引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子檔案管理基礎(chǔ)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高
根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。
（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠，受當時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構(gòu)及時修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴重，修復(fù)、保管難度大。
（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學發(fā)展理念
國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預(yù)算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟和社會發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學發(fā)展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應(yīng)用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應(yīng)用系統(tǒng)的實際情況制定補充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應(yīng)的會計資料。這為國庫會計實現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。
（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)
2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。
三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學的電子檔案管理系統(tǒng)
國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
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一、電子會計檔案的定義
會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行及時的記錄，是反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質(zhì)進行存儲、依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。
二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財務(wù)會計軟件系統(tǒng)進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結(jié)和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導(dǎo)致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。
第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟損失。
三、提高電子會計檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導(dǎo)致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進行分析，采取相應(yīng)的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結(jié)合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關(guān)，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現(xiàn)的風險進行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質(zhì)量進行檢查，保證其質(zhì)量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進行整理和分類，并且需要明確標明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語
上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。
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隨著經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也在不斷的提高，電子信息技術(shù)為我國新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學便捷的管理方式，也適應(yīng)了新農(nóng)村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要，那么在充分利用電子信息技術(shù)管理的過程中包括以下幾個方面：首先，利用電子信息技術(shù)管理檔案明確檔案管理的職責，促進電子檔案管理的規(guī)范化和標準化。其次，利用電子管理的技術(shù)手段適應(yīng)新的形勢，對檔案管理按類別進行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節(jié)省人工處理的時間，不斷加快推進新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設(shè)。
三、改變傳統(tǒng)管理觀念，提高電子檔案的開發(fā)和利用率
為了更好的管理新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案，就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念，農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發(fā)和利用，而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上，檔案對于農(nóng)村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計、分類、查找、總結(jié)等各項工作的順利進行。傳統(tǒng)的人工收集和整理，一方面浪費了大量的時間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率，改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術(shù)，整理和開發(fā)檔案信息資源，大力開拓新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢，根據(jù)具體的實際情況進行科學整合，促進新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新，新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，更好的促進新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進。
四、完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度
新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬戶有著不可割舍的重要關(guān)系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發(fā)展新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)，那么在利用電子信息技術(shù)管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會容易很多。完善檔案管理制度是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作中的一項重要組成部分，所以我們要對其重視起來，對電子檔案管理的權(quán)責和管理的程序進行規(guī)范化，并且對其有明確的規(guī)定，從而使整個新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的過程形成一個有效的整體，在充分利用先進電子信息技術(shù)手段與完善的制度相結(jié)合的基礎(chǔ)之上，有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展。
五、加大電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入
當前我國科學技術(shù)水平不斷地提高，促進了新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展，但是根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術(shù)的管理方式，但是在基礎(chǔ)設(shè)備上還急需要加大投入，電子信息技術(shù)管理檔案的方式是需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備的，例如，電腦、打印機等，那么為了使新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，更好的促進電子檔案管理的發(fā)展和進步。
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（一）強化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。首先，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應(yīng)該將檔案管理的媒介從人力轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化技術(shù)，完善管理體制。強制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對基礎(chǔ)指令進行操作。因此，應(yīng)該采用不定期的培訓方式學習如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現(xiàn)代的信息化技術(shù)管理學習培訓工作，提高檔案管理的信息化水平，促進檔案管理效率的提升。
（二）構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺。首先要構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺，對數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時代下檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間，再次需要加強檔案管理部門的設(shè)備改進力度，增加設(shè)備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎(chǔ)，加快研究解決電子政務(wù)環(huán)境下檔案工作的新技術(shù)新問題，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務(wù)平臺，積極開展已公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，穩(wěn)步推進館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時，依托?子政務(wù)平臺建立電子文件中心，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強檔案資源信息化建設(shè)，努力構(gòu)建檔案信息化必須的標準化體系、安全保障體系、社會服務(wù)體系，促進檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。
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檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計算機技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質(zhì)上進行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案管理工作的最終目的是為了實現(xiàn)對檔案信息的開發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時采用的都是紙張，立卷時工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來進行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標準很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價值帶來較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計算機來對檔案進行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標準，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、強化事業(yè)單位電子檔案管理的策略
（一）建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度
為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度，進行規(guī)范化、科學化、高效化管理。國內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理?？梢?，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。
（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境
事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當前技術(shù)快速發(fā)展過程中，設(shè)備升級換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進一步對電子檔案管理環(huán)境進行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計，開發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財力的節(jié)約。
（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強，內(nèi)容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經(jīng)驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。
（四）加強對基礎(chǔ)設(shè)施的管理
電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統(tǒng)。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。
（五）確保電子檔案管理工作的安全性
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一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同
1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系
1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上
隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進入到網(wǎng)絡(luò)當中，而是通過電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。
1.2電子檔案進一步擴大了傳統(tǒng)檔案的信息資源
網(wǎng)絡(luò)的儲存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實體檔案的所在地，然后進行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。
2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別
傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內(nèi)進行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門進行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費了很多時間，不利于其他工作的順利進行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和存儲載體的方式進行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計算機更新的速度非?？欤诟碌倪^程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因為檔案丟失的情況而無法進行[2]。
二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段
1.加強對電子文件的收集與整理
檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實性與準確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。
2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段
工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來確定，如果工人文化宮有計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過電子數(shù)據(jù)庫的形式對電子文件進行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進行保存，就需要進行相應(yīng)的輔助工作與認證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進行電子文件的歸檔。
3.健全?子檔案管理審核制度
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（一）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點
1.利用辦公自動化系統(tǒng)對文書檔案進行管理，其實主要是利用辦公自動化中的信息處理能力來實現(xiàn)對文書檔案的高效化管理。傳統(tǒng)的檔案管理，從文件的收發(fā)、歸檔、分類到編號、入庫等，要求細心嚴謹，不容出現(xiàn)差錯，一系列的工作環(huán)節(jié)都需要借助人力來展開，其間需耗費大量人力，花費大量時間。而利用辦公自動化技術(shù)來管理文書檔案，可以使檔案的整套管理流程不再繁瑣，檔案收發(fā)、歸檔、查閱等程序都可以利用計算機技術(shù)來運行，從而使檔案管理變得方便快捷。
2.傳統(tǒng)的文件檔案無論借閱還是傳遞的過程中，紙質(zhì)文件都容易發(fā)生復(fù)制、保密內(nèi)容外泄、遺失等情形，而文件異地傳遞時，因距離、天氣、快遞人員責任心強弱以及其他因素的影響，決定了文件傳送經(jīng)歷的時長。而電子辦公環(huán)境下文書檔案的傳遞只需要在線傳遞即可，過程既安全又省時，使文件傳遞保持較高的安全系數(shù)。
3.傳統(tǒng)的文書檔案主要借助紙質(zhì)來保存，其保存時間受環(huán)境、氣候、紙質(zhì)及查閱次數(shù)的影響，一旦紙質(zhì)文件遭到毀壞，文件的內(nèi)容信息將不復(fù)存在。而電子版的文書檔案受周圍環(huán)境因素的制約較小，保存也比較方便，隨著使用需要，文書檔案保存可以借助U盤、網(wǎng)絡(luò)云盤及硬盤來進行，保存在此設(shè)備中的文書檔案，其毀壞的可能性也比較小，因此，電子版文書檔案的保存比傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的保存具有顯著的穩(wěn)定性。
4.傳統(tǒng)的文書檔案隨著量的累積，大量的文書檔案陳設(shè)在文件柜中未能充分利用，造成了資源的浪費，且查閱和管理都變得十分不易。應(yīng)用辦公自動化技術(shù)對文書檔案實施管理以后，建成了相對完善的文書檔案管理體系，使檔案信息與其他信息實現(xiàn)共聯(lián)，可以促使文書檔案合理利用，杜絕了資源的浪費，同時，可以利用廣闊的網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)實現(xiàn)與其他檔案部門的信息共享，或者彼此之間相互進行信息交流與經(jīng)驗借鑒，使信息資源共享變得可行。
（二）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的缺點
1.電子版文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案相比，其保密性問題是目前的一大隱患。電子版文書檔案比較容易被修改，因計算機中很多預(yù)設(shè)條件都是通用的，修改者可以根據(jù)自己的需要隨意設(shè)置字體種類、顏色和大小，電子版文書檔案無法留下親筆簽字和蓋章，即便遭到修改也難辨其究竟為原件或復(fù)印件。所以，電子版文書檔案容易被修改的問題是目前電子辦公環(huán)境下文書檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。
2.電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的另一個缺點是檔案管理人員的素質(zhì)不能跟現(xiàn)代自動化辦公設(shè)備發(fā)展相適應(yīng)。因受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，傳統(tǒng)的檔案管理方式已固化在他們的思維意識里，又因大多數(shù)檔案管理員的素質(zhì)相對來說都不高，并不能掌握電子辦公的技能和技巧，即使引進了用以文書檔案管理的辦公自動化設(shè)備，也不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是電子辦公環(huán)境下文書檔案管理需要努力克服的另一個困難。
二、電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題
（一）未能及時轉(zhuǎn)變觀念
受信息時代影響，人們逐漸有了要高效開發(fā)信息的意識。實踐中，我國電子文書檔案管理起步時間較晚，在很長一段時間內(nèi)，檔案都處于封閉及半封閉的狀態(tài)。對于應(yīng)用辦公自動化技術(shù)對文書檔案進行管理，檔案管理員還沒有足夠的認識，也尚未具備充足的實踐經(jīng)驗。由于受經(jīng)費限制，文書檔案管理得不到應(yīng)有的重視，而文書檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神，缺乏對檔案信息資源開發(fā)的服務(wù)意識，導(dǎo)致文書檔案管理工作質(zhì)量長久以來得不到提升。
（二）未能克服電子信息技術(shù)阻礙
電子信息技術(shù)是實現(xiàn)對文書檔案應(yīng)用電子化管理的基礎(chǔ)，電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理對技術(shù)要求極高，它需要有專業(yè)系統(tǒng)并且嚴格的電子技術(shù)來做保障，對計算機領(lǐng)域的知識涉及面廣、技術(shù)密集、更新發(fā)展速度快等給文書檔案的管理工作帶來了一定難度。另外，保證電子文書檔案的真實性，對于信息安全技術(shù)來說極其重要，所以需要借助相關(guān)法律來保證電子文件信息的安全，但目前我國關(guān)于電子文書檔案管理的法律法規(guī)尚未確立，所以電子文書檔案的安全暫時還難以保證。又因電子文書檔案所涉及的個人隱私與公共信息網(wǎng)絡(luò)的隔離問題，以及網(wǎng)上信息管理、檢索、數(shù)據(jù)壓縮及存儲技術(shù)的應(yīng)用都尚未普及，成為電子文書檔案管理中的技術(shù)阻礙。
（三）資金不足以及設(shè)備落后
對電子辦公環(huán)境下的文書檔案進行管理，就需要相關(guān)的電子設(shè)備做其強有力的后盾。目前的辦公環(huán)境下，大部分電子文書檔案管理部門都能配備計算機作為檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，但是受經(jīng)濟條件限制，其他類似文字掃描、計算機硬件、檔案管理系統(tǒng)之類的文書檔案管理設(shè)備得不到配備，所以導(dǎo)致電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作一直得不到進展，效率得不到提高。
（四）未能及時更新電子文書檔案管理標準
要確保電子文書檔案的管理規(guī)范統(tǒng)一，其前提是要制定嚴格的電子文書檔案管理標準，我國雖然對文書檔案的管理制定了成熟的標準，但是對電子文書檔案的管理還沒有一個系統(tǒng)成熟的標準和模式，管理質(zhì)量更是參差不齊。電子文書檔案管理標準的制定，應(yīng)該以文書檔案的登記、錄入、保存等環(huán)節(jié)為起始，借鑒其他檔案的管理標準進行制定，文書檔案的管理過程中每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該考慮在文書檔案管理標準的制定范圍中， 并且還應(yīng)該在實際管理工作中，依照實踐不斷總結(jié)高效的管理教訓和經(jīng)驗，使電子文書檔案管理更具科學性。
三、電子辦公環(huán)境下文對書檔案進行高效管理的對策
（一）將文書檔案管理觀念數(shù)字化
日漸信息化的社會促使文書檔案管理也走上數(shù)字化和信息化的道路，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，也不再局限于單一用手工整理文檔的方式，信息化時代下的文書檔案管理采用大量的多媒體、數(shù)據(jù)庫和圖片等數(shù)字檔案來代替。想要實現(xiàn)文書檔案管理的高效與創(chuàng)新，就要充分意識到信息的重要性，盡早樹立信息化的文書檔案管理觀念，將文書檔案管理有效融合到現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中去，促進文書檔案管理的方式改革和技術(shù)創(chuàng)新。
（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作逐漸趨向于科學高效，但同時也暴露出一些弊端，文書檔案載體的多樣化發(fā)展，為電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理制定并完善相應(yīng)的法律法規(guī)提供了必要的條件。首先，要嚴格規(guī)范鑒定及建立電子檔案的全過程，使其趨于規(guī)范、標準。其次，建立完成后還應(yīng)進行調(diào)整，使文書檔案管理與相關(guān)的制度相符合，要逐漸促使文書檔案信息的開發(fā)走向規(guī)范、程序、制度化，以此來保證電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作的效率。
（三）需完善文書檔案管理軟件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
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檔案電子商務(wù)化管理與傳統(tǒng)管理方法相比，具有明顯不同的特點。一是虛擬性。電子商務(wù)行為發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，與直觀的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要借助計算機才能識別。二是便捷性。高校檔案電子商務(wù)化管理可以節(jié)省大量存儲空間，大量人力物力，通過網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)信息的快速采集和傳輸，實現(xiàn)檔案信息的共享和通用。三是復(fù)雜性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)檔案的信息格式、傳輸協(xié)議、存儲形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性[2]。四是集成性。與紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學生理論學習、社會實踐的信息，也包括教學過程中的教學檔案、教職工的人事檔案、財務(wù)活動中的會計檔案，還包括科研項目申報、科研立項、項目驗收等信息，具有綜合性特點。
2.高校檔案電子商務(wù)化管理的意義。
高校檔案電子商務(wù)化管理能實現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務(wù)。一是實現(xiàn)檔案管理模式現(xiàn)代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實現(xiàn)檔案檢索便捷化。檔案電子商務(wù)化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網(wǎng)絡(luò)就能馬上實現(xiàn)，節(jié)省了大量的時間和勞動力。三是實現(xiàn)檔案閱用可控化。傳統(tǒng)的檔案借閱、查詢都以手工為主，費時費力。檔案電子商務(wù)化管理后，通過計算機可以準確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實現(xiàn)科研服務(wù)高效化。檔案電子商務(wù)化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復(fù)勞動，提高研究質(zhì)量和效益。
二、高校檔案電子商務(wù)化管理存在的問題
1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。
多數(shù)高校檔案信息網(wǎng)還處于孤立狀態(tài)，沒有接入校園網(wǎng)，檔案館各自為政、急功近利，不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳遞和共享。由于經(jīng)費有限，用于檔案電子商務(wù)化建設(shè)的經(jīng)費有限，沒有配備專門管理檔案的計算機、打印機、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，計算機老舊，多為淘汰或者廉價產(chǎn)品，反應(yīng)速度慢，性能質(zhì)量差，操作使用不便。同時，高校檔案管理軟件功能單一，界面復(fù)雜，使用不便，不能實現(xiàn)跨庫檢索、數(shù)據(jù)傳輸，運行還停留在維持日常簡單業(yè)務(wù)的功能上，與高校檔案電子商務(wù)化管理還有一定差距。
2.組織管理不力。
在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進步，但服務(wù)意識樹得不牢，創(chuàng)新動力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領(lǐng)導(dǎo)只重視教學科研工作，對檔案管理信息化建設(shè)缺乏清醒認識，沒有建立檔案信息化建設(shè)的決策機構(gòu)，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設(shè)規(guī)劃、制度設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)計等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業(yè)務(wù)知識匱乏，很多科研、教學、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經(jīng)丟失或損壞。高校對信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設(shè)備購買了，人員納編了，機構(gòu)設(shè)置了，場地開設(shè)了，而對如何做好檔案管理工作，如何發(fā)揮檔案效益，如何提升服務(wù)水平思考不透，管理不精，要求不高。
3.標準規(guī)范不一。
高校檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，高校根據(jù)自身的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，接口規(guī)格不一；檔案管理軟件沒有遵循國際規(guī)范，使得不同高校之間標準不統(tǒng)一，甚至同一高校不同院系之間的標準也不統(tǒng)一，不能實現(xiàn)資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質(zhì)文檔、書面材料都沒有系統(tǒng)、規(guī)范地處理，而是簡單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲混亂，造成資源的浪費。受高校管理和運行機制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統(tǒng)，缺乏館際之間的交流合作，進一步造成檔案管理標準規(guī)范的不統(tǒng)一。
4.專業(yè)力量不足。
高校檔案電子商務(wù)化管理，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業(yè)技術(shù)過硬，而且還要求熟悉電子技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)、計算機操作等知識。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩(wěn)”的現(xiàn)象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對檔案管理工作關(guān)注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數(shù)量與擔負的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏弱，大多數(shù)高校檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，業(yè)務(wù)不精；由于構(gòu)成復(fù)雜、知識老化，大多數(shù)檔案管理人員計算機使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務(wù)重，福利待遇差，出彩機會少，導(dǎo)致檔案管理隊伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識，又熟練掌握計算機使用和管理的復(fù)合型人才。
三、高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新途徑探索
1.夯實電子商務(wù)化管理之基礎(chǔ)。
用發(fā)展的眼光看問題、做決策、謀發(fā)展，緊跟科技進步潮流，結(jié)合高校自身特點，進一步配套完善高校檔案信息網(wǎng)。將各高校檔案信息網(wǎng)鏈接到Internet網(wǎng)，實現(xiàn)不同省市、不同區(qū)域、不同領(lǐng)域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設(shè)橋梁，構(gòu)建紐帶。合理統(tǒng)籌經(jīng)費使用，進一步加大檔案信息網(wǎng)投入，建立有效的檔案電子商務(wù)化管理系統(tǒng)，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機專用的計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機等硬件設(shè)施。加大對硬件系統(tǒng)的管理維護力度，制定專門的使用管理規(guī)程，嚴格按章操作，確保設(shè)施設(shè)備性能良好。結(jié)合檔案電子商務(wù)化管理的實際需求，邀請既懂檔案電子商務(wù)管理，又深諳軟件設(shè)計的復(fù)合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的錄取、分類、存儲、管理、檢索一體化服務(wù)，為高校檔案電子商務(wù)化管理提供可靠的硬實力和軟實力保障。
2.健全電子商務(wù)化管理的組織。
加強檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)教學、科研的實際，及時調(diào)整策略，成立決策機構(gòu)，負責檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和檢查監(jiān)督，對檔案資源、數(shù)量及內(nèi)外部環(huán)境進行革新。加大檔案電子商務(wù)化管理的宣傳貫徹力度，營造“檔案電子商務(wù)化管理為我謀利，我為檔案電子商務(wù)化管理出力”的良好氛圍，形成全?！吧舷禄?，內(nèi)外聯(lián)動”的良性發(fā)展局面。筑牢檔案管理人員服務(wù)中心思想，喚醒他們的崗位榮譽感和事業(yè)責任心，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。構(gòu)建順暢的反饋機制，根據(jù)客戶對檔案管理的意見建議，改進檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務(wù)化管理向全方位、多層次、系統(tǒng)性的方向發(fā)展。積極借鑒電子商務(wù)的成功經(jīng)驗，注重自主創(chuàng)新，適時組織評估，改進技術(shù)手段，構(gòu)建智能化的檔案信息檢索查詢系統(tǒng)，為客戶提供最便捷化、人性化、個性化的檔案服務(wù)。
3.完善電子商務(wù)化管理之標準。
“沒有規(guī)矩、不成方圓”，制定和實施檔案工作的標準和規(guī)范，是實現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)化管理的基礎(chǔ)，是提高工作質(zhì)量和效益的前提，是實現(xiàn)資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務(wù)化管理過程中，要購置標準統(tǒng)一，接口通用，性能配套的硬件設(shè)備，確保新舊設(shè)備、接口管理的延續(xù)性和通用性。積極完善檔案電子商務(wù)化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規(guī)章制度，明確不同類型電子文件的存儲格式，為檔案的電子商務(wù)化管理奠定良好基礎(chǔ)。設(shè)計檔案管理軟件時，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、注重長遠、細化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統(tǒng)之間的通用性。各高校、院系之間要加強合作、分享經(jīng)驗、互通信息、共享資源，避免不必要的重復(fù)勞動，充分發(fā)揮檔案對科研、教育、管理的促進作用。
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文書檔案管理作為電力企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很關(guān)鍵的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，電子文件日益成為企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統(tǒng)。文件、檔案一體化的計算機管理系統(tǒng)是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統(tǒng)有機的結(jié)合在一起的管理系統(tǒng)。目前電力企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進一步實現(xiàn)文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規(guī)范化工作。
1.電子文書檔案與紙制檔案的關(guān)系
在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結(jié)合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現(xiàn)管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。
2.實現(xiàn)文書檔案管理電子化規(guī)范化的好處
1）可以輕松的實現(xiàn)對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調(diào)整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。
2）可以實現(xiàn)檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統(tǒng)中存有文件的全文，不僅能實現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎(chǔ)。另外在檔案全文存儲的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠距離傳遞。
3）可以實現(xiàn)多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。
4）可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理。檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容。可以利用計算機輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動態(tài)變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預(yù)測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統(tǒng)計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構(gòu)、人員知識結(jié)構(gòu)、館藏、借閱、歸還、設(shè)備、經(jīng)費等基本情況及變化情況。
綜上所述，實現(xiàn)檔案管理電子化規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現(xiàn)檔案管理的電子化，通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業(yè)務(wù)管理工作。實現(xiàn)電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。
3.實施原則
系統(tǒng)實現(xiàn)過程應(yīng)遵循以下技術(shù)原則：
3.1 開放性
基于業(yè)界開放式標準，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3.2規(guī)范性
系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團公司制定的檔案管理辦法。
3.3靈活性與可擴展性
方便擴展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。
3.4安全可靠性
提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。
3.5先進性和前瞻性
采用先進成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進性，保證投資的有效性和延續(xù)性。
4.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點
4.1安全性
因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。
4.2易用性
檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。
4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合
在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運行；減輕系統(tǒng)維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。
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2.加大經(jīng)費投入，提供物質(zhì)基礎(chǔ)，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應(yīng)有設(shè)備和用品，檔案庫房達到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。
4.夯實基礎(chǔ)，抓規(guī)章制度建設(shè)，制定實施了《檔案員崗位職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設(shè)備維護使用制度》。
5.開展培訓，抓電子檔案管理人才建設(shè)，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術(shù)，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓，多次邀請市檔案局專家授課和現(xiàn)場專業(yè)指導(dǎo)，力求盡快適應(yīng)檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，我們與專業(yè)軟件公司共同開發(fā)了養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質(zhì)變。
二、拓展領(lǐng)取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設(shè)
近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業(yè)管理，由于鹽城市社區(qū)平臺建設(shè)不到位，致使企業(yè)退休人員檔案無人管理的現(xiàn)象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務(wù)中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應(yīng)時展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務(wù)職責和使命，就要堅持不懈創(chuàng)新，就要通過檔案電子化管理技術(shù)解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)的思路，在科學論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設(shè)工作，完全避免了過去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象，有效地控制了領(lǐng)取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問題。另外，還加強數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意?，F(xiàn)在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標準化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，通過業(yè)務(wù)檔案達標工作，規(guī)范了檔案管理，加快了標準化建設(shè)進程。
3.在業(yè)務(wù)實現(xiàn)信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠意義。
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2.加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1建立企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計算機技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術(shù)和信息化技術(shù)運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業(yè)檔案管理模式，通過計算機的使用實現(xiàn)了文件信息的管理、統(tǒng)計、接受、發(fā)送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業(yè)檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業(yè)的檔案管理和調(diào)用建立了有效的方式。使企業(yè)的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。
2.2實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化。企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機技術(shù)的使用實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業(yè)信息化的檔案管理應(yīng)在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業(yè)的檔案管理軟件并未統(tǒng)一和規(guī)范，從而為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)一體化和系統(tǒng)化帶來了相應(yīng)的阻礙。檔案管理軟件的難以統(tǒng)一制約了企業(yè)檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的提高，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立統(tǒng)一的平臺，建立統(tǒng)一的電子檔案的管理軟件平臺，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子轉(zhuǎn)化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。
2.3實現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)了檔案的共享。當前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)?、精干高效、勇于開拓創(chuàng)新的檔案人才隊伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機管理。要實現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術(shù)水平的專業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)要注意引進招聘一些有專業(yè)技術(shù)、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現(xiàn)代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強的開拓創(chuàng)新意識，從而促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
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一、強化檔案管理制度的意義
1.1，加強制度建設(shè)，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。
1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。
1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。
二、當前學校檔案管理急需完善的相關(guān)制度
檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執(zhí)行才能出成果。
2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。
2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施。
2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。
2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)。
2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。
三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求
3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識，以及計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。
3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識?！边@是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。
3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴守強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平；加強業(yè)務(wù)學習，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識和技能。
四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異
4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。
4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。
五、提高學校檔案管理的措施
