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1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
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在上個世紀90年代中后期中央國務院開始實施的面向廣大高校的“211工程”，從而標志著中國高等教育改革和發展正式起步。在經過將近20年的發展過程中，我國高等院校的教學模式的轉變已經顯而易見，而教學模式也從開始“萬人齊走獨木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴招，使大多數人的“大學夢”變成現實。高校的不斷擴招也使得教學規模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發展的同時問題也隨之而來，教學交流活動越來越頻繁，教學涉及范圍越來越廣，師生數量越來越多，可相應的教學檔案管理還停留在上個世紀水平，還在使用傳統的人工操作模式，缺點也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴重時甚至還影響到高校聲譽。因此改革當前傳統的教學檔案管理模式勢在必行。通過建立現代化、規模化的高校教學檔案的提案也油然而生，同時這樣做的目的還能為高校發展和教學質量提高提供高質量服務和有效保障。
一、高校教學檔案的必要性和意義
高校教學檔案管理的水平是衡量一個高校管理工作高低、檢測是否能成為一個優秀高校的重要參考指標。因此，教學檔案其目的不但是收集保存教學工作中有價值的資料，而且為以后教學改革，教學科研提供必要的書面依據。
不斷改進、完善高校教學檔案的管理工作，是對改進教學模式，繼續發揚優良的教學手段、遺棄不適用的教學手段從而提升教學質量，提高教學效率有效補充。因此，建立功能完善的教學檔案管理機制，對高校制定的教學發展規劃、教學目標以及科研工作都能起到極大的促進作用。
1、教學檔案能對高校教研改革進步的實施發揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養適合現代化社會工作的高素質人才，為科研機構培養新生力量、為祖國實現宏偉復興培養大量精兵強將。而怎樣提高高校的教學水平，都與教學檔案密切相關。只有在完整準確的教學檔案中不斷分析和參考，學習和吸收，才會為以后的教學和科研工作的提高打下良好的基礎。
2、教學檔案能對高校未來的教學科研規劃發揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來越突出，高校自身也面臨著改革傳統的教學管理手段，吸收和研究先進的教學手段。同樣，新教學大綱的不斷完善和新體制下標準的制定，教學手段日益翻新和總結，都需要借鑒以往的教學檔案，以便繼續發揚優良的教學手段，改革當今不適用的教學手段等。
3、教學檔案能提供學生、企業查詢的可靠憑據。隨著社會經濟多樣化的不斷進程，社會多種用人方式擴展，判斷人才水平的標準也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴的用人單位也經常和眾多高校密切聯系，從高校的教學檔案資料中獲取人才在高校的學習和活動記錄，進而分析是否能擔任工作的重要參考標準。同時，教學檔案也能起到服務學生的作用。隨著人才流動越來越頻繁，范圍也不斷擴大，很多畢業生因為種種原因，丟失畢業證需要補辦，這就要求高校的教學檔案必須完善，能幫助學生查詢到該學生在高校的過往記錄，方便辦理補證手續。
4、教學檔案能提供高校歷年為數眾多的教育活動中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對高校的榮譽感、使命感，擴大高校自身影響，需要經常舉辦對內對外的學校宣傳展覽，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養出的優秀人才、為當地教育事業做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養出的優秀人才、為當地教育事業做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。
綜上所述，高校教學檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強高校教學檔案管理水平，提升高校整體管理素質是高校所有改革方向中的重要任務之一。
二、高校教學檔案目前存在的問題和改進方案
由于高校的教學內容和范圍連年的增長和擴大，師生力量連年遞增，使得教學檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時，客觀上我國高校教學實行跨年制使得教學檔案無法和實行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學檔案的增補、存檔和查閱也因為種種原因無法展開。因此就出現的這些問題，需要制定相應的管理標準、找到切實可行的解決手段。
1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學檔案的意義和必要性。高校應該主動學習和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實行代表我國檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴謹的檔案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動普及檔案的重要性教育。讓師生加強對教學檔案的性質和價值的認識，增強他們對檔案信息的知識和學習欲望，從而支持教學檔案管理工作。同時高校要總結適合本高校的工作方式，制定切實可行的檔案管理制度。同時責任落實到各個教學部門，把教學檔案管理制度與每個教師利益掛鉤。定期在高校內開展教學檔案的推廣工作，讓每一高校學子都能學生的教學檔案有著正確的認識，從而遵守高校規章制度，為順利畢
業、到更高一層學府深造、走向社會工作崗位奠定必要基礎。
2、建立獨立、完善的檔案工作制定各項標準。各高校的教學檔案文件主要來源于學校管理機構與各教學院系。例：教務處負責教學計劃的研究和制定、修改；招生辦公室負責招生計劃的制定和實施；學生工作處負責廣大學生的學籍管理、學生獎罰以及思想教育工作；成人教育部門負責學校的成人脫產教育、函授教育、業余教育等。因此各教學部門職責和范圍不盡相同，所以高校教學檔案本著各部門獨立管理教學檔案原則，每個部門只需負責自己所轄管理范圍內的教學檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學的教學檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業務水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現象嚴重。因此需要建立科學的教學檔案管理制度。建立科學化、立體化的教學檔案制度。同時完善的檔案管理人員的培訓制度等。
4、實行按專業按體系分類的原則，按年度組卷進行科學管理。例如按照專業體系考核，教學檔案就記錄與這一專業所相關的體系范疇。在進行以往比較時，教學檔案能列舉歷年這一專業的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學優劣，找出差距，促進教學改革。同理，如果按照學習體系考核，教學檔案也能在這一學習體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學優劣等。因此，按專業按體系分類進行科學管理，能保持各個學科、各個體系的連貫性、系統性，從而使專業科研教學業務水平有著較好的進步。
5、培養提高高校教學檔案相關的工作人員的業務水平和素質。再好的制度和標準也需要人為的參與，僅僅有優秀的管理制度和標準，沒有相應的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學管理檔案的工作人員的業務水平和教學檔案管理水平密切相關。因此學校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓課程，提高相關工作人員的業務水平。把高校檔案管理工作提高到一個嶄新的高度。在必要時，各大高校可以適當引進吸收一流具備先進管理水平的外聘人員。同時，各大高校也有必要組織定期交流會、講座等。同行之間互相學習交流經驗、成果，總結不足。提高教學檔案工作人員的事業心和榮譽感，增強工作的科學性和嚴謹性，為整個高校管理工作做出應有的貢獻。
參考文獻：
[1] 孫 亮.論高校資料發展方向[J].大學圖書學刊，2004（3）.
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同時，近幾年來，我國大多數高校在規模上快速擴張，所帶來的教學檔案管理問題也是遇到了新的挑戰。
一、當前我國普通高校教學檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當前教育所存在的問題時強調:“我國教育還不完全適應國家經濟社會發展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學檔案管理的重要性認識不足。高校中某些部門甚至是領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置到人員配置，再到經濟投入，硬件建設上，難以滿足高校檔案工作發展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴招，國家的投入增加又相當有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學直接相關的項目上，而對教學檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學檔案管理工作的制度建設有待加強。部分高校教學檔案管理制度不健全，相關管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等檔案管理相關的法律法規，或者未能嚴格按法規管理檔案，檔案管理混亂、不規范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔;或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發揮檔案服務作用。
（3）教學檔案管理隊伍人員結構亟待調整。多數高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱，隊伍結構亟待調整。教學檔案管理隊伍中，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏，大多數來自于學校其他專業的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們缺乏檔案管理的專業知識和理論素養， 對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足。 對檔案管理如何適應新形勢變化而進行改革缺乏思考。
二、普通高校教學檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業的改革和不斷發展，教學檔案作用的發揮顯得更加突出， 教學檔案管理的規范化、科學化、現代化、網絡化已成為高校檔案管理的重要內容和舉措。
如何解決高校教學檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴格教學管理，健全教學質量保障體系，改進高校教學評估”、“做好學生成長記錄，完善綜合素質評價。”具體說來包括以下幾點:
（一）提高對教學檔案管理重要性的認識
（1）高校教學檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。 教學檔案有利于規范教學秩序，幫助完善教學過程，使高校教師在教學工作中能有章可循，有據可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學工作起到一個很好的監督作用。（2）教學檔案客觀地記錄了教師的教學工作，包含教師對每學期所任課程的教課記錄 指導學生學習的情況記錄 學生成績的評定記錄等，為學校教學評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個重要環節。（3）教學檔案是高校教學質量評估的重要依據 。高校教學質量評估需要考察一個學校的教學質量如何，教學成績如何，主要看教學檔案收集得是否齊全，教學檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規范。
（二）強調教學檔案管理的規范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度，是做好教學檔案管理工作的基礎。面對高校教學工作中產生的各類檔案材料，有關管理部門應該根據檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環節組成的，哪個環節的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學檔案產生過程的連續性，必須建立一套完整的教學管理制度，統一格式，規范內容，做到有章可循、有據可依。
（三）提高高校教學檔案現代化管理水平
（1）加強高校電子教學檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規模的擴大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務。
高校檔案部門應該參照國家有關標準制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統一管理，根據電子檔案的特性，從維護其真實性、完整性、安全性等各方面統籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強監督和指導工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當前的重點工作來完成。
（2）加快高校教學檔案信息網絡化建設。建設高校教學檔案信息網絡需要解決2個問題: 一是制定網絡建設的總體規劃，制定出檔案信息網絡建設的總體規劃，使工程有計劃、有步驟、有重點地進行。二是做好檔案信息網絡建設的標準化。建設高校檔案信息網絡的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網絡中任何檔案數據庫中的信息。
三、結束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質量”和“提高人才培養質量”，因此我們要從思想上認識高校教學檔案管理的重要性，認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校教學檔案工作的開展，使教學檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學校教學、科研、行政管理和其他各項工作服務。
參考文獻
[1]國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)
[2]對加強高校教學檔案管理的思考，白雯，甘肅教育201107
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在當前的高校管理中，評價教師工作優良的標準就是教學以及科研，教師自然就會將教學以及科研作為重點進行研究，在此種模式下，教學的目標也就局限在教與學之間，老師與學生也就成為了教學重點關注的對象，對檔案管理沒有形成足夠的認識以及重視。
教學檔案管理工作，較為枯燥乏味，但是其卻有著不可忽視的作用，但是在大多數高校中，還沒有對其的重要程度形成足夠的認識，對于工作也有著較低的標準，導致工作人員的執行力不強。檔案管理工作最為重要的就是管理的時效性，若不能及時有效的完成學生檔案的歸檔，而造成積壓或者丟失，就會嚴重影響檔案的完整性以及安全性，造成了較大的負面影響。由此證明，若想有效的完善檔案的管理工作，就應該對其加強重視程度以及管理意識。
（二）缺少較為規范的信息化管理模式
在較多的高校檔案管理中，仍未形成規范的管理模式，與此同時，尚未完善的信息化技術對管理工作的整體水平還會造成一定影響，沒有形成統一的系統平臺，就無法有效的實現共享信息資源。此外，還會有一定的安全隱患存在于高校的教學檔案中，在信息化技術的應用中，忽視了網絡黑客以及病毒的侵襲，對教學檔案管理工作帶來了一定難度。所以，在以后的教學檔案管理中，應加強網絡安全預防，避免出現不良因素影響信息化的發展進程。
（三）檔案管理人員的技術水平較低
現階段的高校檔案管理中，需要由較高學歷以及素質的人員進行管理，才能夠保證教學檔案工作信息化的順利進行，但多數高校仍未實現有效管理，缺乏相關的專業知識，對工作流程不夠熟悉，制約了教學檔案信息化的進程。
二、教學檔案管理中應用信息化的重要性
教師課堂上所使用的教學教案、日歷，加之教學中應用的教學方法和成果都可以稱之為教學檔案信息。在高校的檔案管理中應用信息化技術，能夠促進教學改革，改善教學質量，并在一定程度上使教學水平得以提升。應用信息化技術，節省了教學花費的時間，使教師能夠將時間以及精力放在教學和科研中，使教學活動能夠向更好的方向發展，并增加了教學檔案的利用率，使學生對于檔案的需要得以滿足，同時也是高校檔案管理發展的趨勢所在。
三、高校檔案信息化管理的措施
（一）加快數字化信息系統的建立
檔案管理發展的必然形式就是檔案管理數字化，其就是應用寬帶技術，將教學檔案的資源以及信息向數字化轉變，并作為其主要的管理體系。建立統一的數據庫管理系統，便于使用者查閱，使檔案管理的效率得以提高。
（二）信息技術的主要運用形式
第一，應用網絡技術以及管理軟件，將部分的教學以及科研信息公開化，加強使用者的溝通，使其的應用效率得到全面提升，實現更加快捷的查看。此外，還能夠將存儲失誤率有效降低，使檔案管理更加規范、高效以及精準。第二，利用信息技術培訓的手段，將最新的信息化管理手段向管理人員傳授，使其的綜合管理能力得到提升，以便更好的服務于信息化檔案管理工作。
（三）建立并健全安全保障體系
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近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，也給高校教學檔案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教學檔案的內容
1、綜合類
主要包括省、院級有關教學工作的文件材料；學院有關教學、教務工作給上級主管機關的匯報、請示及批復；教學工作的計劃、總結；分院、部、室部門職責、崗位責任制、機構改革材料；教務處召開的教學工作會議文件材料；各級優秀教學成果評獎辦法、獲獎名單；教育、教學研究成果申報與評審材料，教學改革立項、檢查、成果材料；關于教學檢查、評估的文件材料及報告；教學工作簡報等。
2、師資建設類
主要包括教師培養規劃；教師培養年度計劃；崗前培訓情況；師資情況統計表；教師獎勵情況統計表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評分標準；講課比賽評分標準；歷屆講課比賽文件；教師參加學術會議、培訓工作記錄等。
3、課程建設、專業建設類
主要包括優秀課（院、省、國家級）、精品課建設；有關專業設置、調整專業名稱及學制的報告及批復；新增專業申報材料及上級批復；專業建設相關材料；有關專業評估辦法、自評報告、評估結論；各專業培養方案、教學大綱；學校歷次制、修訂培養方案的有關規定；各級優秀課程有關文件材料（申報、評審、認定）；學校關于課程建設規劃及有關材料等。
4、學籍管理類
主要包括各單項學科競賽條例、辦法及參賽獲獎者名單；課程成績登記表；學生成績總表等。
5、教學管理類
主要包括教學實習、實訓、實驗、課程設計、社會實踐等的大綱、計劃、總結及指導書等相關材料（實習報告、課程設計說明書、圖紙）；培養方案、教學大綱教學；管理規章制度匯編；教學日歷；校歷表；教學任務書、開課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學期考試安排、考試總結；畢業設計（論文）有關規定；學生畢業論文、畢業設計、工作計劃、總結及相關資料（開題報告、論文、任務書、設計說明書、圖紙（工）、成績評定、成績單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實驗室管理制度文件；教學檢查文件、記錄、總結；有關英語、計算機等級考試的文件及總結；有關建立試題庫的材料；校內、校外實習基地建設、協議；試卷等。
6、學位管理類
主要包括上級有關學位工作文件材料；本院學位評定條例、辦法、工作總結；學位委員會會議記錄、決定；學位委員會授予學位底冊等。
7、教材類
主要包括省、院級關于教材建設方面的有關規定；編寫教材計劃；各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學指導書、習題集的情況；獲國家級、省部級優秀教材目錄及報批材料等。
二、高校教學檔案管理中存在的問題
1、教學檔案管理制度不夠健全
近年來，隨著《普通高校檔案管理工作辦法》的出臺，各高校在檔案法規制度建設上取得了很大的進步。但是從目前各高校檔案管理現狀來看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問題。具體表現為：（1）教學工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統一的監督指導和協調合作，出現了文件的形成及其歸檔的脫節；學校每學期的教學工作會議沒有進行規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻沒有培養規劃和總結；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。
例如學生考試或紀律違紀、學生參加黨課取得證書、學生參加社會實踐活動取得效果、學生轉學、轉專業、休退學等變動情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時的現象；（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時，才臨時安排非專職人員搞突擊應付。
2、教學檔案管理人員素質普遍不高
目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門的檔案管理員素質普遍不高，對檔案工作重視不夠，檔案管理意識淡薄，具體表現有：檔案部門常是一些老同志，很多都是沒有受過正規的檔案專業學習，半路出家，對業務工作不熟悉，總是邊學邊干；一些檔案管理員學歷低下，文化程度不高，很多分院及部門竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專業的檔案管理知識，對歸檔文件及其價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴肅性、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒有設立專門的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，根本沒有多余的時間和精力去學習檔案專業知識，也沒有機會接受專門的檔案管理業務及培訓，無法實現教學檔案的優化管理，更談不上工作熱情。
3、檔案信息內容開發不足，檔案的管理效率不高
當前，許多高校存在信息內容開發不足的問題。各分院之間教學檔案的管理相互封閉，各自為政，無法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀是一個現代化、信息化、網絡化的時代，這就對我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰。
三、高校教學檔案管理的對策
1、規范和完善高校教學檔案管理制度
高校不僅要制定、完善教學檔案管理制度，還要明確高校教學檔案管理人員的職責范圍，使高校教學檔案管理人員有強烈的責任心，更好地調動其工作積極性。工作制度的建立要由學院分管的院長負責組織，由學院檔案辦公室負責擬定，以便更好地體現檔案工作的科學性與專業性。通過其制度的執行，規范高校教學檔案具體工作行為，使高校教學檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規化。
2、提高檔案管理人員的素質
高等院校是高學歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數教學檔案管理人員中出現了學歷低、專業水平差的問題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學檔案管理人員的素質就顯得尤為重要。而要提高高校教學檔案管理人員的素質，就要提高高校教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不光是指其政治立場要堅定，還必須要求其對本職工作有認真負責的態度。高校教學檔案不得隨意去改動，例如學生各科、各學年考試成績；學院對在職教師教學工作考核的結果等。作為高校教學檔案管理人員，不但要有較強的責任心和事業心，更要有愛崗敬業、對工作無私奉獻的大無畏精神。其次，高校教學檔案管理人員還要具備相應的專業素質。對于高校教學檔案管理人員大部分都是半路出家、專業素質比較弱的問題，各分院應當做好其再教育的工作，例如通過各種進修、脫產或非脫產上研究生班，當然也可以通過自身學習來不斷提升自己的專業水平和素質，以便能更快地適應高校教學檔案管理的要求。
3、提高高校教學檔案管理水準，建立多功能型綜合檔案館
隨著現代科技的前進和發展，構建多元的檔案資源管理框架，建設全民化檔案館將會是以后綜合檔案館的發展趨勢。復合型檔案館是傳統檔案館發展的延伸與繼續，是傳統型檔案館在信息技術條件下，與其發展的數字化檔案館融合而成的一個有機的統一體。復合型檔案館模式融合傳統型檔案館與數字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢與選擇。但是，目前我國高校的教學檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時，信息能力不強，就會在很大程度上削弱檔案館的作用。而復合型檔案館的建立，則是使現有的綜合檔案館強化更有效的途徑。綜合檔案館的強化會使其功能強化，能夠進行統一管理、避免重復的目的，符合構建節約型社會的理念。建立復合型檔案館，不僅能夠將高校教學檔案作為重點進行歸檔，還應該將其它各種與教學檔案有關的檔案進行一體化管理，使檔案之間形成一個體系，提高高校教學檔案的管理水準與效率。所以，高校各級檔案管理部門要加強管理方法與制度的創新，建立一個以現代化、網絡化、信息化為主體，以紙質檔案為輔的新型檔案管理模式。
總之，教學檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計算機、網絡技術為代表的現代信息技術的迅猛發展。對高校院系級教學檔案工作提出了更高的要求，教學管理人員應適應時代需求。提高自身素質，掌握最新管理手段，使教務工作切實為高校教育提供高質量服務，使教學檔案在高等教育發展中起到積極的作用。
參考文獻
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一、貴州高等學校教學檔案管理現狀
作為西部地區的貴州省，高等教育較中東部省份和周圍省份較為落后，到2013年6月全省共有高等院校44所，其中本科院校18所，國家級211重點大學只有貴州大學1所。近年來貴州高等教育發展較快，各學校積極加強教學管理的各項工作，在檔案管理上積極投入，各學校檔案管理條件有了較大的改善。但由于各個學校對檔案管理的認識不足，貴州高等學校檔案管理，特別是教學檔案管理依然存在以下問題。
1、對教學檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分學校領導對教學檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為教學檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。
2、教學檔案管理分散，管理不規范，存在毀損和丟失現象。教學檔案是高校師生在進行教學活動、教學管理過程中的歷史記錄，產生于各高校基層教學單位（院系），種類繁雜，數量較多。所以，各高校基本上是將教學檔案分散在各基層教學單位（院系）進行管理，只有很少的學校進行集中管理。由于將教學檔案分散在各基層教學單位（院系）進行管理，受各基層教學單位（院系）管理場地，管理人員檔案管理水平和學校沒有統一的教學檔案管理制度的影響，教學檔案的分類、裝訂千奇百怪，甚至存在毀損和丟失現象。
3、各學校檔案管理人員配備不足，造成教學檔案管理由非專業、非專職的檔案管理人員管理。目前貴州高校只有少數幾個院校設立了獨立的檔案管理部門，多數院校都還是將檔案管理附屬于其他部門。設立了獨立的檔案管理部門的學校，對檔案管理人員配備一般在10人以下，未設立獨立檔案管理部門的學校檔案管理人員一般配備1-2人。檔案管理人員要負責學校文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大。所以，多數院校只好將學校最主要的檔案―教學檔案分散在各基層教學單位（院系），委托給由非專業、非專職的檔案管理人員（教學秘書）管理。
4、教學檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但目前貴州省高等院校中只有少數幾個學校引進使用了現代化的檔案信息管理系統，多數學校仍然采用傳統的手工采編管理。即使使用了現代化的檔案信息管理系統的，也主要用于人事、文書等檔案的管理。計算機技術還沒有在教學檔案管理中廣泛運用，這些不利于教學管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。
二、加強貴州高等學校教學檔案管理建議
1、加強教學檔案管理宣傳，正確認識教學檔案的重要作用。思想認識是主導人們行動的指針。貴州各高等學校要積極宣傳加強教學檔案管理的重要性，讓學校各級領導，特別是各基層教學單位（院系）領導充分認識到教學檔案是衡量教學質量和教學管理水平的重要標識之一，加強教學檔案的管理，對于提高教學質量、推進教學研究、提升教學管理水平，具有重要的意義和價值。
2、建立健全教學檔案管理制度，理順教學檔案管理流程，確保教學檔案管理科學化管理。教學檔案管理工作涉及到學校教學活動的各個環節，建立健全教學檔案管理制度，理順教學檔案管理流程，是確保教學檔案管理科學化管理的關鍵。為確保教學檔案管理按流程順利開展，各學校必需制定統一、科學的教學檔案管理制度。 其內容應包括教學檔案管理人員崗位制度和教學檔案管理流程制度。
教學檔案管理人員崗位制度是明確教學檔案管理人員配備和崗位職責制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責，明確工作人物和職責范圍，做到責權明確。高等學校教學檔案管理內容繁多，工作量大，各高校檔案館必須配備專門的教學檔案管理人員崗位，負責全校教學檔案管理。同時，各基層教學單位（院系）辦公室主任、教學秘書、學生科科長可作為各基層教學單位（院系）兼職教學檔案管理人員崗位，負責各基層教學單位（院系）的教學檔案管理。
教學檔案管理流程制度是對教學檔案收集、歸檔和庫存管理等管理規定。教學檔案管理流程一般應包括教學檔案收集、教學檔案歸檔和教學檔案庫存管理等工作流程。
教學檔案的搜集是教學檔案管理工作的前提和基礎，是將教師、學生和教務管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學管理等活動中，形成的諸多具有保存價值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等收集起來，為教學檔案歸檔提供依據。由于教學檔案的來源相對分散，從而使得教學材料的搜集相對難度較大。同時，因為教學活動學年性的特點，使得教學檔案的歸檔與其他檔案的歸檔工作不能同步進行，從而容易產生漏檔的情況。這些問題都是在教學檔案的搜集環節中應該著力注意和避免的問題。
教學檔案歸檔是指對收集的教學檔案進行整理、編號和立卷的過程。教學檔案的整理是一項復雜并細致的工作，同時，在教學檔案整理的過程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份教學檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經過十幾項具體的內容，如分類、擬寫案卷標題、卷內文件排列、編頁碼、抄寫卷內目錄等等。此外，在教學檔案歸檔的過程中，應格外注意教學檔案的歸檔材料，應反映出教學實踐活動和教學管理的全過程，尤其在歸檔的過程中，應按照教學、科研、管理等活動的各個階段來搜集材料，具體來說，一方面，要把需存檔的所有資料補齊、補全，使得相關材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學檔案材料進行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優，從而確保教學檔案材料的準確性和有序性。
教學檔案庫存管理工作是指教學檔案的保存、借閱、返還等工作。由于教學檔案產生于各高校基層教學單位（院系），主要借閱使用為各高校基層教學單位（院系），所以，高校教學檔案庫存管理工作應按其使用頻繁程度分級管理。在一年以內的教師教學檔案，在校學生學生教學檔案，因其使用頻繁，可以由各高校基層教學單位（院系）管理，超過一年的教師教學檔案和畢業學生學生教學檔案，可以集中到學校檔案館統一管理。
3、積極開展教學檔案管理相關知識的培訓，提升教學檔案管理人員的業務素質和能力。教學檔案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到教學檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行教學檔案管理知識的相關培訓，進而提升他們的業務水平，如案卷的整理、歸檔的內容和范圍、編研的質量等。同時，檔案管理人員應具有責任精神和敬業精神，在工作中應樹立超前意識，主動摸索教學檔案管理工作的規律，從而優化具體的教學檔案管理工作。這些對于提升教學檔案管理水平，具有重要的意義。
4、逐步建立高校檔案管理信息化系統，提高教學檔案管理工作的現代化水平。 隨著高校教育事業的不斷發展，原先舊的教學檔案管理機制已不能適應當前教學檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進步和發展。在具體工作中，我們應當更新觀念，逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理設備引入到具體的教學檔案管理工作中，從而實現教學檔案管理的信息化。如，成績管理系統、學籍管理系統等信息系統的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力資源的浪費。同時，可建立網上檔案服務平臺，從而方便進行教學資料的檢索和查詢，進而發揮檔案管理工作的實效作用。
作為西部地區欠發達的貴州，高等學校檔案管理普遍較為落后，提高貴州高等學校檔案管理水平任重而道遠。以上問題的分析和建議，僅是我作為貴州高等學校檔案管理人員中的一員提出的較為膚淺的看法和建議。
參考文獻：
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篇7
一、高校教學檔案管理工作存在的問題
1.教學管理人員缺乏檔案意識
由于教學管理人員歸檔意識淡薄，加上這些人平時大多忙于日常教學行政業務工作和繁雜的事務性工作，一些原始材料沒有及時歸檔。基層教學管理人員也沒有把足夠的時間和精力放在檔案的收集和整理工作上，而檔案管理則是一項專門的業務，具有科學嚴格的法規規范、分類標準和管理辦法，這一矛盾的存在，必定給教學部門檔案的規范管理帶來影響。
2.教學檔案不夠齊全完整
隨著學校辦學規模的擴大，教學部門涉及的工作中除了形成紙質材料的教學檔案之外，也產生不同載體的文件材料。比如學生競賽獲獎照片、視頻材料等電子檔案以及獎杯、獎牌等實物檔案。
3.教學檔案不夠規范
對于如何收集原始材料，大部分教學管理人員沒有規范意識，只是簡單地收集各自在平時教學管理活動中形成的材料，不太注意原始材料的材質、字跡等等。
二、教學檔案資料的范圍與歸檔
1.從媒體上看不僅僅限于文字資料，也包括錄音、軟盤、照片、圖紙等
2.從來源上看有上級、本級、下級三個方面
（1）上級機關的文件材料，指上級教學工作的文件、資料工作條例以及重要會議需要貫徹執行的文件等等。
（2）本單位形成的文件材料，主要指本單位會議記錄、年度工作計劃、工作總結、本單位起草的各種文件；請示、工作意見、指示、批復等。
（3）下級報送的文件材料，主要是相繼單位報送的計劃、總結、工作報告、典型材料等。
3.從性質和用途上，可分為三大類
（1）教學資料。主要反映教師、教學管理干部、教學保障條件等現實狀況教學能力。具體內容包括：教學隊伍名冊、教師業務檔案及社會兼職、外聘和外籍教師情況；教室、場地情況，實驗室及儀器配備；教學用教材、獲獎教材，教學輔導教材、教材使用效果統計；電化教室、語言室情況，電教設備及運行情況，電教片資料情況。
（2）教學文件資料。包括上級各種教學工作制度、崗位責任制、教學場所使用規定等；各種教學文件，如專業設置、教學大綱、課表；專業建設、課程建設、重點實驗室和重點學科建設、教師隊伍建設；圖書資料建設、管理等。
（3）教學管理與運行資料。包括各個時期教學檢查、教學業務會議、教學競賽材料、教學信息反映、考試工作材料、學生課程成績、學籍異動、獎勵、外語及計算機等級考試材料。
三、教學部門檔案資料收集整理的要求
1.教學部門檔案管理人員的職責與要求
做好本部門各類文件材料的形成積累工作；將收集的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚，標題準確，裝訂齊全，并及時向學校檔案館（室）移交；做好存放在本部門各類檔案的組卷分類、編目、登記、保管、利用等工作。教學部門檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業忠于職守，遵守紀律；具備本校相關學科的一般知識和檔案業務知識，高度認真負責，勇于開拓創新。
2.教學部門檔案資料類目的構成
A類：黨群（DQ）
11黨務綜合；12紀檢；13組織；16工會；17團委。
B類：行政（XZ）
11行政綜合（學校評估、教代會、校史和院、系、所等單位綜合材料入此）；12人事；15總務后勤；16檔案、圖書、文博。
C類：教學工作（JX）
11綜合（學生運動會、教學評估、優秀教學評獎材料入此）；12學科與實驗室建設；14學籍管理（學生獎懲材料入此）；15課堂教學與教學實踐；18教材；19師資隊伍管理。
以上一、二級類目下的三級目錄由于篇幅限制未一一列出。
3.檔案資料的保管期限和載體
上述檔案資料的保管期限一般以3―5年為限，較少部分為長期，基本不采用永久保存。保存載體可較多使用電子文件。
四、加強高校教學部門教學檔案管理的措施和對策
1.增強教學部門人員的檔案意識
確保檔案質量的前提是文件材料的完整和準確性。而文件材料收集主要依靠教學管理人員與基層教學管理人員進行有效的信息交流，積極主動、認真細致地收集整理材料，最后由部門專職或兼職檔案員仔細分類歸檔，從而維護檔案的完整性、系統性。
2.建立年度歸檔和定期集中歸檔的制度，分門別類地管理檔案
教學檔案由于時間劃分的特殊性，在歸檔的時候可以采用教學年度歸檔和定期集中歸檔相結合的方法。教學管理人員在完成某項業務時候，能及時歸檔，防止事后找不全材料甚至找不到材料，避免造成檔案不全的現象。
3.提高專職或兼職檔案員的素質
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1 對教學檔案的認識
（1）教學檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學校在組織教學活動和教學管理過程中形成的、對日后教學工作具有參考利用價值的、需要歸檔保存和開發利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數據等信息資源的總合。它是學校教學活動的原始記錄和歷史憑證，是學校發展的縮影，也是學校組織開展各項教學活動的重要基礎和詳實的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財富。
（2）教學檔案在教學管理和學院發展實際作用：①它是衡量教學水平高低、教學質量好壞的曲線圖。通過對教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學生考卷、考試成績等反映了教師的講課水平、整體素質、教學質量；通過學生實習、實踐能力考評、學生考取國家資格比例、畢業生跟蹤調查反饋報告，反映學校整體教學質量的評價；通過專業設置、教學計劃、課程安排、實用教材反映學校的整體教學思路，和對國家教育整體規劃的執行情況。為了適應社會需要，國家對高職院校的教學方向不斷改革，教學內容不斷調整，教學活動中誕生的各種規章制度又是教學管理水平的標志。②它還為國家對高校辦學水平評估提供最基礎資料。國家對各高校的全面評估，最重要的是教學質量的關注，教學檔案資料就成了必備內容，專家正是通過對評估單位提供的大量的教學檔案進行系統的分析、對其做出合理評定，給國家對高校的監管提供可靠的依據。
2 教學檔案收集整理中存在的問題
2.1 檔案意識薄弱，領導重視不夠
教學檔案對歷史是記載，對現在是借鑒參考，所以在高校以教學為主的大背景下，很難進入前臺被人們所關注。經費不足，設施不全，人員配備不合理是普遍現象，對檔案員不重視培訓，對檔案室不重視監察，該升級進館的不及時升級，造成寶貴的教學檔案的浪費。
2.2 規范化管理不到位使得收集整理困難
由于教學規模的擴大，專業面越來越廣，檔案形成涉及的范圍也越來越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學作為重點，對檔案意識淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內容不細化，讓人理解不透也勢必造成有價值的教學檔案的丟失或漏收，影響收集的質量。整理困難：教學檔案本應由檔案形成部門按文件材料形成規律和特點，保持文件間的有機聯系，便于保管和利用的原則進行整理，即誰形成誰立卷，然后交由檔案管理部門監查驗收、上架。但在實際工作中，兼職檔案員都身兼數職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續的基礎上，要求其按檔案標準化整理，勢必積極性不高和整理質量難以符合標準，檔案部門還得進行二次整理，造成人力物力的巨大浪費。
3 加強教學檔案管理的改進措施
3.1 加強領導，強化意識
人們普遍認為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識，增強檔案法制觀念，其實，我們每個社會人（包括領導、教師、學生）都是檔案形成的主體，每個人都需要了解檔案知識，了解檔案的相關法律常識。比如與教師相關的科研材料、教案、課件等，都應按相關制度存檔。
3.2 范圍明確，方法得當，內容具體
由于與形成檔案有關的所有人，都不可能達到專業檔案人員應達到的專業水平，對收集檔案材料的認識也不一致，對應歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細化到具體材料或文件，落實到人員頭上，再由兼職或專職人員進行全面管理從而避免文件的丟失。其實現在大部分工作都在計算機上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過電子郵箱直接發送到檔案管理部門進行保存更是可取之法。以下是教學檔案收集的具體內容：
（1）綜合類：主要有上級主管部門下達的有關文件、學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作記錄、簡報等；學院制定的教學制度、規定、辦法、條例及教學工作的文件、教改項目的立項報告、教學工作的數據統計、分析資料、每學期評教、評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
（2）教學管理類：教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料、教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建議規劃、實施情況、教師進修培訓材料、學籍管理材料、學籍變更材料、課程安排表、學年校歷。
（3）教學業務類：重點課程、精辟課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料；培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關材料；教材建設、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本，青年教師教學比武材料、教學實習的有關材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學生畢業論文及評審意見、學生在校期間發表的論文和獲獎有關材料；教研相關資料、教師業務檔案、教學儀器設備材料。
（4）教學研究與教學改革類：系教學工作特色相關材料、教學管理干部及教師發表的教學研究論文目錄及論文復印件（按年度匯總）、開展教育思想學習與討論的有關材料（文件論文集、報告會記要）、各級教改項目總表及附件（含申報、任務書、結項報告、鑒定表、成果）、教學內容、方法和手段改革及考試內容等相關材料。
3.3 健全制度，規范管理
依照《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案管理規范》等法律法規，制定符合本校實際，利于教學管理的切實可行的各項教學檔案管理制度，對管理人實行一系列的考核制度與辦法，大力加強教學檔案的管理體制，從而進行規范化管理。
3.4 開發資源，提高利用
不論教學檔案收集的多完整、整理的多科學、管理的多先進，沒有利用的檔案就是死檔，就是對前期工作的否定，就是對人力物力的極大浪費。檔案的利用是體現其價值的最終目的，要充分利用現有技術手段及設備，將優秀教師的風采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內容、圖片，先進的教學技術和先進的教學設備等信息通過網絡、多媒體、大型展覽等進行宣傳，最大化的開發利用檔案資源。加強與教學管理部門的有機聯系，讓教學管理者及時了解掌握教學檔案的動態，及時進行教學資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現在，不斷調整和改進教學管理思路，最終達到提高教學水平和教學質量的目的。
總之，教學檔案管理是一項復雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學檔案這一寶貴歷史資源，從領導到每一位教師都要樹立檔案意識，樹立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學檔案最大化的發揮其作用。
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1.有利于開展教學活動，提高教學質量
教學檔案是高校教學管理工作的真實記錄，能詳細、真實地展現教學工作的全貌，對促進和提高高校教學管理、教學質量有著重要的作用。校管理部門借助已分類的教學檔案，進行各種教學設計、教學質量檢查和畢業生狀況調查，及時發現問題并提出改進措施。有了完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果，并加以完善和提高，為教學活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學質量。
2.能為開展教學評估、規范科學辦學提供重要材料
任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開原始的教學檔案信息。教學檔案是高校辦學過程中積累起來的教學思想、教學實踐、教學改革和研究等諸多活動的真實記錄，是反映教學活動從制定計劃、組織實施、結果控制到信息反饋、修正、整改的全過程，是學校發展史的真實記錄和寫照。教學檔案是否完整和齊全,直接影響到教學評估的結果,其好壞直接準確地反映學校的教學管理水平,進而影響到本科教學評估的結論。
3.考核教師工作成績，進行教學管理的重要依據
作為督查教學活動、規范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執教態度、行為和水平，因此高校檔案管理還有檢驗教師是在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業領域中不斷拓展與提高等重要作用。這些因素是考核教師知識水平和業務能力的根本條件。建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據。
4.為制訂有關決策和教學計劃提供參考依據
因為教學檔案是隨著教學實踐活動中形成的真實的歷史記錄，是一切公開和不公開的教學信息材料的匯集，能夠準確、系統、全面地印證以往的教學活動和教學管理活動的情況。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供參考依據和咨詢材料，可以幫助人們了解過去的歷史，認清現狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發展的基本過程和規律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發展。
二、高校教學檔案管理現狀
教學檔案管理在學校工作中的作用如此重要，但就目前狀況而言，我國的教學檔案管理還存在著不少問題，發展還不完善。主要問題表現如下：
1.對檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏教學檔案管理的意識
有的高校領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、機構和專兼職人員的配置，還是現代化檔案管理條件完善，人員的培訓，都較少列入領導的議事日程。還有些教學檔案管理人員在不同程度上存在教學檔案意識薄弱的現象，對教學檔案的重要性缺乏足夠的認識，致使教學檔案建設和管理與其他工作不同步。另外，許多教學科研人員對檔案管理工作認識不清，甚至對教學文件材料的歸檔持抵觸態度，認為教學科研成果是自己在教學過程中產生的，應由自己保管；有的擔心歸檔后使用起來不方便，不如自己保管，有關教學活動沒有及時記錄，沒有形成文件材料歸檔或沒有注意收集保存。
2.歸檔體制不夠健全，檔案管理制度不夠完善
由于普通高校檔案管理工作起步較晚，所以教學檔案的管理制度存在一些缺陷：歸檔制度不健全、體制不完善，歸檔范圍制定不夠具體科學，只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施。這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執行者的高度重視，有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、轉閱，從不登記，有的不妥善保管，不用時也不歸還，導致了相當一部分檔案散存于個人手中沒有及時收集、整理歸檔，使各職能部門和教學系部檔案不齊全、不完整。
3.缺乏專業隊伍
要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前許多高校院系教學檔案管理由教學秘書兼任，由于教學秘書日常事務繁雜，各項管理工作不斷增加，根本就沒有充足的時間來系統開展教學檔案的管理。有的高校雖然有專職管理人員，但由于缺乏專項培訓經費，外出學習培訓少，不能很好的學習和掌握利用現代新技術管理手段。這些都會給教學檔案管理帶來很大不利。
4.教學檔案材料管理手段落后，數字信息化水平偏低
21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。可是多數高校教學檔案管理現代化手段還處于起步階段，目前計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很難適應形勢發展的新要求。
三、對策和建議
教學檔案關系到能否為學校教學、科研、教學評估、教學的規范化管理等方面提供完整系統的檔案信息資源，滿足提高教學質量及社會各方面對教學檔案的特殊需要。針對高校教學檔案管理中存在的問題，高校應結合自身的實際情況以評估為契機，完善高校教學檔案建設、根據檔案管理在學校教學中的重要作用以及存在的一些問題，下面提出一些對策和建議：
1.引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識
高校教學檔案工作的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學校教學工作計劃，列入主管領導議事日程，重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩定性。檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全校范圍內全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。
2.建立和完善高校教學檔案管理制度，提高管理質量
教學檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作，應當有相應的技術規程。高校必須完善教學檔案管理的各項規章制度，進一步明確教學檔案工作者的職責，明確教學檔案歸檔范圍，形成規范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，實現檔案工作標準化，確保檔案管理的科學性。另外，學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規范的管理制度，加強院系教學檔案工作的規范化建設。
3.穩定教學檔案管理人員隊伍，提高業務素質
當前教學管理隊伍建設的一個重要的方面就是穩定管理人員隊伍，建立“以人為本”的激勵機制，關心支持檔案管理人員的工作，把檔案建設情況納入考評項目，作為評優的主要依據之一，保證教學檔案管理人員的相對穩定。教學檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量。高校教學檔案管理人員要充分利用現代化管理技術，實現檔案信息數字化和網絡化。這就需要檔案人員進行系統的專業知識、現代化技術設備知識和先進管理軟件知識學習培訓，熟練掌握適應檔案工作需要的計算機、掃描儀、打印機、刻錄機等硬件設備的操作技術，以保證檔案信息化建設的實施，提高檔案信息服務的質量。
4.加強教學檔案的數字化和網絡化建設，不斷提高服務質量
目前計算機的廣泛應用和互聯網的高速發展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。
總之，高校教學檔案工作的質量與水平是衡量學校教學管理和教育質量的重要標志之一。是開展教學改革、評估教學管理工作的重要依據。加強教學檔案管理工作對于加強教學管理、提高教學質量和開展教學研究有著非常重要的意義。只有通過全體工作人員的共同努力，才能收到良好的效果。
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2.缺少資金投入，各種硬件設施不足
檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實現檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設備，例如各種安全系數較高、性能比較穩定的大容量存儲設備、網絡設備、軟件平臺等等。這些先進的設備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預算和上級的補助，但是那有限的資金卻很難滿足教學科研檔案管理信息化的要求，正是因為如此，硬件設施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴重的制約。
3.檔案的信息輸出能力較弱
高校的教學科研檔案管理部門要將開發的教學科研檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學科研檔案信息輸出不能夠完全適應高校師生對教學科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學科研檔案的部分內容信息在校園網上進行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無法滿足廣大師生對教學科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學科研檔案管理部門以及工作人員應該自覺地改善服務模式，努力提升自身的業務水平，力爭讓所有需要教學科研檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。
4.靠政策、少創新,重管理、輕服務等落后觀念頑固存在,轉變觀念仍是管理工作中的重點之一
許多高校對教學科研檔案管理工作的內涵和重要性認識不足,在管理上還受到了傳統觀念的影響，忽視教學科研檔案管理的現代化、高效化和智能化,在教學科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規劃,工作的積極性和創新性發揮不夠,在管理觀念上依然習慣于傳統的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴重。這些認識上的不足,導致教學科研檔案管理處于相對被動、滯后的狀態。同時,重管理、輕服務的思想根深蒂固。
二、改善高校教學科研檔案管理的對策
1.創新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統思想觀念
之所以檔案管理人員與教育領導階層會缺乏足夠的檔案現代化管理意識，是因為他們沒能明確教學科研檔案管理的最終目的。做好高校教學科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠實現“信息服務學校、服務社會”，讓這些檔案有效的為學校教學服務，提高高校的教學質量，培養出更加優質的人才。同時還必須要打破傳統的觀念，清晰的認識到做好高校教學科研檔案管理工作對檔案事業發展的重要性。不能夠僅僅從經濟利益角度進行衡量，而應該從多個方面進行衡量。
2.盡量拓展資金來源
各種財政預算可以作為教學科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應該成為唯一來源，檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應時展的軟、硬件設施，加快教學科研檔案信息化管理的進程，促進高校教學科研檔案信息化管理的實現。檔案部門應該積極的將教學科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務建設規劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當地的電信部門合作，獲得相應的網絡優惠支持等，與當地有關的IT企業合作，減少軟件平臺開發資金。
3.創新管理制度，完善教學科研檔案管理規范化
隨著我國高校教育改革的推進，創新的教育理念促進了我國高校在辦學方式、學科領域建設等方面都呈現出多元化的發展態勢，同時也促使了高校教學科研檔案的種類呈現出復雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學科研檔案能夠發揮其應用價值，就需要對高校的教學科研檔案管理機構及教學管理部門進行一個明確的、科學的界定與分工。因此，必須使管理制度創新走在實際工作的前面，來指導和約束管理行為。各高校要依據國家頒發的《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學科研檔案管理規章制度。將全校教學科研檔案分為學校、教務處、二級學院，并規定相應的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的工作機制，使教學科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學科研檔案目標管理標準，積極開展檔案管理業務培訓，加強二級學院的教學科研檔案管理體系的完善，不斷總結經驗，加大規范化建設力度，實現教學科研檔案管理的科學化和規范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。以此來充分發揮高校教學科研檔案在高校教學研究、教育管理、教學活動等各項工作中的作用，以此來提高我國高校的教學科研檔案的科學管理水平和質量。同時完善的教學科研檔案建設工作能夠幫助我們樹立全局的觀念，具備超前的工作意識。
4.利用信息化管理手段，實現教學科研檔案的現代化管理
隨著時代的發展，紙質教學科研檔案逐漸成為數字化，而互聯網的普及使得教學科研檔案開展網絡服務已成為可能。高校應加大教學科研檔案現代化設備的投入，積極的將計算機技術應用于教學科研檔案的管理，并建立教學科研檔案管理信息化服務網絡，通過信息網絡手段實現對教學科研檔案管理服務升級，充分利用校園網等各種網絡平臺，積極推進教學科研檔案信息資源共享。
5.加強檔案管理人才培養，提高檔案服務意識
教學科研檔案管理人員的業務素質直接關系到教學科研檔案工作的質量，因此，要加強對教學科研檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學科研管理工作的基礎上，不斷提高教學科研檔案業務管理水平。此外，還要認真做好教學科研檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學科研檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，使檔案服務做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內容的服務，更好地滿足師生員工對教學科研檔案的利用需求。
6.建立教學科研檔案服務信息反饋機制
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（二）存儲更加便利
傳統的紙質教學檔案的保存對環境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環境紙質檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統的教學檔案管理過程中需要花費大量的人力物力確保保存環境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質教學檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環境造成了破壞。然而電子教學檔案可以很好地解決上述問題，電子教學檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現代儲存器中。現代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統管理方式不可相比的。
二、高校電子教學檔案管理問題分析
（一）缺失規范的、有效的電子教學檔案管理規章制度
大多數電子教學檔案的保存分散在各二級學院，由于種種原因導致多數高校電子教學檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關法律法規，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴格按照有關法律法規，開展檔案管理工作。由于規章制度的缺失，導致一些電子教學檔案處于“被忽略”狀態，多數電子教學檔案“被忽略”在了管理范圍之外。
（二）電子教學檔案管理意識不強，重視程度不夠
由于相關規章制度的缺失，導致相關管理人員對電子教學檔案的重要性認識不夠。對電子教學檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質（學生和教職工人數眾多、學生和教職工來自全國各區域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護、更改、保存、遷動等相關流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統的紙質文檔轉變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負擔。
（三）電子教學檔案管理過程缺乏系統規范性
根據《檔案法》和《大學檔案管理辦法》，高校電子教學檔案管理的任務主要集中在收集、整理、鑒定、保護、統計、編制等六個方面，通過這六個環節提高教學檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運營嚴格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導致一些高價值的基層教學單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地損失一些高價值檔案；一些價值不高的教學，又被不經選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現象。由于檔案的研編能力有限，導致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現象。
三、高校電子檔案管理優化措施
（一）開發檔案管理系統，提高檔案管理信息化水平
利用計算機網絡進行檔案管理的系統，我們稱之為電子檔案管理系統，各高校應根據自身電子檔案管理情況，設計制作一套與之情況相適應的電子檔案管理系統。電子檔案管理系統包括硬件系統（輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機）和軟件系統（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應結合自身情況以此為基礎設計自己的電子檔案管理系統。在開發了電子檔案管理系統之后，高校還應加快電子檔案管理信息化建設，制定檔案管理信息化總體規劃和標準，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學檔案立卷、歸檔、訪問等方面設置相應的命令來實現電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學檔案的信息化水平。
（二）加強領導，完善制度，健全機制
由于電子教學檔案主要保存于各二級學院，這就要求各學院領導必須重視電子教學檔案的管理工作，采取措施加大相關管理與監督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學檔案管理工作的基礎，是做好電子教學檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應的電子教學檔案管理制度。電子教學檔案的管理工作主要集中在各二級學院，因此應當建立以校檔案室、學院(職能部門)為主體的二級管理結構。學校檔案室以業務指導為主，做好學院(職能部門)專、兼職檔案員業務指導工作，提高專、兼職檔案人員的業務能力和工作責任感。
（三）提高管理人員專業技能，重視管理人員隊伍建設
隨著科技的進步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機的文件管理需求，這就需要相關管理人員必須具備必要的專業知識和相關的素質。無論從技術性角度還是從專業性角度，電子教學檔案管理都是一項極為復雜的工作。這就要求相關管理人員必須通過不斷的學習相關知識來提升自己的專業技能，以完成電子教學檔案管理工作。當然學校層面也可以通過一系列培訓、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學檔案管理可以說是一項極其復雜的系統工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學檔案的形成、積累、貯存、和開發利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設，提高他們的業務技能和綜合素質，組織其學習檔案管理系統知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運用技術，靈活運用文件管理系統軟件。
（四）增加經費投入，實現現代化管理
電子教學檔案的管理需要配備相應的計算機和電子設備，目前多數高校由于對電子教學檔案管理的重視度不夠，此方面的預算投入不足，造成許多教學檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網絡檔案，降低了教學檔案的利用率。就此學校方面應該投入足夠的預算資金，實現信息化管理和辦公自動化，充分發揮電子教學檔案的便捷優勢，實現教學檔案共享機制；充分利用快捷的計算機網絡，保管好教學檔案，防止教學檔案的不必要流失；充分管理利用好教學檔案，服務于高校教育科研事業。
（五）加強信息化管理，提高檔案的利用率
電子教學檔案較之傳統教學檔案而言，有便捷、精準、全面、共享等方面的優勢。因此加強電子教學檔案信息化管理，有助于提高教學檔案的利用率。加強電子教學檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設計制作計算機檔案管理軟件系統，實現檔案信息網絡化；第二，建立電子教學檔案目錄數據庫，利用數據庫分類技術把電子教學檔案的目錄數字化；第三，將教師的教學資料通過檔案管理原理和現代信息數字技術的結合，放到網絡教學平臺，以便教學檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學習，提高高校的教學水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負擔，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性
電子教學檔案有便捷、精準、全面、共享等方面的優點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數據中毒等缺點。針對這些缺點我們應加強安全管理意識，建立一套安全防范機制，以確保電子教學檔案的安全性和準確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認真學習電子檔案相關安全保密制度并嚴格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護、身份認證、權限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應養成文檔備份的習慣，同時數據信息管理部門也應做好數據庫備份工作，防止因計算機故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學檔案意外損壞與丟失。
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2、教學管理制度7項，內容包括：教務科管理制度；學生管理若干規定；教務科聽課評課制度；實施教學教案檢查制度的規定；關于教務管理工作的暫行規定；關于考試命題的暫行規定；河北職業技術學院學生成績考核與管理細則。
3、辦學體制改革4份：關于新學校征地集資辦法；關于新建學校集資辦法；關于教職工集資入股的可行性報告；其他可供參考資料。
4、考試考核改革46份：閱卷方法改革的效果分析及相關資料；實行無紙化考試的相關資料；教改結果的對比分析；教考分離的實施方案；組建試題庫的相關資料；加強考核管理的相關資料；考試課、考察課分離計劃；擴大操作型考試范圍實施方案；關于實施學分制管理的相關資料等內容。這些資料對我校順利升為重點中專學校起了至關重要的作用，也為在2002年我院升格大專奠定了堅實的基礎。在2007年和2012年辦學水平評估中教學檔案室提供了大量的原始材料，為評估順利完成做出了貢獻。在2010年校志編寫中教學檔案室也提供了大量的教學方面第一手材料，得以使校志編寫工作勝利完成。
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Key words： departments in colleges and universities；archive management；problem；countermeasures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）24-0023-02
0 引言
高校檔案是高等學校在進行招生，教學，科研，人事，財務等一系列的活動中形成的對社會和學校有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。教學檔案則是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標準之一，是高等學校檔案的主體、核心和重點。院系教學檔案是高等學校教學管理的重要組成部分，是院系發展的重要見證。
1 高校院系教學檔案及其管理的內涵與作用
教學檔案是高校院系師生在教育教學活動過程中對教師教學過程、管理人員管理過程及人才培養過程的歷史記錄和實時反映。它主要包括教師業務檔案、教學行政管理檔案、學生學籍檔案等三個部分，借助于文字，聲像，圖表，實物，照片等載體呈現，見證了教師和學生成長過程，是院系發展的重要沉淀。因此，教學檔案在院系的發展中有著不可估量的作用。
①在院系發展過程中，建立完整的教學檔案，可以反映院系教學工作的執行和完成情況，是教學質量和教學管理水平的衡量標準，是進行課程設置、人才培養方案的確立、教學研究以及教學創新的重要基礎。
教學檔案真實反映了院系教學及教學管理活動。從下達教學任務開始，制定教學計劃，編排課表，教案的撰寫，作業批改等工作的運行，到畢業論文的開題、撰寫、修改，優秀教學成果，教師考核晉升等教學資料的收集，這些程序化環節是完成教學任務，培養高質量人才的有力保障。
整個教學體系的運行，包括專業課，通識課，實習，實踐等各個環節，以及是否注重大學生知識的獲得，實踐創新能力的培養等都能從教學檔案中獲得依據，同樣也為教學檔案管理提供重要素材。
②在教學評估中，院系教學檔案發揮重要作用。隨著高校本科教學工作審核評估的常態化，院系教學檔案的作用無可替代。教學及教學管理檔案是教學評估工作的重要依據和基礎，全面、真實、系統的檔案材料正是高校的辦學水平和教學質量的切實反映。搜集、整理學校的政策、規章制度、實施策略、教學及教學管理相關資料等檔案信息，才能讓專家對學校取得的成就、發展的現狀、未來的設想有一個全面、客觀的評價，缺少了這些支撐材料，教學評估將會是無源之水、無本之木。
2 存在問題
2.1 學籍管理亟待規范化
學生學籍檔案涉及范圍很廣，內容豐富。主要包括以下內容：其一，學生的留、休、復、轉、退學籍管理。其二，學生的畢業證，學位證管理。其三，也是最重要的方面――學生的成績管理。比如在校期間入伍，自主創業，申請出國交流，畢業繼續深造，出國留學等等，這一系列的變化都會引起學籍檔案的異動，稍有疏忽，就會發生學籍檔案信息的遺漏或丟失，這源于相關部門之間信息溝通不暢，聯系尚缺緊密。
2.2 認識不足，沒有系統的編排體系，檔案利用率低
大多數學生及教師對教學檔案認識不足。因此，在收交檔案上就會出現推諉、滯后、拒交等現象，這樣就會影響院系教學檔案的完整性，為今后的教學、管理、評估工作埋下隱患。各個院系的教學檔案種類大同小異，但是管理檔案的方法卻是五花八門，原因在于檔案管理人員在整理教學檔案時以自己方便為原則，而不是遵循科學的分類標準，沒有系統的編排體系。院系的教學檔案多樣、復雜，但有系統性，周期性，變化性，專業性及分散性，涉及教學的方方面面。從教學活動到教學管理，教學評價，再到科學研究，如果沒有一個系統的編排體系，收集的資料必是雜亂、無序、容易缺漏、更不易查找。
另外，院系教學檔案的利用也僅限于閱覽、復印，數字化檔案無從談起。
2.3 管理隊伍人數不足，素質參差不齊
高校各院系專職的檔案管理人員匱乏，大多是兼職或者是有工作時臨時抓差，沒有經過專業而系統的培訓。這種情況下，院系的檔案管理的規范性將無法成為可能。許多院系的檔案資料多是按時間順序整理，或者是管理人員按照自己熟悉、習慣的方法整理。久而久之，相關檔案資料的收集缺乏系統性，院系教師也逐漸地缺乏配合此項工作的熱情，檔案管理形同虛設。由于沒有固定的檔案管理人員，再加上人員的流動性，以及許多院系的檔案管理人員文化水平、學歷層次較低等原因，直接導致了院系教學檔案管理工作相對滯后。因此，提高院系教學檔案管理人員的管理素質和管理水平，將是一個不可忽視的問題。
3 進一步加強院系教學檔案管理的措施
3.1 建設一支數量充足，素質優良，敬業奉獻的院系教學檔案管理人員
院系檔案管理人員的素質，決定著高校檔案的管理水平，建立一支愛崗敬業，樂于奉獻，高素質的高校院系教學檔案管理人才隊伍，檔案管理工作才能走上健康發展的軌道。院系檔案管理人員大多是院系教學秘書兼任，由于本身有繁重的本職工作，相對于兼任的檔案管理工作態度不夠積極。
因此，解決好管理隊伍的問題是重中之重。首先，通過宣傳教育活動，提升院系檔案管理人員對這項工作重要性的認識，進一步做到樂于奉獻，勇于承擔責任；其次，借助職稱評定的手段，對這類兼任的管理人員在政策上有所傾斜，并在檔案管理方面進行量化考核，提高其對檔案管理工作的積極性，主動參與到檔案管理工作中。從而進一步加強檔案管理人才隊伍的建設，穩定檔案管理人才隊伍。實踐證明，配備了專門的檔案管理人員的院系，教學檔案的歸類整理明顯清晰明了，一目了然。本來一個學期結束時才會整理出來的教學檔案，在專職檔案管理人員的精心管理下，實時更新，重要資料的收集率提高30%，教學檔案的利用率提高到80%。
3.2 提高檔案管理人員素質，提升檔案管理水平
檔案管理人員不僅在思想上要高度重視，更要具備專業化的檔案管理水平。首先，加強對檔案管理人員的培訓是此項管理工作的一項重要內容。從最基礎的檔案的收集，檔案的鑒定，檔案的保管，檔案的統計，檔案的檢索，檔案的利用，檔案的編研等專業技能，到檔案管理人員政治素質的養成，都是鑒定一個檔案管理人員素質的重要指標。定期的專業培訓不僅可以讓管理人員認識到這項工作的重要性，還可以和同行進行行業交流，取長補短，使院系教學檔案管理工作進一步規范化；還可以學習更先進的管理經驗，并應用到實際工作中去，提高管理水平。只有檔案管理人員提高自身專業素質和政治素質，才能真正實現對教學檔案原始材料的編研，從而實現院系教學檔案的開發和利用，教學檔案才真正發揮其重要作用。
3.3 建立和健全院系教學檔案的管理制度
高校院系的檔案往往利用率低，究其原因，很大方面是因為沒有形成一套完整的管理制度，歸檔管理不規范，教學檔案“隨遇而安”。在教學檔案管理中，應實行“三納入”，“四同步”的原則，即納入教學計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收大難材料同步；畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
同時，必須加強制度建設。比如，明確一名領導分管本部門檔案工作，至少配備一名兼職檔案管理人員，具體負責本單位形成各類檔案的收集、整理、歸檔等管理工作；并且把本部門檔案工作納入領導年度考核工作范圍和檔案管理人員年度考核工作范圍；對各級院系檔案管理工作進行評比，獎勵優秀集體和優秀個人等等。這樣，在遵循一定法則的程序下，相關各級人員分工合作，各司其職，院系的教學檔案必然會更具完整性、系統性、全面性，最大程度的服務于教學和院系的長遠發展。
3.4 推進系統化的檔案管理，實現信息化的檔案管理
檔案信息化管理是指以計算機為載體的信息技術進行檔案管理和信息服務的一種模式。在信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢下，檔案管理也必然要適應時代的發展，逐步實現信息化。
國家檔案局2002年的《全國檔案信息化建設實施綱要》提到：“到‘十五’末，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化”，在這一精神的指導下各地都在加快檔案信息化的進程。高校院系檔案的信息化管理操作起來會有一定難度，但是在平常工作中，可以堅持紙質文件和電子文件并存，有計劃，有步驟的對院系檔案資料進行數字化處理，逐步實現檔案管理的信息化。
以高校的檔案管理為例，在沒有實現初步的檔案信息化之前，如果查找一份2009年文件，首先確定這份文件是哪一類，是黨群，還是行政，還是人事，還是紀檢，還是基建類，確定后，才能在2009年全年的近150卷的案卷里查找所需文件，一卷一卷的翻閱找到所需文件，花費時間至少需要30分鐘。實現檔案管理信息化后，只需要在管理系統中輸入關鍵詞，相關的文件全部呈現，再次篩選，找到所需文件，這個用時最多5分鐘。因此，檔案信息化是一件一勞永逸的工程。
高校院系的檔案管理關系到院系及教師的發展，是高等學校走向更高水平的基礎。院系教學檔案是高校檔案的有力補充，也是高校檔案的首要內涵；院系教學檔案不僅見證了院系的發展，同樣也是高校歷史進程中的重要組成部分。在檔案管理中，院系的檔案管理要努力實現從經驗向科學轉變，分散向集中轉變，手工向現代化轉變，進一步為學校工作和社會發展服務，發揮其應有的歷史作用。
參考文獻：
