引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子文檔論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
Keywords:digitalsignature;encryptiontechnology;digitalcertificate;electronicdocuments;securityissues
1引言
隨著我國(guó)醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展，研制新藥，搶占國(guó)內(nèi)市場(chǎng)已越演越烈。以前一些醫(yī)藥都是靠進(jìn)口，不僅成本高，而且容易形成壁壘。目前，我國(guó)的醫(yī)藥研究人員經(jīng)過(guò)不懈的努力，開(kāi)始研制出同類(lèi)同效的藥物，然而這些藥物在走向市場(chǎng)前，必須經(jīng)過(guò)國(guó)際權(quán)威醫(yī)療機(jī)構(gòu)的審批，傳統(tǒng)方式是藥物分析的原始數(shù)據(jù)都是采用紙張方式，不僅數(shù)量多的嚇人，而且一旦有一點(diǎn)差錯(cuò)就需從頭做起，浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。隨著INTERNET的發(fā)展和普及，人們開(kāi)始考慮是否能用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)解決數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題。他們希望自己的儀器所做的結(jié)果能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全傳輸、并得到接收方認(rèn)證。目前國(guó)外針對(duì)這一情況已⒘四承┤砑歡捎詡鄹癜汗螅際醪皇嗆艸墑歟勾τ諮櫓そ錐危媸被嶸兜腦潁諍萇偈褂謾U餼透諞揭┭蟹⑹亂敵緯閃思際跗烤保綰慰⒊鍪視櫚南嚶θ砑創(chuàng)俳夜揭┥笈ぷ韉姆⒄咕統(tǒng)閃斯詰那把亓煊潁胰漲骯謖夥矯嫻難芯坎皇嗆芏唷?lt;/DIV>
本文闡述的思想：基本上是參考國(guó)際國(guó)內(nèi)現(xiàn)有的算法和體制及一些相關(guān)的應(yīng)用實(shí)例，并結(jié)合個(gè)人的思想提出了一套基于公鑰密碼體制和對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)的解決方案，以確保醫(yī)藥審批中電子文本安全傳輸和防止竄改，不可否認(rèn)等。
2算法設(shè)計(jì)
2.1AES算法的介紹[1]
高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)（AdvancedEncryptionStandard）美國(guó)國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)(NIST)在2000年10月選定了比利時(shí)的研究成果"Rijndael"作為AES的基礎(chǔ)。"Rijndael"是經(jīng)過(guò)三年漫長(zhǎng)的過(guò)程，最終從進(jìn)入候選的五種方案中挑選出來(lái)的。
AES內(nèi)部有更簡(jiǎn)潔精確的數(shù)學(xué)算法,而加密數(shù)據(jù)只需一次通過(guò)。AES被設(shè)計(jì)成高速，堅(jiān)固的安全性能，而且能夠支持各種小型設(shè)備。
AES和DES的性能比較：
（1）DES算法的56位密鑰長(zhǎng)度太短；
（2）S盒中可能有不安全的因素；
（3）AES算法設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，密鑰安裝快、需要的內(nèi)存空間少，在所有平臺(tái)上運(yùn)行良好，支持并行處理，還可抵抗所有已知攻擊；
（4）AES很可能取代DES成為新的國(guó)際加密標(biāo)準(zhǔn)。
總之，AES比DES支持更長(zhǎng)的密鑰，比DES具有更強(qiáng)的安全性和更高的效率，比較一下，AES的128bit密鑰比DES的56bit密鑰強(qiáng)1021倍。隨著信息安全技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)DES很多不足之處，對(duì)DES的破解方法也日趨有效。AES會(huì)代替DES成為21世紀(jì)流行的對(duì)稱(chēng)加密算法。
2.2橢圓曲線(xiàn)算法簡(jiǎn)介[2]
2.2.1橢圓曲線(xiàn)定義及加密原理[2]
所謂橢圓曲線(xiàn)指的是由韋爾斯特拉斯（Weierstrass）方程y2+a1xy+a3y＝x3+a2x2+a4x+a6(1)所確定的平面曲線(xiàn)。若F是一個(gè)域，ai∈F,i=1,2,…,6。滿(mǎn)足式1的數(shù)偶(x,y)稱(chēng)為F域上的橢圓曲線(xiàn)E的點(diǎn)。F域可以式有理數(shù)域，還可以式有限域GF(Pr)。橢圓曲線(xiàn)通常用E表示。除了曲線(xiàn)E的所有點(diǎn)外，尚需加上一個(gè)叫做無(wú)窮遠(yuǎn)點(diǎn)的特殊O。
在橢圓曲線(xiàn)加密（ECC）中，利用了某種特殊形式的橢圓曲線(xiàn)，即定義在有限域上的橢圓曲線(xiàn)。其方程如下：
y2=x3+ax+b(modp)(2)
這里p是素?cái)?shù)，a和b為兩個(gè)小于p的非負(fù)整數(shù)，它們滿(mǎn)足：
4a3+27b2(modp)≠0其中，x,y,a,b∈Fp,則滿(mǎn)足式（2）的點(diǎn)（x,y）和一個(gè)無(wú)窮點(diǎn)O就組成了橢圓曲線(xiàn)E。
橢圓曲線(xiàn)離散對(duì)數(shù)問(wèn)題ECDLP定義如下：給定素?cái)?shù)p和橢圓曲線(xiàn)E，對(duì)Q=kP,在已知P,Q的情況下求出小于p的正整數(shù)k。可以證明，已知k和P計(jì)算Q比較容易，而由Q和P計(jì)算k則比較困難，至今沒(méi)有有效的方法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，這就是橢圓曲線(xiàn)加密算法原理之所在。
2.2.2橢圓曲線(xiàn)算法與RSA算法的比較
橢圓曲線(xiàn)公鑰系統(tǒng)是代替RSA的強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)者。橢圓曲線(xiàn)加密方法與RSA方法相比，有以下的優(yōu)點(diǎn)：
（1）安全性能更高如160位ECC與1024位RSA、DSA有相同的安全強(qiáng)度。
（2）計(jì)算量小，處理速度快在私鑰的處理速度上（解密和簽名），ECC遠(yuǎn)比RSA、DSA快得多。
（3）存儲(chǔ)空間占用小ECC的密鑰尺寸和系統(tǒng)參數(shù)與RSA、DSA相比要小得多，所以占用的存儲(chǔ)空間小得多。
（4）帶寬要求低使得ECC具有廣泛得應(yīng)用前景。
ECC的這些特點(diǎn)使它必將取代RSA，成為通用的公鑰加密算法。比如SET協(xié)議的制定者已把它作為下一代SET協(xié)議中缺省的公鑰密碼算法。
2.3安全散列函數(shù)（SHA）介紹
安全散列算法SHA(SecureHashAlgorithm，SHA)[1]是美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)局的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)FIPSPUB180-1，一般稱(chēng)為SHA-1。其對(duì)長(zhǎng)度不超過(guò)264二進(jìn)制位的消息產(chǎn)生160位的消息摘要輸出。
SHA是一種數(shù)據(jù)加密算法，該算法經(jīng)過(guò)加密專(zhuān)家多年來(lái)的發(fā)展和改進(jìn)已日益完善，現(xiàn)在已成為公認(rèn)的最安全的散列算法之一，并被廣泛使用。該算法的思想是接收一段明文，然后以一種不可逆的方式將它轉(zhuǎn)換成一段（通常更小）密文，也可以簡(jiǎn)單的理解為取一串輸入碼（稱(chēng)為預(yù)映射或信息），并把它們轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)度較短、位數(shù)固定的輸出序列即散列值（也稱(chēng)為信息摘要或信息認(rèn)證代碼）的過(guò)程。散列函數(shù)值可以說(shuō)時(shí)對(duì)明文的一種“指紋”或是“摘要”所以對(duì)散列值的數(shù)字簽名就可以視為對(duì)此明文的數(shù)字簽名。
3數(shù)字簽名
“數(shù)字簽名”用來(lái)保證信息傳輸過(guò)程中信息的完整和提供信息發(fā)送者的身份認(rèn)證和不可抵賴(lài)性。數(shù)字簽名技術(shù)的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)是公開(kāi)密鑰加密技術(shù)，是用某人的私鑰加密的消息摘要用于確認(rèn)消息的來(lái)源和內(nèi)容。公鑰算法的執(zhí)行速度一般比較慢，把Hash函數(shù)和公鑰算法結(jié)合起來(lái)，所以在數(shù)字簽名時(shí)，首先用hash函數(shù)（消息摘要函數(shù)）將消息轉(zhuǎn)變?yōu)橄⒄缓髮?duì)這個(gè)摘
要簽名。目前比較流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是隨著計(jì)算能力和散列密碼分析的發(fā)展，這兩種算法的安全性及受歡迎程度有所下降。本文采用一種比較新的散列算法――SHA算法。
4解決方案：
下面是醫(yī)藥審批系統(tǒng)中各個(gè)物理組成部分及其相互之間的邏輯關(guān)系圖：
要簽名。目前比較流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是隨著計(jì)算能力和散列密碼分析的發(fā)展，這兩種算法的安全性及受歡迎程度有所下降。本文采用一種比較新的散列算法――SHA算法。
4解決方案：
下面是醫(yī)藥審批系統(tǒng)中各個(gè)物理組成部分及其相互之間的邏輯關(guān)系圖：
圖示：電子文本傳輸加密、簽名過(guò)程
下面是將醫(yī)藥審批過(guò)程中的電子文本安全傳輸?shù)慕鉀Q方案：
具體過(guò)程如下：
（1）發(fā)送方A將發(fā)送原文用SHA函數(shù)編碼，產(chǎn)生一段固定長(zhǎng)度的數(shù)字摘要。
（2）發(fā)送方A用自己的私鑰（keyA私）對(duì)摘要加密，形成數(shù)字簽名，附在發(fā)送信息原文后面。
（3）發(fā)送方A產(chǎn)生通信密鑰（AES對(duì)稱(chēng)密鑰），用它對(duì)帶有數(shù)字簽名的原文進(jìn)行加密，傳送到接收方B。這里使用對(duì)稱(chēng)加密算法AES的優(yōu)勢(shì)是它的加解密的速度快。
（4）發(fā)送方A用接收方B的公鑰（keyB公）對(duì)自己的通信密鑰進(jìn)行加密后，傳到接收方B。這一步利用了數(shù)字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密鑰，用自己的私鑰對(duì)其解密，得到發(fā)送方A的通信密鑰。
（6）接收方B用發(fā)送方A的通信密鑰對(duì)收到的經(jīng)加密的簽名原文解密，得數(shù)字簽名和原文。
（7）接收方B用發(fā)送方A公鑰對(duì)數(shù)字簽名解密，得到摘要；同時(shí)將原文用SHA－1函數(shù)編碼，產(chǎn)生另一個(gè)摘要。
（8）接收方B將兩摘要比較，若一致說(shuō)明信息沒(méi)有被破壞或篡改。否則丟棄該文檔。
這個(gè)過(guò)程滿(mǎn)足5個(gè)方面的安全性要求：（1）原文的完整性和簽名的快速性：利用單向散列函數(shù)SHA－1先將原文換算成摘要，相當(dāng)原文的指紋特征，任何對(duì)原文的修改都可以被接收方B檢測(cè)出來(lái)，從而滿(mǎn)足了完整性的要求；再用發(fā)送方公鑰算法（ECC）的私鑰加密摘要形成簽名，這樣就克服了公鑰算法直接加密原文速度慢的缺點(diǎn)。（2）加解密的快速性：用對(duì)稱(chēng)加密算法AES加密原文和數(shù)字簽名，充分利用了它的這一優(yōu)點(diǎn)。（3）更高的安全性：第四步中利用數(shù)字信封的原理，用接收方B的公鑰加密發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰，這樣就解決了對(duì)稱(chēng)密鑰傳輸困難的不足。這種技術(shù)的安全性相當(dāng)高。結(jié)合對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)(AES)和公開(kāi)密鑰技術(shù)(ECC)的優(yōu)點(diǎn)，使用兩個(gè)層次的加密來(lái)獲得公開(kāi)密鑰技術(shù)的靈活性和對(duì)稱(chēng)密鑰技術(shù)的高效性。（4）保密性：第五步中，發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰是用接收方B的公鑰加密并傳給自己的，由于沒(méi)有別人知道B的私鑰，所以只有B能夠?qū)@份加密文件解密，從而又滿(mǎn)足保密性要求。（5）認(rèn)證性和抗否認(rèn)性：在最后三步中，接收方B用發(fā)送方A的公鑰解密數(shù)字簽名，同時(shí)就認(rèn)證了該簽名的文檔是發(fā)送A傳遞過(guò)來(lái)的；由于沒(méi)有別人擁有發(fā)送方A的私鑰，只有發(fā)送方A能夠生成可以用自己的公鑰解密的簽名，所以發(fā)送方A不能否認(rèn)曾經(jīng)對(duì)該文檔進(jìn)進(jìn)行過(guò)簽名。
5方案評(píng)價(jià)與結(jié)論
為了解決傳統(tǒng)的新藥審批中的繁瑣程序及其必有的缺點(diǎn)，本文提出利用基于公鑰算法的數(shù)字簽名對(duì)文檔進(jìn)行電子簽名，從而大大增強(qiáng)了文檔在不安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞的安全性。
本方案在選擇加密和數(shù)字簽名算法上都是經(jīng)過(guò)精心的比較，并且結(jié)合現(xiàn)有的相關(guān)應(yīng)用實(shí)例情況，提出醫(yī)藥審批過(guò)程的解決方案，其優(yōu)越性是：將對(duì)稱(chēng)密鑰AES算法的快速、低成本和非對(duì)稱(chēng)密鑰ECC算法的有效性以及比較新的算列算法SHA完美地結(jié)合在一起，從而提供了完整的安全服務(wù)，包括身份認(rèn)證、保密性、完整性檢查、抗否認(rèn)等。
參考文獻(xiàn)：
1．李永新.數(shù)字簽名技術(shù)的研究與探討。紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào)。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
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3．胡炎，董名垂。用數(shù)字簽名解決電力系統(tǒng)敏感文檔簽名問(wèn)題。電力系統(tǒng)自動(dòng)化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
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6.BruceSchneier.應(yīng)用密碼學(xué)---協(xié)議、算法與C源程序（吳世終，祝世雄，張文政，等）.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001。
7.賈晶，陳元，王麗娜，信息系統(tǒng)的安全與保密[M]，北京：清華大學(xué)出版社，1999
8．陳彥學(xué).信息安全理論與實(shí)務(wù)【M】。北京：中國(guó)鐵道出版社，2000p167~178.
9．顧婷婷，《AES和橢圓曲線(xiàn)密碼算法的研究》。四川大學(xué)碩士學(xué)位論文，【館藏號(hào)】Y4625892002。
下面是將醫(yī)藥審批過(guò)程中的電子文本安全傳輸?shù)慕鉀Q方案：
具體過(guò)程如下：
（1）發(fā)送方A將發(fā)送原文用SHA函數(shù)編碼，產(chǎn)生一段固定長(zhǎng)度的數(shù)字摘要。
（2）發(fā)送方A用自己的私鑰（keyA私）對(duì)摘要加密，形成數(shù)字簽名，附在發(fā)送信息原文后面。
（3）發(fā)送方A產(chǎn)生通信密鑰（AES對(duì)稱(chēng)密鑰），用它對(duì)帶有數(shù)字簽名的原文進(jìn)行加密，傳送到接收方B。這里使用對(duì)稱(chēng)加密算法AES的優(yōu)勢(shì)是它的加解密的速度快。
（4）發(fā)送方A用接收方B的公鑰（keyB公）對(duì)自己的通信密鑰進(jìn)行加密后，傳到接收方B。這一步利用了數(shù)字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密鑰，用自己的私鑰對(duì)其解密，得到發(fā)送方A的通信密鑰。
（6）接收方B用發(fā)送方A的通信密鑰對(duì)收到的經(jīng)加密的簽名原文解密，得數(shù)字簽名和原文。
（7）接收方B用發(fā)送方A公鑰對(duì)數(shù)字簽名解密，得到摘要；同時(shí)將原文用SHA－1函數(shù)編碼，產(chǎn)生另一個(gè)摘要。
（8）接收方B將兩摘要比較，若一致說(shuō)明信息沒(méi)有被破壞或篡改。否則丟棄該文檔。
這個(gè)過(guò)程滿(mǎn)足5個(gè)方面的安全性要求：（1）原文的完整性和簽名的快速性：利用單向散列函數(shù)SHA－1先將原文換算成摘要，相當(dāng)原文的指紋特征，任何對(duì)原文的修改都可以被接收方B檢測(cè)出來(lái)，從而滿(mǎn)足了完整性的要求；再用發(fā)送方公鑰算法（ECC）的私鑰加密摘要形成簽名，這樣就克服了公鑰算法直接加密原文速度慢的缺點(diǎn)。（2）加解密的快速性：用對(duì)稱(chēng)加密算法AES加密原文和數(shù)字簽名，充分利用了它的這一優(yōu)點(diǎn)。（3）更高的安全性：第四步中利用數(shù)字信封的原理，用接收方B的公鑰加密發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰，這樣就解決了對(duì)稱(chēng)密鑰傳輸困難的不足。這種技術(shù)的安全性相當(dāng)高。結(jié)合對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)(AES)和公開(kāi)密鑰技術(shù)(ECC)的優(yōu)點(diǎn)，使用兩個(gè)層次的加密來(lái)獲得公開(kāi)密鑰技術(shù)的靈活性和對(duì)稱(chēng)密鑰技術(shù)的高效性。（4）保密性：第五步中，發(fā)送方A的對(duì)稱(chēng)密鑰是用接收方B的公鑰加密并傳給自己的，由于沒(méi)有別人知道B的私鑰，所以只有B能夠?qū)@份加密文件解密，從而又滿(mǎn)足保密性要求。（5）認(rèn)證性和抗否認(rèn)性：在最后三步中，接收方B用發(fā)送方A的公鑰解密數(shù)字簽名，同時(shí)就認(rèn)證了該簽名的文檔是發(fā)送A傳遞過(guò)來(lái)的；由于沒(méi)有別人擁有發(fā)送方A的私鑰，只有發(fā)送方A能夠生成可以用自己的公鑰解密的簽名，所以發(fā)送方A不能否認(rèn)曾經(jīng)對(duì)該文檔進(jìn)進(jìn)行過(guò)簽名。
5方案評(píng)價(jià)與結(jié)論
為了解決傳統(tǒng)的新藥審批中的繁瑣程序及其必有的缺點(diǎn)，本文提出利用基于公鑰算法的數(shù)字簽名對(duì)文檔進(jìn)行電子簽名，從而大大增強(qiáng)了文檔在不安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞的安全性。
本方案在選擇加密和數(shù)字簽名算法上都是經(jīng)過(guò)精心的比較，并且結(jié)合現(xiàn)有的相關(guān)應(yīng)用實(shí)例情況，提出醫(yī)藥審批過(guò)程的解決方案，其優(yōu)越性是：將對(duì)稱(chēng)密鑰AES算法的快速、低成本和非對(duì)稱(chēng)密鑰ECC算法的有效性以及比較新的算列算法SHA完美地結(jié)合在一起，從而提供了完整的安全服務(wù)，包括身份認(rèn)證、保密性、完整性檢查、抗否認(rèn)等。
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OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來(lái)更高的效率，使歸檔管理的費(fèi)用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開(kāi)展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。
一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問(wèn)題：
1歸檔信息來(lái)源無(wú)邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時(shí)隨地都會(huì)受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會(huì)隨時(shí)受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地?cái)r截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進(jìn)行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動(dòng)。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問(wèn)題。
2歸檔信息的脆弱：整個(gè)信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無(wú)論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤(pán)都安全性。在信息化社會(huì),整個(gè)企業(yè)猶如一部由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)的巨大機(jī)器。數(shù)字化機(jī)器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒(méi)有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會(huì)迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強(qiáng)。
二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應(yīng)該配備獨(dú)立的服務(wù)器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機(jī)密文件。可見(jiàn)，檔案信息的查詢(xún)利用必須有一定的限度，不同的人員查詢(xún)使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門(mén)應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對(duì)象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時(shí)防范互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應(yīng)以生效時(shí)間為歸檔時(shí)間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來(lái)事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時(shí)進(jìn)行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實(shí)物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過(guò)程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價(jià)值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲(chǔ)其中排列，分存儲(chǔ)器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來(lái)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個(gè)不同階段，因而沒(méi)有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過(guò)人的整理之后．有意識(shí)、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來(lái)論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進(jìn)入專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒(méi)有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨(dú)立存儲(chǔ)器中
電子文件能夠從不同角度同時(shí)展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來(lái)看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專(zhuān)門(mén)的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴(lài)OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨(dú)立存儲(chǔ)器中。電子文檔的立卷直接以獨(dú)立存儲(chǔ)器為保管單位，集中保存在各個(gè)檔案庫(kù)，并且每個(gè)存儲(chǔ)器最好做1個(gè)以上的備份，備份存儲(chǔ)器放置于另一獨(dú)立地點(diǎn)。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。件在形成過(guò)程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來(lái)源上，產(chǎn)生于某個(gè)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在時(shí)間上，產(chǎn)生于某個(gè)特定的年月日。因此，在整理的線(xiàn)索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來(lái)源時(shí)間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡(jiǎn)化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡(jiǎn)單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對(duì)象上，徹底改變了原來(lái)的案卷級(jí)方法代之以文件級(jí)為基本保管單位，檔案以獨(dú)立電子文件為單位進(jìn)行整理編號(hào)，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動(dòng)化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會(huì)越來(lái)越多，這變化又會(huì)促使檔案工作的理論和實(shí)踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會(huì)引起的變化，必然是一個(gè)歷史發(fā)展的過(guò)程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)的提高，認(rèn)識(shí)過(guò)程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻(xiàn)
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紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和
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2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢(xún)信息。用戶(hù)只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢(xún)利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢(xún)有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢(xún)費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問(wèn)題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類(lèi)并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤(pán)作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤(pán)極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說(shuō)，就是解決文件的去留問(wèn)題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤(pán)上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專(zhuān)業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門(mén)雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見(jiàn)，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)很快，五花八門(mén)，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒(méi)有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒(méi)有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開(kāi)發(fā)利用。“對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書(shū)檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書(shū)、檔案部門(mén)進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專(zhuān)人或部門(mén)），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類(lèi)修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納專(zhuān)業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)此類(lèi)人才可以經(jīng)過(guò)短期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛(ài)檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
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2.統(tǒng)一電子檔案管理
軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門(mén)規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對(duì)電子文件和信息類(lèi)型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開(kāi)展電子檔案培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門(mén)也可以定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對(duì)電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專(zhuān)用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案,配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性應(yīng)用。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時(shí)更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)我國(guó)電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對(duì)電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時(shí)，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪(fǎng)問(wèn)、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對(duì)重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高我國(guó)檔案工作人員素質(zhì)信息化進(jìn)程
推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識(shí)別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對(duì)其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。
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提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專(zhuān)一性，及時(shí)進(jìn)行在線(xiàn)升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開(kāi)啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專(zhuān)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類(lèi)型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對(duì)中專(zhuān)學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤(pán)的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理操作人員的專(zhuān)業(yè)水平
中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專(zhuān)業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專(zhuān)學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
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1.2查閱方便
將檔案信息錄入后,自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索,對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)整理,完成編排工作。在查閱檔案信息時(shí),只需要輸入關(guān)鍵詞,就可以快速的查閱到相關(guān)信息,省去了查找的時(shí)間。
1.3存儲(chǔ)穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放,不僅浪費(fèi)空間,還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲(chǔ)比較穩(wěn)定,只需要存儲(chǔ)在光盤(pán)、U盤(pán)或者存儲(chǔ)卡等載體中即可,受到外界環(huán)境的影響較小,存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng),具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中,如果需要查閱檔案信息,需要提取紙質(zhì)檔案,不僅費(fèi)時(shí),而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái),可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過(guò)閱讀權(quán)限的開(kāi)通,可以對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作,提高了檔案的利用效率,減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5信息補(bǔ)錄方便
在檔案管理工作中,有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充,在傳統(tǒng)的檔案管理方式中,就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理,不僅浪費(fèi)時(shí)間,而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中,只需要輸入關(guān)鍵詞,查閱到對(duì)應(yīng)的檔案,然后對(duì)其進(jìn)行編輯即可,省時(shí)省力,提高了工作效率。
1.6提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣,任務(wù)量大,耗時(shí)耗力,檔案管理者根本沒(méi)有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí),更沒(méi)有精力研究對(duì)檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來(lái),提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí),提高對(duì)檔案的利用效率。
2、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1電子檔案管理普及率低
盡管計(jì)算機(jī)在國(guó)內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣,但大多是用在會(huì)議辦公,企業(yè)部門(mén)與部門(mén)之間的溝通或者會(huì)議通知事物等方面,在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案,也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2對(duì)電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員,對(duì)制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存,對(duì)文件、圖片多次備份更罕見(jiàn)。時(shí)長(zhǎng)日久,企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤(pán)信息數(shù)據(jù)丟失,這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。
2.3電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲(chǔ)存方式一般是磁盤(pán)、磁性介質(zhì)等方式,這些儲(chǔ)存方式比較復(fù)雜,一旦儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低,大部分企業(yè)電子檔案沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意,加上電子檔案的開(kāi)放性,使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及,須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì),對(duì)其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后,在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處,使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理,使企業(yè)檔案部門(mén)的管理數(shù)字化、電子化,使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格,使電子檔案管理普及企業(yè)的各個(gè)角落。
3.2加強(qiáng)電子檔案的控制和管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別,進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定,并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次,要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求,對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后,再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝,應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。最后,要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控,并自動(dòng)生成相關(guān)記錄,以作為日后查證的依據(jù)。
3.3建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要,檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒(méi)，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。
3.4提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
由于電子檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng),內(nèi)容繁雜,需要通過(guò)實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作,所以要避免過(guò)于頻繁的人員流動(dòng),保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作,使其更好的掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)和,從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。
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1.2存儲(chǔ)的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來(lái)的磁帶、磁盤(pán)再到現(xiàn)在的光盤(pán)等，存儲(chǔ)密度不斷提高。目前一塊硬盤(pán)容量已達(dá)數(shù)個(gè)TB，一張藍(lán)光光盤(pán)通過(guò)納米級(jí)波長(zhǎng)的藍(lán)光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤(pán)上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤(pán)可存數(shù)百萬(wàn)張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對(duì)節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來(lái)有利條件，另一方面卻對(duì)電子檔案的保護(hù)提出了嚴(yán)格的要求，任何一個(gè)小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱(chēng)之為檔案實(shí)體，有明顯的原始性特征，不易被復(fù)制加工。而電子檔案，雖然依賴(lài)于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復(fù)制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護(hù)電子檔案實(shí)體不受破壞，同時(shí)也要保護(hù)信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護(hù)目標(biāo)
電子文件技術(shù)隨著整個(gè)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲(chǔ)介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長(zhǎng)期或永久保存并被查詢(xún)利用。因此，如何確保電子檔案的長(zhǎng)期可用性是保護(hù)電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時(shí)，電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全保密性也是主要保護(hù)目標(biāo)。
3電子檔案保護(hù)的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱(chēng)為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護(hù)措施可分以下幾類(lèi)：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過(guò)采用物理防范，解決機(jī)房場(chǎng)地的防災(zāi)保護(hù)，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計(jì)，安全可靠的存儲(chǔ)，以及信息系統(tǒng)的異地存儲(chǔ)保護(hù)，不低于3套的脫機(jī)光盤(pán)保存等，同時(shí)制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來(lái)攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪(fǎng)問(wèn)。最有效的辦法就是運(yùn)行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實(shí)行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢(shì)，如遠(yuǎn)程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問(wèn)題又成為難題。近年來(lái)，隨著政務(wù)信息的公開(kāi)，檔案資源的逐步開(kāi)放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來(lái)越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對(duì)并努力解決的問(wèn)題，目前可以通過(guò)使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對(duì)安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測(cè)，入侵檢測(cè)技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行掃描、實(shí)時(shí)監(jiān)控、權(quán)限控制、自動(dòng)報(bào)警，并對(duì)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴(lài)于存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命，理論上光盤(pán)的壽命可達(dá)百年，但實(shí)際上誰(shuí)也不能保證該光盤(pán)數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進(jìn)，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)換等維護(hù)。這一過(guò)程，要建立制度，明確責(zé)任，嚴(yán)格審核、評(píng)估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對(duì)用戶(hù)權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級(jí)劃分，目錄和文件的讀寫(xiě)權(quán)限，開(kāi)放范圍的劃控等，是對(duì)在線(xiàn)檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)重點(diǎn)思考解決的問(wèn)題。
4電子檔案信息的災(zāi)難恢復(fù)
4.1災(zāi)難恢復(fù)含義
《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復(fù)是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運(yùn)行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運(yùn)行嚴(yán)重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)；本地的高安全防護(hù)和遠(yuǎn)程異地防護(hù)方案等。
4.2災(zāi)難恢復(fù)前的存儲(chǔ)備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份，是災(zāi)難恢復(fù)的前提，沒(méi)有安全可靠的存儲(chǔ)、備份，無(wú)從談起恢復(fù)。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個(gè)系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過(guò)的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過(guò)的數(shù)據(jù)。全備份所需時(shí)間最長(zhǎng)，占用的空間最大，但恢復(fù)操作最簡(jiǎn)單，當(dāng)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時(shí)，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復(fù)起來(lái)比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對(duì)節(jié)省存儲(chǔ)空間，恢復(fù)較方便，但備份時(shí)較麻煩。因此，在備份時(shí)要根據(jù)他們各自的特點(diǎn)靈活使用。在實(shí)際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。
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由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時(shí)進(jìn)行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時(shí)就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤(pán)這些存儲(chǔ)設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過(guò)紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進(jìn)行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進(jìn)行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過(guò)程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對(duì)信息足夠敏銳，還要對(duì)電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項(xiàng)能力。一些檔案管理部門(mén)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時(shí)，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過(guò)程中存在的一些主要安全問(wèn)題。
4出現(xiàn)虛假信息
在水利檔案管理部門(mén)信息化過(guò)程中，需要將過(guò)去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)行電腦操作輸入時(shí)，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯(cuò)漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時(shí)不會(huì)留下操作痕跡，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問(wèn)題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對(duì)應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項(xiàng)申請(qǐng)，可以通過(guò)字跡上判斷出是這份申請(qǐng)是申請(qǐng)人自己撰寫(xiě)的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒(méi)有關(guān)聯(lián)，檔案檢測(cè)部門(mén)很難在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會(huì)在不同部門(mén)不同工作人員之間進(jìn)行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類(lèi)也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)也會(huì)發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對(duì)策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個(gè)檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。
1加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)
提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時(shí)具備檔案管理知識(shí)又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗(yàn)，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。
2加大對(duì)電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門(mén)和環(huán)節(jié)開(kāi)始，增添自動(dòng)化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤(pán)、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門(mén)檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門(mén)、人員能便捷的進(jìn)行檔案的瀏覽、查詢(xún)、整理。我國(guó)水資源豐富，大型水利工程項(xiàng)目多（南水北調(diào)等），在項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、結(jié)束、整改過(guò)程中都會(huì)有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫(kù)中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進(jìn)行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢(xún)使用。
3必須確保檔案管理部門(mén)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性
檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時(shí)代的變化萬(wàn)千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時(shí)代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時(shí)代的步伐。高校檔案管理首先需要?jiǎng)?chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時(shí)展的需求跟上時(shí)代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對(duì)工作中加強(qiáng)電子檔案?jìng)鏖啞⒉樵?xún)過(guò)程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。
4加強(qiáng)安全方面的法律保障
在實(shí)踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)狀況及時(shí)補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)責(zé)任人實(shí)施強(qiáng)力處罰。
5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)
所以說(shuō)電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶(hù)根據(jù)自己的信息進(jìn)行加密，輸入個(gè)人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來(lái)限定其他人對(duì)用戶(hù)信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時(shí)，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時(shí)要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。
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檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息庫(kù)，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫(kù)作為信息資源的載體應(yīng)該進(jìn)一步完善，針對(duì)當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯?wèn)題應(yīng)該對(duì)不同的信息進(jìn)行合理的歸類(lèi)，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫(kù)的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護(hù)工作，檔案信息庫(kù)中的信息由于使用頻繁往往會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，因此加強(qiáng)檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作十分必要。檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫(kù)的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫(kù)建設(shè)的考慮因素，保障信息庫(kù)建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。
1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則
過(guò)去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤(pán)可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類(lèi)方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書(shū)立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。
1.3運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助立卷
無(wú)淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書(shū)登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱(chēng)、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號(hào)，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等。可見(jiàn)檔案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展而不斷提高。
1.4提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平
檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進(jìn)一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強(qiáng)檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的講解和實(shí)踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。
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2人員素質(zhì)的問(wèn)題
目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通常是由臨床或者護(hù)理崗轉(zhuǎn)崗的老員工擔(dān)任。其對(duì)于醫(yī)療管理流程、檔案管理知識(shí)、電子信息技術(shù)等方面的知識(shí)掌握程度較低。
3硬件設(shè)施的問(wèn)題
目前我國(guó)應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，無(wú)法滿(mǎn)足電子信息化檔案管理的要求。醫(yī)院普遍缺乏對(duì)先進(jìn)電子檔案管理設(shè)施的重視。硬件設(shè)施的不完善，使得醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展緩慢。
二完善醫(yī)院電子檔案管理的措施
1建立健全的管理制度
對(duì)于管理制度缺失的問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)建立一套科學(xué)的、規(guī)范的、合理的電子檔案管理制度。只有實(shí)行科學(xué)規(guī)范的制度化檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院工作情況，建立一套嚴(yán)格的檔案查閱制度，并逐步建立相關(guān)的檔案采集、檔案?jìng)魉汀n案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責(zé)任，分工明確，并針對(duì)實(shí)際檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題的處理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)的闡述，以保證該類(lèi)問(wèn)題發(fā)生后，可以采取相應(yīng)的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據(jù)。制度在制定之后，醫(yī)院應(yīng)切實(shí)執(zhí)行，并要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守。醫(yī)院應(yīng)制定對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)激勵(lì)的方式充分調(diào)動(dòng)人員的積極性，以推動(dòng)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)行。
2加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)
電子檔案管理人員的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包含：信息技術(shù)的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、醫(yī)學(xué)管理知識(shí)等。醫(yī)院應(yīng)定期的組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的管理水平與專(zhuān)業(yè)技能。在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)將實(shí)際工作中遇到的障礙與難題進(jìn)行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應(yīng)充分了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律，醫(yī)院的工作流程，學(xué)習(xí)各類(lèi)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用知識(shí)，包括數(shù)字化醫(yī)療信息、數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全等技術(shù)的應(yīng)用。同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與本院的相關(guān)規(guī)定。在實(shí)際的工作中，電子檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新自身的知識(shí)庫(kù)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理相關(guān)知識(shí)。為了對(duì)電子檔案管理人員起到一定的激勵(lì)作用，應(yīng)為其提供各類(lèi)晉升機(jī)會(huì)，使其更加投入到工作中，以提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。
3加大軟件與硬件設(shè)施的投入
電子檔案的安全關(guān)系著醫(yī)院的醫(yī)療安全與醫(yī)療信息的安全。醫(yī)院應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，以推動(dòng)電子檔案管理工作的進(jìn)行。醫(yī)院應(yīng)重視軟件與硬件設(shè)施的作用，應(yīng)配置性能優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、刻錄儀、軟件等，并采用科學(xué)的方式存儲(chǔ)檔案信息，同時(shí)應(yīng)配置高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，包括防火墻軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進(jìn)的軟件與硬件設(shè)施是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設(shè)施能夠提升電子檔案管理工作的準(zhǔn)確性與高效性。醫(yī)院應(yīng)建立一套電子信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用能在很大程度上提升醫(yī)院電子檔案的管理效率。在實(shí)際管理工作中，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新軟件，并隨時(shí)關(guān)注電子信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，保持與世界先進(jìn)技術(shù)接軌。只有不斷提高醫(yī)院的信息化水平，才能有效的推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
4建立信息化的管理
網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院檔案的信息量較大，類(lèi)別也較多，應(yīng)采用高科技手段，建立信息化的管理網(wǎng)絡(luò)，為無(wú)紙化數(shù)據(jù)庫(kù)奠定良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)建立科室、檔案室、醫(yī)院的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建明確醫(yī)院電子檔案管理的各條線(xiàn)，更有利于電子檔案的統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。通過(guò)管理網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)監(jiān)督模式，使各科室明確各自的責(zé)任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過(guò)管理網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院多元化信息資訊的共享。醫(yī)院電子檔案的管理工作可實(shí)行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負(fù)責(zé)醫(yī)院病例的統(tǒng)計(jì)管理、醫(yī)療圖書(shū)的管理、計(jì)算機(jī)的管理，而綜合檔案科則主要負(fù)責(zé)對(duì)各門(mén)類(lèi)、載體檔案的統(tǒng)一管理，同時(shí)監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理工作。通過(guò)這兩個(gè)部門(mén)的共同合作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的協(xié)同性。
篇12
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說(shuō)檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類(lèi)型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過(guò)程中首先要填寫(xiě)檔案日期、類(lèi)型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過(guò)程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類(lèi)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂(yōu)，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類(lèi)擺放，同類(lèi)檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展
電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹(shù)木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書(shū)釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢(xún)等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢(xún)與管理更加具有時(shí)效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)
如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高
國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
篇13
財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語(yǔ)言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物財(cái)務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：
1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫(xiě)的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫(xiě)的光盤(pán)，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于、攜帶和傳遞。
3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，但對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高。
4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn);但易于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。
5、財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。
二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會(huì)計(jì)電算化生成了財(cái)務(wù)電子檔案。對(duì)于新介質(zhì)的檔案，既沒(méi)有前人的管理模式可參照，又沒(méi)有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：
1、儲(chǔ)存環(huán)境欠妥。早期電算化會(huì)計(jì)生成的是電子輸出檔案，即通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。
