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篇1
Keywords:digitalsignature;encryptiontechnology;digitalcertificate;electronicdocuments;securityissues
1引言
隨著我國醫藥事業的發展，研制新藥，搶占國內市場已越演越烈。以前一些醫藥都是靠進口，不僅成本高，而且容易形成壁壘。目前，我國的醫藥研究人員經過不懈的努力，開始研制出同類同效的藥物，然而這些藥物在走向市場前，必須經過國際權威醫療機構的審批，傳統方式是藥物分析的原始數據都是采用紙張方式，不僅數量多的嚇人，而且一旦有一點差錯就需從頭做起，浪費大量的人力、物力、財力。隨著INTERNET的發展和普及，人們開始考慮是否能用互聯網來解決數據傳輸問題。他們希望自己的儀器所做的結果能通過網絡安全傳輸、并得到接收方認證。目前國外針對這一情況已⒘四承┤砑歡捎詡鄹癜汗螅際醪皇嗆艸墑歟勾τ諮櫓そ錐危媸被嶸兜腦潁諍萇偈褂謾U餼透諞揭┭蟹⑹亂敵緯閃思際跗烤保綰慰⒊鍪視櫚南嚶θ砑創俳夜揭┥笈ぷ韉姆⒄咕統閃斯詰那把亓煊潁胰漲骯謖夥矯嫻難芯坎皇嗆芏唷?lt;/DIV>
本文闡述的思想：基本上是參考國際國內現有的算法和體制及一些相關的應用實例，并結合個人的思想提出了一套基于公鑰密碼體制和對稱加密技術的解決方案，以確保醫藥審批中電子文本安全傳輸和防止竄改，不可否認等。
2算法設計
2.1AES算法的介紹[1]
高級加密標準（AdvancedEncryptionStandard）美國國家技術標準委員會(NIST)在2000年10月選定了比利時的研究成果"Rijndael"作為AES的基礎。"Rijndael"是經過三年漫長的過程，最終從進入候選的五種方案中挑選出來的。
AES內部有更簡潔精確的數學算法,而加密數據只需一次通過。AES被設計成高速，堅固的安全性能，而且能夠支持各種小型設備。
AES和DES的性能比較：
（1）DES算法的56位密鑰長度太短；
（2）S盒中可能有不安全的因素；
（3）AES算法設計簡單，密鑰安裝快、需要的內存空間少，在所有平臺上運行良好，支持并行處理，還可抵抗所有已知攻擊；
（4）AES很可能取代DES成為新的國際加密標準。
總之，AES比DES支持更長的密鑰，比DES具有更強的安全性和更高的效率，比較一下，AES的128bit密鑰比DES的56bit密鑰強1021倍。隨著信息安全技術的發展，已經發現DES很多不足之處，對DES的破解方法也日趨有效。AES會代替DES成為21世紀流行的對稱加密算法。
2.2橢圓曲線算法簡介[2]
2.2.1橢圓曲線定義及加密原理[2]
所謂橢圓曲線指的是由韋爾斯特拉斯（Weierstrass）方程y2+a1xy+a3y＝x3+a2x2+a4x+a6(1)所確定的平面曲線。若F是一個域，ai∈F,i=1,2,…,6。滿足式1的數偶(x,y)稱為F域上的橢圓曲線E的點。F域可以式有理數域，還可以式有限域GF(Pr)。橢圓曲線通常用E表示。除了曲線E的所有點外，尚需加上一個叫做無窮遠點的特殊O。
在橢圓曲線加密（ECC）中，利用了某種特殊形式的橢圓曲線，即定義在有限域上的橢圓曲線。其方程如下：
y2=x3+ax+b(modp)(2)
這里p是素數，a和b為兩個小于p的非負整數，它們滿足：
4a3+27b2(modp)≠0其中，x,y,a,b∈Fp,則滿足式（2）的點（x,y）和一個無窮點O就組成了橢圓曲線E。
橢圓曲線離散對數問題ECDLP定義如下：給定素數p和橢圓曲線E，對Q=kP,在已知P,Q的情況下求出小于p的正整數k。可以證明，已知k和P計算Q比較容易，而由Q和P計算k則比較困難，至今沒有有效的方法來解決這個問題，這就是橢圓曲線加密算法原理之所在。
2.2.2橢圓曲線算法與RSA算法的比較
橢圓曲線公鑰系統是代替RSA的強有力的競爭者。橢圓曲線加密方法與RSA方法相比，有以下的優點：
（1）安全性能更高如160位ECC與1024位RSA、DSA有相同的安全強度。
（2）計算量小，處理速度快在私鑰的處理速度上（解密和簽名），ECC遠比RSA、DSA快得多。
（3）存儲空間占用小ECC的密鑰尺寸和系統參數與RSA、DSA相比要小得多，所以占用的存儲空間小得多。
（4）帶寬要求低使得ECC具有廣泛得應用前景。
ECC的這些特點使它必將取代RSA，成為通用的公鑰加密算法。比如SET協議的制定者已把它作為下一代SET協議中缺省的公鑰密碼算法。
2.3安全散列函數（SHA）介紹
安全散列算法SHA(SecureHashAlgorithm，SHA)[1]是美國國家標準和技術局的國家標準FIPSPUB180-1，一般稱為SHA-1。其對長度不超過264二進制位的消息產生160位的消息摘要輸出。
SHA是一種數據加密算法，該算法經過加密專家多年來的發展和改進已日益完善，現在已成為公認的最安全的散列算法之一，并被廣泛使用。該算法的思想是接收一段明文，然后以一種不可逆的方式將它轉換成一段（通常更小）密文，也可以簡單的理解為取一串輸入碼（稱為預映射或信息），并把它們轉化為長度較短、位數固定的輸出序列即散列值（也稱為信息摘要或信息認證代碼）的過程。散列函數值可以說時對明文的一種“指紋”或是“摘要”所以對散列值的數字簽名就可以視為對此明文的數字簽名。
3數字簽名
“數字簽名”用來保證信息傳輸過程中信息的完整和提供信息發送者的身份認證和不可抵賴性。數字簽名技術的實現基礎是公開密鑰加密技術，是用某人的私鑰加密的消息摘要用于確認消息的來源和內容。公鑰算法的執行速度一般比較慢，把Hash函數和公鑰算法結合起來，所以在數字簽名時，首先用hash函數（消息摘要函數）將消息轉變為消息摘要，然后對這個摘
要簽名。目前比較流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是隨著計算能力和散列密碼分析的發展，這兩種算法的安全性及受歡迎程度有所下降。本文采用一種比較新的散列算法――SHA算法。
4解決方案：
下面是醫藥審批系統中各個物理組成部分及其相互之間的邏輯關系圖：
要簽名。目前比較流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是隨著計算能力和散列密碼分析的發展，這兩種算法的安全性及受歡迎程度有所下降。本文采用一種比較新的散列算法――SHA算法。
4解決方案：
下面是醫藥審批系統中各個物理組成部分及其相互之間的邏輯關系圖：
圖示：電子文本傳輸加密、簽名過程
下面是將醫藥審批過程中的電子文本安全傳輸的解決方案：
具體過程如下：
（1）發送方A將發送原文用SHA函數編碼，產生一段固定長度的數字摘要。
（2）發送方A用自己的私鑰（keyA私）對摘要加密，形成數字簽名，附在發送信息原文后面。
（3）發送方A產生通信密鑰（AES對稱密鑰），用它對帶有數字簽名的原文進行加密，傳送到接收方B。這里使用對稱加密算法AES的優勢是它的加解密的速度快。
（4）發送方A用接收方B的公鑰（keyB公）對自己的通信密鑰進行加密后，傳到接收方B。這一步利用了數字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密鑰，用自己的私鑰對其解密，得到發送方A的通信密鑰。
（6）接收方B用發送方A的通信密鑰對收到的經加密的簽名原文解密，得數字簽名和原文。
（7）接收方B用發送方A公鑰對數字簽名解密，得到摘要；同時將原文用SHA－1函數編碼，產生另一個摘要。
（8）接收方B將兩摘要比較，若一致說明信息沒有被破壞或篡改。否則丟棄該文檔。
這個過程滿足5個方面的安全性要求：（1）原文的完整性和簽名的快速性：利用單向散列函數SHA－1先將原文換算成摘要，相當原文的指紋特征，任何對原文的修改都可以被接收方B檢測出來，從而滿足了完整性的要求；再用發送方公鑰算法（ECC）的私鑰加密摘要形成簽名，這樣就克服了公鑰算法直接加密原文速度慢的缺點。（2）加解密的快速性：用對稱加密算法AES加密原文和數字簽名，充分利用了它的這一優點。（3）更高的安全性：第四步中利用數字信封的原理，用接收方B的公鑰加密發送方A的對稱密鑰，這樣就解決了對稱密鑰傳輸困難的不足。這種技術的安全性相當高。結合對稱加密技術(AES)和公開密鑰技術(ECC)的優點，使用兩個層次的加密來獲得公開密鑰技術的靈活性和對稱密鑰技術的高效性。（4）保密性：第五步中，發送方A的對稱密鑰是用接收方B的公鑰加密并傳給自己的，由于沒有別人知道B的私鑰，所以只有B能夠對這份加密文件解密，從而又滿足保密性要求。（5）認證性和抗否認性：在最后三步中，接收方B用發送方A的公鑰解密數字簽名，同時就認證了該簽名的文檔是發送A傳遞過來的；由于沒有別人擁有發送方A的私鑰，只有發送方A能夠生成可以用自己的公鑰解密的簽名，所以發送方A不能否認曾經對該文檔進進行過簽名。
5方案評價與結論
為了解決傳統的新藥審批中的繁瑣程序及其必有的缺點，本文提出利用基于公鑰算法的數字簽名對文檔進行電子簽名，從而大大增強了文檔在不安全網絡環境下傳遞的安全性。
本方案在選擇加密和數字簽名算法上都是經過精心的比較，并且結合現有的相關應用實例情況，提出醫藥審批過程的解決方案，其優越性是：將對稱密鑰AES算法的快速、低成本和非對稱密鑰ECC算法的有效性以及比較新的算列算法SHA完美地結合在一起，從而提供了完整的安全服務，包括身份認證、保密性、完整性檢查、抗否認等。
參考文獻：
1．李永新.數字簽名技術的研究與探討。紹興文理學院學報。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
2．康麗軍。數字簽名技術及應用，太原重型機械學院學報。第24卷第1期2003年3月P31~34.
3．胡炎，董名垂。用數字簽名解決電力系統敏感文檔簽名問題。電力系統自動化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.應用密碼學---協議、算法與C源程序（吳世終，祝世雄，張文政，等）.北京：機械工業出版社，2001。
7.賈晶，陳元，王麗娜，信息系統的安全與保密[M]，北京：清華大學出版社，1999
8．陳彥學.信息安全理論與實務【M】。北京：中國鐵道出版社，2000p167~178.
9．顧婷婷，《AES和橢圓曲線密碼算法的研究》。四川大學碩士學位論文，【館藏號】Y4625892002。
下面是將醫藥審批過程中的電子文本安全傳輸的解決方案：
具體過程如下：
（1）發送方A將發送原文用SHA函數編碼，產生一段固定長度的數字摘要。
（2）發送方A用自己的私鑰（keyA私）對摘要加密，形成數字簽名，附在發送信息原文后面。
（3）發送方A產生通信密鑰（AES對稱密鑰），用它對帶有數字簽名的原文進行加密，傳送到接收方B。這里使用對稱加密算法AES的優勢是它的加解密的速度快。
（4）發送方A用接收方B的公鑰（keyB公）對自己的通信密鑰進行加密后，傳到接收方B。這一步利用了數字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密鑰，用自己的私鑰對其解密，得到發送方A的通信密鑰。
（6）接收方B用發送方A的通信密鑰對收到的經加密的簽名原文解密，得數字簽名和原文。
（7）接收方B用發送方A公鑰對數字簽名解密，得到摘要；同時將原文用SHA－1函數編碼，產生另一個摘要。
（8）接收方B將兩摘要比較，若一致說明信息沒有被破壞或篡改。否則丟棄該文檔。
這個過程滿足5個方面的安全性要求：（1）原文的完整性和簽名的快速性：利用單向散列函數SHA－1先將原文換算成摘要，相當原文的指紋特征，任何對原文的修改都可以被接收方B檢測出來，從而滿足了完整性的要求；再用發送方公鑰算法（ECC）的私鑰加密摘要形成簽名，這樣就克服了公鑰算法直接加密原文速度慢的缺點。（2）加解密的快速性：用對稱加密算法AES加密原文和數字簽名，充分利用了它的這一優點。（3）更高的安全性：第四步中利用數字信封的原理，用接收方B的公鑰加密發送方A的對稱密鑰，這樣就解決了對稱密鑰傳輸困難的不足。這種技術的安全性相當高。結合對稱加密技術(AES)和公開密鑰技術(ECC)的優點，使用兩個層次的加密來獲得公開密鑰技術的靈活性和對稱密鑰技術的高效性。（4）保密性：第五步中，發送方A的對稱密鑰是用接收方B的公鑰加密并傳給自己的，由于沒有別人知道B的私鑰，所以只有B能夠對這份加密文件解密，從而又滿足保密性要求。（5）認證性和抗否認性：在最后三步中，接收方B用發送方A的公鑰解密數字簽名，同時就認證了該簽名的文檔是發送A傳遞過來的；由于沒有別人擁有發送方A的私鑰，只有發送方A能夠生成可以用自己的公鑰解密的簽名，所以發送方A不能否認曾經對該文檔進進行過簽名。
5方案評價與結論
為了解決傳統的新藥審批中的繁瑣程序及其必有的缺點，本文提出利用基于公鑰算法的數字簽名對文檔進行電子簽名，從而大大增強了文檔在不安全網絡環境下傳遞的安全性。
本方案在選擇加密和數字簽名算法上都是經過精心的比較，并且結合現有的相關應用實例情況，提出醫藥審批過程的解決方案，其優越性是：將對稱密鑰AES算法的快速、低成本和非對稱密鑰ECC算法的有效性以及比較新的算列算法SHA完美地結合在一起，從而提供了完整的安全服務，包括身份認證、保密性、完整性檢查、抗否認等。
參考文獻：
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3．胡炎，董名垂。用數字簽名解決電力系統敏感文檔簽名問題。電力系統自動化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.應用密碼學---協議、算法與C源程序（吳世終，祝世雄，張文政，等）.北京：機械工業出版社，2001。
篇2
OA是指以現代信息技術為核心，結合各種現代辦公技術與設備形成的系統，目的是迅速、準確地處理各種信息。隨著互聯網的發展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯網的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯網的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰。為此需要開展相關研究，尋找網絡環境下OA電子文件歸檔的恰當策略。
一、互聯網環境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：
1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯網的發展與普及,企業內外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網絡邊界'的消失，OA系統所依托的的互聯網安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰。黑客們可以輕而易舉地攔截網絡上傳遞的信息，進行各種工業間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰，是檔案歸檔管理前所未有的問題。
2歸檔信息的脆弱：整個信息系統是由資源子網和通信了網構成的,無論是傳輸網絡還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業猶如一部由計算機網絡連接起來的巨大機器。數字化機器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現象屢見不鮮。對計算機網絡的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發生，而且會迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯網環境下歸檔信息通常由計算機自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強。
二、互聯網環境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應該配備獨立的服務器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機能進行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機密文件。可見，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應該有不同的權限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應該單獨設立服務器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯網提高工作效率，同時防范互聯網的負面效應，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進一步快速有效地發揮檔案的作用。
2、電子文檔應以生效時間為歸檔時間
由于電子文件在利用上的優越性，使歸檔工作發生了根本性變化，而互聯網環境使得OA電子文件歸檔發生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變為電子文檔生產的同時進行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質的形式改變為同一歸檔文件既有紙質又有電子的形式。電子文件歸檔應當與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環節。文件歸檔的條件是：①必須是已經生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標志是：必須經過相應的歸檔程序，履行必要的歸檔手續，由原來文書部門或業務部門負責管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術規范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質上講，文件材料經過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標志應該是電子文檔是否進入專門的檔案管理系統，進入檔案管理系統，那么就已經歸檔，否則就沒有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中
電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關內容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉向單純以保管為主要目的進行整理。件在形成過程中有著一種自然聯系，突出表現在來源上，產生于某個機關和機關內部機構。在時間上，產生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯系，最好以來源時間聯系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯系論文范文，以適應電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國是一個發展中國家，各方面技術都處于發展階辦公自動化新技術也正日益發展。隨著網絡、檢索、閱讀、復印、復制、端微等新技術的發展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發生變化。由于科學技術的迅猛發展，對于在檔案工作中已經引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發展的過程。隨著科學技術的發展和檔案工作者科學技術知識素養的提高，認識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻
篇3
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經過努力，現已將部分電子文件歸檔。
與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和
篇4
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
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2.統一電子檔案管理
軟件建立規范的電子檔案接收數據格式，將檔案整理軟件進行推廣和統一。首先由地方的檔案管理部門規定統一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規范化處理，然后發放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業務和技術的繼續性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業技術人員幫助檔案管理人員發現工作的不足，找出解決措施，促進統一數據格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩定性,存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護一是防磁,二是控制調節環境的溫濕度,三是防止機械損傷,四是注意環境衛生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備,及時更新電子檔案的文件結構,加強電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒,控制網絡中電子文件系統的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結構,以適用新的“生存環境”。
4.加強我國電子檔案的安全
（1）建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統的安全隱患，應完善數據備份和恢復系統，使計算機或者網絡發生安全性事故時，關鍵、重要的信息數據能有效恢復。（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限,安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章,在現代技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數據的安全。
5.提高我國檔案工作人員素質信息化進程
推進了檔案管理的現代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術水平，增強現代檔案管理專業修養，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網絡電子文件操作者，對其進行權限控制。單位應引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業務和計算機技術。
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提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展
建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設備
提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。
（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平
中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。
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1.2查閱方便
將檔案信息錄入后,自動生成目錄和文獻檢索,對檔案進行自動分類整理,完成編排工作。在查閱檔案信息時,只需要輸入關鍵詞,就可以快速的查閱到相關信息,省去了查找的時間。
1.3存儲穩定
傳統的檔案管理需要將大量的紙質檔案進行存放,不僅浪費空間,還需要適宜的環境。電子檔案的存儲比較穩定,只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可,受到外界環境的影響較小,存儲時間長,具有較強的穩定性。
1.4實現了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中,如果需要查閱檔案信息,需要提取紙質檔案,不僅費時,而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化,通過網絡信息平臺,可以實現信息共享。通過閱讀權限的開通,可以對檔案信息進行遠程操作,提高了檔案的利用效率,減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5信息補錄方便
在檔案管理工作中,有些檔案信息需要不斷的完善和補充,在傳統的檔案管理方式中,就需要將紙質檔案拆卷后重新整理,不僅浪費時間,而且程序繁瑣。在數字數電子檔案管理中,只需要輸入關鍵詞,查閱到對應的檔案,然后對其進行編輯即可,省時省力,提高了工作效率。
1.6提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內容繁瑣,任務量大,耗時耗力,檔案管理者根本沒有時間去學習新的業務知識,更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來,提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業知識,提高對檔案的利用效率。
2、當前我國企業電子檔案管理的現狀
2.1電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內企業中運用頻繁普及度廣,但大多是用在會議辦公,企業部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面,在企業檔案管理方面運用的很少。即使有些企業運用了電子計算機技術管理檔案,也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。
2.2對電子檔案管理缺乏重視
很多企業的檔案管理人員,對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存,對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久,企業電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數據丟失,這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3電子檔案自身存在缺陷
企業電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質等方式,這些儲存方式比較復雜,一旦儲存介質發生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現象。同時電子檔案的安全性比較低,大部分企業電子檔案沒有標準統一的存放位置導致企業檔案存放隨意,加上電子檔案的開放性,使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3、加強企業電子檔案管理的具體措施
3.1構建電子檔案管理體系的構建
電子檔案管理若在企業檔案管理中普及,須企業領導充分認識電子檔案的優勢,對其給予高度重視并加快建立完善的企業電子檔案信息化規范體系。然后,在領導的高度重視下將企業電子檔案管理體系構建落到實處,使之名副其實。加快建設企業的電子檔案管理,使企業檔案部門的管理數字化、電子化,使各項管理、技術規范嚴格,使電子檔案管理普及企業的各個角落。
3.2加強電子檔案的控制和管理
首先，要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別,進行利用權限的認定,并依此向利用系統注冊登錄。其次,要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求,對其利用權限進行確認后,再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝,應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后,要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容,應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控,并自動生成相關記錄,以作為日后查證的依據。
3.3建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業電子檔察安全的需要,檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發展，維護電子檔案安全已成為企業檔案管理的重要內容。為此，企業應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4提高企業檔案管理者的信息素質
由于電子檔案管理是一項專業性極強,內容繁雜,需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作,所以要避免過于頻繁的人員流動,保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次是企業應加強對檔案管理人員的培訓工作,使其更好的掌握信息技術和計算機技術和,從而更好的適應企業電子檔案發展的要求。
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1.2存儲的高密度性
電子信息的發展和數量，呈幾何倍數增漲，海量的數據需要大容量的存儲介質，隨著記錄技術的快速發展，數字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術的應用，可以記錄數百GB數據。光盤上構成0和1數據刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環境，但按一定的規則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術隨著整個計算機信息技術的發展而發展，電子文件的產生環境、文件格式、存儲介質在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術措施
3.1電子檔案系統安全
電子檔案系統安全，一般是由硬件系統和軟件系統構成。硬件系統本身的安全稱為物理安全，軟件系統的安全主要有操作系統的安全、網絡系統的安全、數據庫系統安全及各種功能的應用軟件系統安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩定與凈化，重要服務設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規范和措施提供安全技術方案，使設備免受外來攻擊造成意外損失。2）網絡層的安全管理。網絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數據被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統的網絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網上出現了越來越多的應用。外網的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術設置、防火墻、入侵防御系統等網絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網絡監控與恢復技術，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術，上網行為管理等對網絡安全進行掃描、實時監控、權限控制、自動報警，并對計算機信息網絡系統的使用情況建立日志記錄，及時發現系統中的異常情況。
3.2電子檔案信息內容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數據10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術上的發展與改進，軟件環鏡與硬件系統的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉存、文件存儲格式的轉換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續電子檔案保存期限，確保檔案內容的安全。另外，應用軟件系統中針對用戶權限的管理；檔案數據密級劃分，目錄和文件的讀寫權限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災難恢復
4.1災難恢復含義
《信息安全技術信息系統災難恢復規范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統從災難造成的故障或癱瘓狀態恢復到可正常運行狀態，并將其支持的業務功能從災難造成的不正常狀態恢復到可接受狀態。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術風險、設備故障等原因，造成信息系統運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術和方案有數據的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災難恢復前的存儲備份方式
信息數據的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統中相關軟件、數據全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數據只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數據；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數據。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統中數據量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統資源占用最少；差分備份相對節省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結合。
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由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變為電子文檔，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。
1加強對電子文件檔案管理知識的培訓
提高檔案管理者的業務素質筆者調查發現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環節開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性
檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執行。
4加強安全方面的法律保障
在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。
5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎
所以說電子檔案的兩種驗證手續，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。
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檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。
1.2要明確案卷概念和明確組卷規則
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。
1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷
無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。
1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平
檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。
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2人員素質的問題
目前我國醫院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專業知識，通常是由臨床或者護理崗轉崗的老員工擔任。其對于醫療管理流程、檔案管理知識、電子信息技術等方面的知識掌握程度較低。
3硬件設施的問題
目前我國應用于醫院電子檔案管理的基礎設施還比較落后，無法滿足電子信息化檔案管理的要求。醫院普遍缺乏對先進電子檔案管理設施的重視。硬件設施的不完善，使得醫院電子檔案管理工作發展緩慢。
二完善醫院電子檔案管理的措施
1建立健全的管理制度
對于管理制度缺失的問題，醫院應建立一套科學的、規范的、合理的電子檔案管理制度。只有實行科學規范的制度化檔案管理工作，才能實現醫院管理工作的現代化與信息化發展。醫院應根據國家的相關法律法規，結合本院工作情況，建立一套嚴格的檔案查閱制度，并逐步建立相關的檔案采集、檔案傳送、檔案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責任，分工明確，并針對實際檔案管理工作中可能出現的各類問題的處理規定進行詳細的闡述，以保證該類問題發生后，可以采取相應的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據。制度在制定之后，醫院應切實執行，并要求檔案管理人員嚴格遵守。醫院應制定對應的獎懲機制，通過激勵的方式充分調動人員的積極性，以推動醫院電子檔案管理工作的進行。
2加強管理人員的培訓醫院應加強
電子檔案管理人員的培訓工作。培訓內容應包含：信息技術的應用、網絡安全知識、醫學管理知識等。醫院應定期的組織檔案管理人員進行培訓，提高人員的管理水平與專業技能。在培訓過程中，應將實際工作中遇到的障礙與難題進行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應充分了解醫療活動的規律，醫院的工作流程，學習各類數字化技術的應用知識，包括數字化醫療信息、數字化設備、網絡安全等技術的應用。同時還應學習檔案管理相關的法律法規與本院的相關規定。在實際的工作中，電子檔案管理人員應及時更新自身的知識庫，不斷學習先進的檔案管理相關知識。為了對電子檔案管理人員起到一定的激勵作用，應為其提供各類晉升機會，使其更加投入到工作中，以提升醫院檔案管理工作的整體水平。
3加大軟件與硬件設施的投入
電子檔案的安全關系著醫院的醫療安全與醫療信息的安全。醫院應加大基礎設施的投入，以推動電子檔案管理工作的進行。醫院應重視軟件與硬件設施的作用，應配置性能優越的計算機、刻錄儀、軟件等，并采用科學的方式存儲檔案信息，同時應配置高性能的網絡安全軟件，包括防火墻軟件、數據加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進的軟件與硬件設施是醫院實現檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設施能夠提升電子檔案管理工作的準確性與高效性。醫院應建立一套電子信息管理系統，該系統的應用能在很大程度上提升醫院電子檔案的管理效率。在實際管理工作中，檔案管理人員應及時更新軟件，并隨時關注電子信息技術的發展動態，保持與世界先進技術接軌。只有不斷提高醫院的信息化水平，才能有效的推動醫院檔案管理工作的發展。
4建立信息化的管理
網絡醫院檔案的信息量較大，類別也較多，應采用高科技手段，建立信息化的管理網絡，為無紙化數據庫奠定良好的基礎。醫院應建立科室、檔案室、醫院的三級管理網絡，通過網絡的創建明確醫院電子檔案管理的各條線，更有利于電子檔案的統一操作、統一保管。通過管理網絡的實時監督模式，使各科室明確各自的責任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過管理網絡實現了醫院多元化信息資訊的共享。醫院電子檔案的管理工作可實行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負責醫院病例的統計管理、醫療圖書的管理、計算機的管理，而綜合檔案科則主要負責對各門類、載體檔案的統一管理，同時監督醫院的檔案管理工作。通過這兩個部門的共同合作，實現醫院檔案管理工作的協同性。
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（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
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財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物財務電子檔案，較之傳統的財務檔案，有了許多新的特點：
1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。
2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于、攜帶和傳遞。
3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現;但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。
5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質水平的管理人員。
6、財務電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。
二、高等學校財務電子檔案管理的狀況
高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在：
1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。
