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首先，在我國高校圖書館的建設過程之中，發展理念主要是從西方借鑒過來的，所以在發展中完全依賴于西方發達國家的發展模式，無論是其中的發展理念，還是發展過程、發展模式等方面都是以西方國家基本形式相適應的，所以這種發展理念，導致我國高校圖書館數字化管理的方式較為僵化，不能完全適合自身的發展。其次，在信息數字化的過程，發展較為緩慢，我國的各個高校在發展過程中，十分注意自身的各項基礎設施建設，但是由于在發展中缺乏對于圖書館數字化的基本關注，導致該項建設發展相對緩慢也相對滯后，這種數字化資源遠遠不能滿足為我國高校大學生以及科研工作者提供文獻支撐的力度。再次，由于我國高校的網絡建設以及其信息資源每一個高校有各自的特點，但是缺乏統一的標準，導致各個高校之間不能進行借鑒學習，阻礙了其發展之中的共同提高。

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（二）隊伍結構問題。

相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復雜，且以女性占絕大多數。她們實際檔案管理經驗較為豐富，但專業研究能力不強，對先進的計算機網絡環境比較陌生，更缺乏數字化、信息化等方面的理論知識和實踐經驗。而囿于傳統的檔案管理認知與偏見，高學歷、有活力且對數字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學歷、知識背景等方面存在著嚴重的結構性問題。

（三）信息標準化問題。

近年來高校數字化檔案信息數據規模急劇增加，且來源于校內各職能部門不同的業務管理系統軟件，運行環境復雜多樣，形式不一，從而導致生成的數字化檔案信息數據格式紛繁多樣，不利于檔案信息數據的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數據資源開發和利用。所以，當下高校數字化檔案信息數據的非標準化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。

（四）信息安全與憑證問題。

計算機網絡和數字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴重的威脅和巨大的挑戰。一方面，在復雜的計算機網絡環境中，高校數字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構系統環境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結構信息及內容信息的真實性和完整性；在升級、轉換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。

（五）信息公開與知識產權保護問題。

高校數字化檔案信息蘊含著科技發明、文化創新、藝術創意等方面的大量優質信息資源，潛藏著無形的開發和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產生巨大、有形的經濟效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結晶，其產權與著作權是教師們的個人權利，應該依法得到保護。如何處理好數字化檔案信息公開與知識產權保護之間的關系是擺在高校檔案信息資源管理與開發工作面前的現實問題。

二、高校數字化檔案信息管理困境的突破策略

（一）加強檔案信息資源意識宣傳。

在數字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進一步加強宣傳數字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統的檔案認知，使其重視數字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發檔案信息資源創造有利的外部環境。

（二）轉變管理理念與制定管理政策。

隨著多媒體及網絡技術的普遍應用，檔案管理已不是傳統的紙質檔案管理和經驗管理，而是現代化信息管理理論和技術相結合的管理。高校檔案工作者應該主動轉變思維，更新觀念，用現代化的檔案信息管理理念取代傳統的管理思維。同時，應該強化檔案信息資源共享和管理服務意識，并制定檔案管理政策保護個人信息及知識產權。在檔案管理政策允許的框架下，應該無限度地開放高校數字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創造效益。

（三）引進和培養檔案信息化專業人才。

檔案信息化人才是檔案管理現代化的關鍵，是至關重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數字化檔案信息管理工作的主體，是推動數字化檔案信息管理現代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業人才的發掘和引進，完善工作隊伍的知識背景結構；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓，不斷提高應對檔案信息化、現代化管理挑戰的能力。

（四）推動檔案信息標準化及其管理集成化。

合乎規范、統一標準的數字化檔案信息及其技術是檔案信息集成化管理的前提和基礎。高校檔案管理部門應該協同各歸檔部門統一規劃和布置，對檔案信息數據及其運行環境進行規范化和標準化處理，其中應包括：壓縮格式的規范化、數據交換的規范化、數據加密方式的標準化、水印技術的標準化、檔案管理軟件的統一化。同時，打破學校各職能部門之間的“藩籬”，將學校檔案信息管理系統與其他職能部門的業務管理系統有效對接，使檔案數據資源由分散管理轉為集中管理，從而實現全校檔案信息資源管理的集成化。

(五)運用計算機網絡與現代化信息技術保障安全。

網絡環境與信息系統漏洞是數字化檔案信息現代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰。關于數字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯合學校有關部門（如學校辦公室、計算機網絡管理中心）運用計算機與網絡技術，對檔案信息綜合管理系統和網絡信息共享系統存在的漏洞進行評估、修復，完善數字化檔案信息管理網絡體系。同時,定期排查、更新和升級相關管理軟件，確保數字化檔案信息的安全性。

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1檔案數字化管理是信息時展要求

隨著當前科學技術飛速發展，各行各業的發展都在不斷與信息技術相融合，數字化的管理是運用網絡、多媒體、計算機等進行管理工作，高校檔案管理工作的有序進行關乎著高校能否健康發展，而良好的管理辦法對管理工作有著直接的關聯，高校的檔案記錄著學校發展的歷程，成為管理者研究學校未來發展方向的第一手資料，經過了多個學校管理者不斷的分析、總結、制定方向才擁有了這樣一個寶貴財富。對檔案工作進行研究，目的就是了解目前高校檔案管理現狀以及數字化管理辦法的應用情況，借鑒和吸收優秀的管理經驗，良好的檔案管理工作使得學校工作的高效、有序進行得到了保證，因此檔案管理工作的制度設立、建立健全管理機制尤其重要。小到個人，大到單位、國家，檔案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要資料時可以快速、準確的定位查找，總之學校事業協調發展離不開檔案的有效管理。數字化管理的引入希望能夠幫助學校不斷適應時展對檔案管理工作的新要求，促進學校事業的穩步前進，但是與之俱來的弊端也不能忽視。所以對檔案科學規范的管理就是當代高校發展的重要衡量標準。學校好的檔案管理工作，不但可以為學校領導理清學校事業發展的現狀、及時調整辦學戰略提供依據，也為學校未來發展指引方向；還可以為社會能夠鑒定高校的文化和辦學成果奠定扎實基礎。而真正好的檔案管理工作離不開先進的管理手段，更離不開管理過程的不斷調整，數字化管理的優勢和弊端都要時刻審視，優勢要不斷發揚，弊端要不斷改正，這樣對學校遠期戰略、管理效率的提高都有著深遠的影響，更能指引學校依據自身情況制定長期發展規劃。因此好的檔案管理工作對社會經濟發展和高校不斷向前具有重要意義，而檔案的數字化管理給予當前高校的檔案管理帶來了新鮮的血液，需要我們進行不斷探索和挖掘。

2檔案數字化管理的優勢

2.1利于高校立卷制度的落實

當前社會，高校部門立卷已經是一個十分常見的問題，但是仍有很多檔案室的管理工作代替了部門的立卷工作，這樣就會有一部分檔案管理人員將檔案進行立卷管理，取代個別立卷單位的工作，但是由于檔案管理員并非專業管理人員，所以對檔案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判斷所交的檔案是否完整，這就使得檔案的管理質量受到影響，數字化的檔案管理過后就能使檔案進行網絡信息化的管理，這樣就能將檔案輸入網絡系統，檔案的管理員就能對檔案進行統一管理和保存，這就從最基本情況對檔案進行了管理。

2.2數字化管理不受時間、空間限制

傳統的檔案管理受到時間和空間的很多限制，使得管理上出現很多不便，而數字化的管理模式則使得檔案的管理打破了時間、空間的束縛，傳統檔案管理，想要查看資料還需要到學校檔案室，找到學校領導進行檔案查閱批示，經檔案館員查找才能進行利用。數字化管理實現后，只要經過網絡平臺，就能有效進行檔案的管理和查閱，還能做到精準查找，這樣不僅在時間上大大縮減，還對檔案管理員的工作量進行縮減，減輕了管理員的工作難度。數字化的管理能有效把檔案進行歸類、分檔、排序，也能在不同載體上保存，保存和查找起來更加方便，檔案的安全保密工作也比較容易做到位，進而提高查找文件的準確性。網絡時代的檔案管理能夠將檔案迅速進行明確分類、排序，也更加能夠保證檔案的完整性，在這種情況下，每個想要使用檔案的人員都可以通過網絡得到允許，對檔案進行方便、快捷的查找，省時省力，檔案的管理效率也就大大提高，資料更新也更具時效性，只要適時對檔案管理系統進行完善，操作流程會更加節省了人力、物力、財力，提高工作效率，促進我國高校檔案事業迅速發展。

2.3有利于檔案內容信息的開發

傳統的檔案管理模式所能保證的只是檔案的完整性、原始性，所占空間非常龐大，對管理用的庫房要求也比較高，查找起來費時費力。而經過數字化管理之后，所有的高校檔案都能在局域網上進行統一管理，并且能夠進行明細的分類，保存空間也很大，新增檔案時也可以隨時進行添加，查找也能實現精準查找，實現檔案內容完整的保存，根據一條線索，還能查找出相關內容的其他所有檔案，快捷便利，對檔案信息的開發和利用十分有利，同時也有利于對事項進行追根溯源，滿足利用者對檔案信息的深層次需求。

3檔案數字化管理的弊端

3.1數字化管理人員選擇受限

雖然信息化時代給人們帶來了極大的便捷，在高校數字化管理過程中也確實有了諸多便利的條件，但是高校檔案管理人員對網絡、信息管理掌握并不到位，缺乏相應的技術，檔案數字化管理人員的選擇上會受到許多限制。目前很多高校檔案管理員需要進一步提高網絡操作熟練度，并且需要掌握檔案數字化管理相關知識，兼具這兩種素質的管理員才能實行檔案的數字化管理。檔案的管理本質上需要管理員對當前的各項政策保持住相對好的敏感性和絕對好的理解力，同時也需要管理員具備較強的數字管理技術。因此，管理人員要有比較高的專業管理素養和信息網絡操作能力，才能很好的勝任當代高校數字化檔案管理工作。部分高校管理人員身兼多職，對檔案的管理缺乏時間與精力的投入，檔案管理人員的專業素養比較欠缺，這樣都會直接影響到高校檔案管理的持續性和穩定性。但是現實是高校檔案管理員業務素質往往不夠，使得檔案分類缺乏準確性，檔案資料收集缺乏完整性，檔案信息化步伐相對落后。檔案數字化管理對管理人員的檔案和科技素養提出了更高的要求，作為新時代的高校檔案管理人員必須要掌握相關的網絡操作能力以及檔案學術理論水平，才能勝任當前高校檔案的數字化管理工作。

3.2數字化管理存在安全隱患

網絡信息技術的高速發展帶來檔案管理的便捷，但是也存在很大安全隱患，在進行檔案的查詢、分類等工作時，信息安全保證更加急切，一是查找利用過程中可能會帶來更加大的風險，二是不法分子也會利用網絡進行信息的盜取，這就給網絡檔案信息安全帶來相當大的威脅。首先，檔案信息保密的重點工作就是信息的使用程序，檔案查找一定要嚴格檔案利用權限，并不是什么人都可以進行檔案查閱，查找利用檔案需要有完整的檔案利用審批流程。總體而言，檔案的管理需要嚴格把好安全關。從文件的保密性質考慮，應該制度健全的檔案管理制度，并嚴格監督實施，無關人員不得隨意登錄網站查詢。其次，檔案的保存要做好鑒定工作。檔案的鑒定原則是對檔案內容進行分析與鑒別，以分析現實和歷史作用為主，根據國家和高校內部對檔案的文化價值的需要，準確分析確定高校檔案的保存價值，以便精確的確定高校檔案的管理分類，便于日后的查找利用。還要對文件進行保密等級的劃分，區別管理，將機密級的文件進行更嚴格的管理，保密管理級別要根據泄露所帶來的國家安全和學校利益影響的程度進行確定，以便獲得國家相關法律、法規保護。

3.3數字化管理檔案利用率不高

雖然數字化管理模式有很多便利，但是在我國的利用率并不高，有很多高校仍然沿用傳統的檔案室管理的辦法，對于數字化管理的優勢也認識不到位，缺乏科技意識，看不到數字化管理過程對人力、物力的節省，也看不到對我國檔案在使用過程中展現的便利，更加看不到檔案數字化管理過程帶來的豐富的網絡資源，歸根到底是管理人員缺乏與時俱進的觀念，缺少學習新知識的動力，對于檔案的分類、查詢等工作還是人工進行的，觀念陳舊，并且單純的認為檔案觸手可及，才是最安全的、最有用的，卻忽視了網絡帶來的豐富的檔案資源，這就使得數字化管理的利用率較低，給高校檔案管理工作帶來人為的制約，也使得檔案資源的網絡共享受到阻礙，消耗了大量的人力、物力、財力，這就造成了檔案管理過程的浪費。

4總結

綜上所述，隨著當前網絡科技的飛速發展，信息化時代的繼往開來，我們要在高校檔案管理的各項管理工作中創新方式方法，尤其是不能再沿用傳統方法，要與時俱進，采用更加科學便捷的方法進行檔案管理。在管理過程，提高高校檔案數字化帶來的便捷性，不斷地解決檔案數字化管理過程中存在的問題，不斷完善數字化管理，總結檔案信息化管理經驗，使得整個檔案的管理過程更加便捷、安全，高校數字化檔案管理進程中的障礙，也需要高校全體管理人員不斷的深化研究，充分利用科技發展實現檔案的科學管理。

參考文獻：

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文章編號：1009—0118（2012）10—0187—01

針對高校檔案管理數字化進程中存在的障礙和問題，必須研究對策，加以解決，否則就會因電子文件難以管理而阻礙辦公自動化的進一步擴展和深化，電子文件也會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失。因此，在實施檔案數字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環節：

一、健全高校數字平臺，構建和諧共享環境

檔案數字化建設是一項系統工程，具體包括總體設計、軟件開發、檔案整理、系統管理、光盤備份等。高校檔案要想實現數字化，首先必須投資開發一整套與高校相適應的檔案管理軟件，配備構建這個數字平臺所需要的硬件設施。由于高校日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、高速掃描儀集中掃描、光盤等雙備份解決方案。使檔案文件能及時、準確歸檔，保護磁介質為載體的檔案的安全，延長其壽命。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目標管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、高校分類管理等，從而在機制上提高高校信息共享能力。此外，信息網絡系統也要達到以下二個方面的要求：

（一）系統應具有高可靠性

信息系統一定要具有穩定性、可靠性，給電子資料提供一個安全的存儲環境。因此所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計（如陣列控制器、后端2條光纖環路、電源、風扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等），不存在單點故障，確保整套系統的安全運行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統應用的連續性。系統數據安全性要求很高，可根據用戶的需要，完成數據的隔離或共享。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統的安全性。

（二）系統應具有良好的性能

要使用正規的檔案管理軟件，能夠跟隨網絡技術的發展而發展。系統采用全光纖磁盤陣列產品，保證系統的高性能。系統升級不必停機，可在線升級。系統具有良好的開放性，各高校之間能夠互聯。系統支持多種主機系統及集群系統。

二、搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流

（一）在辦公自動化系于數字化檔案管理系統之間建立橋梁

針對高校中辦公自動化系統與數字化檔案管理系統不能充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現與現有的財務系統、辦公自動化（OA）系統、人事管理、教務教學管理等系統的無縫集成。便于收集整理各部門生成的電子文件，更好地建立起高校檔案資料數據庫。

（二）在電子文件與紙質文件之間搭建“綠色通道”

針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和影像方式共存，根據檔案管理數字化工作的發展以及數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。

對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。切實確保電子文件的安全，解除人們的顧慮。

三、建立一支高素質、高水平的專職檔案隊伍

實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。檔案數字化的實現要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據利用者要求提供大量的檔案數據信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。

四、提高高校人員的檔案意識

提高高校員工的檔案意識，尤其是高校領導的檔案意識，使他們認識到檔案工作對于高校發展的重要性，使領導和信息部門能夠重視檔案和檔案的數字化建設，并積極為檔案的數字化建設提供所需的資金和技術的支持。同時，檔案人員要虛心向檔案數字化建設走在前列的高校學習，樂于交流。汲取人家成功經驗，結合自己高校的實際情況，逐步推進高校檔案數字化建設。

總之，高校檔案數字化建設是一個循序漸進的過程，不是一蹴而就的，我們要緊跟時展的腳步，積極學習新的計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術，根據高校的現實狀況，不斷實現高校檔案數字化建設，使檔案管理從保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。

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（一）高校檔案數字化是信息時展的要求

社會發展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質的檔案已經不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數據整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內部辦公效率。

（二）高校檔案信息數字化是數字化校園的必然結果

在社會數字化的背景下，高校作為技術發展的前沿已普遍開展數字化改革，高校檔案部門的數字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現聯網共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。

（三）高校檔案數字化是完善檔案管理的重要途徑

高校檔案數字化建設是高校檔案管理模式創新的方向。在將傳統檔案管理向數字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統管理模式，實現新時期檔案管理的科學優化。檔案數字化能夠大量節省檔案存儲空間，有效減少紙質檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。

二、高校檔案管理數字化存在的問題及對策分析

應當看到，高校檔案管理數字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為 “高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統與校內辦公自動化系統的兼容性問題有待解決。為保證數字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統。目前高校內部的辦公自動化系統與其檔案管理部門使用的檔案管理系統來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現的原因在于缺少科學規范的數字化檔案工作制度和專業化的數字化檔案管理人才。另外，有些單位數字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發比較混亂也是困擾檔案數字化進一步拓展，影響檔案數字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：

（一）首先要正確認識電子檔案與傳統檔案管理的差異

數字化檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術，其具體內容和關鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護，隨時進行數字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。

（二）盡快建立健全檔案信息管理標準

新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規范和標準化。在實現由傳統檔案管理向現代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業務規范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發揮自身能動性，根據自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。

（三）不斷改進檔案管理數字化系統

電子文檔具有與紙質檔案不同的技術特性，檔案數字化管理的制度、標準以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統來實現，因此要重視以軟件系統為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統設計階段，依據數字化標準，充分綜合文件檔案業務部門、管理部門及技術開發部門的意見，統籌協調，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統中，并根據實際運行中出現的問題，不斷通過軟件系統來滿足檔案管理數字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。

（四）加快硬件基礎建設

檔案管理數字化建設，需要計算機技術、數據庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產品的開發周期越來越短，如出現老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發一系列不良結果，要及時對系統關鍵設備進行更新換代和升級，以確保信息化建設的順利進行。

（五）突出數據庫建設

數據庫建設是檔案數字化管理系統建設的重要基礎。要實現檔案管理信息化，必須做好數據庫建設。在紙質檔案數字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據制定得著錄規則和細則，在搞好傳統載體檔案數字化數據庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數字化過程中，要注意館與館之間檔案數據庫建設的數據交換方式、信息分類編碼、系統匹配、功能設置和通訊規程等的統一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數據庫長遠目標。

（六）不斷提高檔案管理工作人員的業務素質

要重視對檔案管理人員應用現代化新技術的業務能力和技能素質的培養。而且數字信息技術的發展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業務的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數字化管理工作提供人才保障。

三、切實加強數字化背景下高校檔案的保護

電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網或互聯網，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰。因此，切實加強數字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數據丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設過程中的重大問題和挑戰。要做好上述工作，需把握以下原則：

（一）提高數字化檔案管理人員的安全防范意識

首先，要提高檔案管理工作者的法律法規意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規規范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數字化檔案的管理和制定詳細的規則和規范，從而規范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規程做到了心中有數，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。

（二）提高系統安全防范技術能力

一方面，要依托傳統的網絡信息保密技術，如最常用的是數據密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發揮新型網絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發：（1）授權控制。對網上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數字簽名驗證。在計算機網絡中采用數字簽名，動態驗證用戶身份與數據的真實性，確保數據的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術。根據安全實際要求，可以將數據處理、數據存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內部網絡不受外部網絡的攻擊，并防止內部網絡的用戶向外泄密。

（三）嚴格執行數據備份制度，提高系統容災能力

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電子檔案安全評價方法有許多，但基于高校電子檔案性質，其安全風險的評價方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結合分析法。信息安全評價體系的構建需遵循科學性、層次性、全面性、獨立性、可操作性、動態穩定性等原則。

（一）評價指標的組成。電子檔案信息安全評價通常涉及檔案學、計算機科學、網絡技術學、密碼技術學、信息學等多個學科。同時其安全評價涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網絡層等。因此其評價指標也是多元化、多學科交叉、多層次的。

（二）確定指標權重方法。結合高校電子檔案信息特點，對于諸多安全評價指標，需確定與之對應的權重，對安全級別和要求進行分級，避免一概而論帶來的資源浪費。通常權重確定的標準是依據檔案信息量的大小、重要等級、敏感性等。對于高校電子檔案信息安全評價指標權重確定的計算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環比法等。其中最為常用且實際效果較符合高校信息化安全管理實際的是德爾菲法和層次分析法。

（三）綜合評價方法。綜合評價是一項復雜的工作，許多相關學者都對其進行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對于高校電子檔案安全的綜合評價研究，總結起來大致分為以下幾類：系統模擬與仿真評價、信息論方法、灰色系統理論與灰色綜合評價、智能化方法、可拓物元分析法、動態綜合評價法、交互式多目標的綜合評價法、交合分析法等。

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我國高校檔案管理體制不夠完善，檔案管理經費還不夠充足，加之一些檔案管理人員更多的重視紙質檔案管理工作，很少顧及到照片檔案，導致了照片檔案管理工作有些混亂，無法做到及時歸檔，開發利用率也不是很高。

(一)照片檔案的管理意識不夠強。

高校針對照片檔案的管理意識還沒有真正樹立起來，這就造成了不少高校的照片檔案無法做到及時歸攏，分散在各個部門甚至個別人手里。這就使得一些反映高校重大教學科研實踐活動的照片檔案容易丟失或損壞，從而造成了一些不可挽回的巨大損失;

(二)照片檔案收集整理不規范。

我國高校照片檔案管理工作由于缺乏足夠的管理意識，因此，高校檔案管理者對其收集整理就顯得不夠積極主動，很多年份長的照片并沒有保留好相關的底片，甚至也沒有相關的文字說明。那些照片拍攝者也由于時間久遠而無法準確的回憶和認知，這就使得照片檔案的保存利用價值被人為地降低了;

(三)照片檔案管理制度不夠完善。

高校照片檔案的管理制度還不夠健全與完善，很多制度并沒有能夠切實落實到位。一些極具保存價值的照片檔案缺乏足夠的保存條件，無法很好地進行歸集與歸檔。一些照片檔案還存在著失真褪色等問題，這就讓高校照片檔案管理工作無法充分有效的利用照片檔案，還有些已經存檔的照片被借出使用后，并沒有及時收回，這就造成了無法彌補的損失。

三、高校照片檔案實行數字化管理的優勢分析

高校照片檔案是高校歷史發展過程的一種形象記錄載體，隨著時間的推移，照片檔案的價值不斷凸顯出來。但是，高校檔案部門雖然經過了多年的發展，但是，在照片檔案管理工作方面仍然存在著諸多不足之處，從而造成了照片檔案質量受到了一定的不良影響，也影響了其價值的有效發揮。那么，高校如果采取數字化管理模式，就會讓照片檔案管理工作具有很多的優勢。這些數字照片是通過先進的設備獲得的，并以數字形式保存在計算機中，是一種可以通過計算機系統與網絡平臺進行處理與傳送的靜態圖像文件。這些數字化管理方式下的照片檔案，將具有如下幾個方面的重大優勢。

照片檔案是由攝影人員拍攝得來的，那么，在進行留檔的時候，攝影人員就可以從拍攝的所有照片中挑選出一些較好的照片，并對其進行再次加工和編輯，讓圖片更具可參考性。高校檔案管理人員也可以根據學校的立檔要求對這些照片進行刪減和編輯，最終讓這些照片檔案保持在一種最佳的數碼拍攝效果上;

(二)方便存檔和檢索利用。

這些數字化處理的照片在拍攝完成以后，通過計算機等的處理與加工，并標注一些必要的文字說明，就作為檔案存入到計算機中，還可以把它們進行刻盤保存。高校的檔案管理者還可以通過校園網傳送給其他地方的計算機。這就讓不在一個時空的使用者可以更為方便快捷的進行照片檔案的檢索與利用。從另一方面來講，這些數碼照片還拓展了自己的應用范圍;

(三)不容易褪色或變形。

數字照片被存放到電腦上以后，只要不進行人為的破壞，就可以被長期保存下來，并且不太容易發生褪色或變形的問題。這些照片檔案比起紙質檔案更為形象直觀，可以再現高校發展過程中的教學、科研以及管理等各項重要工作。那么，網絡背景下，高校檔案管理者更要實施好數字化管理模式，讓照片檔案更好的保留下來，為將來的照片檔案發揮出信息資源共享的作用打好基礎。

四、高校照片檔案數字化管理的具體對策

由于高校照片檔案相對于那些傳統的紙質檔案來說，具有更為逼真和直觀的優勢，它能夠把高校的教學、科研與管理歷史更好的再現出來。因此，它在高校整個檔案管理工作中占據著非常重要的地位。高校檔案管理者就應該以一種科學的態度對待當前照片檔案管理工作中的各種問題與矛盾，并實施一些有針對性的管理對策，讓照片檔案管理工作更為科學化、合理化與規范化，并通過數字化處理手段來構建一個完善的照片檔案管理數據庫，真正做好照片檔案的歸檔工作，讓其充分發揮出自身的信息資源共享作用。

(一)高校應該進一步提升自己的照片檔案管理意識。

高校檔案管理中對于照片檔案的管理工作不夠重視，從而在一定程度上影響了照片檔案的管理效果。因此，高校檔案管理者就應該充分認識到照片檔案的重要地位與價值，做好相關的歸檔與整理工作，確保高校整個檔案工作的順利且均衡的開展下去。那么，高校照片檔案管理工作要想很好的實施下去，僅僅依靠高校檔案管理部門基本上是不夠的。這就需要高校檔案管理者不斷加大自己的宣傳力度，提升檔案工作在整個校園內的影響力，逐步引導高校師生樹立起正確的檔案管理意識，尤其是要不斷提升高校領導層的檔案管理意識，這樣有利于真正在高校校園內營造出一種積極向上的檔案管理工作氛圍。高校還可以開展一些諸如校史展覽等宣傳活動，讓照片檔案更為形象直觀的展示在師生面前，讓高校師生在閱覽完這些照片之后，腦海里形成了對照片檔案的一定認識。此外，高校還可以組織學生和教師參與到一些活動的拍攝與制作中來。如此種種，都有利于進一步提升照片檔案在高校師生中的影響力;

(二)高校應該盡快建立健全照片檔案管理機制。

當前，高校照片檔案管理工作顯得有些混亂無章，很多照片檔案都無法得到及時的歸檔與開發利用。為了改變這種管理現狀，高校就應該進一步規范照片檔案的管理工作。這就要求高校根據相關的《檔案法》、《照片檔案管理規范》等檔案法規，并依據各個高校自身的不同情況制定并實施合適于自己的照片檔案管理制度，讓照片檔案管理工作有一個明確且詳細的管理條例，讓檔案管理者可以有一個工作依據，從而在高校校園內構建起一個完善的照片檔案管理網絡體系，確保照片檔案的及時且完整的收集與利用。同時，高校檔案管理者還應該建立一個照片檔案管理數據庫，真正對其實施數字化管理模式。這些照片檔案是經過數字化處理后的圖像文件，檔案管理者需要對其進行及時且到位的結構化組織，否則，它就會變得毫無規則。這也就是說，我們應該針對照片檔案建立一個系統化的數據庫，可以根據不同的類別進行管理，并建立一個目錄數據庫，從而讓使用者更為方便檢索與利用。此外，高校還應該妥善保存好照片檔案數據庫，定期做好相關維護工作，確保照片檔案的完整性;

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信息時代的不斷進步與發展，促進了高校的檔案管理工作開始朝著信息化的步伐邁進，這對當代的高校來說具有重要的意義。傳統的檔案管理模式，往往采用人工紙質記錄的方式對檔案進行保存，這種方式目前已經不能適應高校發展的實際需求，局限性很強。取而代之的是信息化的檔案管理已經滲入到高校的管理中去，很多的高校檔案管理開始實現了信息化的管理模式，但是普及力度還遠遠不夠。很多的高校檔案管理依然以傳統的人工檔案管理為主，不僅浪費了大量時間，同時還是降低了工作效率，通過復雜的人工搜索，很難準確找到所需要的檔案。在高校大力推進信息化檔案管理的浪潮中，計算機技術廣泛應用于高校的檔案管理工作中，其作用已經變得無法被取代。檔案的信息化管理不僅給我國的高校檔案工作帶來了極大的便利，同時也給我國的檔案管理創新帶來了極大的挑戰，只有抓住這一挑戰，高校的檔案管理才會取得長足的發展。檔案的管理工作是一項非常重要的工作，近些年國家非常重視檔案的管理工作，他們不僅在檔案管理工作上加大了資金的投入力度，同時還對檔案的信息化管理加大了科研力度。在新時期下，檔案的管理是一項系統的、復雜的管理工作，它對我國的高校的檔案管理人員提出了更為嚴格的的要求。作為檔案管理者，不僅要具備專業的檔案管理知識，同時還要具備很強的檔案保密意識，充滿責任心，不能損害高校的利益。信息數字化的檔案管理模式是高校未來發展的必然趨勢，它對于提高檔案管理工作效率，提升檔案管理質量，具有重要的現實意義。

二、 我國的高校檔案信息化管理存在的問題分析

（一） 高校檔案管理人員素質偏低

高校檔案管理人員要想做好高校的檔案管理工作，首先要從加強自身的道德建設，提高自己的素質入手。但是從目前的實際情況來看，我國的檔案管理人員普遍存在著素質偏低的現象，這不僅不利于檔案管理工作的正常開展，同時還阻礙了我國高校的檔案管理工作朝著標準化的步伐邁進。很多的檔案管理人員單純地認為檔案管理工作實際上就是簡單的將檔案搜集與整理，必要的時候拿出來供高校參考與使用，這種想法是錯誤的。檔案管理工作實際上是一種非常復雜精密的工作，它要求檔案管理人員具有一顆細致的心，不放過檔案管理的每一個細節問題，在工作中要及時總結經驗教訓。我國的高校檔案管理人員還存在著一種更為嚴重的問題，那就是檔案管理人員對檔案的保密意識不強，很多的檔案已經不再是檔案了，大部分人可以隨便翻看或查閱。這種現象對高校的未來發展是非常不利的，作為檔案管理人員一定要“以身作則”，認真研讀《檔案法》中的相關規定，做好檔案的保密工作。計算機系統目前已經開始應用到高校的檔案管理工作中去，但是很多的檔案管理人員計算機水平比較低，不能勝任高校的檔案管理工作。作為檔案管理者一定要加強自己的計算機學習，提高自己的計算機水平，適應高校檔案管理工作的需要。

（二） 高校檔案管理工作任務量大，工作效率低

高校的檔案管理工作是一項系統的、復雜的工作，檔案信息量比較大，它要求檔案管理人員能夠快速找出所需要查閱的檔案。我國目前的高校檔案管理存在著以傳統管理為主的模式，人員還是依靠紙質記錄的方式進行歸檔、整理，在面對大量的檔案管理時，管理人員很難對大量的信息進行處理，影響辦事效率。高校應該從根本上意識到這種現象的危害性，并采取多種手段改變這種現狀。

三、高校檔案信息化管理策略分析

（一） 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案管理的直接參與者，其素質高低與否直接影響檔案管理工作的效率。作為高校領導一定要全面培養檔案管理人員的素質，使他們認識到檔案管理工作的重要性，并加強他們的理論知識學習。對于檔案管理人員素質培養，我們可以從以下幾個方面入手：首先，加強他們的思想道德理論知識學習，使他們具備較強的檔案管理理論功底。其次，舉辦多樣化的公益活動，提高他們的法律意識。檔案管理是一項嚴密的工作，管理人員一定要了解《檔案法》的相關規定，遵紀守法，不，靠關系出賣檔案。對于一些違反法律法規的檔案管理人員，要按照法律的要求對其進行處罰。

（二） 引入高科技計算機檔案管理系統

計算機檔案管理具有很多傳統檔案管理所沒有的特點，它不僅可以以電子檔的形式儲存大量的檔案信息，同時在必要的時候我們可以通過檢索“關鍵詞”，很快查詢到自己所要找的檔案信息。引入計算機檔案管理系統，是目前高校檔案管理發展的必然趨勢，對于提高高校檔案管理工作效率具有重要的意義。

結束語

高校的信息化檔案管理模式，對高校的管理發展具有很大的推動作用。作為高校的檔案管理人員一定要“以身作則”，不斷加強自己的檔案管理理論知識學習，同時還要強化自己的計算機水平學習。信息化的檔案管理模式是時展的需要，它不僅可以快速、準確地查找出所需要的檔案信息，同時還可以最大化降低高校檔案管理工作的投入成本，提高檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]胡生漢.基于信息數字化的高校檔案管理的分析[J].現代檔案管理，2012（9）

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The Management and Maintenance of Universities Digitalization Language Room

Liu Caimei

(Lijiang Teachers College,Lijiang674100,China)

Abstract:With the extensive application of computer network technology,university language lab has also undergone a revolutionary change.This article from the current digital language laboratory management and maintenance problems,discuss,and propose effective countermeasures.

Keywords:Digitalization;Language room;Management;Maintenance

隨著計算機網絡技術的廣泛應用，高校的語音實驗室也發生了革命性的變革，原來的耳機加卡座的傳統模擬教學設備，逐漸地被耳機、學生終端、鼠標、鍵盤、顯示器、攝像頭等先進的數字化多媒體設備所替代。數字語音實驗室改變了傳統語音實驗室功能簡單的缺點，為教師授課提供了數字化操作界面，功能大大增強。同時也出現了讓管理員思考的問題――如何進行科學管理與維護，使數字語音室充分發揮其功效，保證教學的正常進行。本文就從現行數字語言室管理與維護中出現的問題，進行探討，并提出有效的解決對策。

一、數字語言實驗室的管理

（一）學生的管理

學生是數字語言實驗室的主要使用者，對于學生必須強調保持數字語言實驗室清潔的重要性。學生在語言室上課時必須實行固定座位，這樣便于對學生跟蹤管理和責任追查。對于第一次進入數字語言實驗室上課的學生，要先讓他們熟練掌握學生終端的各種功能，且熟悉各種操作方法和技巧；并充分強調語言實驗室管理的各項規章制度。

（二）任課教師的管理

教師是數字語言室的主要決策與控制者。教師機集成了各種多媒體信息控制與媒體處理，在多媒體計算機控制協調下向學生傳遞教學信息。所以，我們應嚴格執行教師上機前的培訓制度，未經培訓的教師不準上機操作，不僅要重視對教師的操作培訓工作，而且還應向他們傳授一些排除簡單故障的方法，以增強他們處理突發故障的能力。要求教師在使用設備后認真填寫《數字語言實驗室設備使用情況記錄表》，記錄內容包括上課時間、班級、人數、設備使用情況等，尤其對發生的故障要作詳細記錄。這樣可以避免因違規操作造成設備的損壞，不作記錄、不報告情況而影響正常教學的情況。

（三）實驗室管理員的管理

實驗室管理員是教學工作正常進行的保障者。這就要求實驗管理員應對數字語言實驗室技術有較全面的了解，具備一定的音視頻電路、邏輯控制電路、計算機接口技術和數字語言實驗室測試基礎知識和故障處理能力。實驗室工作人員應切實做好以下幾方面的管理工作。首先，做到設備的一般性故障及時維修，每周應安排一次例行技術檢查，檢查設備的使用情況，及時排除故障和隱患，并對設備進行定期的保養，保證語言實驗室內各項設備及其附件的功能始終處于良好的工作狀態，以確保教學的順利進行。設備維修及技術檢查均應有詳細的工作記錄并歸檔保存；其次，實驗管理員要嚴格按每項試驗寫出詳盡的實驗操作流程和指導實驗手冊并嚴格實時監控學生是否按操作手冊進行實驗，要及時制止違規實驗的操作。最后，對實驗室管理人員的管理工作也要制定好基本的作業程序并加強管理。

二、數字語言實驗室的維護

為了保證數字語言實驗室內各項設備及其附件的功能始終處于良好的工作狀態，設備的日常維護、定期維護是必不可少的。

（一）數字語言實驗室設備日常維護

數字語言實驗室的設備多，做好相關資料的收集和整理，以便設備維護和質量鑒定，將實驗設備按照功能不同分類，并歸納整理好相關的資料。如，設備卡片、產品合格證、說明書、保修卡等。對損壞的設備及時提出報修申請；并認真填寫設備損壞維修記錄。同時，實驗管理人員對使用過程中出現的故障應及時排除，保證課程的順利完成。每次上完課后，管理人員要仔細查讀任課教師填寫的《數字語言實驗室設備使用情況記錄表》，及時了解實驗室的設備運行情況并及時解決出現的問題。保證語言實驗室內各項設備及其附件的功能始終處于良好的工作狀態，以確保教學的順利進行。

（二）數字語言實驗室設備定期維護

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1傳統圖書館與數字圖書館技術融合是現代圖書館發展的主體方向

傳統圖書館和數字圖書館的區別只是圖書館在發展階段上的區別，并不是本質意義上的區別。因為計算機的大規模普及和internet的暢通為數字圖書館的產生和發展提供了前提條件，而傳統圖書館的館藏、分類、編目、查詢、資源共享、傳遞等固有的模式，則是數字圖書館產生與發展的堅實基礎，沒有傳統的圖書館，就沒有日后的數字圖書館。

傳統圖書館和數字圖書館的這種既有區別又具有內在發展聯系使圖書館人認識到傳統圖書館和數字圖書館技術融合是現代圖書館發展的主體方向。圖書館務必要適應社會信息化的發展，充分應用各類信息技術和網絡環境進行技術革新和服務創新，這樣，才能煥發蓬勃的生機與活力。高校數字化建設也應把握這一主體方向，進行全方位的技術革新和服務創新。

2人力資源是高校圖書館數字化建設的關鍵

人力資源，即數字圖書館的專業人員、管理人員及其后續儲備人才，是建設數字圖書館的關鍵。建設數字圖書館必須確立“以人為本”。傳統圖書館時代的工作人員的工作基本模式是人與書的結合，或者說是以書為媒介與讀者的結合，也就是人與人的結合。而數字圖書館時代圖書館員工作的基本模式是人與計算機的結合，也就是所謂的“人機結合”，工作人員得通過計算機和計算機通訊網絡來獲取或提供信息服務。因此，數字時代圖書館員既要有扎實的傳統圖書館學知識，又要兼備計算機技術、網絡技術、通訊技術知識，并要通曉知識產權(版權)保護和網絡安全維護知識，即是通才、復合型的人才。美國報刊曾稱：電腦圖書館管理員、對答網絡技術人員是21世紀頭10年將問世的10種興起職業中的兩種稀缺人才。而在我國由于圖書館數字化起步較晚，計算機在全社會普及率不很高，目前，各類高校特別是地方高校圖書館尚囿于傳統的館藏、借閱工作模式。工作人員中的“兩多”和“兩少”現象較為普遍，即低學歷者多，非圖書館專業畢業者多；圖書館學專業者少，懂信息技術者更少。因此，高校圖書館要實施數字化建設，首先要解決人力資源這條“短腿”問題，必須注重對現有人員的信息素質培養，突出圖書館信息技術、網絡技術的專業教育，使之緊跟信息化的發展步伐。同時，要花大力氣進一批能駕馭計算機開發、運行管理和維護的專業人才，并配備若干名知識產權方面的專業人才，為圖書館的數字化改造、信息化發展和網絡化管理作好人力資源的準備。

3數字化資源是高校圖書館數字化建設的前提

數字化資源建設是發展數字圖書館的前提條件，不然，圖書館的數字化發展猶如無米之炊、無本之木。數字化資源建設要立足于做好以下兩個方面的工作：一是館藏資源數字化；二是社會資源館藏化。

館藏資源數字化，就是根據各高校的學科特點、科研方向和日后的發展規模，建立個性化的數據庫，實現目錄檢索、主題檢索和全文檢索；同時，還可根據教學和科研的需要，對相關的教學參考書、學術期刊作數字化技術處理，在此基礎上建立全方位搜索引擎，實現網上輕松閱讀和下載。

社會資源館藏化，指對社會上已數字化的信息資源進行收集、整合和利用，大力拓展網上資源，通過對信息的搜索、跟蹤和過濾，將有關資源分門別類地加以組織，供教師、學生使用。如根據學校教學的需要開通相關鏡像站點，有用web方式提供網上檢索服務。高校圖書館信息資源數字化是一項關聯度較高的工程，鑒于圖書館又是一項社會公益性事業，政府部門務必在政策上給予特別的扶持，加大經費投入力度。在這一方面，國內一些地方高校已有所動作，據黑龍江省圖工委自動化專業委員會的調查，目前，該省29所高校圖書館已有23所通過了自動化工作的評估，自動化建設的總經費達1855萬元，購置各種硬件設備共計1317臺(件)，自動化應用集成系統計23套。在軟件應用方面，采訪子系統應用的有22所高校；流通子系統應用的有21所高校；查詢子系統應用的有19所高校；期刊子系統應用的有18所高校；文獻開發系統應用的有12所高校。21所高校擁有校際局域網，聯入internet的有18所高校。其中，哈爾濱工程大學圖書館建立了中國船舶文獻等5個專題數據庫，存儲14萬多條數據。此外，東北農業大學的大豆專題數據庫和大慶石油學院的中國石油網頁也頗具特色。

4組織模式創新是高校圖書館數字化建設的保證

數字圖書館是一種嶄新的圖書館形態。建設數字圖書館，必須要構筑一個能與之相匹配的新的組織模式。對此，我們通常可以從三個層面去理解：一是從數字圖書館構成要素去理解，即數字資源、網絡化存取和分布管理；二是從技術層面去理解，主要包括用戶接口、預處理系統、查詢系統和對象庫等基本構件；三是從社會組織系統方面去理解，作為社會整個的數字圖書館與行為個體的高校數字圖書館之間各自的組織結構及相互關系。

從宏觀角度去探析數字化后的高校圖書館，它僅僅是日后社會廣義數字圖書館眾多節點的一個點，是狹義的數字圖書館。目前，學術界對狹義數字化的高校圖書館機構設置(組織模式)觀點各異。筆者傾向于按主題來設置和劃分高校圖書館的工作部門：

1)人文科學部門。負責人文科學方面數字信息的采集、整合、咨詢、傳播等工作。

2)自然科學部門(可根據各高校的科學設置狀況，設置若干小組加以細分)。負責自然科學方面數字信息的采集、整合、咨詢、傳播等工作。

3)數字系統維護部門。負責軟、硬件的維護，網絡系統運行安全，數據保存備份等工作，兼管知識產權(版權)保護及訴訟工作。

4)管理部門。保障圖書館內部信息的通暢，負責管理指令的下達、執行和反饋，進行上下溝通業務聯系及館際間橫向協作等工作，并對圖書館的總體發展方向、管理目標，作出科學、前瞻性的規劃。

按主題進行部門設置、工作分工的數字圖書館組織模式，是對傳統圖書館時代組織模式的創新，大大精簡了傳統的龐大工作部門，便于按學科，按工作性質加以劃分，著重、著力于對信息的采集、整合、傳播，突出信息咨詢服務，有利于優化人員結構配置，降低管理成本，提升管理效能。按主題進行圖書館組織創新，實質是充分發揮專家型館員的學科“領頭羊”作用，同時也迎合了數字圖書館各項業務之間相互交叉、滲透的發展趨勢。

同時，還要注重圖書館人員的素質提高。日后數字化高校圖書館的人員結構應加大高級專業人員的比重，按數字化的發展建設進程，逐步增加既具圖書館專業知識，又有信息學、計算機系統運行管理方面一技之長復合型人才的比例；要加大現有工作人員的繼續教育工作力度，使之知識結構能適應數字化的發展要求。

5改善硬件是高校圖書館數字化建設的基礎

目前，高校圖書館大多在籌劃數字化圖書館建設，盡管起點不盡相同，但都還屬轉型發展期。數字化發展，硬件先行。硬件建設要有前瞻性，要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統，這樣，才能為日后數字化建設留足發展空間。考慮到高校數字化圖書館以數據處理和應用為主，最大限度地滿足全校師生訪問館藏資源、網上資源的需求，因此在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性，可即時擴展，且易于維護。總之，高校圖書館的硬件條件改善要突出能創造開放式的信息環境，重點要抓住以下三個方面工作：

——建設高性能、高可用性的圖書館網絡及服務系統。目前，各地高校相繼建設校園局域網，建議網絡主干采用千兆以太網，同時配備1000m高速以太模塊為主干的交換機和交換集成器，使圖書館局域網骨干帶寬達到1000m的能力，能基本滿足日后數字信息包括多媒體信息傳輸和交換的容量之需。

——多媒體閱覽室建設。多媒體閱覽室的開設滿足師生多樣化信息需求的有效服務手段。各校的多媒體閱覽室建設要立足高起點、富規劃，有條件的可配備交互式多媒體教學網絡系統，同時，能為讀者提供掃描、拷貝、打印等系列化配套服務，實現文獻檢索課程的網上教學、人員培訓。

——書(刊)廳電子化建設。隨著數字圖書館時代的來臨，館內電子資源占館藏資源的比重將日益增大，單一的印刷型載體書廳難以滿足讀者需要。就地方高校圖書館而言，隨書磁盤、光盤的量將會逐年遞增，而現行的圖書入書廳，光盤歸電子檢索室的做法，給師生入庫查閱帶來諸多的不便。若采用磁盤和光盤上網、電腦入書廳的方法，且在書廳配備一定數量的聯網工作站(開通節點)，那么廳便兼具了電子閱覽的功能，實現印刷型、電子型文獻資源及網上資源的綜合查閱，使用戶在同一時點便可獲取多媒體的信息，滿足多方面的信息需求。

6高校圖書館數字化建設應量力而行、因“校”制宜

高校圖書館數字化建設是社會信息化工程的有機組成部分，是一項子工程，不應搞“小而全”、“大而會”，應遵循整體性原則，各館的數字化館藏資源必須各具特色，不必搞人為地重復。筆者以為，高校圖書館數字化建設的原則取向是：因“校”制宜、科學規劃、準確定位、特色鮮明、逐步推進。互聯互動，網絡資源共享，是社會信息化建設的基本原則，高校數字圖書館的建設無疑也要遵循。目前，國家教育部正在實施的calis項目，是高校圖書館數字建設的總體規劃，是總綱，各高校圖書館要在服從calis規劃的前提下，從地方性、辦學特色性及用戶需求個性等因素出發，量力而行，使有限的人力、財力資源和硬件條件在建設網絡信息資源中發揮的效能達到最大化，做到“有所為，有所不為”，實現真正意義上的信息資源共享。

(來稿時間：2001年9月)

參考文獻：

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數字化校園是以數字化信息技術和網絡技術為基礎，對教學、科研、管理等校園信息進行收集、處理、整合、傳輸、存儲、應用，并使這些數字資源得以充分利用的一種虛擬教育環境。新時期，數字化校園環境為高校提高財務管理水平，強化財務預算管理執行效果提供了技術支持。首先，數字化校園環境下，高校資源的存量和使用情況能夠實現數字化處理，為財務預算的編制提供了便利條件，并且預算的執行情況可以通過教學、科研、管理工作流程進行實時反映，有利于高校各部門領導對項目預算實施動態管理；其次，數字化校園能夠實現信息的實時傳播和高度共享，將傳統預算管理模式中重視預算事后控制轉變為重視事前、事中控制。通過校園網絡使學校的各項業務活動均處于預算控制體系中，有利于強化資金管理，對資金的使用狀況進行跟蹤監控；再次，高校財務預算管理可依托數字化校園環境建構決策支持體系，改善高校傳統財務管理模式下信息孤島、財務信息滯后等問題，在充分整合高校業務流、財務流、管理信息流的基礎上，為財務決策提供充足的財務信息資源，從而有利于確保財務決策的準確性和科學性。

二、數字化校園環境下高校財務預算管理策略

（一）建立預算管理新機制

在網絡化、信息化時代到來的今天，數字化校園日益增多，在這樣的背景下，高校應當盡快建立起一種相互制約、互相監督、嚴格執行預算的資金管理新機制。首先，高校不但要進一步增強自身的預算意識，而且還應不斷提高對預算編制部門重要性的認識，并借助預算管理來實現資源的優化配置，以達到提高資金使用效率的目的；其次，應充分發揮出網絡信息時代的技術優勢，對預算實施全周期的動態管理，掌控好各責任主體的工作業績和效率，同時還應加強信息反饋，借此來形成有效的獎懲機制，為下一階段的預算提供可靠的決策依據，從而制定出更為合理、可行的預算目標。

（二）提高預算編制質量

數字化校園環境下，高校的財務預算編制要充分利用資源存量和使用狀況數字化的優勢，提高預算編制質量。為此，高校在制定年度預算時，應充分考慮對現有資源的整合調配，并在此基礎上合理確定出各個部門及相關項目在年度內的物資增加預算。具體可從零基預算和項目預算這兩個方面著手。其一，零基預算。其是以零作為基底，并從實際需求和可能的角度出發，對各類費用開支的合理性、必要性以及金額大小進行逐項審議。通過零基預算不但能夠在年初對下一年度資金使用情況進行合理安排，而且還能使高校現有的資源與下一年度準備投入的資源整合到一起，并按照新的規劃進行合理的資源配置；其二，項目預算。這是目前高校財務預算中最為常用的方法之一。數字化校園最大的特點就是資源從購建前的申請、可行性論證到購建和使用以及產生效益這幾個方面全都實現了數字化，使得管理者能夠從中獲得下一階段各項業務活動對資源的需求及由此產生的效益，這樣便可以此為據對資源進行合理優化配置，這不僅是下一階段預算編制的重要前提，也是預算能否成功的關鍵之所在。

（三）強化財務預算執行監督

數字化校園的實現為預算的審批和執行工作提供了公開、透明的監督。為此，可借助這一環境來防止人為在信息技術的基礎上制造障礙的情況發生，并遵循先預算、后開支的原則，嚴格執行先審后支、先批后付的程序，以此來杜絕各類不良的現象發生，如亂收亂報、非正常支出扥等。首先，應按照各個費用項目的金額及性質，分別采用以年為單位和以月為單位的資金控制方式，無預算的開支堅決不予入賬；其次，應當認真做好預算指標的銜接和對賬工作以及年度的財務狀態分析，并借助網上公示的方式，將經費的收支明細和預算執行情況定期公示到網上，同時對全年財務預、決算情況進行及時公布，并接受群眾監督；再次，應加大預算執行的考核力度，建立健全定期考核監督制度，并在當月月末對收支情況進行匯總，年末時應摸清各單位資金結余的實際情況，進一步強化對項目預算資金使用情況的監督管理，以確保預算執行落實到位。

（四）構建財務決策支持系統

在數字化校園環境下，高校應當對業務、財務及管理這三大信息流進行整合，并建立起一個全面的數據倉庫，這樣能夠使財務智能決策支持獲得有效的資源支持。首先，在建立數據倉庫的過程中，應以滿足決策支持對數據的要求為前提，通過對校園內各種數據的統一組織、存儲和權限管理，形成全面、完整的數據倉庫。在數據倉庫中，由于財務數據是較為重要的組成部分之一，這就要求財務人員應按照學校的具體要求，并結合數據的特點，對數據結構進行設計和定義，給出由源數據向倉庫進行復制時的清理和增強規則；其次，應建立決策支持數據模型。通過該模型的建立，能夠對各種業務活動的資金使用情況進行準確的分析和測算，基本可以消除各類偶然因素的影響。

參考文獻：

篇12

[文獻標識碼]A

[論文編號]1009―8097(2009)13―0112―02

引言

隨著數字校園建設理論日趨成熟，軟硬件建設均衡發展，重視管理、運行與服務得到了廣泛的認可。關于數字化校園軟硬件的建設問題，很多高校都提出了很好的解決方案，而對于建設之后的運行和服務，卻很少有系統的闡述。本文將結合本校及其他高校數字化校園建設管理的實際情況，分析當前高校數字化校園運行管理中普遍存在的問題并提出合理化建議。

一　高校數字化校園建設管理現狀與問題分析

數字化校園是指以網絡為基礎，利用先進的信息化手段和工具，實現從環境(包括設備、教室等)、資源(如圖書，講義、課件等)到活動(包括教、學、管理、服務、辦公等)全部數字化，在傳統校園的基礎上，構建一個數字空間，拓展現實校園的實踐和空間維度，提升傳統校園的效率，擴展傳統校園的功能，最終實現教育過程的全面信息化，從而達到提高教學質量、科研和管理水平與效率的目的。

經過10余年的發展研究，高校數字化校園取得了可觀的成果。根據我國教育部科技發展中心的《2008年中國教育信息化發展趨勢研究分析報告》統計，目前國內幾所重點大學均實現了校園數字化，而近70％的高校在籌劃或實施數字校園工程，其中少數院校已經完成了數字化校園的基本建設。隨著部分高校數字化校園基礎設施的完成，運行管理中也逐漸突顯出來一些共性問題：

1　用戶信息化熱情不高，系統利用率低

人們很難擺脫傳統的辦公、教學模式，造成使用人員有限，系統功能利用率低，最后甚至成了擺設。大連民族學院自數字化校園啟動兩年來，門戶網站日平均訪問量約1400人次，應用系統除教務管理系統、網絡教學輔助系統、郵件系統保持一定的訪問數量外，其他系統登錄使用者幾乎很少。

2　提供服務粗糙，應用層次偏低

毫無疑問，數字化校園建設是基于高質量的校園網絡的，但僅靠傳統的WWW、FTP、E-MAIL、BBS、電子教室等服務遠遠不能滿足信息化建設的要求，短信平臺、消息中心、招生就業數據倉庫、知識庫、校園視頻播放等增值服務的作用越來越重要，但卻沒有充分實現。

3　資源庫建立容易，運轉難

數字化校園需要大量數字化教育資源內容的支撐，學校對教育資源庫產品的需求也不斷增大。資源庫建立容易運轉難。由于權威數據缺乏，大量資源盲目堆積，針對性差，更新慢，海量信息不能有效組織和管理，造成用戶普遍感到獲取有用信息難。

4　網絡要求高

數字化校園的啟動對校園網絡提出了更高的要求，運行通暢、穩定可靠是數字化校園得以順利開展的基本保障。但是隨著用戶范圍的擴大，網絡應用的增加和網絡服務的增多，網絡性能也受到極大影響：網絡出口很寬，但關鍵應用帶寬不夠用；信息點多，出故障幾率也隨之加大；用戶上網不良行為多，如：BT下載、在線視頻等，占用帶寬大，上網高峰時，網絡負載重；未知數據多，用戶計算機安全意識薄弱，網絡安全隱患大；用戶設備質量良莠不齊，系統各異，統一管理有難度。

5　技術力量明顯不足

隨著高校數字化校園的深入發展，越來越多的技術難題和工作任務需要技術人員來完成，技術人員也需要運用更多的新技術和新方法來解決新問題。工作人員沒有增加，但工作強度和技術難度卻加大，嚴重制約相關部門的工作效率。

二　幾點思考

通過以上分析，筆者認為科學有效的管理數字化校園，真正發揮其在學校建設中優化管理、提高效率的作用，主要應著力解決好以下幾個問題：

1　完善數字化校園運行服務體系

為了數字化校園的穩定運行，信息主管部門應做好用戶服務、技術支持、應用管理和系統管理四個方面的工作。用戶服務指直接為最終用戶提供問題解答、操作指導、密碼修改等服務；技術支持指為學校各部門提供軟、硬件系統運行過程中的技術指導與服務；應用管理指為保證信息系統的穩定、高效運行而相應應用系統進行的安裝、配置、優化、監視等運行維護工作；系統管理指設計、安裝、配置、優化、監視網絡、服務器及數據庫等基礎軟件系統，以及電子郵件、Web主頁、FTP等基本網絡服務系統的運行維護。該運行服務體系的形成將會明確數字化校園管理者的工作方向。

2　繼續提高網絡的安全性與可靠性

運行暢通、安全穩定、可控可管的“高可信”網絡是現代高校校園網絡的目標，也是數字化校園運行的有力保障。①推行校園網“三全機制”，即全網認證、全網監控、全網防毒，有效監管和記錄網絡用戶的上網行為并有針對性的制定用戶管理策略；②建立校園網絡應急預案，包括校園網絡安全應急預案、重要服務器和核心設備故障應急預案、數據中心異常應急預案等，以應對數字化校園運行過程中出現的異常狀況；③做好數據備份工作，包括異地備份、雙機備份、多介質備份等，以保證數據完整性和安全性；④建立校園網絡安全日志管理系統。

3　繼續加強教學資源庫建設

(1)多交流、巧下載、不斷充實與更新是資源的生命力所在

資源庫建設是個長期任務，應區分輕重緩急，擇重建設，分級制定切實可行的資源收集計劃，并備案，既能保證資源質量又可避免重復建設。信息主管部門一方面要加強與兄弟學校的資源共享，一方面要充分發揮各個學院的學科專業優勢，有力指導和組織專業教研室和教師參與資源庫建設，同時也要通過購買和下載一些資源內容以達到資源的持續更新。

(2)科學組織、合理分類是資源庫高效使用的關鍵

由于資源提供者不同，導致上傳資源的形式不一、類別不一、質量不一。這就要求信息主管部門必須對海量的資源進行二次分類和組織，并通過數據挖掘等技術手段進行信息的整合，為用戶瀏覽和使用提供方便的目錄和搜索引擎。

4　加強教師的信息素質教育

教師是數字化校園的直接受益者，更是主要使用者，他們的信息素質直接決定數字化校園的應用水平。信息主管部門應定期舉辦學校信息化建設講座，向廣大師生宣傳數字化知識，使其了解數字化校園、最新信息化技術，提高對數字化建設的認識；定期組織網絡教學競賽，鼓勵廣大師生運用信息技術獲得教學成果：定期通過網站、會議、論壇等形式向用戶告知學校數字化校園的發展情況，使用戶親身體會數字化校園的成果；另外學校也應建立相應的激勵機制，如為校內網絡精品課計算一定的科研積分、將網絡資源建設作為教改課題立項等，更好的調動教師及相關技術人員參與學校數字化建設的積極性。

5　加強技術管理人員的自我研發能力

數字化校園的運行給信息主管部門提出了更多的技術挑戰，除了常用的網絡技術、多媒體技術、數據庫技術等，還應逐漸向更多的技術領域探入，如云網格技術、流媒體技術、數據挖掘、虛擬現實技術等，同時隨著系統的深入使用，為了滿足系統更個性化需要，也要進行必要的二次開發甚至是三次開發。這就意味著技術人員必須不斷學習和參加培訓，不斷積累和創新，力求運用新技術和新方法來解決問題，以提供更好的技術管理和技術支持。

三　結束語

隨著數字化校園建設與管理的深入探討和不斷實踐，我們將會發現硬件加軟件的校園信息化模式遠不能發揮出校園網的優勢，更不能實現教育信息化所要求的對傳統教學模式的改革和對全新教育模式的建構。因此，數字化校園管理最終要實現通過對數字校園內的各種數據(環境、資源、活動)的挖掘，輔助以一定的統計分析，給予校園不同層次的管理者的分析決策提供有力的支持。

參考文獻：

[1]沈培華，王映雪，蔣東興，等.清華大學數字校園建設與思考[J].管理信息系統，2002，(2)：18―19.

[2]稽兆君.發展高可信網絡實現網絡機制創新[J]中興通訊技術，2006，(6)：57―59.

[3]CERNET.2008年度CERNET信息技術專題[EB／OL].＜http：//省略/cernet fu wu 1325/index.shtml.＞

篇13

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。

再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：