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一、教育干部培訓電子檔案的特點

教育干部培訓電子檔案既有電子檔案的共同特點，也有別于其他電子檔案的特性。

1.共性

依賴性。電子檔案的形成、存儲、轉移、輸出等均須借助計算機、照相機、錄像機等設備才能夠完成，一旦離開計算機等設備，電子檔案就無從談起。電子檔案依賴性主要體現在五個方面：數字編碼、硬件、軟件、技術設備更新和安全加密等。

數字性。電子檔案是數字化信息技術的產物，其信息形態是數字化的。人們在計算機上看到的由文字、圖形等構成的電子文件形態只不過是電子文件的某種輸出形式，電子檔案均是以數字編碼的形式存在，所有的操作處理實質上都是數字信號的相互轉化。

共享性。電子檔案容易復制，便于傳播，發達的網絡技術平臺能夠實現電子檔案資源的共享。

2.個性

不穩定性。主要體現在兩個方面：一是在電子檔案產生之初，由于培訓工作任務的突擊性和時間安排的局限性，不同時期有不同的培訓，同一時期可以有不同類別的培訓，基本上不按照學期或者學年規劃，具有任意性，電子檔案的形成時間出現延遲，從形成時間上來看具有分散性、不連續性和不穩定性；二是由于受載體壽命、保存環境、管理手段和方法等因素的影響，電子檔案容易遭到損壞，從而影響到電子檔案的安全。

多樣性。主要存在于電子檔案的歸檔整理過程中，是由教育干部培訓類型的多樣性和電子檔案載體形式的多樣性決定的，具體體現在檔案類型和檔案形式上。根據培訓形式，可分為常規集中培訓、現場培訓、各種專題培訓、異地辦班培訓、網絡培訓、遠程培訓等；根據培訓學習方式，可分為學分制、脫產、半脫產等；根據培訓目的，可分為任職資格培訓、提高培訓、研修培訓等；根據檔案形式，可分為文件、培訓方案、領導講話、規章制度、教學計劃、教學大綱、教學講義、科研課題、教學質量評估等。培訓的內容廣泛，種類繁多，目標不一，對象參差有別，直接造成電子培訓檔案的復雜性和多樣性，給立卷歸檔造成了一定的困難。

系統性。主要體現在電子培訓檔案歸檔和檢索的過程中。從辦班開始到結束，每期培訓都有一系列有序的組織實施過程，如確定辦班意向、上報領導審批、制定培訓方案、組織報名注冊、組織課堂教學、資料錄入、證書審批、證書發放等。在歸檔時需要廣泛收集各個環節中的相關資料，經過精心的整理、組卷、編目，成為一套完整的培訓檔案，方便今后檢索查詢。

二、教育干部培訓電子檔案的分類

培訓檔案主要分為學員培訓檔案、培訓班管理檔案和培訓知識儲備檔案三個大類。

1.學員培訓檔案

學員培訓檔案是培訓管理部門為受訓者建立的體現受訓者在一定時期內參加培訓項目的記錄性文件。檔案的主要內容涉及個人姓名、性別、出生年月、學歷、職務、職稱、單位、參加培訓的名稱、培訓日期、培訓學時、培訓機構、授課人、培訓結果、培訓費用等。

2.培訓班管理檔案

培訓班管理檔案是培訓管理人員在培訓管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括培訓計劃、培訓項目建議書、培訓項目評估報告，培訓中心及外聘培訓師資檔案、培訓證書打印發放和繼續教育檔案、培訓業務定點聯系機構檔案等。

3.培訓知識儲備檔案

培訓知識儲備檔案是由培訓管理部門負責積累和不斷完善的、在培訓過程中形成的知識數據檔案，主要包括以專業類別劃分的自行設計和開發的培訓課程、各種介質形態的培訓書籍和講義、培訓實況影像記錄光盤，另外還包括以發生時間為分段的同一培訓課程的版本修訂、知識補充與變更情況檔案等。

三、建立教育干部培訓電子檔案的必要性

電子文件歸檔、電子檔案保存及開發利用是培訓檔案管理要面對的新課題。由于電子檔案的信息內容是數字化， 文檔處理需要一體化；電子檔案保存是技術化，開發利用形式又是多樣化，造成電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著明顯的區別，形成了電子檔案管理的特殊性。在傳統觀念的影響下，檔案管理工作普遍存在重保存輕利用的現象。無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案保存的目的都是利用，存而不用只會失去檔案的價值，造成檔案的浪費。時代在發展，教育干部培訓工作也必須與時俱進。為適應校長培訓工作科學化、制度化、規范化的要求，充分利用現代信息技術開展培訓，必須建立培訓電子檔案。

四、教育干部培訓電子檔案管理措施

隨著計算機和信息技術的發展，培訓檔案管理的電子化和信息化是社會發展的必然趨勢。電子化和信息化管理能夠充分提高培訓檔案的管理和利用效率，實現相關信息和數據共享，從而節約人力物力給培訓檔案管理工作注入新的活力。電子檔案存儲信息量大，便于歸檔整理和編目，有利于信息整合和開發利用；信息資源的共享能夠節省人力、物力和財力，使培訓對象足不出戶就能夠接受培訓，方便各類人員的檢索查閱，使教育干部培訓工作更加人性化、公開化和方便化。

1.收集整理歸檔

培訓檔案內容很多，從培訓班前期準備時就應著手資料的采集、整理、加工、歸檔和檔案的電子化。自培訓班籌辦之日起就開始建立培訓班檔案和學員檔案，培訓班的檔案包含培訓班通知，培訓班學員報名表，培訓班實施方案，培訓班教學講義、提綱，培訓班教材、課件、參考資料，培訓班音像資料，培訓班照片，領導講話，學員名冊，考勤表，研討交流論文，研討交流會議記錄，考試試卷及成績，教學效果測評表，培訓班教學意見、建議表，教學質量評估資料，培訓班總結，宣傳報道等內容。

學員檔案包含學員培訓情況登記卡，個人信息，培訓班名稱及培訓時間，培訓科目、課時及考核成績，考勤情況，班主任鑒定，培訓機構意見，人事部門意見，學員考試成績、參訓學員花名冊等。以班次為單位建檔，凡屬培訓班檔案的基本內容均逐項錄入電子檔案。

每期培訓結束后，都要及時做好培訓電子培訓系統的電子報送工作，將培訓的辦班計劃、課程表、校長培訓審核表、學員成績等報送河南省教育干部培訓中心審批，待審批合格加蓋省教育廳公章后及時做好計算機證書的打印及發放留檔工作。

2.載體的管理

培訓檔案的載體主要是只讀光盤、一次性可寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。歸檔后的培訓電子文件需要集中存放，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式三份，一份封存保管，一份供查閱使用，另一份異地保存，對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。存儲培訓電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽上標明編號、名稱、密級、保管期限等；歸檔的載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，存放在適宜的溫度、濕度環境中，要遠離強磁場，與有害氣體隔離。

3.制度上如何規范

培訓電子檔案從形成、歸檔到開發利用，中間經過許多環節，培訓的電子文件類型包括文本文件、圖形文件、多媒體文件，還有學員成績數據庫、學籍管理數據庫等。將如此復雜、數量眾多的電子文件收集歸檔，必須有規范的制度約束，因此要制定完善的管理制度，使歸檔工作有章可循。可根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》，結合各類培訓部門的實際情況制定《培訓電子文件歸檔細則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件，以加強對電子文件的全程管理。

4.人員的培訓管理

《全國教育系統干部培訓“十一五”規劃》明確提出，要大力推進信息化建設，促進優質培訓資源共享，充分利用現代信息技術開展培訓，努力探索干部培訓管理的新模式和新途徑。

新時期的檔案管理工作是一項專業性很強的工作，現代化的成果在檔案管理工作的應用對檔案管理人員提出了更高的業務素質要求。因此檔案管理工作人員必須轉變觀念，主動適應檔案信息化的要求，樹立終身學習的觀念，通過不斷學習，提高自己的檔案管理和計算機業務水平。

培訓中心要高度重視檔案管理人員的培養，加大檔案人員業務培訓力度，注重加強電子檔案管理人員的心理教育及職業引導，愛崗敬業，勇于探索。加強電子檔案管理人員的業務技能和相關知識培訓，充分利用高校和社會上廣泛的教學資源，結合工作實際以多種形式按需施訓，使檔案管理人員能不斷學習最新的專業知識，提高業務水平和能力。

5.建立與其他高校培訓機構的聯系

此外，培訓部門要注意加強溝通，建立與其他高校培訓機構的聯系，實現資源共享。高校培訓部門要主動走出去，加強溝通，建立與其他高校培訓機構的橫向聯合，打破各個高校培訓部門“各自為政”的局面，實現培訓檔案一體化管理，通過建立局域網、培訓檔案數據管理中心、網站等，利用網絡開展在線服務，實現資源共享。

總之，面對教育干部培訓電子檔案管理的現狀，我們要積極采取措施，促進教育干部培訓電子檔案工作的科學化和規范化，充分利用現代信息技術，努力探索干部培訓檔案管理的新模式和新途徑，以適應現代信息社會的需要。

參考文獻：

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一、高校檔案管理工作中的常見難點

1.高校檔案管理手段極其落后

當前，大部分高校在進行高校檔案管理工作時，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對該高校檔案以手工的方式進行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長了檔案管理人員的工作時間，而且還會使檔案管理人員無法分出精力來進行編研以及科學開發。同時，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發展以及辦學條件的改善，計算機網絡技術在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計算機網絡技術引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應地計算機設備并購入了檔案管理軟件，在很大程度上促進了高校檔案管理工作的發展，但是從其管理效果的實現來看，有待進一步完善。

2.高校檔案管理工作的重視程度不夠

由于受傳統檔案管理思想的影響，高校領導者往往不能正確認識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經常會存在一些問題。高校領導普遍認為高效的主要任務就是辦好學、搞好科研、培育優秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領導認為高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，只是在形式上設置檔案館管理人員這個職位，并且通常職位數很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學校部門認為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責，與自身無關，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現象，導致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機會不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認識到本工作的重要性。

3.高校檔案的利用率比較低

高校檔案館是對高校檔案進行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠為高校以后的教學活動、科研活動提供較好的理論基礎，能夠真實地展現高校的歷史面貌。但是在現實中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識以及管理觀念不能夠與時俱進，仍固守傳統的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開放性與保密性之間的關系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時俱進，仍然固守以前傳統的手工錄入匯編方式，一方面會給檔案查找者帶來不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應地必須要采取手工方式，這種查找方式會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復雜性使一些檔案利用者不愿意進行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發揮高校檔案管理的作用。

4.高校檔案管理人員素質不高

高校檔案管理人員素質不高是當前高效檔案管理工作中一個普遍存在的問題。高校檔案管理人員素質不高主要表現在以下幾方面：

第一，高校檔案管理人員沒有受過專業的檔案管理培訓，專業能力比較差，專業素質比較低；

第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設備以及檔案管理系統，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進行檔案的錄入以及匯編。

二、高校檔案管理工作中的應對對策

1.加強對高校檔案管理人員的專業培訓，提高高校檔案管理人員的專業素質

第一，要注重培養高校檔案管理人員的社會責任感以及政治意識。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責，各高校必須要加強對相關管理人員的政治意識以及社會責任感的培養。

第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業素質。當前，高校檔案管理人員沒有受過專業的檔案管理培訓，專業能力比較差，專業素質比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對其進行專業培訓，組織相關管理人員積極學習相關專業知識。

第三，要注重提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。當前高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設備以及檔案管理系統，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進行檔案的錄入以及匯編。高校領導必須組織高校管理人員進行計算機知識的學習，以提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。

2.加強宣傳，重視高校檔案管理工作

由于受傳統檔案管理思想的影響，高校領導者往往不能正確認識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經常會存在一些問題。高校普遍認為高校的主要任務就是辦好學、搞好科研、培育優秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領導應該轉變觀念，高校檔案管理工作是高校建設中一項基礎工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強師生的檔案形成意識。部分學校部門認為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責，與自身無關，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現象，導致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現實中，要通過報紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強師生的檔案形成意識。

結 語

高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠為高校以后的教學活動、科研活動提供較好的理論基礎，能夠真實地展現高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設中一項基礎工作，必須要重視高校檔案的管理工作。

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1.2人事檔案管理人員素質低、不專業

高校人事檔案管理工作是一門專業性比較強的工作，對管理人員的專業素養、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質低，沒有經受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業能力、從業態度、思想品德、工作作風等方面已經不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質需要，急需更換或提升專業素質。

1.3經費投入不足，場地不標準不健全

由于受辦學經費限制，目前西部地方高校辦學經費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。

1.4人事檔案內容收集利用率低

高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發揮出檔案的作用和效益。

1.5檔案管理手段落后，信息化建設落伍

目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環節繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現檔案信息化、數字化管理。無法實現檔案的網絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2解決對策

2.1西部高校領導應轉變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作

人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高校快速發展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現的問題和困難。從而更好地發揮高校人事檔案工作應有的職能。

2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業素質

對于已在崗的人員依據其意愿，要么進修培訓，要么調離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業的畢業生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環節擇優錄用，同時對其思想政治、工作態度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業性、高質量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質高、業務能力精湛、信息化技能強的復合型專業人員。

2.3加大經費投入力度，建設標準檔案用房

加大高校人事檔案管理經費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統。

2.4提高人事檔案收集利用率

通過領導負責、下發文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內容尤其是個人業務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業、黨政關系等，這些信息公開后，可為有關單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

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高校檔案管理工作會直接影響檔案工作的質量和效率，尤其是在高校教育體質不斷改革，教育范圍不斷擴大，學生數量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進一步完善和創新，這樣才能夠與新時期高等教育發展要求相適應，更好為高校教育事業發展服務。

一、現階段高校檔案管理工作現狀

雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強化，檔案管理質量也有所提高，但是由于檔案管理內容多，工作強度大，因此其中依舊有很多問題，改進檔案管理對策迫在眉睫，下面針對目前檔案管理工作的現狀今昔幾點分析：

1.缺乏高素質的檔案管理隊伍

雖然檔案管理工作對于高校的發展十分重要，但是依舊有很多學校領導沒有認識到檔案管理的重要性。因此在n案管理人才的培養上也十分乏力。缺少高素質的管理隊伍，檔案管理很難規范進行。從檔案學特點來說，檔案管理是一項系統化、專業性的工作，它對于管理人員與教師的要求很高。由于學校內部人才流動性大，管理人員與教師專業性很難得到保障，很多管理人員沒有經過專業培訓就直接上崗，根本認識不知道檔案管理的工作要點，對先進的管理技術不熟悉，進而影響了檔案管理的規范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環節上工作不嚴謹，常常出現歸類錯誤等問題。

2.信息化技術應用程度不高

在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經成為了當前檔案管理事業的主要趨勢，信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用，不僅大幅提升了工作效率和質量，也實現了操作上的標準化、自動化，為規范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術，但卻沒有與學校發展實際相結合，導致信息技術優勢無法發揮，信息化程度不高。

3.欠缺現代化的辦公設備

檔案數字化管理依賴于計算機設備以及大量的計算機軟件，否則管理將無法進行下去。現階段雖然很多高校建立了數字化檔案管理系統，也開始強調數字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規范，個別高校計算機設備極少，信息化辦公無法全面落實。檔案調取以及閱讀十分不變，雖然引入了數字化管理理念，但是卻沒有將數字化硬件與軟件設備購置完全，導致數字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發揮不出來。

4.檔案檢索效率相對較低

現代數字化檔案管理中計算機檢索是作為關鍵的環節，它取代了傳統手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質量。但是目前很多學校在檔案檢索方面的技術并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數字化檔案管理的進程，降低了檔案管理的效率和質量。

二、高校檔案管理工作改進對策

在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對具體的改進對策進行具體分析：

1.完善檔案管理規章制度環境

為了能夠確保檔案管理各項工作可以順利進行，學校內部必須要建立完善的規章制度，并且要從學校實際情況出發，結合學校當前的發展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規范的基礎上進行創新和補充。以提升學校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴格遵循規范制度，其他部門的管理人員與教師應該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規范化建設努力。

2.從檔案管理人員隊伍建設來提供管理水平

檔案規范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質的檔案管理人才，檔案管理規范化才能得以實現。所以說高校領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養納入學校戰略發展部署，積極開展實踐性、專業性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質，增強他們的工作責任心以及職業道德，使其能夠認識到檔案管理工作得的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規章制度，充分發揮自身職能，促進檔案管理規范化建設。

3.增加經費投入，提升檔案資源開發水平

高校應該從當前的發展形勢出發，客觀認識到當前檔案管理的關鍵，而檔案資源開發需要大量的經費，因此高校應該建立檔案管理專項資金，做到專款專用，依靠地方政府以及其他機構的提供資金，資金來源講究多源化，政府財政在新的經濟發展時期，所面臨的財政支出越來越多，高校應該通過綜合運用多種手段，幫助政府減輕負擔。另外，學校還必須要強化信息化建設力度，并且通過完善檔案管理機制，強化檔案管理人員建設力度，充分利用信息技術，充分發揮檔檔案管理力度和作用，為學校教育工作提供更多的資料和依據。3.2建立健全高校檔案管理工作的各

4.建立健全規章制度

應根據有關檔案法規和本校、系的實際情況，制定和調整檔案的各項管理制度。使教學檔案管理全而實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網絡，并由上而下建立起嚴密的層層監督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。

結束語

高校檔案管理信息化建設，是檔案管理工作發展的必然趨勢，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質不高的問題非常普遍，這必然會制約檔案管理工作的可持續發展，會無法滿足高校教育教學的各項要求，因此本文針對高校檔案管理的現狀進行了分析，并提出了具體的優化對策，希望能夠為相關的管理者提供一些建議和參考。

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1高校學生檔案管理中存在的問題

在高校學生檔案管理中存在著很多問題。學生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內容看主要表現在，社會活動和學習成績，學生的個性化發展顯現的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊伍的建設和管理人員的綜合素質提高；管理專業技能的有待提高，管理檔案工作標準和規范化不夠專業；制度方面跟不上時代的步伐等問題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學生的信息傳遞造成了一定的影響。

1.1高校學生檔案管理技能人才的缺失

根據時代的發展科技進步高校要學生檔案管理工作，就要有管理學生檔案管理的專業技術人才。在當代我國高校學生檔案管理，大多數工作人員沒有專業的學生檔案管理培訓。一般來說，高校檔案管理工作人員的年齡相對較大，對現代科技信息接受能力相對較弱，且對學生檔案管理工作的重視程度相對較低，他們對學生檔案工作不夠重視，不能跟上時代的發展和潮流，從而制約著高校學生檔案管理面向現代化和國際化發展。

1.2檔案管理制度存在的問題

根據我國檔案管理法，相對指定高校學生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內容，沒有明確指出操作的具體實踐方案及管理辦法，沒有明確管理職責，沒有做到讓管理員有依有據的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時也是制度的不完善造成工作人員對學生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。

1.3高校學生檔案管理相對落后

科技信息發展水平不斷的提高，高校學生檔案管理工作也能迅速發展運用到高校學生檔案管理當中去。然而高校工作人員的意識不到，導致了高校學生檔案管理信息化水平相對較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強度越來越大，工作效率越來越低，相應的影響了整體的發展作用，促使其他利用檔案的有關部門和院校，不能共同的發展，影響了充分共享的效果，制約了學生檔案管理信息化發展。

1.4缺乏當代高校學生檔案管理思想意識

當代高校領導與學生檔案管理相關工作人員對學生檔案管理工作的意識和態度都不是十分的重視，經過實踐和工作中可以看出他們認為檔案管理工作處于可有可無的，沒有實際的價值，在缺乏學生管理意識情況下，投入人力物力財力來結合現代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實現的，這樣就營銷了高校學生檔案管理工作的發展。促使了高校學生檔案管理人員領導和高校學生檔案管理意識上的錯誤，缺乏積極主動創新的精神。

2面對當代高校學生檔案管理存在問題的決策

2.1建立高校學生檔案管理系統

建立標準化，科學的管理高校學生檔案系統，實現當代高校學生檔案管理信息化。利用現代科技信息和發達的計算機技術，利用網絡應用技術和軟件開發人才建立符合當代社會發展的高校學生檔案管理系統。按照當代現代信息技術標準和規范的建立系統。如：歸檔內容，安全維護，數據信息的采集，學生在校期間的各個環節，有需要記錄檔案的都需要納入系統當中去。其目的是規范檔案管理人員的操作性強，辦事效率高，更重要的是做好了與教學工作和學生相關工作部門的信息化系統對接。匯總學生信息，實現學生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當代社會的需求。

另外還要加強高校檔案管理系統安全問題，建設強有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。

2.2當代高校檔案管理人才需要培養

檔案管理人員的培養可以提高檔案管理質量，也能夠提高管理效率。加大對學校各個部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓專業技能知識也要培訓管理人員綜合素質問題是十分必要的。綜合素質和管理技能要跟上當代信息發展的需求。培訓當代科技信息內容，計算機應用，網絡技術和多媒體技術，檔案管理專業技能，學生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓逐步符合當代檔案管理的需求，主動認識和學習到檔案管理工作也是不容忽視的主要內容，讓其認識到檔案管理的重要性。

2.3當代高校學生檔案管理意識需要提高

有了健全的機制和管理辦法，不是擺設而是要運用到實際當中去，潛移默化的過程進行提高檔案管理意識，從領導層面到基層工作人員加大力度，認識到檔案管理的重要性。有了學生信息，根據學生信息了解學生，也有利于對學生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據檔案信息開展學生的素質教育，等各方面培養，還是有著十分重要的意義的。打破常規的管理意

基金項目：本文系天津師范大學教育科學研究基金項目：高校固定資產精細化管理的問題與對策；項目編號：52WT1517；項目負責人：陳亞敏；負責人所在系別：固有資產管理處。

作者簡介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學碩士研究生，研究方向：高校固定資產管理。識，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學和實踐當中發揮作用。所以提高高校學生檔案管理工作還是十分重要的一項艱巨任務。

3當代高校學生檔案管理的創新研究

3.1加強高校學生檔案管理工作

根據實際情況，結合實際問題進行分析，準確把握學生管理檔案的問題所在，采取正確的措施進行解決處理。加強學生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結合每個學生的特點，充分顯示學生的個性化發展，使學生檔案個性化，能夠反映出學生的能力和心理變化的內容等。

3.2實時跟上時代步伐面對現代化模式

社會的發展和科技的進步，社會需求人才也在一直發生著變化，以往的檔案管理工作和服務范圍滿足不了現代教學和以后工作的需要，現在檔案管理只是被動的提供信息服務，對趨勢的轉變和現代化模式認識不夠充分，對社會的需求不能發揮重要職能，所以要及時的轉變管理模式圍繞人才目標和培養就業進行檔案管理，適應當代高校學生檔案管理的模式。

3.3制定高校檔案管理規范制度

建立完善的管理制度，配合規范的當代管理系統，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統和管理規范制度來操作，保證學生檔案的連續性和系統性，促使檔案管理有依有據，有制度可循，規范的制度需要配合高素質人員進行嚴格的操作和管理，加強管理員和領導層的培訓和隊伍建設。掌握和熟悉規章制度及當代高校學生檔案管理系統。

總之，當代高校的學生檔案管理是提升學校管理水平的重要部分，能夠對學生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個環節的管理科學性。只有從多方面加強對學生檔案的管理，才能有助于學生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價值。在高校學生檔案里記錄著學生的個人履歷和思想品德及學習成績；健康狀況；社會關系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學生的方方面面，以便走向社會，可以作為考核的參考依據。

參考文獻

[1]羅金燕.信息化背景下高校學生檔案管理工作的新發展[J].文學教育，2013，（2）：58.

篇6

一.高校人事檔案管理工作的內容

高校人事檔案是記錄教職員工個人經歷、思想作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的原始文件材料，是教學、科研、職稱評定以及考核任用干部的重要依據。高校人事檔案管理主要包括人事檔案管理和人事文書資料管理，其主要內容有：

1.保管好人事檔案，為高校人事工作積累檔案史料。

2.接收、核對、整理人事檔案材料，辦理人事檔案查閱、借閱和轉遞，為人事工作和學校建設服務。

3.做好人事檔案的統計和數據分析工作，為人事工作提供信息服務。

4.做好人事檔案的安全、保密、保護工作，確保人事檔案的完整與安全。

5.調查研究人事檔案工作情況，建立健全規章制度，做好人事檔案的業務建設。

6.應用人事檔案現代化管理技術，不斷促進人事檔案信息資源的開發與利用。

7.完成領導交辦的其他工作。

二.高校人事檔案管理工作的意義

隨著我國高校人事制度改革力度的不斷加大，高校人事檔案管理顯得越來越重要。

1.加強高校人事檔案管理工作是推動高校改革與發展的需要。高校的人事檔案是學校內部各項改革的重要依據，關乎著學校的發展與建設，因此，加強高校人事檔案管理，充分利用好人事檔案資料，對高校發掘人力資源、強化管理機制、實施科學管理、維護職工合法權益都具有重要的意義。

2.加強高校人事檔案管理工作是實現社會信息交流與共享的體現。高校的人事檔案中儲存了許多人才資源的信息，包括學術研究進展與學術成果創造的信息。及時地提供正確有效的信息，幫助人們獲取相關的檔案資料，會促進信息交流與資源共享，服務于社會的發展。

3.加強高校人事檔案管理工作，對保護國家文化財富，積累信息資源，具有現實和歷史意義。加強人事檔案管理，積累和豐富檔案信息資源，不僅有利于當代的人才管理工作，也有利于文化資源保護，有利于加大社會記憶。

三.當前高校人事檔案管理中存在的現狀

1.高校人事檔案管理意識認識不足 缺乏相關的管理體系和制度，

高校人事檔案管理所建立起的人事檔案管理網絡，它的運行效果目前不很理想，目前學校部分人員對人事檔案的知識了解不夠，對人事檔案是信息的認識程度不夠，高校人事檔案工作者對人事檔案管理的責任心不強。并且高校人事檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能充分認識到人事檔案是是社會的財富，好好的管理它和保護它是每個人事檔案管理工作者應具有的職責和義務。高校人事檔案管理需要有一個專門的管理制度。但是，在有的高校人事檔案管理上，存在制度、職責相對不健全，還沒有一個統一的建檔管理體系和制度，一些相關的制度和檢查考核措施等也都有待于進一步地改進和完善。

2.管理方式落后，不適應工作需要。

當前有的高校人事檔案的分類、編排、整理、裝訂，以及查閱還是手工操作，耗費時間和人力；檢索處于原始手工方法，查找十分不便；辦公室、閱檔室和庫房三室合一，對檔案庫房的安全埋下隱患；人事檔案的物質載體不斷受到自然的、人為的損害等，都應盡快改進。

3.教職工的人事檔案管理存在緒多問題

隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，由于存在一些不合理、不規范的流動，造成人才流動與檔案轉遞不同步，造成“人檔分離”。有些教職工檔案無法及時轉過來，有些教職工已經流動，檔案仍在學校人事部門，這給人事檔案管理提出了新的難題。另外有的教職工個人檔案意識薄弱，使一些不按要求處理和完成人事檔案材料的現象常有發生，造成人事檔案材料的缺漏、不完善、不規范等問題。

4.高校人事檔案管理人員專業素質不高。

高校人事檔案管理人員專業素質有待進一步提高，目前我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但隨著社會的飛速發展，對檔案工作也提出了更高的要求，而目前學校熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才匱乏。

5.高校經費投入不足，現代化管理滯后。

由于在一些地方，受財力、物力和科技發展水平等因素的制約，學校對人事檔案管理經費投入較少，現代化管理手段還沒有引進人事檔案管理系統。人事檔案的信息利用停留在最直接、最簡單的程度，缺乏深度的開發和利用。同時，檔案目錄仍為人工抄寫，字體多樣，用筆不統一；檔案材料無統一的印制格式，表格大小不一，有的材料左右不留間隙，給歸檔裝訂造成困難。

四.改進高校人事檔案管理工作的措施

高校人事檔案事業要實現科學發展，須進一步解放思想，創新理念，進行新的思考和定位，不斷在發展變化中尋求和確立人事檔案工作與時俱進的路徑和辦法。筆者認為要做好高校人事檔案管理工作需做到以下：

1加強領導，把人事檔案工作列入議事日程

同志說過：“檔案工作是各項事業的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負責的。”高校人事檔案管理工作是學校單位的一項重要基礎性工作。人事檔案是高校各項活動的真實記錄和經驗積累，也是學校領導科學決策的重要憑證和依據。因此，高校各級領導要用歷史的觀點看待檔案事業，重視和支持檔案工作，把人事檔案工作列入學校單位工作的議事日程，平時要加強學校領導經常督促檢查，及時解決人事檔案工作存在的困難和問題，尤其要解決高校人事檔案管理人員的編制、庫房設置、設備添置、經費落實等等困難問題。

2.學校的人事材料收集要及時準確

人事檔案記錄著一個人的學歷、資歷等原始材料和歷史證件，因此防止高校人事檔案管理“人檔脫節”現象發生，并加強移交歸檔工作的管理和監督，做到不積壓、不丟失、準確無誤。并根據高校特點，利用年終、學期末進行個人及部門總結的機會，多渠道、多層次有針對性地重點收集，嚴把入口關，同時加強檔案材料的鑒別，避免重復、空洞、虛假的材料入檔，從而維護材料的真實性和準確性。

3.加強高校人事檔案現代化的管理手段。

高校要通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論。高校要加強先進技術手段的應用，要不斷將現代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入高校人事檔案管理中，實現高校人事檔案管理的專業化、自動化。同時，通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有統一的科學準則和依據，保證各項檔案工作能夠有機地聯系起來，并且在高校人事檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類高校人事檔案管理標準，形成高校人事檔案管理標準體系，確保高校人事檔案管理現代化各項工作的有效實現。

4.注重培訓學習，提高高校人事檔案管理人員綜合素質

為提高高校人事檔案管理工作人員的業務水平，增強其實際工作能力，在日常工作中，還應該采取多種形式，加強對高校人事檔案管理人員的培訓，如定期參加高校人事檔案管理培訓班、組織檔案工作研討活動等，鼓勵其鉆研業務，學習新知識，掌握新本領，提高政治思想覺悟、業務水平和對做好檔案工作的認識。注重高校人事檔案管理工作人員“一專多能”綜合素質的培養，加強管理人員對攝像、攝影、計算機操作等數碼科技知識的培訓學習，以更好地完成圖片、影像等電子檔案的整理和保存工作。

5.完善管理規章制度，加強檔案出入的保密性

為了確保高校人事檔案更好地為學校組織、人事工作服務，針對高校特點，要建章立制，加強管理，堵塞漏洞，按章辦事，形成一整套查閱、傳遞、材料收集、清理、整理、定時歸檔的制度體系，使高校人事檔案管理工作有法可依、有章可循，收集內容能全面、真實地反映一個人德、才、能、績等諸方面內容，對不認真執行制度，或私自涂改材料；或個人攜帶檔案；或不經領導審批便私自查閱檔案者應進行嚴肅處理，并追究有關人員責任，使高校人事檔案管理走上制度化軌道。

五.結束語

總之，高校人事檔案管理是一項系統的工作，我們要充分發揮檔案信息的資源優勢，就必須適應高校的發展，對當前人事檔案管理中存在的問題要重視和解決，要重視日常的人事檔案管理工作，注重從基礎做起，細化管理，充分利用現代信息技術，提升檔案管理的水平，為高校單位人力資源的開發與利用發揮積極作用。

參考文獻

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一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

三、結語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發展和變化，人們對于高校電子檔案的應用重視性也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員肩負更大的使命和責任。總之，借用電子檔案的應用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

【參考文獻】

篇8

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。

雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：

一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。

篇9

一、高校檔案管理人員職業道德建設中存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏服務意識

高校檔案管理人員都屬于事業單位工作人員，在工作中有著傳統的觀念，服務意識不強，常常以檔案屬于保密文件不向師生提供信息，導致檔案信息開放度不夠。

（二）檔案管理人員素質低

由于檔案工作缺乏創造性，缺乏向上發展的空間，所做工作也容易被領導忽視，所以導致人才的管理培養制度不健全，缺乏高素質人才。由于社會發展迅猛，很多高校檔案管理工作者不能跟上新時期，新發展的步伐，造成自身素質不高、文化程度低、知識儲備不夠、缺乏新事物認識等客觀現實，使得高校在推進教育改革的過程中遇到各種問題，很難順利推進。

（三）缺乏新的理念

隨著社會進一步發展，信息化時代的到來，使得對檔案的管理提出了更高的要求，檔案的管理已經不僅僅局限于傳統的紙質手工模式，已經向著現代數字信息化方向發展。但是一些高校缺乏創新，面對著行業的發展，故步自封，守著事業單位的金飯碗，啃著傳統吃老本，觀念和管理模式都不更新。

（四）管理機制不健全

檔案管理建設是管理單位人才的重要方式，是提高員工工作積極性的有力保證。當前，有越來越多的年輕職工加入到事業單位中來，他們擁有對新事物的獨特看法，擁有新知識、新觀念，對事業單位的檔案管理大有益處。但是，當前的高校檔案管理機制不夠健全，傳統的管理方式使得新員工怨聲載道，而單位卻不加以改進，造成新員工對部門產生不好的印象。

二、高校檔案管理人員職業道德建設的具體措施

（一）提高檔案管理人員服務意識

高質量的檔案服務是檔案管理的本質目的，當前社會人員流動加快，各個行業的發展迅猛，檔案管理人員也要順應時展潮流，改變傳統的被動式的管理模式，實現專業化的服務管理，將用戶需求當做自己工作的最高目標，加強師生之間的互動；以人為本，科學管理，著眼于未來，為信息需求者提供一個良好的服務環境。

（二）加強檔案管理人員素質培養

檔案管理質量與檔案管理人員自身素質密切相關，加強檔案管理人員素質培養，首先要明確責任權限，提高責任意識。檔案管理人員的水平關系著檔案管理整體的水平，提高管理人員水平首先要明確責任權限，只有明確自己的職責與管理范圍才能加強管理，建立完善的高校檔案管理體系；提高責任意識，管理人員要認識到自身工作的重要性，創新管理思路，創新工作方法，以便完善檔案信息管理體系；其次，增強安全意識，提高管理能力。高校應該針對檔案管理人員專業性不強，責任意識淡薄等特點開展針對性的檔案管理培訓，除了將檔案管理人員進行全面性、實用性的指導教育之外，還要加強部門工作的考核，使其認識到自身工作的重要性。

（三）轉變方式，創新管理

隨著社會信息化的到來，學校也應該轉變工作模式，加強了檔案信息化建設的步伐。第一，轉變觀念，提高服務意識，轉變行政管理的老傳統，加強以服務為目的的新觀念。深入基層單位，加強日常工作的溝通，主動提供相關業務指導，完善自身的服務能力；第二，完善檔案管理現代化發展，加強計算機為主導的現代化信息平臺建設，促進行業管理從紙質化向數字化發展。(四)建立健全檔案管理機制要提高認識，將檔案工作的制度規范研究放到重要的位置，科學合理的對檔案管理工作進行分析，引入優秀的檔案管理工作人才，建立完善的保障機制，使得檔案管理工作得以高效開展。另外，要加大人員、資金的投入，引進先進設備管理，利用檔案的數字信息化完善檔案的管理，從而將檔案管理工作做好，服務好職工。

作者:徐盈 單位:唐山職業技術學院

篇10

【文章編號】0450-9889（2012）02C-

0185-02

信息網絡不斷融入高校檔案服務管理工作中，逐漸使檔案管理和檔案資源進入信息網絡的高速公路。筆者結合自身工作經驗，圍繞信息網絡在高校檔案規范化管理中對檔案的收集、管理、利用工作所起的作用展開分析，以供同仁交流探討。

一、利用信息網絡科學地收集和管理檔案

高校檔案管理信息網絡化是高校檔案管理工作的發展趨勢，是一個涉面廣、要求高、投入多、難度大的系統工程。檔案資源記錄了高校發展的歷史軌跡，同時又服務于高校的教學、科研、管理工作，因此檔案資源的重要價值和歷史意義毋庸置疑，如何讓高校檔案管理工作和服務手段跟上信息網絡技術發展的步伐，便有著重大的意義。

（一）信息網絡可以創新管理、培訓的模式。高等院校是知識傳承、學術研究、科技發展的前沿和領軍，在獲得信息和傳播知識方面有著得天獨厚的優勢。高校檔案管理信息化網絡化的建設為高校教學、科研及管理工作提供了更先進的技術手段和應用平臺。在計算機時代到來的初期，檔案管理工作引入了計算機技術，但只是應用于檔案目錄的分類管理和打印工作，僅局限于單機處理或局域網內部的目錄檢索和存儲，尚未實現真正意義上的網絡化管理，這種低科技含量的管理模式導致檔案管理系統錯誤率較高，數據庫較混亂，缺乏對數字化檔案的應用，查詢提取也不太方便。同時，兼職檔案人員的專業培訓和工作的布置也沿用原始的工作方法，既不科學也不人性化。人員變動大、專業性差造成檔案管理的混亂和工作效率的低下。同時，筆者所在學校有新老校區之分，各校區距離遠、路程長，對各二級學院、系的兼職檔案員的培訓和工作指導也消耗大量的時間、人力和物力。近幾年來，四川音樂學院不斷從工作中探尋和摸索，建立起一套網絡管理的新模式，采用廣為應用的網絡信息通信方式，利用各種信息網絡的平臺，以檔案館為核心，將各部門、院、系兼職檔案員作為基本“單位”，運用信息網絡建立起溝通的橋梁，向各個“單位”發出“指令”，確保檔案館對各兼職檔案員有效的“指揮”和“控制”，通過網絡完成工作布置、培訓、協助等檔案管理工作。四川音樂學院著重從最基礎的管理工作抓起，檔案資料收集的源頭主要在兼職檔案員，各部門院系的兼職檔案員手里都掌握本部門的辦公、行政、教學、藝術等文件的第一手資料，同時也是這些文件的草擬、或者經手人，管好他們，就等于掌握了檔案收集的第一步。于是四川音樂學院制定了一系列有針對性的措施，并擬定了制度，將各部門書記和兼職檔案員作為第一責任人，將責任具體落實到人頭，做到統一領導、統一機構、統一制度。

同時，四川音樂學院還利用校內的OA辦公系統通知等文件，將任務落到實處，提高兼職檔案員的緊迫感，加強他們的責任意識；通過網絡即時通信工具建立信息員聯絡群，并利用電子郵件、手機、座機等通信方式，直接與兼職檔案員聯系溝通，文件、管理培訓、遠程控制等，讓檔案管理模式有效地利用信息網絡這種快捷的平臺，把檔案管理工作從低效率的基礎管理模式逐步引入信息化、網絡化、規范化、現代化的管理模式。

（二）檔案收集可以通過快捷、高效的信息網絡實現。為了發揮檔案在高校發展中的重要價值，加大高校檔案館的信息化網絡化建設，四川音樂學院及時更新設備，大力投入，完善軟硬件，為檔案管理提供良好的軟件平臺。如利用檔案網絡化管理軟件，讓檔案的收集管理工作由各部門兼職檔案員通過網絡來完成。對本部門檔案的收集、整理和錄入工作，既提高了各兼職檔案員的業務素質，也加強了其管理工作的責任心。

在具體的操作過程中，檔案系統管理員單獨為各部門院系建立用戶賬戶，為各部門兼職檔案員各自授權，使各部門之間相互獨立、互不干擾。各兼職檔案員用指定的用戶名和密碼通過網絡登陸的管理系統操作平臺，在管理員的授權范圍內進行錄入、編輯、上傳、下載、打印等規范操作。檔案系統管理員則實時對各部門的錄入工作進行管理和監督，并有權限進行修改等操作，實時控制和管理檔案的錄入操作，在錄入歸檔的過程中第一時間發現問題、糾正問題。最后，通過對移交到館的檔案資料進行再次核對檢查，提高了歸檔的實效性、準確性，降低了錯誤的幾率，提高了工作效率。

（三）利用信息網絡數字化科技存儲檔案。檔案資源管理的信息化網絡化包含了計算機輔助管理和文件電子化管理的概念。對傳統檔案可以采用計算機輔助管理的方式進行，改變傳統保護檔案的模式，利用網絡媒體、數字存儲、掃描等技術，將原始的紙質文件、膠片、照片、錄音帶、錄像帶等落后介質上的信息資料轉換成微機可識別和處理的數字信息格式，存儲到微機的存儲器中，如利用掃描儀將各種照片檔案或紙質檔案數字化輸入計算機管理軟件，這樣更有利于保護檔案的原載體，同時實現本機或網絡的快速檢索，通過信息網絡遠程共享檔案資源數字信息，提高檔案資料的利用率，讓更多的檔案用戶能通過網絡直接利用檔案資源。對新興的電子檔案則可運用更多新的技術手段、新的管理模式，將數字簽名、數字印章等技術運用到電子檔案管理中。檔案資源的網絡化數字化建設綜合了各種新興的數字技術手段，使高校檔案館提前做好建立數字化檔案館的基礎工作，硬件平臺的飛速發展預示著未來建立數字化虛擬檔案館已經不再遙遠，信息網絡化成為高校檔案工作必然的發展方向。

二、利用信息網絡技術科學地利用檔案

高校檔案館通過信息網絡這個開放的平臺，將存儲于本館計算機網絡系統中的檔案資源數據庫有計劃地開放開發，讓全國甚至全球的任何一個計算機終端都可以通過互聯網訪問和共享這些數據庫資源，這對于利用和開發檔案資源有著極其重要的意義。同時，這也有利于分散于各地的高校檔案館利用網絡加強檔案資源的交流，通過信息網絡的共享交換數據，取長補短，增進認識，提高工作效率，充分利用信息網絡技術的優勢為國家節約資金，使檔案管理工作進入良性循環之中。

（一）在信息網絡新技術條件下查閱檔案。要加快檔案的信息化建設，就要努力做好檔案的保管和利用工作，更科學地發揮檔案的功能。高校檔案信息資源利用信息網路這個強有力的平臺實現了各類網上信息的共享和利用，只要能聯入互聯網，經過授權的用戶，都可以提交查閱申請，在查閱授權范圍內可查閱各類文件、圖片、視頻等電子化的檔案文件，同時檔案管理者通過網絡開展檔案的展示，讓用戶較為集中系統地獲得信息和線索，這種新技術條件下的查閱利用方式，充分利用了計算機硬件海量資源存儲的能力，運用信息網絡的強大檢索功能實現方便、快捷高效的查詢。

例如，四川音樂學院采用形式多樣的借閱、查閱方式，通過檔案管理系統查詢、電話查詢、網絡通信工具查詢、掃描傳送文件內容等服務方式進行借閱、查閱；通過網絡通信工具或電話查檔的部門，經過檔案館使用網絡視頻或手機、座機電話等進行安全確認之后，將電子文件或掃描件通過網絡通信工具傳送給對方兼職檔案員，之后上門完善查閱手續等，提高了辦事效率，增加了檔案的利用效果。

采用創新科學技術，在信息網絡中利用檔案管理系統的檢索、查閱、借閱功能，對檔案管理系統中的各類電子文檔資源進行快速的題目檢索、全文檢索或者模糊檢索。通過多種有效形式進行檔案資源的檢索、借閱、查閱管理，大大提高了辦事效率，充分發揮了信息技術下檔案資源數字化的價值。讓檔案管理工作實現資源數字化，管理信息化，傳輸網絡化，服務多樣化，資源共享化，為基礎查詢提供最方便、最快捷的途徑，提供更高效便捷的查詢方式。

（二）利用網絡新技術開發利用檔案資源。檔案資源的共享化即運用信息技術開發利用檔案信息資源，依靠信息網絡技術做好檔案的開發和利用工作。檔案資源的網絡信息化既能維護原檔案資源的真實性，又為檔案資料信息的存儲和保護提供了一種新的形式。檔案資源的網絡信息化即以網絡信息技術為運用基礎，以檔案規范化管理為主導，以實現檔案資源共享為目的，利用數字化的手段和網絡化的技術方式，將零散的檔案資源進行轉換、存儲、整合、共享，為高校教、學、研、管和決策工作提供豐富優質的信息服務，大力推動高校檔案工作的信息化網絡化進程。檔案網絡化信息化建設的最終目標是建立數字化檔案館，利用檔案資料數字信息數據庫，以及檔案資料信息管理系統和良好的網絡平臺與硬件支持，即可實現數字化檔案館管理平臺；數字化檔案館在高校檔案網絡化信息化建設中，有著極其重要的作用，既能提高高校檔案資源的開發利用，又能加大高校檔案資源的共享力度，利用檔案資源網絡化的遠程傳輸能力，實現檔案資源為社會服務的功能。檔案資源的開發要在確保部分保密檔案的安全以及維護國家和集體利益的前提下盡可能地利用檔案信息資源。四川音樂學院也逐步加大對檔案資源開放開發的力度，并逐步通過檔案信息網絡平臺系統向全社會開放，真正做到信息資源共享，為檔案史料學科的編研工作提供大量豐富、有價值、快捷的信息資源，將檔案資料的價值最大化。

綜上，檔案管理工作進入網絡化、信息化是必然的發展方向，高校檔案管理的系統化、規范化，為檔案管理信息網絡的創建提供了基礎，應加大力度開發利用網絡資源，制定科學有效的措施，有計劃、有步驟地利用好信息網絡，拓展服務領域，不斷完善檔案工作管理體制和服務機制，科學地做好檔案收集和保管，科學地進行利用和；研究用戶需求，做到有目的的服務，擴大信息網絡對檔案工作的影響，使檔案創造出更多的價值。

【參考文獻】

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一、高校檔案管理的重要意義

關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金;通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金;通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長;通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。

（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高校科學發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：

（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。

（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。

三、高校檔案管理模式創新的路徑

（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段，在當前社會信息化的進程中，面對高校的教職工規模不斷擴大的現實，高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高校科研水平、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用， 使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。

（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。

四、結語

總之，高校檔案能夠為高校學術研究及應用提供最有價值的資料，同時對于高校文化建設和高校校園文化的形成與傳承具有重要作用，我們必須正視高校檔案管理中存在的問題，通過創新高校檔案管理模式，提高高校檔案管理水平，促進高校可持續發展。

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截至今年12月28日，科室今年共計接收檔案13832份，調出檔案3142份，其中接收高校畢業生檔案10690份，較去年增長9%；接收代管經開區、南湖風景區流動人員檔案2280份。庫存檔案總數量已達份；今年受理初、中級職稱評審231人次，代辦正常、提前退休129人次；

二、亮點工作

1、檔案數字化工作

今年3月份，中心總支會議決定開展檔案數字化工作，中心主任徐波同志帶領科室負責人多次赴長沙省人才市場對接此項工作，并制定了分三步走的具體步驟:一是對科室辦公區域和檔案庫房進行提質改造，將科室原有的三間辦公室打通合并，建成接待區、前臺辦理區和檔案數字化工作間等多功能于一體的檔案業務辦理大廳；二是斥巨資購置先進的數字化掃描及相關設備，聘請3名具有大學文化程度的勞務派遣人員進行操作，建立起檔案數字化工作流水線；三是制定具體的實施方案，成立了中心分管領導為組長，科長為副組長兼任辦公室主任的“岳陽市人力資源服務中心檔案數字化領導小組”。計劃用2年時間對庫存近7萬份檔案進行全省統一標準的數字化分類、整理和建檔工作，現目前已進行數字化的檔案達3000份。

2、引進人才落戶工作

根據 文件要求，為全市引進的人才提供便捷的落戶辦理，中心與岳陽樓公安分局人口與出入境管理大隊積極銜接建立“岳陽市人力資源市場集體戶口”，對凡來岳務工的人才，在將個人檔案放在科室托管的基礎上，持科室開出《岳陽市流動人才落戶通知單》到就近派出所直接辦理集體戶籍，可與本市市民享受同等的各項待遇和優惠政策。從9月份實施以來，中心目前已為3名來岳務工人員成功辦理集體戶籍。

3、專人轉遞檔案服務

今年11月份，中心總支決定派出兩名工作人員專人轉遞一份特殊檔案至上海市金山區流動人才發展中心金山中心。因某些客觀因素該人員檔案不能走普通郵政機要通道，時間緊任務急，中心兩名工作人員冒著疫情的威脅，犧牲周末休息時間，在短短3天時間內奔波千里，解決了當事人的燃眉之急，讓漂泊在異鄉的岳陽籍流動人員感受到了組織的關懷。

4、開啟代管機構檔案服務

今年6月份，我中心與經開區、南湖風景區人社局簽訂人事檔案代管合作協議，將轄區內國有企業、集體企業所有解除勞動關系的流動人員檔案轉至我們代管，彌補了區直部門的檔案庫存容量不足的難題，也讓我中心庫房的空余容量得到了有效利用，

三、存在問題

中心檔案工作目前雖已趨制度化、規范化、科學化，檔案管理水平有了明顯提高，在檔案管理工作中，合理開發利用檔案，取得了一定的成績，但也還存在一些問題與不足：

1、檔案規范化管理不夠。由于對檔案管理宣傳力度不夠，檔案管理培訓方面缺乏，工作人員專業性不強，部一直以來沒有專業的檔案保管員，所掌握的檔案管理知識不夠，致使檔案管理工作缺乏連續性，檔案管理工作質量不高。

2、檔案現代化管理不強。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高，當前我中心檔案管理現代化還處于起步階段，如何充分發揮檔案室的信息功能，更方便快捷的服務于大眾，還需做出艱苦的努力。

3、檔案系統化管理不穩。目前部檔案托管由新老兩個系統管理，新系統已經全面實施了全省流動人員人事檔案管理系統線上對接工作，但老系統由于特殊原因，一直都沒有進行系統維護更新，雖然現在大部分流動人員人事檔案已轉錄新系統管理，但尚有三千余份企事業單位人事檔案在老系統中管理，一旦出現系統故障，將會對工作帶來極度不便。

四、意見及建議

1、加強檔案保管方面的培訓力度，使工作人員能嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用程序實施管理的同時，既能做好對檔案的保管、保衛和保密工作，也能做好檔案防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預防工作。

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社保管理工作作為專業性很強的工作，需要做此工作的職工能掌握一些較為全面，系統的專業知識。但是就目前來看，大都是一些具有管理學及其他相近學科背景的人員擔當著高校社保管理職工，對于社保管理工作一般都是不甚了解，都是在摸索中上崗。并且其中的很多職工在上崗之前并沒有接受一些關于社保管理工作的上崗培訓。同時也因為職工所學專業與社保無關，從而使他們分心于所學專業的鞏固與一些評審考試，導致社保管理工作只是存在于表面形式上而影響了社保管理工作的效率。在新時代，人們對服務的要求越來越高，社保管理工作更要求每一位職工都要具有良好的職業素養、較強的事業心、責任心以及服務意識，努力服務好每一位高校教職工，從而共同推動著高校教育的發展。

1.2 社保管理的數據準確度不高

在高科技發展的新時代，由于電腦的普及以及互聯網管理手段的應用使得各種數據的管理更加的系統與便捷。但是存在一些高校社保管理工作人員對于計算機網絡的管理手段并不是很熟練以及未得到一些專業系統的數據管理培訓，使其在社保數據管理中容易出現失誤，反而導致工作效率低下。同時隨著高校教育的不斷擴大，參保的教職工人數也是不斷增大的，可想而知，高校社保管理的數據也會更為繁多，這并不是僅僅依靠單純的人力計算就能解決的問題。但是由于其對新時代辦公軟件的不熟練，在導致工作效率低的同時還不能保證參保人員信息及所獲補助費用的準確度，從而給高校社保的管理工作帶來很大的困擾。

1.3 社保管理檔案不規整

在從事社保工作的工程中，對于直接形成的有意義的各種形式的歷史記錄的保存則被稱為高校社保檔案資料。但是在一些高校社保管理工作中，因為工作人員對于檔案管理意識的不強烈，經常因為各種理由而忘記記錄關于社保工作的各種活動，并且對于社保檔案的管理也是馬馬虎虎，并不能對各種資料有較好的整理與統計，這也充分反映了高校社保管理工作中并未形成良好的系統的運行制度。

2 新時期對社保管理工作的需求

2.1 要堅持以人為本的理念，做好服務工作，提高高校社保管理工作的水平，使高校社保管理工作更具有政策性、統一性，提高其工作效率。規范高校社保管理工作的業務工作流程，正確的處理社保政策與教職工的合理需求。保證社保信息的準確化，公正化，透明化，敢于接受全校教職工的監督。

2.2 積極運用高科技的管理手段，采用高技術、高效率的現代數據管理方式，保證高效社保管理工作的正確度，并積極提高工作效率。

2.3 順應新時代對工作人員的要求，積極提高員工的整體素質，培育有道德、有責任心、有能力的好員工。

3 完善高校社保管理的策略

3.1 建立團結有素質的高校社保管理團隊

為了適應新時代高校社保管理發展的趨勢，需要積極培育好有素質、工作能力強的社保管理工作人員。高校的管理高層首先應該充分意識到社保工作人員對于社保管理的重要性，積極選拔一些具有社保管理工作經驗，自身素質高，道德水平高，能吃苦耐勞，不徇私情的工作人員。

3.2 提高社保數據準確度以及加強信息化管理

隨著高新技術的不斷發展，各高校可結合自身的需求建立相應的高校社保管理信息系統，做到統一管理社保信息，同時能通過一些快速生成的圖標做到快速查詢人員社保信息，從而保證社保數據信息的準確度以及查詢的便捷性。

3.3 規范社保檔案管理