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高校檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，集合了教學、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進行，高校檔案在學校越來越多的方面起到至關重要的作用。在技術發展的新形勢下，建設數字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。高校要充分運用計算機技術實現檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理，建立各類數據庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。

一、數字檔案館的含義

數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構成的數字檔案館群體。其主要功能包括數字檔案的接收、采集、管理、利用和系統維護。

二、高校數字檔案館建設中存在的問題

1、數據不規范、標準不統一

標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數據標準化問題，檔案館系統基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不規范，致使大多數檔案館無主題標引，難以實現資源共享。

2、技術條件受限

從技術條件來看，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，這是一項涉及超大規模數據庫技術、網絡技術、數字化技術、數字檔案標引技術、多媒體信息處理技術、基于內容的檢索技術、數據庫與分析處理技術、自然語言理解技術等內容的系統工程。然而，目前大多數高校數字檔案館建設的投入與產出不成比例。建設數字檔案館所需的硬件設備、軟件投入巨大，數字檔案館的建設與利用對于建設者還有很重的經濟負擔，所以很多高校并不具備建設數字檔案館的條件。

3、電子文檔的歸檔難問題突出

隨著計算機無紙化辦公的發展，學校各部門大都采用計算機進行業務管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據不同的任務目標、不同的業務，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。

4、檔案信息數字化的對象問題

檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統一標準劃分哪些檔案信息可以數字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數字化。

5、檔案管理人才培養問題

目前很多高校的教師學歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現“偏科”，檔案、信息處理復合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數字化進程。任何一個數字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結構、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設需要，應著手培養和引進一批人才，培養和提高他們的技術知識、設備使用情況已經人員自身政治素質，促使這支隊伍成為具備靈活運用現代化技術技能，能夠開發檔案信息化項目和產品的隊伍。

三、高校數字檔案館建設思路

如今高校校園網覆蓋校園各個區域，整個校園基本實現信息傳輸網絡化。同時在教學、科研、管理等活動當中形成了各個門類的檔案實體憑證，建立了與檔案實體相關聯的各類信息資源庫，這些給數字化檔案館的建設提供了契機。

1、加強檔案數字化基礎建設

擁有先進的基礎設施是建設數字檔案館先決條件。目前高校應根據數字檔案館的功能需求建設完善基礎設施，主要包括：計算機網絡設備、數字化設備、檔案系統管理軟件、存儲設備、服務器、攝像機、掃描儀、光盤記錄設備等。其次，綜合管理系統平臺也是數字檔案館為了適應時展而應具備的基本功能。

2、數字檔案館資源庫建設

傳統檔案資源數字化主要使用計算機及相關技術管理檔案資源，建成各類專題全文數據庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數據庫，元數據庫，內容數據庫。具體來說，有以下幾種專業數據庫：（1）教學檔案數據庫。主要包括教學計劃，教學大綱，教學檢查及評估，教學改革，專業發展規劃，教材選擇與建設，教學管理條例等教學方面的數據資源，學生學籍管理，學生學位管理，學生成績管理，學生教學評價管理，學生專業證書考試管理等與學生在校學習有關的數據資源。（2）文書檔案數據庫。文書檔案是在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影， 又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數據庫。主要包括科研成果管理、科研項目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。

3、制定標準規范和安全管理體制

數字檔案館標準規范的制定是數字檔案館建設的基礎性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數據標準化、電子文件標準化。數字檔案信息的安全管理維護，主要是指維護數字檔案館的資源安全、網絡運行安全、物理安全、信息安全保密等。網絡的正常運行是基本前提，重點是做好計算機病毒的防御，確保網絡環境安全綠色。實行嚴格的權限管理和管理員制度，以保證系統有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網訪問，斷絕與外網的連接。采用防火墻、身份認證、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統的安全。應當高度重視數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。

4、檔案管理人員隊伍建設

高校應提高對培養檔案優秀管理人才的重視，數字檔案館是集網絡技術、操作系統、管理系統、多媒體技術等于一體的現代高科技項目，需要信息采集、處理并數字化的人才；計算機操作、網絡維護、系統開發的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業人才。所以高校在對檔案管理人員的培養要有針對性，既有專業人員，又有復合型人才。

數字檔案館是高校檔案館未來發展的必然趨勢，是一項龐大的系統工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進的進行。高校要在建設數字檔案館的過程中不斷積累經驗，從而更好地為師生服務。

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1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現狀分析

針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調查，并對其檔案管理現狀進行了分析。調查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。

缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業的發展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。

獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。

總體而言，檔案資料是獨立學院在其發展過程中直接形成的原始記錄，是學院發展中最重要的載體之一，是衡量教學質量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現狀看，獨立學院檔案管理工作現狀總體形勢不容樂觀。

2 構建“互聯網+”時代的檔案館對策

1、建立規章制度，強化管理，提高工作效率

一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環節做到依規辦事。

2、加強專兼職檔案人員業務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業務素質

檔案工作者的素質是檔案管理與建設中的關鍵環節。具有一支技術強和穩定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調動工作人員積極性，同時也是展示優秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。

3、加快獨立學院檔案建設

獨立學院檔案數字化建設，是隨著信息化發展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時展而產生的。加快數字檔案建設，創新服務方式是獨立學院檔案工作在大數據的生態背景下面臨的機遇和挑戰。檔案數字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區不同的檔案信息以數字的形式存儲，利用網絡的方式連接，能夠實現檔案信息共享與最大化的利用。

4、創新服務方式，提高服務水平

在互聯網環境下，不少檔案館已經開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。

5、基于互聯網發展，構建檔案館APP移動服務

互網絡的廣泛應用和覆蓋，數字技術的快速發展的當下，移動數據終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯網+”的新形勢，創新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯網+”的發展機遇，不斷創新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。

總之，管理者應轉變觀念，創新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續發展服務，為師生提供高質量快捷的服務。在全國檔案數字化發展的背景下，“互聯網+”是一個發展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創新檔案服務。

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一、高校數字檔案館建設的重要意義和作用

從廣義講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。高校數字檔案館建設的重要意義和作用主要表現在加強校內檔案信息資源的共享、實現檔案管理系統與辦公自動化的無縫鏈接、提升職能部門管理的規范化和加強高校信息服務的網絡化和多元化幾個方面。

二、高校數字檔案館的現實條件

1.信息資源重復保存，不利于節約開支。已經形成的某些信息資源存在著重復保存現象，造成人力、物力和財力的浪費，像學生的電子論文在檔案館和圖書館都有保管，視頻、音頻資料在檔案館和音像室也有重復保管等，隨著數量的增多，應進一步加強信息資源的整合、分配、集中管理與永久保存等問題。

2.信息資源保管部門無條件開展深層次的整合與挖掘。學校檔案館、院系檔案室的工作人員主要職能是收集和保管檔案、文獻和資料，主要職能是開展檔案的分類、整理、保存、保護、提供館內查檔服務等基礎業務，在跟蹤學校動態發展和利用信息化技術開展編輯、研究、匯總、分析等方面有很大的局限性；盡管校史館在開展編史修志和歷史展示方面做出了大量的成績，但由于人員少、信息技術支持有限等原因還很難從學校發展的各個方面來開展全面的、系統的信息資源挖掘、利用和展示的工作。

3.信息資源分散管理，不利于系統化開發。據調查，大多數高校多年來形成的各類信息資源中，具有憑證和查考價值的紙質文檔如歷次校級會議記錄、重大活動記錄、重大科研項目報告與實驗數據等具有憑證和參考借鑒作用的文字材料大都以檔案的形成保存在檔案館；近年來開展信息化建設與應用形成的各類學生學籍信息、科研項目經費及研制過程記錄等都以電子數據形式保存在學校計算機與信息中心的服務器；各類聲像、多媒體信息則保存在宣傳部和音像資料室；各院系的資料室也存有相當部分的資料，特別是校慶、系慶等重大活動所編輯、匯總和展示的各綜合性成果都未進行系統化管理；這無疑造成信息資源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息難以獲得。

4.已形成的數字信息資源沒有永久保管基地。學校各部門信息化應用形成的數字化信息資源，校慶、系慶等重大活動統計、匯總、編研和開發各類綜合信息，校史館編撰的各類圖書、資料，以及回憶錄、名人事跡等綜合性資料和學校各級領導開展重大決策過程中所參考的統計報表和綜合分析數據等，分散在學校多個部門，尚未開展系統管理、持續積累和永久保管，也未制定專門的收集、保管和存儲制度、規范與標準。

三、大數據視域下高校數字檔案館建設的總體模式和策略――宏觀角度和微觀角度（技術層面、安全層面、人才層面）

1.宏觀方面。高校數字檔案館數字化建設的項目思路、研究內容、經費預算、項目人員等情況進行了重點調研，確定工程建設方案（1）研究校內信息資源的保存、管理和分布現狀，針對高校內部信息資源的利用與開發、展示需求，確定數字記憶基礎數據庫的建設方案；（2）研究高校數字化檔案館的規劃方案，基于校內IT資源狀況，確定軟硬件基礎設施平臺的建設方案和系統應用與實施的策略；（3）開展信息資源積累、開發與整合，一方面，將已有的保存在館的紙質信息資源進行數字化加工、編研、開發和整合；另一方面，將已形成的大量的數字化信息資源進行綜合處理，實施集中管理、永久保存、研究開發和有效利用。（4）研發數字記憶網絡平臺和數字資源管理軟件系統：針對收集、整理、處理、整合、管理展示、和利用等的需求，開發數字資源管理信息系統和信息平臺，建設網絡化數據統一管理的集成服務平臺。（5）制定管理制度與標準規范體系，包括從收集、整理、分類、組織、存儲、編研、開發、、展示和提供利用等全過程的業務工作規范和數字資源組織、存儲、管理、的格式規范與標準。

2.微觀方面：

（1）數據存儲技術。海量數據存儲技術一般包括直接附加DAS技術、網絡附加存儲NAS技術、存儲區域網SAN技術、內容尋址存儲CAS技術等幾個方面。對于影像數據存儲技術方面，東北大學檔案館館藏檔案掃描采集后的影像數據技術值得采用，單個多頁無損Tiff格式文件：此類文件保留了原始圖像的清晰度，最大程度的還原了檔案的原貌，并且多頁圖像可以在一個圖像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于網頁瀏覽，所以系統在客戶端通過網頁瀏覽圖像時，將自動對Tiff格式圖像進行切分和有損壓縮處理生成多頁多個臨時的JPG格式文件：此類文件在不影響原始圖像清晰度的情況下進行了有損壓縮，圖像格式標準化、輕量化，便于網上查詢瀏覽利用。大部分館藏檔案為單卷多頁，為進行數字化加工時的便于管理和流水化作業，采用支持多頁存儲的JTIF（JPEG Tagged Interchange Format，24位彩色，YUV 4U4U4）格式存儲，可同時將多頁的檔案掃描進入一個圖像文件的不同頁面中，可避免發生圖像不容易確定歸屬的問題。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。

JPEG格式是國際上通行的標準。JPEG是the Joint Photographic Experts Group（聯合圖像專家組）的縮寫，是用于連續色調靜態圖像壓縮的一種標準，是一種高效率的24位圖像文件壓縮格式，同一幅圖像，用JPEG格式存儲的文件是其他類型文件的1/10～1/20，是互聯網上通用的圖像傳輸資源。

（2）安全戰略。對于高校數字檔案館而言，應自行對館藏各種數據資源進行及時全面的更新、維護、備份，以保證數據長期、可靠的有效保存。

要建立一個安全的網絡保障體系，保證關鍵數據、關鍵應用平臺的安全以及各個館際間業務部門的安全，實現網絡應用系統的安全高效運轉。網絡安全建設一般包括，多層次的防火墻設備、網絡入侵檢測系統、網絡防毒軟件、密鑰技術等防范能力；同時要構建一個良好的網絡設備的運行環境，比如，要具備防火、防潮、防水、防盜能力，有一個恒溫、恒濕、防靜電的機房環境，更適合在大數據下的海量存儲網絡系統中實現。

（3）人才戰略。大數據視域下的高校數字檔案館建設，要求檔案工作人員不僅僅是要懂得檔案管理的內容，還要懂得計算機專業知識，具備現代化、網絡化和數字化的相關技能，最好還要懂得網站技術、數據庫技術及多媒體等技術的多料人才。因此，檔案部門應該積極組織檔案工作者進行系統培訓，進行交叉學習，計算機專業的檔案工作者要學習檔案學基礎理論和知識，檔案學專業的檔案工作者也要學習計算機的相關知識，互通有無，這樣才能推動數字檔案館建設的步伐和進程。

數字檔案館建設也存在著很多不足和問題，需要我們進一步去探索和實踐，相信，隨著技術手段的不斷進步，人才隊伍建設的不斷提高，安全保障系數的增高，高校數字檔案館建設一定會在大數據視域下不斷完善和進步。

參考文獻：

[1]謝海洋.數字檔案館網絡技術初探[J].檔案學研究，2005，（03）.

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一、云計算概述

根據業內共識，云計算是一種通過網絡統一組織和靈活調用各種ICT信息資源，實現大規模計算的信息處理方式，是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網絡訪問可配置計算資源（如網絡、服務器、存儲、應用程序和服務）共享池的模式。云計算的基本原理是將多個成本相對較低的計算實體通過網絡整合成一個具有強大計算處理能力的系統，以服務的形式將軟件、平臺、基礎架構等提供給用戶。用戶所處理的數據并不存儲在本地，而是保存在互聯網的數據中心里面，并且云計算服務提供商提供大量專業人員對數據中心進行專業化管理，維護硬件、安裝和升級軟件、防范病毒和各類網絡攻擊。

二、高校數字檔案館建設概述

隨著信息技術的迅速發展，建設高校數字檔案館已是高校信息化的必然趨勢。高校數字檔案館是信息時代高校檔案館新的存在形式，是信息時代保存高校記憶的重要方式。目前，國內一些知名大學已經在檔案信息化建設方面取得了顯著成效。例如，南京大學檔案館從1983年就開始在國內首次采用計算機管理科技檔案信息。先后自主研究和開發了多套檔案管理軟件，其中“南大之星”檔案管理軟件已為湖北省內多所高校檔案機構使用。上海交通大學檔案館聯合多個單位開發和研制的《上海交通大學數字檔案館》項目，于2008年順利通過了由上海市檔案局組織的成果鑒定，標志著全國高校第一個數字檔案館建設成功。

近年來，高校數字檔案館建設取得了可喜的進展，但也存在一些亟待解決的問題。一方面，一些高校檔案意識薄弱，檔案管理理念滯后，未意識到高校建設數字檔案館的必要性。另一方面，在高校數字檔案館建設中，設備技術支持、專業人員配備、后期擴容維護等方面經費投入很大，不是所有高校都具備建設數字檔案館的實力。

三、云計算應用于高校數字檔案館建設的優點

從建設成本方面看，高校無需投入大量資金購置、安裝、管理維護數字檔案館建設中所需的設備，只需配備接入云平臺的簡單用戶終端，由云端統一管理軟硬件資源，高校檔案館可按需使用云端ICT資源，按量支付服務費用，從而實現數字檔案館建設成本的降低。

從信息存儲方面看，云存儲為高校數字檔案館日益增多的館藏資源提供海量存儲空間。傳統的存儲方式要避免客戶端和服務器的瓶頸，而云存儲應用靈活而先進的分布式算法，在存儲量和分布式規模增加的時候盡量保證檢索的效率。

從資源共享方面看，云計算實現了ICT資源的集成，高校檔案館能夠共享云平臺上的服務器、存儲空間等，使用統一規范的應用軟件系統，避免各高校“孤島”式檔案信息化建設帶來的ICT資源重復建設。

從利用服務方面看，數字檔案館的云服務平臺能實現多種服務形式的開展，如個性化服務、知識服務等，充分體現以用戶為中心的服務思想。高校檔案館借助云服務平臺能夠實現為校內各部門及社會提供多元化檔案服務，不斷提升高校檔案利用服務工作水平。

四、云計算環境下高校數字檔案館的構建

（一）系統功能需求分析。需求分析是基于云計算的數字檔案館設計、開發與實施的重要依據。需求分析的準確性、科學性是影響基于云計算的數字檔案館系統工程成功的重要因素。

1.收集功能。檔案收集是高校檔案館面向校內各個檔案形成部門開展的主要工作，也是高校檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。在進行需求調研時需要確定：高校檔案館與其他各部門內部的業務流程、任務分工方式；高校檔案館接收其他部門電子信息的約定（例如移交途徑、格式等）；檔案收集工作與館內其他業務工作之間的信息流關系；檔案接收處理過程中產生的所有信息，哪些需要記錄、跟蹤、管理等。

2.管理功能。為了改變目前一些高校各類檔案信息單獨建立數據庫文件、檔案信息檢索及利用等方式比較落后的現狀，應對高校檔案館內各檔案門類之間的信息進行關聯，實現檔案信息的系統化管理；將各類檔案信息按照各部門的權限進行配置，實現館內全部檔案信息的集成化管理和權限范圍內信息資源的共享。

3.保存功能。云環境中數字檔案館能夠實現數字檔案長久的安全保存，包括數據的長期保存以及安全的海量數據存儲空間。高校檔案館保存的是學校的歷史、文化、記憶，檔案信息的安全保障是至關重要的。同時，隨著數字資源的不斷增多，高校檔案館應適應高校檔案工作未來發展需求，不斷擴展數字資源存儲空間，從而確保能夠不間斷地記載學校歷史，傳承學校文化。

4.利用功能。高校檔案館應將學校發展過程中形成的重要信息資源進行系統化整合、編研，為學校各級部門提供多元化利用服務，提高檔案服務工作水平。云環境中高校數字檔案館應當實現以較低的用戶端設備要求，滿足利用者對檔案信息的快速、準確、全面的查詢要求，實現開放檔案信息的共享和網絡化利用，實現檔案信息智能編研、深度挖掘，實現參考咨詢服務、個性化服務等多種服務方式，實現用戶統計管理、權限管理、日志統計等功能。

（二）基礎架構。筆者曾經在《基于云計算的數字檔案館建設與服務研究》一文中根據云計算服務體系結構，設計了基于云計算的數字檔案館基礎架構，該架構同樣適用于云環境中高校數字檔案館的建設。高校可以結合自身需求對各層服務進行選擇及調整，以便服務于本校檔案工作，但總體框架不脫離該基礎架構。

1.基礎設施層。該層提供數字檔案館所需的計算、存儲等資源來裝載相關應用。該層利用虛擬化技術實現一臺物理機上運行多個虛擬機。例如，虛擬化技術將服務器資源邏輯切分，形成虛擬資源池，為高校數字檔案館提供檔案存儲、網絡傳輸等所需的相應資源，并且有利于進行檔案數字資源的備份、移動和復制。

2.平臺層。該層是一個應用程序的共享平臺，可運行多種應用程序的所有負載，支持現有應用程序的整合并且高效地構建新應用程序，實現高校檔案館對應用程序的有效控制，包括檔案接收、虛擬庫房管理等。例如利用多租戶技術，能讓一個單獨的應用實例為高校內多個檔案移交部門服務，并且對各部門移交的數字資源保持良好的隔離性和安全性。

3.應用層。該層提供可擴展服務接口，根據用戶需求提供相應的應用接口，實現用戶對應用層的訪問。例如，該層整合了平臺層所提供的應用軟件，由于支持公開協議（如HTML4、HTML5），高校檔案館只需配置一個簡單用戶終端接入網絡后就能訪問該層的應用，無需安裝和升級軟件，按需求量服務，按服務計費，從而節省數字檔案館建設成本。

4.終端用戶層。云環境中高校數字檔案館的用戶終端不需要強大的運算能力即可響應用戶操作，保證用戶的良好使用體驗。用戶可以利用多種終端設備接入網絡，直接訪問應用層，獲取相應服務。例如，使用移動終端設備比如手機、平板電腦等接入網絡后，即可獲取高校數字檔案館云平臺提供的各種服務。

近年來興起的云計算技術給數字檔案館的建設帶來了新機遇，也給高校數字檔案館的建設提供了新思路。云環境中高校數字檔案館建設方案的實現，在技術上沒有太多障礙，但實施起來是一項長期且艱難的工作任務，但可以肯定，云計算技術的迅速發展將對高校檔案信息化進程產生越來越大的影響。

【參考文獻】

[1]胡大平，王留軍.智慧城市關鍵技術與產業發展[M].武漢：長江出版社，2014（11）.

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1 影響高校檔案信息安全的因素

1.1 網絡級因素

網絡運行系統的物理設備存在著不同程度的安全隱患，包括主機硬件系統本身的安全漏洞、不穩定性、意外損壞及外界環境（如地震、閃電、風暴等）對系統運行可靠性的影響。

1.2 數據級因素

數據級因素包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存貯、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯等，主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題。

1.3 應用級因素

檔案管理信息系統的用戶管理層次的不規范性，操作人員安全配置不當，用戶安全意識不強，口令選擇不慎以及用戶將自己的帳號隨意轉借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等均屬應用的因素。

1.4 計算機病毒

計算機病毒是一種能夠修改別的程序，且把自身的復制品包括進去的可執行的計算機程序，“傳染”性很強，具有破壞程序、刪除文件甚至破壞系統的能力。它通過網絡傳播，其傳播速度、傳播范圍和破壞性等方面都是其它媒體傳播病毒所不能比擬的。由于每個單位或部門的檔案信息都是通過局域網接入INTERNET的，網絡的共享性和開放性，使用的TCP/IP協議的缺陷和操作系統的安全漏洞等決定了網上信息的安全存在不足。另外軟件的設計也存在安全隱患，都會遭到病毒的侵蝕，嚴重時會導致系統癱瘓。

1.5 人為的惡意攻擊

俗稱黑客行為，是計算機網絡所面臨的最大威脅。它們可以分為以下兩種：一種是主動攻擊，即以各種方式有選擇地破壞數據的原始性和完整性；另一種是被動攻擊，它是在不影響網絡正常工作的情況下，進行截獲、刪除、竊取、破譯以獲得重要機密信息。這兩種攻擊均可對計算機網絡造成極大的危害，并導致信息的機密數據泄漏。

2 確保高校檔案管理網絡安全的措施

2.1 提高安全意識

俗話說“防患于未然”，為確保我們的計算機不受到惡意侵害，我們要設的第一道防線便是要增強我們的計算機網絡安全意識。要定期對檔案員進行網絡安全知識培訓，要熟悉面臨的各種安全威脅，要定期檢查安全升級和軟件補丁，不要將未保護的移動設備接入網絡，不要輕易嘗試來歷不明的軟件等。

2.2 網絡級安全策略

確保支撐系統運行物理設備的安全是網絡安全的根本。其包括網絡基礎建設如網絡布線、網絡連接、局域網和廣域網環境的構建、設備的選型及其各個環節安全策略的考慮。人們往往會根據需要采用適當的防火墻設備及網絡管理軟件來確保局域網的內外用戶的訪問權限和網絡上數據包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設備保證整個系統的穩定運行，如磁盤陣列等設備的采用來保證一臺服務器出現故障而不會導致整個系統的癱瘓問題等等。

2.3 數據級安全策略

數據級安全主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題。針對影響數據安全的各種因素，在建立網絡化檔案管理信息系統時，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統來確保應用系統的安裝和運行，目前主流的操作系統有Unix、Windows和Linux，他們各自有其優越性，安全問題也各有特點，關鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統和數據庫管理系統。當然考慮檔案原數據的存放規則和保管策略也是非常重要的問題之一，需要一定的保管制度來約束。這些都是檔案應用系統能夠安全運行的根本保障。

2.4 應用級安全策略

應用級安全主要取決于檔案部門所采用的應用系統的用戶模型的定義模型和使用規則。一般情況下，檔案管理信息系統的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權限。系統常常按功能權限劃分為系統管理、數據操作和數據瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業務職能的實際需求，對其操作權限和操作功能進行定義，如單位領導、專職檔案工作人員、兼職檔案員（學校歸檔單位）等。但不論采用哪種用戶模型，要求應用級的安全至少包括兩項功能：一是對系統中各個功能模塊的操作權限的定義，另一個是對系統數據的分層管理和操作權限的定義。

3 保障高校檔案管理網絡安全的方案

3.1 網絡和數據的安全方案

一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配備智能UPS（不間斷電源設備），防止斷電造成數據丟失和文件損壞。二是要嚴格遵守工作制度和操作規程，保障操作安全、接入安全和應用服務安全。三是要建立完備的檔案信息數據備份和災難恢復機制，充分考慮軟件、硬件性能，合理設置網絡和軟件安全運行環境參數，及時備份數據，確保檔案數據安全。四是要加強網絡系統安全管理技術的研究和應用，如防火墻技術、防改技術、防病毒技術等，快速排除各類故障。五是制定規范的管理制度，健全系統管理體制，通過法律的手段，嚴厲懲治破壞公共網絡系統的行為。

3.2 網絡基礎環境的安全技術方案

采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。最理想的方案是數字檔案館的內網和外網之間要實行物理隔離，內網和專網之間要實行邏輯隔離。在具體操作中，要注意應用防火墻技術、網絡防病毒、CA論證、加密傳輸、VPN、漏洞檢測和監測預警、備份恢復等一系列安全技術[4]。

3.3 防火墻安全解決方案

防火墻是設置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網絡的數據包，它本身具有較強的抗攻擊能力，可以實現以下幾種安全功能：一是限制未被授權的用戶進入內部網絡，過濾掉不安全的數據包；二是防止入侵者接近本系統的防御設施；三是限定內部網絡用戶訪問特殊站點；四是為監視Internet安全提供方便。服務器通過特定的端口對外提供服務，如Web服務的8089端口等，避免了外界用戶對服務器其他端口訪問的可能性。如果檔案館需要數據服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規則來限制，這樣除了經過已認證的用戶外，所有本局域網以外的用戶在訪問內部網絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，使用時可以通過對客戶端IP地址或者網卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數據包的檢測進行過濾，以保證整個網絡系統的安全運行。這種方式是用防火墻的路由模式來實現的。檔案館內部的PC統一使用內部定義的網址如192.168.X.X，通過防火墻的NAT功能訪問互聯網，外界不能直接訪問到檔案館內部的PC，減少被攻擊的可能性。

3.4 檔案管理信息系統的安全方案

數字檔案信息的錄入和維護主要依靠管理信息系統所提供的各項功能來完成，由于用戶角色的不同，權限的差異，要求應用系統能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。其主要體現在三個方面：一是要采用成熟先進的計算機應用系統運行結構；二是對系統用戶按照工作需要進行角色和等級的區分；三是對檔案數據的安全管理級別如保密、開放等狀態按照檔案法規定和實施細則進行多級安全管理，以區別不同類型用戶的訪問。

3.5 設備故障的安全防范

數據完全丟失或者系統無法保持原有的有續的存貯狀態的危害極大。因此要求系統在設計之初應充分考慮到系統的安全應急措施、數據的異地備份等管理策略。當發生計算機設備故障時，是以保護數據為主要目的還是兼顧數據和運行系統二者的安全？可以根據自己的工作需要和資金分配情況進行選擇。如果是以保護數據為主要目的而采取的較為經濟的方法往往是“冷備份”機制，其缺點是不同步，占用存貯空間較大，優點是操作簡單，恢復起來較快，但最新數據會丟失；如果系統為雙機“熱備份”機制，就可以比較好地保證系統應用程序和數據相對較為安全。“熱備份”的優點是投資大，數據實時，系統運行不間斷，當一臺服務器出現故障時，另外一臺能夠及時替代其工作，不至于由于系統維修而耽誤業務工作的開展。

4 結束語

隨著數字化教育基礎設施的不斷完善，數字化檔案館已成為高校檔案館的發展的趨勢。數字檔案館的安全問題引起了人們的高度重視。數字檔案館在建設初期采取防火墻、防病毒、漏洞掃描和入侵檢測等常用方法的同時，提高檔案館相關人員安全防護意識、加強管理人員的網絡安全的知識水平、提供必要的安全技術培訓，也顯得尤為重要。

【參考文獻】

[1]鄭薇，馬景復.高校檔案館網絡安全措施[J].中國教育信息化，2007，4.

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隨著經濟社會的發展、技術的進步，高校正邁入數字化管理時代。檔案數字化是指將不同載體形式、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入轉化成計算機可以識別的數字形式，形成可供保管與利用的數字信息資源庫。[1]對檔案室檔案進行數字化建設，有利于保護檔案實體、方便檔案借閱查詢。筆者認為高校的檔案室數字化迫在眉睫。

一、 高校檔案室檔案數字化的必要性和意義

1.高校檔案室檔案數字化是國家信息化建設的必然要求

國家檔案局于1996年把電子文件研究項目列入科技計劃，1999年完成了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》，同時要求各級檔案部門積極地開展檔案數字化建設的研究和實踐。[2]因此，高校檔案室必須做好檔案數字化建設的工作，以迎合國家信息化建設的方針政策。

2.高校檔案室檔案數字化有利于推動高校檔案事業現代化發展

在傳統的檔案文件管理時代，檔案室的工作主要以接收、保管、查閱紙質檔案為主。這一工作方式有極大的封閉性，容易產生“重保管、輕利用”的工作思想。隨著數字化時代的到來，通過利用計算機和檔案管理軟件對文件進行收發、歸檔、鑒定、銷毀、利用，使整個過程快捷、準確，節省了大量的人力物力財力，大大提高了檔案室的工作效率，從而推動檔案事業的進一步發展。[3]

3.高校檔案室檔案數字化有利于提高檔案工作者的社會地位

傳統的檔案工作者，大多從事于比較機械的手工勞動，檔案工作者的效率比較底下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作人員的評價。檔案部門要想提高自己的社會地位，必須提高自身的數字化水平。此外，檔案工作者必須更新利用檔案管理理念，有效利用和共享技術手段和方法，發揮其增值作用，從而提高檔案工作者的社會地位、實現檔案事業的跨越式發展。

二、高校檔案室檔案數字化的條件

1.信息時代的發展為檔案室檔案數字化奠定了堅實的基礎

隨著經濟技術的發展、計算機網絡的普遍使用，我們已生活在信息時代。這一時代為人們的生活、工作等各個方面提供了便利，在一定程度上打破了時空的限制，提高了人們的生活水平。正是由于計算機和掃描儀、復印機等各種軟硬件的使用，才使檔案室檔案數字化成為可能。同時，在社會信息化的背景下，對檔案室檔案進行數字化的改革，正是順應時代的潮流而必須實現的轉變。

2.高校檔案室檔案的增多使其數字化迫在眉睫

近年來，各高校為培養更多的人才都在實施擴招政策。一方面，它使更多的學生能夠邁入高等學府享受更高的教育；另一方面，它給學校各方面帶來了競爭壓力。原有的檔案庫房已不能滿足逐年增多的檔案文件，這促使檔案室工作人員作出相應的更改。檔案室檔案數字化通過對檔案內容的數字化掃描，在提供利用時，以查找電子檔案為主，這樣可以改變原有檔案的存放方式，能夠節省檔案存放空間，容納更多的檔案文件。

3.檔案室紙質檔案的存在是數字化的必要準備

檔案室紙質檔案的存在是數字化的前提，任何需要進行數字化處理的信息都要以傳統文件為載體。在數字化處理過程中，對文字、圖片等用掃描儀將其轉化成BPM圖像文件格式存儲于計算機中，然后制作成可永久保存的光盤，建立數字檔案管理體系，也就是“雙套制”管理的模式。這樣既保證了原始檔案的原始生態和永久保存，又方便了科研人員的查閱與研究的需求，也為今后的資源共享打下了基礎。[4]

三、高校檔案室檔案數字化建設的內容

1.完善相應的軟硬件設施

建立檔案室檔案數字化，首先需要完善相應的軟硬件設施。這主要包括三類：一類是數字檔案信息采集設備，實現紙質檔案、圖紙檔案等的數字化轉換工作，包括掃描儀和計算機等設備；一類是數字檔案信息存儲設備，實現數字檔案信息的存儲與管理，包括服務器、磁盤陣列、關盤等設備；一類是檔案綜合管理系統軟件，實現數字檔案信息的管理與利用功能，包括檔案著錄、檔案統計、檔案檢索、檔案信息等功能。[5]其中，在數字化信息采集過程中，要根據不同信息載體形式，選擇通用性好、存儲容量大、存儲質量好的存儲格式，這有利于信息的流通，同時減少信息的流失。在數字檔案信息存儲過程中，制作成可永久保存的CD-R光盤，便于對檔案文件的長久查閱利用。在實現檔案信息的管理與利用時，應選擇合適的檔案綜合管理系統軟件。在服務器軟件領域，存在著以各種版本的UNIX 和LINUX為代表的優秀者，它們既有穩定性、安全性的特點，又具有價格低廉的特點，因此可以作為檔案綜合管理系統軟件的首選。

2.檔案數據庫建設

在數字化過程中，對檔案室檔案進行分類，整理成學籍、成績、論文、科研成果等數據庫，更方便用戶的查閱利用。

學生學籍檔案數據庫。檔案室工作人員可以根據網上招生的錄取數據，收錄每屆學生的基本情況，形成學生學籍檔案數據庫。這一數據庫的建設，有利于高校和用人單位鑒別學生的畢業證和學位證。

學位論文和科研成果檔案數據庫。結合每年畢業生提交學位論文電子版機會，將紙質論文和電子論文數據庫一并歸檔，并及時采用掃描等方式補錄以往學位論文全文，建立齊全的學位論文數據庫。

學生成績檔案數據庫。學生在每學期都有期末考試，待學校收錄期末考試成績時，檔案室可借機匯總建立學生成績檔案庫。

3.提高檔案室工作人員的專業素質

為提高檔案室工作人員的專業素質，可定期對檔案室工作人員進行培訓，并實施定期考核適度。另外，可有計劃地分期分批選送檔案業務骨干到高等院校進修。同時，在招聘檔案人才時，除考慮檔案文書知識外，更要注重具備軟件開發能力的人才，調整檔案人員專業知識結構組成，更好地為高校檔案數字化服務。

四、結語

高校檔案室檔案數字化已成為高校檔案發展的必然趨勢。面對這一機遇，我們必須不斷改革和創新，遵循合理的原則、設立科學的目標、采取正確的方法、逐步走向完善，盡早實現檔案室檔案管理的現代化，使檔案室工作的各個環節以更高的效率為學校的教學、科研管理和其它各項工作服務。

參考文獻：

[1]沙敏.高校檔案數字化建設的認識與思考[J].科教導刊，2011，（2）：171-172.

[2]饒永.簡論高校檔案數字化建設[J].電子科技大學學報社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林麗群.高校檔案數字化建設的思考[J].數字蘭臺，2008，（2）：12-13.

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隨著社會的發展和科技的進步，檔案數量的激增，越來越多的大學圖書館檔案的收集，整理和利用作為一個基本的工作任務，并取得了顯著的成功。但也有很多大學圖書館忽視了建立自身檔案特色的建設，這應該引起我們的注意。本文主要討論高校圖書館紙質檔案數字化管理過程中的一些方法和原則。

1 概述

1.1 高校圖書館檔案的重要性 高校圖書館檔案管理工作是高校圖書館工作的重要組成部分，它是保存高校圖書館活動和工作最直接最原始的記錄載體，從館建之日起它就已經有了記錄，隨著高校的圖書館的發展而一起發展，最準確而客觀真實地反映記錄了高校圖書館每個歷史階段的發展軌跡，對圖書館的管理工作有著極高的參考和利用價值。

1.2 高校圖書館檔案的特點 一般來說，高校圖書館檔案分文件和文書檔案，其各自的特點不同。

文件檔案是由學校上級政策對圖書館的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校當局和其他有關單位的上級下發的各種文件的。文件有一定相對的統一性，具有一定保密功能。文書檔案則來源于高校圖書館本身，是學校教職員工在圖書館開展日常工作和舉行各種日常活動產生并積累的，其保留有一定目的性。其包括各種載體的文件材料，如會議紀要，會議決定、從事資源，產權登記、重要的電話記錄，發送和接收消息，珍貴照片，錄音帶，以及具保護價值的各種文稿。

具體的說，高校圖書館檔案具有以下兩個特點：

內容豐富，文書檔案內容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻采購、文獻典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內容等業務工作檔案。

保存時間長，如圖書館的各項業務檔案就屬于永久性保存檔案。

1.3 紙質檔案保護難、查找難、共享難現狀 高校圖書館館藏豐富眾多，頻繁查詢及借閱紙質檔案，經常出現檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況。紙質檔案查找起來非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來的檔案還要放回原來的位置，否則會給下次查找造成更大的困難。由于高校圖書館檔案工作的內容包括的比較廣泛，像重點學科及課題跟蹤檔案以及文獻典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到圖書館來，并由圖書館工作人員協助查找，所以紙質檔案的共享也是一個問題，這種低效的重復勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。

2 紙質檔案數字化的作用和實現途徑

2.1 紙質檔案數字化的作用 檔案信息化建設的核心是資源建設，資源開發，包括兩個主要方面的任務，首先，現有的檔案目錄數據庫建設和收集重要文件檔案，圖片，音頻，視頻文件，數字，其二，目前的電子歸檔及電子檔案管理。

數字文件可以有效地保護原始檔案，可以提高文件的使用模式。紙質檔案數字化代替原來的使用，保護原始檔案。不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人分享。數字圖像文件異地轉移，使異地存取使用可能通過計算機局域網或廣域網得到實現。擴大使用檔案空間，讓更多人了解檔案使用檔案。數字檔案還有“時間”不再受限制的優勢，使用者隨時獲得他們所需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

數字文件可以有效地保護原始文件：替代原有的使用，保護原始檔案；數字拷貝下來，輸出盤，磁帶則永久保存，它將給這些檔案因不可抗拒的自然災害時不致受到嚴重的損害；恢復檔案材料模糊褪色的字跡和修復損毀的不完整的圖片文件。

傳統紙質檔案數字化是檔案館走向數字檔案館的唯一途徑。二十一個世紀數字檔案館無疑是發展的方向，不論是什么樣的類型和層次的檔案館，雖然到目前為止其具體組成，組織和管理模式仍處于探索中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統紙質檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。

2.2 紙質文檔數字化外包服務必要途徑 高校圖書館如果自己進行紙質檔案的數字化這項工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購買專業的掃描儀、修圖軟件等，此外，數字化后的文件管理也需要專業的軟件支持。隨著外包公司的專業化發展，外包公司所倡導的文件生命周期管理解決方案已經延伸到包括文件采集、分發、存儲、檢索、流轉、共享、輸出等在內的各環節，完全符合了高校圖書館紙質檔案數字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做紙質檔案數字化的成本。因此數字化外包已成為目前高校紙質文檔數字化的必要途徑。

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一、構建數字化檔案館的必要性和緊迫性

高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節約了成本，節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。

二、高校圖書館檔案數字化建設的原則

（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數字化建設，主要是為了實現便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源。基于此，在進行檔案數字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統籌兼顧，實現圖書館檔案數字化建設的同時，降低檔案數字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發揮檔案數字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。

（二）一致性。高校圖書館檔案數字化建設是一項長期、龐大、系統的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域專業技術人才的支持，由此一來，要想實現數字化，就必須保證涉及到的部門及人員協同一致，在統一標準的指引下，完成檔案數字化建設工作。

三、高校圖書館數字化檔案建設的途徑與措施

（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據自身工作專業性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當的增加，保證信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數字化的建設需要與國家的法律法規相符合，并實現規范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統性與安全性。

（二）加強網絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現復雜立卷程序簡單化，利用網絡的優勢，可以將數字化資料傳送給各個部門，各部門依據自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網絡技術的應用促使數字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。

（三）充分開發利用資源。開發與利用是為檔案數字化建設的最終目的，通過檔案數字化資源的開發與利用，促進圖書館及其他各項工作的發展，也因此使得檔案的作用充分發揮。檔案數字化建設中，依據計算機技術建立檔案管理系統，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發揮檔案的服務作用。

（四）加強檔案人才培養。人才是檔案數字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養，確保他們具備扎實的檔案專業理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發展潛力的青年檔案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力

（五）做好檔案數據庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。n案數據庫包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。

（七）網絡環境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據其性質界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網或只在本單位內部的局域網上按查詢權限訪問。為保證網站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數據”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。

參考文獻

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1 基礎設施現代化

基礎設施主要包括：聯通行業或單位的電腦、打印機、掃描儀、wep等相關信息化辦公設備。這些是信息化的基礎，是檔案數據化建設和發展的必備物質條件。

基礎設施是工具，是為檔案數字化建設和應用服務的。充分利用現代信息技術提供的手段和平臺，改造傳統檔案業務處理模式和方式，從而提升業務的處理效能，提高檔案的利用率，是檔案界所不斷追求的。多年的實踐經驗告訴我們，要想走檔案現代化建設之路，實現檔案數據庫管理應用，就必須要有相應基礎設施。

2 檔案信息電子化

檔案由載體和信息兩部分組成，檔案的本質是信息而不是載體，在建立檔案數據庫前，載體和信息是不可分的。隨著高校辦公自動化的普及，網絡功能的擴大，各部門產生了大量電子檔案，這些電子檔案就是檔案數字化的基礎和資源，比如：招生信息、科研信息、教務信息等等。數字化的前提是要建立數據庫，數據庫的信息來源有兩個路徑。一個是將館藏實體檔案全文內容轉換為數字信息，也就是對館藏檔案加工掃描數字處理，形成檔案數據庫，并在此基礎上進行二次、三次文獻加工；二是網絡環境下，接收現代辦公條件中新產生的電子檔案和數據庫。把大量的電子檔案信息資源收集后轉入數據庫，或是直接拷貝建庫是檔案界值得借鑒的。近幾年，隨著網絡備份技術的提高，采用自動化系統采集和數據導入檔案信息，是檔案收集的快車道。也就是將辦公自動化系統產生的大量電子文件直接生成數字檔案，經歸檔處理后可直接將其建庫存檔或放到web服務器上。

3 檔案管理規范化

檔案管理規范化是檔案數字化建設的基礎，只有建立了數字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面的統一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各個環節的統一規范，才能實現檔案數據的有序流通。

首先要考慮檔案館數據庫建設的等級標準和數據格式，并規定各種標準下的應用軟件開發、硬件購置等信息資源建設的規模。各高校應結合自身的特點和需要，合理選擇相應的建設標準，建立現代化檔案信息系統，避免盲目的低水平重復建設。其次，應建立數字檔案的統一標準和檔案信息化操作的統一規范，主要包括傳統檔案的數字化操作規范和現行電子檔案管理規范，數據庫建設的標準規范，檔案系統的軟硬件規范和接口標準，以及檔案安全管理標準規范等，使檔案信息管理的每個環節中的每一步都有章可循，每份數字檔案都有標準規范，有效實現檔案信息的安全保密、互聯互通、資源共享，并將部分標準規范上升為法律法規，做到依法治檔。

4 檔案利用網絡化

檔案的網絡化利用是傳統檔案工作與現代科學技術相結合的產物，是網絡帶個人們的方便和快捷。我們在建立檔案管理系統的過程，學校各個部門在向檔案館遞交紙質資料的同時，通過校園網將資料數據同步發送到檔案館的系統服務器上，檔案館根據這些案卷信息進行整理、組卷編號入數據庫，對于有必要進一步加工的內容，可再做深入的技術處理，比如，制作音頻視頻、文字識別、索引目錄、鑒定篩選、加權加密等，最后放到網絡終端提供利用和服務。

數字檔案提供利用的方法無外乎三種，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。高校校園網為高校數字化檔案館提供了極好的網絡環境，同時也為高校檔案網絡化利用提供了條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用同一系統軟件，以高性能計算機作為web服務器，通過校園網進行電子檢索服務、互傳、互換信息。值得說明的是在提供利用過程中，要切實采取安全措施，注意檔案的保密工作。首先，在提供利用方式上應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供；第二，要確立數字檔案內容的密級層次，進行有效管理；第三，對網上傳輸的數字檔案內容要進行加密，并對所使用的密碼進行隨機更換；第四，利用的系統應有較強的容錯能力，避免由于操作失誤或掉電等其他自然因素帶來不可挽回的損失。

5 服務利用現代化

高校檔案館的職能主要體現在服務上，檔案是學校重要的信息資源，若要充分發揮其作用，最大限度的提供服務利用，充分發揮檔案館的服務職能，適應社會信息化進程的需要，必須要轉變服務理念和服務模式，提高現代化的服務手段。

首先利用校園網達到網上檢索和利用，在是充分利用檔案管理系統，達到網上傳遞不的檔案信息。另外，根據需求建立常用數據庫，據我們學校檔案利用的信息統計，學籍檔案利用約占全館檔案利用的80%左右，行政和基建科研等僅占所有提供服務利用的20%。依據此情況，我們學校在已有的檔案數據庫基礎上，把常用的數據庫拿出來，另外組建檔案館內部辦公系統，形成內部局域網，主要是為利用提供方便的，有：學生的成績單數據庫、學歷認證數據庫、英語四、六級考試成績數據庫。該庫通過兩種方式收集。一是庫房已有的紙質成績單通過高速掃描儀掃描成電子版，之后利用對成績單目錄的OCR識別，將電子版成績單與學生學號關聯建立數據庫庫；二是將教務處教務管理系統中的電子成績單則通過pdf打印機批量生成pdf文件，同時利用自動化腳本程序將pdf文件直接與學生學號關聯。最后將所有的電子檔案信息與已有的學生信息關聯，即可實現輸入學生名字或學號即直接打印出檔案信息，減少了原件反復復印的破損，同時也節省查檔時間。

總之，實現高校檔案數字化，可以極大地方便用戶查詢和讀者服務工作，是高校檔案工作的新出路，是新形式下高校檔案管理模式的轉變，也是實現高校檔案信息共享和有效快速利用的新途徑。

參考文獻

[1]姚大明.學籍檔案利用服務體系建設研究[J].蘭臺世界，2012（12上）

[2]張春.關于高校檔案數字化建設的思考[J].北京檔案，2009（12）

篇10

所謂“數字化檔案館”是指以數字資源主要采集對象，實施檔案的數字化存儲、管理、維護及提供數字檔案信息的網絡傳輸、利用服務，并架構于一個完整的標準化體系基礎之上的檔案館。它是傳統檔案館的延伸，是傳統檔案館利用現代化信息技術獲得自身發展的產物。只有實現信息存儲數字化、信息資源共享化、信息傳播網絡化及提供利用多元化，才能最大限度地發揮檔案的作用，為學校的改革和發展提供優質的服務。

一、必要性與可能性

1.必要性

實體檔案館在發展過程因自身固有特性的原因遇到難以回避的問題：

庫存空間不足，需要探求新的存儲技術；

查找利用困難，效率低下，需要尋求新的提供利用手段；

原件利用頻繁，易損毀，需要在提供利用與保護原件之間尋求平衡點；

各機構形成了大量電子文件，檔案館需要對其進行有效的管理與控制。

我校檔案館在整個學校工作中的地位是校史校情的宣傳、展覽，教學、科研成果的展示，學生信息的提供等，是展示學校現代化管理的一個窗口。要創建優勢明顯、特色鮮明的國內知名大學，不僅要求教學、科研一流，服務、保障也應是一流的，數字化檔案館的建設是知名大學創建過程中必不可少的一環。與學校的其他服務機構相比，我校的檔案館建設相對滯后，由于檔案館建設的滯后性，已經或有可能造成危害或不良后果。隨著學生規模和教學、科研業務量的不斷擴大，檔案數量也急病劇嗇，對大量的文書、教學、科研、基建檔案實行數字化管理成為必然。實踐表明，這對節省檔案存放空間，提高檔案查找、檢索、復印效率，實現資源共享以提供教學、科研、服務師生應用等，都起到了積極作用。國內一些知名品牌大學檔案館建設已初有成效，全國很多一流高校在“十一五”期間建設了數字化檔案館，也有很多高校將數字化檔案建設納入了“十二五規劃”如：北京大學：將其館藏檔案進行了數字化，并在網上公布，起到了宣傳校史校情的良好效果；浙江大學：多媒體檔案數據庫已經建立，并可提供網上查詢利用。浙江工業大學：數字化建設已經開展，在其“十二五”規劃中，數字化建設是其主要內容。

2.對于我院數字化檔案館建設的可能性做以下幾點陳述：

檔案館自身建設具有了一定的基礎；

學校整體數字化建設、網絡建設提供了良好的條件；

省內其他學校在數字化檔案館建設中積累了一定的經驗，可為我校建設所借鑒；

數字化檔案館建設是檔案界探討的一個熱點問題，在國內外均有成功的案例，并逐步形成了系統的理論。

二、建設目標與功能定位

總體目標：通過數字化檔案館的建設，實現檔案館管理的現代化、服務的網絡化、信息的開放化，使檔案館成為學校對內服務、對外宣傳的一個窗口。建設多媒體檔案信息資源管理系統，并開發利用好系統的各項應用功能。

具體目標如下：

館藏資源數字化，實現對珍貴檔案的保護。

提供利用網絡化。建立檔案主頁和服務器，實現在校園網內（或Internet）上相關檔案信息的時時查詢與利用。

電子文件管理系統建立，實現電子文件的網上接收與全文管理，建立檔案數字化標準。

三、建設步驟

1.硬件設施的投入

建設數字化檔案館，首先需要相應合理軟硬件資金投入，在先期調研的基礎上，選擇性能和價格比相對高的產品，合理配置相關設備，實現互聯計算機檔案數據的相互共享，在硬件方面包括：

數字化轉換設備：主要有掃描儀、數碼相機、縮微設備；

數字化存儲設備：主要有光盤塔、磁盤陣列或磁帶庫；

接收、查詢利用設備：主要有服務器、打印機、網絡輔助設備、計算機終端。

2.館藏檔案數字化

在進行必要的硬件投入之后，從理論上講，可以開始進行館藏資源的數字化轉換，但考慮到成本效益問題，應該分步驟進行，具體來講可從以下幾個步驟入手：

（1）數字化對象的鑒選

即哪些檔案優先數字化，一般來說，珍貴的檔案、利用率較高的檔案應作為數字化的首選，同時，那些對宣傳校史校情有重要作用的圖片，也應該優先數字化。

（2）數字化轉換

即通過掃描儀、數碼相機等轉換設備進行數字化轉換。在轉換過程中，應從利用的角度考慮分辨率的問題。

（3）數字化存儲

這涉及兩個問題，一是經過數字化轉換的檔案以什么格式進行存儲，是圖像格式還是文本格式；二是對經過數字化轉換的檔案進行著錄，采用什么方式進行著錄，是MARC格式、HTML格式還是XML格式。

在檔案數字化過程中，充分結合檔案數字化建設中的現狀與問題注重檔案數字化網絡工作流程的優化。

館藏資源數字化之后，如果不進行有效的管理、建立數據庫系統，那么數字化也就失去了意義。應該說，館藏資源的數字化與數據庫系統的建立應該是同步的。數據庫系統包括兩部分：一是數據庫，二是數據庫管理系統。

由于學校檔案類型的多樣性，在建立數據庫的過程中，就必須建立多種數據庫，如：教師科研成果數據庫、學生成績數據庫、人事數據庫、基建、設備數據庫等。這些數據庫應考慮到與原有數據庫的兼容問題。

在選擇數據庫軟件的過程中，應考慮到學校自身的狀況，先進性和適用性相結合，對一些數據量較大的數字化檔案應避免如FOXBASE等小型數據庫。同時開發專用軟件，實現軟件技術同步發展。

四、建設關鍵、難點與前瞻

在完成數字化轉換之后，選擇何種存儲格式，將成為一個難點，需要論證。特別是在后期電子文件接收系統建立、完善后，如何將原有的可能是圖像的格式與后來的文本格式進行有機的結合，并且不會造成利用上的障礙，可能是在數字化檔案館建設過程中需要注意的一個問題。

由于學校檔案可能涉及隱私問題、著作權問題等法律問題，因而必須在安全保密問題上采取有效措施，利用權限控制是一個可以采取的手段，但在學校范圍內，這種手段仍有可能失控。

系統建設的成敗關系整個數字化建設的成敗，在系統建設過程中應多方取長補短，注意與學校已有系統的結合，可與軟件公司合作開發，重要的是培養自身的系統建設人才。

目前的大部分數字檔案系統普遍注重的是業務層面的整理功能，利用功能則主要表現在在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計算機上，這樣的數字檔案系統只能算是檔案輔助整理系統。在后期的工程中，應著重使數字檔案系統成為檔案專家系統，增強系統中統計和分析的功能，開拓更為專業、有效、簡便、迅捷的查詢和利用手段，提升數字檔案館的整體水平。

小結

數字化檔案館是檔案館發展的方向，是科學技術特別是信息技術發展對檔案管理的要求。數字化檔案館建設勢在必行。高校有基礎、有能力走在全國數字化檔案館建設的前列，要充分發揮高校的優勢，做好數字化建設工作，為學校發展提供更優質服務。

參考文獻：

[1]劉慶廣.數字化檔案館的涵義、特征及建設舉措.山東檔案，2010.2

[2]尹.太原市城建檔案館檔案數字化建設——傳統檔案向數字檔案轉化中的四級質量管理.城建檔案，2009.9

[3]鄭宏.數字檔案建設面臨的難題分析.黑龍江檔案，2011.1

篇11

一、高校檔案管理數字化是社會發展、科技發展、高校發展的必然

第一檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，最終實現檔案的快速檢索、同時設備技術操作簡單，存儲空間小，維護方便，安全有效，并且可以實現檔案數據的實時備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數字化檔案管理，可以把高校的校園網、黨政網、互聯網、檔案管理系統、高校圖書管理系統等進行聯網就可以充分利用高校各個部門的多方資源，達到資源共享，更好的為高校師生服務，真正做到了讓檔案滲入到高校發展的領域，使廣大師生更好的認識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發展的前沿領域，各種新技術、新科技、新設備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊伍也是有著良好的教育和學歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨厚的優越條件，這給需要技術、需要計算機的數字化檔案管理提供了很好的產生背景。

二、數字化檔案管理對高校檔案產生的影響

第一，對高校檔案利用產生的影響。由于數字化檔案管理是通過計算機等多媒體來進行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計算機就可以不受任何時間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進入檔案管理系統查閱檔案信息，這就大大改變了傳統手工翻閱查詢檔案，費時、且不容易查到等缺點，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時間。第二，對高校檔案業務工作的影響。檔案要想規范管理、有效利用，最重要就是要加強對檔案的收集。

那么，怎么才能有效開展數字化檔案管理工作？筆者認為可以從以下幾個方面著手：

第一、加強對檔案人員的各項培訓。這個培訓既包括檔案知識業務培訓又包括計算機應用技術的培訓。信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業務管理，又了解自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才。而傳統的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調動他們愿意學習新的技術、新的科技手段來加強檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。數字化檔案工作是一項新技術、新信息的工作，要想開展好這項新的檔案管理模式就必須學了必要的常規高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學習適應新形勢下的檔案信息化相關的知識，只有學習了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術以后才能適應檔案信息化的發展。再次基礎上還應該對檔案管理人員進行有關檔案鑒別的學習，數字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計算機進行轉換，雖然這種方式速度快、節省時間空間，但是也要考慮到在實際工作中收到技術的不同影響，有可能會產生信息的不全或者錯誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領導，尤其是負責分管檔案的主要領導要定期了解檔案工作，聽取相關檔案負責人的工作匯報，學校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質支持，為學校檔案管理配置先進設備，還要積極培養、選拔高素質的專業人才作為檔案管理人員。充分認識到檔案工作的重要性，把加快學校數字化檔案工作作為一項重要的工作來開展。第四、及時調整更新檔案信息。高校一般學生多、教師多、學校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學、科研、設備、基建、外事、人事等，所以學校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學生招生人數、畢業人數，教職工的新近與退休、教學課程的增減、財務信息的更新、基建維修項目的增加、行政事務的開展等，各項類別要想統計清楚，完整的了解這些情況，按照傳統的紙質檔案是每年各個部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現在數字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計算機查詢就可以反映當前的情況，但這就要求各部門要及時把更新改變后的情況及時更改。第五、加強檔案數字化保密保管。由于檔案的數字化載體的不同，它同傳統的紙質檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統的紙質檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數字化檔案往往可能及時磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統的安全，系統的備份等。此外，由于數字化檔案可以在計算機上進行查閱，所以就更應該加大網絡的安全性，在錄入檔案的同時，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。

隨著技術的發展、科技的創新，高校的不斷發展，數字化檔案建設在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據，傳統的紙質檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點，已經不能適應于歷史的發展了，而數字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優點也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術把檔案利用價值發揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現信息現代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理現代化和自動化的需要，為社會發展提供良好的服務。

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1.良好的網絡基礎設施作為支持

計算機的廣泛應用及良好的網絡設施是建設數字資源的前提。我國的網絡基礎設施近幾年發展迅猛,而近幾年,我國高校的網絡基礎設施環境也得到了極大的改善。我國高校鏈接internet的主渠道――cernet,已發展成為我國第二大互聯網,自有光纖20000多公里,覆蓋全國31個省市200多座城市,獨立的國際出口帶寬已達1020M。

絕大多數高校建立了主干網為千兆以太網,出口帶寬已經達到或超過了100M的校園高速計算機網絡。但是,數字檔案的資源建設相對滯后,并存在布局不合理、覆蓋面不全、重復率較高、缺乏宏觀調控的問題。據調查,目前我國某些高校數據庫已多達200多個,而另外一些高校數據庫不過幾個。這種數字資源占有上的兩級分化,對許多高校教學科研工作產生了極大的制約。所以,數字檔案資源的建設有賴于良好的網絡通信條件。

2.網絡獲取數字化檔案資源成為主流方式

當前,數字化獲取已經成為教學科研人員的主流方式。美國國家基金會的報告指出,在自然科學和工程技術的許多領域,科研人員獲取最新信息的途徑首先是萬維網,然后是與影本和學術會議,此后才是科技期刊。對中國科學院研究人員的調查表明,多數研究人員主要依靠網絡獲取數字化資源。在高校,大多數教職人員和研究生傾向用電子期刊取代印刷型期刊,并且科學研究本身正走向E――Science,教學環境走向e―leaming,因而,高等學校必須因勢利導,大力建設自己的數字資源體系。

3.高校自身適應信息需求的發展變化

近年來,我國高校規模不斷擴大,綜合性愈來愈強,學科門類愈來愈多。數字化也滲透在學校教學、科研、管理、公共服務以及學校生活等各個方面,核心工作圍繞著人才培養環境和科研環境的構建而展開。高校擴招另一個直接影響就是教師隊伍總量與結構取得顯著進展,高校教學科研的信息需求迅速擴大并呈現學科范圍大且每一學科信息資源需求量相對較少的局面,即用戶薄層問題凸現。

4.硬件設備與軟件系統的支持

隨著網絡化數字化的發展,一個相對比較完善的數字化檔案資源空間已經開始形成。

高校數字化檔案資源體系的建設除了必要的經費支持、良好的網絡基礎設施、豐實的數字資源基礎,還必須有先進實用的應用系統軟件和硬件設備。諸如電子書加工工具、數據庫制作與系統、異構統一檢索平臺、網絡信息資源搜集與整合系統、個性化定制服務系統、數字參考咨詢系統等系統軟件,及數字化加工設備、海量存儲設備、高性能服務器和交換設備等硬件,在國內外已經比較成熟并已商業化。

二、如何加強數字化檔案資源的建設

國外高校在信息化建設方面非常關注數字資源的提供,較少強調高度的系統集成;在數字校園實踐中十分關注學習活動、協同科研以及校園綜合信息環境建設,管理信息系統在數字校園中相對弱化;在數字校園應用中注重提高學生和教師的整體信息素養,增強對數字化教學、科研和生活環境的適應;在數字校園的研究中積極關注未來教育形態,探索移動通訊、網格計算、分布存儲等對教育形態的影響。

1. 數字化檔案的資源建設要總體規劃,分步實施;

高校需要仔細分析自身現狀,建立統一的數字資源導航系統,穩固基礎設施,后構建應用系統。由于網絡中的數字資源數量多、分布散、魚龍混雜,收集、整理的工作量大,以個體為單位是很難進行全面管理的。

2. 數字化檔案資源的建設要強化應用,講求實效;

系統構建之后,需要制定相應的管理與技術規范,例如:首先要規定收集積累范圍,從記錄信息內容上要收集積累哪些電子文件(可以參照本企業紙質文件材料歸檔范圍),從類型上需要收集積累哪些電子文件。建立運行機制和服務體系,進行持續的人員培訓來強化應用、產生實效。領導層、全校師生和管理人員的信息觀念和素養、穩定高效的技術隊伍和規范化的管理,這對于系統的應用缺一不可。

3.數字化檔案的建設應資源共享,多快好省;

互聯網具有跨越時間、空間的優越性,數字資源借助互聯網更容易實現共建共享。但是,高校內部的數字資源的合作共建,并沒有因此而加快步伐。除了觀念落后外。最主要的原因在于缺乏一個統一的、權威的、跨系統、跨地區的職能機構來規劃、協調、組織實施全省高校數字資源的共建。缺乏數字資源共享的社會氛圍,。共享能使自己受益”的觀念還沒有被接受,缺乏共建共享的機制。

4. 建立資源豐富的數據倉庫,拓展應用范圍;

注重數據資源的共享和數據挖掘,各應用系統之間數據共享可以避免系統之間的割裂和數字孤島。共享資源庫是各類應用(尤其是教學與科研應用)的基礎,目前的一些研究已經提出了不同應用建立不同資源中心(如網絡教學資源中心)的概念,強調資源中心的資源共享不僅在校園內,而且需要拓展到校際。

5.采集數字化檔案資源,提供統一的訪問平臺;

網上信息是直接的、動態的,網狀的,其類型繁雜,形式多樣,當前每種電子文檔數據庫都是一個具有相當檢索功能的、各自能夠獨立待命對部分文獻加以揭示和控制的系統。當越來越多的數據庫檢索瀏覽平臺成為用戶累贅的時候,人們希望尋求一種對眾多數據庫檢索瀏覽都適用的平臺口,在統一的界面中輸出檢索結果,讓用戶以最快的速度,查找到自己所需的原文獻。如何整合數字化資源使來自不同格式不同類型的數字資源實現無縫鏈接,為用戶提供一站式檢索服務,已成為數字圖書館建設中的一個全新的課題。

三、結束語

通過以上論述我們認識到,數字資源的關鍵在于充分共享, 它的建設更是各個高校創建自身品牌的重要手段,是各高校整體建設不可分割的一個部分,而數字檔案作為一個高校的重要資源,它的建設需要結合各高校發展的總體目標,揚長避短,構建體現自身特色的應用系統。基于網格技術的信息分布和資源整合也在不斷的研究和探討中,高校的數字資源整合任重而道遠。

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1 高校檔案數字化管理的優勢

1.1 數字化檔案管理更為方便、快捷

通過將檔案資料實現數字信息化管理之后，可直接存儲于計算機硬盤中，這樣不僅能夠極大的節約高校檔案的存儲空間，快捷、方便的存儲檔案數據，便于高校對檔案進行管理；另外通過實現數字化信息管理檔案，可以有效提升檔案信息的安全性，最大程度的避免因人為或者自然因素而導致檔案損失的可能性。

1.2 提升檔案信息檢索的準確性

通過計算機檔案管理，替換了傳統的人工紙質管理、統計、檢索方式，這樣不僅保證了檔案管理、統計、檢索的工作效率，同時還提升了高校檔案統計工作的準確性。除此之外，數字化的檔案信息還有利于高校內部之間更加快捷、方便的傳輸、交流，從而最大限度的提升高校檔案信息資源的有效利用率，促進高校檔案資源發揮出真正的作用。

2 加強高校數字化檔案管理的構想

2.1 加強數字化檔案的收集和積累工作

高校檔案數字化的收集工作必須采取統一的文檔一體化管理模式，只有這樣才能夠保證檔案數字化資料在背景、內容以及原數據等基本信息的完整性，使檔案資料不至于因運行環境等因素的影響而出現信息被破壞或者丟失現象；若要實現檔案資料的數字化歸檔管理，必須做到檔案與數字化文件的一體化管理，只有這樣才可有效提升檔案管理系統與辦公自動化系統的兼容性[1]。

目前，我國大部分高等院校都應該建成了成熟的校園網絡系統，各個部門的文秘可以直接將相關文件資料輸入計算機檔案管理系統，而各級部分則可以根據自己的權限在檔案信息網絡中分組傳、閱自己所需要的文件資料及處理意見，而在年末歸檔時只需要將檔案管理部門移交分類卷清單，然后通過網絡將相關檔案數據按照規定格式直接上傳至學校建立的檔案管理系統數據庫中；在日常管理中，檔案管理人員可以隨時檢查、督促各個院系相關部門的電子資料歸檔情況，尤其的對于一些重要的電子檔案文件可及時督促相關部門進行歸檔，再由檔案管理人員編輯歸檔之后將其集中下載至檔案室脫機存儲介

質上。

2.2 進一步完善數字化檔案館建設工作

高校數字化檔案館建設須從多方面著手，深入挖掘現有資源，并開拓相關領域信息。一方面，各檔案管理部門根據實際出發，確定檔案建設的定位，服務對象及發展要求；另一方面，各單位根據自身實際出發使用好已有的軟硬件設施，建設完整的數據庫，根據需求建設基于局域網平臺的檔案管理系統，有效實現檔案信息管理數字化、網絡化，最大程度的挖掘現有的資源[2]；還有就是建設一個檔案信息開放式平臺，針對運行和使用中發現的新的使用項目和需求做好長期規劃，做好檔案管理中長期規劃，適當開發、購置適合本單位需要軟件及硬件設施，對檔案數字化進行相應的調整，發展的檔案信息系統才能更大程度地開拓檔案信息系統的服務范圍，只有這樣才能更好地體現出其價值。

2.3 切實加強高校數字化檔案的利用率

目前，我國高等院校中已經建立起成熟的校園網絡體系，這不僅為數字化檔案館提供了較好的網絡環境，同時還為更好的開展檔案信息服務工作提供最佳的發展空間。為了能夠有效提升高校數字化檔案的有效利用率，筆者建議：文件制作和檔案管理均采取相同系統軟件，編制檢索與文件制作實現同步管理，文件制度采取統一格式（如：文件中的作者、時間、題名、密級等），同時再加之檔案管理的部分編號（如：檔號），這樣在編制檢索時能夠隨機調出；通過校園網鏈接檔案館，這樣為學校管理、教學及科研利用檔案信息提供了嶄新的網絡環境與先進的技術手段，可以實現不出門便可瀏覽、下載、上傳學校的檔案資料。

3 結語

隨著現代信息技術的不斷發展，高校檔案管理中充分應用現代信息技術已是未來檔案工作發展的必然發展方向，實現高校檔案數字化管理不僅符合時展要求，對于高校的科研、教學、黨政管理、產業及等其它各項活動都具有十分重要的意義。在未來檔案數字化發展中，我們還需要堅持不斷學習科學知識，進一步掌握現代信息整理與檢索技術，以此來更好的為高校檔案管理及現代化建設提供優質

服務。

參考文獻