引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子文件論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和
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20世紀(jì)80-90年代是我國(guó)電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點(diǎn)，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進(jìn)行，因而對(duì)電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護(hù)思想在實(shí)踐中的表現(xiàn)
后端保護(hù)思想的核心是以文件實(shí)體材料的安全為主要保護(hù)對(duì)象，在此思想的指導(dǎo)下，我國(guó)實(shí)行了一種權(quán)宜之計(jì)的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機(jī)備份一套。試圖通過這種“雙保險(xiǎn)”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國(guó)家相繼出臺(tái)了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）等標(biāo)準(zhǔn)，從這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護(hù)框架內(nèi)進(jìn)行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。”“8.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對(duì)電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實(shí)施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對(duì)電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整。
1.3后端保護(hù)思想產(chǎn)生的影響
傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對(duì)電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對(duì)電子文件安全性問題的積極探索；在管理實(shí)踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎。”也給檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢(shì)的喪失等等。2008年的一個(gè)調(diào)查顯示“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。
2前端控制與全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段
任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個(gè)從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認(rèn)識(shí)過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認(rèn)識(shí)的過程。20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對(duì)電子文件安全所進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當(dāng)?shù)膶?shí)踐方式提供了指引。由此我國(guó)的電子文件安全管理進(jìn)入了實(shí)體安全與信息安全并重的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標(biāo)
透過對(duì)電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點(diǎn)的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個(gè)：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和存儲(chǔ)。這兩個(gè)基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點(diǎn)和電子文件安全管理的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級(jí)換代快，個(gè)性化強(qiáng)（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險(xiǎn)）等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強(qiáng)，信息安全問題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實(shí)體保護(hù)難以應(yīng)對(duì)電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴(kuò)展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護(hù)才能滿足電子文件安全的需要。筆者認(rèn)為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導(dǎo)。《規(guī)范》中術(shù)語部分有三個(gè)重要概念的界定，即“真實(shí)性（authenticity）指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這三個(gè)術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標(biāo)提供了方向。真實(shí)性、完整性和有效性三個(gè)指標(biāo)的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲(chǔ)載體的安全等納入到一個(gè)完整管理系統(tǒng)中進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實(shí)性、完整性和有效性指標(biāo)表征的信息安全是電子文件安全的核心指標(biāo)。
2.2前端控制全程保護(hù)對(duì)電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運(yùn)動(dòng)的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程全面而系統(tǒng)地管理起來。”國(guó)際檔案理事會(huì)也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項(xiàng)原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價(jià)值文件的電子系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，以便文件真實(shí)可靠，且適合保存。’”由此出發(fā)，國(guó)際檔案理事會(huì)1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計(jì)）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實(shí)現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對(duì)概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護(hù)需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時(shí)文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過程控制和升級(jí)換代的日常維護(hù)等一切生命過程提供安全保障的功能。實(shí)際上，無論對(duì)紙質(zhì)文件(檔案)的保護(hù)還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護(hù)都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價(jià)值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個(gè)階段的持續(xù)保護(hù)，才能最大限度的保護(hù)文件（檔案）的真實(shí)性、完整性和有效性。
2.3風(fēng)險(xiǎn)管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實(shí)施安全管理。風(fēng)險(xiǎn)管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害而達(dá)到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》（中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本理論和管理對(duì)策。該成果指出：電子文件風(fēng)險(xiǎn)是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實(shí)際結(jié)果的負(fù)面差異”，通過對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、成因的分析、風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性有兩個(gè)關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，二是對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。至于對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達(dá)為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國(guó)自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長(zhǎng)期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅(jiān)持貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理思想的指導(dǎo)和實(shí)踐的應(yīng)用是非常必要的。我國(guó)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實(shí)踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上提出：“為確保國(guó)家檔案安全，各級(jí)國(guó)家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。”同時(shí)要求這項(xiàng)工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對(duì)政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應(yīng)用軟件對(duì)重要文件進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2012年全國(guó)已有47對(duì)副省級(jí)市以上國(guó)家檔案館達(dá)成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國(guó)家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號(hào)），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國(guó)家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進(jìn)電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實(shí)施，對(duì)電子文件安全性全面認(rèn)識(shí)和科學(xué)管理將起到實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用，前端控制全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。
3納入國(guó)家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全已不斷上升為國(guó)家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，日益嚴(yán)峻，從國(guó)家整體和高度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)的信息安全戰(zhàn)略成為當(dāng)今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國(guó)家戰(zhàn)略的目的是從國(guó)家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)領(lǐng)域的安全問題，制定國(guó)家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強(qiáng)國(guó)家安全保障能力。電子文件是國(guó)家信息安全的核心資源，為了維護(hù)國(guó)家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標(biāo)準(zhǔn)等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國(guó)家信息安全戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)變得日益重要。
3.1國(guó)家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵
隨著電子文件實(shí)踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對(duì)電子文件管理共性的認(rèn)識(shí)和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國(guó)家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀(jì)最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動(dòng)議、政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國(guó)家意志和利益的重大舉措，”進(jìn)入“以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)總體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展”的時(shí)期。我國(guó)在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫。”隨后她帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略》一書中。“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略，就是從國(guó)家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長(zhǎng)期性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、項(xiàng)目等體現(xiàn)國(guó)家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國(guó)家行為。”由于我國(guó)實(shí)行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴(yán)重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計(jì)思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國(guó)家安全的高度認(rèn)識(shí)電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護(hù)檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護(hù)環(huán)境的檔案安全保障體系。
3.2國(guó)家信息安全戰(zhàn)略的推進(jìn)電子文件國(guó)家信息安全戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國(guó)家政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等幾個(gè)方面進(jìn)行推進(jìn)。
3.2.1技術(shù)層面的國(guó)家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國(guó)家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，掌握先進(jìn)技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用主動(dòng)權(quán)的發(fā)達(dá)國(guó)家，成為壟斷和控制發(fā)展中國(guó)家信息安全的最大威脅者。美國(guó)微軟公司對(duì)全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國(guó)家，下至個(gè)人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動(dòng)國(guó)家信息技術(shù)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應(yīng)用。“從國(guó)家安全的高度考慮，國(guó)家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全。”電子文件的管理對(duì)信息技術(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國(guó)在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國(guó)電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)發(fā)起，聯(lián)合我國(guó)版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對(duì)廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。
篇3
（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。
（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
（四）、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對(duì)這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
（一）、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。
（二）、簽署技術(shù)
目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。
（三）、消息認(rèn)證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。
（四）、身份驗(yàn)證
為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
（五）、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡
是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè)，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。
（六）、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。
三、確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
（三）、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
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（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。
（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤，不可當(dāng)作長(zhǎng)期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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相應(yīng)而言，網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私是指公民個(gè)人在虛擬社會(huì)中形成的有關(guān)個(gè)人生活、行動(dòng)和領(lǐng)域的各種電子數(shù)據(jù)。比如傳統(tǒng)的個(gè)人姓名、出生年月日、身份證編號(hào)、病歷、職業(yè)、財(cái)務(wù)情況等等數(shù)據(jù)的電子形式，以及在網(wǎng)絡(luò)中新生成的電子郵件地址、網(wǎng)域名稱、統(tǒng)一資源定位符、使用者名稱、通行碼、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議地址等信息數(shù)據(jù)。
一、網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私的兩個(gè)面相：獨(dú)占期望與共享需求
在電子文件利用過程中，網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私信息的利用存在兩個(gè)對(duì)立的面相，即獨(dú)占期望與共享需求。獨(dú)占期望是指在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，網(wǎng)民根據(jù)其意志，對(duì)其在虛擬社會(huì)中形成的有關(guān)個(gè)人生活、行動(dòng)和領(lǐng)域的各種電子文件只為主體所占有和控制，不被主體之外一切客體收集、控制、利用、公開、修改或刪除等侵犯的等待和希望。
通過下面近似期望函數(shù)的關(guān)系模式，我們可深入研究影響?yīng)氄计谕兓南嚓P(guān)因素：
獨(dú)占期望值=隱私信息重要程度*“本我”強(qiáng)度*個(gè)人網(wǎng)絡(luò)技術(shù)*網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。
第一，獨(dú)占期望值因“本我”而異。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，“本我”（即自然屬性）與“自我”（即社會(huì)屬性）處于長(zhǎng)期的斗爭(zhēng)中，在個(gè)體與社會(huì)群體的斗爭(zhēng)中，個(gè)體在社會(huì)中為求得生存，本我的沖動(dòng)隱而不發(fā)，但它是人類的自然屬性，必然永久的存在于人類的價(jià)值取向之中。在個(gè)體中由于價(jià)值取向的不同，本我的強(qiáng)度也因此而變化。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，主體其自然屬性并沒有發(fā)生變異，因此，獨(dú)占期望值與“本我”強(qiáng)度同向變化。
第二，隱私信息重要程度影響期望。網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私產(chǎn)生于主體的不同的活動(dòng)之中，比如在娛樂電子場(chǎng)所的注冊(cè)名、密碼信息就比在進(jìn)行電子商務(wù)中的注冊(cè)名和密碼信息的秘密等級(jí)低；即使在同一電子空間里，如電子商務(wù)環(huán)境中，個(gè)人銀行帳號(hào)比注冊(cè)名重要，注冊(cè)名又比手機(jī)號(hào)重要。
第三，個(gè)人網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響?yīng)氄计谕２煌袠I(yè)的人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和知識(shí)水平大相徑庭，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握多少，直接影響著個(gè)體的獨(dú)占意識(shí)和獨(dú)占能力。舉個(gè)很簡(jiǎn)單的例子，無業(yè)社會(huì)青年與專業(yè)技術(shù)人員相較而言，前者因掌握的技術(shù)不足，即使意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)隱私的歸屬問題，也因技術(shù)水平的制肘而減弱了“本我”的欲望。
第四，網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)發(fā)展相應(yīng)提高獨(dú)占期望。在影響?yīng)氄计谕膸讉€(gè)因素中，網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)的大小能最清晰地反映出獨(dú)占期望變化情況。如近年來世界各地的許多部門都開始設(shè)置網(wǎng)絡(luò)首席隱私官，以此來維護(hù)在網(wǎng)絡(luò)公共場(chǎng)所利用電子文件時(shí)的安全，這一舉措最明顯的目的就是直接維護(hù)了網(wǎng)絡(luò)隱私的獨(dú)占期望。
電子文件時(shí)代，對(duì)文件信息的掌握和利用，是信息時(shí)代最基本的特征，網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私除了電子文件主體對(duì)其有獨(dú)占期望之外，也存在著它的對(duì)立面，即隱私的共享需求。所謂網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私的共享需求，即除隱私產(chǎn)生的主體之外其他人或組織對(duì)個(gè)人隱私信息相關(guān)的電子文件進(jìn)行分享和利用的現(xiàn)實(shí)需要。
共享需求包含兩個(gè)層面：第一，它是一種愿望。馬斯洛指出，動(dòng)機(jī)是驅(qū)使人從事各種活動(dòng)的內(nèi)部原因，它又有外部動(dòng)機(jī)和內(nèi)部動(dòng)機(jī)之分，愿望基于現(xiàn)實(shí)而由主觀產(chǎn)生，是在客觀基礎(chǔ)之上的某種主觀欲望，因此它綜合了兩種動(dòng)機(jī)，形成了獨(dú)特的行動(dòng)驅(qū)動(dòng)力；第二，共享需求不僅僅是一種愿望，它必須具備一定的實(shí)現(xiàn)能力，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，這種能力包括搜索、存儲(chǔ)、復(fù)制、加工、傳輸、控制和利用等技術(shù)。
與獨(dú)占期望相對(duì)應(yīng)，共享需求也可以用一個(gè)近似函數(shù)的關(guān)系模型進(jìn)行深入的分析：
共享需求值=隱私信息重要程度*人略性強(qiáng)度*公眾網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平*網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。
在這個(gè)模式中，共享需求可按共享主體的不同劃分為他人共享和社會(huì)組織共享，其中社會(huì)組織共享需求值又可劃分成經(jīng)濟(jì)團(tuán)體、中介團(tuán)體和政府機(jī)關(guān)三者的共享需求。因此，共享需求因主體的變化而所需共享的文件信息側(cè)重點(diǎn)也會(huì)發(fā)生改變。比如說一般情況下，政府注重的是個(gè)人隱私信息的合法性與對(duì)社會(huì)無威脅性，而經(jīng)濟(jì)團(tuán)體可能會(huì)比較傾向于個(gè)人隱私信息中的財(cái)產(chǎn)狀況、消費(fèi)習(xí)慣、娛樂愛好等。
隱私的共享需求與獨(dú)占期望有兩個(gè)變量相同，即隱私信息重要程度和網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。這是因?yàn)闊o論是獨(dú)占還是共享，首先，其對(duì)象就是隱私信息，只有當(dāng)所謂的網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私存在的前提條件下，兩者才有成立的意義；其次，衡量信息的重要程度的標(biāo)準(zhǔn)因兩個(gè)關(guān)系模式中的主體不同論文而不同。對(duì)獨(dú)占期望而言，衡量的主體是隱私的產(chǎn)生者，而共享需求的主體則包括除信息產(chǎn)生者的任何個(gè)人或組織團(tuán)體；再次，它的值也根據(jù)共享主體的需求傾向而分為重復(fù)利用、快餐性利用和零利用三個(gè)等級(jí)，比如用戶登陸網(wǎng)站的信息必須多次利用，而在政府工作中，可能其為了調(diào)查某一信息主體的真實(shí)身份而只利用了一次，零利用就是相關(guān)的信息不能給相關(guān)的主體需求滿足的情況。
它有兩個(gè)變量與獨(dú)占期望的因素不同。第一是公眾網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，簡(jiǎn)單來說，它是指除電子文件的產(chǎn)生者以外的實(shí)體擁有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。第二則是人略強(qiáng)度。弗洛伊德在描述群體心理中指出：“盡管就獨(dú)處的個(gè)體來說，個(gè)人利益幾乎是惟一的驅(qū)動(dòng)力，但就群體而言，這種個(gè)人利益幾乎是微不足道。”[2]群體的作用直接改變個(gè)人的侵略性程度，當(dāng)一個(gè)權(quán)威群體有侵略傾向時(shí)，他就將這種意志貫穿整個(gè)群體。因此，當(dāng)人類的好奇心越強(qiáng)，侵略的行動(dòng)就越加明顯，共享形式就越豐富，共享程度也越高。
二、電子文件利用中網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私的失衡
人類在積極構(gòu)建虛擬社會(huì)時(shí)，既享受著電子文件利用所帶來的福祉，也將處于尷尬的個(gè)人隱私失衡之地。在缺乏社會(huì)中心和“公序良俗”的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱境已經(jīng)多方失衡，主要表現(xiàn)有：
（一）主體難以駕馭個(gè)人信息
首先，現(xiàn)實(shí)中沒有絕對(duì)的個(gè)人空間用以保管各類電子文件，網(wǎng)民想要獲得網(wǎng)絡(luò)有效服務(wù)，就必須登陸網(wǎng)站提供個(gè)人信息，一是便于識(shí)別自己的身份，二是方便網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)的整理和控制工作。“一旦用戶將這些私人信息輸入互聯(lián)網(wǎng)，幾乎等于親手將自己的隱私交與未知數(shù)，失去了對(duì)隱私權(quán)的控制權(quán)”[3]；其次，當(dāng)前大部分網(wǎng)民的網(wǎng)絡(luò)操作和信息控制能力相當(dāng)有限，在網(wǎng)絡(luò)上的自我防衛(wèi)能力根本不能與網(wǎng)絡(luò)潛在危險(xiǎn)相抗衡。因此，當(dāng)電子文件中的信息丟失、被竊取、遭篡改時(shí)，個(gè)人基本上是無能為力，即個(gè)人信息主體的擁有權(quán)和主體駕馭能力之間難相匹配，是為失衡表現(xiàn)之一。
（二）政府非法進(jìn)入公眾隱私領(lǐng)域
2000年7月5日，一則互聯(lián)網(wǎng)消息引起網(wǎng)民極大的關(guān)注，即《小心！山姆叔在查你》。[4]美國(guó)國(guó)家藥物控制部在未經(jīng)批準(zhǔn)和公眾根本不知情的情況下，利用cookies文件對(duì)用戶訪問、搜索與藥品相關(guān)的網(wǎng)站和信息時(shí)，進(jìn)行信息跟蹤和記錄，并據(jù)此收稅，這一非法行為嚴(yán)重侵入了網(wǎng)民的隱私領(lǐng)域。同年，美國(guó)審計(jì)總署（GAO）調(diào)查顯示，2000年至少有13個(gè)政府使用了相同的伎倆對(duì)公眾的活動(dòng)、個(gè)人資料和網(wǎng)上生活習(xí)慣、購(gòu)物習(xí)慣進(jìn)行收集，從而形成電子文件，進(jìn)行著各種目的的利用。
（三）網(wǎng)站商家利用隱私千方百計(jì)
當(dāng)今商業(yè)的觸角已經(jīng)深入到虛擬社會(huì)的每個(gè)角落，正是Internet與商業(yè)的聯(lián)手，才有了第二社會(huì)完整的意義。但是，也正是商業(yè)大刀闊斧地開荒拓野，致使個(gè)人隱私也難以避其鋒芒。同時(shí)，經(jīng)濟(jì)原理告訴我們，需求是生產(chǎn)的動(dòng)力，也是生產(chǎn)的方向。盈利的目的驅(qū)使企業(yè)對(duì)市場(chǎng)需求進(jìn)行分析，而其中最重要的一條就是掌握和控制消費(fèi)者的信息。記載著我們的購(gòu)物愛好、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、生活服務(wù)的習(xí)慣和消費(fèi)水平的電子文件在商業(yè)界與金錢有了“等價(jià)”或“不等價(jià)”的交換活動(dòng)，原本的非盈利發(fā)生了質(zhì)的變化，其在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中已經(jīng)體現(xiàn)出商品的“價(jià)值”，并且是凌駕于眾多其它信息之上的高價(jià)值資源。
（四）黑客病毒防不勝防
對(duì)于網(wǎng)民大眾來說，和真實(shí)社會(huì)中的公眾一樣，素質(zhì)參差不齊，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)犯罪的自衛(wèi)能力也是千差萬別；另外，客觀上網(wǎng)絡(luò)社會(huì)本身的開放性、自由性和共享性，及其技術(shù)基礎(chǔ)先天缺陷等特點(diǎn)，使得黑客和病毒在虛擬社會(huì)里甚囂塵上。據(jù)統(tǒng)計(jì)，世界上每20秒就有一黑客事件發(fā)生。[5]黑客與病毒“拜訪”網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私領(lǐng)域，進(jìn)行破壞、竊取或篡改、刪除個(gè)人數(shù)據(jù)，如此一來，包含重要和廣泛網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私的電子文件也不能幸免。
（五）網(wǎng)絡(luò)法律與倫理地位曖昧
網(wǎng)絡(luò)原只是一個(gè)技術(shù)平臺(tái)，它提供的僅是一個(gè)更為快捷和方便的交流中心，而當(dāng)我們力圖將之變成一個(gè)社會(huì)時(shí)，它就必須包括著一套完備的自律的倫理道德規(guī)范和強(qiáng)制的法律制度。目前各國(guó)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)隱私的法律建設(shè)和倫理探索進(jìn)程各不相同，且由于各國(guó)的現(xiàn)實(shí)社會(huì)制度和發(fā)展水平、公序民俗大相徑庭，形成了多元化的法律和倫理文明，它與網(wǎng)絡(luò)的世界化、一元化造成了明顯的矛盾對(duì)立，網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私猶如處在一根平衡木上的彈珠，隨著平衡木兩端的起伏不定而左搖右晃。
三、電子文件利用中網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私制衡內(nèi)容及模式
《中庸》有語：“執(zhí)其兩端，庸其中于民。”作為矛盾對(duì)立的兩個(gè)方面，獨(dú)占期望與共享需求只有“執(zhí)兩用中”，才能使雙方既保持自己的特性，又促進(jìn)彼此的互動(dòng)、兼濟(jì)、轉(zhuǎn)化，達(dá)到“陰陽合德，而剛?cè)嵊畜w”的平衡。筆者的制衡思想源出于此，其基本內(nèi)容如下：
（一）獨(dú)占期望與共享需求互為條件，統(tǒng)一于網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私存在
“物生有兩”，自然界、現(xiàn)實(shí)社會(huì)、思維領(lǐng)域和虛擬社會(huì)的任何事物、現(xiàn)象都是因矛盾的兩個(gè)方面存在而存在的。若無獨(dú)占，便無共享之概念，其統(tǒng)一于隱私作為電子文件信息的本質(zhì)。
（二）獨(dú)占期望與共享需求相互利用、相互吸引對(duì)方有利因素而共同發(fā)展
首先，雙方包含著可以彼此利用的共同因素。如個(gè)體隱私獨(dú)占方式中的商家等網(wǎng)絡(luò)行業(yè)加強(qiáng)道德自律，當(dāng)它為公眾共享所用時(shí)，便可提高共享的合法性與減少因侵權(quán)而帶來的糾紛。其次，每一方自身組成的因素發(fā)展不平衡所產(chǎn)生的矛盾，也可以為對(duì)方所用。這可以用個(gè)人網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和公眾網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間對(duì)對(duì)方的影響加以證明。
（三）獨(dú)占期望與共享需求內(nèi)在的同一性直接決定網(wǎng)絡(luò)隱私的發(fā)展前景
雙方的相互利用、相互吸引的規(guī)律決定了它們向自己的對(duì)立面轉(zhuǎn)化，如某個(gè)體的隱私共享必須從獨(dú)占中轉(zhuǎn)化出來。只有當(dāng)獨(dú)占期望與共享需求在不斷的相互轉(zhuǎn)化過程中，才能確保網(wǎng)絡(luò)隱私在虛擬社會(huì)不斷的產(chǎn)生和利用。
（四）制衡核心是在電子文件利用過程中，個(gè)人隱私獨(dú)占期望不損害公眾利益，共享需求者合法進(jìn)入個(gè)人空間，以此促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息正常存在和發(fā)展
獨(dú)占期望從理論上講它并不考慮社會(huì)態(tài)度，但從現(xiàn)實(shí)和虛擬社會(huì)發(fā)展的角度來看勢(shì)必影響到公眾的利益，使資源得不到最充分的利用。相應(yīng)地，只有合法地共享隱私信息，才能確保個(gè)人人格的完整和個(gè)人的利益不受損失。
從社會(huì)共同進(jìn)步、縮小國(guó)家地區(qū)間的貧富差距、創(chuàng)造一個(gè)每個(gè)人都能充分發(fā)揮其潛能的環(huán)境來看，信息應(yīng)當(dāng)共享，并且信息共享是道德的。[6]從信息的生產(chǎn)和傳播需要?jiǎng)?chuàng)造性的發(fā)揮和投入看，獨(dú)占期望也是合理的。從發(fā)展的角度看，隱私的獨(dú)占期望與共享需求雙方在不同時(shí)期和不同條件下會(huì)處于主要方面或次要方面。所以，理論上存在一個(gè)相對(duì)理想的支點(diǎn)，可以維持兩者平衡地發(fā)展，其基本模式如下：
1.共享需求制衡獨(dú)占期望。從社會(huì)與個(gè)人的關(guān)系來說，個(gè)人的利益總是小于總體利益，社會(huì)群體的價(jià)值取向直接制約和控制著個(gè)人弱小的抗掙。一個(gè)社會(huì)的需求對(duì)個(gè)人的“本我”人格的壓抑，必將導(dǎo)致共享需求對(duì)獨(dú)占期望的主導(dǎo)作用。它主要有兩種表現(xiàn)形式：
（1）良性制衡。所謂良性，就是在共享需求得到合理、合法滿足的同時(shí)，又不會(huì)造成個(gè)體任何的經(jīng)濟(jì)、精神和心理的損失。它在很大程度上要求共享客體必須有明確的自律倫理和規(guī)范的管理制度，要求在公眾與個(gè)體之間有一個(gè)認(rèn)證合理的存在，一個(gè)運(yùn)用合法的前提。
具體流程是：個(gè)體在網(wǎng)絡(luò)中形成或存儲(chǔ)隱私（電子文件）共享者提出共享需求（包括需求哪些信息、具體用途、使用方式、價(jià)值回報(bào)、保護(hù)隱私安全與完整條款）隱私保護(hù)中介認(rèn)證（合理與否、符合行業(yè)自律倫理與否）法律確認(rèn)（合法與否）隱私主體應(yīng)允（或提出商榷條件、拒絕）共享需求實(shí)現(xiàn)。
事實(shí)上，就目前世界上各共享主體絕大多數(shù)并不能實(shí)現(xiàn)良性的共享。2000年美國(guó)的一份網(wǎng)絡(luò)隱私評(píng)估報(bào)告中指出，在將近3萬個(gè)網(wǎng)站中能根據(jù)用戶意見而進(jìn)行共享的達(dá)到四星級(jí)的網(wǎng)站只占3.5%(1027家)。[7]
（2）惡性制衡。在共享時(shí)不對(duì)用戶承擔(dān)任何責(zé)任和義務(wù)，沒有應(yīng)有的倫理道德，完全非法進(jìn)行各種共享利用，置網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私于危險(xiǎn)而透明的空間之中。
對(duì)尚處在兒童時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，種種惡性制衡舉不勝舉。如大批專門從事網(wǎng)上調(diào)查業(yè)務(wù)的公司進(jìn)行窺探，非法獲取他人隱私信息形成電子文件，并向社會(huì)提供各種非法利用。某些網(wǎng)絡(luò)公司使用具有跟蹤功能的cookies程序入侵，硬件設(shè)備供應(yīng)商在自己銷售的產(chǎn)品中附有竊密的處理器等等的報(bào)道，在網(wǎng)上俯拾即是。
2.獨(dú)占期望制衡共享需求。在個(gè)人價(jià)值與社會(huì)的抗?fàn)幹校瑐€(gè)體總是處于劣勢(shì)，然而抗?fàn)幨潜夭豢缮俚模挥蟹e極的、有效的對(duì)抗，才能保存人性中的個(gè)性，才能使整個(gè)社會(huì)異彩紛呈。合理合法地滿足獨(dú)占期望，是網(wǎng)絡(luò)存在一個(gè)穩(wěn)定的公序良俗的保證，是人在虛擬社會(huì)里至少還能稱之為“精神人”的保證。
另一種是合法的正當(dāng)信息的獨(dú)占期望制衡。它主要是指隱私主體在網(wǎng)絡(luò)各種網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)或單位中，對(duì)個(gè)人信息資料搜集、修改擁有知情權(quán)和選擇權(quán)，對(duì)他人進(jìn)入個(gè)人空間、了解個(gè)人隱私擁有控制權(quán)、安全請(qǐng)求權(quán)。
筆者認(rèn)為將雙向制衡有機(jī)結(jié)合，可接近一種理想制衡模式，即多向制衡模式，它能促成網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私的獨(dú)占與共享和諧共存。簡(jiǎn)單地說，除共享需求對(duì)獨(dú)占期望良性制衡與獨(dú)占期望合法正當(dāng)信息的獨(dú)占制衡的結(jié)合，理想模式還應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：
（1）信息平等交流意識(shí)。在進(jìn)行電子文件利用活動(dòng)時(shí)，人們應(yīng)該意識(shí)到除身份的平等之外，還應(yīng)在信息利用、交流的時(shí)候形成一種自己與他人進(jìn)行信息平等交流的價(jià)值觀。
篇6
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和
簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
篇7
為便于專家評(píng)估，課題組將風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)程度分為5個(gè)等級(jí)，對(duì)應(yīng)著5個(gè)分值，最高危險(xiǎn)等級(jí)為5，意指風(fēng)險(xiǎn)因素的“負(fù)面影響會(huì)帶來嚴(yán)重的損失且波及范圍較大”；其次為危險(xiǎn)等級(jí)4，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響比較顯著”；危險(xiǎn)等級(jí)3的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響有限且一目了然”；危險(xiǎn)等級(jí)2的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響極為有限”；最低的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)為1，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“幾乎沒有任何負(fù)面影響，不需要特殊的保護(hù)措施”。每位被調(diào)查的專家需要分別給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素確定分值。
為便于比較分析，我們根據(jù)危險(xiǎn)等級(jí)平均值（以下簡(jiǎn)稱評(píng)估值）的高低，將被評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)因素分為四組，第一組為極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在4.5以上：第二組為嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估值在3.0～3.5之間。
中外專家的第一輪評(píng)估結(jié)果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現(xiàn)在如下方面：
1.專家們的評(píng)估結(jié)果表示電子文件風(fēng)險(xiǎn)客觀存在。雖然本次調(diào)查問卷的結(jié)果不可避免地要受到專家個(gè)人背景、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面的影響，但由于評(píng)估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結(jié)果具有代表性，能夠反映出人們對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)的一般認(rèn)識(shí)。中外專家給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值都在3以上，所有風(fēng)險(xiǎn)因素評(píng)估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風(fēng)險(xiǎn)因素切實(shí)存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負(fù)面影響是顯而易見的，確系關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素。
2.相對(duì)而言，國(guó)外專家的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)要高于國(guó)內(nèi)專家。國(guó)外專家評(píng)定的危險(xiǎn)等級(jí)超過4.5的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素有4個(gè)，其中有2個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值為4.83，另外2個(gè)為4.6。國(guó)內(nèi)專家評(píng)定的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素只有2個(gè)，且評(píng)估值僅為4.5。這也許是發(fā)達(dá)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的時(shí)間長(zhǎng)，電子文件管理不當(dāng)?shù)膽K痛教訓(xùn)較多的緣故。
3.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）、系統(tǒng)功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認(rèn)定的危險(xiǎn)程度很高的風(fēng)險(xiǎn)因素。國(guó)外專家評(píng)估結(jié)果表示，“1.2主管部門沒有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”排名第一，評(píng)估值為4.83，系最嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件”排名第二，評(píng)估值為4.6，是極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能”排名第四，評(píng)估值為4.3，屬嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。
國(guó)內(nèi)專家對(duì)這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。
雙方專家給這三個(gè)因素的評(píng)估值都大于4.3，排名靠前。這三個(gè)因素都和電子文件管理方法的缺失有關(guān)。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)為電子文件遠(yuǎn)離風(fēng)險(xiǎn)指明了關(guān)鍵的管理步驟和管理方法；而設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統(tǒng)為中心的綜合性管理方法；②信息系統(tǒng)的頻繁變遷給具有系統(tǒng)依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對(duì)的首要難題，遷移是應(yīng)對(duì)該難題的一種解決辦法。中外專家對(duì)這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)程度的共同認(rèn)定，反映了對(duì)科學(xué)有效的電子文件管理方法的迫切需求，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
4.國(guó)外專家對(duì)威脅電子文件可讀性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均高于國(guó)內(nèi)專家。除了給3.18打了高分之外，國(guó)外專家對(duì)另外兩個(gè)威脅電子文件可讀性的因素的評(píng)估值也明顯高于國(guó)內(nèi)專家。這兩個(gè)因素分別是“3.14沒有規(guī)定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。
表1關(guān)鍵電子文件風(fēng)險(xiǎn)因素及其評(píng)估值
編號(hào)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素國(guó)外專家國(guó)內(nèi)專家國(guó)內(nèi)專家
評(píng)估值第一次評(píng)估值第二次評(píng)估值
1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同3.004.134.38
1.2主管部門沒有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)4.834.384.75
2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13
3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視4.004.254.50
3.2資金嚴(yán)重不到位3.504.133.88
3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確3.834.254.38
3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心4.603.383.75
3.5文檔人員素質(zhì)不高，技術(shù)、管理能力差(如錯(cuò)誤操作等)3.503.883.88
3.6機(jī)構(gòu)沒有制定科學(xué)合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)3.673.883.63
3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件3.304.003.88
3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14沒有規(guī)定文件的格式3.673.003.25
3.15沒有對(duì)文件生成、管理、利用過程進(jìn)行監(jiān)控、審計(jì)4.174.004.13
3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63
3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全3.834.504.25
3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件4.604.384.50
3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25
3.20沒有文檔保管場(chǎng)所安全保護(hù)措施4.834.134.38
3.21沒有針對(duì)本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施4.403.884.00
.國(guó)內(nèi)專家對(duì)威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均高于國(guó)外專家。“3.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”是威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素。國(guó)內(nèi)專家將最高評(píng)估值??4.5給了這兩個(gè)因素。而國(guó)外專家的評(píng)估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對(duì)文件質(zhì)量的不同追求。相比而言，我國(guó)更重視電子文件的完整，而國(guó)外更重視可讀和可用。
6.國(guó)外專家對(duì)自然因素的評(píng)估值明顯高于國(guó)內(nèi)專家。在21個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素中，有兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素是與自然因素直接相關(guān)，分別是“3.20沒有文檔保管場(chǎng)所安全保護(hù)措施”和“3.21沒有針對(duì)本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施”。國(guó)外專家對(duì)這兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國(guó)內(nèi)專家的評(píng)估值只有4.13和3.88，危險(xiǎn)等級(jí)排名為第五和第七。
出現(xiàn)這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對(duì)于西方發(fā)達(dá)國(guó)家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿(mào)易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因?yàn)槠渌袠I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被毀，無法繼續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只得申請(qǐng)破產(chǎn)。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復(fù)了營(yíng)業(yè)。③
國(guó)內(nèi)專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災(zāi)、洪水、地震等自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發(fā)生的概率比較低，而且風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方法比較簡(jiǎn)單，比較容易防范。根據(jù)以往歷史記錄，這種自然災(zāi)害造成的風(fēng)險(xiǎn)損失不是很突出。
7.國(guó)內(nèi)專家對(duì)法律、體制和資金因素的評(píng)估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國(guó)外專家。在所有風(fēng)險(xiǎn)因素中，中外專家對(duì)“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同”的評(píng)估值差別最大。國(guó)外專家的評(píng)估值僅為3，排名最后；而國(guó)內(nèi)專家的評(píng)估值高達(dá)4.13。對(duì)電子文件實(shí)行科學(xué)管理的前提就是承認(rèn)電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實(shí)記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續(xù)的手段。課題組在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，盡管《電子簽名法》頒布，但是現(xiàn)實(shí)世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數(shù)單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長(zhǎng)久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務(wù)戰(zhàn)略。與此形成鮮明對(duì)比的是沒有一個(gè)發(fā)達(dá)國(guó)家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據(jù)的長(zhǎng)久保存與資源共享為目標(biāo)。國(guó)內(nèi)外評(píng)估值的差異恰好反映了我國(guó)在電子政務(wù)建設(shè)尚不夠深入。
與體制相關(guān)的因素有三個(gè)，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”和“3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確”。國(guó)外專家的評(píng)估值為3.5、4、3.83，危險(xiǎn)程度不高；國(guó)內(nèi)專家的評(píng)估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。由此可見發(fā)達(dá)國(guó)家文檔管理的宏觀體制以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理體制相對(duì)完善。不過，從評(píng)估值來看，國(guó)外專家也較為認(rèn)同領(lǐng)導(dǎo)重視的重要性。
無論是開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)、配置計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、購(gòu)買存儲(chǔ)載體，還是系統(tǒng)的維護(hù)和更新?lián)Q代都需要一定的資金投入。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，國(guó)內(nèi)外專家對(duì)資金因素（3.2）危險(xiǎn)等級(jí)的判斷也截然不同，國(guó)內(nèi)專家的評(píng)估值為4.13，國(guó)外專家的評(píng)估值僅為3.5。
可見法律、體制、資金都是帶有“中國(guó)特色”的風(fēng)險(xiǎn)因素。
8.國(guó)外專家對(duì)業(yè)務(wù)人員責(zé)任心缺失這一風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值高于國(guó)內(nèi)專家。中外專家在“3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心”評(píng)估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”和“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，僅次于法律風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估差異。也許在法制傳統(tǒng)比較悠久、制度規(guī)范相對(duì)健全的環(huán)境中，人員主觀能動(dòng)性的重要性便會(huì)凸現(xiàn)。
二、第二輪專家評(píng)估結(jié)果的分析
第一輪調(diào)查之后，課題組仔細(xì)研究了專家們的評(píng)估結(jié)果和研究建議，調(diào)整了調(diào)查問卷的結(jié)構(gòu)，將風(fēng)險(xiǎn)因素按照發(fā)生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個(gè)層次，新增了5個(gè)分布在宏觀和中觀層面的外部環(huán)境因素；在個(gè)別問題的描述上也略有改動(dòng)。
為使本文主題集中，我們?nèi)匀灰栽嫉?1風(fēng)險(xiǎn)因素作為比較對(duì)象。在本輪評(píng)估中，大多風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現(xiàn)顛覆性的意見，上一輪評(píng)估結(jié)果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國(guó)的電子文件風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)與發(fā)達(dá)國(guó)家存在較為明顯的區(qū)別。縱向比較，國(guó)內(nèi)專家第二輪評(píng)估結(jié)果顯示：
1.就總體而言，風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評(píng)估值都高于第一輪。這說明專家們對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風(fēng)險(xiǎn)研究的意義和必要性。
2.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）的評(píng)估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評(píng)估值增加了0.37，是評(píng)估值增幅最大的兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素之一（另一個(gè)是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國(guó)、歐盟、澳大利亞、加拿大等國(guó)家和地區(qū)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的紛紛出臺(tái)和推廣應(yīng)用，相比而言，我國(guó)在標(biāo)準(zhǔn)制定與貫徹方面的缺陷愈發(fā)令人心焦。
3.法律、體制等軟性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值繼續(xù)走高。法律風(fēng)險(xiǎn)因素1.1，體制風(fēng)險(xiǎn)因素2.1、3.1、3.3在本輪調(diào)查中的評(píng)估值高于第一輪。其中“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”更是以4.5的得分由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”晉升為“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。
4.資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值普遍降低。在整體評(píng)估值增長(zhǎng)的前提下，資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值卻呈現(xiàn)下降的趨勢(shì)。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件”這兩個(gè)技術(shù)因素之外，資金因素3.2及技術(shù)因素“3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)”、“3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)”、“3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”的評(píng)估值均低于第一輪的評(píng)估結(jié)果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”降級(jí)為“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。
5.自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場(chǎng)所風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估值有所增長(zhǎng)。自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場(chǎng)所風(fēng)險(xiǎn)直接針對(duì)的是文件的物質(zhì)實(shí)體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調(diào)查結(jié)果顯示風(fēng)險(xiǎn)因素3.20和3.21的評(píng)估值都有所增長(zhǎng)。
6.“人本”意識(shí)有所增強(qiáng)。“3.4業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)”是在法律風(fēng)險(xiǎn)因素2.3之外評(píng)估值增幅最大的另一風(fēng)險(xiǎn)因素，由“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”躋身于“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，人員主觀能動(dòng)性的重要程度在本輪調(diào)查中有所提升。
三、對(duì)評(píng)估結(jié)果的綜合分析
中外專家評(píng)估結(jié)果的異同反映了信息化程度不同的國(guó)家在電子文件風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)上的異同，為我國(guó)電子文件管理工作發(fā)展方向的確定提供了依據(jù)。通過本次專家的評(píng)估，我們至少可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：
1.電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理是電子文件管理的必要組成。專家評(píng)估的結(jié)果表明，電子文件風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的。被評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)因素中，超過一半的風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)級(jí)別都高于4，負(fù)面影響比較顯著。當(dāng)今社會(huì)，危機(jī)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)成為政府管理的常態(tài)性工作。將風(fēng)險(xiǎn)管理方法引入電子文件管理領(lǐng)域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務(wù)建設(shè)的必要內(nèi)容。
2.電子文件風(fēng)險(xiǎn)來自多個(gè)方面，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對(duì)體系。為中外專家所承認(rèn)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素多種多樣。無論是極嚴(yán)重、嚴(yán)重、較嚴(yán)重還是中度風(fēng)險(xiǎn)因素，都有來自多個(gè)層次、多個(gè)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)因素。為了有效防范和控制風(fēng)險(xiǎn)，提高管理質(zhì)量，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對(duì)體系，關(guān)系到政府機(jī)關(guān)、主管部門、研究團(tuán)體、軟件提供商等多種機(jī)構(gòu)，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場(chǎng)所、信息基礎(chǔ)設(shè)施、文件管理業(yè)務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、規(guī)范體系、人員素質(zhì)和觀念等多個(gè)方面。
3.克服法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)方面的障礙，是我國(guó)應(yīng)對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)之路上的當(dāng)務(wù)之急。電子管理標(biāo)準(zhǔn)是中外專家公認(rèn)的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。但同時(shí)，中外專家對(duì)于體制、法律風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估卻截然不同，中方的評(píng)估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于外方，而且在得知國(guó)外專家評(píng)價(jià)結(jié)果的情況下，在第二輪評(píng)估非但沒有降低評(píng)估值，反而加大了分值。這個(gè)結(jié)果真實(shí)地反映了處于不同發(fā)展階段的電子文件管理工作的社會(huì)條件。
隨著電子政務(wù)建設(shè)的推進(jìn)，發(fā)達(dá)國(guó)家紛紛建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，并憑借著其堅(jiān)實(shí)的法治傳統(tǒng)，通過軟件的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)咨詢服務(wù)等手段推動(dòng)電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國(guó)未見得能夠起到同樣的效果。這是因?yàn)槲覈?guó)法治化、規(guī)范化管理基礎(chǔ)較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標(biāo)準(zhǔn)得以制定，由于欠缺制度上的保障，標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)的完善必須齊頭并進(jìn)。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。
注釋：
篇8
（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。
（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
（四）、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對(duì)這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。
二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
（一）、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。
（二）、簽署技術(shù)
目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。
（三）、消息認(rèn)證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。
（四）、身份驗(yàn)證
為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
（五）、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè)，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。
（六）、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。
三、確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
（三）、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
篇9
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響
1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對(duì)檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
篇10
2環(huán)境條件影響的差異
2.1溫濕度影響的差異
不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2.2灰塵影響的差異
灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。
2.3外來磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異
磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。
2.4光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
3技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時(shí)的新途徑。
篇11
所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡(jiǎn)單概念元素。對(duì)于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個(gè)面——分解[1]。在所形成的多個(gè)分面之間，是相互獨(dú)立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個(gè)面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個(gè)面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。
而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運(yùn)用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過程。分面化往往是相對(duì)于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時(shí)間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。
電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析
所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，將電子文件作為一個(gè)固定的實(shí)體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對(duì)所劃分出的不同類型元數(shù)據(jù)再進(jìn)行細(xì)分，由此所形成的單一線型的結(jié)構(gòu)。這種單一線型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為代表，該標(biāo)準(zhǔn)首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個(gè)不同類型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對(duì)“文稿、文件、文件組合”進(jìn)行細(xì)分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級(jí)劃分的線型框架架構(gòu)。
具體來看，該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)“文稿”細(xì)分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語種”、“題名”、“主題”、“來源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對(duì)“文件”的細(xì)分，也是分出了與“文稿”相同的十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這是因?yàn)槲募c文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級(jí)次而已。所以，在對(duì)“文件組合”、“文件集”的細(xì)分，其細(xì)分出來的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。
由此可看出這種單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會(huì)隨著對(duì)元數(shù)據(jù)不斷細(xì)分，會(huì)呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。
再對(duì)電子文件的文稿中的“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，又分出10個(gè)描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類型”、“個(gè)人ID號(hào)”、“個(gè)人姓名”、“部門名稱”、“職務(wù)名稱”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)符”、“機(jī)構(gòu)名稱”，同樣對(duì)文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，分出來的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構(gòu)會(huì)導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴(yán)重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。
為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》采用了減少對(duì)元數(shù)據(jù)元素細(xì)分的方式來減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對(duì)“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒有進(jìn)一步細(xì)分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對(duì)“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對(duì)其進(jìn)行細(xì)分，那么這個(gè)“責(zé)任者”元素就很不專指，就很難確切地表達(dá)責(zé)任者的類型，是機(jī)構(gòu)團(tuán)體責(zé)任者還是個(gè)人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。
由此可見，單一線型化宏觀架構(gòu)局限性是：
(1)因其對(duì)電子文件是按照單一線型的逐級(jí)劃分方式進(jìn)行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；
(2)為降低冗余度，減少細(xì)分級(jí)次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專指度，表達(dá)語義不具體；
(3)因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。
正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)存在以上的缺點(diǎn)，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。
電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析
所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個(gè)分面，各個(gè)分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進(jìn)行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標(biāo)準(zhǔn)為代表，該標(biāo)準(zhǔn)采用分面的方法，將電子文件實(shí)體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個(gè)分面之下，再細(xì)分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進(jìn)行組配來表達(dá)，見圖1所示。
圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配
從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進(jìn)行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類型——如文稿責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說采用多維分面化架構(gòu)可以達(dá)到同樣的單一線型架構(gòu)細(xì)分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡(jiǎn)潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進(jìn)行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進(jìn)行組配，如圖2所示。
從圖2可以看出，當(dāng)責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時(shí)，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱、人員責(zé)任者時(shí)間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達(dá)到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構(gòu)細(xì)分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。
圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責(zé)任者亞面之間的組配
電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)
從上面對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實(shí)“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。
從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個(gè)系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過對(duì)該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來的，即通過對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進(jìn)行的還原。由此可見，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。
因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。
缺少目的性。目前在國(guó)際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來進(jìn)行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個(gè)實(shí)體來劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實(shí)體軸形成文件面、責(zé)任者實(shí)體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實(shí)體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國(guó)際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認(rèn)可，并進(jìn)而被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)所制定的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081-1信息與文件—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的多維分面架構(gòu)。
由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢(shì)：
(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進(jìn)行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。
(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強(qiáng)大。
(3)采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進(jìn)了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，因而十分有益于電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。
綜上所述，通過以上對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進(jìn)一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點(diǎn)，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運(yùn)用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高對(duì)電子文件資源開發(fā)與利用的效率.
篇12
（二）關(guān)于電子公證。
在世界各國(guó)對(duì)于電子文書大多數(shù)國(guó)家較推崇加密認(rèn)證技術(shù)，經(jīng)過加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國(guó)現(xiàn)階段運(yùn)用較多的是對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行公證。從電子公證文件形成的過程和特點(diǎn)看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過程劃分為會(huì)員登記、公證的申請(qǐng)、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復(fù)印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸檔，這些程序都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且也為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理、掌握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、制定業(yè)務(wù)決策提供了依據(jù)。
二、公證電子文件的特點(diǎn)
辦公自動(dòng)化信息技術(shù)領(lǐng)域的公證電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時(shí)也改變了我們長(zhǎng)久以來的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點(diǎn)：
（一）具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的快捷性。
它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
（二）公證電子文件具有共享性。
改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多用戶的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內(nèi)容，向使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。也可以在網(wǎng)絡(luò)上開放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠(yuǎn)程服務(wù)，在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我，擴(kuò)大影響。
（三）公證電子文件對(duì)設(shè)備具有依賴性。
公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，這就形成了對(duì)系統(tǒng)的依賴性。
（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。
公證電子文件一般是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行轉(zhuǎn)移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時(shí)，也帶來了一定的不安全隱患，同時(shí)也難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，構(gòu)成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢(shì)的解決方案——雙重管理模式并存機(jī)制。
三、公證電子文件特點(diǎn)及快捷查存方面存在的問題
使用計(jì)算機(jī)過程中公證電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務(wù)也帶來了新的課題。現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的公證電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。公證電子文件沒能和紙質(zhì)文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內(nèi)容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實(shí)性，一致性，有效性控制以及對(duì)歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學(xué)規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復(fù)印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時(shí)也會(huì)接收指令不對(duì)。計(jì)算機(jī)對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因?yàn)橐坏┪募①Y料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權(quán)限，但文件的保密性仍是個(gè)問題。目前公證電子文件安全保護(hù)措施只是利用防火墻，密鑰技術(shù)等來保證文件的真實(shí)性和安全性。如對(duì)掌握了相當(dāng)技術(shù)的人來說，進(jìn)行改動(dòng)偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務(wù)器上，也會(huì)給公證電子文件的安全和真實(shí)帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時(shí)加以解決，將會(huì)成為提高公證電子文件管理水平的嚴(yán)重障礙。
四、加強(qiáng)公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑
公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)公證電子文件歸檔工作，對(duì)公證電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。
（一）公證電子文件實(shí)行檔案化管理。
那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合公證電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的公證電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
（二）公證電子文件文案化采取先進(jìn)管理技術(shù)和理念。
以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)產(chǎn)生的公證電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲(chǔ)符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)公證電子文件檔案信息采取維護(hù)公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能。
（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。
一是公證電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響公證電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的公證電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)楣C電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
（四）明確公證電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、條件，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
篇13
OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費(fèi)用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。
一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：
1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時(shí)隨地都會(huì)受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會(huì)隨時(shí)受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地?cái)r截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進(jìn)行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動(dòng)。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。
2歸檔信息的脆弱：整個(gè)信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會(huì),整個(gè)企業(yè)猶如一部由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來的巨大機(jī)器。數(shù)字化機(jī)器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會(huì)迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強(qiáng)。
二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應(yīng)該配備獨(dú)立的服務(wù)器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計(jì)算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機(jī)密文件。可見，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對(duì)象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時(shí)防范互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應(yīng)以生效時(shí)間為歸檔時(shí)間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時(shí)進(jìn)行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實(shí)物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價(jià)值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲(chǔ)其中排列，分存儲(chǔ)器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個(gè)不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識(shí)、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進(jìn)入專門的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨(dú)立存儲(chǔ)器中
電子文件能夠從不同角度同時(shí)展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨(dú)立存儲(chǔ)器中。電子文檔的立卷直接以獨(dú)立存儲(chǔ)器為保管單位，集中保存在各個(gè)檔案庫，并且每個(gè)存儲(chǔ)器最好做1個(gè)以上的備份，備份存儲(chǔ)器放置于另一獨(dú)立地點(diǎn)。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個(gè)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在時(shí)間上，產(chǎn)生于某個(gè)特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時(shí)間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡(jiǎn)化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡(jiǎn)單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對(duì)象上，徹底改變了原來的案卷級(jí)方法代之以文件級(jí)為基本保管單位，檔案以獨(dú)立電子文件為單位進(jìn)行整理編號(hào)，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動(dòng)化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會(huì)越來越多，這變化又會(huì)促使檔案工作的理論和實(shí)踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會(huì)引起的變化，必然是一個(gè)歷史發(fā)展的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)的提高，認(rèn)識(shí)過程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻(xiàn)
