引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校檔案管理培訓(xùn)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、教育干部培訓(xùn)電子檔案的特點
教育干部培訓(xùn)電子檔案既有電子檔案的共同特點，也有別于其他電子檔案的特性。
1.共性
依賴性。電子檔案的形成、存儲、轉(zhuǎn)移、輸出等均須借助計算機、照相機、錄像機等設(shè)備才能夠完成，一旦離開計算機等設(shè)備，電子檔案就無從談起。電子檔案依賴性主要體現(xiàn)在五個方面：數(shù)字編碼、硬件、軟件、技術(shù)設(shè)備更新和安全加密等。
數(shù)字性。電子檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們在計算機上看到的由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式，電子檔案均是以數(shù)字編碼的形式存在，所有的操作處理實質(zhì)上都是數(shù)字信號的相互轉(zhuǎn)化。
共享性。電子檔案容易復(fù)制，便于傳播，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案資源的共享。
2.個性
不穩(wěn)定性。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是在電子檔案產(chǎn)生之初，由于培訓(xùn)工作任務(wù)的突擊性和時間安排的局限性，不同時期有不同的培訓(xùn)，同一時期可以有不同類別的培訓(xùn)，基本上不按照學(xué)期或者學(xué)年規(guī)劃，具有任意性，電子檔案的形成時間出現(xiàn)延遲，從形成時間上來看具有分散性、不連續(xù)性和不穩(wěn)定性；二是由于受載體壽命、保存環(huán)境、管理手段和方法等因素的影響，電子檔案容易遭到損壞，從而影響到電子檔案的安全。
多樣性。主要存在于電子檔案的歸檔整理過程中，是由教育干部培訓(xùn)類型的多樣性和電子檔案載體形式的多樣性決定的，具體體現(xiàn)在檔案類型和檔案形式上。根據(jù)培訓(xùn)形式，可分為常規(guī)集中培訓(xùn)、現(xiàn)場培訓(xùn)、各種專題培訓(xùn)、異地辦班培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等；根據(jù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)方式，可分為學(xué)分制、脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)等；根據(jù)培訓(xùn)目的，可分為任職資格培訓(xùn)、提高培訓(xùn)、研修培訓(xùn)等；根據(jù)檔案形式，可分為文件、培訓(xùn)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、規(guī)章制度、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)講義、科研課題、教學(xué)質(zhì)量評估等。培訓(xùn)的內(nèi)容廣泛，種類繁多，目標(biāo)不一，對象參差有別，直接造成電子培訓(xùn)檔案的復(fù)雜性和多樣性，給立卷歸檔造成了一定的困難。
系統(tǒng)性。主要體現(xiàn)在電子培訓(xùn)檔案歸檔和檢索的過程中。從辦班開始到結(jié)束，每期培訓(xùn)都有一系列有序的組織實施過程，如確定辦班意向、上報領(lǐng)導(dǎo)審批、制定培訓(xùn)方案、組織報名注冊、組織課堂教學(xué)、資料錄入、證書審批、證書發(fā)放等。在歸檔時需要廣泛收集各個環(huán)節(jié)中的相關(guān)資料，經(jīng)過精心的整理、組卷、編目，成為一套完整的培訓(xùn)檔案，方便今后檢索查詢。
二、教育干部培訓(xùn)電子檔案的分類
培訓(xùn)檔案主要分為學(xué)員培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)班管理檔案和培訓(xùn)知識儲備檔案三個大類。
1.學(xué)員培訓(xùn)檔案
學(xué)員培訓(xùn)檔案是培訓(xùn)管理部門為受訓(xùn)者建立的體現(xiàn)受訓(xùn)者在一定時期內(nèi)參加培訓(xùn)項目的記錄性文件。檔案的主要內(nèi)容涉及個人姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、職務(wù)、職稱、單位、參加培訓(xùn)的名稱、培訓(xùn)日期、培訓(xùn)學(xué)時、培訓(xùn)機構(gòu)、授課人、培訓(xùn)結(jié)果、培訓(xùn)費用等。
2.培訓(xùn)班管理檔案
培訓(xùn)班管理檔案是培訓(xùn)管理人員在培訓(xùn)管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)項目建議書、培訓(xùn)項目評估報告，培訓(xùn)中心及外聘培訓(xùn)師資檔案、培訓(xùn)證書打印發(fā)放和繼續(xù)教育檔案、培訓(xùn)業(yè)務(wù)定點聯(lián)系機構(gòu)檔案等。
3.培訓(xùn)知識儲備檔案
培訓(xùn)知識儲備檔案是由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)積累和不斷完善的、在培訓(xùn)過程中形成的知識數(shù)據(jù)檔案，主要包括以專業(yè)類別劃分的自行設(shè)計和開發(fā)的培訓(xùn)課程、各種介質(zhì)形態(tài)的培訓(xùn)書籍和講義、培訓(xùn)實況影像記錄光盤，另外還包括以發(fā)生時間為分段的同一培訓(xùn)課程的版本修訂、知識補充與變更情況檔案等。
三、建立教育干部培訓(xùn)電子檔案的必要性
電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用是培訓(xùn)檔案管理要面對的新課題。由于電子檔案的信息內(nèi)容是數(shù)字化， 文檔處理需要一體化；電子檔案保存是技術(shù)化，開發(fā)利用形式又是多樣化，造成電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著明顯的區(qū)別，形成了電子檔案管理的特殊性。在傳統(tǒng)觀念的影響下，檔案管理工作普遍存在重保存輕利用的現(xiàn)象。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案保存的目的都是利用，存而不用只會失去檔案的價值，造成檔案的浪費。時代在發(fā)展，教育干部培訓(xùn)工作也必須與時俱進(jìn)。為適應(yīng)校長培訓(xùn)工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的要求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展培訓(xùn)，必須建立培訓(xùn)電子檔案。
四、教育干部培訓(xùn)電子檔案管理措施
隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展，培訓(xùn)檔案管理的電子化和信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。電子化和信息化管理能夠充分提高培訓(xùn)檔案的管理和利用效率，實現(xiàn)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)共享，從而節(jié)約人力物力給培訓(xùn)檔案管理工作注入新的活力。電子檔案存儲信息量大，便于歸檔整理和編目，有利于信息整合和開發(fā)利用；信息資源的共享能夠節(jié)省人力、物力和財力，使培訓(xùn)對象足不出戶就能夠接受培訓(xùn)，方便各類人員的檢索查閱，使教育干部培訓(xùn)工作更加人性化、公開化和方便化。
1.收集整理歸檔
培訓(xùn)檔案內(nèi)容很多，從培訓(xùn)班前期準(zhǔn)備時就應(yīng)著手資料的采集、整理、加工、歸檔和檔案的電子化。自培訓(xùn)班籌辦之日起就開始建立培訓(xùn)班檔案和學(xué)員檔案，培訓(xùn)班的檔案包含培訓(xùn)班通知，培訓(xùn)班學(xué)員報名表，培訓(xùn)班實施方案，培訓(xùn)班教學(xué)講義、提綱，培訓(xùn)班教材、課件、參考資料，培訓(xùn)班音像資料，培訓(xùn)班照片，領(lǐng)導(dǎo)講話，學(xué)員名冊，考勤表，研討交流論文，研討交流會議記錄，考試試卷及成績，教學(xué)效果測評表，培訓(xùn)班教學(xué)意見、建議表，教學(xué)質(zhì)量評估資料，培訓(xùn)班總結(jié)，宣傳報道等內(nèi)容。
學(xué)員檔案包含學(xué)員培訓(xùn)情況登記卡，個人信息，培訓(xùn)班名稱及培訓(xùn)時間，培訓(xùn)科目、課時及考核成績，考勤情況，班主任鑒定，培訓(xùn)機構(gòu)意見，人事部門意見，學(xué)員考試成績、參訓(xùn)學(xué)員花名冊等。以班次為單位建檔，凡屬培訓(xùn)班檔案的基本內(nèi)容均逐項錄入電子檔案。
每期培訓(xùn)結(jié)束后，都要及時做好培訓(xùn)電子培訓(xùn)系統(tǒng)的電子報送工作，將培訓(xùn)的辦班計劃、課程表、校長培訓(xùn)審核表、學(xué)員成績等報送河南省教育干部培訓(xùn)中心審批，待審批合格加蓋省教育廳公章后及時做好計算機證書的打印及發(fā)放留檔工作。
2.載體的管理
培訓(xùn)檔案的載體主要是只讀光盤、一次性可寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。歸檔后的培訓(xùn)電子文件需要集中存放，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式三份，一份封存保管，一份供查閱使用，另一份異地保存，對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。存儲培訓(xùn)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上標(biāo)明編號、名稱、密級、保管期限等；歸檔的載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，存放在適宜的溫度、濕度環(huán)境中，要遠(yuǎn)離強磁場，與有害氣體隔離。
3.制度上如何規(guī)范
培訓(xùn)電子檔案從形成、歸檔到開發(fā)利用，中間經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，培訓(xùn)的電子文件類型包括文本文件、圖形文件、多媒體文件，還有學(xué)員成績數(shù)據(jù)庫、學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫等。將如此復(fù)雜、數(shù)量眾多的電子文件收集歸檔，必須有規(guī)范的制度約束，因此要制定完善的管理制度，使歸檔工作有章可循。可根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，結(jié)合各類培訓(xùn)部門的實際情況制定《培訓(xùn)電子文件歸檔細(xì)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件，以加強對電子文件的全程管理。
4.人員的培訓(xùn)管理
《全國教育系統(tǒng)干部培訓(xùn)“十一五”規(guī)劃》明確提出，要大力推進(jìn)信息化建設(shè)，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)培訓(xùn)資源共享，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展培訓(xùn)，努力探索干部培訓(xùn)管理的新模式和新途徑。
新時期的檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，現(xiàn)代化的成果在檔案管理工作的應(yīng)用對檔案管理人員提出了更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。因此檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變觀念，主動適應(yīng)檔案信息化的要求，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，通過不斷學(xué)習(xí)，提高自己的檔案管理和計算機業(yè)務(wù)水平。
培訓(xùn)中心要高度重視檔案管理人員的培養(yǎng)，加大檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，注重加強電子檔案管理人員的心理教育及職業(yè)引導(dǎo)，愛崗敬業(yè)，勇于探索。加強電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和相關(guān)知識培訓(xùn)，充分利用高校和社會上廣泛的教學(xué)資源，結(jié)合工作實際以多種形式按需施訓(xùn)，使檔案管理人員能不斷學(xué)習(xí)最新的專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平和能力。
5.建立與其他高校培訓(xùn)機構(gòu)的聯(lián)系
此外，培訓(xùn)部門要注意加強溝通，建立與其他高校培訓(xùn)機構(gòu)的聯(lián)系，實現(xiàn)資源共享。高校培訓(xùn)部門要主動走出去，加強溝通，建立與其他高校培訓(xùn)機構(gòu)的橫向聯(lián)合，打破各個高校培訓(xùn)部門“各自為政”的局面，實現(xiàn)培訓(xùn)檔案一體化管理，通過建立局域網(wǎng)、培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)管理中心、網(wǎng)站等，利用網(wǎng)絡(luò)開展在線服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。
總之，面對教育干部培訓(xùn)電子檔案管理的現(xiàn)狀，我們要積極采取措施，促進(jìn)教育干部培訓(xùn)電子檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，努力探索干部培訓(xùn)檔案管理的新模式和新途徑，以適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的需要。
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篇2
一、高校檔案管理工作中的常見難點
1.高校檔案管理手段極其落后
當(dāng)前，大部分高校在進(jìn)行高校檔案管理工作時，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對該高校檔案以手工的方式進(jìn)行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長了檔案管理人員的工作時間，而且還會使檔案管理人員無法分出精力來進(jìn)行編研以及科學(xué)開發(fā)。同時，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發(fā)展以及辦學(xué)條件的改善，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應(yīng)地計算機設(shè)備并購入了檔案管理軟件，在很大程度上促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展，但是從其管理效果的實現(xiàn)來看，有待進(jìn)一步完善。
2.高校檔案管理工作的重視程度不夠
由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會存在一些問題。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為高效的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，只是在形式上設(shè)置檔案館管理人員這個職位，并且通常職位數(shù)很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機會不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認(rèn)識到本工作的重要性。
3.高校檔案的利用率比較低
高校檔案館是對高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠為高校以后的教學(xué)活動、科研活動提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實地展現(xiàn)高校的歷史面貌。但是在現(xiàn)實中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發(fā)揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識以及管理觀念不能夠與時俱進(jìn)，仍固守傳統(tǒng)的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開放性與保密性之間的關(guān)系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時俱進(jìn)，仍然固守以前傳統(tǒng)的手工錄入?yún)R編方式，一方面會給檔案查找者帶來不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復(fù)雜性使一些檔案利用者不愿意進(jìn)行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發(fā)揮高校檔案管理的作用。
4.高校檔案管理人員素質(zhì)不高
高校檔案管理人員素質(zhì)不高是當(dāng)前高效檔案管理工作中一個普遍存在的問題。高校檔案管理人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在以下幾方面：
第一，高校檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低；
第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。
二、高校檔案管理工作中的應(yīng)對對策
1.加強對高校檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
第一，要注重培養(yǎng)高校檔案管理人員的社會責(zé)任感以及政治意識。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴(yán)守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責(zé)，各高校必須要加強對相關(guān)管理人員的政治意識以及社會責(zé)任感的培養(yǎng)。
第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，高校檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織相關(guān)管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識。
第三，要注重提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。當(dāng)前高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。高校領(lǐng)導(dǎo)必須組織高校管理人員進(jìn)行計算機知識的學(xué)習(xí)，以提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。
2.加強宣傳，重視高校檔案管理工作
由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會存在一些問題。高校普遍認(rèn)為高校的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強師生的檔案形成意識。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現(xiàn)實中，要通過報紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強師生的檔案形成意識。
結(jié) 語
高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠為高校以后的教學(xué)活動、科研活動提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實地展現(xiàn)高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。
篇3
1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)
高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風(fēng)等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當(dāng)前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔(dān)任，有許多為領(lǐng)導(dǎo)或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓(xùn)，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風(fēng)等方面已經(jīng)不能適應(yīng)新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。
1.3經(jīng)費投入不足，場地不標(biāo)準(zhǔn)不健全
由于受辦學(xué)經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學(xué)經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學(xué)習(xí)進(jìn)修的機會。
1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關(guān)系、學(xué)歷、履歷、各類鑒定、培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)、黨團政審、獎勵、職務(wù)任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務(wù)職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，個人的檔案材料要嚴(yán)格保密，教職工個人信息只容許上級領(lǐng)導(dǎo)和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導(dǎo)致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應(yīng)用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導(dǎo)致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對策
2.1西部高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學(xué)校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務(wù)作用，可為高校快速發(fā)展起到保駕護航作用。是高校領(lǐng)導(dǎo)選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學(xué)實力。因此，西部地方高校領(lǐng)導(dǎo)首先在思想認(rèn)識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標(biāo)。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學(xué)習(xí)進(jìn)修；為檔案管理人員職稱職務(wù)晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應(yīng)有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進(jìn)修培訓(xùn)，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴(yán)格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴(yán)格要求，以保證進(jìn)人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓(xùn)提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精湛、信息化技能強的復(fù)合型專業(yè)人員。
2.3加大經(jīng)費投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案用房
加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識到人事檔案管理的重要性，應(yīng)每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設(shè)備材料；按照國家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務(wù)檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務(wù)職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當(dāng)事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
篇4
高校檔案管理工作會直接影響檔案工作的質(zhì)量和效率，尤其是在高校教育體質(zhì)不斷改革，教育范圍不斷擴大，學(xué)生數(shù)量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新，這樣才能夠與新時期高等教育發(fā)展要求相適應(yīng)，更好為高校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作現(xiàn)狀
雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強化，檔案管理質(zhì)量也有所提高，但是由于檔案管理內(nèi)容多，工作強度大，因此其中依舊有很多問題，改進(jìn)檔案管理對策迫在眉睫，下面針對目前檔案管理工作的現(xiàn)狀今昔幾點分析：
1.缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊伍
雖然檔案管理工作對于高校的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。因此在n案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質(zhì)的管理隊伍，檔案管理很難規(guī)范進(jìn)行。從檔案學(xué)特點來說，檔案管理是一項系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對于管理人員與教師的要求很高。由于學(xué)校內(nèi)部人才流動性大，管理人員與教師專業(yè)性很難得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，根本認(rèn)識不知道檔案管理的工作要點，對先進(jìn)的管理技術(shù)不熟悉，進(jìn)而影響了檔案管理的規(guī)范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴(yán)謹(jǐn)，常常出現(xiàn)歸類錯誤等問題。
2.信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高
在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理事業(yè)的主要趨勢，信息技術(shù)、計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅大幅提升了工作效率和質(zhì)量，也實現(xiàn)了操作上的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術(shù)，但卻沒有與學(xué)校發(fā)展實際相結(jié)合，導(dǎo)致信息技術(shù)優(yōu)勢無法發(fā)揮，信息化程度不高。
3.欠缺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備
檔案數(shù)字化管理依賴于計算機設(shè)備以及大量的計算機軟件，否則管理將無法進(jìn)行下去。現(xiàn)階段雖然很多高校建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也開始強調(diào)數(shù)字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規(guī)范，個別高校計算機設(shè)備極少，信息化辦公無法全面落實。檔案調(diào)取以及閱讀十分不變，雖然引入了數(shù)字化管理理念，但是卻沒有將數(shù)字化硬件與軟件設(shè)備購置完全，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發(fā)揮不出來。
4.檔案檢索效率相對較低
現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理中計算機檢索是作為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質(zhì)量。但是目前很多學(xué)校在檔案檢索方面的技術(shù)并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。
二、高校檔案管理工作改進(jìn)對策
在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對具體的改進(jìn)對策進(jìn)行具體分析：
1.完善檔案管理規(guī)章制度環(huán)境
為了能夠確保檔案管理各項工作可以順利進(jìn)行，學(xué)校內(nèi)部必須要建立完善的規(guī)章制度，并且要從學(xué)校實際情況出發(fā)，結(jié)合學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和補充。以提升學(xué)校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴(yán)格遵循規(guī)范制度，其他部門的管理人員與教師應(yīng)該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規(guī)范化建設(shè)努力。
2.從檔案管理人員隊伍建設(shè)來提供管理水平
檔案規(guī)范化建設(shè)與檔案人力資源隊伍的建設(shè)不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實現(xiàn)。所以說高校領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)納入學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實踐性、專業(yè)性強的檔案管理培訓(xùn)活動，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強他們的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識到檔案管理工作得的重要性以及自身的責(zé)任，進(jìn)而在未來的管理中能夠嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
3.增加經(jīng)費投入，提升檔案資源開發(fā)水平
高校應(yīng)該從當(dāng)前的發(fā)展形勢出發(fā)，客觀認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理的關(guān)鍵，而檔案資源開發(fā)需要大量的經(jīng)費，因此高校應(yīng)該建立檔案管理專項資金，做到專款專用，依靠地方政府以及其他機構(gòu)的提供資金，資金來源講究多源化，政府財政在新的經(jīng)濟發(fā)展時期，所面臨的財政支出越來越多，高校應(yīng)該通過綜合運用多種手段，幫助政府減輕負(fù)擔(dān)。另外，學(xué)校還必須要強化信息化建設(shè)力度，并且通過完善檔案管理機制，強化檔案管理人員建設(shè)力度，充分利用信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔檔案管理力度和作用，為學(xué)校教育工作提供更多的資料和依據(jù)。3.2建立健全高校檔案管理工作的各
4.建立健全規(guī)章制度
應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)和本校、系的實際情況，制定和調(diào)整檔案的各項管理制度。使教學(xué)檔案管理全而實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機制，明確崗位責(zé)任制和檢查評比制度。
結(jié)束語
高校檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質(zhì)不高的問題非常普遍，這必然會制約檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，會無法滿足高校教育教學(xué)的各項要求，因此本文針對高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了具體的優(yōu)化對策，希望能夠為相關(guān)的管理者提供一些建議和參考。
篇5
1高校學(xué)生檔案管理中存在的問題
在高校學(xué)生檔案管理中存在著很多問題。學(xué)生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內(nèi)容看主要表現(xiàn)在，社會活動和學(xué)習(xí)成績，學(xué)生的個性化發(fā)展顯現(xiàn)的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊伍的建設(shè)和管理人員的綜合素質(zhì)提高；管理專業(yè)技能的有待提高，管理檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化不夠?qū)I(yè)；制度方面跟不上時代的步伐等問題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學(xué)生的信息傳遞造成了一定的影響。
1.1高校學(xué)生檔案管理技能人才的缺失
根據(jù)時代的發(fā)展科技進(jìn)步高校要學(xué)生檔案管理工作，就要有管理學(xué)生檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。在當(dāng)代我國高校學(xué)生檔案管理，大多數(shù)工作人員沒有專業(yè)的學(xué)生檔案管理培訓(xùn)。一般來說，高校檔案管理工作人員的年齡相對較大，對現(xiàn)代科技信息接受能力相對較弱，且對學(xué)生檔案管理工作的重視程度相對較低，他們對學(xué)生檔案工作不夠重視，不能跟上時代的發(fā)展和潮流，從而制約著高校學(xué)生檔案管理面向現(xiàn)代化和國際化發(fā)展。
1.2檔案管理制度存在的問題
根據(jù)我國檔案管理法，相對指定高校學(xué)生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內(nèi)容，沒有明確指出操作的具體實踐方案及管理辦法，沒有明確管理職責(zé)，沒有做到讓管理員有依有據(jù)的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時也是制度的不完善造成工作人員對學(xué)生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。
1.3高校學(xué)生檔案管理相對落后
科技信息發(fā)展水平不斷的提高，高校學(xué)生檔案管理工作也能迅速發(fā)展運用到高校學(xué)生檔案管理當(dāng)中去。然而高校工作人員的意識不到，導(dǎo)致了高校學(xué)生檔案管理信息化水平相對較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強度越來越大，工作效率越來越低，相應(yīng)的影響了整體的發(fā)展作用，促使其他利用檔案的有關(guān)部門和院校，不能共同的發(fā)展，影響了充分共享的效果，制約了學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展。
1.4缺乏當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理思想意識
當(dāng)代高校領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生檔案管理相關(guān)工作人員對學(xué)生檔案管理工作的意識和態(tài)度都不是十分的重視，經(jīng)過實踐和工作中可以看出他們認(rèn)為檔案管理工作處于可有可無的，沒有實際的價值，在缺乏學(xué)生管理意識情況下，投入人力物力財力來結(jié)合現(xiàn)代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實現(xiàn)的，這樣就營銷了高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。促使了高校學(xué)生檔案管理人員領(lǐng)導(dǎo)和高校學(xué)生檔案管理意識上的錯誤，缺乏積極主動創(chuàng)新的精神。
2面對當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理存在問題的決策
2.1建立高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)
建立標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)的管理高校學(xué)生檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理信息化。利用現(xiàn)代科技信息和發(fā)達(dá)的計算機技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和軟件開發(fā)人才建立符合當(dāng)代社會發(fā)展的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。按照當(dāng)代現(xiàn)代信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立系統(tǒng)。如：歸檔內(nèi)容，安全維護，數(shù)據(jù)信息的采集，學(xué)生在校期間的各個環(huán)節(jié)，有需要記錄檔案的都需要納入系統(tǒng)當(dāng)中去。其目的是規(guī)范檔案管理人員的操作性強，辦事效率高，更重要的是做好了與教學(xué)工作和學(xué)生相關(guān)工作部門的信息化系統(tǒng)對接。匯總學(xué)生信息，實現(xiàn)學(xué)生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當(dāng)代社會的需求。
另外還要加強高校檔案管理系統(tǒng)安全問題，建設(shè)強有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。
2.2當(dāng)代高校檔案管理人才需要培養(yǎng)
檔案管理人員的培養(yǎng)可以提高檔案管理質(zhì)量，也能夠提高管理效率。加大對學(xué)校各個部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓(xùn)專業(yè)技能知識也要培訓(xùn)管理人員綜合素質(zhì)問題是十分必要的。綜合素質(zhì)和管理技能要跟上當(dāng)代信息發(fā)展的需求。培訓(xùn)當(dāng)代科技信息內(nèi)容，計算機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，檔案管理專業(yè)技能，學(xué)生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓(xùn)逐步符合當(dāng)代檔案管理的需求，主動認(rèn)識和學(xué)習(xí)到檔案管理工作也是不容忽視的主要內(nèi)容，讓其認(rèn)識到檔案管理的重要性。
2.3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理意識需要提高
有了健全的機制和管理辦法，不是擺設(shè)而是要運用到實際當(dāng)中去，潛移默化的過程進(jìn)行提高檔案管理意識，從領(lǐng)導(dǎo)層面到基層工作人員加大力度，認(rèn)識到檔案管理的重要性。有了學(xué)生信息，根據(jù)學(xué)生信息了解學(xué)生，也有利于對學(xué)生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據(jù)檔案信息開展學(xué)生的素質(zhì)教育，等各方面培養(yǎng)，還是有著十分重要的意義的。打破常規(guī)的管理意
基金項目：本文系天津師范大學(xué)教育科學(xué)研究基金項目：高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理的問題與對策；項目編號：52WT1517；項目負(fù)責(zé)人：陳亞敏；負(fù)責(zé)人所在系別：固有資產(chǎn)管理處。
作者簡介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學(xué)碩士研究生，研究方向：高校固定資產(chǎn)管理。識，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學(xué)和實踐當(dāng)中發(fā)揮作用。所以提高高校學(xué)生檔案管理工作還是十分重要的一項艱巨任務(wù)。
3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新研究
3.1加強高校學(xué)生檔案管理工作
根據(jù)實際情況，結(jié)合實際問題進(jìn)行分析，準(zhǔn)確把握學(xué)生管理檔案的問題所在，采取正確的措施進(jìn)行解決處理。加強學(xué)生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結(jié)合每個學(xué)生的特點，充分顯示學(xué)生的個性化發(fā)展，使學(xué)生檔案個性化，能夠反映出學(xué)生的能力和心理變化的內(nèi)容等。
3.2實時跟上時代步伐面對現(xiàn)代化模式
社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社會需求人才也在一直發(fā)生著變化，以往的檔案管理工作和服務(wù)范圍滿足不了現(xiàn)代教學(xué)和以后工作的需要，現(xiàn)在檔案管理只是被動的提供信息服務(wù)，對趨勢的轉(zhuǎn)變和現(xiàn)代化模式認(rèn)識不夠充分，對社會的需求不能發(fā)揮重要職能，所以要及時的轉(zhuǎn)變管理模式圍繞人才目標(biāo)和培養(yǎng)就業(yè)進(jìn)行檔案管理，適應(yīng)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的模式。
3.3制定高校檔案管理規(guī)范制度
建立完善的管理制度，配合規(guī)范的當(dāng)代管理系統(tǒng)，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統(tǒng)和管理規(guī)范制度來操作，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，促使檔案管理有依有據(jù)，有制度可循，規(guī)范的制度需要配合高素質(zhì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的操作和管理，加強管理員和領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)和隊伍建設(shè)。掌握和熟悉規(guī)章制度及當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。
總之，當(dāng)代高校的學(xué)生檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，能夠?qū)W(xué)生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理科學(xué)性。只有從多方面加強對學(xué)生檔案的管理，才能有助于學(xué)生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價值。在高校學(xué)生檔案里記錄著學(xué)生的個人履歷和思想品德及學(xué)習(xí)成績；健康狀況；社會關(guān)系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學(xué)生的方方面面，以便走向社會，可以作為考核的參考依據(jù)。
參考文獻(xiàn)
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篇6
一.高校人事檔案管理工作的內(nèi)容
高校人事檔案是記錄教職員工個人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的原始文件材料，是教學(xué)、科研、職稱評定以及考核任用干部的重要依據(jù)。高校人事檔案管理主要包括人事檔案管理和人事文書資料管理，其主要內(nèi)容有：
1.保管好人事檔案，為高校人事工作積累檔案史料。
2.接收、核對、整理人事檔案材料，辦理人事檔案查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞，為人事工作和學(xué)校建設(shè)服務(wù)。
3.做好人事檔案的統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析工作，為人事工作提供信息服務(wù)。
4.做好人事檔案的安全、保密、保護工作，確保人事檔案的完整與安全。
5.調(diào)查研究人事檔案工作情況，建立健全規(guī)章制度，做好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)。
6.應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用。
7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
二.高校人事檔案管理工作的意義
隨著我國高校人事制度改革力度的不斷加大，高校人事檔案管理顯得越來越重要。
1.加強高校人事檔案管理工作是推動高校改革與發(fā)展的需要。高校的人事檔案是學(xué)校內(nèi)部各項改革的重要依據(jù)，關(guān)乎著學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)，因此，加強高校人事檔案管理，充分利用好人事檔案資料，對高校發(fā)掘人力資源、強化管理機制、實施科學(xué)管理、維護職工合法權(quán)益都具有重要的意義。
2.加強高校人事檔案管理工作是實現(xiàn)社會信息交流與共享的體現(xiàn)。高校的人事檔案中儲存了許多人才資源的信息，包括學(xué)術(shù)研究進(jìn)展與學(xué)術(shù)成果創(chuàng)造的信息。及時地提供正確有效的信息，幫助人們獲取相關(guān)的檔案資料，會促進(jìn)信息交流與資源共享，服務(wù)于社會的發(fā)展。
3.加強高校人事檔案管理工作，對保護國家文化財富，積累信息資源，具有現(xiàn)實和歷史意義。加強人事檔案管理，積累和豐富檔案信息資源，不僅有利于當(dāng)代的人才管理工作，也有利于文化資源保護，有利于加大社會記憶。
三.當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的現(xiàn)狀
1.高校人事檔案管理意識認(rèn)識不足 缺乏相關(guān)的管理體系和制度，
高校人事檔案管理所建立起的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，它的運行效果目前不很理想，目前學(xué)校部分人員對人事檔案的知識了解不夠，對人事檔案是信息的認(rèn)識程度不夠，高校人事檔案工作者對人事檔案管理的責(zé)任心不強。并且高校人事檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能充分認(rèn)識到人事檔案是是社會的財富，好好的管理它和保護它是每個人事檔案管理工作者應(yīng)具有的職責(zé)和義務(wù)。高校人事檔案管理需要有一個專門的管理制度。但是，在有的高校人事檔案管理上，存在制度、職責(zé)相對不健全，還沒有一個統(tǒng)一的建檔管理體系和制度，一些相關(guān)的制度和檢查考核措施等也都有待于進(jìn)一步地改進(jìn)和完善。
2.管理方式落后，不適應(yīng)工作需要。
當(dāng)前有的高校人事檔案的分類、編排、整理、裝訂，以及查閱還是手工操作，耗費時間和人力；檢索處于原始手工方法，查找十分不便；辦公室、閱檔室和庫房三室合一，對檔案庫房的安全埋下隱患；人事檔案的物質(zhì)載體不斷受到自然的、人為的損害等，都應(yīng)盡快改進(jìn)。
3.教職工的人事檔案管理存在緒多問題
隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，由于存在一些不合理、不規(guī)范的流動，造成人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，造成“人檔分離”。有些教職工檔案無法及時轉(zhuǎn)過來，有些教職工已經(jīng)流動，檔案仍在學(xué)校人事部門，這給人事檔案管理提出了新的難題。另外有的教職工個人檔案意識薄弱，使一些不按要求處理和完成人事檔案材料的現(xiàn)象常有發(fā)生，造成人事檔案材料的缺漏、不完善、不規(guī)范等問題。
4.高校人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。
高校人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高，目前我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但隨著社會的飛速發(fā)展，對檔案工作也提出了更高的要求，而目前學(xué)校熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才匱乏。
5.高校經(jīng)費投入不足，現(xiàn)代化管理滯后。
由于在一些地方，受財力、物力和科技發(fā)展水平等因素的制約，學(xué)校對人事檔案管理經(jīng)費投入較少，現(xiàn)代化管理手段還沒有引進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)。人事檔案的信息利用停留在最直接、最簡單的程度，缺乏深度的開發(fā)和利用。同時，檔案目錄仍為人工抄寫，字體多樣，用筆不統(tǒng)一；檔案材料無統(tǒng)一的印制格式，表格大小不一，有的材料左右不留間隙，給歸檔裝訂造成困難。
四.改進(jìn)高校人事檔案管理工作的措施
高校人事檔案事業(yè)要實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，須進(jìn)一步解放思想，創(chuàng)新理念，進(jìn)行新的思考和定位，不斷在發(fā)展變化中尋求和確立人事檔案工作與時俱進(jìn)的路徑和辦法。筆者認(rèn)為要做好高校人事檔案管理工作需做到以下：
1加強領(lǐng)導(dǎo)，把人事檔案工作列入議事日程
同志說過：“檔案工作是各項事業(yè)的一個重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)責(zé)的。”高校人事檔案管理工作是學(xué)校單位的一項重要基礎(chǔ)性工作。人事檔案是高校各項活動的真實記錄和經(jīng)驗積累，也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要憑證和依據(jù)。因此，高校各級領(lǐng)導(dǎo)要用歷史的觀點看待檔案事業(yè)，重視和支持檔案工作，把人事檔案工作列入學(xué)校單位工作的議事日程，平時要加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常督促檢查，及時解決人事檔案工作存在的困難和問題，尤其要解決高校人事檔案管理人員的編制、庫房設(shè)置、設(shè)備添置、經(jīng)費落實等等困難問題。
2.學(xué)校的人事材料收集要及時準(zhǔn)確
人事檔案記錄著一個人的學(xué)歷、資歷等原始材料和歷史證件，因此防止高校人事檔案管理“人檔脫節(jié)”現(xiàn)象發(fā)生，并加強移交歸檔工作的管理和監(jiān)督，做到不積壓、不丟失、準(zhǔn)確無誤。并根據(jù)高校特點，利用年終、學(xué)期末進(jìn)行個人及部門總結(jié)的機會，多渠道、多層次有針對性地重點收集，嚴(yán)把入口關(guān)，同時加強檔案材料的鑒別，避免重復(fù)、空洞、虛假的材料入檔，從而維護材料的真實性和準(zhǔn)確性。
3.加強高校人事檔案現(xiàn)代化的管理手段。
高校要通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論。高校要加強先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，要不斷將現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入高校人事檔案管理中，實現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化、自動化。同時，通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證各項檔案工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在高校人事檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，確保高校人事檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。
4.注重培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高高校人事檔案管理人員綜合素質(zhì)
為提高高校人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，增強其實際工作能力，在日常工作中，還應(yīng)該采取多種形式，加強對高校人事檔案管理人員的培訓(xùn)，如定期參加高校人事檔案管理培訓(xùn)班、組織檔案工作研討活動等，鼓勵其鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，掌握新本領(lǐng)，提高政治思想覺悟、業(yè)務(wù)水平和對做好檔案工作的認(rèn)識。注重高校人事檔案管理工作人員“一專多能”綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加強管理人員對攝像、攝影、計算機操作等數(shù)碼科技知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以更好地完成圖片、影像等電子檔案的整理和保存工作。
5.完善管理規(guī)章制度，加強檔案出入的保密性
為了確保高校人事檔案更好地為學(xué)校組織、人事工作服務(wù)，針對高校特點，要建章立制，加強管理，堵塞漏洞，按章辦事，形成一整套查閱、傳遞、材料收集、清理、整理、定時歸檔的制度體系，使高校人事檔案管理工作有法可依、有章可循，收集內(nèi)容能全面、真實地反映一個人德、才、能、績等諸方面內(nèi)容，對不認(rèn)真執(zhí)行制度，或私自涂改材料；或個人攜帶檔案；或不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批便私自查閱檔案者應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究有關(guān)人員責(zé)任，使高校人事檔案管理走上制度化軌道。
五.結(jié)束語
總之，高校人事檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，我們要充分發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢，就必須適應(yīng)高校的發(fā)展，對當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題要重視和解決，要重視日常的人事檔案管理工作，注重從基礎(chǔ)做起，細(xì)化管理，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的水平，為高校單位人力資源的開發(fā)與利用發(fā)揮積極作用。
參考文獻(xiàn)
篇7
一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題
（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進(jìn)步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。
二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機進(jìn)行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進(jìn)行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。
三、結(jié)語
雖然高校檔案管理室只是存儲相關(guān)資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展和變化，人們對于高校電子檔案的應(yīng)用重視性也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員肩負(fù)更大的使命和責(zé)任。總之，借用電子檔案的應(yīng)用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。
【參考文獻(xiàn)】
篇8
雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。
在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。
雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。
二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：
一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。
二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進(jìn)行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。
篇9
一、高校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)中存在的問題
（一）檔案管理人員缺乏服務(wù)意識
高校檔案管理人員都屬于事業(yè)單位工作人員，在工作中有著傳統(tǒng)的觀念，服務(wù)意識不強，常常以檔案屬于保密文件不向師生提供信息，導(dǎo)致檔案信息開放度不夠。
（二）檔案管理人員素質(zhì)低
由于檔案工作缺乏創(chuàng)造性，缺乏向上發(fā)展的空間，所做工作也容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，所以導(dǎo)致人才的管理培養(yǎng)制度不健全，缺乏高素質(zhì)人才。由于社會發(fā)展迅猛，很多高校檔案管理工作者不能跟上新時期，新發(fā)展的步伐，造成自身素質(zhì)不高、文化程度低、知識儲備不夠、缺乏新事物認(rèn)識等客觀現(xiàn)實，使得高校在推進(jìn)教育改革的過程中遇到各種問題，很難順利推進(jìn)。
（三）缺乏新的理念
隨著社會進(jìn)一步發(fā)展，信息化時代的到來，使得對檔案的管理提出了更高的要求，檔案的管理已經(jīng)不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工模式，已經(jīng)向著現(xiàn)代數(shù)字信息化方向發(fā)展。但是一些高校缺乏創(chuàng)新，面對著行業(yè)的發(fā)展，故步自封，守著事業(yè)單位的金飯碗，啃著傳統(tǒng)吃老本，觀念和管理模式都不更新。
（四）管理機制不健全
檔案管理建設(shè)是管理單位人才的重要方式，是提高員工工作積極性的有力保證。當(dāng)前，有越來越多的年輕職工加入到事業(yè)單位中來，他們擁有對新事物的獨特看法，擁有新知識、新觀念，對事業(yè)單位的檔案管理大有益處。但是，當(dāng)前的高校檔案管理機制不夠健全，傳統(tǒng)的管理方式使得新員工怨聲載道，而單位卻不加以改進(jìn)，造成新員工對部門產(chǎn)生不好的印象。
二、高校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)的具體措施
（一）提高檔案管理人員服務(wù)意識
高質(zhì)量的檔案服務(wù)是檔案管理的本質(zhì)目的，當(dāng)前社會人員流動加快，各個行業(yè)的發(fā)展迅猛，檔案管理人員也要順應(yīng)時展潮流，改變傳統(tǒng)的被動式的管理模式，實現(xiàn)專業(yè)化的服務(wù)管理，將用戶需求當(dāng)做自己工作的最高目標(biāo)，加強師生之間的互動；以人為本，科學(xué)管理，著眼于未來，為信息需求者提供一個良好的服務(wù)環(huán)境。
（二）加強檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)
檔案管理質(zhì)量與檔案管理人員自身素質(zhì)密切相關(guān)，加強檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，首先要明確責(zé)任權(quán)限，提高責(zé)任意識。檔案管理人員的水平關(guān)系著檔案管理整體的水平，提高管理人員水平首先要明確責(zé)任權(quán)限，只有明確自己的職責(zé)與管理范圍才能加強管理，建立完善的高校檔案管理體系；提高責(zé)任意識，管理人員要認(rèn)識到自身工作的重要性，創(chuàng)新管理思路，創(chuàng)新工作方法，以便完善檔案信息管理體系；其次，增強安全意識，提高管理能力。高校應(yīng)該針對檔案管理人員專業(yè)性不強，責(zé)任意識淡薄等特點開展針對性的檔案管理培訓(xùn)，除了將檔案管理人員進(jìn)行全面性、實用性的指導(dǎo)教育之外，還要加強部門工作的考核，使其認(rèn)識到自身工作的重要性。
（三）轉(zhuǎn)變方式，創(chuàng)新管理
隨著社會信息化的到來，學(xué)校也應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作模式，加強了檔案信息化建設(shè)的步伐。第一，轉(zhuǎn)變觀念，提高服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變行政管理的老傳統(tǒng)，加強以服務(wù)為目的的新觀念。深入基層單位，加強日常工作的溝通，主動提供相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，完善自身的服務(wù)能力；第二，完善檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，加強計算機為主導(dǎo)的現(xiàn)代化信息平臺建設(shè)，促進(jìn)行業(yè)管理從紙質(zhì)化向數(shù)字化發(fā)展。(四)建立健全檔案管理機制要提高認(rèn)識，將檔案工作的制度規(guī)范研究放到重要的位置，科學(xué)合理的對檔案管理工作進(jìn)行分析，引入優(yōu)秀的檔案管理工作人才，建立完善的保障機制，使得檔案管理工作得以高效開展。另外，要加大人員、資金的投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備管理，利用檔案的數(shù)字信息化完善檔案的管理，從而將檔案管理工作做好，服務(wù)好職工。
作者:徐盈 單位:唐山職業(yè)技術(shù)學(xué)院
篇10
【文章編號】0450-9889（2012）02C-
0185-02
信息網(wǎng)絡(luò)不斷融入高校檔案服務(wù)管理工作中，逐漸使檔案管理和檔案資源進(jìn)入信息網(wǎng)絡(luò)的高速公路。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，圍繞信息網(wǎng)絡(luò)在高校檔案規(guī)范化管理中對檔案的收集、管理、利用工作所起的作用展開分析，以供同仁交流探討。
一、利用信息網(wǎng)絡(luò)科學(xué)地收集和管理檔案
高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢，是一個涉面廣、要求高、投入多、難度大的系統(tǒng)工程。檔案資源記錄了高校發(fā)展的歷史軌跡，同時又服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、管理工作，因此檔案資源的重要價值和歷史意義毋庸置疑，如何讓高校檔案管理工作和服務(wù)手段跟上信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的步伐，便有著重大的意義。
（一）信息網(wǎng)絡(luò)可以創(chuàng)新管理、培訓(xùn)的模式。高等院校是知識傳承、學(xué)術(shù)研究、科技發(fā)展的前沿和領(lǐng)軍，在獲得信息和傳播知識方面有著得天獨厚的優(yōu)勢。高校檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)為高校教學(xué)、科研及管理工作提供了更先進(jìn)的技術(shù)手段和應(yīng)用平臺。在計算機時代到來的初期，檔案管理工作引入了計算機技術(shù)，但只是應(yīng)用于檔案目錄的分類管理和打印工作，僅局限于單機處理或局域網(wǎng)內(nèi)部的目錄檢索和存儲，尚未實現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化管理，這種低科技含量的管理模式導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)錯誤率較高，數(shù)據(jù)庫較混亂，缺乏對數(shù)字化檔案的應(yīng)用，查詢提取也不太方便。同時，兼職檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和工作的布置也沿用原始的工作方法，既不科學(xué)也不人性化。人員變動大、專業(yè)性差造成檔案管理的混亂和工作效率的低下。同時，筆者所在學(xué)校有新老校區(qū)之分，各校區(qū)距離遠(yuǎn)、路程長，對各二級學(xué)院、系的兼職檔案員的培訓(xùn)和工作指導(dǎo)也消耗大量的時間、人力和物力。近幾年來，四川音樂學(xué)院不斷從工作中探尋和摸索，建立起一套網(wǎng)絡(luò)管理的新模式，采用廣為應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)信息通信方式，利用各種信息網(wǎng)絡(luò)的平臺，以檔案館為核心，將各部門、院、系兼職檔案員作為基本“單位”，運用信息網(wǎng)絡(luò)建立起溝通的橋梁，向各個“單位”發(fā)出“指令”，確保檔案館對各兼職檔案員有效的“指揮”和“控制”，通過網(wǎng)絡(luò)完成工作布置、培訓(xùn)、協(xié)助等檔案管理工作。四川音樂學(xué)院著重從最基礎(chǔ)的管理工作抓起，檔案資料收集的源頭主要在兼職檔案員，各部門院系的兼職檔案員手里都掌握本部門的辦公、行政、教學(xué)、藝術(shù)等文件的第一手資料，同時也是這些文件的草擬、或者經(jīng)手人，管好他們，就等于掌握了檔案收集的第一步。于是四川音樂學(xué)院制定了一系列有針對性的措施，并擬定了制度，將各部門書記和兼職檔案員作為第一責(zé)任人，將責(zé)任具體落實到人頭，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度。
同時，四川音樂學(xué)院還利用校內(nèi)的OA辦公系統(tǒng)通知等文件，將任務(wù)落到實處，提高兼職檔案員的緊迫感，加強他們的責(zé)任意識；通過網(wǎng)絡(luò)即時通信工具建立信息員聯(lián)絡(luò)群，并利用電子郵件、手機、座機等通信方式，直接與兼職檔案員聯(lián)系溝通，文件、管理培訓(xùn)、遠(yuǎn)程控制等，讓檔案管理模式有效地利用信息網(wǎng)絡(luò)這種快捷的平臺，把檔案管理工作從低效率的基礎(chǔ)管理模式逐步引入信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理模式。
（二）檔案收集可以通過快捷、高效的信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。為了發(fā)揮檔案在高校發(fā)展中的重要價值，加大高校檔案館的信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，四川音樂學(xué)院及時更新設(shè)備，大力投入，完善軟硬件，為檔案管理提供良好的軟件平臺。如利用檔案網(wǎng)絡(luò)化管理軟件，讓檔案的收集管理工作由各部門兼職檔案員通過網(wǎng)絡(luò)來完成。對本部門檔案的收集、整理和錄入工作，既提高了各兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，也加強了其管理工作的責(zé)任心。
在具體的操作過程中，檔案系統(tǒng)管理員單獨為各部門院系建立用戶賬戶，為各部門兼職檔案員各自授權(quán)，使各部門之間相互獨立、互不干擾。各兼職檔案員用指定的用戶名和密碼通過網(wǎng)絡(luò)登陸的管理系統(tǒng)操作平臺，在管理員的授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行錄入、編輯、上傳、下載、打印等規(guī)范操作。檔案系統(tǒng)管理員則實時對各部門的錄入工作進(jìn)行管理和監(jiān)督，并有權(quán)限進(jìn)行修改等操作，實時控制和管理檔案的錄入操作，在錄入歸檔的過程中第一時間發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題。最后，通過對移交到館的檔案資料進(jìn)行再次核對檢查，提高了歸檔的實效性、準(zhǔn)確性，降低了錯誤的幾率，提高了工作效率。
（三）利用信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化科技存儲檔案。檔案資源管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化包含了計算機輔助管理和文件電子化管理的概念。對傳統(tǒng)檔案可以采用計算機輔助管理的方式進(jìn)行，改變傳統(tǒng)保護檔案的模式，利用網(wǎng)絡(luò)媒體、數(shù)字存儲、掃描等技術(shù)，將原始的紙質(zhì)文件、膠片、照片、錄音帶、錄像帶等落后介質(zhì)上的信息資料轉(zhuǎn)換成微機可識別和處理的數(shù)字信息格式，存儲到微機的存儲器中，如利用掃描儀將各種照片檔案或紙質(zhì)檔案數(shù)字化輸入計算機管理軟件，這樣更有利于保護檔案的原載體，同時實現(xiàn)本機或網(wǎng)絡(luò)的快速檢索，通過信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程共享檔案資源數(shù)字信息，提高檔案資料的利用率，讓更多的檔案用戶能通過網(wǎng)絡(luò)直接利用檔案資源。對新興的電子檔案則可運用更多新的技術(shù)手段、新的管理模式，將數(shù)字簽名、數(shù)字印章等技術(shù)運用到電子檔案管理中。檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化建設(shè)綜合了各種新興的數(shù)字技術(shù)手段，使高校檔案館提前做好建立數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)工作，硬件平臺的飛速發(fā)展預(yù)示著未來建立數(shù)字化虛擬檔案館已經(jīng)不再遙遠(yuǎn)，信息網(wǎng)絡(luò)化成為高校檔案工作必然的發(fā)展方向。
二、利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)地利用檔案
高校檔案館通過信息網(wǎng)絡(luò)這個開放的平臺，將存儲于本館計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的檔案資源數(shù)據(jù)庫有計劃地開放開發(fā)，讓全國甚至全球的任何一個計算機終端都可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問和共享這些數(shù)據(jù)庫資源，這對于利用和開發(fā)檔案資源有著極其重要的意義。同時，這也有利于分散于各地的高校檔案館利用網(wǎng)絡(luò)加強檔案資源的交流，通過信息網(wǎng)絡(luò)的共享交換數(shù)據(jù)，取長補短，增進(jìn)認(rèn)識，提高工作效率，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢為國家節(jié)約資金，使檔案管理工作進(jìn)入良性循環(huán)之中。
（一）在信息網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)條件下查閱檔案。要加快檔案的信息化建設(shè)，就要努力做好檔案的保管和利用工作，更科學(xué)地發(fā)揮檔案的功能。高校檔案信息資源利用信息網(wǎng)路這個強有力的平臺實現(xiàn)了各類網(wǎng)上信息的共享和利用，只要能聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)，經(jīng)過授權(quán)的用戶，都可以提交查閱申請，在查閱授權(quán)范圍內(nèi)可查閱各類文件、圖片、視頻等電子化的檔案文件，同時檔案管理者通過網(wǎng)絡(luò)開展檔案的展示，讓用戶較為集中系統(tǒng)地獲得信息和線索，這種新技術(shù)條件下的查閱利用方式，充分利用了計算機硬件海量資源存儲的能力，運用信息網(wǎng)絡(luò)的強大檢索功能實現(xiàn)方便、快捷高效的查詢。
例如，四川音樂學(xué)院采用形式多樣的借閱、查閱方式，通過檔案管理系統(tǒng)查詢、電話查詢、網(wǎng)絡(luò)通信工具查詢、掃描傳送文件內(nèi)容等服務(wù)方式進(jìn)行借閱、查閱；通過網(wǎng)絡(luò)通信工具或電話查檔的部門，經(jīng)過檔案館使用網(wǎng)絡(luò)視頻或手機、座機電話等進(jìn)行安全確認(rèn)之后，將電子文件或掃描件通過網(wǎng)絡(luò)通信工具傳送給對方兼職檔案員，之后上門完善查閱手續(xù)等，提高了辦事效率，增加了檔案的利用效果。
采用創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)，在信息網(wǎng)絡(luò)中利用檔案管理系統(tǒng)的檢索、查閱、借閱功能，對檔案管理系統(tǒng)中的各類電子文檔資源進(jìn)行快速的題目檢索、全文檢索或者模糊檢索。通過多種有效形式進(jìn)行檔案資源的檢索、借閱、查閱管理，大大提高了辦事效率，充分發(fā)揮了信息技術(shù)下檔案資源數(shù)字化的價值。讓檔案管理工作實現(xiàn)資源數(shù)字化，管理信息化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，服務(wù)多樣化，資源共享化，為基礎(chǔ)查詢提供最方便、最快捷的途徑，提供更高效便捷的查詢方式。
（二）利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)開發(fā)利用檔案資源。檔案資源的共享化即運用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案信息資源，依靠信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好檔案的開發(fā)和利用工作。檔案資源的網(wǎng)絡(luò)信息化既能維護原檔案資源的真實性，又為檔案資料信息的存儲和保護提供了一種新的形式。檔案資源的網(wǎng)絡(luò)信息化即以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為運用基礎(chǔ)，以檔案規(guī)范化管理為主導(dǎo)，以實現(xiàn)檔案資源共享為目的，利用數(shù)字化的手段和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)方式，將零散的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換、存儲、整合、共享，為高校教、學(xué)、研、管和決策工作提供豐富優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，大力推動高校檔案工作的信息化網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，利用檔案資料數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，以及檔案資料信息管理系統(tǒng)和良好的網(wǎng)絡(luò)平臺與硬件支持，即可實現(xiàn)數(shù)字化檔案館管理平臺；數(shù)字化檔案館在高校檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)中，有著極其重要的作用，既能提高高校檔案資源的開發(fā)利用，又能加大高校檔案資源的共享力度，利用檔案資源網(wǎng)絡(luò)化的遠(yuǎn)程傳輸能力，實現(xiàn)檔案資源為社會服務(wù)的功能。檔案資源的開發(fā)要在確保部分保密檔案的安全以及維護國家和集體利益的前提下盡可能地利用檔案信息資源。四川音樂學(xué)院也逐步加大對檔案資源開放開發(fā)的力度，并逐步通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)向全社會開放，真正做到信息資源共享，為檔案史料學(xué)科的編研工作提供大量豐富、有價值、快捷的信息資源，將檔案資料的價值最大化。
綜上，檔案管理工作進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化、信息化是必然的發(fā)展方向，高校檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了基礎(chǔ)，應(yīng)加大力度開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)資源，制定科學(xué)有效的措施，有計劃、有步驟地利用好信息網(wǎng)絡(luò)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，不斷完善檔案工作管理體制和服務(wù)機制，科學(xué)地做好檔案收集和保管，科學(xué)地進(jìn)行利用和；研究用戶需求，做到有目的的服務(wù)，擴大信息網(wǎng)絡(luò)對檔案工作的影響，使檔案創(chuàng)造出更多的價值。
【參考文獻(xiàn)】
篇11
一、高校檔案管理的重要意義
關(guān)于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高校基礎(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對于提升高校教學(xué)水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學(xué)檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學(xué)的資料。這些教學(xué)資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學(xué)過程中教師與學(xué)生們勞動成果、學(xué)習(xí)成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當(dāng)時的思想動態(tài)以及最先進(jìn)的教學(xué)理念、教學(xué)思想等。高校教學(xué)檔案資料對于今后的教學(xué)不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學(xué)生在教學(xué)過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學(xué)檔案，能夠適時評估當(dāng)前高校的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學(xué)活動的同時開展科研活動是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過程中的實驗數(shù)據(jù)、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費等關(guān)鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學(xué)生檔案資料，主要記錄了高校學(xué)生的個人資料、學(xué)習(xí)成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對于高校管理學(xué)生有重要作用[2]。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學(xué)生檔案的管理、分類，對于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請?zhí)乩И剬W(xué)金;通過了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績狀況，給學(xué)生分發(fā)獎學(xué)金;通過了解學(xué)生的特長與愛好，有針對性地培養(yǎng)學(xué)生的特長;通過對于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學(xué)生管理的意義。
（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實意義。高校黨政工作是保證高校科學(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開展?fàn)顩r。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績效考核，高校人事調(diào)動管理等提供參考與評定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開展。
二、高校檔案管理中存在的問題
高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進(jìn)步，然而由于當(dāng)前高校的國際化進(jìn)程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當(dāng)前發(fā)展速度不相符的問題，主要表現(xiàn)在如下幾個方面：
（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學(xué)規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認(rèn)識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據(jù)發(fā)達(dá)國家著名大學(xué)的管理經(jīng)驗，高校檔案管理對于學(xué)校積累教學(xué)方法、分層管理學(xué)生、積累科研經(jīng)驗有重要意義。
（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進(jìn)入了信息時代，然而我國多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴(yán)重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒有較為先進(jìn)的信息化管理體系來對高校檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設(shè)、分類、檢索等手段落后，導(dǎo)致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學(xué)生教育培養(yǎng)，科研過程控制以及重要資料的保存，教學(xué)過程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作滯后，使檔案管理相關(guān)人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網(wǎng)絡(luò)共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。
三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑
（一）構(gòu)建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進(jìn)化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學(xué)化管理的必要手段，在當(dāng)前社會信息化的進(jìn)程中，面對高校的教職工規(guī)模不斷擴大的現(xiàn)實，高校的科研、教學(xué)、學(xué)生信息檔案等檔案信息越來越復(fù)雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足實際需要，因此構(gòu)建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經(jīng)之路。構(gòu)建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是調(diào)研檔案管理和檔案應(yīng)用過程中的實際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和聯(lián)網(wǎng)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網(wǎng)、高校數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)庫來源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)等信息在有權(quán)限范圍內(nèi)共享，實現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，并及時更新數(shù)據(jù)庫，避免重復(fù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。再次，在高校檔案信息化管理體系構(gòu)建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網(wǎng)絡(luò)體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構(gòu)建過程中必須通過加強系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限，通過數(shù)據(jù)加密保護以及信息認(rèn)證和信息傳輸加密以及網(wǎng)絡(luò)簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構(gòu)建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學(xué)水平、提升高校科研水平、提高高校進(jìn)行學(xué)生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)研究水平和科研技術(shù)水平的重要手段，高校管理者和政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構(gòu)建科學(xué)現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國家對于檔案管理建設(shè)制定和出臺了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在高校檔案管理體系的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提高高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平。同時應(yīng)當(dāng)加大高校檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實際應(yīng)用。高校檔案管理的主要目標(biāo)之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標(biāo)之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應(yīng)用首要任務(wù)是提高檔案管理人員的服務(wù)意識，應(yīng)當(dāng)與高校各個院系和相關(guān)職能部門之間做好信息聯(lián)動，深層次研究和總結(jié)高校檔案信息中的對科研、教學(xué)和人事管理有價值的信息資料。其次應(yīng)當(dāng)強化高校檔案信息的檢索、開發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地檢索相關(guān)資料，從而提高高校檔案的利用和實際應(yīng)用， 使檔案管理起到為科研、教學(xué)和校園管理服務(wù)的作用。
（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開專業(yè)的檔案管理團隊和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團隊。應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校檔案管理的崗位職責(zé)需要，優(yōu)化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責(zé)和人員素質(zhì)條件。其次應(yīng)當(dāng)通過健全的管理制度和績效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績效，提高工作效率提高準(zhǔn)確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。再次，通過可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學(xué)習(xí)制度保證檔案管理人員持續(xù)進(jìn)步、提高，及時學(xué)習(xí)最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術(shù)研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養(yǎng)的有效性。
四、結(jié)語
總之，高校檔案能夠為高校學(xué)術(shù)研究及應(yīng)用提供最有價值的資料，同時對于高校文化建設(shè)和高校校園文化的形成與傳承具有重要作用，我們必須正視高校檔案管理中存在的問題，通過創(chuàng)新高校檔案管理模式，提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展。
篇12
截至今年12月28日，科室今年共計接收檔案13832份，調(diào)出檔案3142份，其中接收高校畢業(yè)生檔案10690份，較去年增長9%；接收代管經(jīng)開區(qū)、南湖風(fēng)景區(qū)流動人員檔案2280份。庫存檔案總數(shù)量已達(dá)份；今年受理初、中級職稱評審231人次，代辦正常、提前退休129人次；
二、亮點工作
1、檔案數(shù)字化工作
今年3月份，中心總支會議決定開展檔案數(shù)字化工作，中心主任徐波同志帶領(lǐng)科室負(fù)責(zé)人多次赴長沙省人才市場對接此項工作，并制定了分三步走的具體步驟:一是對科室辦公區(qū)域和檔案庫房進(jìn)行提質(zhì)改造，將科室原有的三間辦公室打通合并，建成接待區(qū)、前臺辦理區(qū)和檔案數(shù)字化工作間等多功能于一體的檔案業(yè)務(wù)辦理大廳；二是斥巨資購置先進(jìn)的數(shù)字化掃描及相關(guān)設(shè)備，聘請3名具有大學(xué)文化程度的勞務(wù)派遣人員進(jìn)行操作，建立起檔案數(shù)字化工作流水線；三是制定具體的實施方案，成立了中心分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，科長為副組長兼任辦公室主任的“岳陽市人力資源服務(wù)中心檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組”。計劃用2年時間對庫存近7萬份檔案進(jìn)行全省統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化分類、整理和建檔工作，現(xiàn)目前已進(jìn)行數(shù)字化的檔案達(dá)3000份。
2、引進(jìn)人才落戶工作
根據(jù) 文件要求，為全市引進(jìn)的人才提供便捷的落戶辦理，中心與岳陽樓公安分局人口與出入境管理大隊積極銜接建立“岳陽市人力資源市場集體戶口”，對凡來岳務(wù)工的人才，在將個人檔案放在科室托管的基礎(chǔ)上，持科室開出《岳陽市流動人才落戶通知單》到就近派出所直接辦理集體戶籍，可與本市市民享受同等的各項待遇和優(yōu)惠政策。從9月份實施以來，中心目前已為3名來岳務(wù)工人員成功辦理集體戶籍。
3、專人轉(zhuǎn)遞檔案服務(wù)
今年11月份，中心總支決定派出兩名工作人員專人轉(zhuǎn)遞一份特殊檔案至上海市金山區(qū)流動人才發(fā)展中心金山中心。因某些客觀因素該人員檔案不能走普通郵政機要通道，時間緊任務(wù)急，中心兩名工作人員冒著疫情的威脅，犧牲周末休息時間，在短短3天時間內(nèi)奔波千里，解決了當(dāng)事人的燃眉之急，讓漂泊在異鄉(xiāng)的岳陽籍流動人員感受到了組織的關(guān)懷。
4、開啟代管機構(gòu)檔案服務(wù)
今年6月份，我中心與經(jīng)開區(qū)、南湖風(fēng)景區(qū)人社局簽訂人事檔案代管合作協(xié)議，將轄區(qū)內(nèi)國有企業(yè)、集體企業(yè)所有解除勞動關(guān)系的流動人員檔案轉(zhuǎn)至我們代管，彌補了區(qū)直部門的檔案庫存容量不足的難題，也讓我中心庫房的空余容量得到了有效利用，
三、存在問題
中心檔案工作目前雖已趨制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理水平有了明顯提高，在檔案管理工作中，合理開發(fā)利用檔案，取得了一定的成績，但也還存在一些問題與不足：
1、檔案規(guī)范化管理不夠。由于對檔案管理宣傳力度不夠，檔案管理培訓(xùn)方面缺乏，工作人員專業(yè)性不強，部一直以來沒有專業(yè)的檔案保管員，所掌握的檔案管理知識不夠，致使檔案管理工作缺乏連續(xù)性，檔案管理工作質(zhì)量不高。
2、檔案現(xiàn)代化管理不強。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高，當(dāng)前我中心檔案管理現(xiàn)代化還處于起步階段，如何充分發(fā)揮檔案室的信息功能，更方便快捷的服務(wù)于大眾，還需做出艱苦的努力。
3、檔案系統(tǒng)化管理不穩(wěn)。目前部檔案托管由新老兩個系統(tǒng)管理，新系統(tǒng)已經(jīng)全面實施了全省流動人員人事檔案管理系統(tǒng)線上對接工作，但老系統(tǒng)由于特殊原因，一直都沒有進(jìn)行系統(tǒng)維護更新，雖然現(xiàn)在大部分流動人員人事檔案已轉(zhuǎn)錄新系統(tǒng)管理，但尚有三千余份企事業(yè)單位人事檔案在老系統(tǒng)中管理，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)故障，將會對工作帶來極度不便。
四、意見及建議
1、加強檔案保管方面的培訓(xùn)力度，使工作人員能嚴(yán)格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用程序?qū)嵤┕芾淼耐瑫r，既能做好對檔案的保管、保衛(wèi)和保密工作，也能做好檔案防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預(yù)防工作。
篇13
社保管理工作作為專業(yè)性很強的工作，需要做此工作的職工能掌握一些較為全面，系統(tǒng)的專業(yè)知識。但是就目前來看，大都是一些具有管理學(xué)及其他相近學(xué)科背景的人員擔(dān)當(dāng)著高校社保管理職工，對于社保管理工作一般都是不甚了解，都是在摸索中上崗。并且其中的很多職工在上崗之前并沒有接受一些關(guān)于社保管理工作的上崗培訓(xùn)。同時也因為職工所學(xué)專業(yè)與社保無關(guān)，從而使他們分心于所學(xué)專業(yè)的鞏固與一些評審考試，導(dǎo)致社保管理工作只是存在于表面形式上而影響了社保管理工作的效率。在新時代，人們對服務(wù)的要求越來越高，社保管理工作更要求每一位職工都要具有良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強的事業(yè)心、責(zé)任心以及服務(wù)意識，努力服務(wù)好每一位高校教職工，從而共同推動著高校教育的發(fā)展。
1.2 社保管理的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度不高
在高科技發(fā)展的新時代，由于電腦的普及以及互聯(lián)網(wǎng)管理手段的應(yīng)用使得各種數(shù)據(jù)的管理更加的系統(tǒng)與便捷。但是存在一些高校社保管理工作人員對于計算機網(wǎng)絡(luò)的管理手段并不是很熟練以及未得到一些專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理培訓(xùn)，使其在社保數(shù)據(jù)管理中容易出現(xiàn)失誤，反而導(dǎo)致工作效率低下。同時隨著高校教育的不斷擴大，參保的教職工人數(shù)也是不斷增大的，可想而知，高校社保管理的數(shù)據(jù)也會更為繁多，這并不是僅僅依靠單純的人力計算就能解決的問題。但是由于其對新時代辦公軟件的不熟練，在導(dǎo)致工作效率低的同時還不能保證參保人員信息及所獲補助費用的準(zhǔn)確度，從而給高校社保的管理工作帶來很大的困擾。
1.3 社保管理檔案不規(guī)整
在從事社保工作的工程中，對于直接形成的有意義的各種形式的歷史記錄的保存則被稱為高校社保檔案資料。但是在一些高校社保管理工作中，因為工作人員對于檔案管理意識的不強烈，經(jīng)常因為各種理由而忘記記錄關(guān)于社保工作的各種活動，并且對于社保檔案的管理也是馬馬虎虎，并不能對各種資料有較好的整理與統(tǒng)計，這也充分反映了高校社保管理工作中并未形成良好的系統(tǒng)的運行制度。
2 新時期對社保管理工作的需求
2.1 要堅持以人為本的理念，做好服務(wù)工作，提高高校社保管理工作的水平，使高校社保管理工作更具有政策性、統(tǒng)一性，提高其工作效率。規(guī)范高校社保管理工作的業(yè)務(wù)工作流程，正確的處理社保政策與教職工的合理需求。保證社保信息的準(zhǔn)確化，公正化，透明化，敢于接受全校教職工的監(jiān)督。
2.2 積極運用高科技的管理手段，采用高技術(shù)、高效率的現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理方式，保證高效社保管理工作的正確度，并積極提高工作效率。
2.3 順應(yīng)新時代對工作人員的要求，積極提高員工的整體素質(zhì)，培育有道德、有責(zé)任心、有能力的好員工。
3 完善高校社保管理的策略
3.1 建立團結(jié)有素質(zhì)的高校社保管理團隊
為了適應(yīng)新時代高校社保管理發(fā)展的趨勢，需要積極培育好有素質(zhì)、工作能力強的社保管理工作人員。高校的管理高層首先應(yīng)該充分意識到社保工作人員對于社保管理的重要性，積極選拔一些具有社保管理工作經(jīng)驗，自身素質(zhì)高，道德水平高，能吃苦耐勞，不徇私情的工作人員。
3.2 提高社保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度以及加強信息化管理
隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展，各高校可結(jié)合自身的需求建立相應(yīng)的高校社保管理信息系統(tǒng)，做到統(tǒng)一管理社保信息，同時能通過一些快速生成的圖標(biāo)做到快速查詢?nèi)藛T社保信息，從而保證社保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度以及查詢的便捷性。
3.3 規(guī)范社保檔案管理
