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人事檔案是指醫院人事部門對醫院員工的個人資料、學歷經歷、思想品德、技能水平、績效考核等信息的記錄，這些記錄基本都是員工個人成長檔案，表現了員工成長軌跡、職務的晉升、社會關系等信息。人事檔案的內容有個人簡歷、學歷、成績、專業技能、政治材料、工作材料、獎懲材料等資料。人事檔案的內容需要經過人事部門審核進行蓋章簽字的真實內容，不是隨便填寫的，因此具有真實性和保存性。

1 人事檔案在醫院人事管理工作中的重要性

1.1 人事檔案是醫院選拔人才的重要依據

醫院人事檔案的管理主要是針對醫院醫護人員，它管理和存檔了醫護人員的個人信息。醫護人員完整的醫護檔案顯示出了個人全面的真實的信息，為醫院選拔人才提供依據。醫院根據人事檔案閱讀和查詢醫護人員的學業和工作的真實完整資料信息，從中分析個人成長的特點和規律，分析個人是否適合醫院提供的崗位，為醫院識別人才和未來人才的培養提供真實的資料和依據。醫院通過人事檔案對醫護人員的年齡狀況、學位專業、知識水平、業務能力以及思想道德水平進行了解和分析，可以識別出優秀的高素質的管理干部人選，不斷建設醫院的優秀干部團隊。醫院根據人事檔案改革人事制度，積極引進先進人才，從中選拔出優秀的業務精英，有利于醫院業務人才隊伍的建立。人事檔案又為領導干部的管理工作提供參考依據，使管理者的決策更準確。

1.2 人事檔案有利于促進醫院工資制度的改革

員工的人事檔案是工資制度不斷完善的重要依據。醫院堅持以檔案為基本，依據檔案中人員的學歷、工齡、職稱等信息資料，對員工工資進行調整和改革。醫院工資制度的調整和改革必須根據國家文件的標準和醫院的具體情況，做到具體問題具體分析。工資待遇的提高有利于增加員工的積極性，留住老員工，形成良性的競爭，促進醫院的經濟效益。

1.3 人事檔案為員工職稱的評定提供依據

人事檔案為醫院專業人員職稱的評定提供了具體真實的依據。從我國實施專業技術職稱制度以來，評審和參加考試的社會各類人才都必須具有真實的資料。人事檔案就是鑒定學歷和技能的證據，它體現出了個人全面的信息，為個人職位的晉升和專業能力提供真實詳細的文字資料，保證了職稱評定和晉升的公平、公正、合理性。

2 當前醫院人事檔案管理工作中存在的問題

在當前社會發展中，醫院的人事管理工作中越來越重要。而現階段醫院人事管理工作還存在許多不足和問題，不僅降低了檔案管理的工作效率，還影響了整個醫院的管理工作。主要有以下幾方面問題。

2.1 缺乏專業檔案管理人員

目前醫院專業檔案管理人才少，具有專業人事檔案管理知識和技能的人員更少。許多醫院大部分人事檔案管理人員都是非專業人員，是人事部門的人員進行管理，不具備專業知識。而且人員崗位流動性大，基本來沒來得及熟悉檔案管理的工作職責就又被分配到其他崗位。從事人事檔案管理的人員有些事快退休的老同志或者不能勝任其他崗位的人員，這樣不利于醫院檔案管理工作的正常進行。

2.2 人事檔案管理人員的專業素質弱

由于檔案管理的人員缺乏導致醫院人事檔案管理人員基本是非專業人員或者是快退休的老員工。這些員工不具備專業的檔案管理知識或先進的管理經驗，檔案管理知識陳舊過時，跟不上當今醫院的發展。醫院整個人事檔案管理團隊的綜合素質不高，這些會造成工作效率降低，影響整個醫院的管理工作。

2.3 對人事檔案管理工作的重視度不高

大多數管理人員對人事檔案管理工作沒有積極的認識，工作積極性不高。醫院領導認為人事檔案管理不影響醫院的經濟效益，對檔案管理工作的監督少。這些原因會導致醫院對人事檔案管理的人才、資源、財務等投入不足，使醫院的檔案管理工作只能停留在最基本的收集保管階段，不能充分發揮人事檔案管理對醫院人才開發的作用。資源和資金的匱乏使人事檔案管理的基礎設施落后，保存方法落后，為今后檔案的查閱調動造成不利影響。

2.4 人事檔案管理方式落后

醫院人事檔案管理方式落后，基本采用純手工的收集整理保存方式，缺乏現代電子信息技術的支持，計算機管理方式不普及，檔案管理方式落后。傳統的人事檔案管理方式不利于提高工作效率，也會間接的影響醫院相關工作的順利進行。

3 做好醫院人事檔案管理工作的對策

3.1 提高醫院檔案管理人員的綜合素質

醫院人事檔案管理工作是一項較為復雜的管理工作，在技術和專業上都有較高的要求。因此，醫院人事檔案管理人員必須具備專業的管理理論知識，還要具有較強的業務能力，對醫院的發展具有一定的觀察力，能夠根據醫院發展的需要及時對醫院人事檔案管理工作進行創新。對醫院管理檔案人員進行培訓學習，系統的學習檔案管理專業知識和技能，學習了解最先進的管理技術知識；完善人事檔案管理知識的考核，不定期對檔案管理人才進行考試，對考核優秀的員工進行獎勵，加強對專業知識的熟練程度，提高學習的積極性和主動性；積極宣傳檔案管理有關知識。人事檔案管理人員的文字寫作能力以及文字組織概括能力是人事檔案管理的基礎，現代化的醫院人事檔案管理人員必須要學習現代化檔案理論知識和管理能力，不斷提高自身的綜合素質，適應新形勢下醫院人事檔案管理工作的需要。

除了提高人事檔案管理人員的知識水平，還要提高其思想道德，培養服務精神，樹立正確的工作觀念。不斷培養檔案管理人才的知識水平、專業技能、思想道德水平，培養綜合素質高的專業人事檔案管理人才。

3.2 加強檔案管理意識

首先要提高認識，進一步加強領導對人事檔案管理工作的認識，領導的重視是做好檔案管理工作的重要保證。使醫院領導重視人事檔案管理，將人事檔案管理納入醫院工作的重點日程上，加大對人事檔案管理工作的資金投入、人力投入，使醫院各部門配合支持檔案管理工作，這樣才能使人事檔案管理工作跟上醫院其他事物發展的腳步，為醫院的管理工作提供依據發揮作用。醫院領導不僅要高度重視人事檔案管理工作，還要建立檔案管理領導小組，定期對醫院檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。

其次要增強檔案管理人員的檔案意識，使醫院人員認識到檔案管理的重要性并重視這份工作。醫院人事檔案管理人員要不斷接受檔案管理培訓，提高自身的業務素質，強化自身的業務能力，要對現代化社會的發展趨勢做到全面的了解，努力成為現代化的管理人員，這樣才能帶動醫院人事檔案的保護和管理工作。醫院檔案管理人員要定期進行宣傳活動，提升整個醫院工作人員和領導對歸檔的認識，使醫院其他部門積極與檔案管理部門合作，配合醫院檔案歸檔工作。

3.3 完善人事檔案管理制度

建立科學合理的人事檔案管理制度有利于檔案管理工作的順利進行，使檔案管理工作有章可循。根據醫院人事檔案的具體情況，建立科學、規范、完善的檔案管理制度，規范人事檔案管理工作的工作內容、基本要求、工作流程以及注意事項，制定規范的人事檔案收集制度、檔案保管保護制度、檔案鑒別制度以及檔案審閱制度等，管理人員要根據檔案管理制度進行工作。將全員的檔案進行統一管理，建立合理有序的人員檔案資料，合理規范利用人員檔案資料。醫院人事檔案管理制度的建設上還需要從當前的醫院發展出發，根據社會政治發展和醫院發展的基礎上，對醫院人事檔案管理工作進行細致的規劃，在制度上進行整合，使得醫院人事檔案管理工作更加具體化、規范化。同時，要不斷豐富醫院人事檔案管理制度，補充完善人事管理內容，使檔案資料能夠滿足使用者的需要，時人事檔案資料的收集、整理以及保存都有據可依，從根本上避免斷檔以及棄檔現象的出現。

3.4 引進先進的檔案管理方法

運用現代化的管理方式管理檔案，有利于節約時間、資料的保存完好和提高工作效率。管理人員必須掌握現代化技術，熟練運用計算機，增強自己的現代化管理意識。醫院對管理人員進行現代化技術的培訓，使熟練應用電腦檔案管理軟件，運用計算機完成檔案資料的管理。醫院建立自己的人事檔案信息庫，對人事檔案進行分類收集保存、檢索，提高人事檔案管理人員的工作效率，使電子檔案代替傳統的紙質檔案。醫院要與時俱進，加大資金投入，引進先進的檔案管理設施設備和現代化的管理方法，不斷完善醫院檔案管理的現代化水平。

4 建立醫院人事檔案網頁，開展網上利用服務

充分利用計算機網絡，建立醫院人事檔案管理網頁。醫院人事檔案管理部門運用醫院自己的網站制作檔案網頁，組織上網信息，使人事檔案管理服務系統與醫院主網站相關聯，從而實現醫院人事檔案信息的網上檢索，為醫院人事檔案用戶提供更好的服務。

4.1 建立電子檔案數據管理中心

醫院人事檔案網頁要與醫院信息管理部門相互合作，建立醫院電子檔案數據管理中心。這個電子數據管理中心設立在醫院人事檔案網頁上，是醫院信息資料庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內部各個單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或保密電子文件查詢、利用服務，這樣既實現了電子檔案信息資源的共享，又保障了醫院人事檔案的保密性。電子檔案數據管理中心覆蓋率廣，內容豐富，提高資源的利用率。

4.2 開展在線服務

在信息飛速發展的時代，傳統的人事檔案利用方式必然發生變化。社會的信息化改變了人們的工作、學習和生活，人們更加注重信息的時效性。醫院人事檔案信息更需要注重時效性，通過信息系統、信息網絡及時準確地獲取人事信息。被動的、傳統的、手工式的醫院人事檔案提供利用方式逐漸被現代化的網上在線服務方式所代替。

4.3 自動上傳收集電子檔案

醫院人事檔案管理部門可以改變傳統的工作模式，利用互聯網技術，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，及時有效的收集到醫院人事檔案信息，并在人事檔案數據管理中心上進行自動歸檔。

4.4 加強人事檔案的動態管理

人事檔案不是一成不變的，隨著個人的發展人事檔案也是不斷變化的。醫院要建立完善人事檔案的動態管理，要求檔案管理人員就有動態管理的意識，及時更新和完善檔案。只有這樣才能為醫院提供真實可靠、精準的資料，促進醫院人事管理工作的正常進行。同時，人事檔案設計的資料范圍較廣，在內容上具有一定的廣泛性，需要醫院各個部門進行及時的溝通和合作，這樣才能提高人事檔案資料的采集和歸檔的工作效率。一些已經形成的資料不能夠及時的進行上交歸檔，這樣就會造成收集渠道不暢通，這時醫院人好似檔案管理人員要及時采取有效的方法對已經形成的資料進行歸檔，而針對年度考核、醫院人員成績等材料要按照實際情況進行更改和歸檔。只有工作人員在日常工作中對其進行觀察，采取不定期收集的方式，進行人事檔案的動態管理，做好相應的溝通工作，自發、自覺的進行收集工作，才能保證醫院人事資料的準確性。在人事資料的收集工作上，監督工作必不可少，對上交資料的各個渠道進行嚴格的把控，對資料來源進行及時檢查，保障資料收集渠道的暢通。

5 結語

隨著社會不斷的發展，我國醫院檔案管理工作也在不斷發展和完善。醫院在完善人事檔案管理工作上，要不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質，加強全員的檔案管理意識，不斷完善人事檔案管理體系，引進先進的現代化管理體系和先進的設施設備，加強人事檔案的動態管理，用先進的科學技術不斷完善人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作的發展適應醫院發展的需要，適應社會發展的需要。

參考文獻

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人事檔案管理工作是一項平凡瑣碎的工作，不直接產生經濟效益，更不容易干出工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領導對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，認為人事檔案工作無非就是“修修補補、抄抄寫寫、查查看看”的事務性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家”，缺乏應有的專業知識。許多用人單位尤不愿在人事檔案管理方面投入人員和財力。許多畢業生意識不到檔案的重要用途，工作后流動性強，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學?；蛉瞬沤涣髦行闹弥焕?，導致大量“死檔”。

由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導致人事檔案管理工作常常處于被動應付狀態，難于充分發揮其服務功能。

2.檔案管理內容不能與時俱進

目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個人履歷、自傳、鑒定考核、學籍和職稱、政審情況、黨團關系、獎勵與處分、職務任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個人的歷史面貌和靜態情況，很難全面、完整地將個人的特點和才能表現出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德能勤績廉表現、具有長期查考價值的材料（如年終測評分數、個人特長、信用記錄等）未能及時補充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進行全面深入的考核，對用人單位的參考價值也就非常有限。

3.檔案材料不夠規范

一是檔案材料沒有及時更新，造成材料缺失現象嚴重?，F代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責任心不強，檔案轉出和轉入單位檔案管理人員缺乏溝通協調，沒有及時提供新的材料，造成很多檔案材料不連續，出現空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現象較多，影響檔案的保存。

4.檔案材料失實現象嚴重

有些檔案材料如考核鑒定、個人總結、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優點，不寫缺點，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實事求是地反映一個人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來發現的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當前人事檔案誠信缺乏的嚴重程度。這些現象，嚴重影響了檔案的權威性和公信力。

5.檔案管理的信息化程度不高

大多數單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱、職務等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進行檔案管理，沒有實現檔案數字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實現資源共享。

二、加強人事檔案管理工作的對策

1.加大宣傳培訓力度，真正重視人事檔案管理工作

領導干部要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強，保密意識強、兢兢業業、甘于奉獻的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進行專業、系統的培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作并掌握檔案管理方面的相關軟件應用技術。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業素質。

同時，要向廣大企事業單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續性。向各單位員工和高校畢業生宣講檔案在就業、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現象。

2.完善豐富檔案內容，提升檔案利用價值

在檔案內容上，要與時俱進，除了現行規定收集歸檔的材料外，還應逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機制，收集平時工作業績材料（包括工作實績、獲得獎勵、科研成果、培訓學習等）、個人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽記錄等）、繳納養老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等，提升人事檔案的社會服務功能。

3.統一檔案材料要求，促進檔案材料規范化

一要規范檔案材料收集途徑、內容、時間，確保及時歸檔、更新；二要督促用人單位和相關部門及時收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴格把關，規范檔案材料的手續，對于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關部門和人員及時完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

4.加大教育和懲處力度，增強人事檔案的公信力

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一、新時期背景下人事檔案工作是完善企業競爭策略的先決條件

一個企業想要更好的提高自身的核心競爭力，就要進行企業的競爭策略建設，在企業競爭策略建設中，人事檔案工作的管理和利用是企業提高核心競爭力的先決條件。進行企業競爭策略建設，實現提高企業核心競爭力的目標，使企業在優勝劣汰的市場競爭中立足。學習和實踐企業人事檔案工作的管理和利用是一件必須長久持之以恒的事情，對于正在發展的企業集團而言，人事檔案工作的管理和利用取得成功的最大障礙就是急于求成的浮躁心態，即使企業人事檔案工作的管理和利用可以在短期內取得顯著的效果，但人事檔案工作是沒有止境的，由于企業間競爭環境是不斷變化的，企業必須堅持“持續改善”的原則，完善新時期背景下人事檔案工作的管理和利用，靠企業自身的團隊學習和實踐。

二、人事檔案管理工作是推進企業核心管理的關鍵

在目前我國企業發展中，我國企業在發展時間和能力的積累上都相對落后，我國企業管理層面都或多或少存在一些問題，一些企業的人事檔案管理者的管理能力和素養有待提高，管理技術需要強化掌握，企業人事檔案管理者在發現問題、解決問題、獨自處理能力上面有所欠缺，在這些問題之上，企業的人事檔案管理理念落后，這就需要企業實施人事檔案精益化管理，以促進企業人事檔案管理工作的完善，企業人事檔案管理工作的實現需要實施企業管理改革，對企業人事檔案管理者進行先進管理理念的培訓。

企業人事檔案工作的管理和利用首先是一種科學的企業人事檔案管理方法，企業人事檔案工作的管理和利用能夠將有限的資源發揮到最大效能，企業人事檔案工作的管理和利用是一種管理理念，體現了組織對管理的完美追求，貫徹了人事檔案管理嚴謹化、精益求精的思想。企業人事檔案工作的管理和利用基于企業戰略清晰化、資源效益最大化、企業檔案內部管理規范化的基礎上進行，企業人事檔案工作的管理和利用能夠將短期利益與長期利益相結合，是企業短期利益和長期利益的綜合需要。

三、人事檔案工作的管理和利用之人事檔案基本信息構建

企業人事檔案工作的管理和利用中的人事檔案基本信息構建是指建立、管理與企業人事檔案管理工作息息相關的基本信息，人事檔案基本信息的構建優點在于既可以用來指導企業逐步完善人事檔案管理和利用體系，以便充分的做好企業人動之前的準備工作；又可以為企業運營管理過程中的人事檔案工作決策和指導工作提供人動后的人事檔案管理恢復工作提供有力的信息上的支持。

四、確保新時期背景下人事檔案工作管理人員的專業化

建設高素質的人事檔案管理隊伍，不僅是新時期背景下企業人事檔案管理工作自身發展的內在需要，也是新形勢下人事制度改革的必然要求。新時期背景下企業人事檔案管理工作人員應當具備合理的知識結構和過硬的業務技能，實現由“專才”向“通才”的轉變。一要具備較強的綜合素質。以科學發展觀為統領，認真貫徹黨的路線、方針、政策；不斷學習新時期人事制度改革的文件和有關規定，準確把握政策標準；熟悉人事工作相關業務，如工資政策、考錄、調配、編制業務和人才開發、員工管理等業務。二要提高現代管理能力?，F代人事檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技能，還要善于運用計算機進行檔案的信息化管理，并進行檔案信息資源的開發利用。三要提高理論研究能力。善于總結工作經驗，認真開展理論研究，積極探索，開拓創新，不斷提高理論聯系實際的能力。

五、確保企業人事檔案工作的管理和利用手段的現代化

一是建立人事檔案數據庫，實施動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像資料轉變成數據資料，推進人事檔案信息化進程，以實現檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作的無紙化操作。人事檔案數據庫的建立，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，還可以記錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦員工基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入計算機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。二是實現人事檔案網絡化管理。建立員工人事檔案局域網，在安全保密的基礎上，通過局域網之間的相互聯結，實現人事檔案的網絡化管理，保證各級領導根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高人事檔案信息利用的效率。

結束語：

新時期背景下企業人事檔案工作的管理和利用是企業提升核心競爭力的必然趨勢，現代的企業市場競爭走企業人事檔案工作管理和利用的道路。推進企業人事檔案建設是完善企業競爭策略的先決條件。本文介紹了新時期背景下人事檔案工作是完善企業競爭策略的先決條件，提出了人事檔案管理工作是推進企業核心管理的關鍵、人事檔案工作的管理和利用之人事檔案基本信息構建、確保新時期背景下人事檔案工作管理人員的專業化以及確保企業人事檔案工作的管理和利用手段的現代化。

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二、干部檔案立卷不規范

1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴，對立卷歸檔的材料沒有認真把關、鑒別，再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內，造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來源：文秘站 久遠，原件無法找到。責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統性和真實性。

2、紙張不統一，表格不規范。雖然明文規文秘雜燴網定檔案材料要統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19×26.5規格，組織部門印制的表格都達到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報送的學歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質量。

3、檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強，大多數檔案都能及時立卷歸檔，但立卷中發現，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。

三、檔案管理人員不穩定，素質有待提高

干部檔案立卷工作是一項專業性、知識性較強的工作，需要有一定業務知識的人才能做好。但現實并非如此，檔案管理人員身兼數職，疲于應付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了干檔人員調整頻繁，剛剛熟悉業務，又被調到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業務的過程。

以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。

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1、流動人員人事檔案管理為人才由“單位人”轉變為“社會人”創造了條件。傳統體制下的人事檔案對人才的流動有較大的制約作用。會產生“人走檔不走”的情況。這給流動人員的工作、生活、待遇、戶籍等方面帶來麻煩。但是流動人員在身份認定、工齡計算、求職就業、出具證明、職稱評審、計劃生育、辦理保險、退休審批等方面都需要人事檔案。這就要求進一步加強流動人員人事檔案的管理工作。

2、流動人員人事檔案的有效管理，推動了人才資源的合理配置與使用，一方面促進了單位用人自和人才擇業自的落實，另一方面有利于人才能進能出的渠道暢通。消除了人才流動中的體制。促使企事業特別是國有企業用人制度的改革。推動了政府人事部門的職能轉變與服務空間拓展，這是對傳統人事管理體制和制度的歷史性突破。

3、流動人員人事檔案為單位選人用人提供了依據。具備重要的憑證價值。它是用人單位準確選擇、正確評價、科學管理與使用人才的可靠依托，是流動人員從學校到工作各階段諸多情況得到權威性證明的最有效保障。

二、加強流動人員人事檔案在各個環節規范化管理

1、加強收集工作，完善檔案內容。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象，是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展。應采取一系列切實可行的措施：建立健全流動人員檔案材料收集網絡，根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法；與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責、權、利，并嚴格執行，確保形成的材料及時歸檔：流出或接收的檔案必須完整、齊全。任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時。如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。確保檔案材料齊全、完整，提高檔案的利用價值。

2、加強自身學習。提高檔案管理人員素質。流動人員人事工作面臨許多新問題。同時也給流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，充分認識到流動人員人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性。不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好流動人員人事檔案這一信息資源。

3、全面普查案卷，改進和完善檔案功能。對接收到的流動人員的人事檔案應重新整理。剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷，使其記錄內容全面、客觀、動態。同時對檔案的功能應進行重新定位，檔案的內涵要進一步豐富和擴大。

三、推動流動人員人事檔案的信息化管理

在信息化程度日益深化的現代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進行現代化管理是必然的發展方向，流動人員人事檔案管理也是如此。利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等，進而實現網絡化管理，是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。

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一、新形勢下人事檔案管理的核心價值

在高職院校中進行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價值，體現在其對于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個方面進行：

1.1妥善保管和歸檔教職員工的個人信息

高職院校的人事檔案真實客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學歷、資格培訓、專業技能等個人信息，它是對于教職員工學習、工作和成長的真實反映，也是對于教職員工在學院人事管理活動中形成的記錄和德才表現。目前，我國的社會人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時，人事檔案管理能夠真實地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業績考核、科研獎勵、職務升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門競聘人才和崗位流動提供了依據，也凸顯了人事檔案管理的信息價值。

1.2凸顯教職員工的個人價值和綜合素質

目前，我國的新高職院校大多是從多個中專院校合并而來，高職教職員工大多是從舊的院校轉化而來，在應聘和競崗過程中，高職院校需要通過筆試、面試和復試等層層篩選，而人才選拔的重要依據就是人事檔案記載的個人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實地反映個人履歷、學歷證明、學術記錄和科研成果，可以真實反映一個人的專業水平、教研能力和敬業精神；檔案信息中記載的職務變遷和任職經歷，可以真實反映一個人的道德品質和業務能力。高職院校的領導者通過全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數據。

1.3輔助高職院校的教職員工行政管理

隨著國家越來越重視職業技術教育，高職院校的規模日漸龐大，所涉及到的專業科系也越來越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來了非常大的壓力。當高職院校開展一系列的崗位考核、職務晉升、工資調整、崗位輪換和獎金發放的時候，行政主管部門需要建立起一套嚴謹、系統和科學的考核方案，真正做到公開、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎資料的不斷總結和完善，從而能夠為行政管理工作的開展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。

二、新形勢下人事檔案管理的有效途徑

在新的社會形勢和發展需求下，在高職院校開展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價值，需要保證檔案材料的嚴謹性，提高檔案管理員工的崗位素質，建立完善的人事檔案管理體系。

2.1加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性

當前社會已經進入到飛速發展的信息化時代，每天都會產生大量的信息數據，也對于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務性、建設性的工作，而其基礎就需要強化檔案材料的嚴謹性和權威性。在實際操作過程中，開展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業技能等需要入檔案材料的認真搜集，做到準確無誤。檔案管理人員必須對收集與人事檔案有關的各種材料進行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過程中，對不符合高職院校人事檔案管理的材料及時進行更正、退回和銷毀，手續不齊全的材料要退回原部門進行補充和完善，充分確保檔案材料的手續齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴謹性和權威性。

2.2提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質

檔案材料真實地反映了高職院校的人事狀況和組織架構，它也是高職院校歷史演變的見證，這樣就對檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對檔案管理員工的綜合素質提出了非常嚴的要求。首先，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，從硬件設施上加強檔案室建設，每個部門都要配備專門的人事檔案專柜，人事檔案室應該獨立健全，認知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領導應該充分認識到人事檔案管理的重要性，牢固樹立人事檔案意識，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強自身專業素質的培養，積極參加專業技能培訓，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學習先進的人事檔案管理技術，倡導和提高人事檔案工作績效的提高，從而為全面開展科學的人事檔案管理工作提供保障。

2.3加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系

當人類社會進入21世紀，我們也步入到信息化時代，網絡信息技術、電腦多媒體技術和移動通訊技術已經越來越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調閱和整理，也體現在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調閱管理的便利，節省了檔案存儲的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學院各部門、兄弟單位之間的調轉和便捷。

通過倡導檔案實體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現在兩點：一是可以實現人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數字化，這樣可以及時保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護人事檔案紙質載體，真實記錄新建高職院校的人革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數字化的人事檔案信息網絡化，從而實現人事檔案管理系統化、資源化和信息化，實現教育體系內人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。

三、總結

綜上所述，隨著我國高職院校的不斷涌現，高職院校的辦學規模也隨之不斷擴大，進一步加劇了高職院校內部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對這一現實狀況，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，開展切實有效的歸納、整理和保持工作，實現人事檔案的有序流通和共享，真正實現人事檔案在高職院校管理中應盡的責任，提高人事檔案管理的規范性與合理性。

參 考 文 獻

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二、增強人事檔案保密意識

人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責人。能否履行好檔案保密工作職責是做好人事檔案管理工作的重要一環。因此,檔案人員應繃緊保密這根弦,高度樹立人事檔案保密意識。

2.1 提高保密意識,學習人事檔案法律法規

檔案管理人員應熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關的法律法規,在統一思想、提高認識的基礎上,牢固樹立保密觀念,增強保密意識。

一是充分了解人事檔案的定密依據、解密時間及保密相關要求,為日常檔案管理工作提供法律法規依據。

二是積極參加人事檔案保密的交流培訓活動,提高業務素質,明確國家最新的規范規定,鞏固保密知識。

三是定期開展保密自查活動,對各個易的風險點進行定期自查,一方面差缺補漏,一方面對各檔案管理人員提出新要求,以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性,提高檔案管理人員的保密意識,督促其學習人事檔案保密知識。

2.2 增強檔案管理人員的保密責任感

人事檔案中蘊藏著大量的個人信息,其中不乏個人隱私信息。因此,要做好人事檔案管理工作,必須樹立高度的責任感,在工作中細致嚴謹,確保不發生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度,各負其責,分兵把守,將責任落實到個人,使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下,自覺維護檔案秘密性,做好人事檔案保密工作。

三、做好人事檔案存放過程中的保密管理工作

“保密工作無小事?！痹谌耸聶n案的存放過程中,我們主要應注意以下幾點。

3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作

人事檔案存放的庫房是做好保密工作,維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關規定進行建設。從保密角度考慮,一般不應將人事檔案存放庫房設在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應牢固可靠,檔案庫房應制定嚴格的管理制度。人事檔案室內,設有專門的人事檔案保險柜,由專人負責管理,無關人等一律禁止入內。

3.2 嚴格人事檔案存放管理制度

檔案人員要切實承擔起維護人事檔案完整與安全的職責:

一是保證人事檔案完整,建立健全管理制度,使用人事檔案要經過層層嚴格的審批手續,有效避免人事檔案的損壞,同時,發現人事檔案有損壞及破損要馬上修復補救,以免以后遺忘或增加破損;

二是保證人事檔案的安全性,提供足夠的人力物力財力保障,負責人員要嚴格職守,積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用,杜絕檔案遺失或失竊的問題;

三是保證人事檔案存放的統一性與有序性,按照國家相關規定,規范人事檔案卷宗排列方式和次序,使人事檔案排列有序,整齊規范,便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進行日常管理,保證好人事檔案的安全與保密。

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（二）人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環節工作有著緊密的聯系。例如，通過鑒別工作，可以發現哪些檔案材料不齊全，以便及時收集，同時還可以提高收集工作在來源上的質量，不應把―些不必要的、沒有價值的材料都收集起來。再比如，鑒別工作的質量高低，直接關系到人事檔案保管工作，通過鑒別，把那些不需要歸檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節約館庫面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進人事檔案利用工作的開展。鑒別工作中取舍恰當、合理，就能保證人事檔案的真實性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復得了，會給黨的事業造成不必要的損失。

二、鑒別工作的內容范圍

（一）判斷材料是否屬于本人。鑒別這個問題的主要方法是：

1.辨認姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。

（1）同姓同名。這是最容易混淆也最難發現的一種情況。對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同。主要經歷是否―致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結論有可靠的依據和基礎。

（2）同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。

（3）一人多名。有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名（或叫小名），上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等等，如果不認真辨認，就很容易使以個人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第―，核對后期材料姓名欄內曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內是否有更改姓名的報告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經歷等情況是否相同。

2.辨認材料的內容和作用，其主要方法是：（1）看內容。即審核材料的內容是否與該人員的問題有關，比如政審材料中所反映的內容與該人員的結論是否有內在聯系，是否是結論的依據。（2）看用途。比如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰？如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。

（二）判斷材料是否屬于人事檔案

一個人的檔案材料包括人事檔案內容的材料及非人事檔案內容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業務考績、案件等檔案內容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉送有關部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內容的材料另加處理。

（三）判斷材料是否真實、準確

做人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發現內容不屬實，觀點不明確、言詞不達意或詞義含混的情況，應立即退回原單位重新改正。

（四）判斷材料有無重復

要保持人事檔案的精煉，重份材料或內容重復的材料必須剔除。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫了許多份入黨申請書，鑒別時可以只選取其中內容最完整、手續最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。

（五）確定材料是否有保存價值

歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業務能力、工作成績、專長愛好等方面倩況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內容不真實、不準確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。

三、對不在歸檔范圍的材料的處理

對不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：

（一）轉。凡是經過鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉給有關單位保存或處理。

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一、新時期血站人事檔案管理的現狀分析

當前，一般的血站人事管理采用專門的負責部門，實施專人專管的模式，安排固定的人對血站工作人員的檔案進行更新和保存，如果有新員工加入要及時進行更新，技術人員的職稱變化將會單獨進行保存，必要的情況下會進行備份，有統一檔案的管理制度，在平時的工作中，嚴格按照程序執行，避免出現問題相互逃避，造成血站管理工作的混亂，影響到正常的血站運轉；但是當前仍然出現了很多制度上的問題和實施過程中的問題，入職人員的檔案不能及時進行確立；并且血站人事檔案的保存環境也特別惡劣，沒有適宜的溫度，使得人事檔案的保存壽命減少，因為當前使用的還是紙質的檔案，容易因為風化、干燥、潮濕而老化，很多用肉眼已經很難看到，因此必須要及時采取相應的措施來進行保護。另外，由于沒有專門的人員培訓，經常會出現管理責任不明確、管理錯位的現象，在進行交接的過程中也不能無縫對接，導致一些檔案的丟失或損壞。

二、血站人事檔案管理中存在的問題

首先，人事檔案的管理不能有效地促進人力資源的開發。在血站的工作內容中，血液的質量是至關重要的監察對象，因此要從根源上做起，重視業務人員檔案的內容，相關的人員必須達到相應的資質才可以，目前的人事檔案的管理還存在著一些誤區，在保證檔案資料完整性的同時，忽略了檔案管理對人力資源的開發作用，很多問題仍然找不到解決的辦法；另外，在很多血站管理中，由于管理的設備不齊全，達不到標準的要求，使得管理人員對檔案的管理失去了信心及興趣，通常情況下，沒有設置專門存放檔案的空間，存放的地點也不固定，并且設備比較簡陋，人事檔案資料容易出現霉變，嚴重影響了檔案的完整性。其次，負責管理血站人事檔案的人沒有經過專業的培訓。并且所屬的專業不對口，管理水平比較低下，大量的兼職管理使得檔案管理人員頻繁更換，造成了交接不嚴密的現象，很多檔案的管理工作不到位，加之檔案管理制度不夠完善，管理人員沒有嚴謹的工作態度和工作制度，對資料的搜集不夠全面，內容方面也存在著很多類似，嚴重影響了對業務人員的業務指導，降低了人事檔案的利用價值。

三、做好新時期血站人事檔案管理的策略

首先，要加強檔案管理工作人員的意識。從根本上重視起來，還應該加強領導對管理工作的重視，只有嚴格要求才能保證管理水平，必須將該項管理工作提到日程上來，采取定期檢查以及不定期抽查的監督辦法，這樣才能及時發現問題并解決問題；同時要足夠重視檔案管理對人力資源的開發作用，各個工作能夠緊密結合起來，工作效率才能有效提高，申請相應的資金，加大對管理設備的更新力度，分配固定的檔案管理點，確保有適宜的環境，避免出現檔案缺損的現象。然后，在收納檔案管理工作人員的時候必須嚴格把關，專業對口，并且入職前要進行系統的培訓工作。加大檔案管理部門的投入資金，每一項費用的支付都要收到滿意的效果，對管理人員的業務知識要進行定期考核，更要注重檔案管理工作的日常維護，加強管理人員的保密意識，不斷提高管理人員的管理水平和綜合素質，管理知識部分必須經過專業的考核才能過關；在管理制度方面還有待繼續加強完善，結合實際的工作情況，對日常的保管、應用以及歸檔分類等都必須要有明確的要求，在出現問題時才能及時找到問題的根源，方便責任追究。最后，結合新時期的特點，實行血站人事檔案的電子化管理。與當前的信息技術緊密的結合，使得信息化資源能夠發揮更大的作用，達到檔案管理工作的現代化標準；加強對電子文件的應用，對已經進行過電子歸檔的文件進行只讀操作的處理，可以完整保存檔案文件的原始結構，避免發生檔案信息的泄露以及篡改；另外，為了避免電子文件的丟失，做好相應的備份，并且要定期進行更新備份，確保信息的同步，同樣要進行抽樣調查，選取合適的數量，對發現問題的文件要進行及時修復或保護，確保電子檔案的壽命，為了使檔案管理常識、優點、特點等深入人心，要進行相應的宣傳工作，使各個部門的人都能對個人檔案工作重視起來，可以有效提高檔案管理人員的工作效率。

四、結束語

血站的管理工作一直是國家重視的重點工作，要從根本上解決目前的一些問題，還要從檔案管理制度的制定入手，結合新時期的特點，制定出合適的管理辦法，才能滿足當前市場的需求，其中包括規定電子版人事檔案的保管期限、分類的嚴格標準以及各個崗位的責任要求，需要各個部門的協調及配合，形成一個嚴密的動態管理模式，定期對工作人員進行考核，提高人員的整體素質，嚴格按照程序規范進行。

【參考文獻】

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首先人事檔案保管的環境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質檔案被人破壞。另外人事檔案保管現代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統，檔案的材料還是限制在紙質的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。

（二）檔案管理工作隊伍不穩定

人事管理隊伍穩固程度受到領導是否重視所決定，企業一般來講對人事檔案管理工作的態度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創新的眼光來將工作質量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統。可是實際應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現代化落后。

（四）管理缺乏規范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現。市場經濟的影響中，人事服務成為潮流，受到多個單位的認同?？墒怯械膯挝徊]有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務中心。同時人事中心只是將檔案進行保管，員工工作表現和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現在勞動者基本情況。不規范的人事檔案存儲模式將不會發揮人力資源管理的關鍵作用。

二、加強人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性

建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統設施積極的引入。利用資金投入帶來現代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。

（二）培養高素質的檔案管理人才

現代化高素質的管理人才是實現人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業務水平和豐富的專業理論知識。電子計算機根據自身的高速運算和數據處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。

為了可以提升企業檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業的培訓當中，更好的將自身的專業素養和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設

21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠將人事檔案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節約下來，防止因為紙質檔案而導致紙質檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統。第一將人事檔案管理信息化數據實現，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現的損失。第二，數據化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現網絡、信息、資源化水平。

（四）規范管理制度

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二、做法和特點

組織部領導高度重視，大力支持，協調解決干部檔案室2間，實現了庫房面積達標和“三室”分開的要求，配備了防盜門窗、滅火器、溫濕度表、空調等，為圓滿完成干部檔案審核整理工作奠定了堅實的基礎。

在干部人事檔案審核整理過程中，我們本著對組織負責、對個人負責的原則，嚴格按照各個工作階段的具體要求，認真檢查、核對、裝訂每一本檔案，自始至終做到精益求精、慎之又慎。在“三個時間”和干部身份認定上突出一個“準”字，對收集上來的歸檔材料都要嚴格審查、核對，經過審查凡有疑點的全部退回，并深入審核對象的相關單位實地調查核實。截至目前為止，審核登記檔案1513卷，無問題的780卷，需要調查核實的干部人數300人，已經核實完畢的干部人數433人。應上會認定的檔案卷數1513卷，已上會認定780卷，形成認定表的70份。

在檔案裝訂的同時，我們將所有的檔案資料，包括目錄、“三個時間”、干部身份認定表以及一些原始材料都錄入了檔案室電腦中的人事檔案管理軟件中，并且連接配備了32寸顯示器。比如需要查找某人的檔案資料，通過計算機查詢其編號或姓名就可以直接快速的將個人信息清楚的顯示出來，真正做到了一目了然和快捷迅速。

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1.對人事檔案的認識問題

人事檔案工作是一項不引人注目、默默無聞的工作。長期以來，相當一部分人員包括領導干部對干部人事檔案工作的認識不夠，常?？床坏竭@項工作的重要性，有些單位在提拔、考察干部過程中不看檔案，致使有的同志認為“檔案無用”，久而久之，一些單位領導和管檔人員檔案意識淡薄，對建立、保護和利用檔案的意識不強。人事檔案與每個人的工作、生活密切相關，但它不是時刻都在發揮作用。人們往往在用的時候想起了它，不用的時候不聞不問。領導不重視，工作人員責任淡薄，人事檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務觀念不強，人事檔案管理發展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求。觀念陳舊，服務意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴重制約著人事檔案服務功能的正常發揮。

2.檔案工作人員的問題

第一，用人隨意性。因人事檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業素質，也要有計算機操作及網絡技術能力。第二，缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識，工作中難免出現紕漏。第三，人員不穩定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

3.檔安管理制度及管理方理問題

檔案是一項政策性、保密性、專業性很強的工作，必須堅持依法管理，按規章制度辦事。如果沒有一定的制度制約，就會使我們無章可循、無所適從。一些單位雖然制定了檔案管理制度，但在實際操作中，制度落實不到位，執行力度不大，給干部檔案收集、歸檔工作帶來一定困難。以及人事檔案工作一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發揮先進的現代代技術手段，傳統的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。

三、加強人事檔案管理的措施

1.轉變思想觀念

首先要強化檔案意識，從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責的態度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務管理型轉變。人事檔案管理是基礎，服務是宗旨。把人事檔案的工作重點轉移到服務上來是形勢的需要，要服務人力資源開發的大局，做好檔案管理工作。

2.提高檔案員素質

要以發展的目光，根據長遠的需要選用合適的人員負責人事檔案工作。從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作、能應用計算機及網絡技術等能力。同時，人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念。檔案員要通過學習、業務培訓，不斷豐富專業知識，提高業務技能，優化知識結構，以滿足新時期檔案工作的需要。

3.健全工作制度

人事檔案管理是一個動態過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等環節中都要建立相關的規章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內容的連續性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現象發生。要以提供完美的服務為目標，處理好保密與公共服務的關系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。

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隨著我國社會經濟的發展，改革開放的不斷深入，人事制度改革也日益深入。在機關事業單位中，事業單位改制后，人事檔案管理工作如何主動順應時展的要求，如何更新人事檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案工作者需要面對和認真思考的問題。在事業單位人事檔案管理的工作實踐中，存在著對人事檔案管理工作重要性認識不足、檔案管理不嚴等諸多問題，這些問題應認真加以剖析并拿出對策加以解決。

一、事業單位人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不足，部分單位領導對人事檔案管理工作不夠重視

事業單位人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以人為單位組合起來，一人一檔，以備日后查考的文件材料。人事檔案記錄了每個人的自然情況、學歷、主要社會關系、社會經歷等內容，它真實客觀地反映了個人思想品德、工作狀況、業務能力、獎懲等方面情況。它的原始性、完整性和真實性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、參加社會保險、職稱評聘、調資、退休等方面起著依據作用。這些信息是對一個人進行評價的重要依據，事業單位可以通過人事檔案對單位的人員綜合素質進行分析從而根據單位發展，對職工進行培訓，從而提高職工的綜合素質，以便更好地為事業單位提供有效的服務。

人事檔案雖與單位發展遠景和每個人的工作、生活密切相關，但它不是時刻都在發揮作用。人事檔案工作跟其他工作不一樣，要經過長時間的積累，在短時間內也不容易取得顯著的成績，這也是檔案工作的特征。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，并且人事檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。有些人員，特別是某些單位領導對人事檔案的管理工作存在著一些錯誤的認識，認為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作。再者，單位人員并不多，各人的情況領導都了解，檔案有無，是否齊全并不重要。領導對檔案管理工作不重視，勢必帶來工作人員責任意識淡薄。在他們認為，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不泄密、不丟失，同時又能應付查檔、外調就行了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現在實際工作中，就會出現檔案工作無計劃、無安排，與此同時還會出現在庫房、經費、人員上沒有保障的現象。致使人事檔案管理發展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求。由于觀念陳舊，服務意識差，檔案管理混亂，人事檔案的服務功能不能正常發揮。

2.人事檔案交接不規范、收集歸檔工作被動、不及時

事業單位檔案人員多數不是專職，所以時常有離崗或工作變動，雖有檔案管理制度，但未能認真執行。有的認為，檔案交接只是一串鑰匙交接的問題。工作交接，手續不按交接制度辦理，該清理的不清理，該檢查的不檢查，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料賬務不相符等問題，交接工作不規范，導致責任不明、界限不清，使得人事檔案管理工作前后脫節。

收集歸檔工作被動、不及時。應當收集歸檔材料未能及時、準確地得到補充和更新。如業績考核、職稱考評、繼續教育、獎懲情況等方面的材料未歸檔或歸檔不及時，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整、不全面。

3.檔案工作人員業務不熟，管理手段滯后，對檔案重要性宣傳力度不夠

許多事業單位人事檔案管理基本上是兼管，兼職管檔人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這就會導致原件紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

人事部門、檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人對個人檔案的重要性不了解，不能將該歸檔的材料及時交檔案管理人員存檔，致使個人檔案不能及時補充、完善、更新，導致人事檔案材料不全或缺失。

4.部分單位的檔案硬件設施陳舊、投入不足，管理方式落后

檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方。然而在實際工作中，部分事業單位在檔案室硬件設施上投入明顯不足，導致檔案室大部分設備簡陋，檔案的存儲依舊使用老式的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想應用。更有甚者，在個別單位沒有專用檔案室，人事檔案管理不標準、不規范，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

在當今信息化時代，一些單位在檔案管理中沒有使用單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍然采用手工查找，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，人事檔案管理效率低下。

二、事業單位人事檔案管理的對策及思考

1.提高管理意識轉變思想觀念，加強檔案工作的基礎建設

要做好人事檔案管理工作，首先要強化檔案意識，提高事業單位領導對人事檔案管理的重要性認識，把這項工作作為本單位的一項重要的基礎工作來抓。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定來管理，建立專用檔案室，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。配置鐵質的檔案柜，在庫房內設置空調、去濕、滅火等設備，配備計算機，檔案室設施要達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求。

2.規范交接程序、完善健全人事檔案管理制度，積極主動做好檔案收集工作

檔案材料交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續，一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，并整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時存檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

建立健全人事檔案管理規章制度，人事檔案管理是一個動態過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等環節中都要建立相關的規章制度。建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。

收集檔案資料要積極主動，要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和不斷補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內容的連續性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現象發生。要以提供優質的服務為目標，處理好保密與公共服務的關系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。

3.加強檔案員隊伍的自身建設，提高檔案人員的事業心、責任感；積極做好宣傳工作，提高對職工檔案材料重要性的認識

人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須樹立牢固的保密觀念，堅持原則，守住底線。要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作。要通過學習、業務培訓，讓大家充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，增強責任心；不斷豐富專業知識，優化知識結構，提高業務技能，以滿足新時期檔案工作的需要；不斷改進工作方式、方法，創新工作模式，提高工作效率、業務素質，做到能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。加強宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道，多種方式向職工宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它事關職工本人切身利益，讓職工主動關心人事檔案管理工作，積極支持檔案管理工作。

4.建立人事檔案信息系統，提高工作效率、優化管理