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互聯網的飛速發展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢。

一、新技術發展與數字檔案館的局限性

數字檔案館的產生，解決了傳統檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態的電子檔案。難以突破傳統檔案館既有的局限性。

解決這個問題需要新思路，還需要研發新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。

二、智慧檔案的服務方向

智慧檔案館是在互聯網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡都聯通起來，并時時采集檔案的環境信息、檔案變化的動態信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。

這里能最大化地發掘數字檔案的資源和傳播優勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。

三、智慧檔案管理的特點

智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯網和檔案實體聯系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態。

（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規范也不是很完善，沒有統一的標準和規范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻：

[1] 許德斌. 智慧城市新環境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

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一是數字化檔案實現資源共享，消除“數據鴻溝”，推進智慧城市建設。前些年，很多城市規劃管理的各類材料均以紙質文件為主，即使各經辦人有電子文件，也無統一標準，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴重的信息孤島和數據鴻溝。為了不斷推進規劃管理向便捷化、數字化、精細化、高效化發展，確保實現城市規劃系統業務檔案和圖形數據的資源共享。在規劃管理信息平臺應用之后，首先，項目從報建開始到審批結束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業務檔案的累積，使這些數字化檔案成為運用高科技手段服務智慧城市的點睛之筆。用戶在系統中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統內總規、控規、專項規劃、規劃審批紅線等空間數據進行梳理，制定各類標準，建立更新機制，實現統一建庫、管理與一張圖應用，解決了數據版本混亂、信息孤島問題，為規劃編制審批和管理提供了科學可靠的圖形支撐。信息技術普遍在規劃部門的應用，促進了“智慧城市”建設。

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1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

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業務指導人員要適應，學用結合，并注意以下幾點:——城建檔案業務指導的時效性，即掌握檔案形成的

最佳指導時間；

——城建檔案業務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；

——城建檔案業務指導的連續性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統指導；

——城建檔案業務指導與法規相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執行法律法規是強制性的。

一、城建檔案業務指導的最佳時間

千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質量也是這樣，檔案工作的環節，

收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質量，要規范、高效的展

開收集工作，必須認真地對待收集的前端工作，即指導

要準確、及時、到位。

建設單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導工作就開始了，首先告之建設單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業務指導人員聯系。開工時進行業務交底時應向建設單位了解，施工單位、監理單位相關管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯系，這樣可知道工程的進度，指導抽查產生與工程同步形成準確的資料。指導人員只有精通業務，工作踏實，才能主動去做，做到指導在先、管理在先、服務在先。事實證明，把好指導關的各個環節，提交的三方資料的質量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導的資料就易殘缺不全，指導環節把關十分重要。

二、城建檔案業務指導的內容

精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產生多家的建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。

以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監理單位。向這三個部門提

供歸檔資料的內容與要求，指導他們正確地形成檔案。

（一）工程開工時業務交底內容

1、宣傳《建設工程質量條例》、《城市建設檔案管理規定》等有關法律、規章，落實各單位應承擔的責任和要求。要明確三方職責，提示建設、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。

2、建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內容與要求，了解已經辦了哪些手續，產生了哪些資料，告之保存方法等等。

3、告之施工單位及監理單位收集資料中應注意的事

項，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的連慣性。施工資料、監理資料在不斷地完善與更新，新材料、新工藝的開發應用，會產生新的資料。告訴他們除完善質監要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質監要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

（二）工程施工過程中的業務指導

由于業務指導人員人手和業務量的問題，我們一般根據工程量的大小來決定是否有必要在施工過程中進行業務指導，是否與施工單位、監理單位資料員保持聯系，一般市重點工程、住宅小區或單體工程在5000平方米以上的。業務指導主要是督促檢查為主，內容如下：①檢查質評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。②原材料合格證及復試報告是否齊全。③施工驗評資料監理簽章手續是否完備。④設計變更要注意收集及時標注。⑤監理月報的內容填寫要真實齊全，是否與形成資料一致,監理指令通知單有無及時回復到位。⑥工程資料是否與工程實體同步進行等等。

（三）工程完工后的專項驗收時的業務指導

我市實行建設工程檔案專項驗收制度，由業務人員進行竣工驗收前的業務指導，檔案驗收申請通過后方可組織竣工驗收，這其實是為了避免在建設工程竣工驗收時工程檔案驗收走過場的現象。

對工程檔案的要求是多方面的，最明確的要求是，它既要滿足工程質量監督部門的要求，又要符合城建檔案部門的要求。本著為建設方、施工、監理方著想，提高效率，允許施工單位、監理單位向城建檔案館提交審核他們自己形成的工程資料，出于不同施工單位、監理單位不同資料員之手的資料，由于認識與操作的差異，所產生的資料或多或少存在不足，難免有需要補辦的，需要更改的，這就要及時提出整改意見。建設方的資料涉及很多部門，有些資料往往不能及時移交，不完整的現象也時時發生，這就需要督促其去補齊。

在檔案專項驗收工作中，建設單位形成 的資料主要是看各項手續的辦理是否齊備，具備竣工驗收條件；施工文件我們采取“三性”的要求，對其進行驗收。主要針對施工文件內容的“三性”要求即“完整性、準確性、真實性”來審核。如：進行簽字人員的筆跡核對，抽檢竣工圖上的設計變更標注是否到位、抽檢施工資料土建資料核查表的資料份數填寫是否與安裝分部資料核查表一致、原材料檢測復試報告是否齊全等等；監理文件我們著重抽查監理文件形成是否與工程量一致，監理通知單是否回復到位，監理月報內容填寫是否齊全完整與形成資料是否對應等等。

（四）建設工程檔案接收時的審核

由指導產生，收集形成了好的工程資料，不一定是好的工程檔案，就象有好的鋼筋、水泥，沒有好的施工水平一樣造不出好房子。從工程資料轉化為工程檔案的過程中，一是要求建設、施工、監理單位負責人員規范操作，二是要及時指導、檢查與監督。只有嚴格地按國標《建設工程文件歸檔整理規范》執行，對其整理上審核是否達到“兩化”即規范化、標準化。如：案卷封面內容填寫是否規范，卷內目錄的各項內容填寫是否與后面的文件頁次一致，卷內備考表的內容是否完整、齊全等。

三、城建檔案業務指導的性質

執法主體合法、適用法律內容合法、處理程序合法是構成合法執法的三大要件。具體行使城建檔案管理執法的單位是事業性質，必須經建設行政主管部門委托，由政府法制管理部門辦理執法證。這樣城建檔案管理部門及其工作人員才具備了合格的管理執法資格。

城建檔案管理部門業務指導具有這樣的性質：城建檔案的業務指導既是一種檔案行政管理、執法監督的職能活動，也是一項專業技術性活動，屬檔案工作的專業業務指導的范疇。

四、城建檔案業務指導的必要性

工程檔案是城建檔案的一個重要組成部分，也是城建檔案館進館最多的檔案，它的質量好壞，直接反映了

我們城建檔案工作的好壞，從永久保存和利用這個角度出發，其意義重大且深遠。為此，城建檔案管理人員在

業務指導中一定要按法規辦事，才具備了條件，把好建設工程檔案的質量關。在工程竣工驗收時，在竣工驗收

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關鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設法制化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02

作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。

0 引言

社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設，將改善民生作為社會工作的重點內容之一。在進行民生改建事業構建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協作，在這一構建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設的實施路徑加以探討。

1 社會保障建立法治檔案管理的基礎探析

對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據主要有在社會保障這一方面的法律以及法規，同時對地方性的立法以及一些具有規范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。

1.1 國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業務檔案管理規定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據。

1.2 省以及自治區和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規 在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區還有直轄市也相應的制定了“失業保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據。

2 社會保障在立法管理建設方面現狀分析

在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現狀加以分析。

對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業務方面進行規范的檔案管理的建設文件。

社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯合性社會檔案在保障管理方面的法規性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業務檔案管理規定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。

3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析

社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。

3.1 認識內涵，構建基礎 認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規，以及比較規范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養老保險以及醫療保險還有失業保險方面業務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。

3.2 規劃統籌，避免分割 對統籌的規劃主要就是中央對國家檔案局進行統籌的規劃，相應的出臺一些法規條例對一些救助方面的檔案加以管理規范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現分割立法的現象?，F在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現了分割立法的形式，因此要加強對統籌的規劃，盡量避免分割的出現。

3.3 三步戰略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規進行制定，也就是社會保險相關的業務在檔案管理方面的規定，社會在業務救助相關的檔案規定，社會福利方面檔案滾利規定，通過各地方政府統一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。

4 結語

基于對社會保障多方面建設現狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設提出相應的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結出相應的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設的立法實施。

參考文獻：

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為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構在認真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應進行屬于智庫機構的如下必要素質準備：

（一）依據檔案管理機構的業務特點，進行智庫功能的準確定位。

就一個地區而言，可以說檔案管理資料內容浩瀚，內存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構可在所有領域發揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構的智庫作用應著重從以下三個方面發揮：一是在地區性經濟社會發展戰略的決策方面；二是在區域經濟社會發展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構應為決策機關從歷史發展的延續性、各類條件是否成熟性、環境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據。至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關具體項目引進或限制，相關政府職能部門更為專業，這類決策參謀就交由他們發揮。而檔案管理機構在這方面智庫作用的發揮，也不應是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發，為決策層提供一方面的決策依據。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學的定向培訓。

通過培訓，讓他們逐步具備決策人員應有的素質。使檔案管理人員在決策參謀作用發揮方面，具備“四能”業務技能，達到“四嚴”素質水平和“四求”工作質量標準?！八哪堋本褪且邆渚C合分析、文字表達、編研整理和計算機操作四種能力?！八膰馈本褪蔷哂袊烂C的工作態度、嚴謹的工作作風、嚴明的組織紀律和嚴格的自我約束。工作質量的“四求”標準。一是求準：就是圍繞決策議題，準確把握領導思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發掘檔案資料中與決策課題密切相關的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關依據，讓領導能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現狀，不固守傳統觀念，對現存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

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對于教學行為來說，教育教學檔案在教學過程中也發揮著重要的作用。在相關部門對于教學行為進行管理和監督的過程中，難免會碰到各種各樣的情況，這樣的情況下教育教學的檔案管理可以成為教育部門在處理各種問題的參照表。此外，當很多教育部門在制定相關的教學措施、制度、政策時，需要全面縱觀整個教育事業在制度上的改革路程，達到全局的觀念，這樣能夠讓制度的制定和落實沒有漏洞，同時有了之前制度的基礎和落實，新制度的制定和完善將會更加輕松和簡單。

二、規范化與科學化的管理

提高單位檔案管理成效，首先就是要健全相應的工作制度。良好的制度是保障各項工作內容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的開展，這是單位管理的前提和出發點、立足點。所以，我們必須要進一步完善好每一個檔案管理的步驟，并且在制度的創新上做好相關的改革與創新工作，以嚴謹的工作內容和規范來約束每一個檔案管理工作人員，杜絕出現各類檔案信息外流、泄密的情況。此外，單位還應該切實重視檔案管理部門的硬件投入，以現代化、科技化的檔案管理設施保障檔案管理成效的長足提高。比如良好的計算機、工作站、合理的溫度與濕度控制區。俗話說，好馬配好鞍。單位的檔案管理能力離不開相關配套設施的配合，所以基礎的工作設施和現代化的控制方式，需要給予后續的幫助和支持。

三、強化檔案管理人員責任意識

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（二）形式主義

在我國經濟政治以及綜合國力的高速發展的同時，社會管理的形式主義就是一個比較突出的的現象，這種現象已經引起人們的高度注意，大眾也已經意識到這種現象所能帶來的社會危害。文字性文件和領導會議講話是管理的根本。但現實的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領導講話缺乏創新性與現實性，大假空是其基本特點。

（三）記錄失誤

對于使命和責任的把握程度上的不足與失誤常常出現在現代管理工作當中，管理人員不負責任管理態度是造成這一現象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現在有些人私利心態嚴重，被金錢和權力蒙蔽了正義的雙眼現象有關。

二、社會管理不規范對管理檔案價值的影響

（一）造假對管理檔案價值的影響

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實性，一份檔案如果失去了真實性，則該檔案也就失去了它所具有的價值。管理檔案價值中，檔案的真實記錄性質被造假管理嚴重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在

（二）形式主義對管理檔案價值的影響

形式主義是現代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現象，檔案管理者往往以一種不負責任的態度進行檔案記錄，使得檔案與真實情況有著較大的差距，在實際管理中的指導思想、戰略以及統籌規劃等不能通過檔案管理真實有效的體現出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實性還會導致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現有檔案，以一種主觀的態度思想去指導工作，造成有檔不用，檔案擺設現象的出現。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據利用它，被充分利用就是它的價值所在。

（三）記錄失誤對管理檔案價值的影響

現在社會管理存在管理要求低、規范力弱的普遍現象，相關管理領導任由隱瞞真實情況或避重就輕記錄的現象出現在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴重導致檔案社會記錄不足，檔案工作在實際社會中的作用也得不到體現。

三、針對社會管理不規范現象的對策

（一）管理規范化

對檔案的社會管理進行規范化，從源頭上杜絕檔案造假現象的發生。相關管理部門要制定詳細的檔案管理制度并嚴格實施，成立檔案管理監督部門，對檔案的社會管理進行嚴格的監督。另外，各地的檔案管理部門還應根據當地檔案管理出現的問題針對性的進行分析討論，聽取專家意見，同時還可以通過向有關部門提出創新性意見或者建議，引起領導以及政府的重視。

（二）立卷歸檔審查

建立完善的立卷歸檔審查系統，及時補充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴格的立卷歸檔審查工作能夠及時有效的幫助管理檔案發現問題，從而針對性的提出科學有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關部門及時修改補救。

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一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關系

檔案管理的社會化的本質屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業發展的主體內容。就“兩個體系”建設而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關鍵環節,實現“兩個轉變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務產品的再分配,關鍵就在于實現政府檔案管理的社會化職能的調整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發展服務,是以人為本的政府管理服務理念在檔案領域的具體體現。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務方式等各方面的改革與創新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學的理論指導,并以其系統性、規范性、實踐性成為實現“兩個體系”建設目標的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發展需求的檔案中介機構

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現了檔案管理的社會化,現階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現檔案管理的社會化,要建立符合社會發展需求的檔案中介機構。檔案中介機構,是當前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務所”、“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務服務中心”、“檔案技術服務中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設立的、面向社會的公共性檔案中介機構和以法人資格存在的、以市場化運作的商業性檔案中介機構。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統的檔案機構來說,總體呈現弱勢。

市場經濟條件下,需要的檔案中介機構需具備以下條件:(1)政企分開、權責明晰、獨立經營、自負盈虧。首先政企分開、權責明晰要求檔案中介機構必須與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤,以獨立經濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔原有的行政職能,即真正實現組織中介性。其次要做到獨經營、自負盈虧,必須保持檔案中介服務機構的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構不受行政部門影響,在檔案服務中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀守法、規范經營、誠實守信、優質服務。從某義上講,規范化程度不夠是影響檔案中介機構職能發揮的最大障礙。檔案中介機構的規范化實質上涉及的是其與服務對象的信用關系問題,檔案中介機構如果不規范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構應自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監管,前者是依據《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規對其業務活動進行監管,以實現外部規范化管理。從自身來說。檔案中介機構應體現社會服務性、技術知識性和商業經營性。社會服務性指檔案中介機構能為企業、社會組織或個人提供全方位的檔案服務,包括檔案咨詢、檔案達標升級整理、檔案保管、檔案設備引進等。技術知識性指檔案中介機構進行的各項檔案業務如技術咨詢服務、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術服務之上的。商業經營性指檔案中介機構作為一個經工商注冊的企業,有明確的服務方向和經營范圍,有企業行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務,獲得收益,求得生存和發展。

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2 “財務集中制”形式

即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自主權、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位的銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。

3 目前，會計委派制下會計檔案管理存在的一些問題，主要表現為：

3.1 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

3.2 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。

”保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節

會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案管理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

3.4 會計檔案管理制度亟待完善

制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

4 針對會計檔案管理的上述問題，我認為，醫院財務方面應做好以下幾個方面的工作：

4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

4.2 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量

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關鍵詞 社會管理；檔案價值；影響

社會失范主要指不規范的社會行為，而人們對行為規范標準有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發揮檔案的價值，必須加強對社會失范行為的管理工作。

1　社會管理失范概述

從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規范。從社會學方面講，就是由于社會生產力與生產關系不平衡引起的社會現象，即人們的物質生活水平發展速度較快，而精神文化程度有待進一步提升?？傊?，社會失范是對人們價值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現象。當社會分工發展水平和道德發展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產生了失范現象。在被動遵守行為向主動擁護轉化的過程中，人們處于一個全新的生活環境中，他們賴于生存的準則與規范失去了意義，人們的生活環境和價值結構發生了根本性的改變，同時現行文化和道德中沒有明確規定達成目標所應采取的方法和形式。當人們不能用符合規定的手段去實現這些目標時，就會通過虛構、機械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達到目的，社會失范因此產生。

2　社會管理失范對檔案價值管理產生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創新性

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值?，F階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業的個性化發展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規范的實踐過程。

2.3　檔案內容缺失，完整性差

在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發展及其不利。

3　提升檔案價值的方法

3.1　優化管理內容，改變虛假的記錄習慣

在不同的社會中，檔案始終發揮著重要作用，傳統的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業對外競爭的優勢，也容易導致企業陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創建管理機構

開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業的發展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯系日益緊密，朝著團隊化組織方向發展，企業檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統一設定設置專業的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

3.3　創新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優秀的管理方法。傳統的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發展趨勢，又創造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

4　結束語

綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應的方法，以提高檔案管理工作的質量。

參考文獻

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［2］李潔怡．淺析管理檔案價值中社會管理失范的影響與對策探討[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．

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二、人事檔案管理的問題分析

人事檔案作為事業單位人力資源管理過程中的重要資料和信息來源，在實際應用過程中的效果并不理想，檔案對人力資源管理的促進作用并沒有充分發揮出來。當前人事檔案管理過程中存在的問題主要有以下幾方面：

（一）人事檔案管理意識薄弱。從當前事業單位的人事檔案管理工作來看，普遍存在的一個共性問題就是檔案意識不強，認為檔案對自己工作的開展沒有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫過程中存在敷衍甚至信息錯誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評價，在檔案信息的報備過程中存在弄虛作假的情況，導致信息失真，影響相關的決策。而檔案管理人員對檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯位等情況時有發生。這些充分說明當前的人事檔案管理工作存在思想意識上的疏忽。

（二）人事檔案管理方式落后。我國對于人事檔案的管理經歷了長期的紙質媒介時期，雖然近幾年信息技術的發展使得一些單位采用電子化、數字化的方式來進行檔案信息的管理，但是由于受到傳統習慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統的紙質檔案管理方式，導致檔案信息的調閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價值的發揮。

（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實際的應用中體現出其存在的價值。從當前的實際情況來看，事業單位雖然能將職工的常規檔案進行正常的歸檔整理，但是對這些信息背后所蘊藏的深層次的價值沒有投入足夠的時間和精力來研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過程中并沒有發揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來調閱的人少之又少，導致檔案成了一種長期的擺設甚至累贅。

三、發揮人事檔案價值的路徑

（一）強化人事檔案管理意識。意識是行為的先導。要充分發揮人事檔案輔助決策的價值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業單位要對職工尤其是檔案管理人員進行專業的人事檔案管理知識培訓，將檔案信息和管理的重要性深化到其內心深處。其次，要對人事檔案管理工作進行定期檢查，對職工檔案信息的真實性進行監督，發現問題及時核實糾正，防止不良影響的擴散。

（二）豐富人事檔案管理方式。當前信息技術在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯網安全性提升，通過信息化手段實現人事檔案的管理成為一種可能和發展趨勢。因此，事業單位要對檔案管理方式進行創新，通過對檔案安全性、機密性的等級劃分來靈活使用紙質與電子檔案管理方式。對于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質管理方式，而對于那些安全性要求一般，并且常規性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應用效果。

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1、提升高校辦學質量

目前高校都逐步強化了職業化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業化特質則需要與企業展開深度合作。然而，由于高校與企業分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環境的影響，使得校企合作更多體現在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業的技術創新和管理創新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。

2、助力地方經濟發展

高校所在區域的地方經濟發展，主要依托于產業經濟的發展推動。如，物流產業、旅游產業、電子商務產業等。通過調研發現，許多地方產業發展存在著各自為陣的發展態勢，而未能在循環經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業經濟走上一條綠色、健康的發展道路。

3、培養共生環境生態

盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區域內辦學，必然會受到該區域社會經濟政治環境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸?？梢?，培養環境共生的生態，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現環境共生建立起良好的社會聲譽。

二、高校檔案管理的社會化職能分析

結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：

1、助推社會主體的發展

實現高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業。正如上文所提到的，通過將高?？蒲袡n案資源在知識產權保護的基礎上，與企業技術創新、管理創新實踐相結合，則能為企業帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發展，其本身也需要進行信息重構。

2、實現社會化辦學目標

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養質量。之所以能夠實現這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當地社會經濟發展建立深度互動，來倒逼高校專業設置和教學體系的優化和整合。

從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。

三、實踐措施

根據以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。

1、充分理解企業對檔案信息的需求特點

高校在實現檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業的需求結構相對接。因此，高校專業所在院系的教學團隊，應與企業接觸充分理解企業對檔案信息的需求特點，然后再針對專業教師的科研檔案信息進行資源重構。

2、具體掌握企業技術和管理創新的短板

在與企業進行接觸時，還需要掌握企業在技術創新、產品研發，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優勢。為此，這里就需要夯實企業一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業所在院系和企業方。通過這種長效機制做保障，不僅能優化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。

3、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合

在對高?？蒲袡n案資源進行整合時，需要發揮多部門協同的工作優勢。在組織建設上，需要將專業所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現。學報編輯部借助自身的職能優勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來活動

為了實現檔案社會化管理對高校人才培養的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現了檔案管理的雙贏目標。