據、信息、圖紙等存儲到計算機里,建立房屋信息數據庫,存儲各種形式的圖形和屬性數據,把圖形數據和屬性數據之間以有效的數據組織方法聯系起來,對數據的變動及時的更新,以方便于查詢和數據整理。
系統以數據庫中的房屋的區位、權益、實物等數據為基礎,利用先進的數據庫技術實現信息的共享和資料的歸檔和查詢。為了方便查詢、統計可以把數據分成公有住房管理、房改售房管理、辦公用房管理、商服用房管理等幾個模塊。這幾個模塊下還可以設定文件、編輯數據、工具、系統管理、打印等小模塊。文件模塊是對表格的操作、編輯模塊完成常規的編輯、工具模塊提供繪制所需的工具。系統管理模塊是對數據的備份和恢復進行管理。為了能夠方便查詢,保證數據的即時性,有必要建立一個平時用的工作庫,各種數據的修改、輸入、計算、統計都在這個庫里進行。
五、結束語
房產產權檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合,是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源,必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率,使房產檔案管理的各個方面更加完善。
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檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。
1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。
目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。
2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。
目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。
3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。
4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。
在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數字化進程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。
法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。
3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。
數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。
數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。
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大數據 檔案信息化 對策
2014年3月，國家首次將“大數據”發展建設寫入《政府工作報告》，隨后的國務院常務會議中6次提及大數據運用，大數據的重要性不言而喻。大數據充分利用優質共享的信息知識和創新資源，不斷降低社會信息成本，通過基于大數據精準分析和科學決策，將有力支撐教育文化、健康醫療、電子商務、工業制造、現代農業等行業。高校檔案作為教育文化行業大數據的重要來源，其信息化發展迫在眉睫，逐步增加數據量、改善檔案館管理模式、提高管理效率，是大數據時代高校檔案信息化建設的重要目標。
1高校檔案信息化管理的內涵
高校檔案主要包括學校在從事招生、教學、科研、管理以及其他各項活動中直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。以往高校檔案資料基本上以紙質形式歸檔，隨著信息化技術的推廣，高校日益重視校園信息化建設，檔案信息化建設也包括其中。學校檔案記錄著學校各項工作，是評估和衡量學校教育質量和管理水平的重要依據。目前，很多高校對檔案信息化管理建設加大投入，改善軟硬件設施，逐步推出了紙質和電子的雙軌制管理要求，檔案資料的電子化，大大提高了檔案管理工作效率，提高了檔案資源的利用率，增強了檔案資料的服務功能。
2高校檔案實現信息化管理的必要性
2.1高校檔案信息化建設是時展的需要
隨著計算機技術的普及和辦公自動化系統軟件的推廣，高校檔案信息化建設也隨之發展到一個新的階段，傳統的資料檢索、查詢、存檔模式逐步被現代化管理模式取代，計算機技術的運用大大提高了工作效率，檔案信息化管理是高校檔案工作發展的必然趨勢。
2.2高校檔案信息化建設可以拓寬檔案的服務功能
借助于信息化技術的發展，很多軟件公司推出了針對檔案管理的軟件，例如，北大之星，STA-集成化檔案管理系統等等，軟件的使用提高了工作效率，而且提高了服務水平。只要獲得用戶名和密碼，便可以查詢所需資料。具有悠久歷史的大學，其發展背景資料可能用于影視創作，工科院校的現代工業生產技術可以應用于實踐生產，等等。這些服務都得益于檔案的信息化管理。
2.3高校檔案信息化建設提高檔案管理效率
隨著高校信息化的發展，辦公OA系統日趨成熟，日常管理工作基本上在系統上操作，提高了效率，節約了成本。在檔案管理中文件歸檔方式也日趨信息現代化，例如，學校各部門的兼職檔案員可以利用軟件，將收集的部門資料上傳至檔案管理軟件中，隨后檔案館管理人員對數據進行審核提交，自動生成電子檔案和紙質檔案。此外，檔案管理人員利用辦公自動化系統，實時收集具有保存價值的資料，其電子化形式也給工作人員帶來了便利。這和傳統的管理模式相比，工作效率很大提高。
3大數據時代高校檔案信息化建設的對策
在大數據時代的特殊背景之下，發揮大數據技術在檔案信息化建設中的核心作用，政府、高校、社會都應該積極參與，相互協調溝通，從高校自身重視、增加資金投入、加強員工培訓、加強信息安全等多方面進行改進，努力推動我國高校檔案信息化建設的新進程。
3.1提高檔案重要性認識，順應國家大數據發展
目前，大數據主要應用于商業、工業、醫療等方面，隨著其功能的凸顯，大數據技術逐步應用于教育事業，發達國家尤為明顯。例如早在幾年前，大數據分析已經被應用到美國的公共教育中，成為教學改革的重要力量。為了順應并推動這一趨勢，美國聯邦政府教育部2012年參與了一項耗資2億美元的公共教育中的大數據計劃。可見大數據分析對教育的重要性。這些大數據資料的正是來源于檔案館中學生的學籍檔案、招生檔案中，看似普通的資料，通過數據分析的結果確可以得出驚人的判斷，學校領導應該重視檔案管理工作，促進國家大數據的發展。
3.2增加高校檔案管理資金投入，改善辦公條件
檔案管理信息化建設需要具備一定硬件條件，各高校應相應國家號召，積極加大檔案管理資金投入，完善檔案館辦公室建設，配備電腦、打印機、掃描儀、攝像機等數碼物品。同時，引用專業管理軟件，提高工作效率，增長檔案信息量。
3.3加強員工培訓教育，創新管理模式。
高校檔案信息化建設目的旨在提高管理效率，充分發揮檔案的利用功能。在大數據時代，高校檔案資源更應該充分發揮其作用，給教育決策提供依據，給高校自身發展提供參考。為了能夠更好服務好校園建設，檔案館工作人員積極參加培訓教育，學習先進管理方法，汲取其他高校的成功管理經驗，并結合學校自身情況，制定合理的管理模式。同時，加大檔案宣傳力度，增強資源共享性。此外，各大高校，特別是由特色的高校建立特色館，并定期針對校內外開放，提高學校知名度，推動教育事業的發展。
3.4加大檔案安全管理力度，保證檔案信息安全
在大數據時代，世界各國都把信息安全放在第一位，檔案資料對于每一所高校亦非常重要，必須要保證信息安全。我們要做到以下幾點：第一、構建強有力的法律安全保護體系，加大安全保護力度。作為檔案館管理人員要具有信息安全意識，嚴格遵守學校檔案管理規定。隨著網絡廣泛運用，檔案工作人員更是要提高社會安全警惕性，把信息安全放在首位。第二、創建安全的信息化體系環境，建立高效的信息安全預警機制；高校檔案館保管了整個學校的資料，反映了各個部門的工作。所以高校應加大投入，建立多重技術保障措施，例如購買正版軟件，設置加密、指紋驗證等權限訪問；工作人員在操作軟件時及時開啟木馬防火墻等措施，預防病毒侵入，保證檔案資料的安全。
4結語
促進高校檔案的信息化管理，不僅是大數據時代背景下的必然趨勢，更是提高檔案管理效率的重要舉措。檔案的信息化管理規避了傳統紙質檔案管理的弊端，揚長避短，在信息化安全的前提下，充分發揮其作用，提供決策依據，達到高校檔案信息化的真正目的。
作者：王樹嫻 單位：南京鐵道職業技術學院
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檔案信息化可以從以下幾方面理解：一要實現檔案信息的數字化；二要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三要實現檔案信息資源的共享；四要引發檔案管理模式的變革。
二、高校檔案管理的作用與檔案信息化管理的必要性
（一）高校檔案管理的作用
1、在教育評估方面的作用
開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據。
2、在教學改革中作用
高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發展規劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數據，在總結經驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩步推進和最終成功。
3、在科學研究工作中的作用
高校為培養出社會急需、專業對口、就業率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高校科學研究工作首先得力于本校科技檔案的利用。科學技術是第一生產力。科技檔案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進科技成果，直接為發展高校科學研究工作，為積累高校科技實力，為國家科技發展、經濟建設和社會進步服好務，與企業合作，走出一條產學研良性互動廣闊大道，都依賴于高校科技檔案價值全面、系統與深入發揮。
（二）檔案信息化管理的必要性
1、高校檔案信息化管理是信息時展的需求
2008年9月1日，由國家教育部和國家檔案局聯合頒發的《高等學校檔案管理辦法》明確規定了高校檔案信息化建設與數字化校園建設同步進行的重要性。高校檔案信息化管理是響應無紙化辦公模式的推廣，響應數字化校園建設，適應信息化時代的要求。在信息時代，高校如何充分利用信息技術來提高檔案管理的工作效率，創新高校檔案管理工作模式，是高校檔案管理工作者應當解決和關注的問題，促進高校檔案信息化管理，對于實現高校的長遠發展有著十分重要的意義。
2、有利于檔案永久保存
近年來，高校發展規模越來越大，形成的檔案數量和門類日益增多，過去以紙質檔案為主的管理模式已經難以適應高校發展的新要求。越來越多的紙質檔案，不僅整理裝訂的過程中需要大量的人力物力，儲存起來要占用很多庫房，還會受儲存環境、蟲蝕及火災等諸多因素的影響，很多檔案難以做到永久保存。只有運用現代信息技術，建立以硬盤、光盤等多種載體的多元化、信息化、網絡化管理新模式，才能確保檔案信息的完整與安全。
3、有利于檔案信息資源的高效利用
有效查詢和利用檔案信息，是檔案管理的核心目的。實現檔案信息化管理，將極大提高檔案信息的利用效率和價值。如果實現檔案信息網上共享，檔案利用者將不受時間和空間的限制，只需要一網的計算機，即可進入高校檔案管理系統，查詢自己權限范圍之內的所需要的檔案信息，這將使得檔案編研、檔案查閱、利用等工作變得更為方便快捷，能更好地發揮檔案管理在現代高校建設中的重要作用。
4、有利于科學歸檔和建檔
傳統的檔案歸檔方法，往往是今年歸去年的檔，時間拖得比較長，難免會造成資料的損壞或遺失，檔案的信息化管理，校內各有關部門可隨時在檔案管理系統網上傳送或編輯、錄入檔案，這樣檔案管理人員就有更充足的時間進行數據整理、篩選、分析和歸檔，既保證了檔案質量，又避免了因時間延誤等原因造成的檔案的不完整。
三、高校檔案信息化管理的主要問題
（一）缺乏檔案信息化管理意識和技能
有些高校對于檔案信息化管理的重視程度不夠，不了解檔案信息化管理的重要性，相應地學校層面對于檔案信息化就缺少資金和政策上的支持，導致檔案管理人員積極性不高；同時也存在一些檔案管理人員沒有認識到檔案信息化管理的優勢，仍然墨守成規，停留在傳統紙質管理的模式下。另一方面，檔案管理人員更新緩慢，既懂計算？機網絡技術又懂檔案管理的專業人員很少，缺乏檔案信息化管理所需的技能。
（二）信息安全問題和保密問題
檔案信息化管理都是電子檔案的形式，其一，電子文件易復制、易篡改，在檔案的形成、傳輸、存儲的過程中，計算機網絡自身的一些問題可能會導致信息的流失，如一些系統故障、軟件錯誤、病毒、人為惡意破壞等；其二，紙質檔案上的單位蓋章和領導簽字具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別，而電子檔案由于其易復制、易修改的特點，其真實性、合法性的鑒別受一定條件的制約。在實際工作中，加強計算機、網絡安全保障體系尤為重要，同時還得依靠傳統紙質文件作為原始憑證。高校檔案信息中包含可公開提供給師生瀏覽查閱的資料性檔案信息，也包含涉及機密和按照相關規定不能公開的信息，可公開查閱的信息在校園網上師生通過普通注冊就可以瀏覽，機密信息根據保密級別一方面以紙質存檔，另一方面可存于計算機但是必須使用特殊密碼或者賬號進行查詢。因此要對檔案進行嚴格分類，切實做好信息安全保護工作。
四、高校檔案信息化管理的對策
（一）提高高校師生檔案信息化意識，加強檔案信息化管理的人才隊伍建設
要加強對高校師生的現代檔案概念、檔案的利用價值和作用以及檔案法律法規等的宣傳力度，使廣大師生對檔案信息化建設有全面深入的了解，充分認識檔案信息在實際工作和學習中的重要作用。要做好對各部門專兼職檔案員及全校師生電子文件歸檔辦法、如何利用檔案方面的培訓，讓全校師生有機會切實參加到檔案信息化建設之中，提供豐富有價值的信息資料，并能夠充分利用檔案信息平臺，推進學校的檔案信息化管理。
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“大數據”是現代科學技術發展的產物，被快速地應用于諸多行業，并且得到人們的普遍認同，它推動了大數據時代的快速到來。高校檔案管理工作必須適應大數據時代的要求，根據大數據時代高校檔案工作的新特點，采取有效措施，實現高校檔案工作的新轉變，以更好地發揮高校檔案信息資源價值。
一、大數據及其特點概述
（一）大數據提出及發展
2011年麥肯錫首次提出大數據的概念，在《大數據：創新、競爭和生產力下的一個前沿領域》一文中并提出了自己對大數據的認識，他認為大數據已經實現了多個領域的滲透，并對各個領域產生了深刻的影響。此后，在美國政府的推動下，《大數據研究和發展倡議》一文出現在公眾面前，掀起大數據熱潮，人們對大數據的認識逐步深入化、普及化。
（二）大數據特點
隨著大數據概念的提出，人們對大數據的特點進行了廣泛的研究，綜合人們既有的研究成果，大數據主要表現為以下幾個特點：信息量極其豐富，從大數據時代的信息單位可以看出，從TB到P再到ZB級，這種增長趨勢并沒有出現停滯的跡象；信息資源類別多樣化，大數據時代，信息資源類別從傳統的相對單一的圖文類型向多樣化轉變，涵蓋音視頻、網頁資源信息、位置信息等，幾乎涵蓋了所有的類型；信息資源整合大，隨著信息資源的日益豐富，人們獲取信息的難度增大，但通過整合獲取的信息價值得到大幅度提升；處理速度得到快速提升，處理速度得到了秒級時效。
二、高校檔案信息服務提升必要性
（一）高校檔案信息服務提升是順應大數據時代必然需求
大數據時代，數據信息量龐大，數據信息類型豐富，數據信息的密度卻相對偏低，信息處理速度快。大數據時代的這些特點，迫切需要高校檔案信息服務做出相應的調整，采取有效的措施實現自身的新發展與提升，否則就難以順應大數據時代的發展要求，難以發揮高校檔案信息資源的價值。
（二）高校檔案信息服務提升是數據信息服務的時代需求
大數據時代，人們的信息獲取觀念產生了重大轉變，社會需要信息供體轉變信息供給方式，樹立“數據為主”的信息服務觀念。高校傳統的檔案信息服務顯然已經難以適應社會以“數據為主”信息服務理念，必須基于社會檔案信息服務需要，建立新型的檔案信息服務模式，順應信息時代的需求。
（三）高校檔案信息服務提升是促進自我發展的內在要求
大數據時代，信息量巨大，資源類型豐富，高校檔案信息服務面臨著新的發展形勢。高校檔案信息傳統服務已經表現出一定的滯后性，服務面不廣，服務缺乏靈活性、便捷性，大大制約了大數據時代高校檔案事業的進一步發展。高校檔案管理工作只有進一步提升檔案信息服務水平，才能實現由內而外的發展，提升檔案管理工作影響力。
三、大數據背景下高校檔案工作存在的問題
（一）檔案工作理念滯后
大數據是一個全新的概念，大數據時代背景下，高校檔案管理工作首先面臨著一個思想理念滯后的問題。高校檔案管理工作的傳統思想理念已經難以適應時展需要，必須從傳統思想中轉變出來，基于大數據時代高校檔案管理工作的新特點，擺脫慣性思維的影響與束縛，實現高校檔案管理工作理念的新發展與新突破，以適應大數據時代高校檔案管理工作需要。
（二）檔案信息供給力弱
大數據時代一個顯著的特點是信息數據資源豐富，這就要求高校檔案管理工作能夠具有較強的信息供給能力。目前高校檔案信息管理系統存儲與分析能力明顯不足，突出地表現在檢索效率低，高校檔案信息不僅查全率效率不高，查準率也明顯不高；信息分析能力也是一個突出問題，檔案利用形式傳統，基于信息分析與加工的新型信息供給能力有待提升。高校檔案工作迫切需要進一步提升供給與服務能力，才能滿足大數據時代的要求。
（三）檔案服務方式單一
高校傳統檔案服務方式比較單一，主要以封閉式服務為主，服務消極現象嚴重，缺乏主動性。服務方式的單一化使高校檔案工作陷入了“重視信息保管、淡化信息利用”的模式，高校檔案管理內容單一，主要以文書的形式存在，造成館藏資源的單調化，服務對象狹隘，主要服務于高校黨政行政機關；檔案資源的獲取，需要實地借閱，而且審批程序復雜。高校檔案服務方式的單一化，大大制約了檔案工作效能提升，成櫬笫據時代制約高校檔案工作的重要因素之一。
（四）檔案信息安全隱患
大數據對高校檔案提出了新的要求，要求構建開放性的資源服務模式，推動檔案資源的共享。在檔案信息資源開放與共享的同時，帶來一個突出的問題，那就是檔案信息資源的安全性問題。目前基于檔案信息安全措施難以提供有效保障，盡管高校相繼開展檔案信息化建設，但是缺乏宏觀設計，導致建設標準不統一，信息化程度不高，相應的法律法規也相對滯后，明顯滯后于大數據時代高校檔案工作安全需求。
四、“大數據”背景下高校檔案工作的轉變
（一）轉變檔案工作理念，提升信息服務意識
大數據背景下，高校檔案管理工作要進一步解放思想，樹立服務理念，以更好地發揮高校檔案管理資源價值。
1.樹立開放型服務理念
大數據時代要求實現信息資源的共享，這就需要高校檔案管理工作，根據高校檔案工作定位，做好檔案信息資源的歸類與整理，樹立開放理念，走出傳統的思想束縛，使檔案工作更好地服務于師生，推動高校之間檔案資源的共享與互動，實現高校檔案信息資源最大化效能。
2.樹立個性化服務思想
大數據時代背景下，信息資源以爆炸的方式噴涌，這就需要高校檔案工作樹立個性化服務思想，進一步提升服務意識。大數據時代，信息數量巨大，提升了用戶信息獲取的難度，高校要通過個細化服務，進一步提升高校檔案資源供給的針對性，滿足用戶個性化信息需求。
（二）加強檔案信息整合，提升信息收集能力
高校檔案工作的一個重點是提升信息收集能力，這是發揮檔案信息資源價值的前提與基礎。大數據背景下，高校必須將信息整合作為一項重要工作，不能優化與提升檔案信息收集能力。
1.既有信息資源建設
高校檔案工作要進一步強化既有檔案信息資源的歸檔，根據大數據時代要求，推動檔案資源建設的信息化水平，完成傳統紙質檔案資源的電子化歸檔。電子歸檔過程中必須強化標準意識，質量意識，從而能夠有效實現檔案資源的共享，同時要確保檔案數據信息的信度，確保電子檔案的真實性。
2.新型信息資源整合
高校的快速發展，也產生了大量的新型檔案信息資源。高校要加強新型信息資源收集，提升信息資源采集的廣度與深度，尤其是要突破檔案資源以“行政檔案資源”為主的檔案資源采集思路，融入人物、文化、科研、歷史等豐富的檔案信息資源，還要關注媒體檔案信息資源建設，以更好地提升檔案信息收集能力。
（三）借助現代技術支撐，強化信息服務能力
大數據時代是技術滋生下的產物，因此高校檔案工作要強化信息服務能力，必須借助現代技術手段為支撐，實現檔案信息資源的增值與服務能力升級。
1.規范的數字化處理
大數據背景下，高校檔案工作必須借助現代科學技術手段，實現規范的檔案資源數字化處理。新時期，高校檔案工作必須將檔案信息資源的數字化處理作為首要任務，對所有檔案完成數字化加工，提升檔案資源數字化加工的技術含量，為檔案信息資源共享奠定堅實基礎。
2.升級信息管理系統
高校檔案信息資源的價值提升需要一套與之相適應的信息管理系統，高校必須基于大數據時代的要求，對既有的信息管理系統進行優化升級，構建基于大數據時代的檔案管理系統，確保信息系統的存儲、分析能力，并且是信息管理系統具有相對的可擴展性，以確保高校檔案工作的可持續發展。
（四）優化安全措施，加強信息安全管理
安全是高校n案工作要解決的一個重要問題，高校必須優化安全措施，加強檔案信息安全管理。
1.提升安全技術
高校要發揮技術優勢，用先進的技術構筑起第一道安全防線。高校要充分利用先進的信息安全技術，以安全及時為支撐，提升信息系統的安全防控能力，通過先進的監控技術、密碼技術、信息過濾技術等，從技術層面嚴防安全漏洞。
2.強化制度建設
高校檔案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大數據時代安全問題，加快安全制度建設，力求全方位地規范人們的行為，將因人為因素造成的安全危害降低到最低程度，確保高校檔案工作能夠做到有章可循，有制度可依。
總之，高校檔案工作轉變不僅是大數據時代的要求，也是自身發展的必然要求。高校檔案工作必須基于大數據時代特點與要求，進一步提升工作主動性，使檔案工作更好地發揮自身價值，促進高校更好、更好發展。
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1.3信息化管理制度不夠健全。當下，我國對檔案管理工作者的準入制度（檔案管理工作者從業資格制度等）并未展開全面的實施，對新進檔案管理工作者的計算機能力、信息安全素質等方面的基本素質如何，幾乎一無所知，各級檔案部門選拔培養檔案干部時缺乏明顯的專業指向性，只是依靠主管機關、主管領導對調入人員各項素質要求的掌握。那些從事檔案管理工作時間較長的老同志，他們的現代信息技術能力嚴重缺乏，其信息安全素質低下。同時，有關信息安全技能方面的考核內容，在檔案工作者技術職級晉升的各項考試中體現并不明顯，部分人事管理部門缺乏提高和激發檔案工作者自身信息安全素質的主動性和激勵機制。
2提高檔案工作者信息安全素質的對策
2.1加強對檔案管理工作者敏銳感和責任感的培養。在現今網絡技術環境下，傳統的紙質檔案已經逐步地被各種新領域、新門類、新載體檔案部分掩蓋，檔案管理工作者原本的素質已經不能滿足當下工作的實際需要。在實際的檔案管理工作中，工作人員要認識到檔案事業向前發展的不可逆轉性和必要性，作為從事基礎性檔案管理工作的人員需要認識到這一點，學會將工作的著力點延伸到未來，堅持“以服務促管理，以管理完善服務”的原則。
2.2加強檔案管理專業技能培訓的力度。從根本上加強對全體檔案管理工作者信息安全素質教育的培訓力度，可以從檔案管理知識和信息安全技術能力兩個方面著手培訓，即分別根據檔案管理知識和信息安全技術能力的不同進行相關的專業技能培訓。與此同時，還要按照檔案管理工作者在工作崗位、工作職責、承擔任務上的差異展開具體的培訓事宜，培訓的差異主要體現在培訓時間、培訓內容和考核方式與內容上面。檔案管理工作者對信息安全技術的掌握并不是最終目的，是要以這些為工作手段，最終提高我國整體的信息檔案管理質量。
2.3進一步完善檔案信息管理制度。現在，我國的檔案信息管理制度處于基礎階段，頒布的涉及信息安全的標準和規定中，幾乎沒有直接和檔案管理工作者信息安全素質要求相關的內容，現實工作中遇到的實際問題得不到針對性和規范性的解決，因此我國檔案管理工作者信息安全素質現狀無法從根本上得到改變。現在根據我國檔案信息管理制度的現狀，完善和健全檔案信息安全的標準和規定，以及完善檔案管理工作者的準入制度是很有必要的，同時還要根據我國檔案管理工作的實際情況，為檔案管理隊伍選拔一批具有較高綜合信息素質水平的人員。在檔案工作者專業技術職務調整的政策規定中，納入信息素質考核的內容，各級職稱考試當中必須要包括信息安全素質方面的內容，這樣對檔案管理工作者學習檔案信息管理內容的積極性和主動性，會起到一個很好的引導和監督。
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（二）服務器環境風險。
服務器良好運行，是財務信息安全的基礎。出于節約費用，有些高校的財務服務器運行環境很不理想，放置服務器的機房選擇或安排比較隨意，易受外部光照或受潮。機房防火、防潮、防塵、防磁、防盜、防斷電及恒溫設備或設施不足或配備不齊，容易導致服務器故障。
（三）內部控制風險。
財務信息網絡化的步伐越來越快，有些高校還沒有建立起針對數字化處理的相應內控管理制度，以應對財務管理手段的新變化。對網絡環境下的財務數據處理流程及崗位職責，還沒從制度上進行規范。對財務信息進行攔截、轉移、偽造、隱匿、竊取、刪除、篡改等各種人為破壞及失職行為，不能有效控制與責任追究。
（四）感染病毒木馬風險。
計算機病毒是網絡安全最大的威脅因素，具有隱蔽性高、破壞力強、自我復制、清除難度大、難以防范等特點。高校財務由于業務需要經常與外界進行數據交換或信息上報，特別是多校區辦公，大量的會計信息必須通過公開網絡在校區之間實時傳送，再加上瀏覽網頁、下載文件、收發E—mail、使用QQ等，使計算機系統感染病毒木馬的機率大增。而計算機病毒的感染會威脅整個財務計算機網絡系統和數據安全。
（五）非法訪問風險。
在網絡環境下，一切的財務信息都被電子化，理論上都可以被訪問到，除非在物理上斷開鏈接。因此，高校在實現財務網絡化的同時，很難避免非法侵擾。有些人可能出于某種目的，有意或無意地損壞網絡設備，在網絡上對管理系統進行攻擊，一旦侵入將會對網絡財務系統造成極大破壞。
(六)數據備份風險。
在財務信息化程度越來越高的環境下，電子財務檔案是財務管理的主體，其安全的重要性可想而知。目前不少高校或多或少存在以下幾個問題：1.對數據備份缺乏足夠的重視，沒有形成定期備份制度。2.數據備份存儲介質單一，一旦數據存儲介質消磁或遭損壞，數據便無法找回。3.財務電子檔案由財務檔案人員兼管，紙質檔案與電子檔案托管于一處，數據丟失后往往無從考證。4.數據備份存儲介質存放環境不良，容易被消磁、受潮、染塵等。
二、網絡環境下的財務信息安全風險防范
（一）做好對軟硬件的升級與更新。
財務網絡軟硬件的安全穩定運行是保證數據準確可靠的基礎。加大對軟件的升級改造與更新，彌補系統漏洞，完善其內控與管理功能；對硬件設備應定時清潔與檢查，適時更新，做好日常維保工作。對需要配備的備份、加密等軟硬件，應給予安裝與配備，以保證財務網絡的安全穩定運行。
（二）建立良好的服務器環境。
財務數據存放在服務器數據庫中，要保證數據的安全，需建立良好的服務器運作環境，選擇合適的房間用作放置服務器的機房，機房應遠離水源、安裝好空調，鋪設防靜電地板，配備不間斷電源，滿足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫技術要求。機房應安裝防盜門及防盜警報裝置，以防機房設備被盜。
（三）完善內部控制。
只有制訂完善的管理制度和科學、合理的業務操作流程，明確崗位職責，規范內部控制，才能夠保證高校財務數據信息的安全性和可靠性。完善內部控制工作主要包括以下幾個方面：1.加強內控制度建設，建立健全機房管理制度、計算機硬件使用與維護制度，計算機軟件操作及維護制度、數據安全與維護制度等，從制度上進行約束工作人員行為。2.明確財務數據處理流程及崗位職責，規定各崗位人員權限，各司其職，杜絕越權操作。3.加強對數據訪問和運用的監控，建立安全稽核機制。對系統參數和狀態，以及敏感資源進行實時監視和記錄。定期查看系統日志，對系統訪問人員的身份與操作記錄，進行安全檢查和評估。
（四）防范病毒及人為惡意破壞，保證系統安全運行。
1.病毒防范。計算機病毒對系統正常運行及數據安全產生嚴重威脅，須建立完善的防病毒體系，將所有計算機和NT服務器都安裝殺毒軟件及網絡防火墻，啟動實時監控系統；定期升級病毒庫和查殺病毒，杜絕使用盜版軟件；嚴格執行防病毒措施，禁止在工作機上安裝及玩游戲，軟件、U盤等存儲介質等使用前須通過計算機病毒檢測。2.人為破壞防范。加強計算機網絡安全監控，限制非法訪問，防止竊取會計數據；加強系統的內部控制，防止人為對系統的惡意破壞；嚴格密碼權限管理，杜絕未經授權人員進行越權操作，防止會計數據泄密、丟失或被非法篡改。
（五）做好數據備份，確保數據安全。
財務數據應定期做好備份，備份可采用硬盤、磁帶、移動硬盤、光盤等存儲介質，多種方式同時備份，配備專門的備份服務器，甚至還可以在校區間的服務器上做遠程備份，即使某個校區的數據受到破壞，也能從另一校區進行數據恢復，保證財務數據萬無一失。會計檔案應指定專人負責，對備份數據的磁盤、光盤等存儲介質，按國家規定的檔案管理辦法進行歸檔及存放，做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，謹防外部因素對會計檔案的破壞。
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“大數據時代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開始，“大數據”一詞被越來越多的人提起與應用，人們用它來描述信息爆炸時代的海量數據，近年來已經在商界、科技界廣泛應用。但是理論界尚未對“大數據”形成統一的定義，但是一致認為大數據不是簡單的對數據量大小的描述，而是在數據量巨大，數據種類龐雜的信息中通過數據處理、數據分析來獲取有效信息的一種觀念、技術和方法的統稱。
與“大數據”定義不同，大數據的特征普遍得到業界共識，即大數據一般歸納為4V：數據量巨大（Volume），從TB級躍升到PB級甚至ZB級，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現在數據流和大數據移動性，此特性要求必須在第一時間處理數據；數據種類繁多（Variety），數據種類不僅包括文檔、圖片等傳統類型，還包括視頻、音頻、網頁、電子郵件等；數據價值高（Value），此特性是大數據運用的真實意義所在，其價值具有稀缺性。
二、大數據時代下高校檔案工作的新特性
大數據時代的來臨，使人們對信息資源的認識更進一步，同時也提出了新的需求，在大數據時代的大環境下，學校各個業務部門均上線各自業務系統，作為這些業務數據的終點數據，檔案數據也有了新的變化，同時對檔案管理工作也有了新的發展特征。
1、檔案數據量巨大
高校檔案記錄著高校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的原始信息。在大數據時代背景下，學校各業務系統（例如公文系統、財務系統、學生成績系統）每時每刻都在產生著數據量，這些業務系統產生一切的具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數據量將大的驚人。同時，科技的進步直接導致各種數碼設備的普遍使用，形成各部門各種活動的照片視頻等，也構成很大一部分數據量。
另外，檔案數據還包括檔案本身的數字化建設數據，人工方式生成的數據。最普遍的就是將館藏實體檔案通過數字化技術轉化為檔案數據，例如掃描、拍照，近幾年檔案數字化成都不斷增強，此部分檔案數據也在呈幾何級的速度增長。
2、檔案數據多源異構
高校檔案涉及高校內的眾多業務，包括教學、科研、活動等，這些業務部門的不同業務和不同業務系統直接導致產生的檔案數據是各不相同的，形成了檔案數據多源異構的態勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在的現象，而這些數據之間也并非毫無關聯，存在一定的內在聯系。
3、利用檔案需求多樣化
大數據時代，高校各業務系統既是檔案數據的產生者也是檔案數據的利用者，在利用檔案數據方面設計教學管理、科研管理、校園文化等各個方面。首先，廣大師生對學校的政策、規定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發展的高校，高校的宣傳活動必不可少，而宣傳活動中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數據時代不同使用者對各種類型檔案的需求產生了多樣化的態勢。
4、高校檔案價值更加高精尖
大數據真正價值在于對海量數據的分析、挖掘，得出真實可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實、最可靠、最權威的的信息。并且在大數據時代背景下，各業務產生的各種中間數據、重點數據均是利用者可利用數據，因此，在對這些數據進行分析、挖掘之后產生的檔案數據變成了高精尖的檔案數據。
三、大數據時代高校檔案面臨的挑戰
大數據時代的到來，使得檔案數據變得數量巨大、多源異構、需求增多、數據高精尖化，給檔案發展帶來了機遇，同時也給檔案工作帶來了新的挑戰。
1、大量數據存儲挑戰
檔案大數據化，使得高校檔案的數據必須具備大容量的存儲。對如此海量的檔案數據首先要將其保存下來，同時考慮到數據多源異構的特性，應該將檔案數據存儲在不同類型的數據中，另外存儲的數據并不是簡單的存放，應該彼此有關聯有機的進行融合，因此不同存儲空間應該有合理“連接器”。
2、檔案服務內容、方式需革新
大數據時代下的檔案利用，走向了結論化、知識化和智能化，應該改變以往簡單查閱、復制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數據中經過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學人員的日益增多，學生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復印。
3、檔案信息安全受到威脅
大數據時代背景下，檔案數據的安全受到了很大的威脅。各個業務系統的上線，并未遵循統一標準，但是均需要與檔案系統進行對接；同時，檔案數據價值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計；另外，在對結構型數據和非結構型數據進行融合時，可能會對傳統檔案信息安全體系帶來較大沖擊。
4、對檔案從業人員提出較高要求
在大數據時代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時代特征，新的檔案管理業務對檔案從業人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業務，更要具備計算機相關知識，并且具備較高的學習能力，才能不斷跟隨時展，做好檔案工作。
四、大數據時代檔案管理工作思路
大數據時代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務為宗旨，不斷改進工作方式，適應時展要求。
1、建立數據規范，整合資源
高校各業務部門間的業務系統可能采用不同的數據庫，而產生不同格式的數據，大量異構數據形成信息孤島，建立標準化、規范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數據時代背景下首要解決的數據問題。
對結構化數據和非結構化數據合理整合，結構化數據和非結構化數據合理整合，努力實現對結構化數據和非結構化數據的合并管理，云計算、大數據技術的運用才能成為可能，分析挖掘海量數據才能成為可能。
2、改善工作模式
大數據時代背景下，各業務系統的建立，各業務數據的歸檔，對傳統的收、管、用，均提出了新的要求。
檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個業務系統的調研，要針對不同數據類別采取不同的處理方法，與檔案系統建立接口；檔案的“管”要做到全技術支持，大數據時代背景下，檔案管理已經不可避免的涵蓋了計算機知識，同時海量的檔案數據處理也需要計算機技術處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務，大數據時代，檔案數據不應該是簡單的存放在那里的“死”數據，應該“活”起來，而“活”即是對數據的分析與挖掘，應該具備智能化的服務，真正為檔案利用者服務。
3、增強檔案信息安全管理
大數據時代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強調檔案信息安全。首先要以技術為支撐，加強檔案信息安全全程管理。包括身份認證、單點登錄、密碼技術給數據加密、設置權限、做好備份機制、保留操作日志等。其次，要建立安全規章制度，確保各項工作有章可循。特別要做好檔案開放標準和保密制度，在信息安全的前提下實現數據共享利用。
4、建立高質量的人才隊伍
大數據時代下的檔案工作，已經不是簡單的把檔案收集起來，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡單查閱、復印，檔案從業人員應該以大數據的思維去管理檔案。這就對檔案從業人員提出了更高的要求，要具備專業的檔案知識，還要有數據分析能力、數據建模分析能力和處理數據能力，最重要的是要具備較高的自學能力，緊跟不斷出現的時代要求，才能更好的做好大數據時代下的檔案工作。
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檔案信息化管理是檔案工作不斷滿足社會信息化發展的一種必然的趨勢，有助于全面提升檔案工作。檔案信息化建設可以將檔案信息資源合理配置、科學管理，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。高校檔案信息化是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程，是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
1 高校檔案信息化建設的主要內容
1.1 基礎設施建設
檔案信息化的建設是否成功的關鍵要看檔案信息基礎設施的建設，這是檔案信息化整體水平的一個重要體現，只有做好了檔案信息基礎設施建設，才能不斷的推進檔案信息化建設的穩步、健康、高效的發展。檔案信息基礎建設主要包括以下幾個方面的內容：數據庫管理系統、計算機、服務器、交換機、路由器、存儲器、操作系統、信息安全系統等網絡系統及其檔案數字化設備。對于檔案信息化基礎設施建設的整體規劃則包括了以下幾個方面的內容：檔案信息化的整個硬件平臺和網絡，信息化建設的基礎在網絡，關鍵在軟件。
1.2 檔案資源建設
1.2.1 遵守規范標準
檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。實行統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，以國家《電子文件歸檔與管理規范》等相關規定為依據，實現網絡環境下的電子文件的接收、歸檔、管理和利用。
1.2.2 檔案數字化建設
檔案信息數字化是指為了使紙質檔案、音像檔案等以傳統載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理的提供利用，而利用高速掃描技術、數據壓縮技術等信息處理手段，將其進行轉換處理，形成數字信息，并以數字代碼方式存儲。檔案資源數字化是檔案信息資源建設的一個重要方面，也是檔案信息化建設迫切性所在。目前，大量電子文件的產生推動了檔案信息化建設，檔案現代化管理，其重點應放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務。實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化。
1.3 檔案信息數據庫建設
檔案信息數據庫是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯的檔案信息數據的集合。這些數據包括檔案題名、責任者、分類號、主題詞、內容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。從長遠看，檔案信息數據庫建設的發展就是檔案信息化建設的推進，其間涉及數字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統計、銷毀等全過程。加強數據庫的建設主要做好以下三個方面的內容：第一，要加強文件目錄數據庫的建設；第二，要做好對重要檔案的數字化建設，不斷的建設出高質量、高水平的全文信息數據庫；第三，要做好所有館藏檔案全部數字化。要明確數據庫建設目的是為了檢索、建立檔案信息管理系統的需要。
1.4 服務體系建設
檔案信息服務體系建設是檔案信息化的服務方向。通過建立檔案信息共享通道和服務平臺，不斷的拓展檔案信息服務社會的渠道方式，不斷的減少“信息孤島”、不斷的強化檔案信息的資源共享機制，另外對于檔案信息資源的開發及其利用要不斷的更新，并且還要加快速度，不斷的建立出高效、優質、快捷的一種新型的檔案服務體系。另外，強化檔案信息網絡的建設，首先要實現檔案工作的自動化，通過各個方面實行計算機的有效的管理、控制，可以通過計算機軟件系統來實現計算機的有效的管理和控制，使用軟件系統來收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等。建立以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的檔案管理系統。同時，加強檔案網站建設。檔案網站是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口，是新時期檔案利用者實現檔案信息快捷利用的有效渠道。
1.5 安全體系建設
對于檔案信息安全體系建設在檔案工作中，是一項重要的內容，決定了檔案事業中各項工作是否能順利的進行。因此，對于檔案信息安全不能忽視，視其與檔案實體安全一樣重要，并且要采取相應的措施來保證檔案信息的安全，保證數字檔案及其電子文件的內容的真實性、長久性和有效性。具有通過以下兩個措施來確保檔案信息安全：一是采取切實有效的技術手段和管理措施，確保檔案信息存儲安全；二是內部局域網要與外網實行物理隔離，設置訪問權限，確保檔案信息利用安全。
2 高校檔案信息化建設實施的重要條件
2.1 經費保障
將檔案信息化建設作為檔案管理重要任務，進行專項落實。學校相關部門齊抓共管，共同推進。要積極爭取學校財務預算，確定一定的比例投入檔案信息化建設，確保此項工作健康、穩定、持續的發展。充分認識到檔案館信息化建設的重要性和緊迫性，加大經費投入，以保障信息化建設順利進行。
2.2 人才配備
錢學森說過：“現代圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應該是信息專家或信息工程師，是信息系統的建設者，也是信息使用者的向導和顧問。”檔案信息化建設而言，對于人才也提出了更高的要求，要不斷的選拔和培養出不僅具備精通的檔案管理能力，同時，還要求要熟悉掌握關于本單位的相關業務的流程；不僅要求熟悉掌握基本的計算機的管理知識，同時，還要能夠準確的提供軟件開發的需求，另外信息化建設的復合型人才還要具有能與計算機專業人員能熟練溝通的能力，同時還具備豐富的實踐經驗，以及較強的事業心和責任感的檔案管理人才。
在高校檔案信息化建設中的人才隊伍建設的過程中，我們必須不斷的優化結構，以便于日后能為檔案工作提供強有力的人才保障，并始終做到以人為本，把提高人才隊伍素質作為首要任務去完成。
3 結語
綜上所述，檔案信息化建設具有長期、全面和具體的特點，而在當下，我國高校在檔案信息化建設方面普遍面臨著困難和挑戰，任重而道遠。作為新時期的檔案工作者，必須與時俱進，迎接挑戰，積極探索新思路新方法，開創檔案工作新局面，更好地適應社會和時展的需要，更好地服務于社會。
