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20世紀90年代以前，高校畢業生檔案基本上是由畢業生就業的相關單位、高校學生工作部門、招生就業等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經濟體制的進一步深化改革和我國高校就業體系的改革，同時根據高校各自的實際情況，各高校的畢業生檔案逐步轉入社會人事中心與學校檔案部門館進行統一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統一管理，各高校都在籌備學生檔案的統一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業生檔案由高校檔案部門統一存放。

2 高校畢業生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業生面臨的就業環境日趨復雜，高校畢業生在雙向選擇的就業形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業生本人在就業過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態的意識，造成了高校畢業生檔案的大量遺留。

2.1 畢業生檔案內容匹配問題

在高校留存畢業生檔案管理工作中，檔案內容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現象，但是這類問題一旦發生卻不易及時發現，并且給下一步的畢業生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業生人數的逐年增加，高校畢業生檔案管理工作日益繁重，畢業生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現材料不全、同一個畢業生的檔案材料分散保管、不同畢業生的檔案混淆的現象。

這種檔案內容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環節的交接過程中，就可能出現交接檔案不完全、多次歸檔的現象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯系，導致了一個人的信息相似的檔案內容發生混淆、難以區分的現象。出現檔案內容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發現問題，一般只有等到相關畢業生在檔案流轉規程中發現問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業生檔案內容。

2.2 畢業生檔案缺乏統一規范

畢業生檔案缺乏統一規范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統一，造成了檔案管理過程中無法進行統一有效的管理。畢業生檔案缺乏統一規范的問題主要體現在一下兩點：一是材料手續不完備；二是材料規格不統一。

材料手續的不完備，主要是指畢業生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業生在校檔案是畢業生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統一化的材料管理標準，使得畢業生檔案材料中不完備的現象時有發生，給畢業生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。

材料規格的不統一，表現在各種畢業生檔案材料中缺乏統一的格式管理要求。目前，畢業生檔案已經由過去相對單一的檔案形式發展成多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業生檔案無法統一辨識，都給畢業生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業生檔案管理的規范化管理策略研究

針對目前高校畢業生檔案管理和利用的現狀，本人從畢業生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現有的畢業生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業生的宣傳教育，從思想上提高畢業生的檔案管理意識

畢業生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發展大計，畢業生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業生檔案，納入關注畢業生就業工作體系之中。

3.2 統一管理存放地，實現資源整合

現在異地存放體系對畢業生檔案管理極為不利，不利于畢業生檔案的明確去向，也不利于畢業生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業生檔案重點納入地方人事中心進行統一管理，讓地方人事中心真體體現社會、國家、和地方人事資源的中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業服務，以此推動高校教育事業和社會檔案管理工作的雙重發展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

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一、高校畢業生檔案的內容與特點

1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。

2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。

3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。

二、高校畢業生檔案管理中存在的問題

（一）畢業生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。

（二）檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。

三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

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一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義

高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據。可見做好高校畢業生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。

二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視

高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。

（二）不規范

雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。

三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路

（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作

想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質

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一、高校畢業生檔案管理的現狀

檔案管理工作涉及了畢業身就業的方方面面，而檔案管理的側重點就是“管”與“理”，但國內很多高校的管理都存在過于傾向某一方面的特點，有的傾向于“管”，有的傾向于“理”但多以前者為主，有的檔案管理工作只是一種形式，無法為大學生就業提供服務，包括以下幾方面：

（一）檔案內容單一，沒有特色

目前，畢業生檔案的歸屬依然沒有得到解決，沒有明確的規定，可以由學校、個人或社會機構保管，而檔案中的內容基本相同，很難從中看出畢業生具有的優勢。另外，有的高校檔案管理人員會由其他部門的人員擔任，只是簡單的收集、整理資料，沒有核對檔案的真實性，讓檔案丟失。另外，沒有特色也會掩蓋學生本身的優勢。

（二）檔案造假，失去公平性

自從我國高校增加招生的數量后，社會畢業生逐年增加，加劇畢業生之間的競爭。畢業生為了滿足用人單位的要求，經常會填寫虛假的檔案信息，修改檔案中原有的成績，有的高校甚至會幫助學生填寫不真實的信息。雖然這么做可以讓畢業生順利找到工作，但檔案也失去了原有的公平性、嚴肅性。

（三）管理方式落實，工作效率較低

很多高校對畢業生檔案的管理方式過于陳舊，方法單一，特別是在畢業生畢業前期，會決定檔案的歸屬，需要大批量的移動檔案，但因為管理方式單一，人員不足，可能會造成檔案派遣混亂，讓檔案派遣出現錯誤，很多學生查詢不到檔案的歸屬。

（四）管理觀念落后，機制陳舊

當下，高校會根據市場對人才的需求，由市場主導人才的培養，隨著市場需求的變化，調整人才培養的方向。但高校的檔案管理人員因為受傳統觀念束縛，面對這一形式的變化，沒有認識到原有管理模式的不足，依然用原有的方法收集、整理檔案。另外，很多管理人員常常忽略畢業生就業服務檔案，把它放在檔案管理工作以外，管理機制存在漏洞。

二、建立高校畢業生檔案管理系統

針對上述不足，高校可以建立畢業生檔案管理系統，建立健全管理體系。該系統由不同部分組成，包括是個體數據測評、職業心理指導、普及就業政策與法律服務、創新管理方式，為畢業生就業提供服務。

（一）對個體數據進行測評

對畢業生檔案進行管理，其重點工作是了解學生的就業傾向，讓其形成良好的心理素養，會通過職業心理課程、EAP職業心理工作坊，搜集學生的心理數據，為數據檔案的建立打好基礎。

對于進入高校一年級的學生，可以讓其做職業傾向測評，了解其興趣和個性，對學生職業的選擇有初步的判斷。而大二的學生可以做人格測評，從測評中可以了解學生具有的優勢，發現學生身上的不足，讓其對自身有客觀的分析，并通過這一分析，挖掘自身的潛能，彌補自身的短處，形成優勢。同時，個體數據的測評會以圖表的形式，把結果直觀的呈現給學生，利用心理輔導讓學生形成自覺行動的意識，提升心理素養。

它可以讓學生有良好的精神素養，有豐富的職場心理資本，有正確的就業觀，根據自身的就業傾向，選擇適合自己的工作，畢業后順利就業。

（二）開展職業心理指導

目前，幾乎每個高校都會在畢業生畢業前，開設就業指導這門課程，校內會設立就業服務中心，幫助畢業生解答就業遇到的問題。但校內的就業指導中心忽略了市場對人才的需求，常常根據往年的指導內容進行指導，與市場脫節，給出的分析也只是針對普遍存在的情況，沒有根據畢業生遇到的問題加以解答，并未真正為畢業生就業服務。為此，高校的職業心理指導不可以只通過問答的形式，而是模擬真實的面試與工作場景，實際演練，在演練中讓畢業生了解自身存在的不足，加以分析，給出針對性的指導。比如，根據學生專業的不同，設置不同的場景，像是營銷專業，可以把班級內的學生分成數個小組，模擬營銷活動，解決營銷活動中的各項問題；或是經濟與會計專業，需要培養畢業生的洞察力，提高人際溝通的能力。

這一方式對畢業生就業的影響是：它可以鍛煉學生意志力，健全自己的人格，對工作有客觀的認識和理解，與市場變化接軌，行成正確的價值觀和正確的職業心理。

（三）普及就業政策和法律服務

高校的n案管理人員需要根據畢業生與企業簽署的勞動就業檔案，為畢業生就業提供服務。

校內就業指導教師可以在課上把勞動法的相關內容做成PPT的形式，用多媒體展示出來，通過這一方式，可以讓畢業生了解就業政策的相關內容，以及與就業有關的法律法規，可以用法律保護自己的權益，此外，高校還可以把這些內容做成宣傳畫冊，到校內論壇或微信公眾號上，借助網絡的優勢向外普及。另外，高?？梢愿鶕献髌髽I發出的信息，在畢業生檔案中找出與之相符的學生，讓其參與企業面試，為畢業生就業提供機會，而這一方式也可以讓高校和社會機構建立聯系，共享信息資源，為畢業生解決就業困難。

它增加了畢業生就業的機會，能夠讓畢業生用法律武器維護自己的利益，按照自身的選擇，擴大了就業信息來源的渠道。

（四） 管理機制的創新

隨著社會的發展，我們已經進入大數據時代，需要高校創新管理機制，提供檔案管理的水平與工作效率，深度挖掘檔案信息，發揮檔案的作用，實現創新，同時，也要明確畢業生畢業后檔案的最終歸屬，讓畢業生順利找到自己的檔案。

另外，大數據時代還要求高校建立檔案數據數據庫，由紙質檔案變為電子檔案，快速查閱、閱覽、向外傳遞，成為企業與畢業生溝通的橋梁，增加畢業生就業的概率。

實現管理機制的創新，可以完善畢業生檔案工作中的不足，提高管理的效率，讓高校畢業生檔案管理切實為畢業生就業提供服務。

三、探索與反思

根據上述內容，要求高校畢業生檔案管理必須符合社會發展的要求、符合企業提出的要求，根據高校的實際管理情況，以及校內專業的設置，為畢業生就業提供服務。

首先，符合社會的要求是指，高校要做好檔案管理工作，把為畢業生就業服務作為最終目標，給畢業生正確的引導，規范其行為，不要做出違背社會規范的行為，保持積極的就業心態。其次，符合企業提出的要求是說，高校的檔案管理工作必須根據市場也就是企業對人才的需求，創新培養人才的方式，隨著企業需求的改變適當調整。再次，高校幫助畢業生就業時，需要考慮畢業生個人的愿望，盡量滿足畢業生的要求。最后，每個高校專業的設置都有不同的側重點，高?？梢愿鶕煌瑢I畢業生對工作的要求，篩選出與專業相符的工作，及時給畢業生就業指導，以免出現違法亂紀的行為。

四、結語

總而言之，建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務，是高校提高就業率的主要方式這一，因此，要充分認識到自身畢業生檔案管理工作中的不足，建立高校畢業生檔案管理系統，切實為畢業生就業提供服務，讓就業指導工作符合社會發展、企業提出的要求。

參考文獻：

[1]戴翠萍.建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務[J].蘭臺世界，2012，（06）.

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一、高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的檔案，畢業后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業生的檔案存放出現了“五花八門”的現象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰”。

（三）一切以就業為先，檔案后續材料“零充實”

由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規范化、制度化，只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業生人事檔案管理的措施

（一）科學完善檔案的內容

高校要根據本校學生畢業時間，安排時間統一對畢業生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內容完整、條理清楚、規格統一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業生的檔案內容完整，手續齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內容能客觀地反映畢業生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業生提供可靠的依據，又要發揮學生檔案在畢業生擇業過程中的作用。依據學生檔案積累的內容，將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。

（二）實施檔案電子化

目前高校網上招生已經完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯。在畢業生檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

（三）強化檔案管理的服務意識

高校畢業生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業素質的現代信息技術專業人才隊伍，管理好和應用好高校畢業生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經濟建設中起到應有的作用。

三、總結

總而言之，人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業生的就業。

參考文獻：

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1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

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科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：

1.易于保存，便于查詢

傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。

2.具有更大的服務價值

與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。

高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題

1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍

由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。

2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性

由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性;而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。

3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足

很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。

高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策

1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準

在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。

2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性

在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險;在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性;在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。

3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識

應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。

結 語

高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。

參考文獻：

[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實施與注意事項》，《企業管理資訊》2009年。

篇8

文章編號：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南財經高等專科學校講師；湖南，長沙，410079

學籍檔案，對于即將走向社會的畢業生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態等信息。是反映學生綜合素質的重要依據。準確齊全、完整規范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業時用人單位招聘人才提供重要依據，而且在畢業生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發揮重要憑證作用。所以規范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。

一、學籍檔案的特點

學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區別。

(一)、學籍檔案形成的周期性

學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業為止四年的連續記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。

(二)、學籍檔案內容的廣泛性

學籍檔案的內容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內容包括學生在校四年各門課程的學業成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。

(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性

院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。

二、目前高校學籍檔案管理的狀況

學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：

(一)、原始學籍檔案的信息數據不完整，整理不規范。

學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄、少目現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。

(二)、檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。

集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力，組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。

一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象

(三)利用現代化技術進行開發利用的程度很有限。主要表現在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，但實際操作起來有諸多的困難：

其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。

三、網絡招生對學籍檔案的影響

目前高校遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現在以下方面：

一是考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。

二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸?，有的省份干脆是空白。

三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。

四、規范學籍檔案管理的對策與措施

高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料管理系統，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規范：

(一)、加強對學籍檔案的基本管理。

1、增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤稒n案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。

2、抓好各個環節，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。

3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：

(1)網絡版學籍管理系統的構想。根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及本校跨校區延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。

(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫?？梢愿鶕煌瑮l件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。

(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。

(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。

(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區，二級學院、教研室及相關人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。

(二)加強網上招生檔案的管理。

1、制定相關規定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。

2、保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案內容的完整性?？忌堎|檔案歸檔項目要統一規范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。

3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確?？忌鷻n案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

篇9

畢業生流動性大、就業不穩定。以農業戶籍形式遷入學校轉為非農業戶籍的學生，他們畢業后，一般戶籍托管在就讀的高校所在地政府主管部門的人才交流中心（各地政府出臺的政策有所不同，有些地方不實行戶籍托管），也有回遷戶籍到原籍所在地的鄉鎮派出所，以集體戶的形式落戶為非農業戶籍（因其家庭戶籍是農業戶）。無論哪種形式落戶，他們都存在人戶分離這一必然形式。因為，就業的形式決定了他們的流動性程常態化。

2.無法順利開具婚育證明

一些地方政府相繼出臺了針對高校畢業學生的戶籍托管與《流動人員婚育證》的政策。如某地方政府規定：A、填寫《大中專畢業生托管人員計劃生育基礎信息登記表》，B、《辦理流動人員婚育證》，C、《流動人員婚育證》有效期限為二年，在有效期限前本人應主動及時到戶籍地換領新的《流動人員婚育證》，期間可與戶籍地街道辦事處計生部門電話聯系一次，以便戶籍地的計生部門及時掌握流動人員的婚育信息，超過一年不聯系的，將不在為其出具相關婚育證明。雖然有了以上這些政策和措施，流動著的高校畢業生，需要婚育證明時，仍無法順利開具婚育狀況證明。因為電話聯系的依據缺乏可信性，且兩年及時回戶籍地換領《流動人員婚育證》缺乏可行性。

3.新生兒無準生證無法入戶

人員可以憑戶口、身份證在一方戶籍地領取結婚證，成為合法的夫妻，有生育孩子的合法權利，有些人因思想認識問題或其他原因沒有及時換領《流動人員婚育證》，無法開具婚育狀況證明，但他們依然生育孩子。造成的結果是：孩子無準生證無法入戶等一系列問題。

4.購房限購令影響高校畢業生戶籍問題

中央政府對房地產調控政策的出臺，各地方政府也相繼出臺了相應的購房限購令，這一政策的出臺，使高校畢業學生戶籍成為敏感的社會問題，他們是購房的鋼性需求者。因此高校學生的戶籍問題已引起了社會各方關注。

5.《流動人員婚育證》辦理程序繁雜

上世紀八十年代以后、高校擴招以來出生的獨生子女群體，他們畢業后，國家實行自主就業，他們更換工作的頻率較以前其他年代的流動人員更頻繁，成為社會流動的新生力軍。他們中一些人已在離開戶籍地的其他城市工作、結婚、生活，種種原因沒有按期換領《流動人員婚育證》，去相關部門開婚育證明沒有開具的依據。原因是：現工作單位以結婚一年以上進入單位工作，與戶籍地人戶分離一年以上且沒有辦理《流動人員婚育證》，不掌握生育情況，按計劃生育條例規定不予辦理相關婚育證明手續（因為，按正常生理規律，從結婚到這次懷孕期間可至少生育一個孩子，期間的婚育情況管理存在漏洞）。夫婦生育一個孩子的相關手續尚且如此難以辦理，更別說夫婦是雙獨生子女生育第二個孩子需辦理的相關手續更是繁雜難上加難。

綜上所述，由高校畢業生的戶籍管理引發的婚育證明的焦點：“人戶分離這一社會現象”，應引起社會各界的高度關注，國家應盡快出臺相應的政策，解決高校畢業學生的這一社會生活難題。高校畢業學生不同于其他流動人員，他們中的大多數基本上不再回戶籍原地，戶籍也無法落戶于生活、工作的城市。因此，開具有婚育狀況證明，是他們生育子女的一大難題，這不僅給他們繁忙的工作增加額外的精神負擔，而且形成一系列的社會問題（沒有準生證的情況下生育子女，孩子無法入戶，醫療保險、社會保險、高價費入托上學等等問題）。

二、高校畢業生婚育檔案管理對策

1.改變現有的戶籍托管與回遷政策

托管與回遷是人戶分離成為必然存在形式。因此，解決高校畢業學生的戶籍管理問題，就是打破現在實行的戶籍管理地域間界限政策。改變戶籍托管與回遷政策使高校畢業學生流動成為常態化、普遍化局面。所以，盡快解決高校畢業學生人戶分離是他們婚育管理問題的關鍵。

2.建立完善的婚育信息網絡檔案化管理系統

將高校畢業學生納入全國流動人員計劃生育信息檔案管理系統，使大學畢業后由于種種原因處在不斷流動中的、由學生變為社會青年群體的他們，隨時隨地按期登記申報個人的婚育狀況情況，換領《流動人員婚育證》，改變因種種原因不能按期換領《流動人員婚育證》，電話聯系申報給計劃生育管理工作帶來不可操作性。心情愉快地申報辦理生育孩子的各項手續，解除他們的社會精神負擔。

3.婚育信息網絡檔案化管理先從基層試點起步

我國計劃生育信息網絡沒有建立的情況下，應從基層計劃生育管理部門起步，建立逐漸向全國升級的上世紀八十年代以后出生人群的婚育信息檔案（他們正處在生育的高峰期），制定更加完善的、可操作的婚育服務信息檔案化管理系統措施。他們就業不容易，工作壓力大，即使各項手續齊全，因人戶分離，不可能請假奔波辦理，往往勞煩的是雙方的年邁父母為其多方奔波辦理。因此，解決好他們的生育問題，會讓千萬家庭生活在和諧的歡樂氛圍之中。

4.地方性政策應對高校畢業生優惠

地方政府在制定限購房、及其他地方福利政策的同時，多考慮一下流動的年輕人，他們在地方經濟發展中起著積極的推動作用。因為高校畢業學生是社會先進生產力的代表。

5.婚育檔案工作者要端正態度，做好服務

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檔案管理人員制定職業生涯規劃的重要內容之一就是要明確自己的人生事業目標。這一目標是建立檔案職業生涯規劃的基礎和前提，在確立目標的過程中檔案管理人員要深入地進行自我評價分析，從而明確自己內心的需要正確認識自身的特質，以及自己現有的綜合條件與潛在的發展可能。并評估個人發展目標與現實之間的差距，進而樹立自己明確的檔案管理職業生涯發展目標。對新鄉職業技術學院近百人的調查中就有40%的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道，所以在高等學檔案管理人員中做好其職業發展規劃有助于檔案管理人員進一步認清自己事業的發展目標。

二、職業生涯發展規劃是進一步增強檔案管理人員職業發展規劃的目的性、計劃性的需要

由于缺乏對職業生涯規劃概念和意識的了解和認識，不少檔案管理人員對自己的成長發展要達到什么目標、通過哪些努力可以達到這些發展目標?，F在自己處于什么層次的發展階段等問題在自己的頭腦里一直是模糊的或者說是不清楚的。有的甚至從來就沒有這樣考慮過缺少自我發展規劃的需要和意識。表現在工作上就是只知道服從學校檔案管理部門的安排以完成單位分配給自己的工作任務為目的，沒有什么自己的個人追求和事業發展目標工作是比較被動的，當工作不滿意影響到自己的事業發展時往往就會歸因于外界環境對自己的影響制約，認為自己盡力了沒有什么辦法克服困難。新鄉職業技術學院檔案管理人員隊伍的調查中對自己近3-5年的職業發展規劃個人沒有明確目標占13%。有30%的人員對自己近3-5年的職業發展規劃不知道，從未規劃過自己的職業生涯或規劃過但目標不太明確。其調查結果也說明做好其職業生涯發展規劃可有助于高校檔案管理人員。確定好自己的發展目標實現自己的規劃及人生價值促進學校事業的發展。

三、職業生涯發展規劃是檔案管理人員發掘

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近年來，隨著高校的擴招，畢業生日益增多，高校畢業生就業問題成為社會關注的焦點。如何增強大學生就業能力，提高高校大學生就業率，建立系統完善的高校大學生就業檔案，準確反映高校大學生就業動態，就成為時下高校應當關注的重點。高校畢業生就業檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業生就業檔案需要充分利用現有的高校檔案資源，充分發揮其在建立系統完善的高校畢業生就業檔案中的作用。

一、目前高校畢業生就業檔案的現狀

目前，高校中就業檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業檔案管理工作管理人員專業化水平不高，主要體現在就業檔案意識薄弱、業務水平不高等方面

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，包括諸多環節。但目前高校中，大多沒有專業人員管理畢業生就業檔案，就業檔案的管理基本由學生工作辦公室的輔導員。在畢業生就業方面，輔導員往往只關注就業率，缺乏建立畢業生就業檔案的意識，認為畢業生已走上工作崗位，建立就業檔案的意義不大。另外，輔導員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統完善的畢業生就業檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業生就業檔案，但這些人員大多是中途轉行，沒有經過專門培訓，對畢業生就業檔案缺乏深刻認識，甚至將畢業生就業檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認識到畢業生就業檔案的價值。

2.高校就業檔案管理制度建設不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學質量作為一切工作的中心，忽視了畢業生就業檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統的制度規定和指導建立畢業生就業檔案。多數高校的畢業生就業檔案管理工作沒有有效的程序、規章制度和政策措施，使得畢業生檔案工作出現了許多問題。在目前大多數高校中，畢業生就業檔案分散于高校的各個二級學院乃至學生手中，尚無部門進行統一管理，這導致畢業生就業檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業生就業檔案缺乏系統性，畢業生檔案工作投入不足

目前，在大多數高校中，沒有一套完整統一的檔案管理應用系統，畢業生就業檔案的管理尚局限在傳統的、手工操作的實體管理模式。畢業生檔案管理人員只是簡單地將畢業生就業檔案裝袋歸檔，這給畢業生就業檔案的綜合開發利用帶來很大困難，限制了畢業生就業檔案整體水平的提高。另外，高校畢業生就業檔案工作經費等投入不足，導致了畢業生就業檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業生就業檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業生就業檔案的原則

隨著高校畢業生的增多及畢業生就業難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業生就業檔案的重要性，畢業生就業檔案的建立應遵循客觀公正、擇優性與特征性相結合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業生就業檔案是高校記錄畢業生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發展有著重要作用。目前，許多高校中畢業生就業檔案虛假化現象嚴重，主要表現在兩方面：高校為了提高就業率，故意編造畢業生就業檔案；有部分畢業生為了提高自身競爭力，凸顯就業優勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴重阻礙了高校畢業生檔案建立。為此，高校畢業生就業檔案的建立應客觀公正，高校應從長遠角度著眼，全面理解畢業生就業檔案的重要性，做到畢業生就業檔案的客觀真實，對畢業生的學習概況、在校綜合表現等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓，克服缺點，為以后的就業工作提供可靠依據。另外，高校應加強對畢業生的教育及對檔案的監管力度，做到畢業生就業檔案的準確可靠。

2.擇優性與特征性相結合的原則

高校畢業生就業檔案對畢業生和高校的發展具有重要作用，在整理畢業生就業檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優性和特征性相結合的原則。畢業生就業檔案是對畢業生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據。一份好的畢業生就業檔案可促進大學生就業。所以，在建立畢業生就業檔案的過程中，要始終貫徹擇優性和特征性相結合的原則，除了記錄畢業生的姓名、性別、專業、畢業去向等基本信息外，還要全面準確地體現出畢業生的特長、能力差異等個性特征，準確反映出畢業生平時學業水平，在為用人單位提供依據的同時，進一步提升畢業生就業能力。

3.民主參與原則

高校畢業生是就業檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業生就業檔案離不開畢業生本身的參與。在有些高校中，畢業生就業檔案完全是學校就業部門一方操作，忽視了畢業生在建立就業檔案中的作用，這種現象不利于提高高校畢業生就業檔案的整體水平。因此，要充分發揮畢業生本身的作用，使其參與就業檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發現自身的不足，學別人之長補自己之短，以便相互學習共同進步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業生的全貌，同時還能消除畢業生對檔案內容的疑慮，充分體現了畢業生就業檔案的真實性和教育意義，提高了就業檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業生就業檔案的措施

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業化的就業檔案管理隊伍

專業化的就業檔案管理隊伍是高校檔案工作發展的基礎。首先，提高畢業生就業檔案工作人員的思想素質。就業檔案管理人員要更新觀念，充分認識到畢業生就業檔案的重要性，不斷增強事業心和責任感，認真對待檔案工作。其次，切實增強畢業生檔案管理人員的業務素質。提高就業檔案管理人員的職業道德，加強操作規范的培訓，熟練掌握高校的相關就業檔案管理制度，明確就業檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業檔案管理人員進行業務培訓，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業務素質，增強檔案管理工作的科學性。

2.制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達到理想的工作效果。在建立高校畢業生就業檔案的過程中，要制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等規定，制定一套切實可行、體現檔案工作專業性和科學性，符合實際的畢業生就業檔案管理制度。在制定相關制度時要分工明確，杜絕籠統，責任不明情況的出現，要制定如畢業生就業檔案歸檔制度、數字檔案備份制度、文件保密制度等相關制度，明確畢業生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內容記載清楚，最后要按規定權限簽字蓋章。做到制度保障畢業生就業檔案的合理運行，提升畢業生就業檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實現高效畢業生就業檔案的信息化、數字化

高效畢業生就業檔案的信息化和數字化是時展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業生就業檔案要從傳統紙質材料向網絡辦公轉化，充分利用網絡資源建立完整、快捷和便利的高校畢業生就業檔案。

高校畢業生就業檔案的信息化和數字化不是要放棄傳統紙質版材料，而是將紙質版材料信息化和數字化，提高利用率。為達到這一目標，高校滿足硬件設施和軟件設施的要求。首先，要購置現代化的電腦設備、文字轉化器等，利用現代化的技術手段對畢業生就業檔案進行加工、處理，然后通過多媒體技術、網絡技術、人工智能技術等，快速便捷存儲到網絡中。其次，要通過多種途徑，實現畢業生檔案資源的內部共享，可在檔案館內開設多臺電腦，畢業生可憑借自身用戶名和密碼實現具體操作。此外，也可通過網絡在線等服務方式，為需求者提供相關電子資源信息，充分發揮畢業生就業檔案的優勢，提高其利用率，提升高校畢業生就業檔案的整體水平。

在實現高校畢業生就業檔案信息化和數字化的過程中，要特別注意網絡信息安全問題。在開發利用網絡資源的同時，要加強對畢業生就業檔案電子檔案存儲等方面的保護，要及時更新相關硬件設施，定期進行備份，注意更新網絡防火墻等，確保畢業生電子檔案的安全。

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，完整的畢業生就業檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進大學生就業。在未來的發展中，高校畢業生就業檔案就會有更大地發展。

參考文獻：

[1]李昕陽. 《努力實踐科學發展觀――扎實推進高職畢業生就業檔案信息資源利用》，機電兵船檔案，2009.6

[2]周冀.《高校檔案管理的觀念更新》，中國檔案，2004.12

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隨著社會的不斷發展，對人才學歷證明的要求越來越高。近幾年，畢業生在工作中與單位簽訂勞動合同時，必須要有檔案的跟隨，對函授檔案的要求提高，促進函授畢業生的檔案流動。但是還有很多畢業生從來沒有重視過檔案的管理，導致檔案流失，真正使用檔案時找不到檔案。目前函授檔案有三種現象：一是現階段許函授畢業生工作不穩定，沒有找到十分滿意的工作，一直處于尋找觀望的狀態，為了方便將檔案留在自己的身邊，長時間檔案成為“死檔”。二是畢業生與單位簽訂勞動合同，檔案會在單位保存，但是由于后期換工作的原因，導致檔案無人管理，沒有重視自己的檔案，最終導致檔案成為“棄檔”。三是高校函授畢業生將自己的檔案放在所在地人才交流中心進行管理，費用雖高，但是提取方便，當地的人才交流中心根據畢業生的工作實際情況，將函授檔案放置在正規單位保存，以免成為“棄檔”。

2 目前高校函授畢業生檔案管理中存在的問題

2.1 高校函授畢業生檔案管理技術落后

高校函授畢業生檔案管理工作要被重視，并且有計劃的做好檢查和監督，需要技術的支持。但是目前高校函授檔案管理的技術落后，管理模式仍然采用傳統的紙質管理，基本設施不夠先進，沒有使用先進的電子管理模式進行檔案管理。

2.2 高校函授畢業生檔案管理意識落后

部分高校函授檔案管理工作人員對函授畢業生檔案管理不夠重視，工作人員的檔案管理意識薄弱，高校沒有結合社會發展的實際情況度函授畢業生的檔案管理進行教育滲透，讓函授畢業生度檔案管理的重視程度不夠，觀念意識落后。部分高校只重視教學檔案的管理，忽視函授畢業生的檔案管理工作，造成函授畢業生對檔案管理出現怠慢的態度。

2.3 高校函授檔案管理制度不到位

沒有規矩不成方圓，高校函授檔案管理制度的制定不到位，高校檔案管理危機體現在高校畢業生函授檔案管理制度沒有相應的規章制度上。即便部分制定了關于高校函授畢業生檔案管理制度，但是并沒有進行落實，紙上談兵罷了。高校函授畢業生檔案管理制度不完善的現象非常普遍。

2.4 高校函授檔案管理制度缺乏監管制度

高校畢業生函授檔案管理制度上缺乏定期檢查和監督制度的落實，由于函授畢業生檔案的特殊性和社會的復雜性，高校函授畢業生的檔案中存在造假現象，高校畢業生函授檔案管理工作人員要進行定期和不定期的監督管理。

3 做好高校畢業生函授檔案工作的建議

鑒于目前高校畢業生函授檔案管理的現狀和問題，各大高校函授點應該加強對函授檔案管理相關內容，讓各個單位通過高校函授檔案來了解畢業生，來增加函授畢業生的就業競爭力。一是要進行函授檔案管理的網絡化，在高校的相關平臺上可以在認可后查看不涉及隱私的檔案內容。高校的檔案管理部門要充分與學信網等網站做好銜接工作。將函授畢業生的檔案相關信息整理起來，建立全面的個人檔案信息數據庫，讓函授畢業生受益。二是要做好高校畢業生函授檔案轉交工作。高校應該嚴格要求函授點對韓函授畢業生的檔案進行傳遞工作，并制定出檔案管理相關制度，高校要對函授畢業生進行思想觀念的更新，讓函授畢業生意識到檔案的重要性，并及時將檔案轉移到畢業生單位或者當地人才交流中心，確保檔案安全存在，避免度函授畢業生的就業帶來不必要的麻煩。對于就業的函授畢業生，一定要清楚工作單位的性質。如果是政府機構、國營企業、事業單位等單位有權保管檔案的，放置在單位進行管理；如果是民營企業或者是個體經營是沒有權利保管檔案的，那么就要將檔案放置在人才交流中心進行保管，函授畢業生一定要重視自己的檔案。

4 高校函授畢業生畢業檔案管理的思考

隨著教育水平的不斷提高，函授學歷在社會中是不被重視的，函授檔案更是無人問津。應如何改變這種現狀？

首先，高校函授畢業生要提高認識，函授是被社會承認的，并沒有因為學歷性質而廢除函授，充分說明函授是有自身的價值的，函授畢業生簽訂勞動合同和評職稱時都需要有函授檔案，我們要正確認識到這點，我們要更新傳統的思想觀念，認識到函授檔案的重要性，并攜手努力，關注函授，重視函授檔案。函授畢業生對待自己的檔案就要像重視自己的畢業證書一樣，要愛護自己的函授檔案，為日后的工作需要做好充分的準備。

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一、加強高校畢業生檔案管理工作的必要性

（一）學生檔案管理工作是衡量學校內部管理水平的重要標志是學校進行科學化、系統化、規范化管理，培養合格人才的重要保證。畢業生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內容，是學生管理工作內容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學校管理信息，是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。學生檔案管理的好與壞，直接影響整個學生畢業后將來的成長與發展。所以大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。

（二）為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務。大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。

二、加強高校畢業生人事檔案管理工作的思路與對策

（一）適應社會，提高對大學畢業生檔案工作重要性的認識

1. 強化宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2. 加強自身學習，提高檔案管理人員素質。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生檔案這一信息資源。使學生檔案管理工作達到規范化、制度化和標準化；學生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務，為經濟建設服務”的基本原則，實行統一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養學生為學生畢業后用人單位的錄用起到積極的作用。

（二）加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范

1. 各院校結合國家相關法律法規以及當前社會形式制定出統一的規范化的檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。

2. 加強收集工作，完善檔案內容。高校畢業生檔案的管理人員要經常主動地與形成畢業生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業生檔案的負責人聯系、協商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

3. 實行專門統一管理。不論畢業生檔案是放在招生就業處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責畢業生檔案的管理工作，一定要根據畢業生檔案的數量配備適當編制的專業人員。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

1. 增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。

總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。

參考文獻