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據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高校科研工作的片段或整個過程、發展軌跡。科研檔案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現行性與保密性的矛盾統一
有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學校科研門類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高校科研檔案管理存在的問題5
根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高校科研檔案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。
第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態。
三、加強高校科研檔案管理的對策
上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質
在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高校科研檔案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高校科研檔案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理
科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高校科研檔案管理工作在良性循環的模式下運行。
參考文獻：
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[4] 王曉東.淺析高校科研檔案的管理與利用［J］.檔案天地，2012,(02)
[5] 王淑改.企業科研檔案管理初探［J］.北京檔案，2012,(01)
1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果
2 高杰等.我國高校科技成果轉化的現狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.
3 國際檔案局.科技技術研究檔案管理暫行規定[Z]. 國檔發[1987]6號.
4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5
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一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
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科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
一所高校科研實力的高低直接取決于科研成果的數量，而且近年來高校科研實力的增強，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。
二、高校科研檔案管理創新的具體措施
（一）強化科研檔案的開放性
科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高校科研檔案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。
（二）強化科研檔案的可延續性
高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎。科研檔案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。
（三）強化科研檔案的輻射面
為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本校科研檔案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高校科研工作者的積極性，從而增強本校的科研實力。
（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量
首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。
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科研檔案是指在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。而高校科研檔案是高校教學科研部門師生員工在從事科學研究過程中開成的具有保存價值和開發利用價值的原始記錄。科研檔案詳細記載了科研人員在科研中的研究思想、研究方法和研究成果，反映了高校的科研領域和研究水平，也是高校服務地方經濟發展的能力重要標志之一。高校科研檔案的作用是一所高校實力的憑證；對科研研究提供借鑒參與作用；既是學校尊重知識、尊重人才的表現，又是倡導科研人員、師生具有進取意識，樹正氣、興學風，實現自我價值的有力措施；是考核科研人員的科學依據。然而科研檔案的特征：來源的廣泛性；內容的專業性和形式的多樣性；形成的周期長、數量大；協作項目多，學科綜合性強。
本文圍繞新建本科院校自身實際情況，結合科研檔案的管理現狀和已有經驗，結合科研檔案的管理現狀和已有經驗，對本科院校科研檔案存在問題和對策進行探討。
一、高校科研檔案管理存在的問題
1、收集歸檔難、收檔不及時、收檔不全
許多高校對從事科研工作的老師缺乏有效的管理，科研檔案管理意識不強，他們往往認為，科研成果是自己辛勤勞動的成果，形成的科研成果材料屬于自己，把它交給科研管理部門，自己以后查找利用不方便；因為，許多科研項目在鑒定結題后不及時歸檔，科研檔案大多停留在科研材料和結題材料的簡單收集。
課題歸檔，往往只重視課題的申報，立項和鑒定結項，而對于中間研究階段往往忽略了。平時忙于科研管理的其他工作，如項目的申報、科研成果的獎勵、課題的鑒定結項等工作，而忽略了科研文件檔案的及時歸檔，導致檔案的質量難以保證，數量難以保證，嚴重影響科研檔案的完整性，不能給后人的科研活動起到很好的借鑒作用。
高校的科研人員和師生歸檔意識不強，認為歸檔不安全，認為在自己手里用起來更方面，從而造成許多科研成果都沒有及時歸檔，歸檔的難度增大。
2、案卷質量差
加強高校科研檔案管理應采取的措施；建立健全科研檔案管理的規章制度；制定科學的歸檔體系，堅持科研部門和課題組立卷制度，建立系統的檢索體系，堅持科研部門和課題組立卷制度；開展編研工作；加強業務培訓，提高專兼職檔案人員的素質。
二、科研檔案服務意識不強
許多高校科研檔案的利用目前只停留在記錄、保存階段，重保管，輕利用，不能充分發揮地方高校科研檔案的服務社會經濟的價值，只把科研檔案當作一種歷史材料保存。另外，高校科研檔案只停留在資料歸檔的層面上，檔案管理人員很少參與到科研成果轉化工作中，缺乏科研檔案信息化建設，不能充分進行“產、學、妍”結合，削弱了高校科研工作服務經濟的影響力。
三、高校科研檔案管理方法探討
1、在科研檔案管理部門設立專門的檔案室
一般教師的科研材料都是移交學校科研管理部門，和科研管理部門收集其它材料放在一起，我們不妨嘗試一種新的管理模式，在科研管理部門中設立專門的科研檔案室，同時讓科研管理人員來管理科研檔案。一方面，科研檔案一律移交科研檔案室保管，將歸檔目錄上交到校檔案室進行統一編目，這樣就使科研檔案在形式上納入了校級檔案系統，而檔案實體保存在科研檔案室。另一方面，由于檔案室具有相對的獨立性和特殊性，利用科研管理人員來收集、管理科研檔案既有科研檔案的歸檔質量、保密性相對較好，又方便了科研人員對科研檔案的查閱、利用。
2、設立專職的科研檔案管理人員
可以設立專職的檔案管理人員，在業務上受學校檔案部門指導，經過專業訓練，既具備檔案工作基礎知識和技能，熟悉檔案管理法律法規，又身處基礎管理組織中，以管理人員的身份直接參與科研管理工作，既熟悉情況又便于開展工作，是實現科研檔案集中統一管理的骨干力量。
3、加強宣傳科研檔案的重要性，提高科研人員的檔案管理意識
根據高校科研人員科研檔案管理意識淡薄的問題，有針科研檔案管理、知識產權等方面的書籍，使科研人員、科研檔案管理人員提高法對性地進行檔案知識宣傳，開展形式多樣的宣傳，多看一些檔案法律法規知識，制觀念，認識到科研檔案管理工作對高校的重要意義，對促進高校科研工作起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與到科研檔案的歸檔工作，在思想上重視科研檔案工作，主動履行科研檔案歸檔的職責。進一步提高高校科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對科研檔案重要性的認識，增強歸檔意識，切實轉變老師將科研成果視為私人的傳統觀念，嚴格執地《檔案法》第十條規定關于“對國家規定的應當歸檔的材料，必須按照埃塞俄比亞，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，進一步明確科研檔案管理人員的法規觀念。
四、做好科研檔案保密工作，確保科研成果檔案不泄密
首先，要完善科研檔案保密工作管理制度，加強對科研檔案保密工作的領導責任。使科研檔案保密工作的運作有章可循。其次要緊緊抓住科研檔案保密工作的管理環節，加強對要害部門的管理工作。一是對科研檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各個環節應實行嚴格的管理負責制。二是堅持貫徹檢查制度。由專職科研檔案保密員定期對本單位或部門的科研檔案保密工作巡視檢查，發現問題及時提出整改措施；由主管領導定期對科研保密工作進行監督檢查。三是加強對要害部門的管理，由主要領導對科研保密工作做出強調和部署，由科研檔案部門負責人對檔案、機要、傳真等要害部位進行安全專項檢查，發現問題及時糾正，防止和杜絕泄密事件。
總之，高校科研檔案部門和管理人員無論是在業務工作方面，還是在管理服務方面，都要做好科研檔案的管理工作，促進高校科研基礎性建設，增強高校科研整體實力，促進科研成果的利用。
參考文獻
[1]柯翠英.高校科研檔案管理問題探討及對策[J].科技創業月刊，2009，（2）
篇5
0 引言
高校是教學、科研和培養人才的重要基地，高校科研檔案集教學、科研、管理于一體，是高校完成歷史使命，為社會發展提供人才、智力支持的豐富的信息資源。做好新時期高校檔案創新服務工作，進而為促進教育事業及經濟社會的協調發展服務。
1 規范檔案管理，建立科研檔案服務機制
檔案服務機制是指檔案部門為社會服務的內在工作方式和方法。高校檔案管理部門應在不斷完善傳統的管理服務的同時有針對性的進行一些特色服務；改變使得檔案信息管理滯后的服務方式，采取網上服務和主動服務相結合的方式使得檔案信息獲得超前服務；使得管理的文檔資源得到充分的利用，需要采取各種各樣的宣傳方式，比如內部或公開的出版物、公開的新聞報道等；為了促進文檔資源更好的服務學生和教職員工，需要實行相關的服務措施比如：代查代檢、代復制、文獻傳遞等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深層次的研究和分析成果；為提高服務的效率需要充分利用現代信息技術；為檔案管理積累資金需要適當采取有償服務；適當進入市場,積極參與科研成果的轉讓。
1.1 建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。目前，國內許多檔案館（室）采用便利的因特網進行網上服務，這樣的方式對于可以更加方便的搜集和共享社會和單位提供檔案資源。
檔案工作者為了達到信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，需要基于互聯網快速的建設更加的完整和系統檔案信息資源數據庫；為了實現檔案工作的自動化管理，檔案信息的法制化管理。就要在建立健全電子文件全文數據庫的同時，在因特網上按時監管處理好電子文件以備利用。
1.2 “電子文件(檔案)數據管理中心”具備廣闊的覆蓋面積，豐富多彩的內容，很高的實用性等相關的優點。因為它的建立能夠使得電子文檔數據管理中心統一監管和處理授權給網站的各單位的歸檔電子文件，與此同時，各單位可以共同分享該網站上加密的或者是有限制的電子文件，使得電子文件的查詢、利用服務變得更加的便利，促進了資源共享。
1.3 電子文件的自動上傳收集。當前檔案管理部門工作的不可小看的一個關鍵環節就是如何收集整理在單機上形成的電子文檔。相比較于傳統紙質檔案的收集整理，他們的最大區別在于，目前檔案部門早已摒棄了浩海如煙的紙質文檔收集整理，而是在互聯網上設置電子文件自動上傳的工作窗口，采取下載和上傳的方式完成文件的電子文件形式的傳輸，這樣的方式能以最快的速度收集實時的文檔，并快速的歸檔于檔案館(室)的服務器,
1.4 開展在線服務。當下是現代信息技術應用飛速發展的時代，它在各個領域都不斷地改變著人們工作、學習和生活的環境。現在各種各樣的信息系統和信息網絡能夠及時滾動的轉達準確、有效、全面的信息使得人們獲得實時的信息。因此手工式的檔案收集管理、利用服務方式完全落后于現代化的檔案服務方式。檔案部門僅僅是利用電腦，在網頁上匯編好專題，設置好相關的數據庫查詢窗口和提供相關服務的電子郵箱就可以使得利用者與檔案館（室）以電子郵件的通訊方式交流信息，實時對文檔資料的真實性和價值性提供咨詢，提供查詢和資信服務。
篇6
已成為影響學校綜合實力的重要因素。
2013年底，教育部提出了關于深化高等學校科技評價改革的意見。意見中指出高等學校是國家創新體系的重要組成部分，科技評價是高校科技管理的重要手段，也是宏觀管理和資源配置的重要依據，具有突出的導向作用。意見中指出的高校實施的科學分類評價辦法，主要是建立科學合理、各有側重的評價標準。若要建立一套這樣的評價標準，高校科研檔案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準確的數據基礎。
隨著高校科研能力的不斷提升，科研工作中形成的具有保存價值的材料數量也大幅度上升，其管理中也隨之出現了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協調好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質量。
1 科研檔案的種類
一般高校的科研檔案是在學校及學生的科學活動中形成的，經過一定的整理形成具有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的數據和載體的歷史記錄。高校科研檔案具有專業性、成套性和載體類型多樣化等特點。
1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數據和聲像等各種形式的材料。主要包括：學校頒布的有關科研工作的規章制度、科研項目和成果統計報表、經費來源情況以及學術活動材料來
源等。
1.2 科研項目檔案 科研工作是高校發展的生命線，高校教師從申請到完成一項科研課題，需要經過從課題立項、論證到課題研究、鑒定，最后課題結題的過程，是一個系列的整體過程。
2 科研檔案管理面臨的主要問題
高校科研檔案與其他門類檔案的特點有所不同，這就導致在高校科研檔案的管理中會出現一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時等。同時，檔案管理人員的素質和信息化建設的程度也對檔案管理質量有著嚴重的影響。
2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關部門對檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學科研人員和師生員工歸檔意識不強，很多科研人員認為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應歸檔的材料沒有歸檔，導致歸檔的難度越來越大，嚴重影響高校科技歸檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項目的活動全貌，也無法反映一所高校的整體學術水平，更無法有效地開發利用高校科研檔案資源。
2.2 科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足 現階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少。科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用。總體來說，大部分高校科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足，這是導致科研檔案的利用率不高的重要原因。
2.3 科研檔案管理人員綜合素質不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構設定崗位的時候，沒有將歸檔工作列入個人的崗位職責，這就導致部門科研管理人員責任心不強，不能主動完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，對檔案價值及其對高校發展所起的作用沒有足夠的認識，這會對檔案的管理質量造成一定的影響。
3 改善科研檔案管理現狀的幾點構想
普遍來說，現階段各個高校科研檔案的管理存在很多問題，導致檔案歸檔不及時，利用率低。因此，探尋改進高校科研檔案管理的方法，提高科研檔案的管理質量和利用率是非常重要的。
3.1 分級管理模式 在科研檔案管理中，學校由于管理部門人手少，任務重，從而影響檔案歸檔的質量，造成科研文件材料殘缺不全。
因此，學校應考慮制定提高檔案管理質量的相關規章制度，從校級、院級、個人三級入手[1]，加強校級和院級管理，提高個人歸檔積極性。首先，學校應重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經費支持。其次，二級學院應配合學校做好科研檔案管理工作，在學院設置專人負責檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認識歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認真對待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績效評價結合起來[2]。
3.2 信息化建設 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數的科研檔案都是紙質檔案，不利于完成統計分析等工作。因此，加強科研檔案的信息化建設[3]，可以把死檔案變為活檔案，從而實現檔案的高效利用，促進高校科研水平的提升。當然，在進行信息化建設的同時，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。
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一、高校科研檔案管理的重要性
1. 高校科研檔案是高校科研歷程的直接反映
科研檔案是一所高校進行過科研活動最直接的證據，也是高校科研活動最真實的記錄，還能反映一所高校的整體水平，很多高校都是通過自己學校的科研成果而名聲大噪，而且在進行科研活動的時候還能將一些有潛力的科研人員和科研愛好者培養成科學界的精英，這些精英就會對學校或者社會做出貢獻，間接地推動科學的發展。
2. 科研檔案是促進科研工作進步的基礎
科研檔案是一些科研成果的結合體，是科研人員智慧的結晶，特別是在科研項目后續的發展中，這些科研檔案起著至關重要的作用，它可以在以后進行科研活動的時候少走彎路，促使科研活動成果更加準確，縮短研發的時間，進而實現學校效益與名聲的雙贏。
二、高校科研檔管理現存的問題
1. 科研檔案管理制度不完善
完善的科研檔案管理制度是高校進行科研檔案管理的前提，但是現在很多高校都沒有完善的科研檔案管理機制，所以在科研檔案管理上就會缺乏相應的約束機制，在這樣的情況下就不能有效地展開高校科研檔案的管理工作，就會造成很多相關部門因為職責不明確而出現各部門之間相互推諉的情況，致使高校的科研檔案始終處于一個混亂的狀態，不能進行系統的歸檔。[1]
2. 高校科研人員對科研檔案管理的認知不足
科研人員是科研檔案形成的關鍵人物，因為科研檔案是科研人員在進行科研活動的過程中對一些數據進行記錄而形成的一些資料的匯聚，但是現在很多科研人員都沒有認識對科研檔案管理工作的重要性有一個系統的認識，不能及時地將科研數據進行歸檔整理，也沒有將科研資料遞交到檔案管理部門，還有很多的科研人員為了圖方便直接用資料的復印件來代替一些資料的原件，造成一些原文件在復印過程中的丟失，這樣就會降低科研檔案的質量，為以后的科研工作造成困擾。
3. 科研檔案不完整、資料不齊全
因為科研檔案不是一瞬間形成的，它需要一個漫長的積累過程，但是由于現在高校中從事科研活動的人大多數是學校的老師，他們除了從事科研活動之外還肩負著教學的任務，這就造成他們在進行資料登記的時候很容易出現遺漏、重復的現象。再加上他們工作比較繁忙，有很多時候不能對課題進行嚴格的審查和監督，造成很多的核心技術資料不完整，還有就是檔案員不參與科研工作只負責檔案的管理，對于很多科研活動的過程他們并不是很了解，為此就不能鑒別出一些有材料的價值，很有可能在整理的時候把一些有價值的材料排除在外，也有可能會記載一些沒有參考價值的資料，所以檔案的記錄、歸檔工作就只能靠科研工作者自己來完成，這樣就出現了很多的問題，例如一般性的材料較多，重要性的材料較少；復印件多，原始材料少；口述內容多，光盤、錄像資料少等。[2]
4. 高校的檔案管理設備落后
很多高校現在只重視科研項目的開發，把大量的經費投資在了科研項目上，很少把經費投在檔案管理設備上，造成很多的檔案不能及時的歸檔，特別是現在網絡信息技術如此發達，很多地方的檔案都已經開始實行電子化管理，但是由于高校把大部分經費放在了科研項目上導致電腦、互聯網系統不健全，科研人員不能通過網絡進行資料的查找和利用，降低了科研檔案的使用價值，再加上現在檔案管理人員的業務素質不強，不能很好地進行計算機的操作，不能適應現代化的科研檔案管理模式，這些問題都給科研活動的進行造成了一定的影響。
三、加強高校科研檔案管理工作的措施
1. 完善科研檔案管理制度
科研檔案管理工作落實的前提條件就是要有完善的科研檔案管理制度，想要建立完善的科研檔案管理制度首先是要參考我國檔案管理的有關規定對科研人員和科研檔案管理人員的交接工作進行明確的規定，還要對檔案的利用、借閱進行相關規定，避免檔案在借閱過程中發生遺失，二是完善科研工作的獎勵辦法，鼓勵科研人員將科研成果及科研檔案及時地上報到科研檔案管理部門，上級部門要對有貢獻的科研人員進行獎勵，逐漸提高他們對科研檔案的歸檔意識。三是明確保密規定，科研成果是一個學校科研水平高低的體現，是一個學校的知識產權，所以高校要對科研成果進行保密，直至科研成果的，這樣才能讓科研人員放心地將自己的成果上報，才能將科研檔案移交到檔案管理部門。所以，我們要建立完善的科研檔案管理制度，這樣才能推進科研檔案管理工作朝著制度化、規范化邁進。[3]
2. 提高科研人員的歸檔意識
想要改變高校科研檔案管理的現狀，并不是只靠單純的建立完善的科研檔案管理制度就能解決的，還要提高科研人員自覺歸檔的意識，讓科研人員認識到科研檔案對科研工作的重要性，知道科研檔案屬于學校而不是個人，學校還要加大相關法律法規的宣傳工作，讓科研人員了解到，進行科研檔案整理是科研人員必不可少的工作。同時還要加強科研人員與檔案管理人員之間的溝通，提高檔案管理人員的業務水平，讓檔案管理人員在自己整理資料的時候也能分辨出有價值的資料，避免遺漏資料或者記錄過多無價值的資料的情況。還要增強檔案管理人員的服務意識和對高科技的使用技能，以便能夠及時地為科研人員提供資料，這樣才能更好地促進高校科研工作的進行。[4]
3. 加強檔案管理設備的投入，實現網絡化管理
在網絡技術盛行的高科技時代，辦公自動化成了學校的新寵兒，所以高校要盡快地建立科研檔案的信息檢索系統，這樣不僅能提高檔案的使用效率，激發科研人員對工作的熱情，還能讓越來越多的人知道該校的科研成果，提高學校的知名度，吸引更多的學子和科研人員加入該校。
結束語
總之，科研工作是高校非常重要的工作，科研檔案又是一個學校科研水平高低的反映，所以高校要加強對科研檔案的管理工作，逐步建立起完善的科研檔案管理制度，科研人員和檔案管理人員也要不斷地解放思想、與時俱進，不斷地提高歸檔意識和業務水平，只有這樣才能發揮科研檔案真正的價值，才能為高校的科研活動和教學質量做出應有的貢獻。
【參考文獻】
[1]柯翠英. 高校科研檔案管理問題探討及對策[J]. 科技創業月刊，2010，10（08）：14-12 .
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Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研檔案是科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的科技資料，是高職院校檔案中的重要組成部分，是科研活動的真實記錄。近年來，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校對科研工作的重視程度也不斷提升，科研檔案管理的科學化、規范化將直接影響科研管理的整體水平和工作效率。
1系統需求分析
1.1開發背景與目標
當前高校的科研檔案管理機制，多數還只是一個上傳下達的行政性管理機構。其主要工作仍然局限于傳統的對科研項目、科研經費、科研成果登記鑒定、報獎等的被動管理，很少進行科研信息、科技服務信息的搜集、加工和傳遞等方面的工作。在人們越來越習慣于利用網絡獲取所需的服務的新形勢下，高校科研管理需要更新觀念，變革科研管理人員思維方式，強化“管理就是服務”的服務職能，必須樹立信息觀念，擴大信息來源，加強信息管理，提供信息服務，加強與社會的全方位聯系。同時，高校科研項目與成果的規范化、信息化管理，對于提升高校綜合實力也有著極其重要的意義。由此可見，提高管理效率、減輕科研管理的工作量，降低科研管理人員的勞動強度，開發和運用科研檔案管理平臺，實現科研檔案管理的自動化、信息化、網絡化，是科研管理部門急需解決的問題。
本文設計與實現的基于java的高校科研檔案管理平臺（以下簡稱平臺），是針對我院科研檔案管理的實際情況而研制的。該平臺服務于我院的科研管理工作，可以實時動態科研信息，提供科研信息檢索渠道，為我院的各級科研機構、科研人員提供便利，為輔助領導進行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于我院整體科研工作水平的提高。
通過該平臺，可以實現我院科研工作的網絡化管理，形成一個新的科研數據中心和科研管理溝通平臺，全面、實時、準確提供學校的有關科研信息，為學校領導有關科研決策提供輔助支持，為學校教師開展科研活動提供方便快捷的服務，為全院科研信息交流提供良好平臺，使科研管理人員從事務性的工作中脫離出來，將更多精力投入到課題策劃、成果推廣中去，全面提高科研服務水平。1.2系統體系結構及運行環境
本系統基于J2EE基本技術體系，采用B/S應用體系結構，表現層則采用JSP頁面、靜態HTML、AJAX等多種表現形式，數據庫服務器系統、Web服務器系統和應用服務器系統可以運行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多個操作系統平臺。普通科研人員、科研秘書、管理員等各級用戶通過Internet即可登陸并使用系統，克服了時間、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系統運行硬件支持環境：Web服務器一臺、客戶端Web瀏覽器若干臺、數據庫服務器一臺。系統運行軟件支持環境：Web服務器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、數據庫服務器（Windows XP + Access 2003）。
2系統設計
2.1功能模塊
本文設計的科研檔案管理平臺主要分十大功能模塊：科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、科研考核管理、 學術活動管理、技術服務管理、項目申報和評審、網站管理、系統維護等。
1)科研機構管理：本平臺所設科研機構包括院系所、研究機構、重點研究基地等三類，可以列表顯示這些機構的基本情況、人員構成、在研項目以及已經取得的成果等。對于普通科研人員僅給予瀏覽的權限，各單位的科研秘書可以編輯各機構的基本情況，而對于機構的人員構成、項目情況及成果情況則由系統根據相應的功能模塊中的數據自動生成。
2)人員管理：本平臺設定的人員有三類：科研人員（指從事科研工作的人員）、科研秘書（指各科研機構的科研管理人員）以及管理員。該模塊可以實現人員新增、人員列表、人員檢索等功能。人員列表和人員檢索功能中，不僅可以顯示人員的基本信息，同時可以顯示該人員所有的項目和成果信息，這些數據從項目和成果管理模塊中自動獲取。管理員可以對人員的信息設定修改權限，科研人員只能修改自己的基本信息，科研秘書可以修改本機構人員的信息，管理員則擁有最高權限。系統初始運行時，由管理員設定初始賬號、密碼、所屬機構等人員的基本信息，然后由科研人員本人通過普通用戶的身份登錄，輸入屬于自己的信息。人員庫建立后，可以及時掌握學校科研人員的基本情況，并可以相應的生成學校的專家庫等。
3)科研項目管理：科研項目指已經立項后的項目，包括不同來源、不同級別、橫向縱向等各類項目。主要由新增項目、檢索項目、列表項目、經費管理等子模塊組成。項目管理的權限設定類似人員管理，但經費管理的權限僅對管理員開放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分為科研論文、著作、鑒定成果、專利、獲獎等。平臺提供輸入界面，由科研人員分門別類輸入這些數據。
5)科研考核管理：科研考核主要是通過建立科研工作量化指標和設置崗位考核指標，通過對科研項目、科研成果、科研獎勵、學術交流等信息的綜合分析，計算科研人員和科研機構的科研工作量。考核管理只對管理員開放。
6)學術活動管理：學術活動指學校主辦或者參與的學術會議、發表的會議論文、國內國外的學術交流等。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新學術活動的通知，二是科研處根據各科研機構上報的學術活動計劃定時學術活動通知，三是科研處在每個學期統計各科研機構學術活動的開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
7)技術服務管理：技術服務主要是指學校為地方企事業單位等解決的技術難題。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新技術服務需求，二是各科研機構上報各自在每個學期的技術服務情況，三是科研處每學期統計各科研機構技術服務開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
8)項目申報和評審：通過平臺可以完成校級項目的在線申報、項目中期檢查、項目結題評估評審等工作。
9)網站管理：此項功能僅由管理員使用。
10)系統維護：對于管理員來說，在系統維護模塊中可以進行數據初始化、數據導出、數據清除、用戶維護、數據庫維護等工作，而對普通用戶來說，則只能維護自己的個人信息。2.2數據庫設計
數據庫設計是本平臺的核心部分。大量的數據都存放在數據庫中，數據庫設計不合理會嚴重影響系統的正常運行。在開發前應先規劃好每個數據表，不但要使其關聯合理，而且每個數據表中的字段設計也要合理、規范。
本系統采用Access作為數據庫，使用鏈接字符串與數據庫相連，數據庫的名稱是kygl.mdb，根據實際處理的數據情況和系統的功能在數據庫內創建了人員信息表(tzy_ryxx)、科研機構表(tzy_kyjg)、科研項目表(tzy_kyxm)、論文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究報告表(tzy_report)、專利表(tzy_zhuanli)、獲獎情況表(tzy_hjqk)、科技服務表(tzy_kjfw)、學術交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用來存放科研檔案管理的基本數據。
3系統實現
3.1基本界面
平臺的首頁如圖1所示。
圖1系統首頁
除了平臺的首頁外，不同權限的用戶在用戶區登錄后將進入各自可操作的頁面。如科研人員登錄后將進入科研人員頁面，可進行個人基本信息維護、項目申報、項目查看、獎項申報等。
3.2 ActionForm類
ActionForm類是Struts框架的核心組件之一，是Struts的關鍵視圖組件。ActionForm本質上是一種JavaBean，是專門用來傳遞表單數據的DTD(Data Transfer Object,數據傳遞對象)。它包括用于表單數據驗證的validate()方法和用于數據復位的reset()方法。本系統利用ActionForm Bean在視圖組件和控制器組件之間傳遞HTML表單數據，通常每個HTML表單對應一個ActionForm Bean，HTML表單中的字段和ActionForm Bean中的屬性一一對應。利用ActionForm Bean的Validate()方法對用戶輸入的數據進行合法性驗證。
表單驗證是ActionForm的主要功能之一。要實現這個功能，需要采取4個步驟：1)重寫validate()方法；2)在資源文件Applica? tionResources.properties中設置可能的驗證錯誤的標識；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate屬性設置為true（默認已經是true），并添加元素以指明資源文件的存放路徑；4)在相應輸入頁面的相應位置加入錯誤標記< html:errors>，以輸出可能的驗證錯誤。
3.3 Action類
Action類是用來處理業務邏輯的一個類，負責單個事件的流程控制。在收到相應的請求后，ActionServlet會為該請求選擇適當的Action，在必要的時候會創建一個Action實例，調用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它會調用默認的Action類(定義在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet將適當的ActionMapping類轉發給Action，這個Action使用Ac? tionMapping找到本地轉發，然后獲得并設置ActionMapping屬性。
4結束語
基于Java的高校科研檔案管理平臺集科研管理和信息服務為一體，適用于高校的科研管理部門，具有科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、學術活動管理、技術服務管理等多項功能，既實現了科研管理的自動化，又利用網絡的優勢信息，方便了教師的研究，方便了工作人員各種表格的填寫，大大提高了工作效率，使學院的科研管理水平上了一個新的臺階。
參考文獻：
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借助于檔案，我們就能夠更好地去了解過去，把握現在，預見未來。在加速科技進步的進程中，檔案管理應不斷豐富高科技實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用，形成良性循環。因此積極探討高校檔案工作的新思路，以科學的態度加強對該項工作的管理非常重要。下面就針對如何加強對高等院校科研檔案的科學管理，談幾點個人淺見。
1 對科研檔案的管理，要抓住幾個關鍵環節
首先，科研檔案管理人員，必須在服務意識、文化素質、科研管理方式和方法等方面要有所創新，才能適應科技創新型社會發展的新要求。要加強科研檔案管理人員的自身建設，提高檔案管理人員的業務素質，樹立開放服務意識和為科研服務的觀念，開闊思路，著眼于由內轉向外，擴大科研檔案資源共享范圍。盡可能參與科研活動，適時了解和掌握科研第一手資料，從源頭做起，確保科研檔案質量。增強工作的責任感，以認真負責的敬業精神和良好的職業道德，面向本單位、面向社會，為經濟建設、為學校發展提供優質服務。從而提高科研檔案工作在社會上的聲譽和地位，只有這樣科研檔案工作才能夠開創新局面，做出新成績。
其次，要增強科研人員的檔案意識，使人們充分認識科研檔案的價值。高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階。所以要求科研人員都要把科研材料歸檔看作是自己的義務，是自己工作中不可缺少的一部分，也是為科研檔案的發展創造良好的必要條件。
再有，實行現代化管理。科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。在現代科學技術飛速發展的今天，僅靠原始的手工操作，難以滿足高校科研發展的需要。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機，多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。
2 規范高校科研檔案的管理模式．保護知識產權
作為高校科研檔案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復制、轉載的合法權利的保護，同時也要對非法利用行為進行控制。嚴格遵守有關科技保密的規定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機密和檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。注重保護好知識產權人的合法權益，正確處理管理利用與保密的關系，避免不必要的知識產權糾紛和損失。
首先，建立高校知識產權科研檔案的統一管理制度，保證真實、完整全面地記錄所有知識產權的獲取、維持、轉讓等社會活動過程，以合理利用及科學地管理知識成果。對知識產權活動記載過程的文件進行歸檔保存，集中統一管理，建立一種正常的知識產權的應用秩序，保護知識產權，以利于科學技術的推廣利用。其次，確定課題負責人歸檔責任制，由課題負責人主持立卷歸檔。做到下達計劃任務與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負責人負責科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據歸檔范圍，規范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確保科研檔案完整、準確、系統和安壘。檔案工作者負責監督指導和管理，保護原有檔案的完整性，保密性，確保科研資源和知識產權不流失，不受侵犯。
3 實現科研檔案規范化
科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理的規范化。這是達到科研檔案管理現代化的重要環節，首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規范化。具體是科研項目的申報書、合同書、委托書、項目的審批文件、方案論證等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、實驗數據、調研報告、查新報告、專利申請的有關文件材料；鑒定、驗收階段中的工作報告、研究報告、、著作、鑒定證書等，成果申報獎勵階段中的成果登記證書、獎勵申報書、成果應用證明，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。歸檔的案卷，要求做到內容真實、字跡工整、圖樣清晰，有利于長期保存。其次，要明確立卷歸檔的重點．在實際工作中注意區分文件和資料，特別注意區分內容、形式、作用等相似的資料，減少檔案資料的重復和冗余，不該歸檔的文件不能混入，同時注意防止應該歸檔文件的散失。此外，還要注意案卷裝訂的質量，利于分類檢索，便于檔案規范化管理。
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1.科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
2.科研項目檔案
主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
3.科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
二、高校科研檔案的應用
1.高校科研檔案是開展科學技術研究的必要條件
科研工作具有繼承性、創造性和反復性的特點，沒有繼承就沒有發展，沒有借鑒就不可能創新。任何一門科學技術的發展或一項科研課題的開展，都離不開借鑒利用原有成果和經驗，這是科學技術發展的一條規律。但要繼承和借鑒，就要有科技儲備。科研檔案作為科研活動的真實歷史記錄，是積累科技經驗和儲備科技資源的一種重要手段，并且具有原始性和不可替代性。
在科研活動中利用科研檔案，可以對科研人員的思想、觀點和研究方法產生積極的影響；可以在了解歷史、現狀的基礎上，推知發展趨勢；在科研中直接利用有些科研數據，可以減少重復勞動，避免人、財、物、時間的浪費；可以縮短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是現代科學研究，各門學科互相滲透、互相依存，如果沒有充足檔案、資料作為參考依據;科研活動必然寸步難行。
2.高校科研檔案是科技信息交流和科研成果推廣應用的重要工具
科研檔案真實地記錄和反映了前人科學思想、科學經驗、科研過程和科研成果，包含豐富的第一手科技信息，是重要的科技資源。作為科技研究表達和存在的一種主要形式，科研檔案是進行學術交流、信息傳遞、科技協作以及科技成果轉讓、推廣與應用的工具。同時，作為科學技術的有機組成部分，科研檔案也是一種潛在的生產力，通過科學管理與利用，便可以轉化為直接生產力。在許多情況下，可利用科研檔案直接創造價值，為社會增添財富。
3.科研檔案是科研管理的依據和憑證
從科研檔案形成的過程及其結果看，它是從當時直接使用的文件轉化而來的，并非在使用之際臨時編造的，它客觀地記錄了以往的科研情況，是令人信服的歷史證據。科研檔案是領導決策的重要依據。高校領導的決策離不開對歷史和現實情況的準確把握，而科研檔案便是學校科研工作客觀現實的真實反映，它無疑可以為領導決策提供重要的數據。
4.科研檔案是對科教人員進行業務能力考核與職稱評聘的重要依據
一套完整、準確、真實的科研檔案，可以反映出科教人員的基礎理論水平、基本技能及綜合能力的高低，體現科學創見能力的高低。對于集體研究項目，還可從科研檔案中衡量每位科研人員的工作態度、協作精神及貢獻大小。所以，科研檔案為完善對科研人員的考核和獎勵以及評職晉級提供了科學依據。
三、如何加強高校科研檔案管理和應用
1.建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序
為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
2.規范高校科研檔案的現代化管理
科研檔案管理規范化是科研檔案管理現代化的重要基礎。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。
3.建設高校科研檔案管理的信息化環境
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高校科研檔案管理是指高等學校在科學技術研究過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進交流、提供資源再開發利用物質基礎等作用。
2高校科研檔案管理的歸檔范圍
對于高校科研檔案管理必須集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開發利用。目前，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定(1987)》高校科研檔案管理包括五個階段，即科研準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用。
2．1科研準備階段
許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經費預算)、項目審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。
2．2研究實驗階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等，同時，應注意收集項目的年度進展報告。
2．3總結鑒定驗收階段
工作總結，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。
2．4成果和獎勵申報階段
成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。
2．5推廣應用階段
推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。根據教育部令第27號文件:《高等學校檔案管理辦法》科研類檔案應當在項目完成后兩個月歸檔。
3科研檔案的規范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高校科研檔案管理大多數是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統、準確、完整，各高校應當根據自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節整理要求、各部門職能分工、歸檔責任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。
3．2實現科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時俱進，定期組織檔案管理人員進行學習。學校科研處應有功能完善的科研信息管理系統，并對該系統的維護落實到人。構建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設，加強信息化管理的規劃。信息管理系統日新月異，在舊有系統的基礎上不斷完善是必要的，新建的系統也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內不落后。科研信息系統應實現每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進行收集、整理、歸檔，實現科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統，應實現科研項目管理的數據化，各項指標有據可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進行分類整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個項目做統一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現項目數據標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識
在很多的一段時間里，高校科研項目管理的過程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環節非常重視，對科研項目數量和到賬經費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來說，他更多的精力在于項目的研究與結題，而忽視了項目由申報到結題的資料整理，待項目結題時該項目的前期資料已經遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數工作人員，根本無從掌握項目現實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業計劃，納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用。科研檔案工作就應該納入高校工作計劃、納入校領導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產權為判定高校科研實力與核心競爭力的主要標準，應采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應該實現資料歸檔的各級責任人，以實現科研項目歸檔的系統、準確、完整。項目立項之時，應要項目負責人提交《科研項目責任書》，該文件中應明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學院應有專職科研秘書，對各學院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時間截點內交材料，并統一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級學院，二級學院應該小型科研資料檔案室。校科研處在全校科研材料歸檔方面責無旁貸，應配專職人員對全校科研檔案進行管理，對項目全過程材料進行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節，在科研系統對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質量、提高科研檔案內在價值和利用率的關鍵一環，也是為經濟建設和科技服務的一個必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進行規范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書，監督教師定期進行中期檢查，對符合驗收條件的項目應敦促其盡快結題。對于經常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時間段出現的分散資料到一個完整的科研檔案的出現，并不是一個人努力的結果，它需要一個團隊付出精力，需要制度來規范團隊中每一個人的行為，為此，科研處應制定相關條例，對不能按時提交材料的項目進行處理，例如，未能交《責任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結題手續，未能辦結題手續就要預留響應百分比的項目經費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發出更多創作的火花。
作者:歐建韶 單位:電子科技大學中山學院科技與研究生處
參考文獻:
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一、高校醫學科研檔案管理的重要性
1.醫學科研檔案是醫學研究的基礎和條件。醫學科研檔案直接反映高校醫學研究水平層次、國內外學術地位、人才、設備、學科發展主攻方向、整體醫療、科研、教學發展規模、科研輻射范圍等情況。醫學工作者特別是中醫藥高校科研工作者搞科研，“傳承”與“發揚”緊密關聯，通過繼承前人科學研究的成果，吸取有益的經驗教訓，并在此基礎上有所創新和發展，這些都離不開利用檔案資料的信息資源。因此，科研檔案是科學研究的基礎和條件。
2.醫學科研檔案是保持醫學研究延續性的有力工具。醫學科學研究是建立在前期工作的基礎上，吸取和借鑒已有的成果，優化科研設計，以前人未解決的醫藥關鍵問題為研究對象，開展更深層次的研究。在醫學的科研活動中，必須要有完整準確的科研檔案作為支撐，以便科研人員最大限度地利用科研檔案這一繼承、借鑒、傳遞和交流的工具，指導醫學研究向著高層次發展。做好對科研檔案信息的挖掘和利用，有利于把新的科研成果加以推廣、應用于臨床，讓精神財富轉化為物質財富，對提高醫院科研水平和核心競爭力，促進我國醫療衛生事業的發展，保障人民群眾的健康具有重要的意義。
3.醫學高校科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據。醫學科研檔案不僅記錄了科研活動的最終成果，同時也記載著科研活動的研究過程、科研人員承擔的科研任務、科研項目完成后發表的學術論文以及獲得的成果獎勵等信息。因此，醫學科研檔案的系統性、客觀性、完整性、真實性和連續性，能夠幫助高校考核部門對科研工作人員各方面的素質深入了解。高校在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫療、教學量化考核指標以外，醫學科研檔案更是作為對科研人員考核的重要依據。
4.醫學高校科研檔案有利于推動社會發展。在產、學、研一體化的今天，科研成果最重要的是要轉化為生產力，要推動科技事業的進步，推動社會的進步。一套完整的醫學科研檔案不僅可以真實、完整、準確地記錄該項目的研究過程，更重要的是在社會醫學科技的轉化和推廣中起著重要作用。因此，加強醫學高校科研檔案的管理，不僅僅是對醫學科研成果的轉化，更是對一種巨大的社會資源的積累與利用。以我校為例，校市合作和產學研基地建設有力推進，先后與清遠、陽江、中山、東莞等市政府簽訂合作協議，建立中藥規范化種植基地16個，輻射帶動種植面積20多萬畝，新增產學研基地14個，簽約橫向項目394項，合同總額7426.25萬元，使得校市產、學、研合作邁出堅實步伐，這些成果，都離不開我校對醫學科研檔案的密切跟蹤和有效管理。
二、高校醫學科研檔案管理普遍存在的問題
1.醫學科研檔案管理意識有待增強。目前高等醫學院校檔案管理工作普遍存在科研人員缺乏歸檔意識的現象，通常認為科研檔案是自己多年科研工作的心血和結晶，把自己的研究成果視為個人私有財產，許多珍貴資料不愿上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存；另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便。這些都直接影響了科研檔案的內在質量，既不利于后續研究的創新，也不利于國家知識產權的保護。
2.醫學科研檔案管理制度執行不得力，科研材料歸檔不完整。醫學科研檔案管理工作與科研項目申報、科研成果申報工作相比，不能引起醫科院校領導重視，盡管有一些具體的管理制度和辦法，但缺乏切實有效的制約手段，還未能實現有效的管理，導致科研檔案材料通常具有如下特點：（1）存檔材料多為成果性材料，缺乏過程性材料；（2）一般性材料較多，缺少創新性的關鍵技術材料；（3）歸檔材料類型單一，多數為紙質文檔，其他載體的材料少；（4）人才培養、教育技術教育、教育教學研究、人文社科類等科研項目收集較難。在科研成果歸檔工作中，盡管《檔案法》明確規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”但實際上項目負責人交與不交管理人員無法控制。項目負責人提交什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔也只能在口頭上作一些要求說明、解釋而不能強求，監管力度不夠大。造成很多管理制度形同虛設，執行和落實力度都不足。
3.科研材料集中統一管理難，歸檔質量還有待進一步提高。隨著我國社會經濟的高速發展，科技、教育事業的突飛猛進，政府加大了在高校整合、拆分的投入和建設。以廣州大學城為例，大學城校區的投入使用（有些學校是主體遷入），辦學條件整體水平突飛猛進的同時，現實的問題也相繼顯現，大學城的規劃使得高校及其附屬院校及機構（醫藥院校的附屬醫院）分離太遠，加大了建檔歸檔的難度，科研人員為方便研究利用，有意保留一些重要的關鍵性技術材料，導致材料收集不完整，難以集中統一管理。另外，科研檔案反映的是科研人員開展科研工作所取得的成就，其質量的高低盡管在很大程度上取決于科研人員開展科研的質量與水平，但也與檔案管理工作有著較為直接的關系。目前，科研檔案專項管理人員不能確保專人專管，大多數身兼多職，無法對項目進行系統的監控跟蹤與收集，造成科研過程中的材料流散缺失。然而，對于科研檔案質量總的要求包括：研究水平在有一定高度，數據準確，研究方法設計科學，材料齊全，格式規范，案卷歸類合理，標識完善準確。在實際當中由于上述原因，無論是科研檔案的內容質量，還是案卷質量，都存在著不夠規范、不完整的問題。
三、加強高校醫學科研檔案管理的建議
1.加強宣傳與交流，提高醫學科研人員的檔案意識。醫學科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強檔案意識。因此，組織和開展高校醫學科研檔案協會學術交流與合作，積極開展科研檔案知識的宣傳活動，通過知識講座、板報宣傳等多種形式，使科研人員明確科研檔案歸檔的范圍，強化其科研檔案歸檔意識，使他們真正認識到將醫學科研材料毫無保留地交給檔案部門是自己應盡的責任。
2.完善醫學科研檔案管理制度，提升醫學科研檔案管理水平。完善醫學科研檔案管理制度是提高醫院科研檔案管理水平的保障。高等醫學院校的科研管理部門、檔案部門和科研課題組成員應密切配合，建立一套完善的《科研檔案歸檔制度》，進一步明確歸檔范圍，保證科研文件和合同的完整性、系統性和時效性。高校的科研管理部門應根據國家有關檔案及科研資料管理等有關規定，制訂詳細的歸檔范圍和歸檔的各種要求及相應的檔案管理實施細則。一方面要充分利用計算機信息技術，在利用傳統手段管理科研檔案的同時，加大經費投入，保障硬件設施建設，建立相配套的現代化設備，如辦公自動化設備和專業軟件等，建立科研原始檔案數據庫、科研成果檔案數據庫、科研立項文件、論文、獎勵等數據庫，利用檔案管理系統，推進科研項目檔案歸檔說明、項目重要文件信息全文檢索，逐步實現檔案工作的現代化管理。
3.利用檔案法規加強統一管理，提高歸檔科研材料質量。在實際歸檔工作中，加大對歸檔工作的重視，切實執行《科學技術研究檔案管理暫行規定》，根據規定制定適合自己的一套科學的管理制度、辦法和相應的制約手段。普及檔案管理的信息化與現代化，對于高校與附屬機構及醫院的項目檔案統一管理問題，可采用電子認證的方法，對歸檔材料進行掃描和認證，統一上傳電子數據庫，以減少科研人員因提取、利用歸檔材料帶來的不便，提高科研人員提交檔案的自覺性。另外，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定》第九條：“凡重點科研項目鑒定、驗收，按照專業分級管理的原則，其檔案應由相應的檔案管理部門審查驗收。未經檔案部門驗收的科研項目，各級科技管理部門不予承認。”建立完善的醫學科研人員考核評價體系，增加專職檔案管理人員，規范其職能范圍，把科研檔案的收集和管理納入考核范圍，各檔案管理部門對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。總之，應強化科研人員在從事科研過程中檔案整理和存檔意識，激發其重視科研檔案的主動性和積極性，切實提高高校醫學科研檔案質量。
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（二）高校科研檔案能夠提供給科學研究人員一定的參考意見，避免走過多的彎路，節省科研經費投入，能夠更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研檔案也可以給新教師及科研人員特別是上進的青年教師以幫助，為他們之后的科研活動提供理論依據以及前人的實踐經驗。
（三）在高校檔案管理工作當中，科研檔案的質量與規模是高校不同時期科學研究水平的一種記錄，也是每一個高校自身科研實力的憑證。是否進行規范化、科學化的科研檔案管理，直接關系到科研管理的水平、質量以及效率，并且對高校教學和科研工作的發展也有一定影響。
二、高校科研檔案管理工作存在的不足
盡管高校科研檔案管理工作受到了高校管理層的重視，但是由于正處于起步的初期階段，也存在多個方面的不足。
（一）科研檔案管理認識未能完全到位
其一，管理層未能完全認識到科研檔案管理工作對于高校的重要性，感覺科研檔案管理是可有可無的，也舍不得投入較多的經費，并且多數檔案管理人員都是兼任，沒有專業的檔案管理人員；其二，科研人員、檔案管理部門也缺乏對科研檔案的認識，檔案管理意識薄弱，沒有制定出符合全局發展的管理與規劃，常常出現各自為政的情況，導致科研材料不能夠全面、及時地收集，這樣對科研檔案的完整性也會產生影響。
（二）沒有健全的科研檔案管理制度，缺乏專業技術人員
就目前高校科研檔案管理人員的組成來看，大部分都是其他專業的人員兼任擔當，也導致了對于科研檔案重要性缺乏認識，能夠真正從事檔案管理工作的人員可以說是微乎其微。此外，絕大部分高校都沒有制定科研檔案管理制度，使得管理上缺乏系統性，沒有制度的約束，檔案管理人員也不知道自己應該做什么、應該收集什么，甚至是科研人員都不知道應該將什么資料上交，也不愿意上交，這也導致了高校科研檔案管理工作一度處于混亂狀態。
（三）出現了重藏輕用的現象
在高校科研檔案管理當中，重保管、輕利用，在檔案的收集上一直都是一個認識盲點。很多高校都是憑借對知識產權的保護或者是保持檔案的保密性，從而將科研檔案“鎖起來”，久而久之，檔案室成為檔案材料堆放的倉庫，這對于科研工作后續的開展以及為了社會而服務完全沒有幫助。而這一現象與檔案管理人員的信息意識、專業水平都有密不可分的聯系，并且也是開發利用能力欠缺的一種表現。這一現象的出現也使科研成果無法有效、全面地利用，科研檔案的社會效應大幅度地降低。甚至是經過長時間的擱置，失去檔案的時效性，科研檔案也會導致知識產權流失現象出現。
三、高校科研檔案管理和利用的有效途徑
（一）理順程序，建立科研檔案的科學管理制度
針對國務院的《科學技術檔案工作條例》當中提到的歸檔要求，才能夠對高校科研檔案管理工作進行規范，才能夠防止科研檔案材料散落在外，不能及時收集的現象出現。此外，檔案管理工作也需要結合到計劃、課題以及成果等諸多方面的管理，才能夠走上建檔與科研工作相互協調的道路之上，才能夠理順科研檔案的歸檔程序，掌握規律，確保能夠系統、準確、完整的進行高效科研檔案的收集，以此來確保科研檔案歸檔的效率以及質量得以提高，并且讓高校科研檔案走上“正軌”。
（二）高校科研檔案應當進行現代化的規范管理
在現代化的科研檔案管理中，規范化是不可缺少的基礎。規范化的管理離不開現代化的管理理念作為理論支持，并且依托現代化的網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現高校科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。
（三）網絡化管理需要現代化技術的支持
現代化的科研檔案管理工作并非是傳統模式下的單一管理，而是需要滿足信息化時代的需求。而系統化的科學管理使得高校科研檔案管理的基礎在于科研檔案能夠推動科研工作的進一步發展。所以，在科研檔案管理當中需要運用計算機技術、掃描技術、復制技術等，才能夠提高檔案管理工作效率。在科研檔案管理當中運用計算機，才能夠實驗信息化的科研檔案管理。針對科研檔案，還可以開通網上咨詢為用戶提供各方面的信息服務，以此來提升檔案服務質量。此外，科研檔案資源網絡的共享，也是當前高校科研檔案管理工作的重點。
（四）增強科研人員的歸檔意識
作為高校檔案部門以及科研部門都應該讓科研人員認識到歸檔工作對于科研的重要性，高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階，同時也需要明確在科研檔案管理方面自己應盡的義務以及享有的權利。科研人員在研究工作中付出了很多，也投入了很多，這些寶貴的科研成果是國家的財富，珍藏并發揮作用是每一位科研人員的義務和職責。
（五）合理的進行高校科研檔案的開發與利用
