引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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當今時代，科學技術迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業(yè)領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應用現(xiàn)代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現(xiàn)一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。

第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現(xiàn)安全問題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施

在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網(wǎng)絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網(wǎng)絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。

3.3 創(chuàng)新電子檔案服務手段

首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現(xiàn)檔案存儲介質的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

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一、高校的財務會計檔案管理的內容

《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計賬簿；③財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；④其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，②財務軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，③打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、軟件，⑥其他應該存檔的有關資料或數(shù)據(jù)。

二、提高學校的財務檔案管理

1.增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制

財務檔案首先要得到學校領導的高度重視，把財務檔案工作列入學校工作的議事日程，深入組織學習好《檔案法》。校領導、財務負責人帶頭學習，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍。并結合學校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應的財務檔案管理體系。

2.強化業(yè)務，提高能力

加強財務檔案管理者自身業(yè)務素質，一方面積極參加財務檔案業(yè)務培訓，認真學習財務檔案專業(yè)知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻財務檔案管理工作的人擔任學校專職檔案管理員。

3.加強財務檔案綜合服務功能

高校財務部門應改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財務檔案工作職能范圍，這樣才能為領導決策服務服務。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，使財務檔案管理方法科學、管理機構高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。

4.加強檔案館的安全與保密工作是財務檔案管理的重中之重

要做還財務檔案的保密工作應建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設備安全運轉。還要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

5.做好財務檔案的信息化建設

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，運用先進的管理知識和現(xiàn)代化技術設備，提高財務檔案管理水平，財務檔案信息 網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構建網(wǎng)上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務。利用校園網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動，把部分紙質財務檔案轉化為數(shù)字檔案信息，建成各類財務檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)財務檔案的自動化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。

盡管高校財務檔案管理在 建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務檔案管理 建設還存在諸多有待研究解決的問題，應抓緊對高校財務檔案管理 建設的全面探析。才能確保檔案的質量，使學校檔案工作保質保量限期完成。

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信息化；高校；檔案管理

1前言

隨著我國教育事業(yè)的深化改革、全球范圍內網(wǎng)絡信息化的不斷普及和飛速發(fā)展，高校系統(tǒng)的檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何能夠在競爭日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰(zhàn)為機遇，實現(xiàn)突破式發(fā)展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項艱難而又不得不去完成的考題，也直接關系我國高等教育事業(yè)的發(fā)展進程。因此，必須直面挑戰(zhàn)，攻堅克難，以時不我待的緊迫感抓好這項工作，加速實現(xiàn)信息化時代高校檔案管理改革。

2信息化時代高校檔案管理改革的重大現(xiàn)實意義

高校擁有大量的教學資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發(fā)揮高校檔案管理的資源優(yōu)勢，需要以改革的雄心壯志認清形勢，全力推進。

2.1適應高校檔案管理工作新形勢的需要高校是傳播現(xiàn)代文化、傳承當代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結高校發(fā)展歷史、凝聚高校發(fā)展共識、革新高校發(fā)展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現(xiàn)，內容上紛繁復雜，數(shù)量持續(xù)增多；另一方面，隨著電子政務日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩(wěn)定性也隨之增加，亟需妥善應對。

2.2提升高校檔案管理服務效率和水平的需要高校集中了大量的現(xiàn)代前沿信息，是知識創(chuàng)新的重要基地。高效共享并發(fā)揮這些信息的功能，為學術研究和科技發(fā)展服務，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，就要求檔案管理部門不斷加大網(wǎng)絡化和信息化建設，使之在資源提供方面功能更強大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導平臺。

2.3提高檔案管理人員自身素質的需要科技的迅猛發(fā)展對檔案管理人員提出了更高工作標準。不學習就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結構和能力結構全面適應新形勢新要求。

2.4節(jié)約資金支出和工作成本的需要紙質檔案收集、歸檔和監(jiān)管投入比較大。推進檔案管理信息化，不僅能使辦公經(jīng)費得以節(jié)約，特別是紙張使用和打印費用大大降低，而且可進一步縮減人員數(shù)量，降低勞動強度，提高工作效率，可謂事半功倍。

3當前高校檔案管理工作中的問題

3.1基礎水平參差不齊高校檔案管理體系構成繁雜，特點多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標準。各高校基礎情況和財力狀況不同，導致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統(tǒng)一的標準和平臺上，更無法實現(xiàn)高校間或高校與其他機構間的共查共享。

3.2隊伍建設相對滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復合型人才。科技的發(fā)展帶來了檔案管理操作難度和復雜度的上升，大量的計算機技術應用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構成復雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進不來”的畸形局面。

3.3財政投入嚴重不足信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復印等設備，完善的網(wǎng)絡基本保障和機要保密設施，也需要周期性的必備技能培訓，這些都需要充足的資金進行保障。目前很多高校設備老化不足，配置低端等問題嚴重干擾工作開展。

4加快高校檔案管理改革的思路對策

高校檔案管理的改革是一項系統(tǒng)工程，已時不我待。高校理應高度重視，真正拿出切實可行的改革方案，各方聯(lián)動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實現(xiàn)。

4.1提高對檔案管理重視程度高校領導要切實把檔案管理工作提高到講政治的高度來認識、來落實、來保障，切實從思想上重視起來，從措施上強化起來。還要從組織體制上和制度設計上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項匯報，研究現(xiàn)實困難，全面清空發(fā)展障礙。

4.2推進檔案管理標準化建設高校領導要認真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強的執(zhí)行標準、評價標準和建設標準，制定出符合高校實際的具體執(zhí)行規(guī)程和業(yè)務流程。通過大力推進檔案管理標準化、制度化和規(guī)范化建設，確保任何一項檔案管理業(yè)務都有據(jù)可查、有章可循、有的放矢。

4.3建設一支與檔案管理信息化改革相適應的人才隊伍一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養(yǎng)老院”；三是嚴格業(yè)務技能考核，確保步步緊跟當前信息化發(fā)展潮流；四是加大培訓力度，開闊眼界，增長本領；五是嚴抓工作監(jiān)管，加強檔案管理人員工作紀律和保密意識教育。

4.4為檔案管理實現(xiàn)信息化提供充足的基礎投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準配備好庫房和安保系統(tǒng)；二是建立高質量的網(wǎng)絡支持和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；三是提供計算機、打印復印機等必要裝備。經(jīng)費要切實做到年初有預算，使用有保證，專款專用，重點保障。

主要參考文獻

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一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產(chǎn)生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產(chǎn)權。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應用的積極作用。

參考文獻：

篇5

[文獻標識碼]A

[文章編號]2095-3712（2015）21-0085-02

[作者簡介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農學院國有資產(chǎn)管理處，研究實習員，研究方向：設備管理。

《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》規(guī)定：設備檔案管理主要包括設備工作管理和設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環(huán)節(jié)中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯(lián)起設備管理的各個環(huán)節(jié)。因此，建立完善的設備檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。

一、設備檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

目前大部分高等院校的設備檔案管理采用的是設備管理部門和設備使用部門共同管理的方式。國有資產(chǎn)管理處是管理學校固定資產(chǎn)的職能部門，負責設備從制訂采購計劃、招標、到貨的驗收安裝及后期的維護與保養(yǎng)，他們方便收集設備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設備使用部門主要負責設備購進以后的安裝和操作等檔案管理。因為設備購進初期，操作人員更熟悉設備的操作方法和設備性能，安裝時也需與使用人員進行溝通協(xié)商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發(fā)生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術資料散失或殘缺不全，有些設備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設備的日常維護和使用開發(fā)。設備資料的收集是設備檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環(huán)節(jié)。

在后期設備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設備進行管理。當設備轉交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續(xù)，容易丟失。而且在設備定期維護保養(yǎng)時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在設備后期的維修和報廢環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)各種問題。

二、設備檔案的收集和建立

（一）設備檔案的橫向收集

對設備檔案進行管理，首先要將設備進行分類。分類的依據(jù)一般是以金額為標準來區(qū)分普通設備和大型設備，具體金額各高校有不同規(guī)定。個人認為結合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設備，大于十萬元的為大型設備。一般來說，普通設備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據(jù)學校相關規(guī)定及時建立固定資產(chǎn)賬目、粘貼設備標簽，并將相關信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

大型設備的檔案采集相對復雜，需要設備采購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型設備的使用價值和其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益決定的。大型設備的檔案管理，應該分別進行，即每件設備單獨設卡管理，建立完整的技術資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續(xù)，但一定要妥善保管相關資料，當設備轉交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續(xù)。對大型設備進行定期維護保養(yǎng)時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型設備借出和收回時都應立賬立據(jù)，嚴格執(zhí)行交接、驗收規(guī)定。

（二）設備檔案的縱向收集

設備的管理過程可分為設備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設備申購報告、計劃、論證報告，定購合同；開箱記錄及裝箱單，安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告；設備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄；報廢申請書，設備報廢鑒定與審批材料等。如果是進口設備，還需相應的技術商務文件，如外貿合同等。

每件設備都應從這兩方面進行相關資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎，這只是設備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術文件，就無法對日后設備的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法了解到所購置設備的使用機時及其產(chǎn)生的教學、科研效益，更無法對今后的設備采購工作有指導和借鑒意義。

三、設備檔案的管理

（一）從思想上提高認識

在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視設備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發(fā)展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結合不同類型設備的特點，進行合理的管理。

（二）建立完善的檔案管理制度

建立健全設備的檔案管理制度是做好設備儀器檔案管理工作的關鍵。設備檔案管理要從設備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規(guī)章制度。各個設備的檔案資料都應由國有資產(chǎn)管理處負責收集整理并統(tǒng)一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關技術文件，可復印原版文件，以保證原始資料的完整性。設備如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產(chǎn)生的記錄、文件、票據(jù)要及時送交管理部門規(guī)定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。

同時，不能只注重設備采購過程中的檔案管理，還要注意設備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設備應采取不同的方法。普通設備可以采取單位日常管理為主，設備主管部門監(jiān)督抽查為輔。每個學期對這些設備的使用記錄、運轉情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結果通報各使用單位。大型設備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調大型設備開放共享的情況。大型設備開放共享需要對上一年度設備的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產(chǎn)生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關系到大型設備的使用與維護，更關系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。

而對于待報廢的設備，一般都會由設備所在單位負責人組織有關專業(yè)人員做好技術鑒定。進行檔案管理時要注意保存好技術鑒定、申請報廢表、主管領導的批示等原始文件，以備存檔查詢。

（三）加強設備管理部門師資隊伍建設

設備管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經(jīng)驗。要充分利用高校優(yōu)勢，采用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關法律和規(guī)定，從而規(guī)范自己的日常工作。

高等院校設備儀器的科學化管理對提高本科教育教學質量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學合理的機制實現(xiàn)設備儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了設備采購、使用、開放共享、報廢等各個環(huán)節(jié)，做好這項工作不僅對日常設備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設備提供寶貴的經(jīng)驗。

參考文獻：

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[2] 王蕾，張富春.高校設備檔案管理的幾個問題[J].實驗技術與管理，2000（4）：125-126.

篇6

（一）檔案管理的內容

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。

（二）檔案管理的性質和特點

檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作。基本任務是科學地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理各部門檔案的一種獨立的業(yè)務工作，是國家科學文化事業(yè)的組成部分。與此同時，針對特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分，如會計檔案管理是財務管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術管理和科研管理的重要組成部分等。

二、檔案管理的地位和作用

檔案工作是國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案工作的發(fā)展受國家各項建設事業(yè)的制約和影響；同樣，國家各項建設事業(yè)的發(fā)展也會受檔案工作的影響。從檔案工作與國家各項建設的關系來說，檔案工作處于服務地位，是條件性的工作，即為國家的政治、經(jīng)濟、科學、文化活動提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。

三、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作的特點

知識經(jīng)濟與農業(yè)經(jīng)濟和工業(yè)經(jīng)濟相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導要素不同。農業(yè)經(jīng)濟的主導要素是土地；工業(yè)經(jīng)濟的主導要素是資；知識經(jīng)濟的主導要素則是人才，人才是經(jīng)濟增產(chǎn)的決定力量，是社會財富的源泉。二是競爭的對象不同。農業(yè)經(jīng)濟條件下，競爭的對象是土地；工業(yè)經(jīng)濟條件下，競爭的對象是自然資源和勞動力成本；而在知識經(jīng)濟條件下，競爭的對象是人才、知識和信息，誰擁有了人才、知識和信息，誰就能在這場競爭中取勝。三是投資的重點不同。工業(yè)經(jīng)濟條件下，投資的重點是機器、設備、生產(chǎn)線等有形資產(chǎn)，追求規(guī)模效益；而在知識經(jīng)濟條件下，投資的重點是人力資源開發(fā)，提高產(chǎn)品的科技含量，加大人才培訓力度，發(fā)展知識型企業(yè)。四是資源形態(tài)不同。農業(yè)經(jīng)濟和工業(yè)經(jīng)濟條件下，自然物質資源是資源的基礎，它是有限的，人類對它的索取是有限度的，必須考慮自然生態(tài)與人類生態(tài)之間的平衡；而知識經(jīng)濟的資源是知識、智慧、發(fā)明、管理、技術之類，它是無限的，不受地域和國別的限制。

四、實現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉變

（一）由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變

檔案管理強調以人為本，包括作為服務客體的用戶和作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中，較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶、以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經(jīng)濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產(chǎn)品的設計者、生產(chǎn)者與操作者。不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來越重要的角色。因此，必須樹立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關鍵要素。只有實現(xiàn)這一轉變，才能更好地發(fā)揮檔案人的積極性、主動性與創(chuàng)造性，才能在檔案的管理和各個業(yè)務環(huán)節(jié)中更充分地體現(xiàn)出檔案人的主體作用，從而適應知識經(jīng)濟給整個人類社會帶來的改變。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉變

要使檔案信息資源在知識經(jīng)濟時揮應有的作用，我們必須強化對檔案信息資源的科學管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理為現(xiàn)代的知識管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識含量、價值含量，提供所產(chǎn)生的社會和經(jīng)濟效益來衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應社會主義市場經(jīng)濟的要求，適應廣大人民群眾對檔案利用的需求。顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場經(jīng)濟的發(fā)展而不斷加快自己的開發(fā)戰(zhàn)略，從而增強自己的生命力。

（三）由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡化管理轉變

檔案部門的主要優(yōu)勢是收藏了大量的原始檔案，是國家的重要信息資源，對其加速開發(fā)利用勢在必行。近年來，我國檔案界相繼建立了區(qū)域性的管理網(wǎng)絡，使某一地區(qū)、某一行業(yè)或某一系統(tǒng)的檔案實現(xiàn)了資源共享。在此基礎上，我們必須變區(qū)域性管理為全方位、網(wǎng)絡化管理。一方面進行縱向聯(lián)系，就是在同行業(yè)之間建立起互通、互補檔案信息的新型關系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業(yè)之間利用網(wǎng)絡分發(fā)信息，交流工作動態(tài)，進行遠程存取的信息服務；另一方面進行橫向聯(lián)系，就是要與各行各業(yè)保持聯(lián)系，實現(xiàn)從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門與圖書、情報、數(shù)據(jù)中心連接起來，形成全國性的聯(lián)機服務網(wǎng)絡。

參考文獻：

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近年來，隨著我國高等教育教學改革的不斷深入，通過各種形式新成立的高校數(shù)量越來越多，既實現(xiàn)了優(yōu)勢互a、強強合作的辦學思路，又充分整合了教育資源，促進了教育事業(yè)的更大發(fā)展。與此同時，高校檔案工作也搭載上改革的列車，逐步走向制度化、規(guī)范化和科學化，檔案管理的內容也日益復雜多樣。本文以河北中醫(yī)學院為例，結合作者在檔案工作中的實踐，進行一些交流和探討。

1新成立高校檔案管理工作現(xiàn)狀

河北中醫(yī)學院始建于1958年，是全國建校較早的高等中醫(yī)藥院校之一，河北省重點骨干大學，河北省人民政府與國家中醫(yī)藥管理局共建高校，教育部卓越醫(yī)生（中醫(yī)）教育培養(yǎng)計劃改革試點高校、河北省雙一流建設單位。歷經(jīng)分合，于2013年4月，河北中醫(yī)學院重新組建成立。

1.1檔案管理工作出現(xiàn)停滯

學校成立前，兩校區(qū)各自獨立，檔案保管相對完整。但是成立期間牽涉到各校區(qū)分管部門交叉完成的工作，尚未立卷歸檔的文書，由于涉及人員較多，加之并校期間工作人員思想狀況不穩(wěn)，沒有人牽頭專門去督導檔案工作，所以基本處于停滯狀態(tài)。

1.2檔案工作意識薄弱

根據(jù)高校檔案管理辦法，為便于積極提供檔案利用，為學校各項工作服務，要求各校區(qū)的檔案實行統(tǒng)一集中管理。而實際情況是，兩校區(qū)處在不同的位置，距離相對較遠，又恰逢新建時期，面臨著教學研一系列新生問題。在這種情況下，多數(shù)人認為檔案工作相對次要，沒有盡快提上學校工作日程。

1.3檔案的數(shù)字化建設需要重新布局

學校成立前，兩校區(qū)檔案管理基本上處于人工狀態(tài)，沒有采用先進的檔案數(shù)字化建設平臺，檔案室固有設備利用率并不高，嚴重影響了檔案工作的進展和檔案的利用效果。新校成立后，為了適應檔案工作發(fā)展趨勢，學校檔案的數(shù)字化整體建設勢必要在檔案整合后重新布局。而學校現(xiàn)有的檔案數(shù)字化基礎設施、信息資源以及應用系統(tǒng)等各方面要素都基本還處于一窮二白的地步，給檔案數(shù)字化建設帶來了重重障礙。

2檔案管理人員的業(yè)務素質普遍較低

學校成立前，檔案室工作人員數(shù)量相對較少，身份、年齡、文化水平參差不齊，高校檔案專業(yè)畢業(yè)生更是鳳毛麟角。曾幾何時，檔案從業(yè)者的門檻都非常低，大大拉低了檔案工作隊伍的整體素質。從當前檔案管理工作的新形勢、新背景來看，真正屬于復合型的檔案管理人才匱乏，特別是針對檔案內容，能進行檔案信息深層次編研和挖掘的人才短缺。上述因素最終導致高校檔案室的功能受到很大制約。

新成立高校要做好檔案管理工作，關鍵是要進一步轉變工作觀念，規(guī)范檔案制度，推進數(shù)字化進程，提高人員素質。

2.1轉變檔案觀念，強化檔案意識

學校成立后，隨著學校內設機構調整，檔案室內部整合，部分檔案工作人員調離，檔案工作任務較之以前明顯加重，檔案工作者的壓力與日俱增。因此，學校成立后檔案工作人員及兼職檔案員有必要對自己的身份和工作性質重新定位，要從根本上轉變觀念，改變在埋頭苦干、與外界鮮有聯(lián)系等工作作風及習慣，要刷新存在感，主動適應學校發(fā)展大局，服務學校發(fā)展需要，使檔案工作在最大限度上實現(xiàn)自身價值。校區(qū)成立后應加大檔案法律、法規(guī)的學習與宣傳，加強廣大師生員工的檔案意識，時刻心系檔案，愛護檔案，共同促進學校檔案工作的順利開展。

2.2完善組織架構，規(guī)范檔案管理

新成立高校的各項工作都處于百端待舉的狀態(tài)，檔案工作也不例外。因此，首先要有組織保障。成立學校檔案工作領導小組，制定小組章程，檔案工作領導小組下設辦公室，負責協(xié)調和統(tǒng)籌管理全校檔案信息資源及檔案工作的管理機構。其次，要有嚴格的制度規(guī)范。建立健全檔案管理系列工作制度，制定《檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，印發(fā)檔案制度學習手冊，將檔案工作納人學校各部門的績效考核，使檔案工作逐步趨于程序化、規(guī)范化、科學化，為高校成立后檔案工作的有序開展保駕護航。

2.3加快數(shù)字化建設，適應趨勢發(fā)展

高校檔案數(shù)字化建設是新時期檔案室的一項基礎性業(yè)務工作，是檔案工作向學校數(shù)字化一體建設高度融合的必由之路。作為新成立高校，要抓住歷史機遇，在戰(zhàn)略起點上高度重視，切實從各方面加大力度做好檔案信息資源開發(fā)利用工作。首先，要對傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字化加工，加強對電子文檔的管理；其次，要加強檔案管理信息系統(tǒng)平臺建設，搭建檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高服務利用水平；最后，要加強檔案信息安全體系建設，通過計算機先進技術，加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督與指導，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩_保檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

2.4科學配備人員，加強素質培訓

篇8

一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯(lián)網(wǎng)時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

三、結語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展和變化，人們對于高校電子檔案的應用重視性也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員肩負更大的使命和責任。總之，借用電子檔案的應用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

【參考文獻】

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隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設是檔案開發(fā)利用，在服務中實現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

二、高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題

現(xiàn)在各高校檔案管理的意識還較為薄弱，對建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。雖然一些高校已經(jīng)有專門的檔案機構，也制定了一定的檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也較為淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦力度不夠。

高校學生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計劃，有貫徹有檢查和督促。對高校學生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實的檔案也就沒有了其作為參考和依據(jù)的價值。由于現(xiàn)在現(xiàn)實社會情況較為復雜社會不正之風的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎，高校學生檔案造假情況時有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務員、和就業(yè)，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時有發(fā)生。有的甚至到私造獎勵內容，在應聘會上同一班級出現(xiàn)很團支書、班長的現(xiàn)象更是家常便飯。這種情況的出現(xiàn)不僅造成了用人單位對高校學生檔案真實性的懷疑，使得真實的高校學生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對畢業(yè)生的誠信度受到影響。如學生在畢業(yè)時所填寫的高等院校畢業(yè)就業(yè)推薦表中，有各個科目成績，有鑒定，有組織評語等，很多時候學校、院系的鑒定意見并非來自學校和學院的只能鑒定部門的管理人員，而是學生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應的監(jiān)督制約機制。

三.改善高校學生檔案管理意見

隨著信息網(wǎng)絡技術的日益深化，高校學生檔案管理工作信息化、網(wǎng)路化格局逐漸形成，高校學生檔案管理工作也應不斷適應科技快速發(fā)展的趨勢，提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計算機技術在各個領域中的廣泛應用，高校在新生錄取、學生畢業(yè)等多個環(huán)節(jié)逐步信息化和網(wǎng)絡化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎。

電子檔案的歸集與管理已經(jīng)形成了未來高校檔案學生管理的主要方法。充分的利用電子計算機的現(xiàn)代技術手段為核心，有計劃，有步驟的把高校學生檔案分類歸檔，進一步實現(xiàn)高校學生檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡管理。有效的利用成熟的計算機技術，將高校學生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進一步的信息化管理，制成高校學生電子檔案，從而建立高校學生檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡化。因此，高校應根據(jù)其需要有效的建立紙質檔案和電子檔案相結合的學生檔案管理模式。

加強制度化建設對學生檔案管理具有十分重要的作用。根據(jù)學生情況、辦學特點、管理要求等，建立適應網(wǎng)絡教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡教育學生檔案管理規(guī)范化、制度化。使學生檔案管理部門擺脫日常的事務性工作，采取學分制和柔性管理相結合的學生檔案管理方式，充分調動學生在學習過程中的積極性、主動性，學分制是學生檔案管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學習者變被動為主動學習，更好地培養(yǎng)出適應工作需要且綜合素質較高的應用型人才。

學生檔案管理是一項具體細致、繁瑣復雜而且原則性和服務性很強的業(yè)務管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感。網(wǎng)絡教育學生檔案管理區(qū)別于普通高校學生檔案管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術，可以通過網(wǎng)絡與學生、教師進行全方位的交流，能夠指導學生在學期間通過網(wǎng)絡遠程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學生檔案管理人員要轉變思想、提高工作效率、有較強的服務意識。

總之，在這個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網(wǎng)絡資源化建設,充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數(shù)字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設。

參考文獻：

篇10

高校檔案的管理工作為的就是將高校過去各項活動的完成情況和具體內容完整的記錄下來，其中包括文字信息、圖片信息、圖標信息、視頻影像信息等多種資料形式.在高校數(shù)年來的經(jīng)營過程中，學校檔案管理工作是一項非常重要的基礎工作，它不僅能夠將學校各個時期以來的發(fā)展和進步情況作出客觀且詳細的記錄，同時還能夠為日后各項經(jīng)營決策的制定提供全面的參考材料.基于此，如何才能夠在知識信息時代中進一步提高我國高校檔案的整體管理水平，是筆者乃至所有檔案管理工作人員都需要去認真思考和完成的一項重要任務.

2檔案知識管理的內涵

2.1知識管理概述

知識管理是出現(xiàn)于上世紀的八十年代中，這種主張戰(zhàn)略性人力資源的新型管理理念一經(jīng)問世就得到了眾多學者和單位管理者的高度認可和應用.知識管理有別于其他類型的管理活動，它的一切管理行為都是圍繞著知識觀點所開展的，在組織知識信息和應用知識信息的過程當中創(chuàng)造出更多的新型知識.美國APQC對知識管理作出了這樣的定義：知識管理就是一種出現(xiàn)于新形勢當中的管理策略，在正確的時間里將正確的知識傳遞給有需求的人，從而幫助人們可以逐漸掌握共享知識和創(chuàng)造知識的方法.

2.2檔案知識管理的概念

將知識管理應用到檔案管理中以后，檔案館的經(jīng)營與管理活動就出現(xiàn)了本質上的改變.在傳統(tǒng)實體檔案信息管理的基礎之上，將更多的管理重心放在了檔案系統(tǒng)知識流的構筑工作上，從而制定出更加能夠滿足于檔案使用者的服務體系與服務內容.來自加拿大的一位著名的檔案研究學者庫克曾說過：“檔案工作者應該由實體保管員向知識提供者過渡，把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數(shù)據(jù)庫轉移到建立知識庫上，引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧的層次上.”

2.3在高校檔案管理中應用知識管理的重要性

經(jīng)過大量的管理工作實踐證明，在高校檔案管理中加入知識管理理論具有較強的現(xiàn)實意義.首先，傳統(tǒng)模式中的高校檔案管理工作過于形式化，只是將保管工作鎖定于對歷史材料這一單獨的部分中，并且還過于刻意的去強調檔案與圖書和文件之間的差別，從很大程度上影響到了至知識管理領域的擴大.而通過對知識管理理念的應用，高校的檔案管理人員則可以更加有選擇性的將價值檔案都歸納到一起，從而在不斷積累管理經(jīng)驗的過程當中構建出一個具有著無限潛力的知識共享體系；其次，在過去的時間里，我國絕大多數(shù)的高校檔案管理工作中都存在著“重保管、輕利用”的情況，高校的檔案管理部門只能夠提供最基本和最簡單的知識服務，根本無法滿足新形勢中用戶對檔案信息的高層次需求.而知識管理理念的出現(xiàn)則很好的改變了這一局面，檔案管理人員可以采用智能化和個性化的管理手段，更加精準的向需求用戶提供更加全面和深層次的檔案服務內容，從根本上提高高校檔案管理人才的培養(yǎng)水平.

3高校檔案知識管理的實施策略

3.1檔案流程的再造策略

簡單一些解釋，高校檔案的知識管理模式就是以知識為一切活動著力點的新型管理理念，它不僅能夠針對原有的檔案知識展開更進一步的積累、組織、評價以及相應的服務工作，同時還可以在充分了解用戶需求的基礎之上，從根本上發(fā)揮出檔案知識資源所擁有的現(xiàn)實價值，讓我國的高校可以在知識管理理念的幫助下發(fā)展的更快、更好.基于此，在日后的高校檔案知識管理工作中，所有檔案管理工作者都要學會將知識管理設為自己的工作導向，并在此基礎之上實現(xiàn)對檔案業(yè)務流程的調整與再造工作，通過自身努力來從最初的檔案收集調整為知識收集、從最初的檔案整理調整為知識組織、從最初的檔案信息鑒定調整為知識體系的評價，從最初的檔案基礎服務調整為個性化的知識服務.首先，在漫長的高校檔案管理工作中，檔案管理工作者不僅要做好對檔案文件的搜集工作，同時還要將一部分工作重心轉移到對內外部信息的積累上，從而在潛移默化的過程當中豐富高校師生頭腦中的隱性檔案知識；其次，檔案工作者還要對檔案信息的源頭展開全面的了解，同時要做好對檔案利用者的需求的反饋工作，爭取在這個過程中形成對知識資源的一體化管理新模式；再次，在針對高校檔案知識開展的一系列組織工作中，檔案管理人員要不斷的提高主題法的應用頻率，盡量的減少分類法的出現(xiàn)；第四，要逐漸將傳統(tǒng)檔案管理模式中的實體整體轉變?yōu)橹R整理，并且開始采用知識因子作為檔案管理的單位；第五，在開展檔案管理工作的知識評價過程中，檔案管理人員應當熟練應用直接與宏觀鑒定法，并且將檔案形者以及檔案的利用者都加入到檔案的評價團隊中；最后，高校檔案管理人員在開展檔案知識服務的過程中，要學會將用戶的需求設為服務內容的基礎導向，并且要在全面了解用戶需求的基礎上來制定出可行性較高的服務方案.在這里需要注意的是，由于信息技術在檔案管理工作中的高校應用，檔案管理與服務人員還要在日常的工作中適當?shù)募尤胍恍┚W(wǎng)絡化與智能化的內容，站在用戶的角度來檢視自身的服務行為，嚴格杜絕滯后服務現(xiàn)象的出現(xiàn).

3.2進一步完善高校檔案的管理制度

高校的檔案開發(fā)工作也要建立在知識管理理念的基礎之上，同時還要注意自己的一切行為活動都能夠得到國家制度與法理上的支持和保障.基于此，高校領導應當專門針對檔案工作的收集、獲取以及開發(fā)工作制定出相應的工作制度，確保檔案管理人員可以在日常的工作當中做到有規(guī)可循和有法可依.如今，國家已經(jīng)針對高校的檔案管理工作相繼頒發(fā)了兩部參考法律，即為《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，在此基礎之上，高校領導還要全面結合這兩部法律中的條例，來對原有的檔案管理制度進行適當?shù)恼{整與優(yōu)化.除此之外，在確保高校檔案開發(fā)工作完整性的同時，檔案管理人員還要對檔案信息的提供者以及檔案資源的真實性、合法性、合理性做出準確的判斷.高校領導也要將檔案開發(fā)成果的適用于應用范圍進行明確的劃分，從根本上杜絕非法侵占知識產(chǎn)權問題的出現(xiàn)，堅決不給不法分子留有可乘之機.

3.3全面提升檔案工作人員的綜合素質，創(chuàng)新服務內容

高校的檔案知識管理工作為的就是向需求用戶提供更加優(yōu)質的服務內容.在此基礎之上，為了能夠讓我國高校的檔案服務質量可以出現(xiàn)大幅度的提高，高校領導還要進進一步加大對檔案管理人員的培訓力度，確保他們的綜合素質水平可以達到更高的標準.在新形勢當中，高校的檔案管理人員就是檔案管理水平的一項基礎保證，其不僅決定了知識管理理念的順利應用與否，同時還關乎到檔案信息的整體利用效率.基于此，全面提升檔案管理人員的綜合素質是高校領導在接下來需要去立即完成的一項任務.首先，高校領導可以結合當前檔案工作的管理情況，來對原有的管理團隊配置做出適當?shù)恼{整，盡可能的給那些優(yōu)秀的年輕管理者一些升職與加薪的機會；其次，高校領導還要經(jīng)常性的舉辦一些培訓和教育活動，聘請一些專業(yè)的知識管理人員來到檔案管理者的身邊來展開工作培訓，幫助他們逐漸掌握獨立思考與學習的能力和方法.在潛移默化的過程當中掌握更多的新型管理知識，進一步加強自身對隱性知識的創(chuàng)造和應用能力；最后，高校領導還要建立一套完善且科學化的獎勵機制，將檔案工作管理人員的升職加薪以及福利所得與知識管理理念的理解應用緊密的聯(lián)系到一起，從根本上激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，從獎勵的角度著手來達到提高他們工作責任感與上進心的最終目的.

3.4建立匹配度較高的評估機制

從知識管理的角度來看，評估機制是確保管理工作順利實施的最終條件.在高校檔案的管理工作當中，評估是檔案開發(fā)工作中的一項重要環(huán)節(jié)，它為各項任務活動提供了絕對的執(zhí)行力.可以絲毫不夸張的說，高校如果缺少一套完善的績效評估機制，那么也就無法產(chǎn)生管理工作的真實反饋信息，從而讓知識管理理念變成了紙上談兵，毫無現(xiàn)實意義.首先，高校領導先認識到建立評估機制的重要性，時刻提醒自己，在高校的檔案管理工作當中加入知識管理理念，其主要目的是為了能夠讓檔案資源的利用率可以得到大幅度的提升，從而全校師生帶來更多的知識福利；其次，所有參與高校檔案管理工作的從業(yè)人員也要積極的投身到評估機制的建設工作當中，充分的認識到自己身上所肩負的社會責任與工作責任，盡自己的一位微薄力量來保證高校評估體系的全面性、客觀性、公平性以及公開性.并且在接下來的實踐過程中不斷的對已有的評估機制內容作出適當?shù)恼{整與更新，從而確保其能夠更好適應新新時代的發(fā)展需求，為高校檔案知識管理水平的提高打下夯實的基礎.

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一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產(chǎn)生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規(guī)劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經(jīng)常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發(fā)展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍

要建設優(yōu)質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質人才保障和智力支持。

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檔案材料收集力度小，檔案的及時性與完整性難以保證。人事檔案材料收集是人事檔案管理工作的基石。隨著我國高校人事制度的改革，高校對教職工需要分類入檔的材料不斷增加，為人事檔案材料的收集整理帶來發(fā)展性要求。因此，建立檔案管理人材料時首先應保證外部收集與內部收集相結合，外部單位調入檔案時，需要認真清查、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，及時追補和持續(xù)動態(tài)完善資料。其次，檔案收集工作應轉變被動為主動。需要檔案管理人員、人事人員主動出擊，構建人事檔案材料收集系統(tǒng)，保證材料齊全完整。

檔案信息化支撐體系建設不夠健全。高校檔案管理技術相對滯后，學校需要有計劃、分步驟地逐步加大資源投入，完善基礎設施，加強檔案管理的技術設備與信息平臺。首先，檔案信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，徹底實現(xiàn)人事信息檔案數(shù)字化。其次，要建立并逐漸完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。三是獨立建設高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為中心，充分形成用戶與人事檔案管理者間的良好互動[1]。

2、高校檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 持續(xù)強化檔案綜合管理職能。綜合管理是檔案部門的基本職責之一，對高校各種檔案及檔案信息實行集中管理；對所屬信息檔案工作進行監(jiān)督與規(guī)范指導；對高校的檔案工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理。強化職能管理的方式可以采取靈活多樣的措施，對不同特點、不同載體的檔案，可以采取不同的管理方式。同時加快實施高校數(shù)字化檔案館工程建設，爭取建成檔案局域網(wǎng)、貫通校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，高校檔案信息數(shù)據(jù)庫等三網(wǎng)一庫檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)高校檔案信息資源的遠程在線查詢[2]。

2.2 持續(xù)強化檔案管理工作的服務職能。檔案管理工作自身性質決定其是一項條件性與服務性工作。提供檔案信息資源，為培養(yǎng)高級教育教學人才、發(fā)展高新科學技術研究型人才、培訓高級專業(yè)性管理人才，為學校各項管理工作服務是檔案管理工作的宗旨。當前，隨著高校的發(fā)展，應進一步強化大眾服務意識，不斷拓展檔案管理工作服務領域，加大高校檔案開放力度，持續(xù)加快推進高校檔案服務社會化。強化服務職能可以采取多種形式的服務手段，最大限度的發(fā)揮檔案材料與信息資源的利用。

2.3 持續(xù)強化檔案管理工作的監(jiān)督職能。檔案管理法及檔案法令法規(guī)賦予檔案管理部門的監(jiān)督權力，是保證檔案管理工作走上法治軌道，建立檔案工作新秩序的重要舉措。高校檔案部門應積極參與高校的各項管理活動，以確保檔案形成質量認定;在評定職稱、晉升工資、提升職務等具體工作中，為有關職能部門提供準確、可信度高的晉升職級職稱、上報科研成果、保護房地產(chǎn)等權益的檔案憑證。高校教職工對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照相關規(guī)定及時歸檔存放。高校檔案管理部門在履行檔案執(zhí)法監(jiān)督職責同時，需要堅持監(jiān)督與優(yōu)質服務相結合，使廣大教職工能在現(xiàn)代科學管理的高度，認識并理解收集歸檔的意義與責任。同時應依法制訂并采取切實可行的控制措施，從組織上、制度上、管理細節(jié)上強化監(jiān)督職能[3]。

2.4 持續(xù)強化檔案管理工作的指導職能。高校檔案業(yè)務指導是檔案工作的重要組成部分，是一項思想性、專業(yè)性、實踐性較強的綜合性管理工作。持續(xù)強化檔案工作指導職能一方面需要依法指導，另一方面對職能部門的檔案管理工作要做好業(yè)務咨詢指導和專業(yè)培訓與服務。堅持強化搜集、簡化整理、細化檢查、深化利用的管理業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展檔案管理工作的業(yè)務指導。堅持貫徹部門建章立制，規(guī)范執(zhí)行文件材料的形成、流轉、累積、立卷、歸檔流程是保證歸檔材料齊全和完整性，提高卷宗質量的關鍵環(huán)節(jié)。高校檔案管理工作應加強對電子文件歸檔管理的業(yè)務指導。指導方式需要形式多樣，直接指導與間接指導相結合，重點指導和普及指導相結合，集體培訓與個別指導相結合[4]。

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加強高校人事檔案管理的必要性

高校人事檔案管理是高校組織、人事管理工作的重要內容,是干部、教師隊伍建設的基礎，也是衡量一所高校工作質量的標志之一。高校人事檔案管理為高校改革、發(fā)展、穩(wěn)定提供服務，是落實干部政策、選拔干部、調整工資、解決待遇、通過國家教學水平評估等工作的重要依據(jù)，影響組織、人事工作的宏觀決策,直接關系到教職工本人的切身利益。高校人事檔案管理將關系到高校人才隊伍建設, 是高校“知人、用人”的重要依據(jù)。

高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案管理人員人事檔案意識薄弱 ，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。 長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。 因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

2、目前高校人事檔案基礎設施建設滯后,檔案室面積狹小、設備簡陋、管理人員數(shù)量不夠,許多高校達不到國家規(guī)定的編制。許多檔案管理人員專業(yè)化不夠、培訓不足,影響了高校人事檔案管理科學化、現(xiàn)代化。一方面,高校人事檔案管理涉及的事務繁雜,并要做到高度保密、隨叫隨到,另一方面,不少高校的人事檔管理人員職務、職稱晉升困難，待遇偏低,許多專業(yè)人員不愿到檔案室工作。同時,由于高校教師等專業(yè)人員的流動非常頻繁,高校對檔案的利用,以至于依賴程度在增強。高校幾乎所有與教職工相關的工作都需要人事檔案提供相關信息。

3、檔案管理人員存在年齡較高,學歷層次較低，專業(yè)化知識不足。高校的檔案管理人員中只有少部分檔案專業(yè)畢業(yè),其它專業(yè)畢業(yè)的管理人員其學歷也大多是中專畢業(yè)。年齡較高,學歷層次較低是這些高校檔案管理人員的明顯特點。非檔案專業(yè)的畢業(yè)生缺乏專業(yè)知識與技能。檔案員所學專業(yè)不對口,有的只取得檔案管理專業(yè)方面的單科合格證。實踐也充分證明,這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對新的管理方法與模式無所適從,其在檔案管理中很難勝任此項工作。

4、高校人事檔案材料準確性、規(guī)范性、及時性有待加強。教職員工人事檔案材料的真實性、完整性難以保證。在許多人事檔案材料中，我們看到部分內容是經(jīng)過干部本人或者是相關管理人員人工填寫上去的，例如出生年月、工作日期、入黨日期等情況。但是在實際工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多人事檔案的部分內容出現(xiàn)前后不一致的情況，并且存在較多錯誤。例如：一個人不同檔案中的出生年月能夠相差好幾年，出現(xiàn)了許多次前后不一致的情況，這為職工管理工作造成了許多阻礙；另外，高校干部經(jīng)歷、干部任職時間、工資調整與數(shù)額等方面也經(jīng)常出現(xiàn)誤差。我國組織部出臺的《干部檔案管理條例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的, 蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。然而，現(xiàn)實的高校人事檔案材料中，普遍存在著缺少加蓋的公章、簽字，字跡并不符合國家規(guī)定的檔案材料，尤其是院校新調進來的教職員工，人事檔案材料內容可謂是五花八門。例如有些履歷表并沒有填表年月日期以及本人簽字，也沒有上層組織審查意見與公章，部分考核表也存在著諸多類似的問題。部分人事檔案材料中字跡有圓珠筆寫的，有藍色水筆寫的，甚至有鉛筆寫的，這些諸多不合格的人事檔案材料不但增強了人事檔案材料管理的難度，也使得人事檔案材料不完整。

加強高校人事檔案管理的對策

1、提高認識，加強領導，重視發(fā)展，加大投資。高校應成立檔案工作領導組，提高黨委對人事檔案管理工作的重視，專題研究人事檔案工作，必須做到認識到位、組織到位、措施到位，將檔案工作與學校的長遠發(fā)展規(guī)劃、教師職工隊伍建設、干部隊伍建設、退休人員管理、年度計劃及相關部門的職責考評相結合， 同步發(fā)展，定期召開專題會議，學習有關文件精神，總結檔案工作中遇到的問題， 不斷探討和研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題并提出可行性方案并付之實施。 同時，還需加強對人事檔案管理工作的宣傳力度，將人事檔案管理工作放在高校發(fā)展建設中的重要地位并充分發(fā)揮其作用，切實提高教職工的思想認識，認真對待檔案材料，將自己的實際情況收錄于檔案之中，自覺禁止弄虛作假。 加大投入，加強和完善基礎設施建設，改善基本條件，建立人事檔案專用庫房，實行檔案室、閱檔室、辦公室的分開，同時建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行考核管理，建立“ 定性、定量、定質” 的標準化管理，配合人事管理制度改革的進度，為促進高校人才合理流動做出貢獻。

2、實現(xiàn)高校人事檔案管理的標準化。人事檔案工作的標準化就是要對人事檔案實行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調等有序化管理控制,以獲得最佳檔案管理效益,既要建立和完善人事檔案的術語、代碼、分類、計量、統(tǒng)計等基礎標準,也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術標準。高校人事檔案管理的標準化,就是按照國際通行的做法管理和處理檔案,使檔案材料的歸類、借閱和保護制度符合國家和國際標準。標準化也意味著規(guī)范、科學、人性化,是檔案建設和管理的時代要求。