引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校數(shù)字檔案館建設(shè)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
高校檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，集合了教學(xué)、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設(shè)等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進(jìn)行，高校檔案在學(xué)校越來越多的方面起到至關(guān)重要的作用。在技術(shù)發(fā)展的新形勢下，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。高校要充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化，對館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫，在文檔一體化建設(shè)的前提下進(jìn)行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開放和利用。
一、數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。其主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護(hù)。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題
1、數(shù)據(jù)不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題，檔案館系統(tǒng)基本上都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不規(guī)范，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。
2、技術(shù)條件受限
從技術(shù)條件來看，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)支撐，這是一項(xiàng)涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字檔案標(biāo)引技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫與分析處理技術(shù)、自然語言理解技術(shù)等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。然而，目前大多數(shù)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出不成比例。建設(shè)數(shù)字檔案館所需的硬件設(shè)備、軟件投入巨大，數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用對于建設(shè)者還有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，所以很多高校并不具備建設(shè)數(shù)字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問題突出
隨著計算機(jī)無紙化辦公的發(fā)展，學(xué)校各部門大都采用計算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據(jù)不同的任務(wù)目標(biāo)、不同的業(yè)務(wù)，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數(shù)字化的對象問題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)劃分哪些檔案信息可以數(shù)字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數(shù)字化。
5、檔案管理人才培養(yǎng)問題
目前很多高校的教師學(xué)歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現(xiàn)“偏科”，檔案、信息處理復(fù)合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。任何一個數(shù)字檔案館工作的正常運(yùn)行都離不開一支知識結(jié)構(gòu)、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設(shè)需要，應(yīng)著手培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術(shù)知識、設(shè)備使用情況已經(jīng)人員自身政治素質(zhì)，促使這支隊伍成為具備靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能，能夠開發(fā)檔案信息化項(xiàng)目和產(chǎn)品的隊伍。
三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)思路
如今高校校園網(wǎng)覆蓋校園各個區(qū)域，整個校園基本實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。同時在教學(xué)、科研、管理等活動當(dāng)中形成了各個門類的檔案實(shí)體憑證，建立了與檔案實(shí)體相關(guān)聯(lián)的各類信息資源庫，這些給數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了契機(jī)。
1、加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)
擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字檔案館先決條件。目前高校應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需求建設(shè)完善基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括：計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、存儲設(shè)備、服務(wù)器、攝像機(jī)、掃描儀、光盤記錄設(shè)備等。其次，綜合管理系統(tǒng)平臺也是數(shù)字檔案館為了適應(yīng)時展而應(yīng)具備的基本功能。
2、數(shù)字檔案館資源庫建設(shè)
傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化主要使用計算機(jī)及相關(guān)技術(shù)管理檔案資源，建成各類專題全文數(shù)據(jù)庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫，元數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。具體來說，有以下幾種專業(yè)數(shù)據(jù)庫：（1）教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括教學(xué)計劃，教學(xué)大綱，教學(xué)檢查及評估，教學(xué)改革，專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，教材選擇與建設(shè)，教學(xué)管理?xiàng)l例等教學(xué)方面的數(shù)據(jù)資源，學(xué)生學(xué)籍管理，學(xué)生學(xué)位管理，學(xué)生成績管理，學(xué)生教學(xué)評價管理，學(xué)生專業(yè)證書考試管理等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)有關(guān)的數(shù)據(jù)資源。（2）文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書檔案是在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影， 又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數(shù)據(jù)庫。主要包括科研成果管理、科研項(xiàng)目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。
3、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全管理體制
數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)字檔案信息的安全管理維護(hù)，主要是指維護(hù)數(shù)字檔案館的資源安全、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、物理安全、信息安全保密等。網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行是基本前提，重點(diǎn)是做好計算機(jī)病毒的防御，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全綠色。實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和管理員制度，以保證系統(tǒng)有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網(wǎng)訪問，斷絕與外網(wǎng)的連接。采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊伍建設(shè)
高校應(yīng)提高對培養(yǎng)檔案優(yōu)秀管理人才的重視，數(shù)字檔案館是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、多媒體技術(shù)等于一體的現(xiàn)代高科技項(xiàng)目，需要信息采集、處理并數(shù)字化的人才；計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業(yè)人才。所以高校在對檔案管理人員的培養(yǎng)要有針對性，既有專業(yè)人員，又有復(fù)合型人才。
數(shù)字檔案館是高校檔案館未來發(fā)展的必然趨勢，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進(jìn)的進(jìn)行。高校要在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從而更好地為師生服務(wù)。
篇2
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
篇3
一、云計算概述
根據(jù)業(yè)內(nèi)共識，云計算是一種通過網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一組織和靈活調(diào)用各種ICT信息資源，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模計算的信息處理方式，是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網(wǎng)絡(luò)訪問可配置計算資源（如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、應(yīng)用程序和服務(wù)）共享池的模式。云計算的基本原理是將多個成本相對較低的計算實(shí)體通過網(wǎng)絡(luò)整合成一個具有強(qiáng)大計算處理能力的系統(tǒng)，以服務(wù)的形式將軟件、平臺、基礎(chǔ)架構(gòu)等提供給用戶。用戶所處理的數(shù)據(jù)并不存儲在本地，而是保存在互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)中心里面，并且云計算服務(wù)提供商提供大量專業(yè)人員對數(shù)據(jù)中心進(jìn)行專業(yè)化管理，維護(hù)硬件、安裝和升級軟件、防范病毒和各類網(wǎng)絡(luò)攻擊。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)概述
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，建設(shè)高校數(shù)字檔案館已是高校信息化的必然趨勢。高校數(shù)字檔案館是信息時代高校檔案館新的存在形式，是信息時代保存高校記憶的重要方式。目前，國內(nèi)一些知名大學(xué)已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)方面取得了顯著成效。例如，南京大學(xué)檔案館從1983年就開始在國內(nèi)首次采用計算機(jī)管理科技檔案信息。先后自主研究和開發(fā)了多套檔案管理軟件，其中“南大之星”檔案管理軟件已為湖北省內(nèi)多所高校檔案機(jī)構(gòu)使用。上海交通大學(xué)檔案館聯(lián)合多個單位開發(fā)和研制的《上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館》項(xiàng)目，于2008年順利通過了由上海市檔案局組織的成果鑒定，標(biāo)志著全國高校第一個數(shù)字檔案館建設(shè)成功。
近年來，高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得了可喜的進(jìn)展，但也存在一些亟待解決的問題。一方面，一些高校檔案意識薄弱，檔案管理理念滯后，未意識到高校建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性。另一方面，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)中，設(shè)備技術(shù)支持、專業(yè)人員配備、后期擴(kuò)容維護(hù)等方面經(jīng)費(fèi)投入很大，不是所有高校都具備建設(shè)數(shù)字檔案館的實(shí)力。
三、云計算應(yīng)用于高校數(shù)字檔案館建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
從建設(shè)成本方面看，高校無需投入大量資金購置、安裝、管理維護(hù)數(shù)字檔案館建設(shè)中所需的設(shè)備，只需配備接入云平臺的簡單用戶終端，由云端統(tǒng)一管理軟硬件資源，高校檔案館可按需使用云端ICT資源，按量支付服務(wù)費(fèi)用，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)成本的降低。
從信息存儲方面看，云存儲為高校數(shù)字檔案館日益增多的館藏資源提供海量存儲空間。傳統(tǒng)的存儲方式要避免客戶端和服務(wù)器的瓶頸，而云存儲應(yīng)用靈活而先進(jìn)的分布式算法，在存儲量和分布式規(guī)模增加的時候盡量保證檢索的效率。
從資源共享方面看，云計算實(shí)現(xiàn)了ICT資源的集成，高校檔案館能夠共享云平臺上的服務(wù)器、存儲空間等，使用統(tǒng)一規(guī)范的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，避免各高校“孤島”式檔案信息化建設(shè)帶來的ICT資源重復(fù)建設(shè)。
從利用服務(wù)方面看，數(shù)字檔案館的云服務(wù)平臺能實(shí)現(xiàn)多種服務(wù)形式的開展，如個性化服務(wù)、知識服務(wù)等，充分體現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)思想。高校檔案館借助云服務(wù)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)為校內(nèi)各部門及社會提供多元化檔案服務(wù)，不斷提升高校檔案利用服務(wù)工作水平。
四、云計算環(huán)境下高校數(shù)字檔案館的構(gòu)建
（一）系統(tǒng)功能需求分析。需求分析是基于云計算的數(shù)字檔案館設(shè)計、開發(fā)與實(shí)施的重要依據(jù)。需求分析的準(zhǔn)確性、科學(xué)性是影響基于云計算的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程成功的重要因素。
1.收集功能。檔案收集是高校檔案館面向校內(nèi)各個檔案形成部門開展的主要工作，也是高校檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。在進(jìn)行需求調(diào)研時需要確定：高校檔案館與其他各部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程、任務(wù)分工方式；高校檔案館接收其他部門電子信息的約定（例如移交途徑、格式等）；檔案收集工作與館內(nèi)其他業(yè)務(wù)工作之間的信息流關(guān)系；檔案接收處理過程中產(chǎn)生的所有信息，哪些需要記錄、跟蹤、管理等。
2.管理功能。為了改變目前一些高校各類檔案信息單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫文件、檔案信息檢索及利用等方式比較落后的現(xiàn)狀，應(yīng)對高校檔案館內(nèi)各檔案門類之間的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化管理；將各類檔案信息按照各部門的權(quán)限進(jìn)行配置，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)全部檔案信息的集成化管理和權(quán)限范圍內(nèi)信息資源的共享。
3.保存功能。云環(huán)境中數(shù)字檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案長久的安全保存，包括數(shù)據(jù)的長期保存以及安全的海量數(shù)據(jù)存儲空間。高校檔案館保存的是學(xué)校的歷史、文化、記憶，檔案信息的安全保障是至關(guān)重要的。同時，隨著數(shù)字資源的不斷增多，高校檔案館應(yīng)適應(yīng)高校檔案工作未來發(fā)展需求，不斷擴(kuò)展數(shù)字資源存儲空間，從而確保能夠不間斷地記載學(xué)校歷史，傳承學(xué)校文化。
4.利用功能。高校檔案館應(yīng)將學(xué)校發(fā)展過程中形成的重要信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合、編研，為學(xué)校各級部門提供多元化利用服務(wù)，提高檔案服務(wù)工作水平。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)以較低的用戶端設(shè)備要求，滿足利用者對檔案信息的快速、準(zhǔn)確、全面的查詢要求，實(shí)現(xiàn)開放檔案信息的共享和網(wǎng)絡(luò)化利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息智能編研、深度挖掘，實(shí)現(xiàn)參考咨詢服務(wù)、個性化服務(wù)等多種服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)用戶統(tǒng)計管理、權(quán)限管理、日志統(tǒng)計等功能。
（二）基礎(chǔ)架構(gòu)。筆者曾經(jīng)在《基于云計算的數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)研究》一文中根據(jù)云計算服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，設(shè)計了基于云計算的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)架構(gòu)，該架構(gòu)同樣適用于云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。高?？梢越Y(jié)合自身需求對各層服務(wù)進(jìn)行選擇及調(diào)整，以便服務(wù)于本校檔案工作，但總體框架不脫離該基礎(chǔ)架構(gòu)。
1.基礎(chǔ)設(shè)施層。該層提供數(shù)字檔案館所需的計算、存儲等資源來裝載相關(guān)應(yīng)用。該層利用虛擬化技術(shù)實(shí)現(xiàn)一臺物理機(jī)上運(yùn)行多個虛擬機(jī)。例如，虛擬化技術(shù)將服務(wù)器資源邏輯切分，形成虛擬資源池，為高校數(shù)字檔案館提供檔案存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)人璧南鄳?yīng)資源，并且有利于進(jìn)行檔案數(shù)字資源的備份、移動和復(fù)制。
2.平臺層。該層是一個應(yīng)用程序的共享平臺，可運(yùn)行多種應(yīng)用程序的所有負(fù)載，支持現(xiàn)有應(yīng)用程序的整合并且高效地構(gòu)建新應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)高校檔案館對應(yīng)用程序的有效控制，包括檔案接收、虛擬庫房管理等。例如利用多租戶技術(shù)，能讓一個單獨(dú)的應(yīng)用實(shí)例為高校內(nèi)多個檔案移交部門服務(wù)，并且對各部門移交的數(shù)字資源保持良好的隔離性和安全性。
3.應(yīng)用層。該層提供可擴(kuò)展服務(wù)接口，根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)的應(yīng)用接口，實(shí)現(xiàn)用戶對應(yīng)用層的訪問。例如，該層整合了平臺層所提供的應(yīng)用軟件，由于支持公開協(xié)議（如HTML4、HTML5），高校檔案館只需配置一個簡單用戶終端接入網(wǎng)絡(luò)后就能訪問該層的應(yīng)用，無需安裝和升級軟件，按需求量服務(wù)，按服務(wù)計費(fèi)，從而節(jié)省數(shù)字檔案館建設(shè)成本。
4.終端用戶層。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館的用戶終端不需要強(qiáng)大的運(yùn)算能力即可響應(yīng)用戶操作，保證用戶的良好使用體驗(yàn)。用戶可以利用多種終端設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，直接訪問應(yīng)用層，獲取相應(yīng)服務(wù)。例如，使用移動終端設(shè)備比如手機(jī)、平板電腦等接入網(wǎng)絡(luò)后，即可獲取高校數(shù)字檔案館云平臺提供的各種服務(wù)。
近年來興起的云計算技術(shù)給數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來了新機(jī)遇，也給高校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了新思路。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案的實(shí)現(xiàn)，在技術(shù)上沒有太多障礙，但實(shí)施起來是一項(xiàng)長期且艱難的工作任務(wù)，但可以肯定，云計算技術(shù)的迅速發(fā)展將對高校檔案信息化進(jìn)程產(chǎn)生越來越大的影響。
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篇4
一、目前數(shù)字化檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀
1.數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。該含義重點(diǎn)突出了數(shù)字檔案館是在計算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)，強(qiáng)調(diào)了在數(shù)字檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。因此，數(shù)字檔案館不是一種物理存在的實(shí)體，而是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以連接，以供及時利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其實(shí)質(zhì)是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。從這一意義上看，數(shù)字檔案館不是一種具體的檔案館形態(tài)，而是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。
2.從數(shù)字檔案館的特點(diǎn)看建設(shè)現(xiàn)狀
數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：存在方式、運(yùn)行方式、功能定位。在存在方式上，數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”，這一特點(diǎn)主要突出了數(shù)字檔案館是在計算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)。在運(yùn)行方式上，數(shù)字檔案館的運(yùn)行方式是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字檔案館存取的是各種檔案機(jī)構(gòu)提供的數(shù)字化檔案信息，從這一意義上看，各類檔案機(jī)構(gòu)是數(shù)字檔案館環(huán)境得以存在的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館環(huán)境下對檔案信息的利用側(cè)重追求的不是單機(jī)狀態(tài)下或獨(dú)立狀態(tài)下對某一檔案館收藏的數(shù)字化檔案信息的利用，而是對分布在個館或不同數(shù)據(jù)服務(wù)器上的數(shù)字化檔案信息的組織和利用。目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)還存在一些問題：現(xiàn)行實(shí)體檔案館網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建與完善；檔案信息資源共享中的相關(guān)協(xié)調(diào)等。在功能定位上，一般檔案館與數(shù)字檔案館在各自的運(yùn)行管理中應(yīng)存在不同的功能定位。一般檔案館不僅應(yīng)成為開發(fā)利用檔案信息資源的中心，而且應(yīng)該是一個檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件與電子檔案的不斷增多，雖然我們還不能肯定將來電子檔案完全代替紙質(zhì)檔案，但隨著相關(guān)技術(shù)問題的解決與管理方法的成熟與穩(wěn)定，電子檔案的信息積累與信息憑證功能將會逐漸顯現(xiàn)。從這一意義上看，為了有效發(fā)揮現(xiàn)行實(shí)體型檔案館的信息積累、信息記憶作用和電子檔案信息的憑證功能，目前高校檔案館在檔案信息資源建設(shè)中應(yīng)定位于基于“擁有”型功能的檔案館。而數(shù)字檔案館則因其主要對分布于各地的檔案信息資源進(jìn)行動態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)這一特色，在功能定位上以“存取”為中心。目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)是以實(shí)體型檔案館為依存，對檔案信息資源的“擁有”產(chǎn)生積極的作用，如：保證電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性，為數(shù)字檔案館環(huán)境中的檔案信息“存取”服務(wù)提供數(shù)字化檔案信息資源保證；這不僅可以明確檔案信息資源公布權(quán)、處分權(quán)、獲益權(quán)等基本權(quán)利的歸屬，還可以維護(hù)我國檔案信息資源開發(fā)利用的良好秩序。
3.目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的主要問題
（1）檔案信息化資源相對分散。
隨著高校信息化的不斷發(fā)展，學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)，大量的電子公文隨之產(chǎn)生，這些都需要新型的檔案管理系統(tǒng)及時、準(zhǔn)確、有效地接收。而很多高校檔案館的檔案管理系統(tǒng)無法融入到學(xué)校的整體自動化系統(tǒng)中，導(dǎo)致各部門越來越多的電子文件資源分散，使得信息化檔案接收的任務(wù)變得越來越重。
（2）高校檔案信息化中的法律問題。
對于高校檔案部門而言，隨著相關(guān)信息資源管理部門對于知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的日益重視，如何協(xié)調(diào)因向公眾提供其開發(fā)的信息資源與維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益之間的矛盾在具體操作中還存在諸多問題。
（3）高校檔案部門檔案上網(wǎng)帶來的保密問題。
檔案信息中凡涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密、個人隱私和其他法律規(guī)定不得公開的信息都屬于保密范圍，在檔案信息化過程中，存在信息被竊取、服務(wù)器被黑客攻擊等諸多泄密的環(huán)節(jié)。
（4）電子文件真實(shí)性以及長期保存的問題。
由于電子文件存在易復(fù)制、易篡改的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中我們還得依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為憑證使用，雖然國家了《電子文件簽名法》，但是應(yīng)用到實(shí)際工作中還存在很多有待解決的問題，此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統(tǒng)更新?lián)Q代帶來的數(shù)據(jù)丟失問題將愈發(fā)嚴(yán)重。
二、高校數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢及對策研究
1.發(fā)展趨勢
高校數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在我國數(shù)字檔案館建設(shè)早期，檔案界在對數(shù)字檔案館概念界定和功能分析中，對其無障礙的跨庫資源共享的強(qiáng)大功能寄予了厚望，如何嘉蓀教授認(rèn)為：“數(shù)字檔案館不僅僅是館藏得到數(shù)字化以及管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化的檔案館和檔案館群體；它實(shí)質(zhì)上是一個通過計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)有序處理和集成管理在結(jié)構(gòu)各異的多種信息平臺上產(chǎn)生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數(shù)字信息資源的真實(shí)性、完整性和持久有效性，并實(shí)現(xiàn)上述信息資源跨庫共享的超大規(guī)模、分布式和可擴(kuò)展的數(shù)字信息系統(tǒng)?！雹倥c何嘉蓀教授的觀點(diǎn)類似，馮惠玲教授認(rèn)為：“數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心?！雹诤渭紊p和馮惠玲教授對于數(shù)字檔案館的認(rèn)識在中國具有典型代表性，即認(rèn)為數(shù)字檔案館是一個功能強(qiáng)大的超大的分布式檔案信息系統(tǒng)或知識信息中心，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。
2.對策研究
從關(guān)于數(shù)字檔案館概念的定義來看，我國絕大多數(shù)檔案學(xué)學(xué)者傾向于將數(shù)字檔案館界定為一種“信息系統(tǒng)”或“信息空間”，這實(shí)質(zhì)上是將所有類型的檔案信息囊括其中的基于數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化存取的信息空間。這種認(rèn)識基本把握了數(shù)字檔案館的本質(zhì)，同時也反映了人們對數(shù)字檔案館能夠最廣泛、最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的美好愿望。
但現(xiàn)實(shí)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)中還存在著許多問題：所需的技術(shù)條件、經(jīng)濟(jì)條件和法律制度在我國還比較欠缺，有待完善。首先，在技術(shù)條件方面，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)支撐，包括數(shù)字檔案信息生成技術(shù)、數(shù)字檔案標(biāo)引技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮及海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、自動分類及智能檢索技術(shù)、數(shù)字檔案的安全保護(hù)技術(shù)，以及系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)所涉及的中間技術(shù)等。其次，由于經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件的限制，社會信息化發(fā)展水平的制約，以及法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的缺失或滯后，我國高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)展緩慢。為此，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面考慮。
（1）完善信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要條件和有效平臺。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，其基礎(chǔ)硬件主要包括：計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、檔案數(shù)字加工設(shè)備、存儲設(shè)備等，如交換機(jī)、縮微膠片數(shù)字化設(shè)備、視頻音頻信息采集設(shè)備、數(shù)碼照相、攝像機(jī)、掃描儀，以及噴繪、光盤記錄設(shè)備，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應(yīng)發(fā)展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。
（2）解決檔案信息安全問題。
信息安全的現(xiàn)狀是：首先，檔案館建設(shè)缺乏必要的投資，無法防范病毒的攻擊。高校檔案部門經(jīng)費(fèi)不足，很難爭取到必需的安全投資，甚至只能使用單機(jī)版殺毒軟件來應(yīng)付，而這樣的軟件對于利用網(wǎng)絡(luò)漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，計算機(jī)一旦中毒就只能全部斷網(wǎng)逐臺查殺，嚴(yán)重影響了業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。其次，安全設(shè)備沒有得到應(yīng)有的維護(hù)。對于殺毒軟件、防火墻來講，日常的更新維護(hù)相當(dāng)重要，由于缺乏有經(jīng)驗(yàn)的網(wǎng)絡(luò)管理人員，設(shè)備的日常維護(hù)得不到應(yīng)有的重視。如果殺毒軟件的病毒庫沒有及時更新或者網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備自身存在漏洞，就會給整個安全帶來隱患。再次，員工行為不規(guī)范導(dǎo)致病毒侵襲。由于缺少相應(yīng)的安全制度，員工缺乏敬業(yè)精神，經(jīng)常從網(wǎng)上下載軟件、電影、音樂，使用聊天軟件，訪問不良網(wǎng)站，這些都給網(wǎng)絡(luò)整體安全帶來了隱患。因此，我們必須把安全防范意識放在檔案信息化建設(shè)的首位，建立完善的信息安全機(jī)制，發(fā)揮信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性、對立性，以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性。為此筆者認(rèn)為，一要尋找、研發(fā)電子檔案壽命長的載體；二要盡快制定網(wǎng)絡(luò)安全法、國家信息安全法，從制度上保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全；三要針對檔案的真實(shí)性，建立安全保密系統(tǒng)，建立可靠的備份制度，對不同的用戶提供不同的等級、不同的程度的信息查詢、閱讀服務(wù)，并設(shè)置帳號及權(quán)限；四要采用元數(shù)據(jù)系統(tǒng)；五要在當(dāng)前采用傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代電子檔案有機(jī)結(jié)合的方法，保證檔案的真實(shí)性。
（3）信息資源體系整合。
高等院校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，這些數(shù)據(jù)涉及教學(xué)、科研、行政、財務(wù)、后勤等方面，是非常珍貴的資源，同時遍及校園的教育網(wǎng)，為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。
首先，整合校內(nèi)信息資源。整合學(xué)校各部門產(chǎn)生的信息資源，通過對校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確定具有歸檔價值的信息，這些數(shù)據(jù)信息應(yīng)包括各部門的信息系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫、照片、視頻、電子文檔等。信息系統(tǒng)，比如學(xué)校機(jī)關(guān)的OA系統(tǒng)、學(xué)生處的學(xué)籍管理系統(tǒng)、科研處的科研成果管理系統(tǒng)、財務(wù)處的財務(wù)報表系統(tǒng)、教務(wù)處的成績管理系統(tǒng)，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都將直接成為數(shù)字檔案。通過前端控制和全程管理，我們對其產(chǎn)生、使用、失效等過程進(jìn)行有效的管理，發(fā)揮工作上的主動性和前瞻性。隨著校園網(wǎng)建設(shè)的不斷深入，很多院系、機(jī)關(guān)都建立了自己的網(wǎng)站，各部門的信息都通過網(wǎng)站進(jìn)行，這些信息不存在紙質(zhì)版本，所以應(yīng)該要求各部門每次網(wǎng)站更新時，應(yīng)將舊網(wǎng)站進(jìn)行歸檔或者有選擇地采集網(wǎng)站信息。對于各部門使用辦公軟件、媒體編輯工具產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件，我們也應(yīng)該要求各部門定期通過網(wǎng)絡(luò)或者光盤載體的方式移交到檔案館。
其次，優(yōu)化館藏檔案目錄。館藏檔案數(shù)字化活動的成功，關(guān)鍵在于數(shù)字化后檔案的社會價值與經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、膠片、磁帶等數(shù)據(jù)，應(yīng)該有選擇、分步驟地實(shí)行數(shù)字化，先要做好選題工作。數(shù)字化的對象首先應(yīng)該是館藏優(yōu)質(zhì)資源，比如學(xué)籍卡片、科研成果、名人檔案、歷史視頻等數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)必須在數(shù)字化正式開始前做好手工整理，保證其完整性、連續(xù)性，否則將對以后的檢索帶來很大的麻煩。這些工作應(yīng)在綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中得到集中的考慮，通過建立數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。
再次，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。通過分析調(diào)查，確定好了信息源，我們就應(yīng)該構(gòu)建一個覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，每年定期從各個部門接收事先指定的信息資源（包括傳統(tǒng)文件和數(shù)字文件），這樣檔案館才有可持續(xù)發(fā)展的動力。
（4）構(gòu)建多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫。
高校檔案部門可利用高校網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的優(yōu)勢，走在網(wǎng)絡(luò)開發(fā)檔案信息的前沿，及時制定規(guī)劃和計劃，在信息服務(wù)方面率先搶占平臺，盡快形成高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
首先通過網(wǎng)絡(luò)接收學(xué)校新聞及部分專題節(jié)目；其次與本?，F(xiàn)代教育技術(shù)中心合作，將大量反映學(xué)校建校、教學(xué)、科研以及社會服務(wù)等各個方面的聲像資料刻錄成光盤，形成一定數(shù)量的多媒體檔案信息，并隨時對接收的多媒體檔案信息進(jìn)行刻錄，建立多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫；促進(jìn)學(xué)校建立文檔的一體化，保證數(shù)字化文件形成的內(nèi)容、背景等信息的完整性，避免丟失或破壞的現(xiàn)象發(fā)生。
（5）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化檔案網(wǎng)站服務(wù)模式，有效利用檔案信息資源。
人才隊伍建設(shè)是高校數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵。數(shù)字檔案館是一個集計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)等為一體的高新技術(shù)項(xiàng)目，需要一批具有檔案管理與服務(wù)、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)庫加工與分析人才、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字檔案經(jīng)營與管理等方面的專業(yè)人才。所以要根據(jù)數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要，培養(yǎng)和引進(jìn)具有諸方面知識的復(fù)合型人才，建立一支與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案人才隊伍，在競爭中取得主動性，使數(shù)字檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。
筆者認(rèn)為，建設(shè)高校數(shù)字檔案館的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。因此，要優(yōu)化檔案網(wǎng)站服務(wù)模式，有效利用檔案信息資源。
數(shù)字檔案信息具有信息資源的海量存儲，跨時間、地域的無縫傳遞，自動化的管理和查詢，網(wǎng)絡(luò)間的資源共享等許多優(yōu)勢。數(shù)字檔案信息的管理和利用模式與傳統(tǒng)檔案管理相比是根本性的變革，主要以構(gòu)建檔案部門網(wǎng)站作為信息利用和服務(wù)的平臺。通過檔案網(wǎng)站，用戶可以訪問檔案信息數(shù)字庫，方便、快捷地進(jìn)行在線檢索、借閱和利用，獲取所需信息?？梢哉f，只有在互聯(lián)網(wǎng)上向公眾提供數(shù)字化的檔案信息資源服務(wù)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。
雖然用戶需求與網(wǎng)站的應(yīng)用效果不容易直觀測算，但還是可以通過一些直接或間接的統(tǒng)計與調(diào)查方法進(jìn)行分析，如數(shù)據(jù)倉庫、web數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。這些技術(shù)是在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫環(huán)境下出現(xiàn)的新的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以利用網(wǎng)站大量的訪問數(shù)據(jù)去分析、發(fā)掘特定訪問者的訪問偏好。這些分析結(jié)果能夠幫助網(wǎng)站管理者了解用戶的實(shí)際需求，調(diào)整服務(wù)策略，優(yōu)化站點(diǎn)結(jié)構(gòu)，為用戶提供差異化、個性化的網(wǎng)站服務(wù)，從而使服務(wù)更具有針對性，增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的實(shí)用性。另外，在檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)上，要打破館際界限，實(shí)現(xiàn)各級檔案網(wǎng)站之間的互聯(lián)互通和資源共享，這樣既能夠有效利用各館的檔案資源，避免重復(fù)建設(shè)，又可以盡可能地滿足用戶的需求，發(fā)揮檔案信息的最大效用。
檔案信息的數(shù)字化為檔案有效保護(hù)、檔案信息資源共享開辟了一條新的途徑。我們不僅要積極地推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的開展，還要應(yīng)對檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的新的問題給我們帶來的挑戰(zhàn)，樹立管理和服務(wù)新理念，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)健康、有序、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。
篇5
高校信息化建設(shè)的實(shí)施，數(shù)字校園的成功運(yùn)轉(zhuǎn)，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面，計算機(jī)大量應(yīng)用于高校教學(xué)、科研及管理，產(chǎn)生了大量的電子文件，進(jìn)而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范其管理，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。
2、高校檔案數(shù)字化建設(shè)有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用服務(wù)
高校檔案數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)的建設(shè)，當(dāng)高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用。首先，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利，提供快速有效的利用服務(wù)，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務(wù)的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息還便于利用計算機(jī)進(jìn)行快速檢索，促進(jìn)各種高新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。
二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
1、數(shù)字化、輔助管理滯后
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案計算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而是大大增加了額外手工勞動的投入。
2、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作，大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國檔案館標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
3、標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路，各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，基本上都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。
4、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后
主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺乏全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實(shí)質(zhì)性的資源可共享。
5、經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無法購置好的軟硬件，建立高起點(diǎn)的檔案館數(shù)字化模式，更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費(fèi)仍然是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的基本原則
基于高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的諸多問題，如何順利推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，高校檔案部門應(yīng)堅持以下相關(guān)原則。
1、可行性原則。高校檔案館進(jìn)行數(shù)字化之前，應(yīng)該對館藏的實(shí)際情況有一個全面了解與把握，有進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)所需要的組織保證、物質(zhì)保證、技術(shù)保證及人才保證。
2、全局性原則。高校檔案館在數(shù)字化建設(shè)中，必須將數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、對象選定、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)進(jìn)行整體考慮，才能隨著數(shù)字校園的現(xiàn)代化建設(shè)一起發(fā)展。
3、標(biāo)準(zhǔn)化原則。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的前提，加強(qiáng)各類標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，在遵循國家專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，根據(jù)自身特點(diǎn)，制定更為具體和切實(shí)可行的部門標(biāo)準(zhǔn)，才可能實(shí)現(xiàn)資源共享。
4、經(jīng)濟(jì)性原則。選用數(shù)字化設(shè)備方面應(yīng)根據(jù)自身財力，注意適用、節(jié)約，不能盲目地追求“高、精、尖”，需與本單位的具體情況相結(jié)合，追求經(jīng)濟(jì)投入的最小化，實(shí)現(xiàn)效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發(fā)揮。
5、重點(diǎn)性原則。校檔案館館藏豐富，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時，如果要把全部館藏都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，不但任務(wù)繁重，耗費(fèi)大，且毫無必要，應(yīng)選擇利用率高的檔案優(yōu)先實(shí)施數(shù)字化，在計劃上重點(diǎn)籌劃，在人力、技術(shù)以及經(jīng)費(fèi)上保證重點(diǎn)，突出重點(diǎn)。
6、安全性原則。在檔案數(shù)字化過程中，形成的數(shù)字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，因此，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中通過錄入或掃描方式得到數(shù)字化信息的，要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數(shù)字化檔案信息時，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;確保檔案內(nèi)容不泄密;確保在新的技術(shù)環(huán)境下能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行檢索、使用以及數(shù)字信息長期可存取。
四、高校檔案部門如何應(yīng)對檔案數(shù)字化的挑戰(zhàn)
數(shù)字化時代，高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案部門必須迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
1、培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才
高校檔案部門應(yīng)以培養(yǎng)管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的指導(dǎo)思想，要求人才隊伍具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。
2、加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)
高校檔案數(shù)字化工作，應(yīng)分步驟、突出重點(diǎn)進(jìn)行。首先將較高價值的檔案數(shù)字處理，然后再考慮學(xué)校特色檔案，利用率高的檔案等情況由點(diǎn)到面，分步驟進(jìn)行數(shù)字化處理。
3、主動提供利用，將檔案部門建設(shè)為豐富、完備、權(quán)威的信息資源庫
高校檔案部門應(yīng)主動開展檔案利用調(diào)查，改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式，通過走訪調(diào)查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。
4、建立相應(yīng)的規(guī)章制度
高校檔案部門要根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定一套特定的規(guī)章制度，如文檔一體化制度、數(shù)字檔案歸檔制度、保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，是高校檔案數(shù)字化建設(shè)能夠安全、順利地開展的保障。
總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要經(jīng)歷一個不斷探索、不斷進(jìn)取、不斷發(fā)展的過程，只有遵循合理的原則，設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能逐步做好此項(xiàng)工作，才能充分發(fā)揮高校信息為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)
1、《南京大學(xué)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》，2003年5月16日。
篇6
1 數(shù)字化檔案館要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)
數(shù)字化檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)上形成一個超大規(guī)模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接和應(yīng)用軟件的集成，組建成一個超大數(shù)字檔案館，使檔案利用者可以在整個網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)；通過網(wǎng)絡(luò)向政府和社會各界提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)［1］。數(shù)字檔案館就要實(shí)現(xiàn)館藏數(shù)字化、館務(wù)自動化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化。（1）檔案業(yè)務(wù)流程處理自動化。檔案管理部門用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。（2）館藏檔案數(shù)字化。數(shù)字化檔案館將原始文獻(xiàn)信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質(zhì)之中從而形成各種數(shù)據(jù)庫，館藏檔案信息只有經(jīng)過數(shù)字化，才能通過計算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。（3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在信息資源存儲數(shù)字化的基礎(chǔ)上，數(shù)字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息在網(wǎng)上傳輸，用戶通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地利用，成為互相聯(lián)結(jié)、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數(shù)字化檔案館在充分開發(fā)利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息共享［2］。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)對高校檔案工作的作用與影響
2.1 數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著巨大的優(yōu)勢數(shù)字化檔案館通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間??；通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成一個完整的系統(tǒng)，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質(zhì)檔案的調(diào)卷、查閱，保護(hù)了紙質(zhì)檔案；能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享；服務(wù)質(zhì)量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。
2.2 構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館有助于國家綜合信息系統(tǒng)的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統(tǒng)的功能和與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)能力［3］，是我國數(shù)字資源建設(shè)開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
2.3 數(shù)字化檔案館最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用
隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校在教學(xué)、科研及管理等方面產(chǎn)生了大量的數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進(jìn)行有效的數(shù)字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)、傳播、交流，拓寬服務(wù)范圍；用戶充分利用網(wǎng)絡(luò)與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用［4］。
2.4 數(shù)字化檔案館對高校檔案工作產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用數(shù)字檔案館的獨(dú)特形式對信息服務(wù)將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，使檔案管理者的觀念發(fā)生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務(wù)方式及信息資源的保護(hù)都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設(shè)置權(quán)限，各部門根據(jù)自己的權(quán)限范圍收集與本部門相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)，按照相應(yīng)的格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務(wù)的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發(fā)展。
3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實(shí)施策略
數(shù)字檔案館是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。
3.1 高校數(shù)字檔案工作
3.1.1 數(shù)字化檔案的收集
高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，涉及教學(xué)、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統(tǒng)一管理。通過對校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確認(rèn)有保存價值的電子文件，通過校園網(wǎng)再傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，通過設(shè)計好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行自動鑒定，并進(jìn)入檔案館監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)中；對于各部門使用的辦公軟件，產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件也應(yīng)定期通過網(wǎng)絡(luò)移交到檔案館。
3.1.2 數(shù)字化檔案的管理
高校數(shù)字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統(tǒng)。實(shí)行計算機(jī)輔助立卷，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案工作的全過程實(shí)施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數(shù)字管理全過程。建立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數(shù)字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。
3.1.3 數(shù)字化檔案的利用
高校檔案館通過數(shù)字校園平臺，運(yùn)用自己的網(wǎng)頁和服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網(wǎng)上利用工作主要使用高性能的計算機(jī)作為WEB服務(wù)器，通過校園網(wǎng)開展電子檢索服務(wù)，在各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機(jī)建立用戶使用情況文檔，實(shí)現(xiàn)資源共享［5］。
3.2 優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)
3.2.1 館藏檔案數(shù)字化
把館藏紙質(zhì)檔案、實(shí)物、聲像、各種基建圖紙全部數(shù)字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數(shù)據(jù)庫。
3.2.2 與辦公自動化系統(tǒng)有效接軌
在數(shù)字化校園建設(shè)過程中，學(xué)校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息資源通過一個數(shù)據(jù)接口自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)對這些系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、處理、分類、加工，實(shí)現(xiàn)一體化管理。因此，要建立檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。
3.2.3 資源庫建設(shè)
檔案資源庫是國家基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎(chǔ)。所以必須在規(guī)范化的基礎(chǔ)上，投入足夠的人力、物力，建設(shè)高質(zhì)量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫、教學(xué)活動數(shù)據(jù)庫、重大科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、檔案編研成果數(shù)據(jù)庫等。
3.2.4 檔案信息結(jié)構(gòu)升級
數(shù)字檔案館信息資源不但要達(dá)到齊備的門類、一定的數(shù)字規(guī)模，更要使數(shù)字化檔案館資源建設(shè)突出重點(diǎn)、層次清晰、不斷充實(shí)新的內(nèi)容。加快信息結(jié)構(gòu)升級、有效提升信息之間的關(guān)聯(lián)度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關(guān)的信息，提供信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽(yù)二級檔案館，借助校史館開設(shè)歷史沿革、學(xué)科建設(shè)、知名專家、黨建工作、學(xué)生活動專題等。二是對館藏檔案信息進(jìn)行分析、選擇、組織、提煉、加工，進(jìn)行深層次的開發(fā)和挖掘，形成新的信息產(chǎn)品，使檔案信息的服務(wù)更具有深度和廣度。三是充分發(fā)掘教學(xué)、科研特色，廣泛征集校內(nèi)外、國內(nèi)外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運(yùn)用校園網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享。四是加強(qiáng)校內(nèi)各部門之間、校際之間、學(xué)校與社會各界的橫向聯(lián)合，形成一個完整的體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)，使信息資源豐富、系統(tǒng)，滿足多層次、全方位的需求。
3.3 數(shù)字檔案館個性化服務(wù)
3.3.1 加強(qiáng)信息意識
數(shù)字檔案館個性化服務(wù)就是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供充分的信息服務(wù)，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強(qiáng)信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學(xué)習(xí)信息知識，提高信息能力，對信息進(jìn)行監(jiān)督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準(zhǔn)確、可靠。學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備對檔案信息分析、處理能力。
3.3.2 提高個性化服務(wù)水平
數(shù)字檔案館以用戶為中心，根據(jù)用戶希望的時間和地點(diǎn)滿足其對檔案的信息需求，根據(jù)個人的習(xí)慣、專業(yè)等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務(wù)。只要通過網(wǎng)絡(luò)上的個人電腦就可以成為數(shù)字檔案館的服務(wù)對象，用戶可以利用檔案館的客戶機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上咨詢、發(fā)送電子郵件等，自由地查詢網(wǎng)絡(luò)上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進(jìn)行跟蹤服務(wù)，建立檔案用戶反饋機(jī)制，發(fā)現(xiàn)不足，提升質(zhì)量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。
3.4 數(shù)字檔案信息風(fēng)險對策
高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是將數(shù)字檔案信息在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，解決信息安全問題至關(guān)重要。
3.4.1 系統(tǒng)安全對策
采用安全性能較高的操作系統(tǒng)，高性能的服務(wù)器、計算機(jī)軟件、硬件，高可靠性的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
3.4.2 管理安全對策
（1）加強(qiáng)安全保密意識
高校數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容涉及高校的教學(xué)、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應(yīng)樹立高度的安全意識，嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。
（2）制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合國家及本地相關(guān)的數(shù)字檔案文件、結(jié)合本部門的實(shí)際及數(shù)字檔案館的特點(diǎn)，制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)。例如，數(shù)字檔案鑒定、備份制度、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度、數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。保證制度到位，責(zé)任到人，嚴(yán)格管理。
（3）侵權(quán)風(fēng)險措施
必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證，加強(qiáng)用戶使用管理，資源授權(quán)管理，保護(hù)利用者隱私。只有授權(quán)用戶才能按照授權(quán)范圍通過客戶端應(yīng)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，其他人無法操作系統(tǒng)。采用知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)聲明規(guī)避侵權(quán)風(fēng)險，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)［9］。
3.4.3 技術(shù)安全對策
對數(shù)字信息進(jìn)行安全維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全傳輸，未得保護(hù)的移動設(shè)備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網(wǎng)絡(luò)；定期檢查、安全升級、軟件補(bǔ)丁，確保數(shù)字化檔案不受惡意侵害；檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，密鑰管理；在網(wǎng)上提供公開檔案信息服務(wù)的，采取防火墻、數(shù)據(jù)備份等防護(hù)措施，檔案館信息系統(tǒng)遭到人為或自然災(zāi)害時能夠及時有效恢復(fù)，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)［10］。通過風(fēng)險評估、安全檢測、判斷，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)主動防御、主動安全保護(hù)。
4 結(jié) 語
數(shù)字時代，知識經(jīng)濟(jì)呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)，檔案的信息化、現(xiàn)代化也對數(shù)字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發(fā)展的目標(biāo)需要、科技發(fā)展的實(shí)現(xiàn)可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握新形勢下檔案工作的業(yè)務(wù)知識，提高計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，以適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。
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篇7
1 高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)原則
數(shù)字化后的圖書檔案高效、簡捷地為讀者提供信息服務(wù)是當(dāng)今信息社會發(fā)展的必然要求?，F(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時代下的圖書檔案資源共享、快速更新、便捷檢索等管理理念，均都要求我們改變圖書檔案管理常規(guī)模式，利用現(xiàn)當(dāng)代信息科學(xué)技術(shù)來加以實(shí)現(xiàn)。為此，在數(shù)字化過程中要堅持下面一些原則：
1.1 效益性原則
圖書檔案數(shù)字化的目標(biāo)就是使圖書館所管理的文獻(xiàn)信息在收藏、整理、存儲、查閱和咨詢等方面愈加便捷、全面、系統(tǒng)和高效。因此，在數(shù)字化工程建設(shè)中，一定要講究效益性原則，要統(tǒng)籌兼顧，在建設(shè)理想中的圖書檔案數(shù)字化工程的同時，要把節(jié)約成本放到首位，把有限的資金合理運(yùn)用，保障后續(xù)數(shù)字化建設(shè)有充裕的資金支持，最終建成高標(biāo)準(zhǔn)的圖書檔案數(shù)字化系統(tǒng)工程供廣大師生使用，為學(xué)校的教育、科研等提供充裕智力支持。
1.2 一致性原則
毫不夸張地說，高校圖書館信息資源數(shù)字化工程是一項(xiàng)長期、龐大、系統(tǒng)、涉及面廣的跨學(xué)科工程。由于常年的日積月累，已經(jīng)形成了載體多樣、形式各異、門類繁雜、數(shù)量巨大的圖書館信息資源，這些圖書檔案信息資源已涉及到了多學(xué)科領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員和部門，要想全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就必須使相關(guān)部門和對應(yīng)專業(yè)技術(shù)人員一起聯(lián)動起來，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，方方面面保持一致進(jìn)行全面數(shù)字化建設(shè)。包括上至國家圖書館、下至縣、鄉(xiāng)、村圖書室的銜接與共享，以及與其他高校圖書館的數(shù)據(jù)一致性等。一致性是保證圖書檔案數(shù)字化后的信息資源服務(wù)順暢的基礎(chǔ)。所以，圖書館數(shù)字化要建立統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制，并制定出科學(xué)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和詳盡的具體操作措施，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，規(guī)范建設(shè)。
1.3 安全性原則
圖書館數(shù)字化建設(shè)不僅是一個新生事物，更是一個長遠(yuǎn)、持久的基礎(chǔ)性工作，歷史上沒有可供借鑒的科學(xué)經(jīng)驗(yàn)，只有靠大家的智慧摸索前行，在數(shù)字化過程中，如果稍不認(rèn)真，大批量的數(shù)字信息資料就有可能泄密、丟失甚至毀損，將對數(shù)字化建設(shè)造成無法估量的損失，為此，在實(shí)施數(shù)字化過程中，要把安全性放到第一位。首先要通盤考慮將被數(shù)字化的圖書檔案的保密性；其次要評估將被數(shù)字化的圖書檔案安全性。不僅包括計算機(jī)硬件設(shè)備的安全穩(wěn)定性，還包括軟件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性，其中計算機(jī)硬件設(shè)備的安全穩(wěn)定性包括存儲設(shè)施、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)終端、信息傳輸?shù)鹊陌踩?，軟件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性包括購買的軟件、數(shù)據(jù)庫和自行創(chuàng)建、開發(fā)的軟件、數(shù)據(jù)庫的長遠(yuǎn)兼容性及穩(wěn)定性等；最后還要注重圖書檔案數(shù)字化后的管理系統(tǒng)的的整體安全性，包括管理中的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、遠(yuǎn)程訪問、自動備份等系統(tǒng)安全性。
2 高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)思路
信息化、數(shù)字化是現(xiàn)今全球社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的總趨勢，傳統(tǒng)古老的圖書檔案借還管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)今圖書檔案管理要求，信息網(wǎng)格化、數(shù)字化在圖書檔案信息資源建設(shè)和管理中的具體運(yùn)用，既實(shí)現(xiàn)了圖書檔案管理量的大幅提升，更實(shí)現(xiàn)了圖書檔案管理質(zhì)的飛躍，極大地提高了圖書館服務(wù)效能。因此，高校圖書館為了更充分發(fā)揮自身服務(wù)功能，就必須高屋建瓴的全面、多角度思考和建設(shè)圖書檔案數(shù)字化。
2.1 建立健全高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險控制制度
高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)要持續(xù)不斷的大量資金注入做保障，在整個數(shù)字化建設(shè)過程中，無論是因?yàn)閲艺?、學(xué)校規(guī)章制度，還是圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)人員調(diào)整或資金預(yù)算等諸多因素，均將會出現(xiàn)一定的預(yù)期風(fēng)險，這些預(yù)期風(fēng)險主要有：
（1）系統(tǒng)專業(yè)人員或管理人員的突變，從而使軟件系統(tǒng)的開發(fā)中止。
（2）資金鏈斷裂或年度預(yù)算偏低以及超支從而使有關(guān)硬件設(shè)備購入延遲或擱置。
（3）機(jī)密圖書檔案資源數(shù)字化過程泄密。
（4）數(shù)字化過程可能發(fā)生的知識侵權(quán)、產(chǎn)權(quán)糾紛等。為此，必須建立健全高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險控制制度。
2.2 加快轉(zhuǎn)變圖書館服務(wù)理念，強(qiáng)化讀者服務(wù)意識，增強(qiáng)責(zé)任感，提升服務(wù)水準(zhǔn)，最大限度發(fā)揮圖書館圖書檔案利用價值
進(jìn)行圖書檔案數(shù)字化建設(shè)后，將會從本質(zhì)上徹底改變以往圖書館被動消極的服務(wù)狀態(tài)，無論是高職院校內(nèi)的廣大師生，還是校外的社會人群均能通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)一鍵操作，完成圖書檔案的各種用途的使用，方便、簡捷、快速將是建成后的數(shù)字化圖書館的主要特點(diǎn)。與此同時，加快轉(zhuǎn)變圖書館服務(wù)理念，強(qiáng)化讀者服務(wù)意識，增強(qiáng)責(zé)任感，提升服務(wù)水準(zhǔn)，在數(shù)字圖書館建成后，切實(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)讀者的需求實(shí)施讀者定制服務(wù)，以及學(xué)科跟蹤服務(wù)，還有能夠深入推動學(xué)科館員建設(shè)。
2.3 科學(xué)規(guī)劃高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)方向和目標(biāo)，有條不紊推進(jìn)數(shù)字化圖書檔案建設(shè)進(jìn)程
高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的意義就在于通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為全校師生以及社會人員提供學(xué)習(xí)和實(shí)踐服務(wù)。庫存的大量圖書檔案怎樣發(fā)揮其自身價值，一方面在于社會的需求，另一方面更在于圖書館館員如何開發(fā)和運(yùn)用。圖書館應(yīng)根據(jù)廣大在校老師、學(xué)生及社會公眾的需求，對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行投入產(chǎn)出效能進(jìn)行綜合分析，科學(xué)規(guī)劃，有的放矢地進(jìn)行統(tǒng)籌部署。
（1）對那些經(jīng)過鑒定、甄別的還具有重大保存價值的瀕危圖書檔案加緊進(jìn)行數(shù)字化工作。
（2）對那些需要永久和長期保存的圖書檔案及時數(shù)字化。
（3）對利用或咨詢次數(shù)較多的圖書檔案加快數(shù)字化。
（4）對那些有地域特色或?qū)氋F的圖書檔案及時數(shù)字化，確立高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)方向和目標(biāo)，有條不紊推進(jìn)數(shù)字化圖書檔案建設(shè)進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
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作者簡介
篇8
1、前言
隨著信息時代的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質(zhì)檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復(fù)雜，浪費(fèi)大量的人力和資源。檔案數(shù)字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平。
2、高校檔案數(shù)字化的意義
紙質(zhì)檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發(fā)、保存和查閱，利用率較低，不能充分發(fā)揮檔案資源的價值。隨著計算機(jī)使用的普遍，紙質(zhì)檔案由原來人工變?yōu)殡娮有纬?，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發(fā)、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準(zhǔn)確性，減少了紙質(zhì)檔案所造成的人力、物力、財力的浪費(fèi)。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛的使用，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐漸完善，這為檔案的數(shù)字化提供了良好的基礎(chǔ)。由于高校檔案設(shè)計的內(nèi)容繁多，且人員流動頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新速度較慢，不能及時反映當(dāng)前情況，而通過建設(shè)數(shù)字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實(shí)現(xiàn)共享，使高校中的人員隨時了解動態(tài)。同時，目前國家檔案局對于檔案數(shù)字化建立和完善十分重視，高校檔案數(shù)字化勢在必行。
3、高校檔案數(shù)字化現(xiàn)狀
3.1 檔案實(shí)體保存不完善
由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理沿用時間交長，對檔案進(jìn)行數(shù)字化，首先需要將檔案實(shí)體數(shù)字化，當(dāng)紙質(zhì)檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災(zāi)的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護(hù)成本。由于紙質(zhì)檔案需要一定的空間，在進(jìn)行檔案整理時，可能會造成一些資料的丟失，同時，隨著時間的流逝，保留的紙質(zhì)檔案也會存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數(shù)字化時，由于檔案實(shí)體的缺失，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息不健全。
3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低
一般高校對于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認(rèn)為檔案管理只是收發(fā)、管理檔案的簡單工作，在選擇檔案管理工作人員時，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當(dāng)，同時，經(jīng)常在其他工作較忙時，檔案管理人員就會被調(diào)去做其他工作，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數(shù)字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識外，還要具有相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)，高校中現(xiàn)有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學(xué)校由于對檔案管理工作的不重視，也忽略了對管理人員專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，技術(shù)水平落后，不能滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。
3.3 電子文件管理缺失
目前檔案數(shù)字化建設(shè)處于初步階段，缺乏對于電子文件管理工作的相關(guān)規(guī)定，監(jiān)管不到位，在收集、保存電子文件的過程中，沒有設(shè)立專人監(jiān)督，這就為電子文件的流失帶來了隱患。現(xiàn)在雖然檔案數(shù)字化逐漸建立，但紙質(zhì)檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實(shí)現(xiàn)檔案的同步數(shù)字化，電子文件的完整性和真實(shí)性也就無法保證。檔案數(shù)字化的管理制度缺乏，導(dǎo)致管理電子文件工作不能收到嚴(yán)格的監(jiān)督管理，文件流失現(xiàn)象嚴(yán)重。在進(jìn)行檔案數(shù)字化規(guī)劃時，對于電子文件的格式也沒有統(tǒng)一的規(guī)定，數(shù)字化的技術(shù)水平和質(zhì)量較低，不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
3.4 基礎(chǔ)設(shè)施落后
檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的人員和設(shè)備支撐，如計算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟件，以及專業(yè)的管理人員和技術(shù)人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對于檔案數(shù)字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施相對落后，不能滿足檔案數(shù)字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業(yè)水平的技術(shù)人員。健全的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)最主要的影響因素。
4、促進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)措施
4.1 提高重視
加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，首先需要提高高校對檔案管理工作的重視，改變原有的觀念。檔案記錄了高校的發(fā)展過程，具有很大的歷史價值，同時為高校的發(fā)展提供依據(jù)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受到時間的影響，逐漸變脆，較為久遠(yuǎn)的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災(zāi)的威脅，管理困難，建立數(shù)字化檔案能夠解決這些問題。檔案數(shù)字化檔案除了能夠長期保存檔案之外，同時能夠節(jié)省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。
4.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施
基礎(chǔ)設(shè)施的完善，是保證檔案數(shù)字化建設(shè)的基本條件。檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件和軟件兩個方面，硬件是指由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案所需的計算機(jī)、掃描儀等，保存電子檔案的存儲設(shè)備，以及實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等；軟件指的是與管理檔案相關(guān)的系統(tǒng)軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統(tǒng)計、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲空間，高質(zhì)量的存儲性能，減少信息的損失，系統(tǒng)軟件要保證安全穩(wěn)定。完善檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。
4.3 加強(qiáng)檔案管理隊伍培養(yǎng)
檔案數(shù)字化建設(shè)對于檔案管理人員的專業(yè)水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識，還要具備一定的計算機(jī)技術(shù)和相關(guān)軟件的操作技能及維護(hù)能力。這樣才能熟練地進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案保存，在遇到網(wǎng)絡(luò)故障時，能夠及時解決問題，確保電子文件不會由于軟件和網(wǎng)絡(luò)的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，進(jìn)行先進(jìn)檔案管理方法的教學(xué)，定期檢查專業(yè)知識和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時掌握檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的新動態(tài)和進(jìn)展，保證管理人員能夠熟練操作相關(guān)軟件，建立專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
4.4 確立明確的工作目標(biāo)
高校的檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長期的、系統(tǒng)化的工作，需要確立長遠(yuǎn)的工作目標(biāo)和階段性目標(biāo)，以及實(shí)現(xiàn)階段性目標(biāo)科學(xué)可行的實(shí)施方案。首先，需要確立一個明確的總體目標(biāo)，以此作為具體實(shí)際工作的指導(dǎo)依據(jù)；其次，根據(jù)高校檔案管理工作的實(shí)際情況，確定階段性的目標(biāo)，并制定詳細(xì)可行的方案，逐步實(shí)現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)目標(biāo)。
4.5 建立嚴(yán)格的規(guī)范制度
無規(guī)矩不成方圓，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度，檔案數(shù)字化的建設(shè)也不能順利地實(shí)現(xiàn)，管理體系的規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)之一。檔案數(shù)字化建設(shè)要對電子檔案的分類、程序、方法、格式、質(zhì)量等做出明確的說明，還要確定電子檔案在進(jìn)行入庫、修改、備份和刪除等操作時要遵守的原則和程序，同時，對于保密文件的管理、文件使用權(quán)限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規(guī)定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國家對于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設(shè)檔案數(shù)字化時，要根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定適應(yīng)本校的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)與其他工作系統(tǒng)兼容，數(shù)據(jù)完整，更新及時，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的價值。
4.6 注意數(shù)字化檔案備份
雖然電子檔案能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)和潮濕危害的不足，保存相對安全，但受到計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數(shù)字化檔案時要注意安全。數(shù)字化檔案的安全性包括三個方面：系統(tǒng)安全，即硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數(shù)字化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)時，要采取安全訪問和身份認(rèn)證等措施；物力安全，數(shù)字化檔案的存儲設(shè)備雖不像紙質(zhì)檔案對環(huán)境的要求較高，但電子存儲設(shè)備對于溫度和濕度也有一定的要求，否則會造成資料數(shù)據(jù)的損失；數(shù)據(jù)安全，要建立健全的系統(tǒng)、檔案備份和操作日志，并對信息的完整性進(jìn)行檢查，檢測和記錄非法入侵，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，對于保密文件，要與公共網(wǎng)絡(luò)隔離，防止泄露。
4.7 電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存
紙質(zhì)檔案是電子檔案的主要來源，是最原始的檔案，具有很大的保存價值。目前檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)成為檔案管理工作的趨勢，但紙質(zhì)檔案仍有很重要的價值，不能完全合棄，在價值檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案的保存時，也要注重紙質(zhì)檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質(zhì)檔案電子化，并進(jìn)行其他數(shù)字化操作，在操作過程中容易造成資料的刪減或錯誤，如果沒有紙質(zhì)檔案的參考，則電子檔案的真實(shí)性無從考證，也就不能保證檔案數(shù)字化建設(shè)的可靠性，失去了檔案數(shù)字化應(yīng)有的價值。
4.8 制定合理的數(shù)字化策略
高校檔案數(shù)字化主要包括全部檔案的數(shù)字化、重點(diǎn)檔案數(shù)字化、特有檔案數(shù)字化、高頻檔案數(shù)字化和需要檔案數(shù)字化，全部檔案數(shù)字化是將高校的所有檔案信息全部進(jìn)行數(shù)字化，工作量大，耗費(fèi)大量的人力、物力、財力和時間；重點(diǎn)檔案數(shù)字化是將對于高校具有較高的利用價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化；特有檔案數(shù)字化是指針對其他檔案館沒有的檔案數(shù)字化；高頻檔案數(shù)字化是指在對出現(xiàn)頻率較高的檔案資料數(shù)字化；需要檔案數(shù)字化是指只在需要的情況下，對所需的檔案數(shù)字化。每種數(shù)字化都有一定的利弊，在建設(shè)高校檔案數(shù)字化時，根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。
5、結(jié)束語
檔案是記錄了高校的發(fā)展歷程，對于高校的發(fā)展具有很大的歷史意義和指導(dǎo)意義。檔案的數(shù)字化建設(shè)處于初步階段，尚存在一些問題，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，首先要提高高校對檔案數(shù)字化的重視；加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施；加強(qiáng)檔案管理隊伍的培養(yǎng)；確立明確的長遠(yuǎn)和階段性目標(biāo)；建立和完善相關(guān)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；提高數(shù)字化檔案的安全性；注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數(shù)字化方法和策略。
參考文獻(xiàn)
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篇9
（1）硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏
許多學(xué)校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入嚴(yán)重不足，計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等必要設(shè)備的購置尚存在問題，使構(gòu)建完整數(shù)字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數(shù)字化建設(shè)留于形式，根本起不到實(shí)質(zhì)的作用。
（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后
許多擁有豐富館藏資源的學(xué)校，在其數(shù)據(jù)庫中卻只現(xiàn)其館藏之冰山一角，內(nèi)容極其稀少，種類極其貧乏，數(shù)據(jù)庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數(shù)據(jù)庫根本不能發(fā)揮其網(wǎng)羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費(fèi)。
（3）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后
網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網(wǎng)絡(luò)資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴(yán)重影響了資源共享的程度，大大的違背了數(shù)字化建設(shè)擴(kuò)大資源共享面的初衷。
1．2人才匱乏與激增的建設(shè)需求之間的矛盾
人才的培養(yǎng)是高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素。數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級與普及都與人才息息相關(guān)。檔案館的工作人員必須具備相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)及檔案管理知識才能更好的服務(wù)于檔案館的建設(shè)。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計算機(jī)人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機(jī)的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及引進(jìn)外來人才的意識，這些都嚴(yán)重影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的。
1.3高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是為了更好的方便資源的利用
但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數(shù)字化檔案館的資源浪費(fèi)。例如，在許多學(xué)校的數(shù)字化檔案館中對于檔案信息數(shù)據(jù)的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學(xué)們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數(shù)字化檔案館的使用人數(shù)。同時因?yàn)槿狈Ｈ素?fù)責(zé)對數(shù)字化檔案館的答疑工作，出現(xiàn)問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。
2反饋機(jī)制不健全與完善數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾
高校檔案館數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進(jìn)。但是目前很少有高校能做到反饋機(jī)制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因?yàn)椴荒芗皶r的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進(jìn)一步下降。
3.針對高校檔案館數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的對策
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
適當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)的投入不僅包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、處理設(shè)備的購置，還應(yīng)包括軟件設(shè)施的完善。數(shù)字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應(yīng)注重數(shù)據(jù)庫的完善構(gòu)建。首先，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要能很好的反映館藏書籍的內(nèi)容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數(shù)據(jù)庫內(nèi)容豐富翔實(shí)，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應(yīng)能夠根據(jù)相關(guān)要素進(jìn)行查詢，以達(dá)到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴(kuò)大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。
3.2加大人才培養(yǎng)力度
檔案館工作人員不僅承擔(dān)者檔案館的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級，更承擔(dān)著指導(dǎo)用戶如何利用數(shù)字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量能熟練運(yùn)用檢索方法、懂得相關(guān)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并具備溝通技能的綜合素質(zhì)人才。要想推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識結(jié)構(gòu)，定期對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且大量引進(jìn)外來人才，為檔案館建設(shè)補(bǔ)充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業(yè)務(wù)水平要定期進(jìn)行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進(jìn)行。
3.3強(qiáng)化使用推廣
高校檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)程度和水平質(zhì)量，需要由用戶來認(rèn)可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎(chǔ)所在。高校檔案館做為一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務(wù)水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務(wù)的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學(xué)員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)態(tài)度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強(qiáng)化信息建設(shè)的同時，主要就是要為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)對于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認(rèn)知層次具有重要的作用。
3.4加強(qiáng)反饋機(jī)制的建立
篇10
[中圖分類號]G647.24；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01
0 引 言
信息時代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，必須注重計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。高校n案管理信息化主要是指通過運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案資料和音頻資料轉(zhuǎn)移到計算機(jī)等電子設(shè)備中，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上管理。雖然各大高校也在落實(shí)政策，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)的結(jié)果不是很理想，還存在許多需要改進(jìn)和完善的地方，必須不斷對其進(jìn)行優(yōu)化，使其管理水平進(jìn)一步得到提高。
1 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
1.1 缺乏完備的基礎(chǔ)設(shè)備
硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，沒有這些基礎(chǔ)的設(shè)施，檔案管理信息化建設(shè)也就失去其存在的物質(zhì)載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認(rèn)為配備幾臺計算機(jī)就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，而沒有對計算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)程序系統(tǒng)的設(shè)置，也沒有配備其他相機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)電子設(shè)備。
1.2 未建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫
高校檔案管理信息化建設(shè)中的一個關(guān)鍵方面，就是要建設(shè)一個完整和持續(xù)更新的檔案信息數(shù)據(jù)庫。而各大高校檔案信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實(shí)狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行更新；錄入的信息未經(jīng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實(shí)、更新不及時等問題。
1.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員
高校檔案管理的信息化過程不同于傳統(tǒng)的檔案管理過程，其中必然會涉及電子計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，對檔案管理者的綜合素質(zhì)有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還需要具備熟練的計算機(jī)能力以及其他電子設(shè)備的使用能力。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業(yè)務(wù)能力，要么具有計算機(jī)使用能力，很少同時具有業(yè)務(wù)能力和電子設(shè)備使用能力。
1.4 未意識到檔案信息的安全問題
各高校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過程中，很容易忽視的一個問題就是檔案信息的安全問題。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理中基本不會出現(xiàn)安全問題，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。
2 高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化渠道
2.1 完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施
各大高校要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設(shè)施。檔案管理信息化過程是一個復(fù)雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計算機(jī)必須是高端的而且要設(shè)置好相應(yīng)的系統(tǒng)程序。同時，也要配備相機(jī)、掃描件、錄像機(jī)等其他電子設(shè)備，以用來進(jìn)行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊?，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施，為真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。
2.2 加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程
要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，保證信息的真實(shí)性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時性。總之，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程也就是保證信息完整性、真實(shí)性、及時性的過程。
2.3 培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才
檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該是同時具有計算機(jī)等電子設(shè)備使用能力和檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才。一方面，對現(xiàn)在任職人員的實(shí)際情況進(jìn)行相對應(yīng)的專業(yè)培養(yǎng)，以彌補(bǔ)其所欠缺的方面；另一方面，專業(yè)培養(yǎng)一批同時掌握計算機(jī)技術(shù)和專業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才。
2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識
雖然高校通過檔案管理信息化的建設(shè)，檔案信息實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統(tǒng)的防護(hù)功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。
3 結(jié) 語
高校檔案管理信息化的建設(shè)過程是一個不斷完善的長久過程。高校必須針對目前出現(xiàn)的問題，采取對應(yīng)的措施，如完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施、加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程、培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識等，來推動高校檔案管理信息化的建設(shè)，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發(fā)揮作用。
篇11
根據(jù)目前我國主流學(xué)界對數(shù)字檔案館的認(rèn)識，數(shù)字檔案館最重要的功能就是無障礙的檔案資源共享。馮惠玲提出：“數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心”。傅榮校認(rèn)為：“數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉庫，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制，它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)絡(luò)上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。王宇暉指出：“數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化方式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化方式互相連接，從而提供及時利用，實(shí)現(xiàn)資源共享”。概括而言，學(xué)界普遍認(rèn)為理想的數(shù)字檔案館是一種把“所有類型的檔案信息囊括其中的基于數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化存取的信息空間”，能夠最廣泛、最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
受到經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件的限制和社會信息化發(fā)展水平的制約，在實(shí)踐中，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要循序漸進(jìn)地進(jìn)行。國家檔案局2010年6月的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出：“數(shù)字檔案信息、資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會共享服務(wù)，是一項(xiàng)長期任務(wù)，應(yīng)分階段推進(jìn)、有步驟實(shí)現(xiàn)。”肖秋惠曾把數(shù)字檔案館的建設(shè)分為以下三個基本階段：
1.檔案館自動化階段。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理和檔案信息組織的自動化。
2.單個數(shù)字檔案館建設(shè)階段。主要包括館藏數(shù)字化、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案網(wǎng)站建設(shè)，并能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的遠(yuǎn)程存取。
3.多個數(shù)字檔案館互聯(lián)階段。實(shí)現(xiàn)多個數(shù)字檔案館之間的互操作，以各個數(shù)字檔案館共同遵循的高層協(xié)議為基礎(chǔ)，整合各個檔案館的資源并提供統(tǒng)一的檢索入口。
從第二階段開始，單個的數(shù)字檔案館通過有效保存、保護(hù)和利用各檔案單位記錄的包括大量數(shù)字信息在內(nèi)的歷史記錄和文化遺產(chǎn)，已經(jīng)可以成為促進(jìn)文化建設(shè)的良好工具。而到了第三階段，數(shù)字檔案館建設(shè)將打破我國檔案工作“縱向隸屬”“封閉隔絕”的傳統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)開放、協(xié)調(diào)、高層次大規(guī)模的信息資源共享。這種數(shù)字檔案館將突破物理?xiàng)l件的局限，能夠突出服務(wù)于歷史和文化的主題，并發(fā)展出信息時代的檔案文化。
二、數(shù)字檔案館與文化建設(shè)
我國各地的數(shù)字檔案館建設(shè)目前多集中于上述第二階段，正向第三階段穩(wěn)步發(fā)展。而在國外，已經(jīng)有許多依托互聯(lián)網(wǎng)平臺的廣義的數(shù)字檔案館，由多個檔案單位合作建設(shè)，通過“面向所有人”開放的網(wǎng)站，向眾多學(xué)術(shù)研究和文化建設(shè)項(xiàng)目以及用戶個人提供檔案資源，并推出自己的檔案文化精品、建設(shè)文化品牌。
亞洲歷史資料中心（http：//jacar.go.jp）正式成立于2001年11月3日，是由日本內(nèi)閣會議決定，由國立公文書館、外務(wù)省外交史料館、防衛(wèi)廳防衛(wèi)研究所圖書館合作成立的大型數(shù)字檔案館項(xiàng)目。它通過互聯(lián)網(wǎng)提供日本政府有關(guān)機(jī)構(gòu)所保管和公開的“亞洲歷史資料”——近現(xiàn)代日本與亞洲近鄰各國關(guān)系的歷史資料，是十分重要的日本公文檔案和其他紀(jì)錄。這個項(xiàng)目的宗旨是，通過數(shù)字檔案館的技術(shù)，“使‘任何人’在‘任何時候’和‘任何地點(diǎn)’都能‘免費(fèi)’閱讀和打印歷史資料，下載圖像數(shù)據(jù)”。截至2011年4月，亞洲歷史資料中心已提供了2246萬個圖像、162萬件歷史檔案的共享。與此同時，中心還在網(wǎng)站上定期推出主題展覽，對歷史檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)介紹。自成立以來，這個數(shù)字檔案館一直擁有極高的訪問量，為亞洲各國的各項(xiàng)文化建設(shè)（如楊冬權(quán)講話中所提到的文學(xué)創(chuàng)作、歷史研究、文化設(shè)施的建設(shè)、文化活動的開展等）提供了豐富的第一手檔案資料。
國際敦煌項(xiàng)目（http：//idp.bl.uk）是由世界各地的敦煌和絲綢之路文獻(xiàn)收藏機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)起的，成立于1994年。1998年10月，其網(wǎng)站正式開通，用戶可以開始通過互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)獲得敦煌和絲綢之路文獻(xiàn)的圖像資料。敦煌和絲綢之路上其他考古遺跡出土的大量文獻(xiàn)，不僅是我國，而且是全人類的偉大文化遺產(chǎn)。這些文獻(xiàn)大部分于20世紀(jì)初流散于世界各地的收藏機(jī)構(gòu)，給系統(tǒng)研究和利用造成了很多困難。國際敦煌項(xiàng)目致力于解決這些困難，不僅通過數(shù)字化和共享使任何人都能獲得這些資料，而且從2004年開始出版《IDP通訊》，介紹學(xué)術(shù)界對這些資料的研究成果。項(xiàng)目還設(shè)計了專門的教育主頁，提供關(guān)于絲綢之路及其出土文獻(xiàn)的文化教育項(xiàng)目?！八皇翘囟ㄡ槍δ骋粐一蛘吣挲g層，也不是專門為了特定的課程而設(shè)計，而是希望能夠適用于讀者自己的學(xué)習(xí)計劃。”通過這些形式，網(wǎng)站已經(jīng)推出了自己的具有檔案特色的文化精品，使世界各地、不同年齡層和文化背景的人都可以享受這些知識。而且，由于實(shí)現(xiàn)了信息資源的整合和共享，國際敦煌項(xiàng)目的網(wǎng)站也可以成為許多與絲綢之路相關(guān)的文化活動的基礎(chǔ)，在資源利用方面“開疆拓土”。
雖然像亞洲歷史資料中心和國際敦煌項(xiàng)目這樣的大型數(shù)字檔案館尚未在我國推廣，但是在建設(shè)單個數(shù)字檔案館的過程中，我國的很多高校檔案館已經(jīng)有了很好的利用數(shù)字檔案館促進(jìn)文化建設(shè)的實(shí)踐。例如，上海交通大學(xué)的數(shù)字檔案館，不但為校史撰寫、學(xué)術(shù)研究和教學(xué)工作等提供了大量的檔案資料，而且通過“專題推薦”“視頻點(diǎn)播”等項(xiàng)目推出了豐富多彩的文化產(chǎn)品。全國乃至全世界的用戶通過這個數(shù)字檔案館，可以了解交大光輝的歷史、豐富的學(xué)術(shù)成就、校友的風(fēng)采以及校園文化?？梢哉f，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)和利用本身就和高校的學(xué)術(shù)事業(yè)和文化建設(shè)緊密地聯(lián)系在了一起，數(shù)字檔案館是一個促進(jìn)高校文化建設(shè)的極好的平臺。
篇12
高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)是高校數(shù)字檔案館實(shí)施的前期工作和長期的表現(xiàn)形式，也是衡量高校信息化建設(shè)的重要指標(biāo)。本課題組對北京市高校檔案館網(wǎng)站進(jìn)行了持續(xù)的觀察和數(shù)據(jù)提取，并進(jìn)而對其建設(shè)狀況進(jìn)行了績效評價，以期有利于提高高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)水平，提高高校檔案館檔案信息服務(wù)質(zhì)量，加快檔案信息資源的傳播。
1.北京高校檔案館網(wǎng)站
建設(shè)評估工作
2009年11月至2010年5月1日期間，本課題組依托“中國檔案在線”( archives.org.cn/)網(wǎng)站對高校檔案館網(wǎng)站的鏈接，對北京各個高校檔案網(wǎng)站進(jìn)行了調(diào)查分析。調(diào)查對象參考新浪網(wǎng)“教育頻道”(edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名單，對各個高校檔案館網(wǎng)站進(jìn)行了深入的調(diào)查分析。我們選取檔案網(wǎng)站的“功能指標(biāo)”為重點(diǎn)評價指標(biāo)，選取“內(nèi)容指標(biāo)”和“形式指標(biāo)”作為輔助評價指標(biāo)，以便對網(wǎng)站進(jìn)行全方位的綜合評價。
文章主要根據(jù)倍數(shù)加權(quán)法②來確定各個指標(biāo)的分值。倍數(shù)加權(quán)法雖然在參照要素的選擇上容易出現(xiàn)依靠主觀判斷的情況，但該方法卻可以有效地區(qū)分各考評要素之間的重要程度。我們將影響高校檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容指標(biāo)作為最次要的考核要素，以此為1;再將形式指標(biāo)的重要性與該指標(biāo)相比，得出重要性倍數(shù)為1.5;同理，得出最重要的功能指標(biāo)重要性程度為7.5;然后依據(jù)該比例分配分值，文中以100分為滿分。賦值標(biāo)準(zhǔn)及分值如表1所示。
2.評價結(jié)果及分析
調(diào)查顯示，新浪網(wǎng)“教育頻道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了數(shù)字檔案館，其他學(xué)校都沒有獨(dú)立的數(shù)字檔案館，部分學(xué)?？梢酝ㄟ^站內(nèi)搜索找到與檔案館相關(guān)的信息或新聞;另外，還有一部分學(xué)校，在學(xué)校的教輔機(jī)構(gòu)或管理機(jī)構(gòu)中設(shè)有檔案室(館);更有一部分學(xué)校根本沒有找到關(guān)于檔案館的任何信息。
2.1評價結(jié)果
我們重點(diǎn)選取了13所高校進(jìn)行績效評價，另外還有三所高校雖然也有本校檔案館網(wǎng)站，但是網(wǎng)站建設(shè)尚不夠完善，也沒有體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，與其他的高校檔案館網(wǎng)站相比差距較大，所以這里只列出這13所高校進(jìn)行比較分析，如表2所示:
2.2 指標(biāo)分析
2.2.1內(nèi)容指標(biāo)分析
網(wǎng)站內(nèi)容的廣度和深度直接影響用戶對信息的利用程度，也是評價檔案信息網(wǎng)站的基本指標(biāo)之一。調(diào)查顯示，內(nèi)容指標(biāo)的平均分為8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在這6所高校中，中國人民大學(xué)、清華大學(xué)、北京航空航天大學(xué)均得到滿分。這些學(xué)校比較注重本校數(shù)字檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，涉檔信息相對全面，同時提供一定的特色檔案信息。那些低于內(nèi)容指標(biāo)平均分值的學(xué)校在某些方面存在一定欠缺，校務(wù)公開情況沒有體現(xiàn)出來，也沒有具有本校特色的檔案信息。
2.2.2 形式指標(biāo)分析
這些高校檔案館網(wǎng)站的形式指標(biāo)平均分為8.3076，高于該平均分的高校有5所，其余高校在這個方面都或多或少有所欠缺。信息時效性較差是這些高校普遍存在的問題。有的高校信息更新到2004年，部分學(xué)校更新到2008年。這些高校中，網(wǎng)站支持外文頁面的只有中國人民大學(xué)、北京理工大學(xué)、首都師范大學(xué)3所。
2.2.3功能指標(biāo)分析
高校檔案館建館目的是分享檔案信息和提供便捷的檔案信息利用，其功能是否全面、是否強(qiáng)大是檔案網(wǎng)站建設(shè)的首要考慮因素。
各個高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的功能指標(biāo)平均分最低，得分率也最低。功能指標(biāo)總分定為75分，而平均分為36.0769分，平均得分率僅為0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。數(shù)據(jù)表明，高校檔案網(wǎng)站服務(wù)功能存在很大欠缺，需要進(jìn)一步重視和提高。尤其是在服務(wù)功能方面，各個高校需要進(jìn)一步完善。從這次調(diào)查來看，所有高校在檔案信息檢索方面都不夠完善，部分學(xué)校根本沒有這種功能。其中做得較好的為中國人民大學(xué)，該校所提供的“資源查詢”，提供了部分可公布的館藏檔案目錄，查詢可以輸入一項(xiàng)或多項(xiàng)，可以輸入部分名稱或全稱，另外對一些基建檔案和聲像檔案也指出了可查詢的范圍。其他學(xué)校的檢索功能，都差強(qiáng)人意，有很大的提升空間。服務(wù)咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、利用指南等欄目可以為用戶利用檔案信息提供一定的指導(dǎo)幫助，各個高校應(yīng)該適當(dāng)給予重視。
得分率最高的是內(nèi)容指標(biāo)，其次是形式指標(biāo)，得分率最低的則是這些高校檔案網(wǎng)站的功能指標(biāo)。根據(jù)分值可見，網(wǎng)站內(nèi)容指標(biāo)的分?jǐn)?shù)在6—10分之間，形式指標(biāo)分?jǐn)?shù)在6—13分之間，功能分值差別較大，從26—50分不等。功能指標(biāo)得分中，差距產(chǎn)生主要表現(xiàn)在交流和服務(wù)功能方面。
這13所高校中，有11所高校有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站，2所掛在本校網(wǎng)站的相關(guān)欄目中。各個高校應(yīng)該申請獨(dú)立的域名，并確保鏈接的有效性、穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)無鏈接和死鏈接現(xiàn)象。
3.結(jié)論及建議
3.1 北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀及結(jié)論
3.1.1目前北京高校建立本校數(shù)字檔案館網(wǎng)站的數(shù)量少之又少，令人吃驚
此次調(diào)查，90所高校中僅可以查到16所高校有本校檔案館網(wǎng)站，屬于國家211工程及985項(xiàng)目的北京高?；旧隙加凶约邯?dú)立的檔案館網(wǎng)站，其中有個別學(xué)校數(shù)字檔案館掛靠在本校主頁的某些欄目中。
3.1.2 已經(jīng)建立的高校檔案館網(wǎng)站，基本能涵蓋檔案網(wǎng)站所要求的基本內(nèi)容和基本功能
各個高校檔案館都包含檔案館概況、機(jī)構(gòu)職能、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)動態(tài)等基本內(nèi)容，同時也都包括業(yè)務(wù)指南、利用指南等項(xiàng)目，個別高校檔案服務(wù)功能比較健全，例如清華大學(xué)，檔案檢索功比較全面，設(shè)有站內(nèi)信息檢索、網(wǎng)站地圖、相關(guān)鏈接等欄目，同時提供相關(guān)的檔案信息下載。部分高校，例如中國人民大學(xué)，在檔案信息交流方面做得比較完善，注重和用戶的信息溝通，信息反饋相對比較及時。
3.1.3 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)仍有很多問題有待解決和完善
高校檔案館網(wǎng)站信息內(nèi)容更新周期長，時效性差。檔案檢索功能有待進(jìn)一步提高和完善，檢索工具應(yīng)該多樣化。另外，隨著高校信息公開化，隨之而來的檔案信息安全問題也應(yīng)該給予高度重視。
3.2 對北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的幾點(diǎn)建議
3.2.1 要注重高校檔案信息資源開發(fā)的廣度和深度
在進(jìn)行檔案信息資源整合時，要增加信息的覆蓋面，擴(kuò)大學(xué)校歸檔信息范圍，加強(qiáng)本校特色檔案建設(shè)。校務(wù)公開要及時透明，信息更新周期要短，內(nèi)容要有創(chuàng)新性。同時，應(yīng)該確保檔案信息的深度，不能華而不實(shí)，對檔案信息質(zhì)量的控制要嚴(yán)格，確保信息可靠性和安全性，同時注意保護(hù)檔案隱私內(nèi)容。
3.2.2 要重視網(wǎng)站的互動功能
增強(qiáng)學(xué)校檔案網(wǎng)站的信息交流功能，不僅有利于用戶對本校檔案信息資源的利用，而且有利于提高本校在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)方面的知名度，對于今后檔案工作的開展有推動作用。
3.2.3 要注重提高高校檔案信息資源的檢索功能
檢索功能強(qiáng)大與否直接影響檔案信息利用的工作效率。這個功能的提高有助于數(shù)字檔案館整體工作水平和績效評價的提高，是檔案工作的核心工作。
3.2.4 要重視高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的安全性
檔案信息有一定的保密性，做好學(xué)校信息安全保障工作也是一項(xiàng)難度較大的工作。要防止黑客、病毒等惡意侵入。另外要把握好檔案信息開放和保密的關(guān)系，確保重要信息的機(jī)密性，采用必要的技術(shù)手段，控制信息輸入和輸出，同時做好檔案信息的保管存儲工作。
3.2.5 高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)要為高校數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)造條件
高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的形式指標(biāo)，間接反映檔案網(wǎng)站建設(shè)的質(zhì)量。網(wǎng)頁設(shè)計是否美觀，結(jié)構(gòu)比例是否合理，也能體現(xiàn)出學(xué)校對檔案館數(shù)字化建設(shè)的重視程度。各個高校應(yīng)在加強(qiáng)本校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的同時為該校數(shù)字檔案館的建設(shè)開辟新思路，創(chuàng)造新條件。
注 釋:
①本文系2009年北京市高校檔案研究會項(xiàng)目(編號DA200910)“北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的績效評價”的研究成果 和 2007年國家檔案局項(xiàng)目(編號2007-X-18)“檔案信息網(wǎng)站績效評估體系的可持續(xù)研究”的階段性成果之一。
② 倍數(shù)加權(quán)法是首先選擇出最次要的考核要素，以此為1。然后將其他考核要素的重要性與該考核要素相比較，得出重要性的倍數(shù)，然后再進(jìn)行歸一處理。其優(yōu)點(diǎn)在于它可以有效地區(qū)分考核要素之間的重要程度，另外，也可以不選用最次要的考核要素，而選用更具代表性的考核要素為基本倍數(shù)。
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篇13
〔中圖分類號〕G25073 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部為全面貫徹落實(shí)《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進(jìn)程”的要求。對開展教育信息化的指導(dǎo)思想、工作、目標(biāo)、實(shí)施原則及試點(diǎn)內(nèi)容都做了詳細(xì)部署，其中全國試點(diǎn)高等學(xué)校為100所左右，其中本科院校試點(diǎn)內(nèi)容包括：以信息化促進(jìn)人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新和提高教育質(zhì)量重點(diǎn)，在數(shù)字化校園建設(shè)、校園網(wǎng)絡(luò)與信息安全、網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)及應(yīng)用、教育教學(xué)模式改革、科研組織模式創(chuàng)新、管理與社會服務(wù)信息化、學(xué)生網(wǎng)絡(luò)文化生活等多方面開展研究與探討。
高校檔案信息化是高校管理與社會服務(wù)信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發(fā)展的大勢所趨。
1 高校檔案信息化管理的發(fā)展前提
檔案信息化建設(shè)就是指檔案管理模式從以往的檔案實(shí)體為重心逐步向檔案信息為重心轉(zhuǎn)移過程。這一發(fā)展過程需要檔案實(shí)體的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理為基石，要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備，建立數(shù)字檔案館，向信息化管理方向發(fā)展，它主要包括如下內(nèi)容：
1.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
各高校檔案機(jī)構(gòu)必須根據(jù)國家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體實(shí)施細(xì)則，把規(guī)范的管理制度形成文件下發(fā)，對檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證每個操作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，即統(tǒng)一檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)等等。
1.2 檔案信息的數(shù)字化
利用數(shù)據(jù)庫傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門類檔案，組織成系統(tǒng)的信息庫。這項(xiàng)工作由檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做基礎(chǔ)，才能夠有條件實(shí)現(xiàn)。目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的逐步利用，教務(wù)管理、科研管理和學(xué)生系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)等平臺的運(yùn)用，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了前提和條件。
1.3 數(shù)字檔案館建設(shè)
近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽(yù)室、文件利用中心等等，數(shù)字檔案館是檔案信息數(shù)字化的發(fā)展必然，他們都是實(shí)體檔案的不同體現(xiàn)形式。數(shù)字檔案館是無形的信息組織和利用環(huán)境，實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的奠基石，對檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一管理，是數(shù)字檔案館管理內(nèi)容，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，對現(xiàn)行實(shí)體檔案館提出了新的管理和服務(wù)機(jī)制建設(shè)需求，兩者不是替代關(guān)系，是相互依賴和相互促進(jìn)的關(guān)系，數(shù)字檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必經(jīng)路徑。
2 高校檔案信息化管理面臨的問題
具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網(wǎng)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)的有效連接也面臨很多問題：
2.1 檔案信息化相關(guān)的法規(guī)體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴(yán)重障礙 國家高校檔案法規(guī)已有一定基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)漢字沒有出臺，產(chǎn)生相關(guān)問題很多。如：光盤數(shù)據(jù)、聲像信息缺陷率較高，存儲文字信息質(zhì)量，顯得過于寬松，會使認(rèn)為合格的光盤中文字錯誤率超標(biāo)等；檔案存儲格式的不統(tǒng)一；網(wǎng)絡(luò)黑客的不斷浮現(xiàn)，也成為阻礙高校檔案信息化發(fā)展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數(shù)字化、信息化要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 檔案信息化管理處于探索階段，需領(lǐng)導(dǎo)重視提高檔案意識 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機(jī)制、納入計劃、納入總結(jié)。某些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結(jié)成不丟失不缺漏為管理目標(biāo)，對檔案機(jī)構(gòu)人力、物力、技術(shù)、待遇給予支持不多，使檔案部門的現(xiàn)代化管理很難走上正軌，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
2.3 缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相配套的復(fù)合型管理人才
檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務(wù)量又大、評聘職稱難，都導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進(jìn)，即使進(jìn)來也難渡默默無聞工作性質(zhì)之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養(yǎng)尊處優(yōu)缺乏生機(jī)，沒有活力。有的單位重建設(shè)輕利用，買來了硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員沒有真正利用其先進(jìn)功能作用，沒有結(jié)合自身情況，做到檔案的數(shù)字化，更是無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
3 面對問題，適應(yīng)發(fā)展，加快檔案信息化管理
加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源的利用開發(fā)。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。
3.1 如何加快高校檔案信息化管理
3.1.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則
