引論：我們為您整理了13篇電子檔案管理模式范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、大數據時代對檔案管理的要求
（一）保證企業檔案存放與保存的完備性。大數據背景下的檔案管理與傳統檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數據往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數據背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數據時代的電子文件、數字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。而大數據材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。
（二）保證企業檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數據信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰。在大數據背景下，往往產生很多數字化的檔案，數據越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統中可能出現的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數據時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。
（三）數字化檔案管理的技術水準。在大數據檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發生了轉移。在傳統的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數據時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數據信息資源進行加工，對其進行再次開發利用，加大對檔案數據信息資源的利用。以各類數據庫為代表的大數據云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數據庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優化、非結構化檔案數據信息資源的開放等方面。
二、大數據環境下檔案管理所面臨的挑戰
（一）大數據時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統的檔案管理相比，大數據時代對檔案數據信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數據技術對原始檔案數據信息資源及時進行開發、再次利用，注重檔案數據信息資源潛在價值的開發與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數據信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。
（二）數字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數據時代的到來，數字化檔案數據信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環境就失去了可讀性，增加了檔案數據信息資源的歸檔和存檔的難度。
（三）檔案數字化管理未有統一的執行標準。由于各檔案館以及企業檔案管理部門的數據庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數據時代的到來，無法進行檔案數據信息資源的共享就無法發揮出檔案數據信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統應用軟件未能有地的按照國際標準進行執行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數據信息資源不盡完善。若這種情況繼續持續下去，必將會對檔案數據信息資源的共享帶來更多的不確定性。
三、大數據環境下的企業檔案管理模式
（一）建設大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源的共建共享。在大數據時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現檔案數據信息資源聯網，實現資源的互通互用。為使其發揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數據信息資源的檢索服務。通過這種數據庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數據信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數據信息資源的重復構建，節省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數據信息資源進行歸檔即可。
（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數據的進一步應用，傳統的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數據時代的發展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數據技術，能夠充分利用先進的技術手段實現檔案數據信息資源的開發及利用，擴大檔案數據信息資源的利用范圍。
（三）健全及完善大數據時代背景下檔案數據信息資源的安全性。大數據時代的檔案管理，應當充分發揮平臺優勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數據信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數據平臺；第二，應當充分發揮大數據平臺的優勢，將檔案管理的相關業務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數據時代背景下，檔案數據信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。
四、小結
大數據時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰。然而挑戰與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學數據的理論與技術知識。大數據時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發及利用。
【參考文獻】
[1]董凌峰,,吳真瑋.政務云平臺信息共享的三方博弈模型及對策分析[J].統計與決策,2016(19):49-53.
[2]趙彥昌,段雪茹.大數據環境下檔案信息資源整合的SWOT分析[J].北京檔案,2016(11):9-11.
[3]胡樹煜,孫士宏,金丹.大數據時代檔案信息資源共享平臺建設研究[J].蘭臺世界,2015(35):134-135.
[4]湯亞男.大數據環境下檔案管理的問題與對策[J].中外企業家,2015(12):113.
[5]賴娜.大數據時代的檔案信息資源"云"共享研究[J].機電兵船檔案,2014(06):69-71.
[6]吳青霞.論大數據背景下檔案管理"價值鏈"的生成[J].檔案,2016(6):51-54.
[7]董凌峰,.基于云計算的政務數據信息共享平臺構建研究——以"數字福建"為例[J].現代情報,2015(10):76-81.
[8],董凌峰,吳真瑋.基于系統動力學的政務信息共享博弈分析[J].電子科技大學學報(社科版),2017(01):35-42.
篇2
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當下社會信息化、科技化發展而產生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現代大中小型企業的檔案管理工作中利用計算機磁盤、硬盤、U盤或者其他化學磁性材料進行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內容主要包含了圖片、信件、報表、圖紙等。是一種相對而言的面積要求低、環境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點
電子信息化管理模式的特點是在計算機及其相關軟件技術的發展之下產生的。當下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機以及相關現代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發、查閱都必須以機讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴謹科學的模式。
電子信息化管理模式是在傳統檔案管理模式之上進行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統檔案管理工作必要補充的模式，也是以提高檔案管理工作質量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規范、管理封閉、管理銜接不嚴密等問題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網絡來實現對于檔案管理的現代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業檔案管理工作中的具體作用表現如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進煤炭行業檔案管理效率和質量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現了煤炭行業的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業從業人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關的信息更加便利，促進煤炭行業檔案管理工作的推進以及檔案服務工作的創新。
三是煤炭行業的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營、生產、技術、科技、實物等，類別相當復雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當中進行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業引起工作環境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環節。由于環境問題的影響，煤炭行業的檔案管理中常常會出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無法使用等問題。這是因為煤炭行業的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產環境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環節中解放出來，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業檔案管理工作是分階段進行的，由于煤炭行業所涉及的科技、技術、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環節、鑒定環節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現如下。
一是在煤炭行業檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網絡系統就可以實現自動收集網絡電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業的檔案資源共享數據庫。
二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環節對電子檔案進行科學的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環節是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進行鑒定。
五是煤炭行業的檔案服務模式需要在檔案管理中強調利用環節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網絡化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業的檔案服務更上一層樓。
六是在統計環節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動系統來實現，大大降低統計環節的時間浪費和人工浪費，保障統計環節的效率以及精確。
四、結語
社會信息科技不斷發展，電子信息化管理模式在煤炭行業的檔案管理中運用是必然的趨勢，也是廣大大中小型企業的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補了傳統檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應有的貢獻。
參考文獻：
[1]任曉云.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2012（01）.
[2]和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學，2012.
篇3
（一）旅游景區辦公室電子檔案管理的發展
旅游景區辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區辦公室的檔案管理要采取科學方法進行管理，使用計算機和網絡技術逐步提高檔案管理的信息化，為景區提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態性的特點。電子檔案管理已經成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標準化，方便對檔案信息進行采集與存儲。電子檔案的輸入和應用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區辦公室電子檔案要對電子檔案數據庫進行動態性的實時更新，包括檔案信息采集、數據庫系統對數據的處理以及檔案數據的和利用等動態變化。
在信息化時代，旅游景區辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠將旅游景區各種數據和信息進行及時準確統計，為旅游景區領導實時掌握景區發展狀況提供了資料依據。電子檔案管理涉及到了旅游景區的電子景務、景區信息公開指南、景區的管理制度、實物檔案整理、數碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內容。旅游景區辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區辦公室電子檔案方便了旅游質量監督管理部門對本景區的監督管理。在進行電子檔案管理的同時，也要保存好相關的紙質文件。檔案記錄要完整細致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區的開發建設，更好地提高旅游服務質量。
（二）旅游景區辦公室電子檔案管理存在的問題分析
一方面，旅游景區辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區辦公室的電子檔案管理應用程度還很低，這不能滿足旅游景區信息化管理的發展與要求。旅游景區辦公室的檔案管理舊有的模式要進行改變，一些辦公室人員對軟件應用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進行服務，為這些部門提供建立電子檔案方法、業務管理制度等，這些工作還有待開展。
另一方面，旅游景區辦公室電子檔案還需要建設和完善。一些旅游景區辦公室檔案信息建設落后，檔案設施陳舊，難以滿足辦公室復雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數字信息資源的保存就容易出現丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應的管理制度與規范，就不能夠使電子檔案管理走向規范化，大多處于形式化和無序化狀態。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。
三、完善旅游景區辦公室電子檔案管理模式
首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質檔案管理逐漸轉變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區員工對電子檔案的認識和利用程度。景區領導要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區的旅游資源信息進行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區的建設發展與電子檔案管理同步。
其次，要加強電子檔案的技術設施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統，要通過計算機網絡技術對旅游景區辦公室的檔案管理軟件進行升級。要采購先進的網絡設備、文件數字化設備、基礎設備等，這樣才能確保電子檔案的穩定性和安全性。同時，要根據景區實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發揮電子檔案的各項設施功能。
篇4
伴隨著國際全球化的趨勢，世界的電子信息體系越來越完善，電子計算的應用是非常普及，是當下辦公的重要手段。在當下這個科技發展時代，電子計算機及其現代通信技術的結合，更有利于信息技術工作的開展，其進行了一系列的電子檔案的產生。廣義上來說，電子檔案就是工作過程中出現的具備一定價值的信息記錄資料。這里面涉及到不同形式的電子檔案形成、存儲及其管理形式，相對于傳統的紙質檔案技術模式，新型的檔案管理具備更大的挑戰，這需要檔案工作人員給予充分的重視，積極做好電子檔案的管理工作，提升電子檔案的整體管理效益。
根據對當下電子檔案管理形式的分析，其文件記錄的形式是多樣化的，并且其整體的變化性比較大。一般來說，檔案管理工作都是需要由檔案人員進行操作的，其整體工作效率比較低，這是因為其受到了傳統檔案歸檔方法的克制。比如較為落后的查閱檢索形式，這就難以進行檔案作用的充分發揮。這就需要進行一種新型的檔案管理形式的應用，比如進行電子檔案形式的應用，利用計算機的方法將這些信息以數字化的形式存儲起來，積極做好相關的存儲及其歸檔工作，從而提升其整體應用效益。
相對于傳統的紙質檔案，電子檔案具備非常大的優越性，比如電子檔案信息的非直讀性特點。在實踐應用過程中，電子檔案通過數字編碼形式的應用，將這些內容進行載體的記錄。為了更好的進行電子檔案的管理，需要做好相關的壓縮邊及其加密技術處理工作，保證其內部內容的充分解壓及其解密，從而滿足實際工作的需要。
為了更好的進行電子檔案的管理，需要落實好元數據及其信息背景的分析。這是因為電子檔案的元數據必須進行文件信息的依附，否則就無法進行電子文件原貌的恢復。電子檔案的應用前提是電子文件，其一系列的傳送，需要進行網絡操作，這就需要進行文件背景信息的分析，更有效的進行檔案的隱患控制，從而滿足實際工作的需要。
通過對電子檔案的分析，更有利于進行電子檔案的優越性的分析，電子檔案的應用，更有利于簡化檔案管理工作程序，更有利于提升其工作效率。在當下信息化時代的今天，信息網絡體系的普及，更有利于推動電子檔案的管理及其信息利用工作，這就進一步的提升了工作人員的自身工作效率，進行其勞動強度的降低，更有利于提升其歸檔質量，更有利于進行其檢索速度的提升，避免檔案管理人員的枯燥性。
在電子檔案應用過程中，做好微機管理是必要的，從而有利于遺漏文件的有效查缺補漏。這就是傳統的紙質檔案所不具備的優勢，因為在傳統紙質檔案的工作過程中，由于其文書立卷工作的特點，經常出現文件的不合理收集情況，從而導致其歸檔過程中的麻煩。通過對微機網絡管理形式的優化，更有利于提升電子檔案的效益，這就需要保證微機管理的效益，進行工作人員自身工作時間的簡化，提升其整體業務水平。
通過對檔案管理電子化的應用，進一步的提升文檔的保密性。在傳統的紙質檔案應用過程中，檔案的檢查需要進行整體利用，查閱人員可能僅僅需要進行一部分資料的查看，卻需要進行整卷檔案內容的查看，這是非常不利于文檔管理的保密性的控制，通過對電子化檔案管理形式的應用，更有利于提升檔案管理工作的保密性。更有利于進行檔案管理工作質量的提升，更有利于進行查閱及其使用，保證文檔卷宗的高質量及其高水平性。從而有利于檔案的查閱及其有效使用。這就需要做好電子檔案微機管理工作，保證檔案管理工作效益的提升，保證檔案工作的有效查閱及其使用，從而滿足當下工作的需要。
2 電子檔案管理體系的健全
在電子檔案的管理過程中，進行整體體制的健全是必要的，這需要進行電子文件的整體管理標準的優化，進行文件管理及其檔案管理的統一化的協調，保證這兩者的統一性的發展。這就需要相關檔案人員做好自身的本職工作，保證文件的形成、歸檔、查閱利用等環節的協調。這都需要檔案部門做好相關的統一監督工作，做好相關的指導工作。這也需要保證電子文件的科學化、合理化、統一化等的標準要求，保證對電子文件信息歸檔過程中的原始性及其真實性的控制。
除了要做好上述的工作，進行電子檔案的可轉換性的控制也是必要的，從而提升電子檔案的整體安全性，保證電子文件的不同載體上的應用，保證其有效的相互轉換，這里面涉及到文件的簽字、印章等的工作需要。這里需要進行計算機的更高功能的開發利用，提升電子文件及其電子資料的保護效益。
在文檔的保密過程中，如果僅僅進行直讀模式的應用，是不利于進行電子文件的整體性的保護的。如果在這一過程中，進行計算機的信息修改，就可能生成一系列的新的文件，里面還看不出任何的改動痕跡。如果不能做好相關的備份工作，數據修改后，其原先的文檔也會蕩然無存。這就需要進行檔案室的檔案資料信息的備份存檔工作，保證其今后工作的良好開展。
為了提升電子檔案管理的效益，進行控制及其管理方式的協調是必要的，這里需要應用到使用權限的審核控制工作，需要針對各個人員進行級別的限制利用，積極做好相關權限的認定工作，保證系統注冊登錄工作的應用，保證拷貝工作及其回收管理等的協調，這需要針對使用者的需求，做好權限的確認工作，保證拷貝制作效益的提升，避免進行載體上的整體存儲信息的拷貝，進行新型的技術手段的應用，避免出現拷貝資料的再復制情況，提升電子檔案的整體安全性。
這就需要進行專業人員構成結構的優化，進行檔案管理人員自身素質的優化。在當下電子文件不斷發展的今天，進行一系列的高素質檔案管理人員的培養是必要的，保證檔案管理人員的有效培養，保證專業化的技術及其管理人員的引進，進行檔案工作的落實，保證對當下的檔案專業人員進行培訓，保證現代化科技知識工作的良好開展，提升其應用效益。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理的工作人員隊伍。
篇5
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。
二、檢驗檢疫業務檔案的介紹
1.檢驗檢疫業務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯等紙質資料、電子數據或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環節，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業務計算機管理系統（以下簡稱CIQ2000系統）報檢的檢驗檢疫業務，根據報檢類別和歸檔規則在CIQ2000系統中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數據歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數檢務部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發揮了一定的參考憑據作用。但是，隨著檢驗檢疫業務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法
1.參照企業分類管理方式，對企業進行分類建檔。結合電子監管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統中電子數據歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業雙方既節省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發揮了企業分類管理與電子監管有機結合的優勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數據批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯一并存檔，需要時可根據報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛生、環保的進出口敏感貨物，實施衛生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限。《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存。”在實際工作中，我們發現檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析
1.據粗略統計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續、工作質量檢查、業務部門查閱資料和有關執法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統的批量歸檔功能及修訂現行的檢務檔案管理規章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
篇6
一、電子檔案管理現狀
1.企業對電子檔案集中管理重要性認識不足
在供電企業發展過程中，往往注重于電力工程建設，忽視檔案管理，再加上很多供電企業管理人員認為檔案管理對企業發展沒有幫助，對檔案管理工作不夠重視，導致企業檔案庫存信息管理混亂。這種錯誤的企業發展觀，影響了檔案的集中管理進程，讓檔案信息無法得到及時更新和調整，不利于電子檔案集中管理模式的實施。
2.缺乏規范化的管理流程和標準
電子檔案集中管理涉及到的部門很多，流程復雜，很多企業在檔案管理中并未制定統一標準，造成工作人員對有價值的信息記錄不全面，而沒有價值的信息卻占據著企業大量內存空間，造成了空間的浪費。尤其是在企業大營銷體系建設完成之后，對于之前的檔案資料，供電企業也沒有制定出相應的歸檔標準，在新舊信息交替過程中，導致很多檔案信息流失。另外，企業檔案未實現同等性歸檔，隨意性較大，檔案整理方式也存在很多不恰當之處，加之供電企業檔案管理人員變更頻繁，導致材料收集工作?節嚴重，影響檔案電子化發展[1]。
二、電子檔案集中管理的具體方式
所謂電子檔案，就是將紙質檔案通過網絡技術加工，最終轉變成電子文件的過程。通過這一過程，企業可以對檔案進行更好的集中管理。
1.加強對文書檔案和科技檔案的收集管理
供電企業的相關檔案資料需要在各個科室中相互傳閱，而在此過程中，涉及到很多文書檔案和科技檔案。因此，在檔案收集管理中，如果不進行針對性的收集管理，很容易造成檔案信息的流失，讓檔案完整性遭到嚴重破壞。首先，可以對檔案信息進行立卷，由于文書檔案和科技檔案內容相對復雜，在立卷過程中需要保證信息完整性，并對其進行分類保存，這樣，有利于后期的使用和傳閱。尤其是對于供電企業會議記錄、各地區統計報表、學習文件等，更需要做好歸檔處理。其次，對于一些比較重要的文書文檔和科技文檔，但目前還在繼續使用中，可以對其進行復印使用，并對原件進行歸檔保存，避免文件出現丟失或損毀，對企業管理造成影響。另外，文書檔案和科技檔案在編制上應具有較強順序性，避免出現重復現象。
2.電子文件的生成
供電企業可根據實際業務的數據收集，將電子文件中的相關敘述改變，最終保證電子文件傳輸的完整性以及對相關資料信息進行確定。首先，運用掃描儀器或高清拍攝儀器等，對工單中印制的字體或者符號進行掃描，隨后再經過檢驗來確立檔案外形，最后利用網絡字符辨別技術將外形翻譯成相對應的計算機文字。在利用圖像文本辨別手段進行文本材料辨別過程中，需要將圖像文件進行具體的探究和整理，從中獲取有價值的信息和文字。例如，在電子文件生成過程中，容易出現信息錯誤運用和錯誤識別，相關工作人員在工作過程中，需要保證信息識別的準確率，將識別之后的信息，演變文檔案全文內容，從而確保電子檔案的準確性。其次，在電子文件生成中，還會運用到圖像壓縮技術。將圖像信息中的多余數據進行壓縮，幫助數據實現更好的儲存和傳輸。圖像壓縮技術主要分為有損壓縮和無損壓縮。如果想要將供電企業營銷特征和客戶營銷價值的共同作用體現出來，那么無損壓縮方式具有很強的可行性[2]。
篇7
2015年12月，國家財政部、國家檔案局令第79號修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，肯定了電子會計檔案的法律效力。大數據、云會計時代的到來，推動著企業的會計檔案管理從以紙質為媒介的傳統管理存儲方式到數據形態的數字化管理的轉變。基于財務共享服務模式下的會計檔案管理更是將不同國家、不同區域的會計檔案集中至財務共享服務中心進行統一保管，實現了電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動了電子會計檔案的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的支持。
會計檔案作為記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據，受到了學術界和實務界的廣泛關注。劉春萍提出了會計電算化條件下，電算化會計檔案管理存在的問題和改進措施。李穎從構建原則、管理流程和系統維護三個方面出發，構建了基于ERP的會計檔案信息資源管理系統。張育強從財務共享模式下的會計檔案實施環境入手，剖析了財務共享模式下會計檔案管理工作的特點和內涵，并對其發展路徑提出了見解。王珂等針對我國會計檔案信息化管理現狀，從信息化會計檔案管理標準的角度提出傳統檔案電子化、強制引入賬套管理、提交常用報表格式――XBRL等三方面的建議。
縱觀上述文獻的研究，對于電子會計檔案管理的研究大多停留在存在的問題、改進措施、系統構建與維護等直觀層面，仍然只是手工會計檔案保管內容在電算化階段的延伸。財務共享服務模式下的電子會計檔案管理，通過大數據、云計算、物聯網等技術將企業會計檔案管理與財務流程、企業戰略相匹配，能夠顯著降低成本，提高效率。
二、大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理框架模型
大數據、云會計環境下，隨著企業規模日益擴大，業務類型不斷增加，企業的財務工作需要按照專業性、成本性、客戶群等進行精細化核算，會計檔案資料也會日益增多。同時，企業財務軟件下的各子系統、子模塊業務在處理同時自動生成的會計分錄（如營業計費數據、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等）數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式出現了諸多弊端，大量的會計檔案占用了龐大的空間，而且傳統打印流程也影響了生產系統的高效運作，降低了工作效率。
大數據時代基于財務共享的會計檔案管理利用大數據、云計算技術實現會計檔案從傳統檔案向電子檔案的轉變，并通過云端實現電子檔案的遠程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實現檔案信息的隨需訪問。同時，降低企業能耗支出、減少生產辦公成本、提高企業會計檔案的管理效率。結合大數據和云會計的技術特征，本文構建了一個大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理框架模型，首先以數據采集為主收集存儲會計大數據電子檔案，然后以數據分析處理為主統計分析會計大數據電子檔案，最后進行數據挖掘實現會計大數據電子檔案的價值，如下頁圖所示。
（一）電子會計檔案的采集
基于財務共享的電子會計檔案管理系統以財務共享云平臺為基礎平臺，整合ERP系統、費用管理控制系統、資金管理系統、影像管理系統、會計核算系統、安全管理系統、銀企直聯系統等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多種輕型數據庫來接收來自各分子公司端的數據，并且可以通過這些數據庫進行查詢、處理、分析，全方位提供電子會計檔案的相關信息。
電子會計檔案包括數據類檔案和程序類檔案兩大類。數據類檔案主要是會計憑證、會計賬簿、會計報表、銀行回單以及各類會計核算資料等。電子會計檔案的采集就是將各類電子會計文件經過采集、整理，并確定其文件屬性后，從各分子公司上傳至財務共享云平臺。建立財務共享服務中心的集團企業，可以通過影像識別系統對各類原始憑證影像化，即各分子公司只需對搜集的紙質原始憑證進行掃描識別，就可以上傳至財務共享云平臺，為后期會計處理、業務審批以及后續管理提供電子檔案信息支撐。企業通過Oracle、SAP、用友、金蝶等財務核算系統對云端的原始數據信息進行處理，自動生成電子會計憑證。電子會計憑證經過相關會計人員的審批后，就可以登記相應的總賬、明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等各類賬簿，隨后通過久其、MyReport等財務報表系統自動生成企業的電子財務報表。銀行回單主要是通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，并支持后續電子會計檔案的信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代傳統銀行對賬單，并據此形成電子銀行余額調節表、多賬戶匯總審批的單位收支報告，可以實現電子對賬結果與報表數據的直接校驗。
（二）會計檔案的分析處理
財務共享服務中心是建立在大數據、云計算、物聯網等技術基礎上的一個數字化平臺，基于財務共享的電子會計檔案管理也應當實現會計檔案的數字化和網絡化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，檔案信息高度共享，檔案管理更加高效快捷。因此，企業應當建立適合企業實際的電子會計檔案管理體系，形成標準化的電子會計檔案管理制度，規范電子會計檔案的業務流程，做好以財務共享云平臺為載體的電子會計檔案的分析處理工作。
基于財務共享服務模式下的電子會計檔案的分析處理工作主要包括維護電子會計文件之間的有機聯系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統一體，發揮電子會計檔案的價值。傳統電算化條件下的電子會計檔案之間的聯系可能更多存在于結構化數據之間，而財務共享環境下的電子會計檔案，通過大數據的海量數據分析技術可能會有跨結構的聯系，并挖掘出更多數據間的歷史聯系，從而形成更有序、更有效的結果，也將有利于后續會計處理的計算分析。在電子會計檔案的分析處理環節，主要通過InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術將海量來自各分子公司端的電子會計檔案數據快速導入到一個集中的大型分布式數據庫和分布式存儲集群，利用分布式技術來對存儲于其中的海量數據進行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子會計檔案的應用。
（三）電子會計檔案的應用
電子會計檔案的應用是基于大數據的挖掘技術，通過前期分析篩選出的數據進行數據挖掘，利用R、Hadoop Mahout等數據挖掘技術，進行高級別的數據分析，從大量數據間的關聯中發掘出與企業決策有關的信息，以此滿足更高級別的管理需求，從而實現電子會計檔案的決策應用。
電子會計檔案的應用主要包括檢索和利用兩個方面。電子會計檔案的檢索主要是以財務共享云平臺為基礎，利用大數據的海量數據管理能力進行數據分析和數據挖掘，采用MapReduce等編程模型并行處理大規模的電子會計檔案數據集，同時對存儲在私有云、公有云以及混合云等各類云端的電子檔案信息進行查詢，滿足企業各類用戶的利用需求。相比傳統會計檔案的檢索，財務共享下的會計檢索方法不僅提高了會計檔案的檢索速度，而且提高了檢索的精確度。電子會計檔案的利用是指用戶通過財務共享云平臺檢索出所需的電子會計文件信息后，將其轉化為實際應用價值的過程。傳統會計檔案的檢索利用是較為單調的，檢索出的數據大都是原始數據，且最多只能進行簡單的數值統計運算，不能用其他數據類型來描述，也不能進行人工智能化的運算。此外，隨著檢索數據量的增加，檢索速度和處理速度也會隨之減慢。而財務共享服務模式下的電子會計檔案管理可以通過MapReduce這一并行處理技術來提高數據的處理速度。此外，數據分析、數據挖掘技術下產生的數據結果可能不僅僅是表格，還可能是各種其他格式的輸出方式。通過大數據、物聯網以及社交互聯網之間的聯系，還可以將電子會計檔案與其他檔案聯系，起到人工智能化數據分析的作用，分析產生的結果不僅僅有利于電子會計檔案的管理，也對企業管理層利用電子會計檔案做進一步的決策有更實際和更廣泛的效果。
三、大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理價值
財務共享模式下的企業將分布在不同區域的各類檔案資源整合集成在一起，實施一體化管理的服務模式。該模式下的會計檔案模塊主要包括，財務檔案管理模塊（會計核算、財務管理）、采購檔案管理模塊（采購計劃、采購管理）、生產控制檔案管理模塊（生產計劃、需求計劃、生產控制、制造標準）、物流檔案管理模塊（分銷管理、物流控制）、銷售檔案管理模塊和人力資源檔案管理模塊（招聘、工資、獎金、費用報銷）。這種統一集成化的會計檔案管理與傳統的流轉管理相比，其價值主要體現在四個方面。
（一）采用分類處理，提高電子會計檔案管理的精細化
傳統的會計檔案管理往往是通過手工方式，對各類原始會計單據進行連續編號，統一裝訂管理。而財務共享服務模式下的會計檔案管理更多的是通過財務共享云平臺實現電子化的分類管理。各分子公司將原始單據掃描上傳至財務共享服務中心后，系統會自動根據會計賬目的不同進行分類，并自動生成連續的編號，這樣可以大大提高后期會計賬目的復核、記賬以及結賬工作的效率。此外，上傳的會計憑證通過財務共享云平臺的整合處理，憑證除了包括原始的數據信息以外，還包括企業采購、生產、銷售等各個階段的數據集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會計信息之間的聯系，在提高會計檔案管理效率的同時使管理更加精細化。
（二）數據實時更新，提高電子會計檔案管理的準確性和實效性
傳統會計檔案的數據大都是靜止的，且數據間的關聯度很低。而財務共享服務模式下的會計檔案管理，使賬簿和報表數據既可以獨立數據的形式存在，還可建立與多類會計信息之間的聯系。各分子公司的會計人員只需通過物聯網技術對原始會計信息進行掃描，影像識別系統就會自動讀取原始的數據信息，并上傳至云端，云端對數據進行處理后形成各類財務報表，支持企業的分析決策，同時也支持后續審計工作的查詢功能。財務共享云平臺支持數據的實時更新，從而增強了電子會計檔案信息的準確性和實效性。
（三）云端存儲數據，提高電子會計檔案管理的處理效率
財務共享服務模式下的會計檔案管理采用的是紙質會計檔案和電子會計檔案的雙重載體形式。通過財務共享云平臺，各分子公司將各類數據信息上傳存儲至云端，不僅減少了紙質會計檔案的數量，更是擴大了電子會計檔案的存儲空間。此外，通過大數據、物聯網和云端處理技術，可以大大縮短企業會計報表的編制時間，并根據企業領導者的預期需求情況對會計檔案進行分析預測，做出進一步的加工處理，從而節省更多的人力、物力和時間，提高會計檔案信息資源的處理效率。
（四）降低信息傳輸成本，促進生產經營發展
財務共享服務模式下的電子會計信息經過加工整理， 可以通過網絡傳輸和共享云平臺等介質傳遞方式， 實現會計信息的異地查詢、檢索、分析、計算等，提高企業生產經營效率， 降低信息傳遞運輸成本。通過對歷史會計檔案信息進行加工整理、分析比較， 可以對未來的經營發展趨勢加以預測， 為企業決策者提供更有效的決策依據。此外，根據經營管理目標的要求， 可以對其中的生產經營要素進行相應的調整， 保持企業生產經營的正確發展方向， 促進企業經營管理目標的實現。
四、結束語
電子會計檔案管理是一項復雜而系統性的工作，對企業具有重大意義。大數據、云會計時代，企業通過財務共享云平臺能夠更加方便快捷地獲取各類電子會計數據，通過對這些數據的挖掘、處理、分析與應用，可以保證企業電子會計檔案的管理更加及時、準確和有效。本文給出了大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理的實施框架，詳細闡述了具體的電子會計檔案的處理流程，并分析了財務共享模式下的電子會計檔案管理給企業帶來的價值，以期幫助企業進一步強化電子會計檔案的管控能力，提升經濟效益。Z
參考文獻：
[1]程平，何雪峰.“云會計” 在中小企業會計信息化中的應用[J].重慶理工大學學報（社會科學版），2011， 25（1）.
[2]程平，萬家盛.大數據時代財務共享中心云平臺的構建及其應用[J].商業會計，2015，（15）.
[3]劉春萍.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].西部財會，2011，（5）.
篇8
檔案管理工作中的具體作用取代煤炭行業的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網絡來實現對于檔案管理的現代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業檔案管理工作中的具體作用表現如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進煤炭行業檔案管理效率和質量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現了煤炭行業的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業從業人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關的信息更加便利，促進煤炭行業檔案管理工作的推進以及檔案服務工作的創新。
三是煤炭行業的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營、生產、技術、科技、實物等，類別相當復雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當中進行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業引起工作環境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環節。由于環境問題的影響，煤炭行業的檔案管理中常常會出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無法使用等問題。這是因為煤炭行業的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產環境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環節中解放出來，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業
檔案管理工作各階段中的作用煤炭行業檔案管理工作是分階段進行的，由于煤炭行業所涉及的科技、技術、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環節、鑒定環節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現如下。
一是在煤炭行業檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網絡系統就可以實現自動收集網絡電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業的檔案資源共享數據庫。
二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環節對電子檔案進行科學的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環節是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進行鑒定。
五是煤炭行業的檔案服務模式需要在檔案管理中強調利用環節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網絡化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業的檔案服務更上一層樓。
六是在統計環節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動系統來實現，大大降低統計環節的時間浪費和人工浪費，保障統計環節的效率以及精確。
篇9
在電子信息化技術應用到檔案管理的過程中，將傳統紙質檔案變成了電子信息化檔案。這樣一方面大量節省了紙張資源；另一方面，對于檔案的搜集過程中的運輸問題，也大大提高了工作效率。由于電子信息化檔案以電子檔案模式存儲于電子計算機中，在對檔案的搜集時，只需要發送電子郵件，或者用U盤進行傳輸即可，攜帶方便，代替了傳統檔案管理模式對于檔案搜集過程中的復雜工序，提高工作效率。
1.2電子信息化檔案便于保存
由于電子信息化檔案是以電子文檔的形式存放在電子計算機之中。檔案管理著對檔案的搜集工作結束之后，可按按照相應的計算機分類程序軟件，輕松地將檔案進行分類管理。保存在電子計算機之中。同時，只要建立相應的電子信息化檔案庫，就可以對檔案資源進行保存。一點出現問題檔案丟失，還可以在信息庫中及時進行恢復數據。保證了檔案在保存過程中的安全性。
1.3電子信息化檔案便于檢索查詢
由于電子信息化技術在檔案管理中的應用，存在與計算機中的虛擬檔案信息庫已經代替了傳統的檔案室，一切檔案資源都存在于電子計算機之中。在對檔案進行搜索時，已經不再需要到檔案室去自己親自查詢檔案，只需要登陸電子計算機，到電子檔案室中去，輸入相應的關鍵字、名稱進行搜索即可。這種電子信息化技術，節省了檔案在檢索過程中所需要的時間，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。
二、當前電子技術在檔案管理中面臨的問題
雖然電子信息化檔案管理技術有著諸多優勢，但是由于一些人員技術原因，當前電子信息化技術在檔案管理中的應用仍面臨著問題。
2.1管理者對電子信息化檔案管理技術認識不夠
在科學技術飛速發展的今天，一些管理者在意識發展上沒有跟上技術發展的腳步，對于電子信息化檔案管理技術認識不夠。在現代電子信息化技術代替傳統檔案管理模式的今天，沒有投入足夠的資金合作資源對傳統檔案管理方式進行改革，建立新式的電子信息化檔案管理模式。資金上的匱乏導致了無法建立技術設備完善的電子信息化檔案模式。
2.2缺乏相應的電子信息化技術管理人才
由于科技的飛速發展，電子信息化技術在很短的時間內就取代了傳統檔案管理模式。而相應的，檔案管理者還是之前的人員。他們由于受到傳統檔案管理模式制約太久，無論是從技術上還是意識思想上都無法跟新興的電子信息化檔案管理技術相匹配。對于電子信息化檔案管理模式在人才上的一大空缺，是當前我們面臨的一項重大問題。
三、對于問題的相關對策
一種新興技術在發展過程中雖然前途是光明的，但道路必然是曲折的。我們面對問題應該及時發現，及時解決，促進技術的創新和發展。面對電子信息化檔案管理模式在應用中的諸多問題我們應該認真分析，理清思路。首先，我們要提高人們對于電子信息化檔案管理技術的認識。只有人們的認識高度上升之后，才會給予電子信息化檔案管理技術足夠的認識，投入相應的資金進行建設。第二，要適當的引進相應的電子信息化檔案管理技術人才或對原有檔案管理人員進行技術培訓，使檔案管理著在實際操作中減少錯誤，保證電子信息化檔案管理技術科學、高效的應用。
篇10
1.2.1電子文件對于信息具有不可識別的特點。電子文件在對檔案進行記錄時，一般記錄的形式以符號代替，人們不能用肉眼直接進行識別，需要用技術進行解碼和分析，可是傳統紙質文件中的信息是直接用文字和圖片進行記錄，可供人們直接進行閱讀。
1.2.2信息具有動態的特點。電子文件和傳統的紙質檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質文件存在一定差異，它是根據邏輯的形式建立起來的，用鍵盤進行存儲、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。
1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點。電子文件相比紙質文件，直接運用計算機對文件檔案進行處理和修改，一是為了創新傳統的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質文件。
2、信息媒體時代對傳統檔案信息管理帶來的挑戰
2.1社會環境給傳統檔案帶來的挑戰。檔案信息管理最開始是為了查閱者提供檔案資料，經過專門的管理人員對檔案進行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統的管理模式將紙質檔案不被損壞作為保護重點，紙質的保存方法成為了信息化時代中的缺點，管理者除了保護資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對于資料的保護是很有益的。隨著信息化的時代出現，使人們對信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對檔案進行管理，這些檔案會幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網絡的方式進行檔案的整理和對歸檔，更好的適應時代變化。在信息化時代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時代的要求。傳統的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進來，可以大大的滿足人們的需要。
2.2社會的信息化發展。人們對于信息化的應用越來越廣泛，在各個領域都有所涉及，信息化的應用使我們的生產和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應用到社會的服務領域，社會服務促進檔案管理模式不斷進行創新，服務信息化可以使用戶從被動的地位上升到主動的位置，建立信息化的服務之后，可以直接要求服務部門提供相應的服務，傳統的管理模式使用戶處于被動的位置，將信息化和檔案管理相結合之后，就可以使用戶在網上直接獲得自己想要的信息。由于社會的信息化發展，使人們的要求變得越來越高，傳統的檔案管理模式并不會滿足人們對于資料的需求，并且傳統的管理方式使服務的質量受到影響，為檔案管理帶來了巨大的挑戰。
2.3信息化管理檔案方式的出現。隨著社會信息化的不斷發展，使電子檔案應運而生。從信息化的服務層面來看，電子化管理模式對檔案管理的創新起到了基礎性作用，為檔案管理從傳統模式轉入信息化模式起到了推動作用。電子檔案的管理模式產生的影響：第一，將傳統模式轉化為媒體服務，將電子檔案中單一的方式轉化為媒體，第二是傳統的定期模式轉為隨時模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時的在電子檔案中進行查找資料，第三，可以將專業的服務和休閑服務結合在一起，不管是方案的對象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。
3、進行電子檔案管理的建議和意見
3.1使思維方式得到轉化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會在不久之后，使檔案管理面臨危機，電子檔案的重要性需要一個漫長的時間來進行建立，并且需要轉變傳統的管理模式，在紙質檔案管理的基礎之上，和信息技術相結合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時檔案管理更加規范化。
3.2檔案管理應依賴科學技術解決檔案中存在的問題。很多事例證明：計算機的安全問題無法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統編輯和工作人員的管理中進行解決，使檔案管理在技術上得到保障，實施的方法有：一是對電子檔案進行物理方面的保護。第一，注意防磁，因為電子檔案的空間中存在著很多磁場，應使錄磁介質和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機械受到損傷。二是建立一套有效的防災措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機制，備份機制可以滿足多方面的要求。進行備份之后就可以避免物理故障的發生，將軟件技術和人工的方式相結合，有效的解決因操作產生的問題，使電子檔案形成多層防護模式。三是可以加強保密措施來保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術中保密的常用方法，這一方式尤為重要。
篇11
檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當復雜。所以面對巨大的檔案數量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。
由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業技術，否則會無法勝任此項工作。
二、檔案信息電子化的優缺點
1.電子檔案的優點
與傳統檔案相比，電子檔案是采用電子數據的形式對檔案的信息資料進行準確的記錄。而傳統檔案則是使用紙質材料來進行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術進行檔案的存儲，所以檔案會記錄在計算機上。而傳統檔案卻必須要在檔案室進行檔案的存儲，不僅要有良好的環境，還會耗費大量的成本。使用電子檔案還會避免檔案由于時間關系會出現失真或損毀等情況發生。與電子檔案相比，傳統的檔案管理模式要有相關的專業人員對檔案進行填寫和記錄工作，如果不小心填錯的話還需要重新進行填寫。對于電子檔案只要在電腦上進行編輯后，將其直接轉存到移動U盤、硬盤等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對于檔案的填寫與收集工作都會較快捷的完成。因而對于電子檔案的未來發展也存在著無窮的潛力。
2.電子檔案的缺點
在電子檔案具備著一系列優點的同時也存在著一些缺點。電子檔案雖然可以較為快捷的進行存儲工作，可同時存在著被盜的風險。傳統檔案是通過在檔案室中進行檔案的存儲，犯罪分子即便可以通過某種途徑進入到檔案室，但面對大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對于電子檔案的竊取，犯罪分子通過在相關計算機中植入病毒文件就在計算機中對相關的文件進行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時盡量不執行一些未知的文件，只有做到使存儲檔案的計算機不被病毒入侵，就會有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態度，并正確看待檔案工作的工作性質與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個缺點是與傳統檔案相比，電子檔案對相關的軟件設備有一定的依賴性。傳統的檔案管理方式是將紙質檔案對其分別進行存儲來即可，而電子檔案則一定要通過相關的檔案管理軟件進行操作，否則就很難進行對檔案存儲的工作。電子檔案在沒有安裝相關的檔案管理軟件的計算機上是無法進行檔案管理工作的。
三、電子檔案如何更好地普及應用
對于領導小組所制定的各項方案都應該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關鍵就是對其相關的管理措施是否到位。而相關領導要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領導所提出的每一項建議，按照領導所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業精神與責任心，才會使整個集體工作做得更好。
在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現檔案管理工作的創新與發展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現檔案管理工作的創新與發展創造了直接有效的條件。
在檔案管理工作的系統建設中，不可避免的會遇到一些過于強調其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現象。實際上這樣無視標準化的做法或是拒絕采用標準的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關的工作經驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經跟不上社會發展的需要了。通過制定相應的標準對于電子檔案發展會是一種系統性的進步，對于檔案管理的發展也起著至關重要的作用。
篇12
《中華人民共和國電子簽名法》使電子印章的應用在法律上得到承認，電子印章技術將改變檔案信息化斷代的現狀，使電子文件管理得以接續。因此，如何在紙質文件和電子文件“雙軌制管理”的模式下，建立起合理規范的電子文件管理模型不僅在理論層面是一個創新研究課題，在實踐層面也給檔案管理部門帶來了全新的挑戰。暨南大學相繼在學校OA辦公系統中引入電子印章技術，完成檔案管理系統與OA系統應用集成。本文以暨南大學電子文件管理實踐論證基于電子印章技術的OA系統與檔案管理系統應用集成和集成后的電子文件管理模式。
1 電子印章概念及其研究趨勢
電子印章分為電子公章和電子簽名，是以先進的數字技術模擬傳統實物印章，與實物印章加蓋的紙質文件具有相同的外觀、有效性和相似的使用方式。國務院辦公廳印發的《電子公文傳輸管理辦法》中提到電子印章已經在我國政府內部開始使用，并在機關內部一定范圍內具有有效性。暨南大學使用的電子印章，由制章單位授權制作并進行有效性的認證，屬于內部認證電子印章。內部認證的電子印章同樣是數據加密技術加密，能夠證明文件是否被修改過，保證文件真實完整性。
筆者使用CNKI中指數查詢對比，以“電子文件管理”與“電子印章技術”為關鍵詞調查其學術關注度，發現2004年后對電子印章技術研究的關注增長顯著；電子文件管理則為當下學者普遍關注的學術問題。具體而言，西方國家政務工作模式與我國存在國情差異，大多數西方學者的研究集中于數字簽名認證系統功能模塊方面，一般以限制非法登錄和用戶權限的非法冒用，確保一個通信過程的合法性和保證合法通信過程中通信內容的可信性為主體，以及用數字簽名來保障公文合法安全性和完整性為重點的研究模式。而中國的研究者大多集中于電子印章技術實現和電子印章系統開發實踐方面，也有集中于數字技術安全完整保障方面和各行業系統中的應用探索。這些研究以倚重技術為主要特點，傾向于技術層面研究；還有一些研究從理論角度，通過探討電子文件和電子檔案管理現狀提出電子文件全程管理實踐層面難點和途徑；或是基于電子簽名法探討電子文件歸檔管理的影響和策略。
綜而述之，這些研究忽視了關鍵性管理機制和模式，技術和管理脫鉤，不能很好地切合實踐，從源頭上保障電子文件及時歸檔，發揮檔案部門對電子文件前端控制和全程管理優勢，切實提高檔案工作效率。
2 電子印章技術下的電子文件管理模式
2.1 電子印章技術使用前的電子文件管理模式及其局限。在暨南大學檔案管理系統與學校OA系統集成前，學校電子文件管理通常采用磁盤導入的方式。首先根據檔案管理系統著錄項導入電子目錄；再對OA系統流轉打印生成的文件加蓋實體印章，并進行掃描；最后通過檔號或者文件號上傳到檔案管理系統所在的服務器，掛接到檔案管理系統中。調閱和查詢到的電子文件屬于紙質文件的數字化副本。這樣的檔案管理方式繁瑣復雜，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系統中存在著大量不被檔案管理系統調取的電子文件和元數據信息，同時又通過大量的數字化工作掃描內容相同的紙質信息。
此模式的局限性：①無法確保電子檔案的真實性、準確性和完整性。掃描進入檔案管理系統的電子文件與OA系統中生成的原生性電子文件在內容和格式上存在不一致和缺頁的問題，都會導致電子文件在真實性、準確性和完整性上存在不確定性。②無法確保檔案錄入條目與數字化電子文件準確對應。紙質文件的掃描工作繁瑣容易出現疏漏，難以避免掛接時電子條目與數字化電子文件不對應的情況。③無法控制電子文件及時歸檔。機關各部門整理歸檔紙質文件和檔案館人員掃描和上傳的及時性沒有明確的保障機制，滯后的歸檔管理模式極大地影響了工作效率。
2.2 電子印章技術下OA系統與檔案管理系統應用集成的電子文件管理模式。暨南大學OA系統采用B/S模式，系統由表示層、功能層、數據層組成。電子印章系統通過印章服務器向學校OA系統的用戶提供基于web的簽名蓋章服務，讓用戶實現對電子文件的電子簽章、文檔數字簽名和簽名驗證等行為，為OA辦公提供技術保證。檔案管理系統在與異構的OA系統集成時，采用EAI系統集成方法。這種方法主要是通過“中間件”實現的，結構如同星形結構，如圖1所示。EAI系統集成方法起到系統程序間協調點的作用，能幫助系統與系統之間的無縫連接，實現執行集成系統相互間的消息交互、聚離、分散、轉換等的復雜操作能力。
2.3 電子印章技術運用后的新電子文件管理模式。按照電子文件的形成、流轉和歸檔流程，暨南大學在電子印章技術應用后的新電子文件管理模式可分為三個階段，分別是：電子文件生成階段、電子文件歸檔階段和檔案館接收階段。
①電子文件生成階段。文件在一個或多個機關單位部門內流轉處理完畢之后才能進行歸檔，OA系統內流轉的屬于現行文件，在此階段各單位審批完畢時需要對電子文件進行加蓋電子印章處理，跨單位加蓋電子印章時，采用網絡方式傳輸，無需打印實體文件到各個部門加蓋實體印章，大大提高辦公效率。一般電子印章的印章圖片、印章證書等存放在一個可靠的介質（通常為帶智能的USB KEY）內，當介質連接客戶機進行數字簽章時，需要輸入密碼，充分保護信息的安全。蓋章人的相關信息與操作事由、操作時間將會一同歸入檔案管理系統中，電子文件簽章后，電子文件在OA系統內的流轉基本結束。
②電子文件歸檔階段。電子文件流程在OA系統內流轉完畢后，將由校打印室統一打印，并由OA系統控制打印份數，控制有法律效力電子文件的出口。各單位主辦人根據檔案管理規范進行整理和歸檔工作，同時需要對電子文件進行“組卷”操作，需要注意的是歸檔的紙質文件與電子文件需要進行內容和順序的比照，確定兩者完整無誤和邏輯對應。歸檔后的電子文件便轉化成不可編輯的PDF版式文件，同時生成包含電子文件內容的描述信息與封裝信息，保障電子文件的真實完整。
③檔案館接收階段。檔案管理系統通過應口，自動接收由OA系統產生和歸檔的電子文件，這些由各單位預整理的電子文件將存放在檔案管理系統的臨時庫中。同時，整理好的紙質檔案由各單位主辦人送到檔案館，檔案部門人員進行審核和接收，確認接收檔案進館的檔案數量后，對存放在臨時庫內的電子文件信息進行內容信息、保存描述信息的再組織。檔案館授權相關工作人員對文件信息進行封裝，其過程即是系統自動對文件信息進行數字簽名固化電子文件信息的過程，保證電子文件的真實和完整并同紙質檔案一一對應，最后將這些電子文件歸入檔案管理系統的永久庫中，并標注紙質檔案的庫房位置方便查找利用。
至此，整個電子文件從生成到歸檔、移交至檔案館的全過程完畢。在整個過程中，電子文件歸檔與移交需要與實體文件同步進行。
3 電子文件管理新模式的效益與優勢
3.1 確保電子檔案的真實性、準確性、完整性和有效性。在新的電子文件管理模式中，電子文件歸檔后，系統將可編輯的Word文檔轉化為內容和格式都不可再更改的版式文件，并加蓋具有法律效力和符合單位規章要求的電子印章，帶有電子印章的電子文件將自動歸檔入檔案管理系統中；紙質文件在歸檔后直接打印出來并整理歸檔。確保電子檔案的真實性、準確性、完整性和有效性。
篇13
1文書檔案電子信息化管理的意義
1.1管理效率顯著提升。文書檔案電子信息化管理依托計算機信息技術，以及數據庫管理平臺，實現文書檔案生成、歸檔、管理的自動化，相較于傳統的紙質檔案管理模式，文書檔案電子信息化管理無需手工對紙質文檔進行操作，在檔案信息化管理系統中進行即可，極大地提升了文書檔案管理的效率和效果。1.2信息共享越發便捷。文書檔案電子信息化管理，基于計算機信息系統及設備，對原本紙質的文書檔案進行了電子化文獻信息轉化，隨著網絡信息技術的應用，電子文獻信息可以通過“關鍵詞”等形式進行檢索、查閱，且可以通過計算機網絡技術的應用，實現文書檔案管理系統間的互聯互通，突破了文書檔案管理的時空界限，實現文書檔案電子信息的跨系統、跨區域共享。1.3電子文件保存穩定。紙質文書檔案管理受高溫、高濕、氧化劑等外部環境影響，保存壽命難以與電子文件模式下的電子文件管理相比。隨著電子信息技術的換代更新升級，在存儲、讀取電子文件信息時，可根據系統兼容要求和光盤、磁盤、U盤等不同電子載體特點，實現電子信息的實時存儲、傳輸和讀取，具有較強的安全穩定性。1.4文件傳遞速度更快傳統管理模式下，文書檔案的傳遞速度主要依靠郵政系統、機要郵寄等形式，文件傳輸受距離長短影響較大，給檔案存檔、檢索以及利用等造成極大不便。隨著計算機信息網絡技術的應用，文書檔案電子信息化管理可借助網絡渠道，利用網絡技術進行傳輸，極大地提升了文書檔案傳遞的效率。
2文書檔案電子信息化管理的原則
隨著計算機信息網絡技術在辦公系統中的深入運用，文書檔案管理的方法、范圍以及手段均發生了很大變化，也深刻地影響著文書檔案管理的形態。為使文書檔案電子信息化管理更好地適應社會發展現狀及要求，應堅持三個原則。2.1規范性。所謂規范性，是指文書檔案進行電子化管理應從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進行規范化。應根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關規定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標準等方面，建立規范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規范的流程和要求。2.2效益性。在社會主義市場經濟條件下，應把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應立足文書檔案管理現狀，積極主動地適應新的管理模式對于文書檔案管理的現實要求，始終堅持效益優先的原則，更好地將新的管理模式和管理機制運用于文書檔案管理中，求效益，重服務，更好地發揮文書檔案在體現社會主義巨大政治優勢、滿足經濟建設及社會發展實際需要中的作用。2.3安全性。電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設必不可少的考量因素。應根據文書檔案載體、形態等發生的這種變化，采取切實有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計算機等電子設備形成，并且隨著電子設備系統的更新升級，電子文件的存儲環境發生深刻變化，電子文件管理要積極適應這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應確保電子文書檔案管理網絡軟件系統的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統行文、收集、管理和歸檔，應防止網絡環境下的黑客、病毒等構成的電子文書檔案管理系統的安全威脅，積極構建新的檔案安全存儲、管理和利用網絡平臺，強化安全防護措施，確保電子文書檔案安全。
3文書檔案電子信息化管理存在的主要問題
3.1管理體系不夠完善。隨著辦公OA系統等電子信息化管理系統在日常辦公中的普及，電子文書“雙軌制”管理模式逐漸朝著“單軌制”轉變，但從實際應用來看，文書檔案管理系統與辦公系統應用管理不夠完善，相關的電子文書檔案收集、存儲、鑒定、利用，以及管理等方面的體系還不夠完善。3.2管理媒介不夠全面。電子信息化系統在后期的運行過程中，無論是軟件系統還是硬件設備均需要長期進行同步升級、改造，尤其是隨著大數據、云計算、云存儲技術的應用，電子信息技術系統所管理的文書檔案及所要處理的對象不同、要求不同，無論是存儲媒介還是利用媒介等都有待進一步完善。3.3管理系統銜接不暢。文書檔案電子信息化管理系統銜接不暢：一是人員銜接不暢，表現在文書起草、管理者與檔案管理者缺乏必要的溝通，歸檔文書常常不符合歸檔標準和要求；二是辦公系統與檔案管理系統之間銜接不暢，電子文書難以直接實現存儲和歸檔。3.4管理路徑不夠適配。電子信息技術應用于文書檔案管理，能夠實現不同密級文書檔案的即時識別、即時存儲，但從當前電子信息化管理現狀來看，電子信息技術還不具備這一功能，還需要檔案工作者進行識別，文書檔案信息分辨還存在精準性不高等問題。
4文書檔案電子信息化管理的措施
4.1不斷完善管理體系。文書檔案電子信息化管理體系的完善應從三個方面入手。4.1.1完善檔案管理制度。根據《檔案法》《保密法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規，結合文書檔案管理實際，建立電子文書檔案全生命周期管理各項規章制度。4.1.2完善檔案管理人員配置。根據文書檔案電子信息化管理的實際需要，為檔案管理崗位配置專業化、復合型檔案管理人才。4.1.3完善系統結構。根據辦公OA系統應用實際，建立與辦公OA系統相適配的檔案管理接口，保證系統功能的可擴展性，滿足后期電子文書檔案信息化升級的實際需要。4.2及時升級管理媒介。文書檔案電子信息化管理需要借助各種媒介，應根據文書檔案信息化管理實際需要，及時做好媒介系統升級。一方面，做好文書檔案數據庫升級管理。可選用SQLServer架構建設不同保密等級的數據庫，并對其進行編號，實現基于不同保密等級的特定數據庫管理。另一方面，升級服務器。針對機關企事業單位文書檔案數量越來越多，不同文書檔案類型查詢頻率、程序不同，可將虛擬服務器與物理服務器相結合，其中，虛擬服務器重點處理檢索、查閱頻率高的信息，而物理服務器則重點做好保密等級高、查閱頻率低的檔案持存儲、檢索和利用。此外，積極應用“兩微一端”新媒體平臺做好電子文書檔案的查詢、利用，提升文書檔案電子信息化管理效率。4.3確保管理系統銜接。管理系統的銜接主要包括兩個方面：一是人的銜接。機關企事業單位檔案工作者應增強工作的主動性，提前介入，建立基于文書全生命周期質量管理，與文書起草等部門做好對接，提升文書檔案質量。二是系統銜接。積極構建基于辦公OA系統與檔案管理系統相銜接、暢通的檔案管理體制機制，使文書處理部門利用現代辦公系統和辦公軟件時，充分了解和遵守檔案管理規章制度，嚴格按照電子信息系統的設置和要求，做好文書檔案電子化收集、存儲、查詢和利用等項工作。4.4做好管理路徑適配。從文書檔案電子信息系統的運行模式、檔案人員的業務素養等方面，確保文書檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事文書處理工作人員應熟練掌握電子信息系統的操作流程、方法，確保嚴格按照系統要求管理文書檔案，相關參數規范、科學。另一方面，檔案從業者以及文書管理者應掌握一定的計算機信息技術、檔案理論知識和公文辦理常識等，提升自身綜合業務素養。
參考文獻：
［1］李霞.文書檔案電子信息化管理方法探討［J］.蘭臺內外，2018（6）：3—4.
［2］劉丹.機關事業單位文書檔案電子信息化管理研究［J］.傳播力研究，2020（9）：166.
［3］趙敬芳.探究文書檔案電子信息化管理方法［J］.辦公室業務，2017（17）：41—42.
